Plan for fortsat drift

Transkript

1 Plan for fortsat drift Bilag

2 s Politik for fortsat drift

3 Mariagerfjord - et trygt og sikkert sted Visionen for er, at området omkring Danmarks smukkeste fjord skal være et attraktivt sted at leve, bo og arbejde. Derfor skal området naturligvis også være robust, sikkert og trygt. Et effektivt beredskab er en central del af et robust samfund. At sikre det er en opgave, som vi har et fælles ansvar for at løse - både borgere, erhvervsliv og myndigheder. I kommunen arbejder vi derfor hele tiden med at øge robustheden, mindske sårbarhederne og udvikle kommunens samlede beredskab. Beskyttelse, tryghed og hjælp - også hvis der sker noget ekstraordinært Vores mål er at sikre, at borgere, erhvervsliv og kommunen som helhed kan gennemføre aktiviteter på normal vis - også hvis der sker en ekstraordinær hændelse. Forebyggelse giver sikkerhed og robusthed Gennem effektiv forebyggelse vil vi arbejde for at nedbringe sandsynligheden for, at ekstraordinære hændelser overhovedet indtræffer, eller at de får uacceptabelt høje konsekvenser, hvis de indtræffer. Viden og erfaring skal sikre den bedste indsats Udviklingen af kommunens samlede beredskab skal være baseret på kvalificeret viden og erfaring både vores egne og andres erfaringer. Vores indsats skal være prioriteret i forhold til viden om kommunens kritiske funktioner, trusler, risici og sårbarheder. Helhedsorienteret beredskab Vi arbejder helhedsorienteret med at udvikle det samlede beredskab. Derfor skal alle fagområder i kommunen tage et medansvar for beredskabsplanlægningen. Dermed kan vi sikre såvel den faglige som den tværfaglige forankring af planen for fortsat drift. Uddannelse og øvelser en grundsten i planen for fortsat drift. Kommunens fagområder skal være med til at sikre, at kommunens planlægning og -indsats ved ekstraordinære hændelser er effektiv og kompetent. Målet er derfor, at chefer og medarbejdere altid har de kompetencer, der er nødvendige for, at de effektivt kan varetage deres opgaver før, under og efter en hændelse. Kommunens fagområder skal bidrage til, at vi har et afprøvet og rutineret beredskab, der kan understøtte effektivt og sikre fortsat drift. Derfor er det vores mål, at chefer og medarbejdere har en fast fysisk og organisatorisk ramme med kendte roller og robuste procedurer, hvis der indtræffer en hændelse, som kræver krisestyring samt at alle kommunens fagområder, over en 4-årig periode, øver alle dele af deres planer for fortsat drift. Politik for fortsat drift i praksis Hvis der indtræffer uforudsete større hændelser, er det afgørende, at politikkens mål med det samme kan omsættes til praktiske løsninger i virkeligheden. Derfor arbejder vi hver dag med at udbrede kendskabet til politikken i alle fagområder og blandt alle medarbejdere i kommunen. Du kan læse mere om, hvordan vi bruger vores politik for fortsat drift i det daglige arbejde på

4 Strategi for udarbejdelse af planer til fortsat drift

5 Strategi for udarbejdelse af planer til fortsat drift for Formålet med strategien er fastlægge hvilke veje vi vil gå for at nå de mål, vi har formuleret i vores politik for fortsat drift. Mariagerfjord et trygt og sikkert sted Visionen for er, at området omkring Danmarks smukkeste fjord skal være et attraktivt sted at leve, bo og arbejde. Derfor skal området naturligvis også være robust, sikkert og trygt. Et effektivt beredskab er en central del af et robust samfund. At sikre det er en opgave, som vi har et fælles ansvar for at løse - både borgere, erhvervsliv og myndigheder. er og skal være en sikker kommune, der kan beskytte borgernes liv. I kommunen arbejder vi derfor hele tiden med at øge robustheden, mindske sårbarhederne og udvikle kommunens samlede beredskab. Derfor vil vi arbejde for, at: Alle fagområder har en fælles forståelse for fortsat drift og arbejder i samme retning. Alle medarbejdere har kendskab til værdierne for det samlede beredskab: Robusthed, sikkerhed og tryghed. Beskyttelse, tryghed og hjælp - også hvis der sker noget ekstraordinært Vores mål er at sikre, at borgere, erhvervsliv og kommunen som helhed kan gennemføre aktiviteter på normal vis - også hvis der sker en ekstraordinær hændelse. Derfor vil vi sikre, at: Alle fagområder gør forebyggelse af ekstraordinære hændelser til en fast del af planlægningen af kommunens drifts- og myndighedsopgaver. Forebyggelse giver sikkerhed og robusthed Gennem effektiv forebyggelse vil vi arbejde for at nedbringe sandsynligheden for, at ekstraordinære hændelser overhovedet indtræffer, eller at de får uacceptabelt høje konsekvenser, hvis de indtræffer. Derfor vil vi arbejde for, at: Alle fagområder udpeger de funktioner, der i særlig grad bidrager til at opretholde robusthed, sikkerhed og tryghed for borgere, erhvervsliv og kommunen som helhed. Alle fagområder regelmæssigt analyserer risici og sårbarheder i forhold til disse funktioner. Den enkelte medarbejder er sit ansvar bevidst, og at han eller hun altid formidler erkendte risici, sårbarheder og muligheder for forebyggelse videre til sin nærmeste leder. Viden og erfaring skal sikre den bedste indsats Udviklingen af kommunens samlede plan for fortsat drift, skal være baseret på kvalificeret viden og erfaring både vores egne og andres erfaringer.

6 Vores indsats skal være prioriteret i forhold til viden om kommunens kritiske funktioner, trusler, risici og sårbarheder. Derfor vil vi sikre, at: Resultater fra evalueringer anvendes aktivt til at udvikle alle områder af planlægningen vedrørende fortsat drift. De relevante fagområder i kommunen bidrager til at evaluere alle større hændelser og øvelser. Alle fagområder prioriterer, gennemfører og følger op på relevante anbefalinger. Helhedsorienteret planlægning. Vi arbejder helhedsorienteret med at udvikle den samlede plan til fortsat drift. Derfor skal alle Fagområder i kommunen tage et medansvar for planlægningen. Dermed kan vi sikre såvel den faglige som den tværfaglige forankring af planen for fortsat drift. Derfor vil vi: Tage afsæt i de syv områder af den helhedsorienterede beredskabsplanlægning, dvs. ledelse, planlægningsgrundlag, forebyggelse, uddannelse, øvelser, evalueringer og planer for fortsat drift. Aktivt inddrage ledere på alle niveauer i planlægningen for at sikre en tværgående forankring af og helhedsorienteret tilgang til arbejdet omkring planlægningen. Sikre, at alle ledere på alle niveauer i kommunen tager ansvar for planlægningen inden for eget område og i relevant omfang støtter og koordinerer med andre fagområder og eksterne samarbejdsparter. Arbejde for, at alle ledere inden for eget fagområde vurderer, hvor i planlægningen inden for de syv områder, der er størst behov for at udvikle enhedens robusthed. Sikre, at alle ledere bidrager til planen for fortsat drift og følger op på iværksatte opgaver og aktiviteter. Sikre, at alle medarbejdere i relevant omfang bidrager til håndteringen af en krise. Derfor skal kendskabet til de relevante planer udbredes til alle medarbejdere. Uddannelse og øvelser en grundsten i plan for fortsat drift Kommunens fagområder skal være med til at sikre, at kommunens planlægning og -indsats ved ekstraordinære hændelser er effektiv og kompetent. Målet er derfor, at leder og medarbejdere altid har de kompetencer, der er nødvendige for, at de effektivt kan varetage deres opgaver før, under og efter en hændelse. Kommunens fagområder skal bidrage til, at vi har et afprøvet og rutineret beredskab, der kan understøtte effektive og sikre beredskabsindsatser. Derfor er det vores mål, at leder og medarbejdere har en fast fysisk og organisatorisk ramme med kendte roller og robuste procedurer, hvis der indtræffer en hændelse, som kræver krisestyring. Derfor skal: Alle fagområder beskrive de kompetencer, der er nødvendige for at de effektivt kan varetage deres opgaver før, under og efter en hændelse. Alle fagområder udpeger de ledere og medarbejdere, der skal tilbydes uddannelse i planlægning og krisestyring. Alle fagområder sikre, at kommunens ledere og medarbejdere er fortrolige med, hvordan de håndterer en kritisk hændelse, samt at planer og procedurer mv. fungerer efter hensigten. Alle kommunens fagområder over en 4-årig periode øve alle dele af deres planer for fortsat drift.

7 Den generelle plan for fortsat drift øves minimum hvert fjerde år ved en tværgående krisestyringsøvelse, hvor der fokuseres på at afprøve samarbejde og tværgående koordination ved større hændelser. Alle fagområder udarbejde og anvende planer for fortsat drift, som beskriver den pågældende enheds krisestyring. Planerne skal leve op til god praksis for kriseplaner (det vil sige de skal være handlingsorienterede, overskuelige, ajourførte og realistiske). Medarbejdere deltage i relevant uddannelse og øvelser. Beredskabskommissionen Den 28. november 2011

8 Bilag 3 Dagsorden for møder i krisestaben Dagsorden for 1. stabsmøde 1. Deltagere og referent 2. Situationen 3. Krisestabens opgave 4. Bemanding af staben (afgivelser og omfordeling) 5. Identifikation af relevante samarbejdspartnere og/eller eksterne ressourcer 6. Særlige procedurer (modtagelse og fordeling af informationer, iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl., økonomi, herunder bemyndigelser) 7. Orientering af [organisationens] personale 8. Eventuelt 9. Opsummering af væsentlige beslutninger 10. Næste møde Dagsorden for efterfølgende stabsmøder Status og opdatering 1. Opdatering siden fordeling af seneste samlede situationsbillede 2. Nøgleopgaver 3. Krisekommunikation Koordination og beslutning 4. Kommende opgaver Andet 5. Erfaringsudveksling 6. Eventuelt 7. Opsummering af væsentlige beslutninger 8. Næste møde Side 1 af 2

9 Referater Der tages referat under hvert møde i staben. Disse referater godkendes af lederen af krisestaben inden de fordeles. Referatet skal indeholde alle punkterne fra dagsordenen og skal være skrevet i et let forståeligt og læseligt sprog. Der må således ikke herske tvivl om indholdet. Fordeling af referater Det bør i hver enkelt situation, overvejes hvem der skal fremsendes referat til. I disse overvejelser bør det ligeledes ingå, hvilke informationer fra mødet, den pågældende modtager har behov for. Som udgangspunkt, skal alle medlemmer af staben, have tilsendt referat, enten på mail eller via kúrer side 2 af 2

10 Bilag 4 Krisestabens mødelokale Hobro Rådhus, mødelokale nr. 1, Ndr. kajgade 1, 9500 Hobro indeholder: Internetforbindelse Adgang til trådløst netværk 9 Borde 18 Stole Whiteboard tavle Projektor 2 almindelige telefonstik Computere: o Krisestabens medlemmer medbringer egen bærbar Der er adgang til printer (PR003) Telefax nummer Skrivegrej: (Findes i kopirum ved sekretariatet) o Kuglepenne o Blyanter o Viskelæder o Papir blokke Kontorartikler kan bestilles fra dag til dag via Lyreco Ekstern strømforsyning via generator udenfor til omskifter i kælderen. (Mødelokale 2 indeholder mulighed for etablering af videokonference.) Der kan etableres ordonnans/kurrer service ved hjælp at kommunens postbude. Står hos beredskabsafdelingen, og vil blive leveret hvis nødvendigt: SINE radio Side 1 af 2

11 Bilag 4 Beredskabet, mødelokale BUM, fynsvej 4, 9500 Hobro, indeholder: Internetforbindelse (eksternt) Adgang til trådløst netværk (Internt eksternt) 8 Borde 16 Stole Smartboard 2 Whiteboard tavler Adgang til IP telefoni Computere: o Krisestabens medlemmer medbringer egen bærbar Printer (HO BERED PR01) Printerpapir Telefax nummer Div. kontoartikler: (Findes i kopirum ved mødelokalet) o Kuglepenne o Blyanter o Viskelæder o Papir blokke Kontorartikler kan bestilles fra dag til dag via Lyreco Ekstern strømforsyning via generator udenfor hoveddør SINE radio Side 2 af 2

12 Bilag 5 Opsætning og drift af stabsrum Under udarbejdelse. Opsætning af stabsrum Drift af stabsrum Side 1 af 1

13 Bilag 6 Ressourceoversigt Afdeling/Enhed Personelressourcer Køretøjer Nødstrømsanlæg Antal Nødvarmeanlæg Antal Andet væsentligt materiel Direktion 3 Center for HR, 8 Plan og udvikling Byrådssekretariat 15 Varevogn Ja (Står på 1 Nej 0 0 Familieafdelingen 140 Natur og Miljø 39 Varevogn Personbil Arbejdsmarked 141 Mandskabsvogn Mandskabsvogn Bus Dagtilbud* 746 Bus Bus Beredskabet) * Detalieret ressourceoversigt over dagtilbud findes på Beredskabsafdelingen Side 1 af 1

14 Bilag 7 Skema til overblik over ressourcer Ressourcer (antal) Disponerede ressourcer Personel Køretøjer Nødstrømsanlæg Nødvarmeanlæg Andet materiel Aktiverede Ressourcer Reserver (ikke aktiverede ressourcer) Manglende ressourcer Side 1 af 1

15 Bilag 8 Skabelon for situationsbillede Situationsbillede Tidspunkt: Situationen (kort beskrivelse af hvad der er sket): Dræbte (antal): Sårede: Berørte: Materielle skader: Hvor er hændelsen sket? (evt. en adresse) Trusselsvurdering: dag, den 20.. kl. Hvilket beredskabsniveau er fastlagt? Niveau D Daglig drift af ekstraordinære hændelser Beredskabsniveau 1 Beredskabsniveau 2 Beredskabsforanstaltninger og tiltag: Egen ressourceanvendelse: Disponible ressourcer: Aktiverede ressourcer: Tilstrækkelige ressourcer/ Behov for yderligere ressourcer? Ekstern ressourceanvendelse: Hvad er indsat: Tilstrækkelige ressourcer/ Behov for yderligere ressourcer? Hvordan vil situationen udvikle sig (Vurdering) Mediebilledet og krisekommunikation Kort og illustrationer Hvilke konsekvenser afledes af dette situationsbillede og har det indflydelse på den kommunale drift: Side 1 af 1

16 Bilag 9 Skabelon for situationsbog Under udarbejdelse Side 1 af 1

17 Bilag 10 Plan for afholdelse af krisestabsøvelser Der afholdes en gang årligt en øvelse for at øve og motivere staben samt eventuelle Ad-Hoc perosner.målet er at alle dele af Plan for fortsat drift, er øvet over en periode på 4 år. Øvelserne er i form af planspil, dilemmaøvelser, fuldskalaøvelser eller lignende. Ansvarlig for planlægning og afholdelse af øvelsen er Beredskabsafdelingen. Plan for afholdelse af øvelser: 2013: Telefonøvelse. Kontakten til relevante personer afprøves. 2014: Dilemmaøvelse. Dele af staben samt Ad-HOC personer øves i forskellige dilemmaer. 2015: Procedureøvelse. Enkeltprocedure i Plan for fortsat drift afprøves. 2016: Krisestyringsøvelse for staben. Der øves i løsning af konkrete krisestyringsopgaver Side 1 af 1

18 Bilag 11 Evaluering af indsatsen Evalueringspunkter: Hvad fungerede godt? Hvad kunne have været bedre? Havde vi nok ressourcer? Hvis nej, hvad manglede? Hvordan fungerede kommunikationen? (Både internt og eksternt) Hvordan fungerede lokaliteterne? Manglede vi noget? Hvis ja, hvad? Blev plan for fortsat drift brugt? Hvis ja, hvordan blev den brugt? Hvilke afsnit blev brugt? Hvis nej, hvorfor ikke? Er der behov for ændringer i planen? Side 1 af 1

19 Bilag 12 Kommunikationspolitik Krisekommunikation i Krise: hvad gør vi så i praksis Sagen kort: Evt. følsomme oplysninger/evt. person /efterforskningshensyn Hvem udtaler sig? Borgmester, direktion, fagchef, komm.medarbejder Vores budskab: Hvilken handling bakker budskab op? Interessenter, der kan bidrage til at udbrede/forstærke vores budskab Hvordan inddrager vi evt. interessenter Praktiske oplysninger: Ansvarlig fagchef: kontaktoplysninger Direkte numre på relevante journalister Bemærk: Kommunen abonnerer fra og med januar 2013 (implementeres først fuldt i løbet af februar) på systemet Meltwater press hvorved vi får adgang til en opdateret database over journalister og medier i Danmark Side 1 af 2

20 Bilag 12 Information til /Kanaler (herunder angives evt. inf.rækkefølge og ansvarlig) Medarbejdere Byrådspolitikere Involverede borgere Særlige målgrupper, der er svære at nå (fx ældre, handicappede, fremmedsproged e) Medier Nyhedsmail (og evt. nærmeste leder) Personalemøde Intranet MED system Info vogne (dvs. direkte borgerkontakt) Hotline Dialogmøder Personlige breve Særlige kanaler (fx socu er, pædagoger, handicaporganisa tioner) Pressemeddelels e Cases til presse Pressemøde Web Bemærk: har ikke en central profil på sociale medier. Men vi skal forvente, at vi skal overvåge og reagere på tiltag på de sociale medier i relation til en større krise fx på facebook Side 2 af 2

21 Bilag 13 Videokonference via SKYPE I tilfælde af ekstremt vejrlig eller andre situation hvor det ikke vil være muligt for medlemmerne af krisestaben af møde i stabsrummet i Hobro, kan der føres videokonference via skype. Systemet virker via internettet. Det er således et krav at det enkelte medlem af staben har en pc med internet forbindelse til rådighed. For at bruge skype, skal det først installeres. Dette gøres ved at gå til Skypes hjemmeside skype/ og følge det link der hedder Hent SKYPE nu. Herefter installeres det på pc ved at følge installations vejledning. På et tidspunkt vil man blive bedt om at oprette sig som bruger med et login navn samt en adgangskode. Det er YDERST vigtigt at dette brugernavn bliver gemt. Når man er oprettet som bruger, og programmet er installeret på ens egen pc, så skal brugernavnet sendes i en mail til raadhus@mariagerfjord.dk. Denne mail adresse, vil i tilfælde af en krise, bliver overvåget ekstra godt. Brugernavnet skal bruges til at oprette jer i s SKYPE profil, således at der kan etableres kontakt via videokonference. Når man fra krisestabens side mener at der skal holdes videokonference, vil man blive kontaktet, enten via telefon, mail eller sms. Her vil man blive informeret om tidspunktet for videokonferencen samt videokonferencens formål Side 1 af 1

22 Bilag 14 Kommunikationsopgaver Fastsættelse af kommunikationsopgaver: Opgave Person Metode Hvem udtaler sig på kommunens vegne Hvem udtaler sig på politiets vegne Hvem koordinerer informationer mellem og politiet Foreløbige budskaber Eventuelle ændringer af procedurer for håndtering af henvendelse fra pressen Hvem varetager kontakt til samarbejdspartner og hvordan det skal ske Hvem sørger for at opdatere politi.dk eller overvejer om dette skal gøres Skal der produceres information på fremmedsprog Side 1 af 1

23 Bilag 15 Kontaktliste Kontaktliste INTERNT Funktion Navn Kontakt nr. E mail Stedfortræder Stedfortræder telefonnummer og e mail Borgmester Hans Christian maarup@mariagerfjord.dk Maarup Viceborgmester Carsten Brandt Andersen cband@mariagerfjord.dk Kommunaldirektør, Centerleder for Plan, HR og Udvikling Direktør for Kommunal service Direktør for Teknik og Erhverv Niels Højgaard Jens Nørgaard Jørgen Basballe Sekretariatschef Lis Hald IT Chef Michael Dahl Økonomichef Kim Jakobsen Dagtilbudschef Nina Hæsum Skolechef Peter Møller Rasmussen Familiechef Kit Borup Handicapchef Peer Heitmann Sundheds og Ældrechef Carsten Kaalbye nihoj@mariagerfjord.dk jenor@mariagerfjord.dk jobas@mariagerfjord.dk lihal@mariagerfjord.dk Niels Højgaard / nihoj@mariagerfjord.dk midah@mariagerfjord.dk kijac@mariagerfjord.dk Trine Søndergaard trspe@mariagerfjord.dk ninie@mariagerfjord.dk Marianna Egebrønd maege@mariagerfjord.dk peras@mariagerfjord.dk Preben Kyneb / prkyn@mariagerfjord.dk kibor@mariagerfjord.dk pehei@mariagerfjord.dk Deborah Roed deroe@mariagerfjord.dk cakaa@mariagerfjord.dk Peer Heitmann pehei@mariagerfjord.dk Side 1 af 5

24 Bilag 15 Arbejdsmarkedschef Michael Tidemand Kultur og Fritidschef Joan Kamstrup Natur og Miljøchef Jørgen Ussing Teknik og Byggechef Lars Højmark Beredskabschef Johannes Holm Iversen Jens Lykke / jelyk@mariagerfjord.dk jouss@mariagerfjord.dk lahoj@mariagerfjord.dk Allan Aksel Jensen / aljen@mariagerfjord.dk joive@mariagerfjord.dk Allan Frisk / alfri@mariagerfjord.dk Side 2 af 5

25 Bilag 15 Kontaktliste Ekstern Myndigheder/Virksomhed Kontakt nr. E mail Beredskabsstyrelsen Døgnvagt Kemisk Beredskabs døgnvagt Center for Biologisk beredskab Døgnvagt Statens institut for Døgnvagt strålehygiejne Giftlinjen Døgnvagt for læger mm Døgnvagt for alle Embedslægevæsenet Døgnvagt Naturgas Naturgas Midt Nord Fax: Hjemmeværnet Himmerland Thy Embedslægen Region Nord Præstevagten Region Nord Dyrlæge Falcks vagtcentral Center for biolgisk beredskab CBB Vagthavende CBB læge Giftinformationen Bispebjerg Hospital / DMI Redningshelikopter SAR RCC Karup SOK Miljøcenter Aalborg Miljøcenter Århus Beredskabsstyrelsen Arbejdstilsynet Fødevareregion Nord Side 3 af 5

26 Bilag 15 Politi Forsvarskommandoen Falck Arbejdsmedicinsk klinik Aalborg Sundhedsstyrelsen Statens Serum Institut Side 4 af 5

27 Bilag 15 MEDIER Nordjyske Fax: Tv2Nord Fax Randers Amtsavis Fax: Hobro avis Fax: Hadsund Folkeblad Fax: P Tlf.: Fax: Side 5 af 5