Fantastiske Frimærker i Fredericia Kommune

Transkript

1 Fantastiske Frimærker i Fredericia Kommune Forslag til indførelse af nyt driftselement Eksamensrapport -PARKDIPLOM- Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed, modul Opgavestyring (10 ECTS) Vejleder: Studieleder og lektor Karsten Eli Kring Forfatter: Landskabsarkitekt Kaare Skjerning MDL Københavns Universitet, Skov & Landskab, Rolighedsvej 23, 1958 Frederiksberg C

2 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring Forord Denne rapport er eksamensrapporten på modulet opgavestyring (10 ECTS). Rammen er defineret i kursusmaterialet og lyder: Udgangspunktet er styring af en eller flere opgavetyper i en forvaltning/virksomhed (eller dele heraf) og/eller en historik for et eller flere styringsforløb ved anlæg og drift af friarealer Den studerende skal her i forhold til modulets temaer udpege og opstille relevante problemstillinger for styring af opgaver og via analyse og brug af værktøjer fra modulet anvise løsninger, som kan føre til effektivisering/optimering i forhold til tidligere erfaringer og /eller større fælles succes for de involverede parter. Denne rapport tager udgangspunkt i rest og oversigtsarealer i Fredericia Kommune, der ligger ud til veje, hvor borgerne færdes i det daglige som bilister og gående. Rapporten kommer med et forslag til, hvordan vi kan gøre arealerne attraktive og oplevelsesrige ved at tilføje et nyt driftselement. Ideen opstod i foråret 2012 efter, at jeg gentagne gange havde modtaget borgerklager over plejeniveauet på rest og oversigtsarealer. Problemerne har vist sig at være dårligt plejeniveau, men i lige så høj grad manglende planlægning og stillingtagen på området. Rapporten har til hensigt at registrere og analysere rest- og oversigtsarealerne og herefter konkret komme med et forslag til et nyt driftselement, hvordan det kan finansieres, hvordan det planlægges og anlægges og ikke mindst, hvordan det kan blive en succes i den efterfølgende drift. Da rest og oversigtsarealerne er beliggende i boligområder vil en lille indsats her have en stor effekt. Med få midler kan vi øge helhedsindtrykket af den grønne indsats i kommunen. Tak til Entreprenørgården i Fredericia Kommune for sparring. Tak til GIS/data i Fredericia Kommune for at have leveret kort og data til rapporten. Tak til Landskabsarkitekterne Jane Schul, Steen Himmer og Ditte Svindborg for at have bidraget med deres erfaring med stauder og anlæg. November 2012, Kaare Skjerning Forsidefoto* af Holstensvej i Fredericia Kommune hvor Vej & Park forsøgsvis tilsåede et areal langs vejen med en engblomstblanding, Pictorial Meadows Candy Annual Mix. Forsøget kom i dagspressen og vi modtog mange positive henvendelser fra borgere, som synes, at det var et virkelig godt initiativ til at friske op på en kedelig vejstrækning langs havnen. *Ole Olesen (fotograf, Kommunikation og presse, Fredericia Kommune), 30 juli Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning

3 Indholdsfortegnelse 1.0 INDLEDNING Baggrund Problemformulering Afgrænsning Kildekritik Metodevalg DRIFT AF FRIMÆRKER I DAG Organisationsstruktur og forankring Driftselementer og økonomi Geografi Antal, størrelse og fordeling Omgivelser og naboer Delkonklusion MÅLSÆTNING OG ORGANISATIONENS RESURSER Konkretisering af problem og mål Interessentanalyse SWOT analyse organisationens styrker og svagheder Valg af målsætning Delkonklusion FORSLAG TIL INDFØRELSE AF ET NYT DRIFTSELEMENT Interview med driftsansvarlige gartner Nyt driftselement: dynamiske staudebede med ekstensiv drift Anlægsarbejde og pris Økonomi Timepris Intern benchmarking Beregning af budget for frimærker Alternativanalyse Cash flow for alternativ Risikoanalyse Delkonklusion PROJEKTPLAN KONKLUSION LITTERATURLISTE BILAGSLISTE... 16

4 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring 1.0 INDLEDNING 1.1 Baggrund Vej & Park i Fredericia Kommune drifter 27 rest og oversigtsarealer på mellem 11 og 728 m². De er typisk beliggende ved kryds eller for enden af en vej (bilag 15). Rest og oversigtsarealerne betegnes i det følgende som frimærker og er omdrejningspunktet for denne Rapport. På trods af frimærkernes begrænsede størrelse har de stor betydning i bybilledet, da de sikrer trafikale oversigtsforhold. Samtidig er de pga. deres placering meget synlige, hvilket betyder, at manglende og reduceret drift af frimærkerne bliver tydeligt for enhver. Frimærkerne tager sig i dag dårligt ud i bybilledet og de fremstår nedslidte. Der er ikke foretaget en helhedsbetragtning af frimærkerne længe, der er ingen planlægning på området og der er heller ikke taget stilling til beplantning, belægning, inventar osv. Dette resulterer i dårlige trafikale oversigtsforhold, borgerhenvendelser, klager, faldskader og affald. I sidste ende er det med til at give et dårligt indtryk af Fredericia Kommunes plejeniveau på det grønne område. 1.2 Problemformulering Rapportens formål er, gennem registrering og analyse at skabe et overblik over antal, størrelse, økonomi og eksisterende driftspraksis af frimærker i dag. Nøglepersoners ønsker og behov samt organisationens nuværende situation skal klarlægges. Med baggrund heri udarbejdes et forslag til indførelsen af et nyt driftselement, der kan højne standarden for kommunens frimærker. I den forbindelse vil jeg besvare følgende spørgsmål: 1. Hvor parat er organisationen Vej & Park til at påtage sig at indføre et nyt driftselement 2. Hvordan kan vi fremover skabe attraktive og oplevelsesrige frimærker 3. Hvordan sikrer vi, at betydende parter inddrages i projektet og at projektet bliver en succes 1.3 Afgrænsning Rapporten omhandler en analyse af Fredericia Kommunes frimærker. For at få en større forståelse for den økonomi som frimærkerne indgår i kommer jeg ind på organisationens driftsbudget samt organisationens tilstand her og nu. Derudover organisationens ønsker og behov til et kommende projekt. Rapporten inddrager enhedspriser fra andre kommuner og kirkegårde, men afgrænses ellers til at se på interne forhold. 1.4 Kildekritik Projektet bygger på data fra registreringer i marken der efterfølgende er digitaliseret i GIS, herfra er areal og mængdeangivelser trukket ud. Registreringerne er ført på papir og efterfølgende digitaliseret, hvilket kan medføre fejlfortolkninger mellem registrantens papirdata og GIS-medarbejderen, som står for digitaliseringen. Sådanne fejl er fundet på enkelte frimærker (bilag 14). Fejlene har mindre betydning i det store billede. En væsentlig kilde til information er Fredericia Kommunes Entreprenørgård, i særdeleshed den ansvarlige gartner for driften af frimærkerne. Enhedspriser er baseret på hendes skøn af tidsforbrug sammenholdt med plejeniveau jf. Vej & Parks driftsmanual. Der er en vis usikkerhed om det enkelte element nu har taget 4 eller 6 timer at færdiggøre det kan være svært at være mere præcis. I 2012 indførte Vej & Park krav om posteringstekster med angivelse af lokalitet og driftselement. Derfor skulle det i princippet være muligt, at få eksakte data når året er omme, men indtil da bygger data på bedste mands bedste bud. 1.5 Metodevalg Indførelsen af et nyt driftselement skal ske som et projekt, forstået som engangspræget og tidsbegrænset opgave (Attrup & Olsson, S. 51). Det er nødvendig for, at kunne løfte projektet ud af Vej & Parks normale rutineprægede drift. Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 2

5 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring For at skabe et overblik over frimærkerne samles alle tilgængelige data på arealerne og jeg gennemfører en besigtigelse af arealerne med den ansvarlige gartner med henblik på, at klarlægge driftspraksis, tidsforbrug og diskutere hvordan frimærkerne fungerer i dag samt eventuelle løsningsforslag. Rapporten vil herefter indeholde følgende værktøjer, som leder frem mod en konklusion: 1. Problem- og måltræ Til at indkredse problemet udarbejdes et problemtræ, der skal hjælpe med at definere nøgleproblemet. Som svar herpå udarbejdes et måltræ 2. SWOT analyse Organisationens styrker og svagheder analyseres for at klarlægge paratheden til at påtage et nyt projekt 3. Interessent analyse For at identificerer vigtige interessenter, hvilke fordele og ulemper oplever de ved projektet og hvordan kan de håndteres 4. Målsætning Valg af målsætning med formål, leverancer og succeskriterier der giver projektet en retning at styre efter. 5. Intern Benchmarking for at sammenligne enhedspriser internt i organisationen 6. Alternativanalyse der kan vurdere en række alternative forslag mod hinanden 7. Cash flow Beregning af om det kan betale sig at indføre et nyt driftselement 8. Risikoanalyse Hvilke risici er væsentlige for projektet og kan de forebygges/afbødes I rapporten vil jeg se på enhedspriser for et nyt driftselement med henblik på, at vurdere realismen i at implementere det i den fremtidige drift. For at skabe et sammenligningsgrundlag vil jeg udregne enhedspriser for de driftselementer, som indgår i driften af frimærkerne i dag. Det giver mulighed for at udarbejde et separat budget for frimærker, noget som ikke eksisterer i dag. Budgettet klarlægger, hvor meget driften af frimærkerne reelt udgør af det samlede driftsbudget. Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 3

6 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring 2.0 DRIFT AF FRIMÆRKER I DAG 2.1 Organisationsstruktur og forankring Driften af frimærker planlægges af Vej & Park, som er en afdeling under forvaltningen Teknik og Miljø. Vej & Park består af Entreprenørgården samt to teams Team Trafik, Park og Anlæg og Team Drift og Myndighed. Team Trafik, Park og Anlæg varetager planlægning af frimærkerne mens driften varetages af Entreprenørgården. Fredericia Kommune er opbygget som en linieorganisation med stabsfunktioner (Runngren et. al. 1997, s. 6) hvor beslutningerne på strategisk niveau (overblik, vision, hensigter) træffes af byråd og direktion mens beslutninger på taktisk og operativt niveau træffes af forvaltninger, afdelinger og teams. Taktisk niveau 1 mdr. -2 år Værktøjer og styring Vej & Park Chef Taktisk og operativt niveau Entreprenørgården leder Team Trafik, Park og Anlæg Team Drift og Myndighed Operativt niveau 0-1 mdr. Ydelsen / produktet Formænd Eksterne entreprenører Udførende personale Fig. 2.0 Organisationsdiagram Vej & Park Driften af grønne opgaver, herunder frimærker justeres og drøftes på driftsmøder hver anden uge. På møderne deltager teamleder fra Team Drift og Myndighed, projektleder for Entreprenørgården, ansvarlig landskabsarkitekt for Vej & Parks grønne områder, formand for de grønne medarbejdere (gartnere og specialarbejdere) samt formand for det sorte arbejde (anlægsgartnere, brolæggere og specialarbejdere). 2.2 Driftselementer og økonomi Udgangspunkt for driften af Vej & Parks arealer er arbejdsbeskrivelser, som er fastlagt i afdelingens driftsmanual (Vej & Park A, 2012 og Vej & Park - B, 2012). Afvigelser hertil forekommer på baggrund af tinglyste servitutter og deklarationer samt særligt indgåede aftaler. Driften af frimærker vedrører driftselementer 1 til 8 som anført i nedenstående tabel (bilag 16-23). Her er regnskabstal for Vej & Parks arealer også anført sammen med det korrigerede budget, der er et resultat af besparelser for 2012 (Bilag 12): Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 4

7 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring Vej & Park, Regnskabstal 2011 Vej & Park, Korrigeret budget 2012 Driftselementer Kr. Kr. 1. Fritvoksende træer , ,00 2. Græsflader , ,00 3. Hæk , ,00 4. Klippet pur , ,00 5. Busket , ,00 6. Bunddækkende buske 7. Krat , ,00 8. Brugsplæne , ,00 SUM , ,00 Tabel 2.1 Pkt. 5 og 6 er slået sammen. Driften af frimærkerne ligger under de grønne budgetter for Vej & Park. Budgetterne dækker de enkelte driftselementer og der posteres på disse. Det betyder, at det ikke i dag er muligt, at se hvad frimærkerne koster at drifte. Entreprenørgården anslår, at driften af frimærker antager et halvt årsværk svarende til kr. (timepris 350 kr. x 7,4 t. x 110 arbejdsdage = kr.). Der føres ikke opfølgende kvalitetskontrol af driftsarbejdet og der pålægges ikke det udførende personale at rapportere egenkontol. Entreprenørgården har i en årrække arbejdet med LIF Ledelse I Fællesskab (SiD, 2000) hvor medarbejderne har indflydelse på arbejdets organisering. Entreprenørgårdens personale er meget tilfreds med denne arbejdsform. 2.3 Geografi Driften af Fredericia kommune er inddelt i indenfor voldene og udenfor voldene hvor førstnævnte repræsenterer driften i centrum, mens sidstnævnte repræsenterer driften i mere eller mindre bymæssig sammenhæng. Samtlige frimærker er placeret udenfor voldene Antal, størrelse og fordeling Der er i alt 27 frimærker, som fordeler sig med en overvægt, 17 stk. i 0 til 2 km radius udenfor voldene. De øvrige 10 frimærker fordeler sig 2 til 15 km udenfor voldene og er repræsenteret i bydelen Erritsø, samt landsbyerne Vejlby og Taulov. Et enkelt frimærke er placeret i et industrikvarter (bilag 15). Frimærkerne varierer i størrelse med det mindste på 11 m² og det største på 728 m² (bilag 8): Størrelse m² m² m² m² m² Antal Tabel 2.2 Frimærkernes størrelse og antal Omgivelser og naboer Alle frimærkerne ligger i bymæssig bebyggelse, hvor omgivelserne udgøres af boliger. Undtagelsen hertil er det tidligere nævnte frimærke, som ligger i et industrikvarter. Boligmassen udgøres primært af parcelhuse og villaer og sekundært af boligblokke og rækkehuse (bilag 13). 2.4 Delkonklusion Projektets omfang vil maksimalt antage omstruktureringen af 27 frimærker. Vej & Park er organiseret med en administrativ afdeling og en udførende afdeling (Entreprenørgården), hvilket betyder, at Vej & Park formelt vil være i stand til at gennemføre projektet. Det er økonomisk urealistisk at gennemføre indførelsen af et nyt driftselement på et budgetår, da anlægsudgifterne bliver for høje til at kunne dækkes af de nuværende driftsbudgetter. Projektet skal derfor finansieres med en politisk betinget anlægsbevilling. Alternativt hertil kan anlægsarbejdet trækkes over driften over en længere årrække på f.eks. 5 eller 10 år. Et incitament til at prioritere frimærkerne er deres placering i boligområder. Frimærkerne har på den måde ikke kun betydning for, hvordan de tager sig ud set fra trafikanterne/vejen, men også for gående og dem som bor i området. Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 5

8 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring 3.0 MÅLSÆTNING OG ORGANISATIONENS RESURSER 3.1 Konkretisering af problem og mål Til at konkretisere Rapportens hovedproblem anvender jeg værktøjet: et problemtræ (Vagnby, B. 2000, s ). Hovedproblemet defineres som Uensartet, ikke planlagt og ikke gennemtænkt drift af frimærker. Der er en række årsager til dette hovedproblem. En af årsagerne kan føres tilbage til det udførende personale. Her spiller præferencer, vaner og forkærlighed for enkelte frimærker en rolle, men også at tilstødende grundejere har haft held til at øve indflydelse på driften. Dette er dog en afledt effekt af den egentlige årsag, som skal findes i manglende planlægning på området (Bilag 1). På baggrund af problemtræet kan der opstilles et måltræ (Vagnby, B. 2000, s ). Måltræet er svaret på problemtræet, hvorfor svaret på hovedproblemet defineres som ensartet, planlagt og gennemtænkt drift af frimærker. Målet vil lede til en række effekter, som kan summeres op til: - Gode trafikale forhold (oversigtsforhold overholdes, ingen trafikuheld eller faldskader) - Ingen klager eller forsikringssager - Godt helhedsindtryk af frimærker - God jævn, pæn og stabil drift af frimærkerne - Klarhed internt i organisationen / klare arbejdsgange Årsagen til ovenstående effekter skal findes i udarbejdelsen af driftsmanualer med klare driftsmål samt skriftlige aftaler med tilstødende grundejere. For at dette kan lykkes, er der afsat resurser til at gennemføre planlægning (Bilag 2) Interessentanalyse For at kunne klarlægge aktuelle interessenter udarbejdes en interessentanalyse (Attrup & Olsson, 2008, s ). Den giver overblik over hvilke interessenter, der er vigtige og mindre vigtige for, at projektet kan gennemføres og blive en succes. Ved at positionere interessenterne kan jeg finde frem til de vigtigste interessenter det behøver ikke være de interessenter, som skal inddrages 100% i projektarbejdet, men kan meget vel være dem, som kan stoppe projektet. Ved at kende interessenternes position samt de fordele og ulemper som de måtte opleve ved projektet, har jeg i interessentanalysen taget stilling til, hvordan interessenterne kan håndteres. Der er i alt 12 interessenter, som enten er enkeltpersoner eller repræsenterer en gruppe af personer. I nedenstående nævnes de vigtigste interessenter (bilag 3). - Teknisk Udvalg (politikerne). Position: grå eminence (Attrup & Olsson, s.137). Forventer synlige forbedringer af frimærkerne, til tiden og prisen, tilfredse borgere. - Afdelingsleder i Vej & Park. Position: grå eminence. Forventer det samme som politikerne, men forventer også at have en god historie at fortælle til kolleger og politikere, da projektet er med til at forbedre det grønne driftsniveau generelt set. - Teamleder, Team Trafik, Park og Anlæg. Position: grå eminence. Forventer det samme som politikerne og afdelingslederen. - Vej & Park Entreprenørgården. Flere personer og grupper hvor positionen primært er resursepersoner og sekundært gidsler. Forventningerne er forskellige, men resursepersonerne forventer at blive inddraget i projektets analyse-, design- og anlægsfase. Forventningerne er generelt set et godt og inkluderende samarbejde, der resulterer i en klarhed over driftsopgaverne fremover. - Tilstødende grundejere / borgere. Position: Gidsel. Forventer pæne og velholdte frimærker. Dialog med kommunen de steder hvor omstruktureringen påvirker dem direkte. Interessentanalysen hjælper projektlederen til, at opnå accept og forstå hvad der motiverer interessenterne. På den måde kan interessentanalysen bidrage med at belyse de punkter, som sikrer projektets succes. Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 6

9 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring SWOT analyse organisationens styrker og svagheder SWOT analysen benyttes i denne rapport til at skabe et overblik over organisations egnethed samt parathed til at påtage sig at indføre et nyt driftselement på nuværende tidspunkt. I SWOT analysen undersøger jeg organisationens interne styrker (S strength) og svagheder (W - weakness) og dernæst organisationens eksterne muligheder (O oppertunities) og trusler (T threats). De interne forhold beskriver situationen internt i organisationen, mens de eksterne forhold beskriver situationer hvorpå organisationen ingen indflydelse har (Wikipedia A, 2012). Til at identificere betydende faktorer for organisationen i hver af SWOT-analysens fire kategorier benytter jeg data fra organisationens budget for 2012, indgået budgetforlig samt egne observationer (bilag 5). - Styrker: Organisationen har den fornødne kompetence, materiale, redskaber og erfaring/historik til at gennemføre en omstrukturering af frimærker. Der er desuden et godt, velfunderet og formaliseret samarbejde mellem det administrative og udførende personale. - Svagheder: Svaghederne i organisationen er imidlertid besparelser i 2011 og 2012, som har betydet nedskæringer i driftsbudgettet og afskedigelser. Følgerne af dette er, at ikke alle arbejdsopgaver kan udføres. Nogle opgaver er derfor udgået af årsprogrammet for organisationens arbejdsopgaver. De resterende opgaver skal løses af færre medarbejdere. Resultatet af dette er overbebyrdede medarbejdere, hvor det ikke kan forventes, at de påtager sig nye projekter og arbejdsopgaver. - Muligheder: Muligheder som organisationen ingen indflydelse har på er f.eks. aktiveringsprojekter. Erfaringsmæssigt har dette dog givet problemer med entreprenørgårdens tillidsmænd samt fagforening, da ikke alle arbejdsopgaver kan komme i aktivering. Lønnet praktik og jobtilskud er en anden mulighed. Ligeledes modtager Vej & Park ind i mellem henvendelse fra borgere, som tilbyder at passe kommunens arealer af egeninteresse. Indtil videre har det ikke mundet ud i reelle aftaler. - Trusler: Trusler som Vej & Park kan stå overfor er krav om yderligere besparelser, der kan føre til reducerede driftsbudgetter og/eller personale. 3.2 Valg af målsætning Formålet med dette projekt er opstået på baggrund af erkendelsen Uensartet, ikke planlagt og ikke gennemtænkt drift af frimærker. Erkendelsen er første skridt til at beskrive målsætningen, herudfra defineres projektets formål (Attrup & Olsson, 2008, s. 96). Projektet omhandler indførelsen af et nyt driftselement, som indebærer anlægsarbejde, derfor betegnes det som et bygge og leveranceprojekt (Attrup & Olsson, 2008, s. 59, 99, 173). Indførelsen medfører nye arbejdsgange og sekundært er det et organisatorisk forandringsprojekt hvor kommunikation, information og efteruddannelse spiller en rolle for projektets succes i den efterfølgende driftsfase. Til at strukturere projektet opstiller jeg en række leverancer (produktmål), som beskriver hvordan formålet kan opnås. Vigtige leverancer for projektet er politisk opbakning og anlægsbevilling samt intern prioritering i Vej & Park, der sikrer projektet resurser. Leverancer i form af anlægsprojekter er en naturlig del af projektet og vil kunne inddeles i mange delleverancer. Interessentpleje (tilfredse interessenter) kan foregå på mange niveauer. For at sikre projektet god succes i driftsfasen kunne en delleverance hertil f.eks. være gennemført efteruddannelse. For at gøre formålet målbart opstiller jeg succeskriterier, der til en vis grad er direkte målbare. Dermed er det lettere, at måle på om succeskriteriet er opfyldt. Vigtige succeskriterier er en realistisk (gerne ambitiøs) tidshorisont i projektet. Et andet succeskriterie er inddragelse af og tilfredshed blandt det driftsansvarlige personale. Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 7

10 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring Målsætningen for projektet tredeles i formål, leverancer og succeskriterier: Formål Leverancer Succeskriterier Ensartet, planlagt og gennemtænkt drift af frimærker Lev. 1 Projektrapport leveret (for at skabe klarhed over projektets omfang) Det gennemføres for at sikre/skabe: - Gode trafikale forhold (oversigtsforhold overholdes, ingen trafikuheld eller faldskader) - Ingen klager eller forsikringssager - Godt helhedsindtryk af frimærker - God jævn, pæn og stabil drift af frimærkerne - Klarhed internt i organisationen / klare arbejdsgange Lev. 2 Resursebevilling (for at sikre intern prioritering af projektet) Lev. 3 - Anlægsbevilling (for at sikre politisk opbakning og økonomi) Lev. 4 - Balance i budget (for at sikre at arbejdet udføres til prisen) Lev. 5 - Tilfredse interessenter (for at sikre opbakning til projektet) Lev. 6 - Ajourført data (for at sikre GIS data, mængder og mål) Lev. 7 - Nyanlagte frimærker (gennemførelse af anlægsarbejderne. Delleverancer) Tabel 3.1 Projektets målsætning tredeles i formål, leverancer og succeskriterier - Planlægning og omstrukturering af frimærker er gennemført indenfor 5 år. Minimum 20% af de samlede anlægsopgaver skal gennemføres hvert år. - Faldskader og trafikuheld reduceres til 0 ved de frimærker som er omlagt - Årligt maksimalt to skriftlige og to mundtlige klager over driften af frimærker - GIS (mål og mængder) opdateres senest 2 måneder efter endt anlægsarbejde - Driftsansvarlig gartner skal uddannes i nye driftselementer inden anlægsopstart - Minimum to driftsansvarlige gartnere skal inddrages i designfasen - 75 % af det adspurgte driftsansvarlige personale skal være tilfredse eller meget tilfredse med nye arbejdsgange 3.3 Delkonklusion Af Interessentanalysen kan to væsentlige punkter opsummeres. For det første er det væsentligt, at projektet kan finansieres (anlægsbevilling) og at der er resurser internt i forvaltningen (prioritering i årsprogramlægningen), netop derfor er Teknisk Udvalg, afdelingsleder og teamleder vigtige interessenter. For det andet er det vigtigt, at inddrage interessenternes ønsker og behov når det gælder Vej & Park Entreprenørgården, da den fremtidige drift afhænger heraf. SWOT analysen peger på, at Vej & Park har kompetencer til at indføre et nyt driftselement, men at de fornødne personalemæssige resurser (målt i tid) ikke er tilstede. Det er værd at betragte muligheder som lønnet praktik, løntilskud og aktivering, da det vil frigøre kapacitet blandt det faste personale i organisationen. Konkretisering af problem og mål følges op i valget af målsætningen. Formålet ensartet, planlagt og gennemtænkt drift af frimærker kan løse udfordringerne angående drift af frimærker. Dog kan projektet af resursemæssige årsager ikke løftes indenfor et budgetår. Som konsekvens heraf vil projektet strække sig over flere år (anslået 5 år) hvor der f.eks. omlægges 20% af frimærkerne årligt. Denne målsætning vurderes til at være realistisk grænsende til ambitiøs organisationens udfordringer taget i betragtning. 4.0 FORSLAG TIL INDFØRELSE AF ET NYT DRIFTSELEMENT 4.1 Interview med driftsansvarlige gartner Uddybende til interessent analysen er der i september måned 2012 gennemført besigtigelse af frimærkerne sammen med den driftsansvarlige gartner. Besigtigelsen giver en forståelse for driften i dag, de problemstillinger, som der er forbundet hermed samt en afstemning af behov og ønsker til en kommende omstrukturering (bilag 13). I diskussionen om de forskellige frimærker opnås følgende enighed: - Ikke alle frimærker skal omlægges, nogle fungerer godt i dag. 7 ud af 27 frimærker (25 %) fungerer således fint i dag - Der er behov for nytænkning for at friske nogle af frimærkerne op. Der opnås enighed om at indføre et nyt driftselement: Dynamiske staudebede med ekstensiv drift (uddybes senere) - Det anslås at det nye driftselement kan supplere beplantningen på 9 frimærker (33 %) men ikke stå alene på nogle af frimærkerne - Derudover sker omlægningen med velkendte driftselementer: Pur, græs, busket og træer Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 8

11 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring Resultatet bliver at 75 % af frimærkerne skal omlægges (20 ud af 27 frimærker). Heraf skal 45 % suppleres med det nye driftselement (9 ud af 20 frimærker). 4.2 Nyt driftselement: dynamiske staudebede med ekstensiv drift Prydplanter (roser, sommerblomster og stauder) betragtes normalt som et dyrt driftselement. Ændrede anlægsarbejder samt nye driftsmønstre kan reducere driftsudgifterne således, at det bliver prismæssigt konkurrencedygtigt med andre driftselementer som f.eks. busketter og pur der normalt betragtes som meget plejekrævende. Det handler om, at tillade planter at brede sig i bedet, som de naturligt ville gøre (et dynamisk bed) i stedet for et bed hvor planterne har faste pladser (et traditionelt bed). Desuden handler det om at opkvalificere det udførende personale til et nyt driftselement og dermed nye arbejdsgange. Der findes en del erfaringer, at trække på allerede da flere kommuner og kirkegårde har arbejdet med emnet. I nedenstående redegøres kort for best practice eksempler fra Danmark og Sverige: Enhedspriser for drift af staudebede på årsbasis (årstal) Indeksregulerede enhedspriser til Kvt.(Danmarks Statistik 2012). Staudebede, ekstensiv drift eller dynamiske bede Traditionelle staudebede Flere kulturer Monokulturer Flere kulturer Drömparken (blandt flere), Enköping Kommune, Sverige. (Kjøller et. al. 2007) 43 kr. / m² (år 2007) 50 kr. / m² (år 2012) Temahave i Valby Parken, Københavns Kommune (Schul, J. 2012), (Bilag 9 samtale med landskabsarkitekt Jane Schul) 41 kr. / m² (år 2011) 42 kr. / m² (år 2012) Gennemsnit af 9 danske kirkegårde - stauder på tomme gravpladser (Thuesen & Guldager, 2003). 29 kr. / m² (år 2001) 41 kr. / m² (år 2012) Gennemsnit for otte udvalgte danske kommuner (Kjøller et. al. 2007) 90 kr. / m² (år 2007) 105 kr. / m² (år 2012) Gentofte Kommune (Trinderup, J. 2012) 113 kr. / m² (år 2011) 114 kr. / m² (år 2012) Tabel 4.1 Eksempler på enhedspriser på drift af staudebede. Eksempel på indeksregulering (( ,69) * 100 / 148,69 = 16,4%) I Enköping og Københavns kommune er der tale om staudebede med flere kulturer, mens enhedsprisen for de 9 danske kirkegårde er baseret på monokulturer. Fælles for begge kulturer er dog, at de ligger væsentligt under gennemsnittet for otte udvalgte danske kommuner samt Gentofte Kommune, kr./m² mod kr./m². Da der er stor sandsynlighed for, at Fredericia Kommunes gartnere vil arbejde med flere kulturer anvendes enhedsprisen fra København Kommune Anlægsarbejde og pris For at opnå succes med en ekstensiv drift af dynamisk staudebede skal anlægsarbejdet udføres, så det tilgodeser en række praktiske forhold, der på sigt minimerer driften af bedet, særligt luge, hakke, afpudse og tilbageskære. Primært drejer det sig om følgende vejledning: vælg de rigtige planter, undgå ukrudt (steril jord eller tykt gruslag der hindrer frøbanken i at spire) og ingen næringsberigelse af jord (Bilag 9) (Himmer, S. 2012). Ved at foretage en overslagsberegning af anlæg af 100 m² staudebed, som følger ovenstående vejledning, ligger anlægsprisen på kr. (Bilag 10). Dette svarer til en anlægspris på rundt regnet 500 kr./m² (Byggecentrum, 2012). At anlægge 100 m² staudebed årligt anslås at være tilstrækkeligt til projektets størrelse. 4.3 Økonomi Der foreligger ikke separate regnskabstal for driften af frimærker i Fredericia Kommune. Ved at interviewe det udførende personale og spørge til tidsforbrug, mængder og arealer er det muligt, at opstille et budget for frimærker. Dette kan sammenholdes med arealdata fra det digitale kortgrundlag og dermed resultere i estimerede enhedspriser. Priserne kan bruges til, at fastslå hvad budgettet er i dag og holde det op i mod nye tiltag og rentabiliteten heraf. Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 9

12 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring Timepris Timeprisen på det udførende personale på Entrerprenørgården er kendt. Den ligger på 350 kr./t. Havde vi ikke kendt den ville det være muligt, at finde prisen ved at anvende værktøjet Activity Based Costing ABC. Her ville et Cost Object som kr./t. kunne opstilles på følgende måde: Cost Object: Timepris på Entreprenørgårdens udførende personale, kr./t. Cost pool Cost driver Kr./t Forsikringer pr. år Forsikringspræmie / antal medarbejdere /antal arbejdstimer på et årsværk 10 Lokaleleje årsbasis Leje / antal medarbejdere /antal arbejdstimer på et årsværk 25 Maskiner, indkøb, et år Kr. / antal medarbejdere /antal arbejdstimer på et årsværk 30 Køretøjer, indkøb, et år Kr. / antal medarbejdere /antal arbejdstimer på et årsværk 25 Kørsel, et år (Antal km x kr./l benzin)/ Kr. / antal medarbejdere /antal arbejdstimer på et 35 årsværk Administrativt personale, Løn / antal medarbejdere /antal arbejdstimer på et årsværk 40 årsløn Løn til udførende personale Løn / antal medarbejdere /antal arbejdstimer på et årsværk 150 Værkstedsreparationer pr. år Kr. / antal medarbejdere /antal arbejdstimer på et årsværk 25 Diverse Kr. / antal medarbejdere /antal arbejdstimer på et årsværk 10 SUM 350 Tabel 4.2 Beregning af cost objectet, Timepris på Entreprenørgårdens udførende personale, kr./t. I ovenstående tænkte eksempel angiver cost poolen, omkostningspuljer som er inddelt efter en omkostningsart (Foged, B., 2011, s. 91). I kolonnen til højre herfor angiver cost driveren den fordelingsnøgle, som er anvendt (Andersson, J., 2012). En udregning som denne vil normalt også indebære afskrivninger på f.eks. maskiner, bygninger og andet inventar, men da offentlige virksomheder ikke anvender afskrivning, er det udeladt. 4.4 Intern benchmarking At anvende benchmarking giver mulighed for at sammenligne et produkt med et andet produkt. Intern benchmarking kan i dette tilfælde bruges til at sammenligne driftselementerne i Vej & Park. Modsætningen til intern benchmarking er ekstern benchmarking, hvor to kommuners driftselementer sammenlignes (Foged, B., 2011, s. 329). Benchmarking giver først mening, når kriterierne for benchmarking er opstillede. Her vil jeg fokusere på intern benchmarking af gennemsnitlige priser på driftselementer i Vej & Park samt på specifikke priser på driftselementer på frimærker (Bilag 24). Ved at interviewe den driftsanvarlige gartner har det været muligt at konstruere enhedspriser på driften af frimærker. Driftselementerne er som produkt beskrevet i Vej & Parks driftsmanualer og dermed enslydende. Frimærker Vej & Park Driftselementer m², lbm / 1.t. kr. / m², lbm m², lbm / 1.t. m², lbm / kr. 1. Fritvoksende træer 1 træ/t. 350 kr./træ 3 træer/t. 117 kr./træ 2. Græsflader 61 m²/t. 5,7 kr./m² 135 m²/t. 2,6 kr./m² 3. Hæk 8 lbm/t. 44 kr./lbm. 11 lbm. / t. 32 kr./lbm. 4. Klippet pur 14 m²/t. 25 kr./m² 8 m²/t. 44 kr./m² 5. Busket 15 m²/t 23 kr./m² 4 m²/t. 88 kr./m² 6. Bunddækkende buske 7m²/t. 50 kr./m² 4 m²/t. 88 kr./m² 7. Krat 91m²/t. 4 kr./m² 542 m²/t. 0,7 kr./m² 8. Brugsplæne 86 m²/t. 4 kr./m² 65 m²/t. 5 kr./m² Tabel 4.3 intern benchmarking af priser på driftselementer. Ovenstående tabel viser åbenbare forskelle. På halvdelen af driftselementerne er der en højere perfomance (Foged, B., s. 2011, s. 326) på Vej & Parks enhedspriser, men på den anden halvdel er det omvendt. Med enhedspriserne kan det aktuelle kvalitetsniveau prissættes. De giver samtidig mulighed for at beregne et budget for frimærker samt at se på konsekvensberegninger af ændringer i driftselementer. Endelig giver benchmarking mulighed for at benchmarke med andre kommuner, hvor potentialet igen vil være højere perfomance. Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 10

13 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring Beregning af budget for frimærker Når enhedspriserne kobles med data fra kommunens GIS grundkort (mål og mængder), er det muligt at estimere et forbrug (bilag 8). Frimærker Vej & Park Driftselementer Kr. Kr. % 1. Fritvoksende træer , ,00 4,50 2. Græsflader , ,00 342,67 3. Hæk , ,00 52,40 4. Klippet pur , ,00 54,63 5. Busket , ,00 15,96 6. Bunddækkende buske ,50 7. Krat 3.414, ,00 16,26 8. Brugsplæne , ,00 21,83 SUM , ,00 22,71 Tabel 4.4 Pkt. 5 og 6 er slået sammen under Vej & Park. Procentsatsen til højre angiver frimærkernes andel af Vej & Parks budget. Beregningen anslår, at frimærkerne koster kr. at drifte pr. år. Det svarer til næsten 23 % af det Vej & Parks budget for de udvalgte driftselementer. Tidligere er det anslået, at driften af frimærkerne svarer til et halvt årsværk ( kr.). Det kan nu sandsynliggøres at beløbet er kr. lavere. Beregningen peger på at driftselementet græsflader overstiger Vej & Parks samlede regnskabstal med 342 %. Det er forventeligt, at driften på frimærker er dyrere end den mere effektive slåning af store arealer. Dog er det ikke muligt at overskride Vej & Parks samlede regnskabstal, hvorfor det vil være nødvendigt at undersøge tallet nærmere Alternativanalyse Analysen af det nye driftselement dynamiske staudebede med ekstensiv drift peger på, at det med 42 kr./m² er billigere at drifte end driftselementerne klippet pur (44 kr./m²), busket (88 kr./m²) og bunddækkende buske (88 kr./m²). På baggrund af dette opstilles en alternativanalyse hvor fire alternativer vurderes (Vagnby, B. 2000, s. 27, 49). Alternativ 1 Busket udfases og erstattes med staudebed Alternativ 2 Krat udfases og erstattes med staudebed Alternativ 3 Busket, bunddækkende buske og pur udfases udvalgte steder og erstattes med stauder Alternativ 4 Græs udfases og erstattes med staudebed Driftsmæssig besparelse Ja, nogen Nej Ja, men begrænset Nej Anlægsomkostninger Ja, mange Ja, mange Ja, nogle Ja, mange Hensyntagen til naboer Nej Nej Ja Nej Helhedsindtryk Nej Nej Ja nej tilgodeses Tidshorisont (100 m² Lang, 10 år Lang, 10 år Lang, 5 år Lang, 10 år anlægges / år) Oversigtsforhold Ja Ja Ja Ja respekteres Tabel 4.4 Alternativ analyse Alternativanalysens målepunkter er valgt ud fra vigtige fokusområder for organisationen. Den økonomiske situation betyder præferencer for alternativer med en driftsmæssig besparelse. Målsætningen for projektet peger på, at klager skal nedbringes. Samtidig skal helhedsindtrykket af frimærker fremmes. Alternativ 3 er i dette tilfælde det mest hensigtsmæssige valg Cash flow for alternativ 3 Cash flow benyttes til at vurdere rentabiliteten af alternativ 3 (Foged, B. 2011, s.338). Cash flow kan benyttes på mange niveauer og med stor kompleksitet til at vurdere forskellige investeringer mod hinanden (Wikipedia B, 2012). Forventet indgående cash flow (besparelser) beregnes som medianen af enhedspriserne på busket, bunddækkende buske og pur (44 kr./m² + 88 kr./m² + 88 kr./m² / 3 = 73kr./m²) fratrukket enhedsprisen på staudebed (42 kr./m²). Dette svarer til indgående cash flow på 31 kr./m² pr. omlagt kvadratmeter. Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 11

14 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring Principielt vil der kunne omlægges et par tusind kvadratmeter, men når æstetiske overvejelser og helhedsindtryk tages i betragtning, vil det faktiske tal ligger væsentlig lavere, her sættes det til 500 m². Dvs. at den årlige indgående cash flow ligger på 500 m² x 31 kr./m² = kr. Udbetalinger udgøres af anlægsomkostninger til staudebede, som sættes til 500 kr/m², i alt kr. (500 m² x 500 kr/m²). Ved at dividere udbetalingen med det indgående cash flow kan jeg beregne tilbagebetalingstiden til 16 år ( kr. / kr./år). Med en rente på 1,4% (Fredericia Kommunes renteomkostninger / passiver = 16,3 mio. kr. / mio. kr.) kan nutidsværdien på det 16. år beregnes som: K₀ = kr. = kr kr. x 1,014^ kr. x 1,014^ kr. x 1,014^-16. Først ved det 19. år er resultatet positivt og lander på kr. Investeringen kan ikke stå alene, men argumentationen for alternativ 3 må findes i hensynet til æstetiske overvejelser og helhedsindtryk. 4.7 Risikoanalyse Risikoanalysen peger på de risici, som projektet står overfor. De vægtes med et risikotal, som er et udtryk for, hvor alvorlig risikoen er (konsekvens for projektet: 1-5 x sandsynlighed: 1-5). De væsentligste risici er: 1. Manglende politisk opbakning og finansiering (anlægsbevilling). Risikotal: Resursemangel internt i organisationen (nedprioritering af projektet) Risikotal: Modstand mod forandring blandt det udførende personale. Risikotal: 15 Forebyggende handlinger mindsker sandsynligheden for en given risiko (Attrup & Olsson, 2008, s ). For at sikre politisk opbakning er en godt argumenteret sagsfremstilling vigtig, endvidere at afdelingslederen, som er til stede ved politiske møder, er helt inde i sagen. Det må tages i betragtning, at projektet af den ene eller anden årsag ikke vinder politisk opbakning. Følgerne af dette er en afbødende handling som mindsker konsekvensen af risikoen. Da konsekvensen er særlig høj, betegnes den plan B. I dette tilfælde er plan B, at undersøge om det er muligt, at gennemføre projektet i mindre skala eller med forlænget tidshorisont indenfor organisationens driftsbudget (bilag 4). Resursemangel internt i organisationen er en reel risiko og kan betyde at projektet ikke prioriteres i årsprogramlægningen. Konsekvensen for projektet er, at det må udskydes til næste år. Pkt. 3, Modstand mod forandring kan forebygges ved at reducere sandsynligheden for at det sker. Her er inkludering, dialog og medansvar i designfasen vigtige parametre. De giver mulighed for at drøfte ønsker og behov og giver i sidste ende ejerskab til projektet. 4.8 Delkonklusion Ikke alle frimærker skal omlægges. Det viser sig, at 25 % af frimærkerne fungerer tilfredsstillende i dag. De resterende 75 % skal omlægges på den ene eller den anden måde. Til formålet er der enighed om, at anvende velkendte driftselementer, dog suppleret med et nyt driftselement: Dynamiske staudebede med ekstensiv drift. Enhedspriserne viser, at det nye driftselement prismæssigt ligger i den højere ende. Dog er det meget effektfuldt og kan med fordel bruges til at friske op på udvalgte frimærker. Den Interne benchmarking giver anledning til åbenbare forskelle. På halvdelen af driftselementerne er der en højere perfomance på Vej & Parks enhedspriser, men på den anden halvdel er det omvendt. Det betyder, at afdelinger og medarbejdere med fordel kan erfaringsudveksle deres best practice eksempler og herigennem lære af hinanden og højne effektivitet og produktivitet. Da forskellen på enhedspriserne for nogle af driftselementerne er store tyder det på, at tallene enten er fejlbehæftede eller, at driften ikke svarer til kvalitetsbeskrivelserne. Sammenligning af enhedspriserne med andre kommuner vil være en fordel. Beregningen af enhedspriser gør det for første gang muligt at fastlægge et budget for frimærkerne. Driftselementet græsflader stikker her udenfor den samlede budgetramme. Det tyder på at driften ikke svarer til kvalitetsbeskrivelserne. Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 12

15 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring Alternativanalysen peger på en løsning, hvor busket, bunddækkende buske og pur udfases udvalgte steder og erstattes med stauder. En beregning af alternativet viser, at det i nutidsværdi først er rentabelt 19 år efter omlægningen. Investeringen kan derfor ikke stå alene, men argumentationen må findes i hensynet til æstetiske overvejelser og helhedsindtryk. 5.0 PROJEKTPLAN Projektplanen brydes ned i følgende punkter med baggrund i foregående afsnit Projektbeskrivelse: Projektet går ud på at indføre et nyt driftselement, som skal bruges på Fredericia Kommunes frimærker. Driftselementet indføres på ni frimærker (se pkt. 4.1). Projektperiode: 5 år. Økonomi: Den økonomiske ramme er kr. årligt over fem år, i alt kr. Finansiering sker som anlægsbevilling der skal søges frigivet hvert år. Projektleder er ansvarlig for budgetopfølgning. Projektdeltagere: For baggrund af valg af projektdeltagere henvises til bilag 3 - Styregruppe: o Projektejer: afdelingsleder R. O., Vej & Park o Styregruppe medlem: Teamleder M. J., Team Trafik, Park og Anlæg i Vej & Park - Projektgruppe: o Projektleder: Landskabsarkitekt, K. S., Vej & Park o Projektgruppe medlem: Gartnerformand, L. R. for grønt personale på Entreprenørgården o Projektgruppe medlem: Gartner, L. C. ansvarlig for driften af frimærker o Projektgruppe medlem: projektleder, B. C. på Entreprenørgården o Projektgruppemedlem: Vejingeniør, L. N., Vej & Park - Referencegruppe: Tilstødende grundejere (inddrages på skift når anlægsarbejdet vedrører det frimærke, som de er naboer til) - Arbejdsgruppe A: Udførende personale, anlægsgartnere på Entreprenørgården, 2 personer og 2 lærlinge. Gartnerformand, L. R. og Landskabsarkitekt, K. S. deltager også i arbejdsgruppen. - Arbejdsgruppe B: Teamleder, P. L., GIS/data og Landskabsarkitekt, K. S. Projektorganisering: Det er styregruppens ansvar at levere resurser og midler til projektet. Styregruppe Det er projektgruppens ansvar at planlægge og levere det faglige indhold. Referencegruppen repræsenterer fremtidige brugere af projektets resultat men har ikke beslutningskompetence Projektgruppe Referencegruppe Arbejdgruppen leverer følgende: A: Anlægsarbejde B: Tegningsmateriale Arbejdsgruppe A Arbejdsgruppe B Målsætning (formål, leverancer og succeskriterier), der henvises til rapportens tabel 3.1 Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 13

16 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring Faser Projektet inddeles i faser med formål (bilag 6 og 7): 1. Fase - Analyse og registrering hvor data indsamles med henblik på at få et overblik over projektet og som efterfølgende afsluttes med en rapport / konklusion 2. Fase Godkendelse og bevilling hvor der foregår en intern resurseafklaring i organisationen, sagsfremstilling og anlægsbevilling 3. Fase Design og planlægning med inddragelse af væsentlige interessenter hvor projektet planlægges i detaljen og hvor det udførende personale efteruddannes 4. Fase Anlægsfase hvor det nye driftselement anlægges, hvor der følges op på arbejdsgange og hvor data ajourføres i GIS Indsatsområder. Projektet inddeles i indsatsområder med fokusområde (bilag 6 og 7): 1. Indsatsområde - Udarbejdelse af projektrapport Grundlag for projektet med en klar ide, retning og perspektiv på opgaven 2. Indsatsområde - Intern resurseafklaring og planlægning Projektet prioriteres internt i organisationen og at planlægningsarbejdet gennemføres 3. Indsatsområde - Politisk behandling og afklaring Projektet finansieres med en anlægsbevilling 4. Indsatsområde - Økonomisk redegørelse Resurseestimat, budget for årets anlægsarbejde og opfølgende udarbejdelse af regnskab 5. Indsatsområde - Information og interessent pleje Orientering og dialog med tilstødende grundejere, efteruddannelse af det udførende personale samt opfølgende gennemgang af arbejdsgange 6. Indsatsområde - GIS / DATA Ajourføring af data, mål og mængder 7. Indsatsområde Anlægsarbejder Opstartsmøder, byggemøder og afleveringsforretning Det første år: Faserne 1-4. Indsatsområde 1-7. De følgende 4 år: Fase 4 gentages årligt. Fase 2 og 3 gentages årligt i begrænset omfang (for at sikre personale resurser og frigive anlægsbevilling). Indsatsområde 4-7 gentages årligt. Årlig statusrapportering til styregruppe. Status på fremdrift: Kvartalsvis statusmåling angivet som grøn (ok), gul og rød (ikke ok) for følgende punkter: Overholdes milepæle og tidsplan, holder budgettet, mangler der personaleresurser, vil leverancerne leve op til acceptkriterierne, holder succeskriterierne. Plan for tidsstyring: Milepælsplan for styregruppe (bilag 7) og projektgruppe (bilag 6). Risikohåndtering: Kvartalsvis fortløbende at identificere, analysere og håndtere risici (muligheder og trusler) i projektet. Projekters risikoprofil kan ændres under projektets fremdrift. Risici under anlæg skal aktivt overvåges af projektleder. Der henvises til rapportens pkt. 4.7 og bilag 4. Overdragelse til drift: Projektet overdrages til drift efter endt afleveringsforretning. Der foretages en årlig gennemgang af arbejdsgange. Det er helt afgørende for projektets succes, at der er en klar sammenhæng mellem projektet og den efterfølgende drift. Der henvises til rapportens pkt. 3.3 og bilag 3. som peger på vigtigheden af inddragelse af det udførende personale. Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 14

17 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring 6.0 KONKLUSION Fantastiske frimærker i Fredericia Kommune er på vej, men der er forhindringer på vejen. Der er kommet overblik over frimærkernes størrelse, deres placering, enhedspriser på driftselementerne og for første gang et egentligt budget over driften af frimærkerne. Hvert frimærke er diskuteret, vendt og drejet og der er nu taget stilling til hvert enkelt af dem. Der er enighed med den driftsansvarlige gartner om at indføre et nyt driftselement dynamiske staudebede med ekstensiv drift for at gøre frimærkerne attraktive og oplevelsesrige. Erfaringer fra Danmark og Sverige er positive og driftselementet har stor effekt i nærmiljøet. Dog ligger enhedsprisen i den højere ende og beregninger i rapporten viser, at økonomiske argumenter ikke kan stå alene. Det nye driftselement hæver dog ikke driftsbudgettet, til gengæld hæver det overliggeren, når det drejer sig om æstetik samt det grønne helhedsindtryk af Fredericia Kommune. Organisationen Vej & Park har kompetencerne til at løfte projektet fra planlægning til drift. Dog mangler organisationen resurser, hvorfor der ikke er tilstrækkelige mandskabstimer til rådighed, ej heller midler. Sidstnævnte gør det nødvendigt med en anlægsbevilling og derfor bør en politisk sagsfremstilling igangsættes. Succesen afhænger her af argumenteringen. Slagkraftige argumenter som besparelser, effektiviseringer, data over faldskader og trafikuheld, manglende oversigtsforhold, dårlig presseomtale osv. sælger bedre end æstetiske oplevelser. Dog er det et argument, at frimærkerne ligger i boligområder, men der ligger en fortsat opgave i at konkretisere flere argumenter og gøre dem synlige. Problemet med manglende mandskabstimer er udslagsgivende i prioriteringen af projekter for organisationens årsprogramlægning. Opnår projektet anlægsbevilling vil det blive prioriteret, ellers er der risiko for, at projektet skubbes til næste år. Derfor er det værd at betragte muligheder som lønnet praktik, løntilskud og aktivering, da det vil frigøre kapacitet blandt det faste personale i organisationen. For at sikre projektet succes, både før, under og efter indførelsen af det nye driftselement skal grønt driftspersonale fra entreprenørgården inddrages i planlægning og udførelse. Det skaber ansvar og ejerskab til projektet og sikrer, at alle vil ligge sig i selen for at pleje frimærkerne fremover. 8.0 LITTERATURLISTE (Attrup & Olsson, 2008) Power i projekter og portefølje. 2. Udgave. 9. Oplag. Jurist- og Økonomforbundets Forlag, København K (Runngren et. al. 1997, s. 6) Eva Runngren et. al. 1997, Organisationers struktur & organisationsformer [online]. MÄLARDALENS HÖGSKOLA, Institutionen för Vårdvetenskap, Västerås. Tilgængelig på internettet: (Vej & Park A, 2012) DRIFT AF VEJE OG GRØNNE OMRÅDER FREDERICIA MIDTBY. KVALITETSSTANDARD for veje og grønne områder. Fredericia Kommune. Maj ( Vej & Park - B, 2012) DRIFT AF VEJE OG GRØNNE OMRÅDE, EXCL. DEN CENTRALE DEL AF FREDERICIA BY KVALITETSSTANDARD for veje og grønne områder. Fredericia Kommune. Maj 2012 (Foged, B. 2011) Kompendium i Management Accounting Økonomistyring. 4. Udg. Centertryk. Frederiksberg. (Kjøller et. al. 2007) Kjøller, C. P., Randrup, T. B., Sejr, K., Brugen af prydplanter i Enköping og danske kommuner.skov & Landskab, Park og Landskab Videnblade, Bladnr (Andersson, J., 2012) Undervisning kursusmodul Ob1, Opgavestyring, 1/ Cand. Polit. Andersson Consulting. Skovskolen, Nødebovej 77A, 3480 Fredensborg Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 15

18 PARKDIPLOM - Teknologisk diplomuddannelse i parkvirksomhed - modul Opgavestyring (SiD, 2000) Ledelse i Fællesskab. [online]. SiD s offentlige Sekretariat, Specialarbejderforbundet i Danmark, Tilgængelig på internettet: (Schul, J. 2012) Schul, Jane. Personlig meddelelse, Landskabsarkitekt, Tegnestuen Schul landskabsarkitekter, Pasteursvej 24, 4 sal, 1799 København V, tlf: (Danmarks Statistik 2012) Omkostningsindeks for anlæg jordarbejde, [online]. Tilgængelig på internettet: (Thuesen & Guldager, 2003) Katrine Thuesen og Susanne Guldager, Pleje af stauder på kirkegårde.skov & Landskab, Park og Landskab Videnblade, Bladnr (Trinderup, J. 2012) Trinderup, Jannik. Personlig meddelelse, enhedspriser på drift af staudebede, Vej & Park, Gentofte Kommune. jannik@trinderup.dk (Byggecentrum, 2012) V&S prisdata, anlæg [online]. Byggecentrum, Lyskær 1, 2730 Herlev, Telefon: Tilgængelig på internettet mod abonnement: (Vagnby, B. 2000, s ) Manual, logical framework approach a participatory planning tool. Uniprint, Aalborg Universitet. (Wikipedia A, 2012) SWOT-analyse [online]. Wikimedia Foundation, Florida i USA. Tilgængelig på internettet: (Wikipedia B, 2012) Cash Flow [online]. Wikimedia Foundation, Florida i USA. Tilgængelig på internettet: (Den Kgl. Veterinær og Landbohøjskole 2000) Kompendium i Metode og Projektarbejde. 10.Udg. DSR Forlag. Frederiksberg. (Himmer, S. 2012) Personlig meddelelse. Landskabsarkitekt. Natur, Miljø og Trafik, Odense Kommune. Odense Slot, Nørregade 36-38, Indgang M, 5000 Odense C, tlf BILAGSLISTE Bilag 1 problemtræ Bilag 2 måltræ Bilag 3 interessent analyse Bilag 4 risikoanalyse bilag 5 SWOT analyse Bilag 6 milepælsplan projektgruppe Bilag 7 milepælsplan styregruppe Bilag 8 lokalitetsopgørelse elementniveau og pris Bilag 9 samtale med landskabsarkitekt Jane Schul Bilag 10 kalkulation staudebed Bilag 11 pasningstid på stauder på kirkegårde Bilag 12 vejvæsen drift Bilag 13 oversigtstabel over frimærker Bilag 14 fejlfortolkninger i GISkortmateriale Bilag 15 billeder af lokalitet frimærker Bilag 16 arbejdsbeskrivelse af underelement Brugsplæner Bilag 17 arbejdsbeskrivelse af underelement græsflade Bilag 18 arbejdsbeskrivelse af underelement klippet hæk Bilag 19 arbejdsbeskrivelse af underelement pur Bilag 20 arbejdsbeskrivelse af underelement bunddækkende buske Bilag 21 arbejdsbeskrivelse af underelement busket Bilag 22 arbejdsbeskrivelse af underelement krat Bilag 23 arbejdsbeskrivelse af underelement solitær træ Bilag 24 beregning af driftselementer Landskabsarkitekt MDL Kaare Skjerning 16

19 Bilag 1 problemtræ Dårligt indtryk af grønt plejeniveau i kommunen Klager - Utilfredse interessenter, andre forvaltninger, politikere og særligt borgere. effekt Erstatning - hvis ansvarspådragende forhold Pressebevågenhed Økonomisk uhensigtsmæssig drift Frustration internt i forvaltningen Manglende drift medfører holdningsændring blandt borgerne her kan vi godt smide affald Borgerhenvendelser Farlige trafikale forhold - faldskader Dårlige forhold på gangarealer pga. hæk og krat som vokser ud på fortovet Farlige trafikale forhold - Trafikuheld Vejledende oversigtsforhold overholdes ikke Uigennemskuelig prioritering af drift For stort forbrug på enkelte frimærker og for lille forbrug andre Rodet helhedsindtryk af driften af frimærker Æstetisk uhensigtsmæssig drift af frimærker Ad hoc løsninger - der går tid med afklaring internt - hver gang Tvivl hos udførende personale gør vi det rigtigt / godt nok? Uensartet, ikke planlagt og ikke gennemtænkt drift frimærker Årsag Drift pba. Sådan har vi altid gjort men ingen ved egentlig hvorfor Stor forskel på anvendte mandetimer på de forskellige frimærker Manglende driftsmanual for frimærker uklare driftsmål Drift pba. af mundtlige og tilfældige aftaler med tilstødende grundejere Drift pba. den enkelte medarbejders præference og forkærlighed for enkelte frimærker Manglende resurser til planlægning af frimærker Manglende prioritering af opgaven f.eks. i form af en politisk målsætning (parkpolitik) Resursestærke tilstødende grundejere med særinteresser

20 Bilag 2 måltræ Bidrager til et godt indtryk af grønt plejeniveau i kommunen Ingen klager - tilfredse interessenter, andre forvaltninger, politikere og særligt borgere. effekt Ingen udgifter til erstatning Ingen ansvarspådragende forhold Presse, positiv omtale (hvis nogen omtale) Økonomisk hensigtsmæssig drift Klarhed internt i forvaltningen God jævn og pæn drift medfører holdningsændring blandt borgerne her smider vi ikke affald Borgerhenvendelser Gode trafikale forhold - ingen faldskader Gode forhold på gangarealer. Beplantningen vokser ikke ud på fortovet. Gode trafikale forhold - Ingen trafikuheld Vejledende oversigtsforhold overholdes Gennemskuelig og god prioritering af drift Balanceret, planlagt og aftalt forbrug på driften Godt helhedsindtryk af driften af frimærker Æstetisk hensigtsmæssig drift af frimærker (tilpasset til sted og omgivelser) Planlagte løsninger intet tidsforbrug til ad hoc afklaring internt hver gang Ingen tvivl hos udførende personale vi gør det rigtigt og godt nok. Ensartet, planlagt og gennemtænkt drift af frimærker Årsag Drift pba. af en klar plan - Driftsmanual for frimærker Nøje afpasset og planlagt forskel på anvendte mandetimer ifht. elementernes plejeniveau Driftsmanual for frimærker klare driftsmål Drift pba. skriftlige og godkendte aftaler med tilstødende grundejere Drift pba. driftsmanual for frimærker samt driftsmanual for grønne områder Resurser til planlægning af frimærker Prioritering af opgaven i form af en politisk målsætning (parkpolitik) Resursestærke tilstødende grundejere med særinteresser