OM KOMMUNALRETLIGE EMNER

Transkript

1 OM KOMMUNALRETLIGE EMNER Hvilke regler gælder for Økonomiudvalget og de stående udvalg Beslutningsdygtighed, flertalsbeslutninger, beslutningsprotokoller, standsningsret og meget mere

2 Indhold 1 Indledning De stående udvalgs retlige status og opgaver Udvalgenes kompetenceområder Ingen forretningsorden for stående udvalg - Hvad så? Regler i KSL Afholdelse af møder... 4 Praksis Beslutningsdygtighed og flertalsbeslutninger... 4 Beslutningsdygtighed... 4 Flertalsbeslutninger... 4 Hvad hvis der er stemmelighed... 4 Stedfortræder - habilitet Forretningsorden og normalforretningsorden Dagsordener... 5 Udsendelse af dagsorden... 5 Tidsfrister... 6 Eftersendelse af bilag... 6 Punkter til dagsordenen og initiativretten (KSL 11) Beslutningsprotokol... 7 Protokollering af afvigende mening... 8 Andre oplysninger som skal tilføres protokollen... 8 Medlemmerne skal underskrive protokollen... 8 Oplæsning af beslutningsprotokollen... 9 Hvordan føres protokollen praksis Mødeforberedelse og mødeledelse At få punkter på dagsordenen Ekstraordinære møder Formandsbeslutning Forberedelse af udvalgsmøder Generelt om mødeledelse Det "fornødne materiale" Undersøgelsesprincippet/officialprincippet Anmodning om yderligere oplysninger Byrådsmedlemmers kontakt med administrationen Administrationens rolle og funktion under møderne Pligt til at afgive stemme? Begære en sag i byrådet uden en udvalgsbeslutning Standsningsret Betingelser for udøvelse af standsningsretten Hvad er genstand for udvalgsmedlemmernes standsningsret? Hvad er konsekvensen af en udnyttet standsningsret? Kilder Fællessekretariatet Senest revideret 14.august 2015 Side 1

3 Bilag 1 Habilitet og inhabilitet Bilag 2 Sagsindsigt Bilag 3 Tavshedspligt Bilag 4 Besigtigelse af institutioner mv Side 2

4 1 Indledning Denne vejledning handler om de regler, der gælder for byrådet, Økonomiudvalget (ØK) og de stående udvalg, og om hvordan disse udvalg fungerer. Vejledningen er udarbejdet af Fællessekretariatet og senest redigeret den 17. september De stående udvalgs retlige status og opgaver De regler, der gælder for byrådet, Økonomiudvalget og de stående udvalg og for den måde udvalgene fungerer på, fremgår dels af lov om kommunernes styrelse (KSL), lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009, og dels af praksis, som har udviklet sig over tid. Reglerne om kommunalbestyrelsen findes i lovens kap. II ( 5 16), og udvalg m.v. findes i lovens kap. III ( 17-29). 3 Udvalgenes kompetenceområder Efter KSL ( 2, stk. 1) er det byrådet, der styrer kommunens anliggender, og byrådet fastsætter selv de nærmere regler for kommunens styrelse i styrelsesvedtægten, som skal vedtages af byrådet. Det er i denne vedtægt, det fremgår, hvor mange stående udvalg Næstved Kommune har, hvad udvalgene hedder, hvor mange medlemmer udvalget har og sidst men ikke mindst, hvilket ressortområde udvalgene har. I styrelsesvedtægten for Næstved Kommune er der nedsat et Økonomiudvalg med 7 medlemmer samt 8 stående udvalg, 7 udvalg med 7 medlemmer og 1 udvalg med 5 medlemmer. 4 Ingen forretningsorden for stående udvalg - Hvad så? Efter KSL ( 20, stk. 3) fastsætter et stående udvalg selv sin forretningsorden. Udvalgenes forretningsorden kan være skriftlig eller mundtlig eller blot en de facto forretningsorden ved, at en bestemt praksis er fulgt. Det har været en almindelig praksis i Næstved Kommune, at stående udvalg ikke har udformet skriftlige forretningsordner. Selv om der ikke er vedtaget skriftlig forretningsorden for et udvalg, så er det ikke ensbetydende med, at udvalgenes virke ikke er reguleret. Reglerne i KSL for byrådets virke ( 8) og for udvalgenes virke ( 20) er på væsentlige punkter identiske, og derfor kan byrådets forretningsorden, for så vidt angår disse bestemmelser, også danne praksis for fortolkning af problemstillinger af forretningsordensmæssig karakter i udvalgene. Byrådets forretningsorden er udarbejdet på baggrund af Normalforretningsordenen i overensstemmelse med KSL. Side 3

5 5 Regler i KSL 20 Lovens 20 regulerer udvalgenes virksomhed på følgende områder: Afholdelse af møder (afsnit 5.1) Beslutningsdygtighed og flertalsbeslutninger (afsnit 5.2) Forretningsorden og normalforretningsorden (afsnit 5.3) Dagsordener (afsnit 5.4) Beslutningsprotokol (afsnit 5.5) 5.1 Afholdelse af møder Udvalgene udøver deres virksomhed i møder ( 20, stk. 1). For hvert år skal Økonomiudvalget og hvert stående udvalg beslutte, hvornår og hvor udvalgets møder skal holdes. Ethvert medlem af et udvalg kan indbringe udvalgets mødeplan til afgørelse for byrådet. Praksis Det er sædvanligt, at der administrativt udarbejdes et forslag til samlet mødeplan for byrådet, ØK og stående udvalg. Dette for at sikre, at der for sager, der gennemløber flere udvalg, kan være et vist flow, der sikrer, at behandlingen ikke trækker unødigt ud. Mødeplanen (byrådet, ØK og de stående udvalg) udarbejdes i et kalenderårs 4. kvartal. Når byrådet og ØK har godkendt deres mødeplan, fastlægger de stående udvalg deres mødeplan. I valgåret fastlægger byrådet sin mødeplan på det konstituerende møde i december. Det betyder, at ØK og de stående udvalg behandler deres mødeplan på det første møde i det nye år. 5.2 Beslutningsdygtighed og flertalsbeslutninger Beslutningsdygtighed Et udvalg kan kun træffe beslutninger (herunder foretage indstillinger), hvis halvdelen af udvalgets medlemmer er til stede på mødet ( 20, stk. 2). Flertalsbeslutninger Alle udvalgenes beslutninger træffes ved flertalsbeslutninger ( 20, stk. 2). I byrådets forretningsorden 9 er det kun de medlemmer, der er personligt tilstede, der kan stemme. Tilsvarende gælder for de stående udvalg. Hvad hvis der er stemmelighed Det følger reglen om flertalsbeslutninger, at der skal være et flertal af de tilstedeværende medlemmer, der stemmer for et forslag (indstilling), for at det er vedtaget. Tilsvarende regler gælder for byrådet jf. KSL 11, stk. 3. Er der stemmelighed for forslaget (indstillingen), må forslaget (indstillingen) betragtes som bortfaldet, med den virkning, at der meddeles afslag på ansøgningen. Er der f.eks. ansøgt om byggetilladelse, og der er stemmelighed, skal ansøgeren have afslag på sin ansøgning om byggetilladelse. Side 4

6 Stedfortræder - habilitet Efter KSL 14, stk. 3, kan der indkaldes stedfortræder til et møde i byrådet, når det forventes, at et medlem vil blive erklæret for inhabil i en sags behandling. En tilsvarende regel gælder for udvalgene, såfremt byrådet i styrelsesvedtægten har truffet bestemmelse herom jf. KSL 28, stk. 3. Byrådets afgørelse af, om et medlem er inhabilt, er en retsafgørelse, som ikke kan bero på politiske overvejelser, men må træffes i henhold til lovgivningen. Afgørelsen af, hvornår en interesse har en sådan karakter, at et medlem er udelukket fra at deltage i afgørelsen af en sag, vurderes på grundlag af almindelige retsgrundsætninger, herunder principperne om habilitet, som de kommer til udtryk i forvaltningslovens kap. 2. Læs mere om habilitet og inhabilitet i bilag 1. Er et flertal af medlemmer i et udvalg inhabile, så skal sagen som hovedregel overlades til byrådets beslutning. Sagen skal da i sagens natur overgives uden indstilling. Hvis sagen for udvalget ikke kan udsættes uden væsentlig skade for offentlige eller private interesser, så må et udvalg undtagelsesvist træffe beslutning. Når et inhabilt udvalg undtagelsesvist må træffe beslutning, så øges kravene til dokumentationen, fordi det i sådanne situationer i særlig grad skal kunne efterprøves, om beslutning alene er sket på sagligt grundlag. Jf. KSL 15, stk. 2, 2. punktum kan kommunalbestyrelsen i styrelsesvedtægten træffe bestemmelse om, at formanden (gælder kun for byrådet) ved et medlems forfald (af de grunde, der er nævnt i 1. pkt.) indkalder stedfortræderen, selv om hindringen forventes at vare kortere end 1 måned. Jf. KSL 28, stk. 3 kan kommunalbestyrelsen i styrelsesvedtægten træffe bestemmelse om, at den gruppe, der har indvalgt et udvalgsmedlem, der må forventes at blive erklæret inhabilt i forhold til en sag, der skal behandles af udvalget, kan bestemme, at et andet medlem i givet fald indtræder i udvalget ved sagens behandling. Dette er i Næstved Kommune indført i styrelsesvedtægtens 9, stk Forretningsorden og normalforretningsorden Efter KSL 20, stk. 3, 1. pkt., fastsætter et udvalg selv sin forretningsorden. Se i øvrigt ovenfor under afsnit 4 om "Ingen forretningsorden...". Reglen fastslår først og fremmest, at der ikke tilkommer byrådet nogen ret til at bestemme regler for, hvordan et udvalgs forhandlinger skal foregå. Udvalgene kan fastsætte regler om varigheden af møderne. 5.4 Dagsordener Udsendelse af dagsorden Forud for udvalgsmøderne bliver der sendt en dagsorden til udvalgets medlemmer ( 20, stk. 3, 3. pkt.). Den dagsorden, der sendes ud, har karakter af et udkast til dagsorden (det samme gælder i forhold til dagsordenen til byrådet) jf. 2, stk. 1. Det er Side 5

7 kommunalbestyrelsen/udvalget, der godkender dagsordenen på mødet under punktet Godkendelse af dagsorden. Af KSL 30 fremgår det, at det er borgmesteren, der forbereder byrådets møder. Det betyder, at borgmesterens forpligtigelse alene vedrører de formelle forhold omkring sagsforberedelsen. Borgmesteren har ingen kompetence til at bestemme administrationens eller udvalgenes indstillinger, og borgmesteren kan ikke sætte sin indstilling i stedet. Borgmesteren skal alene sørge for, at der foreligger de fornødne indstillinger fra administrationen og udvalgene. Tilsvarende gælder for udsendelse af dagsordener til de stående udvalg. Tidsfrister Der er ikke i KSL nogen regel om tidsfrist, inden for hvilken dagsordenen skal være sendt til udvalgene. Det er dog en almindelig kommunalretlig grundsætning (= en uskreven regel), at en dagsorden og det fornødne materiale skal sendes/stilles til rådighed i så god tid, at udvalgsmedlemmerne har en rimelig tid til at forberede sin stillingtagen til sagen. Se nærmere om det "fornødne materiale" i et afsnit nedenfor. Der kan "hentes hjælp" i KSL 8, stk. 4, som handler om dagsordener for byrådet. Efter denne bestemmelse skal dagsordner: så vidt muligt udsendes senest 4 hverdage inden mødet og det "fornødne materiale" til sagerne på dagsorden så vidt muligt være tilgængeligt for udvalgsmedlemmerne mindst 3 hverdage inden mødet Lørdage betragtes som hverdage. Beregningen af fristerne er følgende: Hvis et møde skal afholdes en mandag, så skal dagsordenen senest være sendt onsdag i den foregående uge (dagen for mødet tælles ikke med, men afsendelsesdagen tælles med). Der stilles ikke krav om en bestemt afsendelsesmåde, og dagsordener kan derfor sendes med post eller elektronisk. Der henvises også til byrådets forretningsorden 3, stk. 2 og 3, som finder tilsvarende anvendelse for udvalgene (herunder også normalforretningsordenen). Eftersendelse af bilag Bilag er som alt overvejende hovedregel omfattet af "det fornødne materiale", som altså skal være udsendt 4 hverdage inden mødet. Eftersendelse af bilag bør som udgangspunkt undgås. Kun i helt særlige situationer bør det forekomme, at bilag bliver sendt ud senere. Hvis der sker uddeling af bilag på mødet, skal disse ikke udgøre meget betydningsfulde bidrag for medlemmernes forberedelse til mødet. Det skal med andre ord være helt enkle informationer, som er lige til at forholde sig til. Et medlem kan protestere mod, at der træffes afgørelse, hvis medlemmet pga. for sen udsendelse ikke har haft praktisk mulighed for at forberede sin stillingtagen til sagen. I så fald må sagen udsættes til næste byrådsmøde/udvalgsmøde. Dette gælder dog ikke, hvis sagen ikke tåler opsættelse, eller sagen har en sådan karakter, at der kan tages stilling uden forberedelse, f.eks. fordi sagen angår et meget enkelt spørgsmål. Side 6

8 Punkter til dagsordenen og initiativretten (KSL 11) Som nævnt tidligere udøver et udvalg sin virksomhed i møder. Det er således udvalgets møder, der er krumtappen i udvalgets virksomhed. Det er her dialog, refleksion og stillingtagen sker. Et byrådsmedlem har mulighed for at få en sag på dagsordenen til et byrådsmøde jf. KSL 11, stk. 1. Et byrådsmedlem der ønsker en sag behandlet i byrådet skal skriftligt anmode om det senest 8 dage forud for et ordinært møde. Sagen bliver herefter sat på dagsordenen for det førstkommende byrådsmøde jf. forretningsordenen/normalforretningsordenen 3, stk. 1. Det antages, at der ikke eksisterer en tilsvarende initiativret for udvalgsmedlemmer i forhold til de udvalg, de er medlem af. Det er dog en anvendt og god praksis for at få punkter på dagsordenen, at et ønske herom tages op i et udvalgsmøde. Punktet kan så komme på næste udvalgsmøde, eller det kan indgå i et i forvejen planlagt behandlingspunkt. Se også notat om sagsindsigt bilag Beslutningsprotokol I KSL 20, stk. 3 står, at der for hvert udvalg føres en protokol, hvori udvalgets beslutninger indføres. I daglig tale en "beslutningsprotokol". Det er alene udvalgets beslutning, der skal protokolleres. Da beslutningsprotokollen skal være bevis for (skal dokumentere) udvalgets beslutning, er det selvfølgelig et krav, at det præcist og entydigt kan udledes, hvad der er besluttet, og hvem der har besluttet hvad, stemt for og imod. Et udvalgsmedlem kan ikke unddrage sig ansvar ved ikke at stemme, se yderligere om pligten til at afgive stemme i afsnit 8. Præcise og entydige beslutninger hænger nøje sammen med præcise indstillinger. Det er målet, at administrationen skriver en indstilling (i en punktopstilling i logisk rækkefølge) så præcis, at beslutningsprotokollatet alene kan bestå af Godkendt, Anbefales, Til efterretning mv. I Næstved Kommune offentliggøres beslutningsprotokollen fra de åbne møder, både byrådets og udvalgenes. I protokollen må udvalgets forhandlinger ikke refereres. Det betyder ikke nødvendigvis, at der ikke må tages referat, da udvalget kan beslutte, at der tages referater af forhandlinger (behandling af punktet). Sådanne referater vil være interne og er i udgangspunktet undtaget fra aktindsigt efter såvel offentlighedsloven som forvaltningsloven. Byrådsmedlemmer er omfattet af tavshedspligten jf. forvaltningslovens 27. I udvalgssammenhænge betyder det bl.a., at der ikke må refereres fra de politiske forhandlinger under mødet. Et medlem må dog gerne referere sig selv, men ikke andres udsagn under mødet. Se yderligere om tavshedspligt og dørlukning i bilag 3. Side 7

9 Protokollering af afvigende mening Et medlem kan forlange at få sin afvigende mening protokolleret, men denne skal være kort (jf. bestemmelsens ordlyd). Hvis et medlem ønsker sin afvigende mening tilført/skrevet i protokollen, så må det pågældende medlem begære det, og begæringen skal fremsættes under mødet. Der består ikke uden videre en pligt til at protokollere en afvigende mening, som er kommet til udtryk under mødet. Medlemmet skal positivt give udtryk for (begære det), at den afvigende mening skal protokolleres. Tilsvarende påhviler det også medlemmet selv at forlange, at andre myndigheder skal gøres bekendt med indholdet af protokollatet. Den afvigende mening, der kan kræves tilført/skrevet i beslutningsprotokollen, er begrænset til særstandpunkter, som direkte vedrører det punkt på dagsordnen, som behandles. Den afvigende mening består (udover det, som afstemningen selv er udtryk for) i en tilkendegivelse om, hvad medlemmet mener, at udvalget (og byrådet) burde have besluttet. En afvigende mening om et procedurespørgsmål (f.eks. inhabilitet) kan også kræves tilført beslutningsprotokollen. Hvis et udvalgsmedlem har undladt at stemme, vil en afvigende mening i praksis kun kunne angå et procedurespørgsmål, idet medlemmet ved at undlade at stemme har tilkendegivet, at medlemmet ikke har taget stilling til realitetsspørgsmålet. Et byrådsmedlem har således alene krav på at få sin afvigende mening ført til protokols efter en afstemning, hvor medlemmet har været blandt mindretallet. Dette hænger sammen med, at retten til at få sin afvigende mening indført i beslutningsprotokollen er indført for at beskytte de enkelte medlemmer (som udgør en del af mindretallet) mod ansvar for ulovlige beslutninger. Protokollen skal være dokumentation for beslutninger og til dokumentation for, hvem der har ansvar for beslutninger (ansvarsplacering) og IKKE for de politiske diskussioner. Er der en uløselig sammenhæng mellem et medlems afvigende mening (særstandpunktet) og begrundelsen for denne kan en meget kort begrundelse indføres i protokollen. Andre oplysninger som skal tilføres protokollen oplysninger om, hvilke medlemmer der ikke har deltaget i mødet eller i behandlingen af et punkt. Det er ikke nødvendigt, at det er anført for hvert punkt i dagsordenen, men hvis et medlem, der ellers har været til stede ved mødet, ikke er til stede ved et eller evt. flere punkters behandling, så skal det anføres i protokollen. bilag/materialer, der er udleveret under mødet. afstemningsresultater, og det er her i orden at angive stemmefordeling svarende til gruppedeling. Medlemmerne skal underskrive protokollen I KSL 20, stk. 3, 5. pkt., står: "Beslutningsprotokollen underskrives efter hvert møde af de medlemmer, der har deltaget i mødet." Det er således alene medlemmer, der har deltaget i mødet, der underskriver protokollen. Har medarbejdere fra administrationen været til stede under mødet, så skal disse medarbejdere ikke underskrive protokollen. Underskrift i beslutningsprotokollen er et udtryk for, at medlemmet står ved at have deltaget i mødet, og at det, som er indført i protokollen, er i overensstemmelse med det, som er passeret under mødet. Hvis et medlem mener, at protokollens gengivelse af en beslutning er urigtig, må det pågældende medlem tage forbehold i forbindelse med protokollens underskrift. Side 8

10 Oplæsning af beslutningsprotokollen KSL indeholder ingen regler om, at beslutningsprotokollen skal læses op, før den bliver underskrevet. I byrådets forretningsorden står følgende i 14, stk. 3: Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen. Der sker en generel oplæsning af protokollen i byrådet. I Økonomiudvalg og øvrige udvalg sker ingen generel oplæsning (fordi der ikke er ønske om det), men det enkelte medlem kan bede om, at enkelte punkter, hvor der kunne herske tvivl om protokolleringen, bliver læst op. Af praktiske grunde bør en anmodning om oplæsning ske ved afslutningen af behandlingen af den/det pågældende sag/punkt - så kan alle bedst huske, hvad der lige er sket og besluttet. Hvordan føres protokollen praksis Protokollen skrives af den administrative medarbejder (udvalgssekretæren), der har dette som opgave. Under mødet skrives beslutninger og evt. afvigende meninger (særstandpunkter) ind i protokollen elektronisk. Beslutningsprotokollen overføres til dagsordenssystemet dagen efter mødet. Side 9

11 6 Mødeforberedelse og mødeledelse Efter KSL 22, stk. 1 (udvalg), og efter 30 (byrådet) er det hhv. formændene for udvalgene og borgmesteren, der forbereder, indkalder og leder udvalgets møder og drager omsorg for, at beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. At få punkter på dagsordenen Om medlemmernes mulighed for at få punkt på dagsorden - se under afsnit 5.4. Punkter til dagsordenen. Ekstraordinære møder Formanden kan altid indkalde til udvalgsmøder, hvis der er behov for dette. For så vidt angår udvalgene kan et flertal af udvalget pålægge formanden at indkalde til ekstraordinært møde. Et mindretal har ikke denne ret. For byrådet gælder det, at borgmesteren skal indkalde til ekstraordinært møde, når mindst en tredjedel af medlemmerne forlanger det. Formandsbeslutning Efter KSL 22, stk. 2 kan formanden på udvalgets vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Der er tale om sager, som i øvrigt skulle have været forelagt udvalget. Betingelsen om at en sag ikke giver anledning til tvivl, er kun opfyldt, hvis udvalgsformanden anser sagen for utvivlsom og tillige skønner, at også alle de øvrige udvalgsmedlemmer vil anse sagen for utvivlsom. Det er således ikke tilstrækkeligt, at udvalgsformanden selv ikke er i tvivl om, hvordan sagen bør løses. Det er heller ikke fornødent grundlag for en formandsbeslutning, at der uden tvivl er et flertal i udvalget for en bestemt behandling af en sag. Der skal alene ske underretning af borgmesteren ved udvalgsformandens afgørelse af hastesager og altså ikke ved afgørelse af utvivlsomme sager. Der er ingen pligt for udvalgsformanden at orientere udvalget om formandsbeslutninger truffet i medfør af stk. 2, 1. pkt. Tilsvarende har Borgmesteren efter 31, stk. 1 en lovbestemt kompetence til at afgøre sager på byrådets vegne. Formanden skal efter 31, stk. 2 senest på førstkommende ordinære møde orientere byrådet om afgørelser truffet i medfør af 31, stk. 1. Se i øvrigt KSL med kommentarer. Forberedelse af udvalgsmøder Formændenes deltagelse i forberedelsen af de sager, der skal forelægges for udvalget, beror i vidt omfang på lokale forhold og den praksis, der lokalt har udviklet sig. Da formændene efter loven ikke har nogen kompetence til at bestemme indholdet af de beslutninger, der træffes af administrationen, herunder administrationens indstillinger, kan en udvalgsformand IKKE pålægge administrationen at afgive indstillinger med et bestemt indhold til udvalget. Formanden kan heller ikke sætte sin egen indstilling i stedet for Side 10

12 administrationens. Eventuelle udtalelser og standpunkter fra en formand er nyttige bidrag til administrationens videre forberedelse. Se også under afsnit 5.4. Generelt om mødeledelse Møderne skal foregå på en sådan måde, at der er mulighed for både en konstruktiv dialog og en effektiv afvikling. Det er som nævnt formanden, der er mødeleder, og skal følge almindelige principper for mødeledelse og de regler, der er fastsat i en forretningsorden eller den fastlagte praksis. Medlemmerne skal rette sig efter mødelederen. Hvis medlemmer er utilfredse med mødeledelsen, må det eller de medlemmer forlange, at spørgsmål og forslag om mødeledelsen kommer på dagsordenen til næste møde. Formanden kan skære igennem, hvis der opstår tvivl om den rette procedure. Dog kan formanden overlade afgørelsen af et procedurespørgsmål til udvalget/byrådet. Det enkelte medlem kan kun kræve procedureafstemning om dagsordenen forslag om udsættelse og udvalgsbehandling og medlemmers inhabilitet Sagers rækkefølge Sagerne behandles normalt i den rækkefølge, de står på dagsordenen. Mødelederen/udvalget kan dog bestemme en anden rækkefølge. Talerrække Et medlem, der ønsker ordet, skal give tegn. Mødelederen skal normalt give ordet i den rækkefølge, de er markeret. Medlemmerne skal holde sig til den sag på dagsorden, som er til forhandling, og mødelederen kan give henstillinger og i yderste fald fratage et medlem ordet, hvis den pågældende taler om andet end punktet, der er under forhandling. Taleret Et medlem har ret til at få ordet mindst én gang til hver sag. Dette gælder også, selvom grupperne skulle have en ordfører. En sag kan ikke sættes under afstemning før alle, der har ønsket det, har haft ordet én gang. Hvis nogle medlemmer får ordet to eller flere gange, så må andre medlemmer også have denne ret. Dette "ligebehandlingsprincip" kan dog fraviges, hvis der er stillet et spørgsmål, som kræver svar. Mødelederen kan begrænse talerlisten, ved at meddele, at de medlemmer, der ønsker ordet til sagen, skal melde sig f.eks. senest under det næste indlæg. Taletid Taletiden kan ikke være ubegrænset. Mødelederen kan henstille, at medlemmerne fatter sig i korthed, især hvis de får ordet i flere omgange. Hvis et medlems talestrøm er udtømt for oplysninger og argumenter, men alligevel fortsætter, må mødelederen opfordre til afrunding og afbryde. Side 11

13 Ro og orden Det er vigtigt, at medlemmerne kan få deres synspunkter frem uden at blive generet af tilråb eller lignende. Det er mødelederen, der må sørge for, at andre medlemmer ikke forstyrrer og selvfølgelig heller ikke selv forstyrrer eller forhindrer medlemmerne i at komme frem med deres meninger. Der er vide rammer for både talers indhold (skal dog angå sagen) og form. Saglige indlæg er ønskelige og da også helt sædvanlige. Polemiske udtalelser er ikke bandlyst. Mødelederen kan henstille, at medlemmerne undgår eder og forbandelser, at de taler om sagens indhold og ikke mistænkeliggør andre personers motiver, og at de holder injurier for sig selv. Injurier er også strafbare, når de fremsættes i et byråds- eller udvalgsmøde. Hvis et medlem to gange i løbet af et møde er kaldt til orden af mødelederen, kan det pågældende medlem nægtes ordet under resten af mødet. Mødelederen kan ikke selv beslutte denne sanktion. En sådan beslutning skal træffes af udvalget/byrådet. Afbrydelser Mødelederen kan bestemme, at mødet skal afbrydes for en tid. F.eks. til rygepause, til at strække ben eller til at spise. Hvis mødet strækker sig over længere tid, end der evt. er fastsat eller forventet, eller hvis mødelederen i øvrigt mener, at det er urimeligt at fortsætte, må mødelederen afbryde mødet. Det må så fortsætte på et andet tidspunkt. Mødelederen kan også afbryde mødet for at give grupperne lejlighed til at finde ud af, hvad de skal mene om et forslag, der er kommet frem under mødet. Et mindretal kan ikke kræve mødeafbrydelse. Det er mødelederen, der beslutter afbrydelsen, men kan overlade det til udvalget/byrådet. Beslutninger Det er mødelederen, der bestemmer, når tiden er inde til at træffe beslutning. 7 Det "fornødne materiale" Om sagers oplysning - anmodninger om yderligere oplysning. Undersøgelsesprincippet/officialprincippet Ved behandlingen af en sag skal der ligge det oplysningsmateriale, der er nødvendigt for, at medlemmer kan træffe deres beslutning på et forsvarligt grundlag. Herunder de fornødne (udvalgs)indstillinger. Indstillingerne er en del af oplysningsmaterialet. Det betyder, at stående udvalgs indstillinger er en del af hhv. ØK og byrådets oplysningsgrundlag. Hvor en sag starter i ØK, er ØK s indstilling en del af oplysningsgrundlaget for byrådet. Princippet om forsvarligt eller tilstrækkeligt oplysningsgrundlag (undersøgelsesprincippet/officialprincippet) gælder for enhver offentlig myndighed, og uanset om beslutningen træffes administrativt eller politisk. Det er myndighedens egen pligt at sørge for et tilstrækkeligt oplysningsmateriale. Ansvaret for oplysningsgrundlaget påhviler i princippet borgmesteren, men i praksis er det administrationens ansvar. Side 12

14 Det betyder, at det materiale, som skal stilles til rådighed forud for en udvalgsbehandling eller i behandling i byrådet, er: dagsordentekst med indstilling vedhæftede/udsendte bilag udvalgsindstillinger Det betyder i realiteten, at dagsordenstekst med indstilling, udsendte bilag og udvalgsindstillinger samlet skal udgøre det fornødne grundlag. Generelt kan det siges, at politikere kan gå ud fra, at det materiale, der udsendes må anses for tilstrækkeligt. Politikerne vil kun kunne blive erstatningsansvarlige, hvis de træffer beslutning på et åbenlyst utilstrækkeligt grundlag, eller træffer beslutninger i ond tro dvs. mod bedre vidende. Anmodning om yderligere oplysninger Undersøgelsesprincippet er imidlertid IKKE et redskab for det enkelte medlem til at påberåbe sig et bestemt materiale eller bestemte oplysninger tilvejebragt. Princippet er en ramme for byrådets/udvalgenes skøn over, hvilket oplysningsgrundlag det er nødvendigt at indhente. Byrådet/udvalget afgør ved flertalsbeslutninger, om en sag er tilstrækkeligt oplyst. (Tilsynsmyndigheder og ankeinstanser påser, om sagen er tilstrækkeligt belyst). Hvis et medlem mener, at det materiale, der foreligger, er (åbenbart) utilstrækkeligt, må det pågældende medlem stille forslag om, at nærmere angivne oplysninger tilvejebringes. Hvis forslaget nedstemmes, må medlemmet stemme imod eller undlade at stemme med den begrundelse, at beslutningsgrundlaget er utilstrækkeligt, og begære det indført i beslutningsprotokollen. Byrådsmedlemmers kontakt med administrationen De enkelte medlemmer har ikke ret til at henvende sig til administrationen eller til institutionerne for at søge tilvejebragt bestemte oplysninger, medmindre andet er vedtaget eller følger af praksis. Praksis Den praksis, som anføres her, skal ses i sammenhæng med, at al udvalgets virksomhed sker i møderne. Enkelte medlemmer kan henvende sig til administrationen via direktøren for det pågældende område. Det er direktøren, der svarer på henvendelser fra medlemmer, eller medlemmerne gives svar efter aftale med direktøren for området. Direktøren vurderer, om informationen til det enkelte medlem har en sådan karakter, at den bør sendes ud til det samlede udvalg/byråd. I bilag 2 kan læses nærmere om retningslinjer for sagsindsigt mv. I bilag 4 er vedlagt de af Økonomiudvalget vedtagne retningslinjer for byrådsmedlemmers besigtigelse af institutioner, herunder administrationen. Side 13

15 8 Administrationens rolle og funktion under møderne Efter KSL 10, stk. 2, kan byrådet tillade personer, der er ansat, at overvære behandlingen af sager for lukkede døre. Beslutninger om ansattes deltagelse kan både være generelle beslutninger (typisk at kommunaldirektøren altid deltager i byrådets møder), og for enkelte møder og sager. Efter KSL 20, stk. 4, kan udvalgene tillade personer, der er ansat, at overvære møderne med henblik på varetagelse af sekretariatsfunktioner m.v. for udvalget. Meningen er, at et udvalg kan forlange sekretariatsbistand fra administrationen. Det er dog borgmesteren - evt. i samråd med udvalgsformændene - der bestemmer hvilken sekretariatsbistand, der skal stilles til rådighed for udvalget. Foruden en generel sekretariatsbistand under mødet kan udvalget tillade andre ansatte at overvære udvalgsmøder. Dette skal dog være konkret begrundet i udvalgets ønske om modtagelse af oplysninger, mundtlige redegørelser eller lignende. 9 Pligt til at afgive stemme? Det er i teorien antaget, at politikere har pligt til at deltage i afstemninger. Tilkendegivelser om, at de ikke stemmer (undlader at stemme) eller tager forbehold, er ikke en opfyldelse af stemmepligten. Pligten følger af hvervet, som er offentligt ombud. Men dette er ikke et udgangspunkt, der gælder undtagelsesfrit. Det er nemlig også antaget, at der ikke er pligt til at afgive stemme i et udvalg om en indstilling til byrådet. Et udvalgsmedlem kan ved at tage forbehold eller undlade at stemme tilkendegive, at der endnu ikke er taget endelig stilling til, hvordan den pågældende vil stemme om sagen i byrådet. Når sagen bliver forelagt for byrådet, må det pågældende medlem afgive sin stemme. Hvis kompetencen til at beslutte ligger i et udvalg, kan et udvalgsmedlem ikke undlade at stemme eller tage forbehold. Spørgsmålet om pligt til at deltage i afstemning hænger sammen med, at medlemmer af byrådet, ØK og udvalg kan blive ansvarlige (= udsættes for sanktioner) for de beslutninger, som de træffer. Og spørgsmålet bliver så sat på spidsen om et medlem, der undlader at stemme, men hvis stemme ikke er udslagsgivende for det ulovlige resultat, kan pålægges sanktioner. Spørgsmålet har så vidt vides ikke været afprøvet. Det er endvidere antaget, at der næppe vil være juridisk ansvar på områder, hvor byrådet selv kan bestemme, om kommunens ressourcer ønskes anvendt til en bestemt, lovlig foranstaltning. Det betyder, at der næppe her vil ifalde et medlem, der undlader at stemme, nogen sanktion. Efter 50 b i KSL om sanktioner, hvis byrådet undlader at udføre foranstaltninger, som det har pligt til efter lovgivningen, kan et medlem ikke unddrage sig ansvar ved at undlade at stemme. Efter 50 c kan statsforvaltningen anlægge erstatningssag mod et byrådsmedlem, som er ansvarlig for, at kommunen er påført et tab, og et medlem kan ikke unddrage sig et erstatningsansvar ved at have undladt at stemme. Side 14

16 Et medlem er dog ikke uden instrumenter. Pligten til at afgive stemme skal sammenholdes med det enkelte medlems ret til få protokolleret en afvigende mening (særstandpunkt), jf. nærmere ovenfor i afsnit 5.5. og standsningsretten jf. afsnit 10. Begære en sag i byrådet uden en udvalgsbeslutning Udvalgene har qua styrelsesvedtægten fået et selvstændigt handleområde. De har fået tildelt en betinget kompetence til at handle på kommunalbestyrelsens vegne, og udvalget kan ikke undlade at træffe beslutninger inden for dette selvstændige handleområde (se KSL 21, note 3). I Næstved er der opstået en praksis, som ligger uden for standsningsrettens område: Et flertal i et udvalg eller et enigt udvalg vælger at oversende en sag, der ligger inden for udvalgets selvstændige handleområde, til behandling i byrådet - uden en udvalgsbeslutning. Det er ofte sager, som er vanskelige, og hvor der er et bredt funderet ønske i udvalget om at overlade beslutningen til byrådet. Denne praksis er ikke en lovfæstet ret, idet et udvalg, som har kompetencen til at træffe en afgørelse, ikke må vægre sig mod (nægte) at træffe en beslutning. Byrådet er ikke forpligtet til at behandle en sag, der indbringes af et udvalg uden en udvalgsbeslutning, når kompetencen til at afgøre sagen ligger inden for udvalgets handleområde. Byrådet vil således kunne sende sagen tilbage til udvalget med krav om, at udvalget selv afgør sagen. Hvor et udvalg har truffet en beslutning, vil et eller flere medlemmer kunne standse beslutningens udførelse (jf. KSL 23) og indbringe sagen til endelig afgørelse i byrådet. Se nærmere om standsningsretten i afsnit Standsningsret I KSL 23 står følgende: "Ethvert medlem af et udvalg kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at han ønsker sagen indbragt til afgørelse af kommunalbestyrelsen. Dette gælder dog ikke afgørelser, der ved lovgivning er henlagt til udvalget." Denne bestemmelse udgør en ret for det enkelte medlem af et udvalg. Medlemmet kan ikke forhindre, at udvalget træffer en beslutning, men kan ved at indbringe sagen for byrådet standse beslutningens udførelse (standsningsret). Det er et krav, at medlemmet har deltaget i mødet og været til stede helt eller delvist ved sagens behandling. Det er altså ikke muligt at komme til stede f.eks. ved behandlingen af de to sidste sager og så udøve sin standsningsret i forhold til de foregående sagers beslutning. Det er ikke et krav, at standsningsretten skal udøves under behandling af den sag, hvor udførelsen af beslutningen ønskes standset, men det medlem, der ønsker at standse udførelse af en udvalgsbeslutning, skal afgive sin erklæring, inden mødet hæves. Side 15

17 Betingelser for udøvelse af standsningsretten Et udvalgsmedlem, der ønsker at benytte standsningsretten skal opfylde følgende: skal deltage i mødet skal helt eller delvist deltage i det punkt, der er genstand for standsningsretten erklæringen om standsningen skal afgives, inden udvalgsmødet hæves (hvis der holdes pause i et mødet, kan et medlem ikke benytte pausen til over for formanden at give udtryk for ønske om forelæggelse for byrådet, men medlemmet kan, efter mødet er genoptaget, afgive erklæring om, at sagen begæres forelagt for byrådet) erklæringen skal optages i protokollen (x-medlem begærer sagen indbragt for byrådet) der er ikke krav om, at sagen lider af mangler (materielt eller processuelt), eller at medlemmet har stemt imod Er der under mødet usikkerhed om, hvorvidt et udvalgsmedlem med fornøden sikkerhed har begæret en sag indbragt for byrådet, må formanden søge tvivlen afklaret ved at anmode udvalgsmedlemmet om en udtrykkelig tilkendegivelse herom. Det vil ikke være tilstrækkeligt, at et udvalgsmedlem f.eks. giver udtryk, for at en sag bør behandles af byrådet. Hvad er genstand for udvalgsmedlemmernes standsningsret? Positiv afgrænsning (standsningsretten kan benyttes når): Det er alene udvalgenes afgørelser/beslutninger, der kan begæres indbragt for byrådet. Under begrebet beslutning hører også en beslutning om, at en sag skal oversendes til anden myndighed. Det sidstnævnte er formentlig sjældent forekommende. Negativ afgrænsning (standsningsretten kan ikke benyttes når): Udvalgsmedlemmernes ret til at begære en sag i byrådet gælder ikke for følgende: tilkendegivelser, der ikke er udtryk for beslutninger, men alene er af informativ karakter orienteringer, efterretninger processuelle spørgsmål, f.eks. indhentelse af oplysninger fra forvaltningen eller fremsendelse af sager i høring beslutning om indstilling til byrådet ØK s beslutninger, som er truffet i forbindelse med tilvejebringelse af budgetforslaget, herunder udmeldinger til de øvrige udvalg om budgetbesparelser m.v. en udvalgsbeslutning om et udvalgsmedlems habilitet, fordi afgørelse er henlagt til udvalget jf. forvaltningslovens 6 delbeslutninger i et udvalg, hvor der forelægges til endelig beslutning senere i udvalget eller indstilles til byrådet. Hvis den endelige beslutning ligger i udvalget, så kan et medlem på dette tidspunkt benytte sin standsningsret. Hvis der er tale om indstilling til endelig beslutning i byrådet, så kan et medlem ikke benytte sin standsningsret, jf. 4. dot. Hvad er konsekvensen af en udnyttet standsningsret? Et udvalgsmedlem, der benytter sin standsningsret, standser som nævnt alene, at beslutningen bliver ført ud i livet. Når sagen er begæret i byrådet betyder det, at byrådet har pligt til behandle sagen (træffe realitetsafgørelse) og træffe afgørelse om, hvorvidt den standsede beslutning skal udføres. Da der foreligger en udvalgsbeslutning/-afgørelse, vil Side 16

18 byrådet kunne indskrænke sig til at træffe beslutning om, at udvalgets beslutning/afgørelse skal udføres. Er en sag begæret indbragt for byrådet, skal den forelægges for byrådet uden unødig forsinkelse evt. via ØK og andre udvalg. Det forhold, at sagen er begæret i byrådet, forhindrer altså ikke, at sagen går i ØK og evt. andre udvalg. (Det kan faktisk være sådan, at sagen er begæret i byrådet, fordi udvalgsmedlemmet mente, sagen også burde forelægges for et andet udvalg). Selv om sagen er indbragt for byrådet, så er et udvalg ikke afskåret fra at tage sagen op med henblik på at ophæve beslutningen eller med henblik på at afgive en ændret indstilling til byrådet. Men udvalget kan ikke selv afgøre sagen. Det vil typisk være sådan, at sagen går til byrådet via ØK. ØK kan ikke kræve, at et udvalg på ny tager sagen op. Det kan imidlertid være i et udvalgs egen interesse at få mulighed for at vurdere sagen på ny på grundlag af ØK s bemærkninger. Udvalget kan udtale sig eller give en ny indstilling eller henholde sig til den standsede beslutning, men kan ikke standse sagens gang i byrådet. Side 17

19 11 Kilder Lov om kommunernes styrelse, lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009 med senere ændringer. Lov om kommunernes styrelse, Normalforretningsorden, Med kommentarer af Hans B. Thomsen, Pernille Christensen, Christian Schønau. Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 2. udgave Betænkning nr. 996, 1983, om ansvarsplacering og reaktionsmuligheder i kommunestyret. Indenrigs- og Socialministeriets udtalelser om KSL 23. Side 18

20 Bilag 1 Habilitet og inhabilitet 1. Indledning Habilitet og inhabilitet er så at sige to sider af den samme sag. At en person er habil, betyder kort sagt, at personen kan varetage bestemte opgaver eller deltage i en bestemt sags behandling. Inhabil betyder, at personen ikke kan varetage bestemte opgaver eller deltage i en sags behandling. Grundlæggende kan man tale om to former for habilitet. Almindelig/generel habilitet og speciel habilitet. Almindelig/generel habilitet angår spørgsmålet om hvilke nærmere krav, der skal være opfyldt for, at en person må bestride bestemte opgaver/hverv. Derudover skal den pågældende person rent faktisk - fysisk og psykisk - være i stand til at påtage sig opgaven/hvervet. Der kan være tale om både positive habilitetskrav (krav og betingelse som skal være opfyldt - f.eks. alder og særlige kvalifikationer) og negative habilitetskrav (forhold, der udelukker, at en person fra varetage bestemte opgaver/hverv, fx kan en borgmester ikke samtidig være ansat i kommunen). I kommunestyrelsesloven 29 er der taget stilling til, hvornår der foreligger uforenelighed mellem et politisk hverv og ansættelsesforhold i samme kommune. Ved et byråds konstituering tages der højde for disse regler. Udover reglerne i KSL 29 kan en politiker være speciel inhabil efter forvaltningslovens 3 i en konkret sag. Speciel habilitet angår det spørgsmål, at der i forbindelse med en konkret sags behandling ikke må foreligge forhold, der er egnet til at vække tvivl, om personen varetager andre interesser end den saglige kommunale interesse, der skal varetages ved sagens behandling. En person er med andre ord inhabil, hvis den pågældende i den konkrete sag befinder sig i en interessekonflikt, fordi den konkrete sag fx angår familie eller virksomheder, den pågældende har interesser i m.v. Dette notat handler om speciel inhabilitet, altså om hvornår ansatte/politikere pga. konkrete interessekonflikter ikke må deltage i en sags behandling. 2. Speciel inhabilitet Det er afgørende for den almindelige tillid til kommunen, at det er udelukket, at ansatte/politikere kan varetage private eller andre interesser, der er egnet til at vække tvivl om den pågældendes upartiskhed. Begrundelsen for inhabilitetsreglerne er, at det kan befrygtes, at en person, der af særlige grunde har en speciel interesse i en sag, vil lade sig påvirke af det, således at afgørelsen bliver urigtig eller eventuelt ulovlig. De generelle regler for speciel inhabilitet findes i forvaltningslovens kap. 2. Om forhold, der kan begrunde inhabilitet, findes i forvaltningslovens 3. Kort sagt er en ansat/en politiker inhabil, når der foreligger en situation, som er egnet til at så tvivl om den ansatte/politikerens upartiskhed. Det har ingen betydning om den ansatte/politikeren rent faktisk vil være/er upartisk. Blot muligheden er til stede. Der er altså ikke tale om en konkret mistanke til den pågældende om at varetage uvedkommende interesser, men alene en forebyggelse af en abstrakt risiko herfor. Det er også en beskyttelse af den ansatte/politikeren, at det er udelukket, at den pågældende kan deltage i en sags behandling, hvis der efter loven foreligger en interessekonflikt. Side 19

21 Hvis ansatte/politikere er inhabile: må de ikke deltage i sagens behandling. Der er tale om hele sagens behandling, og ikke blot når der skal træffes afgørelse/beslutning den pågældende skal selv oplyse/underrette som sin inhabilitet Ansatte Ansatte må underrette deres leder. Er den ansatte inhabil, skal sagen overgå til anden medarbejder, og den ansatte må ikke deltage i sagens behandling. Er lederen inhabil, skal sagen gå til en anden del af forvaltningen. Politikere I kommunestyrelsesloven (KSL) 14, stk. 1, står, at det er byrådet, der træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at den pågældende er udelukket fra at deltage i byrådets forhandling og afstemning om sagen. Medlemmet har pligt til ( 14, stk. 2) at underrette byrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Medlemmet må gerne deltage i behandling og afstemning om spørgsmålet om medlemmets habilitet. Dette er en afvigelse fra forvaltningsloven 6, stk. 1, om, at en person ikke må deltage i behandling og afgørelse af den pågældendes person inhabilitet (jf. forvaltningslovens 6, stk. 3, 2 pkt. jf. forarbejder til KSL 14). Træffer Byrådet afgørelse om, at medlemmet er inhabilt, skal medlemmet forlade lokalet under sagens behandling. Se nærmere også Byrådets forretningsorden 8, herunder om indkaldelse af stedfortræder (svarer til indholdet af KSL 14): "Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger 8. Byrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at medlemmet er udelukket fra at deltage i Byrådets forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod han ikke er afskåret fra at deltage i Byrådets forhandling og afstemning om, hvorvidt medlemmet skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling. Stk. 2. Et medlem skal underrette Byrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Stk. 3. Når et medlem må forventes at blive erklæret for inhabil i forhold til en sag, der skal behandles i Byrådets møde, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling. Stk. 4. Hvis Byrådet træffer beslutning om et medlems inhabilitet, uden at stedfortræderen er indkaldt, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, kræve sagen udsat til det efterfølgende møde. Udsættelsen kan dog ikke ske, hvis 2/3 af de tilstedeværende medlemmer modsætter sig dette, eller hvis udsættelse vil medføre overskridelse af frister, der er fastsat i lovgivningen eller af andre myndigheder." Hvad gør man i den forhåbentlig sjældne situation, at byrådet mister sin beslutningsdygtighed pga. inhabilt medlem, og en udsættelse vil medføre overskridelse af frist (eller det vil medføre væsentlig skade for private eller offentlige interesser)? I disse situationer kan man lade det inhabile medlem deltage i sagens behandling og beslutning. Er behandlingen ikke strengt Side 20

22 nødvendig på det pågældende tidspunkt af de nævnte grunde, må sagens behandling udskydes. Inhabilitetsgrunde efter forvaltningslovens 3 Personlig eller økonomisk interesse eller tidligere været repræsentant Den ansatte/politikeren selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er - eller har tidligere i samme sag været - repræsentant for nogen, der har en sådan interesse. Slægtskabsinhabilitet Den ansatte/politikerens ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op- eller nedstigende linje eller i sidelinjen, så nær som søskendebørn, eller andre nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse. Tilknytning til et selskab, forening m.v. Den ansatte/politikeren deltager i ledelsen af eller har i øvrigt en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald. Deltagelse i kontrol/tilsyn Hvis sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over for en anden offentlig myndighed, og vedkommende tidligere hos denne myndighed har medvirket ved den afgørelse eller ved gennemførelsen af de foranstaltninger, sagen angår. Øvrige omstændigheder Hvis der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed. Vær særligt opmærksom på den første inhabilitetsgrund. Her gælder, at når et medlem har optrådt som repræsentant for en person/en virksomhed, så er medlemmet inhabil ved kommunens behandling. Nedenfor kan ordlyden af forvaltningslovens kap. 2 læses. Prøvelse af inhabilitet Ankeinstanser påser, at habilitetsregler er iagttaget ved en sagsbehandling. Derudover kan Tilsynet, Statsforvaltningen Sjælland (det tidligere Tilsynsråd) og Folketingets Ombudsmand (ved klage eller af egen drift) påse, om reglerne er overholdt. Endelig kan der rejses sag ved domstolene. Retsvirkning af inhabilitet De ovenfor nævnte instanser tager stilling til, om der ved sagens behandling har deltaget ansatte/politikere, som har været inhabile. Habilitetsregler hører til den gruppe af regler, som kaldes "garantiregler". Det vil derfor som hovedregel føre til, at når inhabilitet konstateres, er afgørelsen/beslutningen ugyldig. Der kan dog være særlige konkrete omstændigheder, som bevirker, at den foreliggende inhabilitet har været uden betydning for sagens behandling og afgørelse. I disse tilfælde vil instanserne konstatere, at der har foreligget inhabilitet, men af konkrete grunde undlade at beslutte, at afgørelsen skal være ugyldighed. 3. kort om inhabilitet for politikere, der samtidig er ansatte Som nævnt under 1 kan politikere, der samtidig er kommunalt ansatte være inhabile efter to bestemmelser: Generel inhabil efter KSL 29 eller speciel inhabil efter forvaltningslovens 3. Side 21

23 Uden for de tilfældegrupper der er angivet i KSL 29, antages det, at der skal foreligge ganske særlige omstændigheder, for at en kommunalt ansat anses for generelt inhabil i et kommunalt udvalg. Det vil være en forudsætning, at det kan konstateres, at den pgl. hyppigt vil være inhabil ved behandling af sager i det pågældende udvalg. Det forhold at et udvalgsmedlem fx i en kortere periode vil være inhabil i et større antal sager, vil normalt ikke kunne føre til generel inhabilitet. Forvaltningslovens 3 indeholder som sådan ikke regler om generel inhabilitet, men alene om hvornår en person er speciel inhabil. Dog indeholder bestemmelsen i forvaltningsloven en forudsætning om, at det - når en person udpeges til at beklæde en stilling/hverv inden for den offentlige forvaltning - tilstræbes at undgå at udpege en person, hvor det på forhånd kan konstateres, at den pgl. hyppigt vil være speciel inhabil. Ved bedømmelsen af om der foreligger generel inhabilitet lægges der vægt på den forventelige specielle inhabilitet (hyppigheden). Afgørelsen kan dog ikke udelukkende træffes efter et kvantitativt kriterium. Med andre ord skal der ikke alene lægges vægt på det relative antal sager, hvori den pågældende vil være inhabil, men også på disse sagers betydning (jf. tillid, forvaltningslovens 3, stk. 5). Det mest typiske, der skal tages stilling til er, hvornår en politiker, der er ansat i kommunen, er speciel inhabil. Og her vil der foreligge speciel inhabilitet i det omfang kriterierne i forvaltningslovens 3 er opfyldt (se bestemmelsen nedenfor). Det mest vanskelige at tage stilling til er opsamlingsbestemmelsen i 3, stk. 1, nr. 5: "der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed". Eksempler på udtalelser fra Indenrigsministeriet: Udt af : "En kommunalt ansat, der afgiver indstilling i en sag til en kommunalbestyrelse, som han er medlem af, er imidlertid i den situation, at han afgiver indstilling til sig selv. Han vil samtidig over for kommunalbestyrelsen være tjenstlig ansvarlig for indstillingen og vil typisk selv skulle stå for opfølgningen af kommunalbestyrelsens beslutning. Såfremt det pågældende kommunalbestyrelsesmedlem deltager i kommunalbestyrelsens behandling af sagen, vil der efter Indenrigsministeriets opfattelse generelt være grund til at antage, at han vil være påvirket af den holdning, han tidligere har indtaget som kommunalt ansat, og dermed ikke være uhildet i sin stillingtagen som kommunalbestyrelsesmedlem. Der vil derfor i sådanne tilfælde ofte foreligge omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om den pågældende upartiskhed, således at den pågældende må antages at være inhabil efter forvaltningslovens 3, stk. 1, nr. 5." Udt af "I det foreliggende tilfælde var kommunalbestyrelsesmedlemmet ansat som skatteinspektør i kommunen. Ved en særlig forretningsorden for ledergruppen i kommunen var der etableret et formaliseret samarbejde mellem de seks ledelsesrepræsentanter, herunder skatteinspektøren, og borgmesteren, økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Ledergruppen blev af kommunalbestyrelsen pålagt at udarbejde forskellige modeller for en organisationsplan for ældreområdet. Ledergruppen udarbejdede tre løsningsforslag, der af ledergruppen blev forelagt for kommunens socialudvalg, økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Ingen af forslagene berørte skatteforvaltningen. Kommunalbestyrelsen besluttede, at ledergruppen skulle arbejde videre med detaljerne i et af forslagene, og at der skulle indhentes forskellige udtalelser. Sagen blev herefter behandlet på et kommunalbestyrelsesmøde med henblik på en formel beslutning om valg af løsningsmodel. Side 22