Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: Kl. 21:51 Bestyrelsen FA09 Gæster. Frank Hansen (FH) Kjeld Skelmose (KS)

Transkript

1 Referat , Side 1 af 7 Emne Deltagere Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: Kl. 21:51 Bestyrelsen FA09 Gæster Lisbeth Jallbjørn (LJ) Dennis Kofoed (DK) Frank Hansen (FH) Kjeld Skelmose (KS) Mikael Høyer-Andersen (MHA) Kasper Nørballe (KN) Bjørn Larsen (BL) Lone Lund-Rasmussen (LLR) Jørgen Weng (JW) Bo Eggertsen (BE) Karin Aunsfort (KA) Punkter Mette Hansen (MH) 1. Valg af ordstyrer og referent 1.1 Ordstyrer 1.2 Referent 1.3 Generel information 2. Emner til/fra varmemesteren og administrationen 2.1 Lukket emne 2.2 Lukket emne 2.3 Vaskebetalingssystem 2.4 Hårde hvidevarer ved flytning 2.5 Montering af fejelister ved fraflytning 2.6 Bevaring af stierne mellem BRV og Bredager 2.7 Flytning af hæveautomat 2.8 Leverandører af køkkener 2.9 Lejemålstilstand ved indflytning 2.10 Genansøgning og genafstemning af kollektiv råderet 2.11 Kanter/forlængelse af bede 2.12 Rygning i kældergange samt henstilling af inventar 2.13 Røgalarmer 2.14 Huller i asfalt 2.15 Jord til rosenbede 2.16 Lukket emne 2.17 Vinduer 3. Godkendelse af sidste referat 3.1 Godkendelse af sidste referat 4. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen 4.1 Orientering fra formanden

2 , Side 2 af 7 5. Projekter 5.1 Helhedsplansprojekt 6. Budgetter 6.1 Ingen emner 7. Klagesager 7.1 Lukket emne Arrangementer 9.1 Ingen emner 10. Planlagte møder 10.1 Planlagte møder 11. Eventuelt 11.1 Ingen emner

3 , Side 3 af 7 Pkt. 1 Pkt Pkt. 1.1 Ordstyrer: LJ Pkt. 1.2 Referent: FH Pkt. 1.3 Generel information: Ingen informationer. Emner til/fra Varmemesteren og administrationen Emne: Vaskebetalingssystem, Bestyrelsen : BE har fundet Mieles tilbud og har haft besøg af Miele. BE var ikke imponeret over deres tilbud samt besøget. BE har indhentet tilbud fra Nortec, med et briksystem som også kan benyttes til fx døradgang. Der er forbundet et månedlig abonnement på 41 Kr. pr vaskeri, som dækker bl.a. fremtidige opdateringer samt service af udstyr. Prisen burde kunne forhandles ned. Det samlede tilbud på systemet er ex. moms og eks. brikker og abonnement. Brikker står til 40 Kr. pr. stk., men BE har aftalt at vi kun skal give 20 Kr. pr. stk.. hvis Nortec vælges. BE sammenligner med tidligere tilbud fra Service Centralen. Systemet fra Service Centralen kan dog ikke udvides med et bookingsystem : BE har indhentet materiale, men da han er på ferie, tager vi emnet op på næste møde i stedet : KS beretter, at der ikke vil tilgå yderligere gebyrer fra FA09 ved valg af nyt vaskesystem. BE har fundet et par kort til så vi kan køre lidt endnu på det gamle. BE har modtaget de tilbud bestyrelsen har modtaget, og kigger dem igennem, og giver hans besyv med, da han har erfaring med indkøb af vaskesystem : BE melder at der nu kun er ét kort tilbage til udlevering. KS melder at der ved valg af nyt vaskesystem, tilgår et administrationsgebyr. KS vender tilbage med hvad gebyret består i. BE undersøger om der kan skaffes gamle kort til genbrug. Bestyrelsen gennemser tilbuddet og beslutter hvilket system der skal indkøbes. Emne: Hårde hvidevarer ved flytning, BE : Afventer skriv, da der er dukket nye informationer op : Vi afventer et oplæg til hvordan skriv kan udføres således det stemmer overens med det forhold som er diskuteret : BE gør opmærksom på, at i forbindelse med isætning af kogeplader i bordplader (dropinetter), vil fjernelse af disse i forbindelse med flytning, jf. reglerne, blive betragtet som misvedligehold, grundet udskæringen i bordpladen. Der skal kigges på at ændre det skriv i beboermappen, som beskriver reglerne omkring hårde hvidevarer, fx. erstatte ordet komfur med: komfur/indbygningsovn og kogeplader/dropinette. BE gør ligeledes opmærksom på, at det er tilladt at indflytter overtager hårde hvidevarer, hvis der foreligger en skriftlig aftale imellem fraflytter og indflytter herom, som er udleveret til varmemesteren/fa09. Hvis inventar bliver efterladt i lejemålet, som ikke på normal vis indgår i lejemålets vedligeholdelse ved et flyttesyn, vil det automatisk indgå i lejemålets vedligeholdelse, og altså overgå til afdelingens drift. Emne: Montering af fejelister ved fraflytning : Materialet er træ/fyr i samme farve som gulv. KA forespørger om fejelister må indkøbes på vedligeholdelseskonto. KS siger OK for dette. Ved indfatninger bliver der ikke monteret fejeliste. Der bliver i stedet fuget, da afstanden her kan være stor. Emne afsluttes : Bestyrelsen vil gerne vide, om hvilket materiale listerne er i, samt hvilken/hvilke farver, som vil blive benyttet, samt om korrekt farvevalg vil blive foretaget afhængig af fodlistefarve : BE beretter at der fremover vil bliver monteret fejelister efter gulvafhøvling for, at minimere trækgener.

4 , Side 4 af Emne: Bevaring af stierne mellem BRV og Bredager : KS har haft møde med Brøndbyparken og kommunen. KS beretter at det kan være en mulighed at flytte vinduer i gavlene om til siden, for at mindske muligheden for naboen til at kigge ind. Nogle beboere har givet udtryk for at de ønsker dette. KS beretter også at han har ytret ønske om at der ikke bliver oprettet grillplads på de planlagte hyggepladser, da de vil være til gene for beboerne i gavlene. Brøndbyparken er interesseret i at være behjælpelige økonomisk i forbindelse med flytning af vinduerne. Bestyrelsen ønsker en dialog med Brøndbyparken. KS inviterer og indkalder bestyrelserne imellem : KS melder at der er indkaldt til møde med Brøndbyparkens administration og kommunen : Jf. mark og vejfredningsloven, ønsker bestyrelsen at stierne bevares mellem BRV og Bredager i forbindelse med Bredagers helhedsplan, hvor der er planlagt at stierne skal lukkes af. KS bedes formulere et skriv, som sendes til Brøndbyparken, omkring vores krav, og holdes dette ikke i hævd, vil bestyrelsen fremsætte en klage hos kommunen. Emne: Flytning af hæveautomat : KS beretter at der er kommet ny bestyrer. Han tager kontakt med denne : KS melder at der skrevet til banken, men der intet er hørt : Bestyrelsen udbeder svar omkring hvorvidt det kan lade sig gøre at flytte bankens hæveautomat til modsatte side af banken. KS har bolden, men BE har ikke fået nogen beskeder fra KS. Emne: Leverandører af køkkener : Pt. Har vi HTH og Vordingborg som leverandører. BE gør opmærksom på, at lyskilder tilvalgt i en køkkenudskiftning, automatisk indgår i lejemålets vedligeholdelse (boligforeningens ejerskab), ved fraflyttelse. Dette betyder at hvis der er valgt dyre løsninger, som er godkendt ved opgaveafslutning, kan blive en stor vedligeholdelsesudgift for boligforeningen : Det kan ikke lade sig gøre at benytte IKEA, da der er nogle økonomiske barrierer : Bestyrelsen ønsker at der indhentes nye aftaler omkring tilbud på køkkener/badeværelser hos leverandørerne, samt der ønskes mulighed for andre leverandører, fx IKEA. Bestyrelsen forespørger om BE kan indhente informationer herom, men der tvivl om hvorvidt opgaven ligger hos FA09 eller hos BE. Emne: Lejemålstilstand ved indflytning : Alt afhængigt af hvornår Landsbyggefonden er klar til at få sat projektet i gang, mener KS at der skal udarbejdes en standardliste for hvad som skal udskiftes. Emne afsluttes : Bestyrelsen ønsker at der sættes en minimum standard for lejemålene i afdelingen, her i blandt el/stikkontakter. LJ mener at der skal skiftes/opdateres el-arbejde ved fraflytning. Vi afventer at Landsbyggefonden kommer ud og vurderer vores sag, før vi stemmer om hvad som skal ske. Landsbyggefonden kommer ud 5. Maj : Tilstanden af lejemålenes tilstand skal fastsættes, da vi ikke ønsker at lejemålene skal være under brugbar standard ved indflytning. Emnet tages op på næste bestyrelsesmøde. Emne: Genansøgning og genafstemning af kollektiv råderet : KS melder at materiale til næstkommende beboermøde er klart : KS har meldt at der skal genansøges og genstemmes omkring kollektiv råderet. Bestyrelsen udbeder dokumentation på, hvor ofte der skal indhentes godkendelse fra kommunen, samt stemmes omkring kollektiv råderet i afdelingen.

5 , Side 5 af Pkt Emne: Kanter/forlængelse af bede : BE beretter at der opsættes Prydlaurbær (Kirsebærlauerbær, Otto Luyken) i alle bedene ved torvet. Der skal sættes op mod 80 planter og det forventes at koste i omegnen af ,- Kr. inkl. moms og levering. De to bede mellem blok 6-8 vil blive anlagt som et stenbed mellem blok 7 og 8 (alle marksten fra de gamle bede bliver genbrugt) og et magen til de øvrige bede mellem blok 6 og 7. Planterne fra gavl-bedene flyttes til bedet mellem blok 6 og 7 og gavl-bedene omlægges til græsareal. Opgaven vil løbe op i for to bede plus planter til stenbedet, så KS foreslår at indlægge udgifterne i DV planen til næste år, og derved udskyde opgaven lidt. Bestyrelsen ønsker opgaven løst snarest muligt, hvis der er penge sat til siden til opgaven : BE har bedt om at få tilbud på kant/forlængelse af bede mellem blok 6-8. Emne: Rygning i kældergange samt henstilling af inventar BE : BE har meldt til administrationen at en beboer har inventar opbevaret i kældergangene. Henstilling er sendt til beboer, samt BE har haft kontakt med beboer : DK melder at der bliver smidt cigaretskodder i kældergangen især i blok 8. Der ud over henstilles der mange beboergenstande på fællesarealerne i kælderne. Bestyrelsen forespørger hvilke muligheder vi har for håndtering af problemet. DK melder at for de genstande hvor de har kunnet udlede ejerne, er der afleveret en skrivelse om fjernelse af disse til lejemålene. Emne: Røgalarmer BE : BE beretter at der er indkøbt nye batterier. BE er i gang med opgaven : Der opleves at batterierne er begyndt at være flade allerede. Alarmerne begynder at hyle. Bestyrelsen ønsker at der tages kontakt med leverandøren omkring den korte batterilevetid. Emne: Huller i asfalt : Opgaven er registreret og udføres når vejr tillader det. Emne afsluttes : Der er adskillige huller i asfalten langs med BRV, samt ved bumpet ved svinget BRP. DK melder videre til BE, som bedes fylde huller ud midlertidigt (de som kan), evt. med grus. Vi afventer at Landsbyggefonden kommer forbi 5. Maj. Emne: Jord til rosenbede : BE vil gerne fylde rosenbede om med nyt jord, samt plante Lavendler sammen med. Bestyrelsen siger ok til dette. Emne afsluttes. Emne: Vinduer : KS har fået lavet et overslag på udskiftning af vinduer på ekskl. hoveddør og altandøre/vinduer, som vil give en huslejestigning på ca. 9%. Bestyrelsen giver udtryk for at administrationen har meldt at der skulle være henlagte midler til at dække udgiften. Dette mener KS ikke der er. KS undersøger nærmere. Godkendelse af sidste referat Emne: Godkendelse af sidste referat Bestyrelsen : Referatet blev godkendt.

6 , Side 6 af 7 Pkt Pkt Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen Emne: Orientering fra formanden LJ : LJ beretter at der har været afholdt et internt møde med afdeling 2, hvor både medlemmer fra afd. 1 og 3 har deltaget. LJ har modtaget årsregnskab for 2014, som hun underskriver og sender tilbage til administrationen. Projekter Emne: Helhedsplansprojekt Bestyrelsen & FA09 Opfølgning: Ved løbende nyheder : Landsbyggefonden kommer ud 5. Maj. KN foreslår at der ventes med at bestemme noget omkring udskiftning af vinduer, indtil Landsbyggefonden har været her. LJ foreslår at nogen fra bestyrelsen deltager i besigtigelsen, således bestyrelsen har både indsigt og indflydelse på processen : Vi har fået melding fra KN om, at vores ansøgning omkring helhedsplan, er blevet præliminært behandlet, og der er afsat en foreløbig støtte på 33 millioner, men at projektet tidligst kan forventes igangsat i LJ sender nyhedsbrev ud til beboerne omkring emnet, om at der nu vil blive kigget på udskiftning af vinduer, da vi har for mange vinduer som trænger til udskiftning nu. Der skal indhentes tilbud på udskiftning af alle lejemålsvinduer. Bestyrelsen ønsker også at der laves tilbud på udskiftning af kældervinduer, som der kan tages stilling til separat. MHA og BE kigger sammen på hvilke modeller, materialer og udformninger som er aktuelle. LJ deltager måske også, og hører JW om han også ønsker at deltage. Bestyrelsen har givet dispensation til udskiftning af et køkken i forbindelse en fraflytning, grundet dets ringe stand. Grundet flere af køkkenernes tilstand og udskydelsen af helhedsplanen, har bestyrelsen valgt at tillade udskiftning af både køkken og badeværelse igen (individuel modernisering) : Det forventes at vi hører noget senest efter sommeren. KS har ikke modtaget tilbud endnu på badeværelsesvinduer : Der er stadig ikke noget nyt fra LBF. KS undersøger pris på udskiftning af badeværelsesvinduer for alle blokke : Administrationen rykker Landsbyggefonden for nyheder omkring godkendelse af projektet : Landsbyggefonden har meldt tilbage at vi er accepteret i udvælgelsespuljen. Dette er ikke et tilsagn om at vi er godkendt til støtte, men kun t vi er i betragtning : Bestyrelsen vil gerne bede om retningslinjer for hvilke hensigtsmæssigheder der kan tages i forbindelse med udskiftning af fx ældre køkkener. Udsigterne til igangsætning af helhedsplanen er meget langt væk, og nogle køkkener er i så dårlig stand og så gamle at de ikke er brugbare længere : Bestyrelsen påtaler at FA09 gerne må have i mente, hvordan vi administrerer vores kælderrum. Hvis der oprettes flere lejemål, hvordan skal fordelingen så foregå. Kunne der evt. laves loftsrum. KN har orienteret LJ om at ansøgningen er indsendt til Landsbyggefonden og vi kan forvente ca. et års svartid. MS vender tilbage til LJ omkring informationsmøde for beboerne i Juni måned : Flemming fremviste nyt oplæg til hvordan den nye udformning kunne se ud. Landsbyggefonden støtter ikke udvendige elevatorer, så elevatorer skal derfor bygges ind i opgangene. Det foreløbige økonomiske grundlag og forslag til hvordan blokkene kan ændres, som blev præsenteret i dag, har vi nikket OK til, og disse sendes ind til Landsbyggefonden. Landsbyggefonden skal herefter returnere en tilbagemelding. Vi afventer derfor svar fra FA09, når de modtager svar fra Landsbyggefonden. Der vil blive indkaldt til et informationsmøde for beboerne omkring projektet, så snart alle informationer er på plads. Der er ikke taget konkrete beslutninger omkring projektet på nuværende tidspunkt. Alt foreligger på et fiktivt niveau, og de endelige beslutninger vil ligge hos beboerne, når disse er klar til præsentation. Beboerne vil løbende blive informeret : FA09 deltager i næste bestyrelsesmøde, da der er udarbejdet nyt materiale, som skal præsenteres. LJ indkalder til et separat bestyrelsesmøde, hvor kun dette emne behandles : Emne pågår : Vi afventer svar fra Landsbyggefonden, og der kan gå op til et år før end at de vender tilbage : Vi har i dag besøg af Kasper Nørballe og Lone Lund fra FA09 og Flemming Dahl fra tnt arkitekter og Henrik Holmsgaard fra Holmsgaard rådgivende ingeniører. Gruppen har prøvet at opsætte et oplæg til hvordan økonomien kunne se ud ved en helhedsplan, og uden helhedsplan for samme opsætning. Formålet er at

7 , Side 7 af 7 Pkt Pkt Pkt. 8 Pkt Pkt klarlægge og skabe et overblik over påvirkningen og konsekvenserne ved henholdsvis, at oprette individuelle lån på de opgaver/projekter som afdelingen står over for de næste 10 år fremfor, at udfører en helhedplan med støtte fra Landsbyggefonden. Emnet slås sammen med punkt 5.1 Tage og vinduer som nye projekter og omdøbes til Helhedsplansprojekt : Emne pågår : Emne pågår : Bestyrelsen er blevet præsenteret for muligheden for at få lavet tagetager. Projektet er i forbindelse med Helhedsplanen for, at forbedre muligheden for støtte fra Landsbyggefonden. Tilstede til fremlæggelsen var Kasper Nørballe (forvaltningsdirektør i FA09), Flemming Dahl (TNT arkitekter), og Henrik Holmsgård (Holmsgaard rådgivende enginører). Flemming præsenterede materialet, som består af 4 forslag. Bestyrelsen skal nu gennemse materialet, og mødes igen med FA09 og drøfte det videre forløb. Budgetter Ingen emner Klagesager Ingen titel (benyttes ikke) Arrangementer Ingen emner Planlagte møder Emne: Planlagte møder Bestyrelsen Kl afholdes der bestyrelsesmøde Kl afholdes der hovedbestyrelsesmøde Kl afholdes der bestyrelsesmøde (rykket fra ) Kl afholdes der repræsentantskabsmøde (rykket fra ) Kl afholdes der bestyrelsesmøde Kl afholdes der hovedbestyrelsesmøde Kl afholdes der hovedbestyrelsesmøde Kl afholdes der hovedbestyrelsesmøde. Pkt Kl afholdes der hovedbestyrelsesmøde. Eventuelt Ingen emner