BOLIGKONTORET FREDERICIA

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 22. februar 2012, kl på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Torsten Mørck, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen,Lone Jensen, Lone Löyche, Allan Deluga, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Afbud: Preben Lærche Dagsorden til bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 20. december 2011 Indstilling: Til godkendelse. 2. Diverse meddelelser fra BL Fratrædelsesalder for ejendomsfunktionærer Redegørelse: Der har de sidste par år verseret to faglige sager i henholdsvis det civilretslige og i det fagretslige voldgiftssystem om samme overordnede emne vedrørende ejendomsfunktionærernes fratrædelsesalder, jf. 17, stk. 4 (tidligere 8, stk. 4) i Overenskomst for ejendomsservice. Begge sager var rejst af ESL på vegne af et medlem. Problemstillingen i det civilretslige system (Østre Landsret) vedrørte en fortolkning af bestemmelser i Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet m.v. ESL s anbringende var, at bestemmelsen om, at ejendomsfunktionærerne skal fratræde, når de fylder 65 år (=nuværende folkepensionsalder) er ulovlig i henhold til lovens generelle krav om en fratrædelsesalder på 70 år. Dette krav frafaldt fagforeningen imidlertid efter møde i Østre Landsret. 1

2 fortsat Den anden sag vedrørende samme paragraf i overenskomsten omhandlede dispensationsreglen, som betyder, at en boligorganisation og den lokale fagforening kan indgå en aftale (efter ejendomsfunktionæren er fyldt 65 år) om efterfølgende at fortsætte ansættelsesforholdet i op til 12 måneder med mulighed for yderligere forlængelse. ESL s påstand var (på baggrund af en konkret sag i en boligorganisation), at der var skabt en overenskomstmæssig kutyme - det vil sige, at ejendomsfunktionæren automatisk havde ret til at fortsætte ansættelsesforholdet, selvom boligorganisationen havde afvist at forlænge ansættelsen. ESL kunne dog ikke dokumentere deres påstand. BL bestred, at der havde dannet sig en overenskomstmæssig kutyme og pointerede, at siden bestemmelsen blev indført i 2005, foretages der altid en konkret vurdering i hver enkelt situation, hvor en medarbejder anmoder om en forlængelse af ansættelsesforholdet. Opmanden i voldgiftsretten frifandt BL, og dette betyder følgende: - Bestemmelsen i 17, stk. 4, gælder stadig i sin nuværende ordlyd. - Ejendomsfunktionærernes ansættelsesforhold ophører automatisk ved (folke)pensionsalderen, der p.t. er 65 år. - Boligorganisationerne kan fortsætte med at indgå aftaler om forlængelse (efter det fyldte 65. år). Beslutning: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden Indstilling: Ledige boliger vil blive taget som et separat punkt under punkt 10 Beslutning: Taget til efterretning 4. Indstilling vedr. årsregnskaber for 2011 Redegørelse: En overordnet gennemgang af hovedselskabets regnskab. Samt et estimeret resultat for afdelingerne. (Se vedhæftet fil) Hovedforening: Afvigelse på konto 511 Personaleudgifter. Kr (besparelse). Dels som følge af at man som en samlet organisation ikke skal svare lønsumsafgift og dels som følge af at man ikke har genbesat inspektørstilling som budgetteret. 2

3 Fortsat Afvigelse på konto 513 Kontorholdsudgifter. Kr (merforbrug) Dels som følge af en ekstraordinær udgave af beboerbladet, dels som følge af juridisk assistance vedr. tinglysning og ændrede adkomster i afdelingerne. Afvigelse på bruttoadministrationsudgifter. Kr (besparelse) Der er et samlet estimeret overskud på kr Underskud i afdeling 214 i Korskærparken, samt lån forslås dækket af dispositionsfonden. Såvel dækning af underskud samt fjernelsen af lån er en del af finansieringen i renoveringsstøtteordningen for afdelingen. Underskud i afdelingen er ca. kr , lånet er kr. 1,3 millioner. Indstilling: Til godkendelse 5. Forberedelse af repræsentantskabsmødet den 10. maj 2012 Redegørelse: Forslag om endelig program. Indstilling: Indlæg fra Jacob Bjerregaard, MF for Socialdemokraterne, valgt i Fredericia kredsen. Til mødet foreslås vedtaget en handleplan for bestyrelsens arbejde i Forslag til dagsorden: Til Repræsentantskabet i Boligkontoret Fredericia 10. april 2012 Der indkaldes hermed til ordinært repræsentantskabsmøde i henhold til vedtægternes 7. Torsdag, den 10. maj 2012 kl Mødet afholdes på Fredericia Messecenter Vestre Ringvej 101, 7000 Fredericia Dagsorden: 1) Valg af dirigent 2) Valg af stemmetællere. 3

4 fortsat 3) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 4) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 5) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 6) Valg til bestyrelsen jf. 11 a. Næstformand. På Valg er Flemming Nis Lorenzen som er villig til genvalg c. Bestyrelsesmedlemmer. På valg er Edvin Steiness, Rita Jensen, Bent Klindt Andersen, Jørgen Andersen, Kirsten Sørensen, Anker Warncke, Poul Erik Poulsen, Lone Löyche og Allan Deluga (Alle bestyrelsesmedlemmer er villig til genvalg) d. 5 Suppleanter 7) Valg af revisor. 8) Eventuelt. Under punktet vil folketingsmedlem Jacob Bjerregaard fra Fredericia berige os med et indlæg. Forslag der ønskes behandlet på repræsentantskabsmødet, skal være organisationsbestyrelsen i hænde senest den Med venlig hilsen Boligkontoret Fredericia Lis Gregersen Formand og kan udsendes 6. Forberedelse af formandsmøde planlagt til afholdelse d. 8. marts Waoo deltager med et oplæg om praksis for etablering af Internet/telefoni/antenne forsyning. Herudover foreslås, at der på mødet gives orientering med erfaringer fra andre boligorganisationer vedr. praksis for EMU mærkning. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Mødet flyttes til d. 27. marts 2012 kl. 18:00. Formandskab og direktør arbejder videre med det praktiske samt dagsorden. 4

5 7. Renovering og ombygning af administrationsbygningen Redegørelse: Der er den 2. februar 2012, afholdt licitation på renovering og ombygningen af administrationsbygningen. Resultatet af licitationen blev at udgiften blev 1. million kr. højere end estimeret. Arkitekt firmaet arbejder på et forslag til besparelser. Indstilling: Byggeudvalget / energiudvalget inddrages i besparelserne 8. Indstilling vedr. nyt logo for Boligkontoret Fredericia Redegørelse: Forslag til et nyt logo blev forelagt på bestyrelsesmødet. Efter drøftelser i udvalget er fokus på signalværdier og positive signaler. Logo skal signalere troværdighed og professionelisme. Mål er et logo der er moderne, men enkelt. Ikke firekantet, heller ikke for friskt. Ide logoet bruges blandt andet på hjemmeside, brevpapir, kuverter, brochurer visitkort, flag og skilte skal det være let genkendeligt og gennemgående. Designlinje skal være troværdig. Beslutning: Det præsenterede logo blev godkendt 9. Opgradering af hjemmesiden for Boligkontoret Fredericia Indstilling: Efter at Boligkontoret Fredericia s hjemmeside nu har være i luften i snart 3 år og der i den mellemliggende periode er sket en sammenlægning af de 4 boligorganisationers hjemmesider, foreslås det at der sker en modernisering af hjemmesiden. Herudover at der til hjemmesiden knyttes en App til smartfone. Pris for opgraderingen ca. kr Det endelige oplæg godkendes af medieudvalg og tages op i hovedbestyrelsen på et senere tidspunkt. 10. Ledige lejemål Redegørelse: Antallet af ledige lejligheder pr. 1. januar 2012 hos almene boligorganisationer er opgjort til Det er 334 flere end ved undersøgelsen pr. 1. december Af de ledige lejligheder pr. 1. januar 2011 er beliggende i 38 regionalt vanskeligt stillede kommuner. 5

6 Region / kommune Familie Ældre Ungdom I alt Procent Sønderborg (171) 3,36 Tønder (3) 2,52 Esbjerg (9) 0,24 Varde (17) 1,72 Vejen ,14 Aabenraa fortsat (50) 1,73 Fredericia (21) 1,22 Kolding (28) 1,05 Vejle (87) 1,60 Boligkontoret Fredericia I de senere år er udgiften til tomgang steget betragteligt i Boligkontoret Fredericia. 2009: ,- Lejetab 2010: ,- Lejetab 2011: ,- Lejetab Udviklingen giver anledning til en nærmere analyse, heraf kan udledes at problemerne med udlejning har en sammenhæng med huslejeniveauet og således er koncentreret om følgende afdelinger. 408 Købmagergade, Dalegade (Axeltorv) 718 kr. pr. m² 313 Kirsebærhaven, Ved Volden 726 kr. pr. m² 510 Jyllandsgade, Bjerggade, Kgs. Stræde 766 kr. pr. m² Område 1: 678 kr. pr. m² i gennemsnit Område 2: 618 kr. pr. m² i gennemsnit Område 3: 598 kr. pr. m² i gennemsnit Gennemsnitsleje område 1, 2, 3: 622 kr. pr. m². Følgende parametre er nu under fokus 1. Huslejeniveau 2. Depositum niveau 3. Tilstand 4. Indretning 5. Muligheder og regler 6

7 fortsat Følgende værktøjer / muligheder vil fra administrationen bringes i spil 1. Fokusgruppe 2. Spørgeskemaer 3. Besigtigelse Plan og Byg (Stine Degn) 4. (Genhusningslejemål for helhedsplaner) Beslutning: Administrationen udarbejder på baggrund af ovenstående nogle motiverede konkrete forslag der fremlægges for hovedbestyrelsen til kommende møde. 11. Godkendelse af målsætninger for Boligorganisationen Redegørelse: Bemærkninger til målsætninger fra Torsten Mørck samt svar fra formanden Anker Warncke og direktør Finn Muus. Indstilling: Til godkendelse med en tilpasning af målinger. Forvaltningsrevisionsudvalget får kompetence til sammen med administrationen at sætte fokus på de målsætninger der rent umiddelbart vil være målbare på den korte bane. Målingerne skal være realistisk og skabe værdi. Der måles ikke for målingernes skyld. Beslutning: Målsætningerne blev godkendt som indstillet. 12. Lukkede sager 13. Godkendelse af skema A for afd. 324 Ullerupdalvej Redegørelse: Projektet omfatter nybyggeri af 8 stk. boliger og servicearealer med forbindelsesgange til eksisterende bebyggelse samt ombygning af et par eksisterende boliger på den af eksisterende boinstitution Ullerupdalvej , Fredericia. Skitseprojekt er udarbejdet af ID arkitekterne De eksisterende boliger har status som almene familieboliger og de skal derfor ommærkes og sammenlægges med de nye almene ældreboliger til en samlet afdeling. Fredericia byråd har på deres møde den 6. februar 2012 godkendt skema A. Anskaffelsessum: Alment boligbyggeri skal opføres indenfor fastsatte maksimumbeløb som for 2011 udgør kr pr. m2 for almene ældreboliger i Fredericia Kommune, hertil kommer et energitillæg for i 2011 for lavt byggeri kr. 920 pr. m2. Maksimumbeløbet pr. m2 for nærværende projekt inkl. energitillægget udgør således kr

8 fortsat BOLIGDELEN: Der etableres 8 stk. 2-rumsboliger med et samlet areal på 600 m2 samt ombygges en bolig på 45 m2. Herudover etableres birum i form af skur samt uopvarmede forbindelsesgange. Maksimumbeløb for nærværende projekt: Nybyggeri 600 m2 á kr pr. m2 kr BOLIGDEL: Kalkuleret anskaffelsessum: Grundudgifter i alt kr Ekstraordinære udgifter til fundering kr Tilslutningsafgifter i alt kr Entrepriseudgifter i alt kr Omkostninger i alt kr Gebyrer i alt kr Samlet anskaffelsessum, inkl. moms kr Finansiering: Finansieringsberettiget anskaffelsessum kr , 84% Kreditforeningslån kr % Kommunal andel til grundkapital kr % Beboerindskud kr Husleje Der er kalkuleret med en ydelse 2,8% af anskaffelsessummen og et årligt administrationsbidrag på 0,27% af realkreditlånet. Øvrige driftsomkostninger er anslået til ca. 355 kr. /m². Ydelse på lån kr Administrationsbidrag kr Driftsudgift - specifikation fremgår af skema A kr Samlede boligudgift excl. forbrugsudgifter kr Årlig husleje pr. m² boligareal kr Månedlig husleje 2-rumsbolig á 75 m² kr Den angivne husleje er excl. udgifter til vand, varme, el og antenne. Forbrugsudgifter afregnes for boligerne efter forbrugsmålere. Boligindskud: 2-rums bolig á ca. 75 m² kr Beboerne vil være berettiget til boligstøtte og lån til boligindskud efter de gældende regler. fortsat Indstilling: At bestyrelsen godkender skema A herunder at afdelingerne sammenlægges til en afdeling. 8

9 14. Meddelelser fra formanden - Ny driftschef Steffen Møller Borgbjerg startet den 13. januar 2012, Steffen blev budt velkommen i hovedbestyrelsesregi. - Protestskrivelse til Fredericia Kommune vedr. busdrift og ny skolestruktur er afsendt. - I forbindelse med de boligsociale helhedsplaner er der afholdt møde med lokale virksomheder, med tanke på oprettelsen af partnerskabsaftaler med entreprenørerne. - Der er kredsbestyrelsesmøde for 7. Kreds d. 18. april kl på Hotel Legoland. - Forretningsudvalget har været på en ekskursion til Juulsbjergparken v/ Østerbo i Vejle. Se mere om Juulsbjergparken her: - Lis Gregersen koordinerer at der udføres en opdateret liste over bestyrelsesmedlemmers anciennitet i hovedbestyrelsen. - Man har i TREFOR drøftet vedtægtsændringer - Herunder en drøftelse af en fordeling af stemmer i forhold til antal af målere. 15. Administrativt nyt til orientering / beslutning Ændring af istandsættelsesordning for ungdomsboliger fra A til B ordning. Redegørelse: Det foreslås at istandsættelsesordningen for ungdomsboliger ændres til en B ordning. Formålet er at tilpasse håndteringen af ungdomsboliger til de særlige omstændigheder der gør sig gældende ved udlejning. Herunder blandt andet en stor flyttefrekvens og en boligstandard der bør matche en fortsat lav og fair husleje. Ved B-ordningen vil det være en mulighed at udlevere maling til en tilflyttende lejer der så selv håndterer normalistandsættelsen. Beslutning: Der skiftes fra A til B ordning i alle ungdomsboliger 9

10 Ny procedure omkring udlejning af beboerhus / gæsteværelse Redegørelse: Forslaget er, at al udlejning af beboerhuse og værelser, fremover opkræves over huslejen. Bagrunden for forslaget er, at alle indtægter fra en afdeling går ind i Regnskab / budget. Herudover vil vi have en mulighed for at kunne inddrive ikke betalte regninger. Ansøgning fra Apotekudsalget på Vesterbrogade om et udhængt reklameskilt Redegørelse: Apoteket ansøger om lov til at flytte nuværende skiltning så det bliver centreret hen over indgangspartiet. Nyt apotekerudsalg s skilt flyttes til bygningens fremspring. Det nye skilt er et udhængsskilt på 44 cm. Fredericia kommune skal ligeledes som en forudsætning i en godkendelse kunne godkende den nye skiltning. Vedtægter for Medborger- og Aktivitetshuse (se vedhæfte forslag for aktiviteshuset) Redegørelse: Som tidligere fremsendt på mail Helhedsplaner for Sønder- og Korskærparken afd og 503. Til orientering. Proces vedr. fysisk renovering er påbegyndt. I den anledning har afdelingsbestyrelserne været inviteret til drøftelser på BK. Huslejeniveauet skal fastsættes i de renoverede og i de ombyggede boliger. Alle boliger vil stige i husleje - ombyggede boliger bliver relativt dyrere og renoverede boliger bliver relativt billigere. Det første ekstraordinære afdelingsmøde er med afd. 310 og forgår mandag d. 27. februar. Eksempelvis vil en lejlighed på 108 m² vil stige med 546 kr. pr. måned + vandforbrug (som før har været indeholdt i huslejen). Realistisk set vil byggestart være primo Tryghedspakken: Inden renovering/ombygning af den enkelte boligblok påbegyndes, vil administrationen etablere personlig kontakt til alle beboere og være behjælpelige med alt vedr. beboers situation nu og i fremtiden. Beslutning: Taget til efterretning 10

11 Ny mødestruktur for personalemøder Redegørelse: Fra 1. januar 2012 er mødestrukturen således: Dag Type Start Varighed (Lige uger) Mandag Drift + Projektafdeling 08:15 45 minutter Udlejning 13:00 15 minutter Tirsdag Økonomi + Udlejning 08:15 45 minutter Torsdag Ledermøde 09:30 60 minutter (Ulige uger) Mandag Drift + Udlejning 08:15 45 minutter Udlejning 13:00 15 minutter Tirsdag Økonomi 08:15 45 minutter Beslutning: Taget til efterretning Virksomhedsnævnsmøde den 21. februar / herunder Seniorordning Redegørelse: Seniorordning Formålet med seniorordningen er at fastholde de ældre medarbejdere i Boligkontoret Fredericia, så de fortsat er motiverede og tilfredse, også i de sidste år af arbejdslivet. Formålet er endvidere at give medarbejderen valgmulighed, så de selv kan være med til at træffe beslutning om deres arbejdsforhold, om de ønsker at arbejdsforholdet skal ophøre, eller ønsker at arbejde i færre timer. Formålet med seniorordningen er at tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet kan planlægges i god tid, og der på Boligkontoret Fredericia naturligt kan tilkendegives hvornår og hvordan man ønsker at arbejdsforholdet skal ophøre. Fra det fyldte 60 år, vil seniorordningen indgå som en del af fremtidige MUS-samtaler, for at klarlægge ønsker/muligheder for aftale om en seniorordning der maksimalt løber i en periode på 5 år, frem til medarbejderen fratræder sin stilling for at gå på efterløn eller pension. 11

12 Fortsat Forudsætninger for aftale om seniorordning: Medarbejderen skal være fyldt 60 år. Medarbejderen skal have mindst 5 års ansættelse. Seniorordning aftales for en periode på max. 5 år. Seniorordningen ophører ved udgangen af den måned, hvor medarbejderen fylder 70 år. Ordningen kan kun aftales for medarbejdere med en ugentlig arbejdstid på over 30 timer. Arbejdstiden kan max. nedsættes med 7 timer om ugen. Nedsættelse af timeantallet skal aftales og tilrettelægges sammen med Boligkontoret Fredericia. Der er mulighed for overførsel til et andet arbejde, såfremt dette er muligt på tidspunktet for aftale om seniorordning. Procedure for ansøgning om seniorordning: Ansøgning om overgang til en seniorordning sker ved en forhandling mellem Boligkontoret Fredericia, ansøgeren og tillidsrepræsentanten, såfremt en sådan er valgt blandt de ansatte. Der kan ansøges om seniorordning 2 gange årligt, den 1. januar og 1. juli. Ansøgningen skal være begrundet med eksempelvis, svækkelse af helbred, familie eller lignende årsager. Finansiering af seniorordning: Boligkontoret Fredericia indbetaler pension til gældende pensionsordning, på baggrund af den løn medarbejderen kunne opnå ved den overenskomstmæssige løn - uden reduktion i timeantallet. Reduktion i timeantallet betales af medarbejderen selv. Opsigelse af aftale om seniorordning: Aftalen kan af begge parter opsiges med 6 mdr s varsel, til den 1. januar eller 1. juli. Indgåede aftaler vil blive respekteret. Herværende aftale har virksomhedsnævnet sagt de kan nikke ja til. Medlemmerne har nu en mulighed for at vende ordningen i såvel HK gruppen som inspektør gruppen. Ansættelse af en kontorelev i 2012 Redegørelse: Med baggrund i budgettet for 2012 hvor bestyrelsen har godkendt økonomien for ansættelsen af en elev har vi nu informeret medarbejderne om at vi nu igangsætter processen. Den videre proces vil komme til at foregå i et samarbejde mellem økonomi og udlejning. Beslutning: Taget til efterretning 12

13 16. Tilbagemelding fra udvalgene Energiudvalget Projekter afventer yderligere klarlægning af økonomiske forhold. Næste skridt er indkaldelse af energiudvalget. Der er skattemæssige problemer med solceller pga. en eventuel indtægtsbeskatning af overskudsproduktion af el til videresalg. Kursusudvalget På møde d. 23. februar var der enighed om at IT kurset var en god ide. Dog var det et problem at man havde svært ved at huske kursets indhold efterfølgende. Voksen pædagoisk grundkursus er lagt på hylden, dirrigentkursus er under overvejelse. Også tanker om skriv dansk grundkursus. Dertil kursus i hvem bestemmer hvad samt regnskabs- og budgetmøder- Intro aften for nyvalgte med et spændende emne. Seniorboudvalget Dialog med Lars Eyby, Teknisk udvalg samt Jacob Bjerregård. Positivt. I Norge har man rost projekt Længst muligt i egen bolig. Der har været læserbrevsaktivitet i forbindelse med at få Fredericia Kommune i gang med deres del af aftalen. Møde i morgen med Lars Eyby vedr. planen. Foreningen er kontingentfri i Alle arbejder frivilligt og der bruges kun få midler. Medieudvalget Man har været i Kolding hos 3For til et positivt møde vedr. udviklingen omkring forsyning, især fibernet. BK bredt repræsenteret. Møde i udvalg i næste uge næste blad skal i gang. Forvaltningsrevisionsudvalget Målsætningsprogram er netop godkendt, stort arbejde. Fremtiden indebærer at der findes målepunkter som kan bruges til styringsværktøjer, forretningsgange osv. På næste møde vil der være en del nyt herom. 13

14 17. Eventuelt Næstformanden foreslog der blev afholdt en reception for bestyrelsesformanden Lis Gregersen, der har 25 års jubilæum i bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede at der blev arbejdet videre med receptionen. Redegørelse: Der har d.d. været afholdt styringsdialogmøde på Fredericia Kommune. Løse drøftelser vedr. byggeri og planer. Fin og løs snak. Der indrettes et kontor til driftschefen i det store mødelokale i stuen. Stefan er på efteruddannelse i energirigtig renovering. Kurset kører over 2 år og indbefatter 2 rejser. Uddannelsen er en master uddannelse. Forslag om en fysioterapeut tilknyttes personalet, eksempelvis 1 dag pr. måned hvor man kan booke tid. Indstilling: Beslutning: Taget til efterretning Lis Gregersen Flemming Lorenzen Steffen M. Borgbjerg Formand Næstformand Referent 14