Økonomi- og Indenrigsministeriet

Transkript

1 Økonomi- og Indenrigsministeriet Brugertilfredshedsundersøgelser af dagtilbud, folkeskole og hjemmepleje Annoncering jf. tilbudsloven September 2013

2 Indholdsfortegnelse Annonceringsbetingelser Udbudsform Ordregivende myndighed og kontaktperson Baggrund for opgaven Beskrivelse af opgaven Organisering Tidsmæssig ramme for projektet Leverancer Leverandørens kvalifikationer Dokumentation og mindstekrav Tildelingskriterier Forbehold Alternative tilbud Indhold i tilbuddet Tilbudsfrist og krav til tilbuddet Spørgsmål til annonceringen Konsortier Tro og love erklæring vedr. forfalden, ubetalt gæld Vedståelse Aktindsigt Udkast til kontrakt Bilag 1 til kontrakten Annonceringsmateriale Bilag 2 til kontrakten Leverandørens tilbud... 22

3 Annonceringsbetingelser 1. UDBUDSFORM Annonceringen afholdes i overensstemmelse med Tilbudsloven 15a-d, jf. lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007, lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter. Annonceringen gennemføres som offentlig annoncering med tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud og med mulighed for forhandling. Såfremt ordregiver vælger at gennemføre en forhandling, vil ordregiver gennemføre forhandling med de to tilbudsgivere, der har givet de økonomisk mest fordelagtige tilbud. De nærmere rammer for forhandling vil blive meddelt tilbudsgiverne. Interesserede tilbudsgivere skal sende en mail til Eva Lisby eli@oim.dk med kontaktinformation med henblik på at modtage besvarelsen af stillede spørgsmål og eventuelle rettelsesblade i forbindelse med udbuddet. 2. ORDREGIVENDE MYNDIGHED OG KONTAKTPERSON Den ordregivende myndighed: Økonomi- og Indenrigsministeriet Slotsholmsgade København K CVR nr.: Kontaktperson for annonceringen: Eva Lisby eli@oim.dk 3. BAGGRUND FOR OPGAVEN I aftalen om kommunernes økonomi for 2011 blev det aftalt at anbefale kommunerne hvert andet år at offentliggøre sammenlignelige oplysninger om den brugeroplevede kvalitet blandt modtagere af hjemmehjælp, forældre til børn i dagtilbud, forældre til elever i folkeskoler, forældre til børn SFO/fritidshjem samt elever i folkeskolen. Kommunerne opfordres her til at anvende en række fælles udviklede spørgeskemaer, som ligger tilgængelige på Økonomi- og Indenrigsministeriets samt KL s hjemmesider. For at muliggøre sammenligning på tværs af kommuner har regeringen og KL i fællesskab udviklet et datavarehus, som siden september 2012 har givet kommunerne mulighed for at indberette resultaterne af deres undersøgelser og sammenligne resultaterne med andre kommuner. 3

4 Der blev i foråret 2012 gennemført en baseline -måling af den nationale brugertilfredshed blandt de nævnte modtagergrupper. Med denne annoncering ønskes det at gentage denne baselinemåling udbygget med en analyse af de indsamlede resultater. Baselinemålingen i 2012 blev foretaget af Rambøll Management. 4. BESKRIVELSE AF OPGAVEN Der skal gennemføres landsdækkende repræsentative brugertilfredshedsundersøgelser i forhold til de følgende 5 spørgeskemaer: Til elever i klasse Til forældre til børn i dagtilbud (daginstitution, dagpleje og særlige dagtilbud) Til forældre til elever i skoler (inkl. specialklasser) Til forældre til børn i SFO/fritidshjem Til modtagere af hjemmepleje. Undersøgelserne skal som minimum indeholde 1600 respondenter og være repræsentative mht. geografi, alder og køn svarende til modtagergruppen for de forskellige spørgeskemaer. Det skal endvidere være muligt at sortere data indenfor spørgeskemaerne for hver underkategori, der fremgår af tabellen på side 4. Der skal såfremt det på baggrund af stikprøvens størrelse vurderes at være validt - udregnes et landsgennemsnit for hver kategori. Skema Indsamlingsmetode Kategorier Til elever i klasse Til forældre til børn i dagtilbud (daginstitution, dagpleje og særlige dagtilbud) Til forældre til elever i skoler (inkl. specialklasser) Til forældre til børn i SFO/fritidshjem Til modtagere af hjemmepleje 1 Webbaseret dataindsamling med udsendelse af introduktionsbrev og telefonisk opfølgning Webbaseret dataindsamling med udsendelse af introduktionsbrev og telefonisk opfølgning Webbaseret dataindsamling med udsendelse af introduktionsbrev og telefonisk opfølgning Webbaseret dataindsamling med udsendelse af introduktionsbrev og telefonisk opfølgning Telefoninterview med mulighed for at få sendt et spørgeskema til postal besvarelse. Alm. klasse Specialklasse Aldersintegreret daginstitution Børnehave Dagpleje Særlige dagtilbud Vuggestue Alm. klasse Specialklasse Ingen kategorier Offentlig leverandør Privat leverandør 1 Det skal præciseres, at der alene er tale om modtagere af hjemmepleje i eget hjem. Ældre i plejeboliger er således ikke omfattet af undersøgelsen. 4

5 Af tabellen fremgår endvidere den påkrævede metode til gennemførslen af brugertilfredshedsundersøgelserne. Spørgeskemaerne er vedlagt som bilag 1 til annonceringsmaterialet. Det bemærkes, at spørgeskemaerne er blevet revideret siden baselinemålingen i Spørgeskema Spørgeskemaerne er færdigudviklede og skal anvendes i deres nuværende form. Dataindsamling Dataindsamlingen skal foretages fra oktober/november 2013 til og med januar Personerne i undersøgelsen skal indledningsvist i interviewet informeres om formålet med undersøgelsen. Data Svardatasættet sendes i CSV- og SAS format til Økonomi- og Indenrigsministeriet. på USB-nøgle. Datasættet tilhører Økonomi- og Indenrigsministeriet. Analyser på baggrund af de indsamlede data På baggrund af de indsamlede data ønskes: 1. analyser af, hvorvidt baggrundsfaktorer har en betydning i forhold til brugertilfredsheden og 2. hvordan de enkelte spørgsmål og grupper af spørgsmål i hver spørgeskemaundersøgelse har betydning for tilfredsheden. Ad. 1. Baggrundsfaktorers betydning for tilfredsheden Af tabellen på side 6 fremgår de baggrundsfaktorer, som skal indgå i analysen i hvert spørgeskema. 5

6 Skema Baggrundsfaktorer Til elever i klasse Til forældre til børn i dagtilbud (daginstitution, dagpleje og særlige dagtilbud) Til forældre til elever i skoler (inkl. specialklasser) Til forældre til børn i SFO/fritidshjem Til modtagere af hjemmepleje 2 Geografi (de fem regioner) Respondentens køn Antal hjemmeboende børn i hjemmet inkl. respondenten Sprog i hjemmet Respondentens klassetrin Geografi (de fem regioner) Respondentens køn Barnets køn Respondentens alder Barnets anciennitet i dagtilbuddet Antal hjemmeboende børn Sprog i hjemmet Respondentens civilstand Uddannelsesniveau Geografi (de fem regioner) Respondentens køn Barnets køn Respondentens alder Antal hjemmeboende børn Sprog i hjemmet Barnets klassetrin Respondentens civilstand Uddannelsesniveau Geografi (de fem regioner) Respondentens køn Barnets køn Respondentens alder Antal hjemmeboende børn Sprog i hjemmet Barnets klassetrin Respondentens civilstand Uddannelsesniveau Geografi (de fem regioner) Respondentens køn Respondentens alder Uddannelsesniveau Bor alene eller ej 2 Det skal præciseres, at der alene er tale om modtagere af hjemmepleje i eget hjem. Ældre i plejeboliger er således ikke omfattet af undersøgelsen. 6

7 Ad. 2. Enkelte spørgsmåls og grupper af spørgsmåls betydning for brugertilfredsheden. Der ønskes en identifikation af mulige indsatsområder gennem en statistisk analyse af, hvad der er vigtigt for brugernes samlede tilfredshed både på enkelt spørgsmålsniveau og på grupper af spørgsmål gennem faktoranalyse og regressionsanalyse. I forbindelse med indsatskortene skal der angives præcise værdier for, hvor de horisontale og vertikale linjer i de forskellige indsatskort er placeret. Værdierne skal ikke fremgå af indsatskortene, men afrapporteres separat. Vedlagt er som bilag 2 til annonceringsmaterialet eksempler på de ønskede analyser for grupper af spørgsmål (bilag 2 til annonceringsmaterialet). 5. ORGANISERING Projektet er forankret i en arbejdsgruppe under Økonomi- og Indenrigsministeriets formandskab. Her deltager Kommunernes Landsforening (KL), Social-, Børne- og Integrationsministeriet samt Undervisningsministeriet. Det er Økonomi- og Indenrigsministeriet, som er ordregiver. Der refereres til arbejdsgruppen. Den daglige kontakt med arbejdsgruppen vil gå gennem Økonomi- og Indenrigsministeriets medarbejdere. 6. TIDSMÆSSIG RAMME FOR PROJEKTET Dataindsamlingen skal ske fra oktober/november 2013 til januar Data skal leveres senest 15. februar Såfremt tilbudsgiver vurderer, at den tidsmæssige ramme for projektet er urealistisk, bedes tilbudsgiver afgive et skriftligt spørgsmål herom til eli@oim.dk. 7. LEVERANCER Følgende skal leveres: Samlet datasæt med resultaterne i CSV- og SAS format Detaljeret metodebeskrivelse Bortfaldsanalyse Rapport over landsresultaterne for de enkelte spørgeskemaer Beskrivelse af hovedresultaterne for hvert enkelt spørgeskema. Samlet afrapportering af resultatet af analyserne Til orientering for tilbudsgiver vedlægges afrapportering af resultater for undersøgelsen og metodebeskrivelse for baselineundersøgelsen i 2012 samt rapport for de enkelte spørgeskemaundersøgelser (bilag 3 til annonceringsmaterialet). 7

8 8. LEVERANDØRENS KVALIFIKATIONER Det fordres, at leverandøren har erfaringer med gennemførsel af spørgeskemaundersøgelser samt behandling af store datamængder. Som en del af tilbuddet vedlægges CV er på relevante medarbejdere. 9. DOKUMENTATION OG MINDSTEKRAV Tilbudsgivere skal sammen med tilbuddet fremsende følgende dokumentation: 1. Referenceliste som dokumenterer erfaring med tilsvarende opgaver. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver indenfor de sidste 3 år har mindst 5 referencer for opgaver af tilsvarende omfang og kompleksitet. 2. Underskrevet tro og love erklæring om gæld til det offentlige. En skabelon for erklæringen er vedlagt annonceringsmaterialet. Såfremt tilbuddet ikke indeholder den krævede dokumentation og ikke lever op til mindstekravene, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og dermed ikke indgå i vurderingen. 10. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra flg. delkriterier og vægtning: Den samlede tilbudte pris 50 pct. Kvalitet 50 pct. Ved vurderingen af de modtagne tilbud foretages en vurdering af de konditionsmæssige tilbud i forhold til ovenstående delkriterier med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ved vurderingen af tilbuddene lægges vægt på, i hvor høj grad tilbuddet lever op til de krav og beskrivelser, som fremgår af annonceringsmaterialet. Ved vurderingen af tilbuddene i forhold til delkriteriet Pris vil ordregiver lægge vægt på den samlede pris i tilbuddet inkl. alle ydelser. Udgifter til porto skal fremgå af tilbuddet og indgår i vurderingen af prisen. Alle ydelser skal være indeholdt i prisen. Ved vurderingen af tilbuddene i forhold til delkriteriet Kvalitet vil ordregiver lægge vægt på tilbudsgivers foreslåede bemanding og besvarelsen af de krav og forventninger til løsning af opgaven, som fremgår af annonceringsmaterialet, herunder gennemførelsen af dataindsamling, analyse og levering. 11. FORBEHOLD Et tilbudsforbehold dvs. en reservation i tilbuddet vil føre til, at ordregiver afviser tilbuddet. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er forhold i opgavebeskrivelsen, 8

9 som er uklare eller forhold i kontrakten som er uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at afklare sådanne forhold gennem skriftlige spørgsmål til annonceringsmaterialet. 12. ALTERNATIVE TILBUD Der kan ikke afgives alternative tilbud. 13. INDHOLD I TILBUDDET Tilbuddet skal indeholde en deltaljeret løsningsbeskrivelse, tidsplan for arbejdet samt beskrivelse af, hvordan leverandøren vil gennemføre dataindsamling, analyser og afrapportering. Løsningsbeskrivelsen skal indeholde oplysninger om, hvor mange respondenter undersøgelsen som minimum vil indeholde svar fra og herunder hvordan leverandøren vil sikre repræsentativitet i forhold til modtagergruppen for de forskellige spørgeskemaer. Derudover skal der opstilles et detaljeret budget for tilbuddet, der indeholder en samlet pris. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af de medarbejdere, der vil udføre opgaven. Beskrivelsen skal indeholde en beskrivelse af leverandørens medarbejderstab til udførelse af opgaven med angivelse af deres kompetencer, og hvilke medarbejdere der konkret vil være ansvarlige for og/eller medvirke til de forskellige aktiviteter. Beskrivelsen skal tillige indeholde oplysninger om leverandørens projektleder. Tilbuddet bedes struktureret i følgende afsnit: Indledning Løsningsbeskrivelse Tidsplan Bemanding Budget Andre oplysninger (kan udelades) Tilbuddet skal være på dansk og al korrespondance skriftligt som mundtligt skal i hele aftaleperioden være på dansk. Modtagne tilbud er Økonomi- og Indenrigsministeriets ejendom, og vil efter annonceringens afslutning blive arkiveret i overensstemmelse med reglerne herom. Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller hermed forbundne udgifter. 9

10 14. TILBUDSFRIST OG KRAV TIL TILBUDDET Tilbuddet skal være Økonomi- og Indenrigsministeriet i hænde senest tirsdag den 8. oktober 2013 kl lokal tid. Tilbud modtaget efter tilbudsfristen, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og vil derfor blive afvist. Tilbud skal afgives i 3 eksemplarer samt i elektronisk form pr. til eli@oim.dk, alternativt på en USB-nøgle. Den elektroniske udgave skal kunne læses i Microsoft Office 2010/Acrobat Reader X, der kører på styresystemet Windows 7. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, gælder det skriftlige tilbud (papirudgaven). Tilbuddet skal opfylde samtlige krav i det samlede udbudsmateriale, dvs. alle forhold og krav i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbuddet skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Økonomi- og Indenrigsministeriet Slotsholmsgade København K Att. Eva Lisby Tilbuddet skal på emballagen/kuverten mærkes Tilbud på landsdækkende undersøgelse af brugertilfredshed må ikke åbnes af poståbningen. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene eller få oplysninger om indholdet af disse. Efter åbningen af tilbud forbeholder Økonomi- og Indenrigsministeriet sig ret til at rette henvendelse til tilbudsgiverne med henblik på afklarende spørgsmål i behandlingen af tilbuddene. 15. SPØRGSMÅL TIL ANNONCERINGEN Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til materialet. Der kan kun stilles skriftlige spørgsmål til annonceringsmaterialet. Eventuelle spørgsmål sendes pr. mail til Eva Lisby på mailadressen eli@oim.dk. Ordregiver foretrækker at spørgsmål så vidt muligt sendes pr. . Hvis dette ikke er muligt kan tilbudsgiver anvende fax eller almindelig post. Interesserede tilbudsgivere skal som nævnt indledningsvist under pkt. 1 sende en mail til Eva Lisby eli@oim.dk med kontaktinformation med henblik på at modtage besvarelsen af stillede spørgsmål og eventuelle rettelsesblade i forbindelse med udbuddet. 10

11 Alle spørgsmål, der fremsendes senest 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Såfremt tilbudsgiver efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiver i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. 16. KONSORTIER Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Økonomi- og Indenrigsministeriet, og det skal af tilbuddet fremgå hvilken tilbudsgiver, der optræder som aftaleansvarlig overfor ministeriet, dvs. med hvem ministeriet kan føre afklarende drøftelser med juridisk bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. Et konsortium skal etablere ét fælles aftale-led i forhold til ministeriet. Endvidere skal én af konsortiedeltagerne være bemyndiget til, med juridisk bindende virkning, at indgå aftaler med ministeriet. Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af, hvem der er således bemyndiget. 17. TRO OG LOVE ERKLÆRING VEDR. FORFALDEN, UBETALT GÆLD Tilbudsgiver skal samtidig med afgivelsen af sit tilbud vedlægge en underskrevet erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver har udbetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr. 18. VEDSTÅELSE Tilbudsgiver er forpligtiget til at vedstå tilbuddet 3 måneder efter tilbudsfristen. 19. AKTINDSIGT Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at annonceringsmaterialet, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre tilbudsgivere, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud - afhængig af omstændighederne - imødekommes. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den tilbudsgiver, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. 11

12 Såfremt der er oplysninger eller elementer til tilbudsgivers tilbud, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver angive dette i sit tilbud. Økonomi- og Indenrigsministeriet vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen, hvorfor ministeriet i sidste ende vil skulle vurdere, om de oplysninger/elementer i et tilbud, som en tilbudsgiver angiver som værende fortrolige, også er det i henhold til gældende lovgivning. Det er således ingen garanti for en tilbudsgiver, at pågældendes tilbud ikke vil være omfattet af aktindsigt, alene fordi tilbudsgiver har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, der af tilbudsgiver opfattes som værende fortrolige. Bilag til annonceringsmaterialet Bilag 1: De 5 spørgeskemaer (Til elever i klasse, til forældre til børn i dagtilbud, (daginstitution, dagpleje og særlige dagtilbud), til forældre til elever i skoler (inkl. specialklasser), til forældre til børn i SFO/fritidshjem samt til modtagere af hjemmepleje. Bilag 2: Baselinemåling: Indsatskort på de 5 delområder Bilag 3: Afrapportering af resultater for undersøgelsen og metodebeskrivelse for baselineundersøgelsen i 2012 samt rapport for de enkelte spørgeskemaundersøgelser. 12

13 Udkast til kontrakt 1. Parterne Kontrakten indgås mellem: Navn på leverandør Adresse Postnr./By Telefon Telefax CVR nr. (I det følgende benævnt leverandøren) og Økonomi- og Indenrigsministeriet Slotsholmsgade København K Telefon: (I det følgende benævnt ordregiveren) 2. Baggrund og formål 2.1 Opgaven er en del af udrulningen af de nationale brugertilfredshedsundersøgelser på dagtilbuds-, folkeskole- og hjemmeplejeområdet. Opgaven er beskrevet nærmere i bilag 1 (annonceringsmaterialet). 3. Definitioner 3.1 Ved arbejdsdag forstås mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. 3.2 Ved data forstås al information, alle oplysninger, resultater, undersøgelser og dokumenter m.v., som leverandøren modtager, tilvejebringer eller udarbejder i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. 3.3 Ved kontrakten forstås nærværende kontrakt og bilag med alle senere ændringer og tillæg. 3.4 Ved opgaven forstås alle de ydelser, som leverandøren skal levere i henhold til kontrakten. 4. Opgaven 4.1 Leverandøren er forpligtet til at levere den opgave, der fremgår af nærværende kontrakt samt dennes bilag. 4.2 Opgaven er beskrevet nærmere i ordregivers annonceringsmateriale (bilag 1). 13

14 4.3 Leverandøren har forud for underskrivelsen af kontrakten som en del af tilbuddet udfærdiget en løsningsbeskrivelse (bilag 2), hvor leverandøren nærmere har beskrevet, hvorledes opgaven vil blive udført, og hvorledes kravene i ordregivers annonceringsmateriale (bilag 1) vil blive opfyldt. Leverandørens tilbud (bilag 2) kan ikke medføre, at krav opstillet i ordregivers annonceringsmateriale (bilag 1) ikke opfyldes. 4.4 Ordregiver kan på ethvert tidspunkt efter drøftelser med leverandøren foretage mindre ændringer i opgaven, herunder med hensyn til indhold, omfang og tidsfrister. Ordregiver kan dog kun ensidigt ændre opgaven i det omfang, det er muligt for leverandøren inden for det aftalte vederlag. 5. Tidsmæssige rammer 5.1 Leverandøren skal udføre arbejdet i perioden oktober/november 2013 til februar Opgaven anses for afsluttet, når ordregiver skriftligt har godkendt den endelig dataleverance. 6. Samarbejdsforhold 6.1 Leverandøren har initiativpligten og ansvaret for, at opgaven gennemføres i overensstemmelse med annonceringsmaterialet. Leverandøren skal løbende orientere ordregiver om opgaven og skal inddrage ordregiver i væsentlige beslutninger vedrørende opgaven. 6.2 Leverandøren er den drivende ressource i opgaveudførelsen og forventes selv at tage og have kontakt med de instanser og personer, der skal bidrage til og deltage i opgavens udførelse. 6.3 Leverandøren har det endelige ansvar for kvaliteten af opgavens udførelse, herunder også for den faglige kvalitet i opgavens udførelse og i de færdige produkter. 6.4 Leverandøren informerer ordregiver om enhver hændelse, der kan berøre projektets gennemførelse og ordregivers rettigheder. 6.5 En kontraktpart, som må indse, at der er risiko for misligholdelse, har pligt til uden ugrundet ophold at give den anden kontraktpart begrundet meddelelse herom. 6.6 Leverandøren fremsender alle de detaljerede oplysninger, som ordregiver måtte anmode om, med henblik på en korrekt administration og gennemførelse af projektet. 7. Leverancer 7.1 Leverandøren leverer et samlet datasæt med resultaterne i CSV- og SAS format, detaljeret metodebeskrivelse, bortfaldsanalyse, rapport over landsresultaterne 14

15 for de enkelte spørgeskemaer, beskrivelse af hovedresultaterne for hvert enkelt spørgeskema samt en samlet afrapportering af resultatet af analyserne 8. Medarbejdere 8.1 Leverandøren er forpligtet til i hele perioden frem til opgavens afslutning at opretholde den til udførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere. 8.2 Leverandøren skal løbende sørge for, at der blandt de tilknyttede medarbejdere foretages en kvalificeret, effektiv, omkostningsbevidst og hensigtsmæssig fordeling af arbejdet. 8.3 Leverandøren skal af hensyn til hurtigheden, kontinuiteten og kvaliteten i arbejdet i videst muligt omfang undgå udskiftning af de til opgaven tilknyttede medarbejdere. 8.4 Det er en forudsætning for ordregivers indgåelse af kontrakt, at [...] har projektledelsen, og projektlederen kan ikke udskiftes uden ordregivers godkendelse. Ordregiver kan dog ikke modsætte sig udskiftning, medmindre der foreligger saglig grund. 8.5 Såfremt leverandøren undtagelsesvis er nødsaget til at udskifte en medarbejder, må udskiftningen ikke påføre ordregiver omkostninger eller forsinkelser, og den nye medarbejder skal have mindst tilsvarende kvalifikationer og indsigt. Ordregiver skal således eksempelvis ikke betale for, at den nye medarbejder opnår indsigt i opgaven svarende til det niveau, som den udskiftede medarbejder havde. 8.6 Leverandøren skal efter ordregivers anmodning udskifte en medarbejder, såfremt ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. 9. Habilitet 9.1 Leverandøren må ikke anvende medarbejdere, hvor der kan rejses rimelig tvivl om vedkommendes evne til fuldt ud at varetage ordregivers interesser. 10. Generel garanti 10.1 Leverandøren garanterer, at opgaven og leverandørens bistand vil blive udført i en professionel kvalitet svarende til god standard inden for den pågældende branche. 11. Leverandørens misligholdelse 11.1 Såfremt leverandøren må forudse, at der er risiko for forsinkelse, skal leverandøren straks underrette ordregiver herom og om baggrunden herfor samt om den forventede tidsmæssige varighed for færdiggørelsen af opgaven. Leverandøren skal ved risiko for forsinkelse tilbyde at indsætte yderligere medarbejdere for at undgå eller overvinde forsinkelsen, selv om dette måtte ligge ud over rammerne for omfanget af tilknyttede medarbejdere. 15

16 11.2 Der foreligger en mangel, såfremt opgaven ikke opfylder kontraktens krav, eller den gennemførte opgave i øvrigt ikke er, som ordregiver med føje kunne forvente i henhold til kontrakten Ordregiveren kan, hvor dette er praktisk muligt, kræve afhjælpning, efterlevering eller omlevering, medmindre det vil volde leverandøren uforholdsmæssig omkostning eller ulempe. Såfremt afhjælpning, efterlevering eller omlevering kan ske uden væsentlig forsinkelse og uden væsentlig gene for ordregiveren i øvrigt, har leverandøren ret til at foretage dette. Leverandøren skal straks efter modtagelse af reklamation give ordregiveren meddelelse, hvis leverandøren ønsker at udøve denne ret Foranstaltninger efter denne bestemmelse skal ske uden ugrundet ophold i det omfang der foreligger en mangel, som ikke er kompenseret ved afhjælpning, efterlevering eller omlevering efter punkt 011.3, er ordregiveren berettiget til at kræve et forholdsmæssigt afslag i leverandørens vederlag Ud over punkt 11.1 til 11.4 gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af forsinket eller udeblevet levering samt mangler, jf. dog punkt Leverandørens erstatningspligt 12.1 Leverandøren er erstatningspligtig over for ordregiver efter dansk rets almindelige regler. Erstatningspligten omfatter ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. 13. Ordregivers forhold 13.1 I tilfælde af ordregivers misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler dog med nedenstående modifikationer Ved ordregivers misligholdelse af betalingsforpligtelser er leverandøren alene berettiget til rente i overensstemmelse med rentelovens regler. Indirekte tab, herunder driftstab og tabt avance, erstattes ikke. 14. Force majeure 14.1 Hverken leverandøren eller ordregiver skal i henhold til denne kontrakt anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Force majeure ved forsinkelse kan højest gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure situationen varer Såfremt en tidsfrist for leverandøren udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig hertil, tilsvarende. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 10 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt. 15. Opsigelse 15.1 Ordregiver og leverandør kan skriftligt opsige denne kontrakt med 1 måneders varsel til udløb den 1. i en måned. 16

17 15.2 I tilfælde af ordregivers opsigelse af kontrakten har leverandøren kun krav på vederlag for dokumenteret udført arbejde. Leverandøren har ikke krav på mistet fortjeneste for den opsagte opgave I tilfælde af leverandørens opsigelse af kontrakten har leverandøren kun krav på vederlag for dokumenteret udført arbejde, i det omfang det udførte arbejde er anvendeligt for ordregiveren i forbindelse med den samlede opgaves løsning. Leverandøren har ikke krav på mistet fortjeneste for den opsagte opgave. 16. Ansvarsforsikring 16.1 Leverandøren og eventuelle underleverandører skal i hele kontraktens løbetid opretholde ansvarsforsikring til dækning af krav under kontrakten Leverandøren skal på ordregivers anmodning dokumentere, at dette krav er opfyldt. 17. Rettigheder 17.1 Ordregiver erhverver ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til alt, som leverandøren frembringer som led i kontrakten. Ordregiver har derfor eneret til at fremstille eksemplarer af eventuelle værker og gøre data tilgængeligt Ordregiver forbeholder sig blandt andet ret til: at offentliggøre data, herunder delundersøgelser, rapporter og andre skriftlige resultater m.v. fra det foreløbige arbejde. at offentliggøre sammendrag og/eller uddrag fra rapporter m.v Rettighederne erhverves i takt med opgavens udførelse, forudsat ordregiver betaler leverandøren vederlag i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser herom De af leverandøren anvendte metoder og værktøjer, som er udviklet af leverandøren eller tredjemand, forbliver dog undergivet rettighedshaverens ophavsret. Leverandøren indestår for, at leverandøren har ret til at benytte de anvendte metoder og værktøjer Leverandøren har ret til at anvende den generelle viden, der erhverves ved udførelsen af opgaven, i andre sammenhænge, herunder over for tredjemand. Dog skal ordregivers anonymitet altid sikres, medmindre andet på forhånd er skriftligt aftalt Ophører kontrakten inden kontraktens bestemmelser er opfyldt, eller opgaven er ophørt, ændrer dette ikke ovennævnte om, at alle rettigheder til data tilhører ordregiver. Ved ophør på grund af ophævelse gælder dette dog kun i det omfang, ordregiver honorerer leverandøren herfor med et rimeligt vederlag svarende til ordregivers nytte af dataene. 17

18 18. Behandling af persondata 18.1 Hvis leverandøren under sin udførelse af opgaven behandler personhenførbare oplysninger handler denne alene efter instruks fra ordregiver. Leverandøren skal i det hele overholde lov om behandling af personoplysninger samt træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder at oplysninger ikke hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges, eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger Leverandøren skal på ordregivers anmodning give ordregiver tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de efter lovgivningen forudsatte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet Leverandøren skal, i forbindelse med aflevering af den endelige rapport, indsende et notat, hvori der gøres rede for opgavens varetagelse i relation til lov om behandling af personoplysninger, herunder den videre behandling af mulige behandlede persondata. 19. Tavshedspligt 19.1 Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som der opnås kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt Leverandøren må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige samtykke bruge ordregiver som reference Tilsvarende må leverandøren ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne kontrakt eller offentliggøre noget om kontraktens eller opgavens indhold. 20. Overdragelse 20.1 Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler Leverandøren kan ikke uden ordregivers skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne kontrakt til tredjemand. 21. Fakturering Fakturering sker månedligt til ordregiver efter forbrugte ressourcer. Der skal i december 2013 fremsendes faktura på restbeløbet, således at det samlede honorar faktureres i Ordregivers betalingsbetingelser er fakturadato plus 30 kalenderdage. 22. Forpligtelser ved ophør 21.1 Senest en måned efter kontraktens bestemmelser er opfyldt, eller opgaven er ophørt, skal leverandøren overlevere det data, der er indhentet og/eller udarbejdet under kontrakten. 18

19 22.2 Alt materiale, software m.v., som ordregiver har udleveret til leverandøren, skal tilbageleveres, når kontraktens bestemmelser er opfyldt, eller opgaven er ophørt. 19

20 23. Mediation 23.1 Parterne skal søge alle konflikter løst ved direkte forhandling parterne imellem Hvis parterne ikke kan løse en konflikt ved direkte forhandling parterne imellem, skal konflikten søges løst ved mediation Hvis ikke parterne inden 14 dage efter, at en af dem har fremsat ønske om mediation, er blevet enige om, hvem der skal være mediator, kan enhver af parterne anmode Mediatoradvokater, Advokaternes Hus, Kronprinsessegade 28, 1306 København K, om at bringe en mediator i forslag Mediationen skal finde sted i overensstemmelse med den til enhver tid gældende standardaftale for mediation fastsat af Mediatoradvokaterforeningens etiske regler og reglerne om god advokatskik. Hver part betaler halvdelen af mediators honorar og udgifter i anledning af mediationen Hvis konflikten ikke er løst ved mediation inden otte uger efter, at der blev fremsat ønske om mediation, er enhver af parterne berettiget til at kræve konflikten afgjort endeligt og bindende i henhold til punkt Tvister 23.1 Alle uoverensstemmelser vedrørende nærværende kontrakt, der ikke kan løses ved hjælp af procedurerne i punkt 023, skal afgøres efter dansk ret og ved ordregivers hjemting. 25. Ændring af kontrakten 25.1 Enhver ændring af kontrakten er først gyldig, når den foreligger skriftligt bekræftet af begge parter. 26. Aftalegrundlag 25.1 Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter, der udgør en integreret del af aftalegrundlaget: Kontrakten Bilag 1: Annonceringsmateriale Bilag 2: Leverandørens tilbud 26.2 Bestemmelser i annonceringsmaterialet, i leverandørens tilbud, i korrespondance forud for indgåelse af kontrakten eller lignende, der ikke er gentaget i denne kontrakt, kan ikke efterfølgende påberåbes som fortolkningsgrundlag Ved fortolkning har kontrakttekst forrang for tekst i bilag. Bestemmelser indeholdt i tillæg til kontrakten opnår rangorden, som de bestemmelser tillægget erstatter eller supplerer. 20

21 Underskrifter Dato: Dato: Underskrift Ordregiveren Underskrift Leverandører 21

22 Bilag 1 til kontrakten Annonceringsmateriale Bilag 2 til kontrakten Leverandørens tilbud 22