Trekantområdets Festuge 2016

Transkript

1 AKTØRHÅNDBOG 1

2 Trekantområdets Festuge 2016 VELKOMMEN OM BORD Vi er glade for, at du vil være en del af Trekantområdets Festuge. Vi skal sammen skabe en flot festuge med aktiviteter for alle. Her kan du læse mere, om hvilke forventninger vi kan have til hinanden. TEMA 2016 Stedsans er temaet for festugen. Vi tager på opdagelsesrejse i Trekantområdet og skaber med udgangspunkt i syv unikke spots syv unikke events, der udforsker stedets muligheder. De øvrige arrangementer i festugen må gerne forholde sig til temaet. Men det er ikke et krav. AFTALER OG KONTAKTPERSON Vi indgår en samarbejdsaftale med alle større projekter i festugen. Vi kontakter dig, hvis der skal udarbejdes en aftale for dit projekt. Du kan forvente, at aftalen er endeligt på plads primo april. Din kontaktperson i festugen er enten din kommunale kulturkonsulent eller Trekantområdet Danmarks sekretariat. Kontaktpersonen fremgår af samarbejdsaftalen og bagerst i denne håndbog. Se alle kontaktoplysninger på hjemmesiden MARKEDSFØRING Trekantområdets Festuge markedsføres i hele Trekantområdet. Dit arrangement kommer med i vores hustandsomdelte program og på hjemmesiden. Som arrangør har du også selv ansvar for at markedsføre dit arrangement. Vi tilbyder derfor rådgivning og redskaber til din egen markedsføring. Du finder kontaktoplysninger på din kommunale markedsføringskonsulent på 2

3 Huskelisten INDTAST DIT ARRANGEMENT Senest 1. maj 2016 skal alle arrangementer være indtastet på Vi trækker alle oplysninger til programmet fra hjemmesiden. Det er dit ansvar, at oplysninger er korrekte. Nogle kommuner har særlige aftaler omkring indtastning af arrangementer kontakt din kommunale kulturkonsulent, hvis du er i tvivl om, hvorvidt du selv skal taste dit arrangement. PROGRAM Sekretariatet udarbejder et samlet program for festugen. Programmet husstandsomdeles i hele Trekantområdet. Oplysningerne til programmet trækker vi fra hjemmesiden Vi forbeholder os ret til at foretage redaktionelle ændringer i det indsendte materiale. Onlineprogrammet offentliggøres d. 10. maj i forbindelse med et festligt arrangement, hvor pressen og alle arrangører er inviteret. Vi sender invitationer ud ca. to måneder før arrangementet. LOGO Festugens logo er med til at binde de mange arrangementer sammen. Derfor er det et krav at vores logo fremgår på din hjemmeside og i dit markedsføringsmateriale. Du skal anvende det logo, du finder på vores hjemmeside. Der må ikke ændres i farver og proportioner på logoet. PLAKATER Det er vigtigt for os, at alle kan se en tydelig sammenhæng mellem festugen og de mange forskellige arrangementer. Derfor stiller vi skabeloner til rådighed, som du skal anvende til dine plakater. Du finder plakatskabeloner på SOCIALE MEDIER Festugen er til stede på facebook og instagram som trekantfest. Når du poster oplysninger om dit arrangement på de sociale medier, skal du anvende hashtagget. Send gerne dine gode historier både før og un - der festugen til festugen@trekantomraadet.dk. Det kan være en historie om festugeforberedelserne, sjove facts eller andre nyheder. Måske bliver de fortalt på Festugens facebookside Trekantområdets festuge. Gå også gerne ind på siden og del og like vores opslag. Jo mere interaktion jo bedre når vi ud. Det gavner alle arrangementer. PROGRAM-LANCERING 10. MAJ 2016 Sæt kryds i kalenderen d. 10. maj 2016 fra kl Her samler vi alle festugens arrangører og præsenterer festugens program for offentligheden. Der vil være mulighed for at få sparring på din markedsføring og møde de andre arrangører. 3

4 MARKEDSFØRINGSPLAN Vi anbefaler, at du udarbejder en markedsføringsplan for dit arrangement. Vi har lagt en let tilgængelig skabelon på vores hjemmeside, På opstartsmødet d. 10. maj vil der være mulighed for at få sparring på din markedsføring. PRESSE Hvis du sender pressemeddelelser ud, skal du sende en kopi til Har du har behov for sparring på din pressemeddelelse eller vil tjekke op på koordineringen, så kontakt din kommunale kulturkonsulent. Festugen har en PR-gruppe, der arbejder gennem hele festugen med kommunikation med pressen. Vi udsender pressemeddelelser om de overordnede linjer i festugen, men vi bruger også udvalgte konkrete events i vores pressearbejde. Husk derfor at oplyse om kontaktpersoner på hjemmesiden, så vi kan få fat i de personer, der ved mest om arrangementet. Vi kontakter dig, hvis vi har brug for supplerende oplysninger. 4

5 Mere om festugen ORGANISERING Trekantområdets Festuge er en del af Kulturregion Trekantområdet. Trekantområdets Festuge koordineres af to arbejdsgrupper. Arbejdsgrupperne består af én kulturkonsulent fra hver af de syv kommuner og én markedsføringskonsulent fra hver af kommunerne. Trekantområdet Danmark fungerer som sekretariat for festugen. En række etablerede events som f.eks. Kolding Kulturnat og Grindsted Festuge programsættes i festugen, men har deres egen organisation. ØKONOMI Grundøkonomien i festugen består af midler fra Kulturregion Trekantområdet, der er finansieret via Kulturministeriet samt kommunal medfinansiering. Dertil kommer eventuelle tilskud fra fonde og puljer samt ikke mindst de enkelte kommuner og institutioners egenfinansiering. I 2016 er grundøkonomien i festugen således på kr. Heraf anvendes ca kr. til markedsføring og ca kr. til kulturelle aktiviteter. POLITISK STYREGRUPPE Kulturregion Trekantområdet ADMINISTRATIV STYREGRUPPE Kulturregion Trekantområdet SEKRETARIAT Trekantområdet Danmark Tovholder for festugen: Pernille Holmskov Markedsføringsansvarlig: Vibeke Skøtt KOORDINATIONSGRUPPEN + MARKEDSFØRINGSGRUPPEN 5

6 Kontaktoplysninger Festugens sekretariat Tovholder Pernille Holmskov Markedsføring Vibeke Skøtt Kulturkonsulenter BILLUND Charlotte Popp FREDERICIA Kristian Lykkebo KOLDING Mette Schultz MIDDELFART Kamilla Uttrup VEJEN Charlotte Thomsen VEJLE Birgit Lykke Jørgensen HADERSLEV Christine Strange Markedsføringskonsulenter BILLUND Søren Madsen FREDERICIA Britta Hallin HADERSLEV Anne Marie Wæver KOLDING Kristina Ladager MIDDELFART Iben Maaløe Keller VEJEN Bolette Jørgensen VEJLE Astrid Refsgaard 6

7 7