Der var engang en virksomhed, som hed DOMORE og det er der faktisk stadig, selvom de har

Transkript

1

2 Afsnit 1: Der er noget galt Der var engang en virksomhed, som hed DOMORE og det er der faktisk stadig, selvom de har nogle problemer. En dag da den administrerende direktør i DOMORE, C. E. Olsen, kigger ud over kontorlandskabet, tænker han: Der er noget galt. I december sidste år lancerede DOMORE deres strategi for 2014: Mere af alt det gode. I denne definerede de tre nøgleområder, som skulle øge effektiviteten og serviceniveauet i DOMORE: Mere videndeling Mere værdi på mindre tid Mere end kunderne forventer Forud for lanceringen var gået en længere proces, hvor hele ledelsesteamet havde analyseret deres afdelinger, set på brancheløsninger på udfordringer og foretaget kundetilfredshedsundersøgelser. Det resulterede i de tre mål, som endda blev skrevet på væggen, så alle vidste, hvad man arbejdede henimod. C.E. Olsen funderer lidt over, hvad der mon gik galt. Nå ja, tænker han, Det har da også været et ret travlt år.

3 Først kom der en ny stor ordre, så var der store markedsudsving, så lancerede konkurrenten et nyt produkt, et par nøglemedarbejdere sagde op, ERP-systemet skulle opdateres, aktionærerne blev sure og så videre. Som det jo sker i virksomheder. C.E. Olsen sukker dybt, da det går op for ham, at de er faldet i en klassisk forretningsfælde. De har haft så travlt med at håndtere hverdagen, at de slet ikke har fundet tid at gøre den nemmere. Han husker pludselig et billede, som han ofte har set på LinkedIn i forskellige former: Nu kan det være nok, tænker C.E. Olsen, og går straks i gang med at undersøge hvordan DOMORE s strategi kan føres ud i livet. Efter at have læst artiklen: Fem skridt fra strategi til virkelighed bliver ledelsesteamet kaldt ind på hans kontor, og SÅ starter arbejdet med at optimere DOMORE i tid til jul. Det, DOMORE ikke har regnet med, er, at december er der, hvor drillenisserne kommer frem. Og lige netop denne jul er der en drillenisse, der har besluttet at flytte ind på DOMORE s kontor. Vil DOMORE nå i mål før jul, eller vil Drillenissen få held med at ødelægge det for dem?

4 Afsnit 2: En it-strategi bliver til Ledelsen i DOMORE smøger ærmerne op og tager fat på arbejdet. Først og fremmest ser de på, hvordan de mere konkret kan arbejde med udmøntningen af strategien. Det går hurtigt op for dem, at en stor del af problemet ligger i værktøjerne. Medarbejderne bruger simpelthen for lang tid på handlinger, som ikke skaber værdi på at åbne programmer, vente på svar, søge efter informationer og flytte tal rundt mellem Excel-ark. Flere medlemmer af ledelsen har også læst en masse ting om, hvordan man ligefrem kan skabe vækst med bedre dataudnyttelse, så de iværksætter en undersøgelse af mulighederne. ARTIKEL: Data skaber fundamentet for konkurrencefordele DOMORE hyrer et eksternt firma lad os kalde det d60 til at gennemgå deres data. d60 s konsulenter går straks i gang med at kortlægge systemlandskabet AS-IS. Det viser sig hurtigt, at DOMORE indsamler data i rigtigt mange forskellige systemer, som ikke kan tale sammen. Gennem en række interviews med medarbejdere og ledere bliver det også klart, at den måde, de bruger data på, ikke passer til de systemer, de har til rådighed. Men HOV! Hvor er Benny Bogholder fra Finance? Er han syg? Holder han ferie? Hans input er super vigtigt i denne proces, fordi det er ham, som kender alle Excel-arkene og lige nøjagtigt ved, hvordan de hænger sammen. Uden Benny bliver det svært at kortlægge processer. BANK BANK

5 DOMORE kører videre uden Benny. Det bliver hurtigt meget tydeligt, at DOMORE har et problem med Master Data Management, så det første, de gør, er at sætte gang i en oprydning der. Medarbejderne bliver sat til at læse d60 s tema om Data Management for at blive lidt klogere på, hvad der skal ske. Næste skridt er planlægning af, hvordan man vil nå de strategiske mål. Ledelsen starter med at konkretisere målene lidt mere, så de bedre kan se, hvad det er, it-landskabet i virkeligheden skal kunne for bedre at understøtte forretningen og dermed samtidig finde ud af hvor det går galt. De kommer frem til følgende: Mere videndeling Medarbejderne skal have nem adgang til opdateret information fra de øvrige afdelinger. Vi vil arbejde for at nedbryde siloer, så der bliver mere sammenhæng mellem systemerne og gennemsigtighed i forretningsprocesserne. Dette er især et problem i Salg, så DOMORE tager udgangspunkt i denne afdelings problemer. Mere værdi på mindre tid Vi vil automatisere indsamling af nøgletal og sammensætning af rapporter, så processen ikke længere foregår manuelt i Excel-ark. Herved får vores medarbejdere mere tid til at foretage værdiskabende analyser. Dette er især noget, DOMORE s medarbejdere i Risk og Finance oplever, så de bliver drivere på denne målsætning. Mere end kunderne forventer Vi vil konsolidere al kundedata, så Kundeservice har fuldt overblik over alle forhold, når de taler med vores kunder. Hvor det er muligt, vil vi give kunderne direkte adgang til de informationer, de oftest efterspørger. Kundeservice bliver ansvarlig for denne del af strategien. Det, der ikke er nogen, der bemærker, er, at Drillenissen sidder i hjørnet og lytter med og de har lige fortalt ham, hvordan han driller allerbedst. Han går straks tilbage i sin hule og lægger en taktik.

6 Afsnit 3: Nedbryd barriererne salgsafdelingen har man særligt problemer med at skaffe viden, når man skal bruge den. Gennemgangen I af arbejdsprocesserne viste, at der var rigtigt mange uhensigtsmæssige indimellem ligefrem risikofyldte - arbejdsgange. Den dag, hvor arbejdet med Salg skal begynde, bliver det ekstra tydeligt, for Drillenissen har været på spil. ALLE post-its og notesblokke i Salgsafdelingen er væk og alle sælgernes mails er blevet slettet!!! Salgschefen får styr på sine tropper og beslutter trods alt køre videre med den planlagte proces, hvor man skal have kortlagt salgsprocessen. Med hjælp fra d60 s konsulent får de tegnet, hvordan en salgsproces ser ud. Artikel: Barrierer for videndeling Det bliver hurtigt meget tydeligt, hvorfor Drillenissens drillerier skabte panik. Et gennemløb af salgsprocessen indeholder rigtigt mange samtaler, noter og mails, som er vigtige. Problemet ved disse er dog, at de kun er synlige for en enkelt medarbejder ad gangen. Der er ingen fælles registrering, så hver medarbejder er en silo. DOMORE tegner en salgsproces, som den optimalt set ser ud, så sælgerne får en fælles platform, hvor de kan se og følge hinandens arbejde og selv arbejde meget hurtigere. Hmmm, tænker Drillenissen, nu bliver det godt nok noget sværere. Alle medarbejderne er gået hjem, så Drillenissen sætter sig ind på C.E. Olsens kontor med en Nisseøl og grubler over tingene

7 Afsnit 4: Stemningen breder sig Salgsafdelingen i DOMORE er ekstatisk. Eller i hvert fald meget glade for deres nye værktøj. Salgs- Søren skal ikke længere bruge post-its, så han beslutter sig for at vælte væggene til hans bås. Successen i salgsafdelingen har virkeligt givet DOMORE blod på tanden, og medarbejderne fra de andre afdelinger stimler sammen om Sørens skrivebord. Da de ser, hvilken viden han nu kan dele med de andre sælgere, begynder ideerne at dukke op. Må jeg også få adgang til jeres nye applikation? spørger Britta fra Finance, det ville virkeligt hjælpe mig, hvis jeg kunne følge med i, hvor mange tilbud der er ude, så jeg har en bedre idé om, hvor store indtægter vi kan forvente. Ja!, kommer det straks fra Ronald ovre i Risk-afdelingen, Det vil jeg også gerne se!. Også mig!, siger Kurt i Kundeservice, Min hverdag ville blive utroligt meget nemmere, hvis jeg kunne se, hvilke tilbud kunder tidligere har fået. Det er der mange, der spørger til. d60 s konsulent sætter straks gang i en workshop, hvor de forskellige afdelinger skal være med til at kortlægge den viden, der strømmer gennem virksomheden. Artikel: Optimeret videndeling På workshoppen går det op for DOMORE, at de nok har haft et lidt skævt fokus. De forsøger nu at tegne en proces for, hvordan forretningskritisk viden bør rykke rundt i virksomheden. Hver afdeling fortæller om de ting, de registrerer, mens de andre afdelinger brainstormer på, hvordan de ville kunne bruge denne data. d60 udvikler nogle realtidsopdaterede dashboards til DOMORE, som betyder, at de forskellige afdelinger kan abonnere på opdateringer fra hinanden. C.E. Olsen sætter sin CIO og CFO til i samarbejde med d60 s konsulent at se på, hvordan fremtidens systemunderstøttelse kunne se ud.

8 I et hjørne står Drillenissen og er rigtigt skuffet. Han har igen prøvet at tage alle post-its om natten, men ingen er i panik. Salgs-Søren glemmer ganske vist sin bryllupsdag næste dag, men det har ingen betydning for forretningen. Pyt!, tænker Drillenissen, Jeg prøver bare en ny afdeling. Så rykker han bare over i Finance og prøver i stedet og det gør juleeventyret også. d60 TEMAER d60 temaer giver korte introduktioner til emner inden for it og forretningsunderstøttelse. Artiklerne er skrevet af interne eksperter og spænder fra begynderniveau til ekspert.

9 Afsnit 5: Skab mere værdi på mindre tid DOMORE s CIO og CFO sidder med d60 s konsulent og snakker om, hvordan DOMORE s systemer skal se ud i fremtiden. I sidste uge gik det jo op for dem, at de kunne få rigtigt meget ud af at se på data lidt mere på tværs af virksomheden. En af de funktioner, som netop arbejder på tværs af afdelingerne, er Finance, så de bliver fokusområde for arbejdsgruppen. Britta fra Finance kaldes ind på kontoret, så hun kan fortælle mere om arbejdsrutiner og udfordringer i afdelingen. Da gruppen graver lidt dybere ned i, hvordan Finance beregner forskellige KPI er, henviser Britta til Benny, hendes trofaste højre hånd. Men Britta har faktisk ikke set Benny i en uge Hvor mon han er henne? Nå, men hvis de skal nå i mål før jul, så skal de i gang. Der er ikke noget at gøre; de er nødt til at nedsætte en arbejdsgruppe med andre medarbejdere fra Finance og et team af konsulenter fra d60. Sammen finder de Benny s Excel-ark og får arbejdet sig baglæns gennem tallene. De spilder en del tid (og har lært på den hårde måde ikke at binde viden op på få personer), men til sidst lykkes det. d60 s konsulent hiver nu en simpel infographic op af sportstasken (han skal i motionscenter efter arbejde der er jo kun ni måneder til DHL!). INFOGRAPHIC: BI på tre måder Nå, siger konsulenten, I har fået styr på datafundamentet og er i fuld gang med at håndtere jeres arbejdsprocesser. DOMORE er en omstillingsparat og ambitiøs virksomhed. I kan få Business Intelligence præcis, som I ønsker også med realtidsinteraktion, simulering og alt det andet smarte, vi kan lave, når vi også bruger software. Hvad vil I have? Uha, en masse smarte ord! Drillenissen er helt forvirret nu. Business Intelligence, realtidsinteraktioner, simulering?! Hvad betyder det?? Og hvordan skal en stakkels Drillenisse dog drille, når han ikke forstår, hvad det betyder. Han griber fat i det ord, han kender: Tid. Og sætter alle urene i bygningen tre timer tilbage. Desværre er resultatet, at han kommer for sent op og ikke når at se, om det har nogen effekt.

10 Afsnit 6: Drillenissen går undercover Drillenissen må erkende, at han ikke ved meget om it, så han gør det, enhver kyndig nisse ville gøre: han opsøger en ekspert. Han sætter et møde op med d60 s salgschef, Robert, under dække af at være direktør i selskabet Spøjst & Skræmt. Spøjst & Skræmt Robert er heldigvis rigtigt god til at snakke i et sprog alle forstår, så i løbet af meget kort tid begynder Drillenissen at forstå, hvad risk management er, og hvordan man kan bruge it til at styre det. Eller han forstår i hvert fald lige nok til, at han ved, hvem han skal ringe til: Sin gamle ven Vejr-Guido! I mellemtiden er der truffet en beslutning i DOMORE. De vil bygge en fælles platform til Finance og Risk, hvor de kan følge aktuelle nøgletal i realtid og simulere hændelser. Spørgsmålet er, om deres behov kan dækkes af standardsystemer, eller de skal bygge platformen fra bunden. Artikel: Tre overvejelser om standard eller skræddersyet Mens DOMORE arbejder på fremtidens systemer, indtræffer katastrofen: Tre af en vigtig underleverandørs skibe er gået på grund i en orkan, og varerne kan nu ikke leveres til DOMORE i tid til julehandlen. Et ægte julemirakel er, at ingen kom til skade. Leverandøren står over for en mulig konkurs, og DOMORE har flere vigtige ordrer, der endnu ikke er leveret. Hvordan vil dette påvirke DOMOREs regnskab og risikoprofil? Det er et meget hektisk døgn i DOMORE, hvor Risk og Finance arbejder på højtryk for at danne sig et overblik over økonomien. Pyha!, tænker Ronald i Risk, Det bliver godt nok fantastisk, når vi får de nye systemer og helt automatisk kan beregne dette i realtid. Bahamas, Sommer 2014

11 Afsnit 7: Kundeservice får en make-over Medarbejderne i Salg, Finance og Risk har nu fået lidt mere overskud i hverdagen, så de beslutter at sprede lidt julestemning og pynte op. Den eneste, som stadig er presset, er Kurt fra Kundeservice, så han glæder sig rigtigt meget til sit møde med d60 s konsulent. Men lige som Kurt skal i møde med konsulenten for at finde ud af, hvordan de kan optimere hans arbejdsdag, ringer telefonen. Hallo, lyder det med en pibende stemme, Det er Klaus Santana fra Greenland Gifts. Vi fik et tilbud sidste år op til jul. Kan du fortælle mig, hvad det var? Øjeblik, svarer Kurt og ringer straks til Salgsafdelingen for at finde svaret. Men han når dårligt at svare, før han må sætte Klaus Santana på hold igen. Jeg tror, vi fik en rykker for en betaling for fem måneder siden, men jeg kan ikke forstå hvorfor, lyder det nemlig fra den mærkelige stemme. Kurt ringer straks til Finance for at løse problemet. En halv time senere er resten af firmaet ved at være godt træt af at snakke med Kurt, selvom han faktisk er en enormt flink fyr. Tre opkald til Salg, to til Finance og ikke mindre en fire ned til lageret er det blevet til. Hr. Santana stillede alle de sværeste spørgsmål, og det viste sig, han var registreret forskelligt i alle systemerne, så det tog en del tid i det hele taget at finde ham. Da d60 s konsulent kort efter spørger Kurt, hvad han skal bruge, peger han derfor misundeligt på Ronald fra Risk, som sidder i den nye sofa og arbejder med en ipad. Det samme som ham, siger Kurt.

12 Konsulenten skal bruge lidt mere information end dette, så han sætter Kurt til at læse en artikel, så de kan tale samme sprog. ARTIKEL: 360 graders kundeservice Snart har de to fået defineret, hvilken viden Kurt skal have adgang til, og hvordan de kan skabe mere værdi i Kundeservice. nyhedsbrev Få nyheder om stort og små i d60 og it-verdenen direkte i din mailbox hver måned. Ja, tak!

13 Afsnit 8: Måske vi har en nisse? Endelig er alle båsene i DOMORE s kontor væk. Kurt i Kundeservice kan endelig yde den service, han altid har drømt om, og C. E. Olsen kigger nu med glæde og stolthed ud over kontoret. Det har været et langt, sejt træk for medarbejdere og ledelse i DOMORE, men endelig er de ved at have den virksomhed, de drømte om i starten af året. C. E. Olsen, den øvrige ledelse og d60 s konsulent mødes en sidste gang før jul. Det er en meget glad og tilfreds direktør, der åbner mødet: Det var været en helt fantastisk indsats, I alle har gjort den seneste måned, siger C. E. Olsen, men vi er ikke færdige. Nu har vi fået skabt tid og rum til at udvikle os endnu mere og til at gøre meget mere af det, vi er bedst til. Vi har vist, at vi kan opnå selv meget ambitiøse mål, når vi arbejder sammen, så hvad skal vi nå til næste år? Alle byder ind med nye mål for 2015, og d60 s konsulent har naturligvis også en artikel til lejligheden om, hvordan man kan bygge videre på sine kundedata og skabe nye produkter og mere sammenhæng i virksomheden. Artikel: Meget mere kundeservice I mellemtiden holder medarbejderne i DOMORE frokostpause og snakker om, hvor fantastisk en tid det har været. Men også hvor uheldige de har været med forsvundne noter og medarbejdere og sådan noget. Hov, siger Ronald fra Risk pludselig, Tror I, vi kan have en nisse?

14 Medarbejderne kigger på hinanden i et øjeblik og så skrider de handling. Da de går hjem om aftenen, efterlader de et fuldt opdækket bord med risengrød og nisseøl. For man ved jo aldrig d60 cases

15 Afsnit 9: Julefrokost i DOMORE Det er sidste dag før juleferien, og da C. E. Olsen møder på kontoret som den første, kigger han forbløffet ud over kontorlandskabet. Der er nemlig dækket op til fest med lyskæder, bowle og musik. Snart møder medarbejderne op med forklaringen. De havde jo sat risengrød ud til nissen, så mon ikke det er ham, der har været på spil. Olsen erklærer straks arbejdsdagen for slut og festen begyndt. Det kræver vist en tale, så C. E. Olsen stiller sig op på en stol, slår på sit glas og tager ordet: Kære alle sammen. Sikke et år, hva? Og sikke en slutspurt! Vi har nu fået et meget bedre grundlag at bygge fremtidens forretning på. Vi kan dele informationer på tværs af virksomheden, udnytte den viden, der før lå gemt, og levere den service, vi altid har drømt om. Næste år bliver ekstra spændende, for der skal vi i gang med at søge efter nye markeder, udvikle nye produkter og styrke vores værditilbud til vores eksisterende kunder. Jeg kan næste ikke vente! Medarbejderne jubler og skåler. De glæder sig også til at komme i gang med arbejdet, men lige nu glæder de sig dog mest til festen. Men pludselig lyder der bulder og brag fra depotet. Ho! Ho! Hooo! lyder det fra en rungende stemme. Et øjeblik står verden helt stille, og den eneste lyd er Last Christmas, som spiller for fulde drøn. Døren til depotet går op, og ud kommer. Benny! Hvor har du været henne, Benny? spørger Britta fra Finance.

16 Jeg skulle finde nogle gamle tal i arkivet, og så for jeg vild i arkivskabet! fortæller Benny og blinker til Drillenissen, som står i døråbningen. Det er vist godt, vi er blevet et papirløst kontor i mellemtiden, så den slags ikke sker igen. Og må jeg så bede om et glas af den bowle! Før festen kan gå i gang har C.E. Olsen dog lige en sidste tak: En særlig tak skylder vi også vores nisseven, hvor du end er. Du gjorde det godt nok noget sværere, men du gjorde det til gengæld også meget tydeligt, hvorfor vi skulle bruge forandringerne. Rigtigt glædelig jul vi ses forhåbentligt igen til næste år. TAK NISSE! råber alle medarbejderne i kor og skåler. Helt bagest i lokalet står Drillenissen glad og danser. Det var jo bare for sjov alt sammen, så han er rigtigt glad for, at DOMORE endte med at være glade for hans hjælp. Nu kan han i ro og fred holde jul med familien og tage på Interrail med Vejr-Guido, som de planlagde i sommers. Og SÅ er han klar igen til næste december. Rigtigt glædelig jul og godt nytår!