BESLUTNINGSREFERAT. Direktionen. Møde nr. : 11/2011 Sted : Rådhuset i Grenaa Dato : 18. maj 2011 Start kl. : Slut kl. : 13.

Transkript

1 Direktionen BESLUTNINGSREFERAT Møde nr. : 11/2011 Sted : Rådhuset i Grenaa Dato : 18. maj 2011 Start kl. : Slut kl. : Medlemmer Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (Formand) Økonomidirektør Eva Holm Iversen Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Servicedirektør Anders Brinch Larsen Deltog X X X X Sekretær: Sekretariatschef Kim Bruun Nielsen F:\Fælles dokumenter\dagsorden hjemmeside\politiske organer\direktionen\møder 2011\Møde nr. 11 den 18. maj 2011\Dagsorden DIR1111.doc Norddjurs Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Gennemgang af dagsordener/beslutningsprotokoller Udbud af økonomi-, løn- og debitorsystem vægtning af tildelingskriterier Økonomi Budget Kommunikation Eventuelt...8 F:\Fælles dokumenter\dagsorden hjemmeside\politiske organer\direktionen\møder 2011\Møde nr. 11 den 18. maj 2011\Dagsorden DIR1111.doc Norddjurs Kommune

3 1. Gennemgang af dagsordener/beslutningsprotokoller Udvalgenes dagsordener gennemgås på direktionens møde forud for udvalgsmøderne, og beslutningsprotokollerne gennemgås på direktionsmødet umiddelbart efter udvalgsmøderne. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Gennemgang af beslutningsprotokol for: kommunalbestyrelsens møde den 17. maj 2011 Gennemgang af dagsordener for: børne- og ungdomsudvalget den 24. maj 2011 miljø- og teknikudvalget den 25. maj 2011 arbejdsmarkedsudvalget den 25. maj 2011 voksen- og plejeudvalget den 26. maj 2011 kultur- og udviklingsudvalget den 30. maj 2011 Kommunaldirektøren indstiller, at den nævnte beslutningsprotokol og dagsordener gennemgås. De respektive direktører gennemgik beslutninger fra ovennævnte møder i de stående udvalg. Kommunaldirektøren gennemgik ovennævnte dagsorden til møde i kommunalbestyrelsen. 1

4 2. Udbud af økonomi-, løn- og debitorsystem vægtning af tildelingskriterier I00 11/9383 Kommunalbestyrelsen valgte den 22. februar, at Norddjurs Kommune skulle deltage i det fælles udbud af økonomi- og lønsystem via KL. Samtidig blev der dispenseret fra de gældende retningslinjer for udbud således, at forvaltningen bemyndiges til at udarbejde kravspecifikation og tildelingskriterier samt foretage tildelingen af opgaven ud fra disse. Arbejdet med udarbejdelsen af den fælles kravspecifikation er i den afsluttende fase. Hver kommune har haft mulighed for at fremsætte krav og ønsker til de enkelte fagsystemer. Der har efterfølgende været afholdt flere workshops, hvor de fremsatte ønsker og krav er blevet afstemt. KL har efterfølgende samskrevet materialet til den fælles kravspecifikation. I de overordnede tildelingskriterier for udbuddet af økonomi- og lønsystem indgår: Valg af, hvilke systemer, der ønskes indgået kontrakt på og hvilke systemer, der indgår som en fremtidig option Vægtningen mellem de systemer, der indgår i udbuddet Vægtning mellem 4 underkriterier (i underkriterierne ligger en lang række krav og ønsker til systemerne) Vægtningen mellem systemer og underkriterier kan variere hos de deltagende kommuner, og kommunerne kan således ende med forskellige leverandører, selvom der er tale om et fælles udbudsmateriale. De systemer/moduler, der kan indgå, er følgende: Løn Økonomi Debitor Vagtplan E-handel Ressourcestyring 2

5 De 4 underkriterier er: 1) Pris: Samlet pris for drift, anlæg, udvikling, service og exit efter 6 år. 2) Funktionalitet: Evne til at leve op til de ønsker, der fremgår af kravspecifikationen. 3) Ressourceforbrug: Implementeringsplan, samarbejdsmodel, leverandørens forventninger til kommunens ressourceforbrug under implementering og efterfølgende drift. 4) Brugervenlighed og support: Brugervenlighed og support, tværgående integration, generelle ønsker til løsningerne, use-cases o.l. På mødet fremlægges forslag til: hvilke systemer/moduler, der indgår i Norddjurs Kommunes udbud herunder hvilke, der alene indgår som option, vægtning af de enkelte systemer/moduler og vægtning af de 4 underkriterier. Kommunaldirektøren indstiller, at tildelingskriterierne fastlægges. Direktionen besluttede følgende vægtning mellem systemerne for Norddjurs Kommune: System Kontrakt eller option* Vægtning Økonomi Kontrakt 40% Løn Kontrakt 40% Debitor Kontrakt 10% Vagtplan - - E-handel Option 5% Ressourcestyring Option 5% * Systemer, hvor der alene ønskes option på fremtidig kontrakt tæller med 50% vægt i tildelingen. Direktionen besluttede følgende vægtning mellem underkriterierne for Norddjurs Kommune: Underkriterium* Vægtning Pris 35% Funktionalitet 45% Ressourceforbrug 10% 3

6 Underkriterium* Brugervenlighed og support 10% * Definition af underkriterierne: Vægtning Pris: samlede pris for drift, anlæg, udvikling, service og exit efter 6 år Funktionalitet: evne til at leve op til de ønsker, der fremgår af kravspecifikationen Ressourceforbrug: implementeringsplan, samarbejdsmodel, leverandørens forventninger til kommunens ressourceforbrug under implementering og efterfølgende drift Brugervenlighed og support: udover det indlysende indgår også den tværgående integration, de generelle ønsker til løsningerne, use-cases og lignende. 4

7 3. Økonomi I forhold til budgetåret 2011 vedtog kommunalbestyrelsen den 14. oktober 2010 kommunens budget for budgetåret 2011 og de vejledende budgetter for budgetoverslagsårene Med henblik på at sikre, at det vedtagne budgets forudsætninger løbende iagttages og med henblik på at følge budgetudviklingen, optages der på dagsordenen for direktionens møder et fast punkt omhandlende kommunens økonomi. Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Det foreløbige resultat af budgetopfølgningen ultimo april måned blev drøftet. 5

8 4. Budget 2012 Gennemgang af tekniske korrektioner vedrørende Budget Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Forslag til tekniske korrektioner og mængdekorrektioner samt forslag til revideret tidsplan blev drøftet. Der afholdes ekstraordinært direktionsmøde den 28. juni 2011 om budget Udkast til omprioriteringskatalog drøftes på lederforummødet den 22. juni Direktionens omprioriteringskatalog til budget udsendes i starten af august

9 5. Kommunikation Med henblik på at klarlægge, om der på direktørområderne er emner til offentliggørelse dels ved udsendelse af pressemeddelelse o.l. eller indlæggelser på hjemmesiden foretages en drøftelse af, hvad der for tiden rører sig på de forskellige områder. Der er udsendt følgende pressemeddelelse siden sidst afholdte direktionsmøde. Dato Overskrift : Norddjurs Kommune beklager SAPA-lukning Kommunaldirektøren indstiller punktet til drøftelse. Direktionen tog punktet til efterretning. 7

10 6. Eventuelt 8