Glostrup, den 16. marts 2016 KNB/LK Referat Den 15. marts 2016

Transkript

1 Glostrup, den 16. marts 2016 KNB/LK Referat Den 15. marts 2016 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Repræsentantskabsmøde Mødested: Selskabslokalerne i Marielyst Nordahl Griegs Vej 100 Mødetid: kl Søborg Organisationsbestyrelsen: I henhold til vedtægternes 5, stk. 2 består repræsentantskabet af boligorganisationens bestyrelse og 3 repræsentanter for hver afdeling, jfr. 11 og 14. Afdelinger med mere end 200 lejemål vælger hver yderligere 4 medlemmer til repræsentantskabet. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Erik Andersen, Birgith Hansen, Birgit K. Nielsen, Gunnar Christensen, Per Nielsen, Kurt Kristensen, Per Nygaard, Lars Hansen, Henrik Segato, Dorte Pihl Madsen og Kim Michael Buddig Jendig Afbud: Dorthe Pihl Madsen Afdelingsvalgte repræsentanter: Højebo: Ved Stadion: Bakkely: Marielyst: Kildevænget: Mørkhøjvænge: Bondehave: Afbud: Rikke Skjold Mønster, Leila Lystoft, Mette Lønberg. Grete Nielsen, Grethe Rasmussen, Mette Møller Andersen. Claus Knudsen, Frank Schultz, Claes Olsen. Birte Duus Andersen, Max Hendrich, Tommy Torbjørnsen, Mikkel Valentin Frank, Wicki Hoffmann, Susanne Schmidt, Vakant. Torben Rønnebæk Larsen, Mogens Wibe, Anne Jakobsen, Carsten Olsen, Nina Elsborg, Preben Jakobsen, John Ejsing. René Dyreborg, Jan Andersen, Stine Lind Sandberg Johansen. Signe Rietdorf, Lillian Thaulow, Niels Rietdorf. Mette Møller Andersen, Claes Olsen, Frank Schultz, Max Hendrich, Tommy Torbjørnsen, Mikkel Valentin Frank, Wicki Hoffmann, Susanne Schmidt, Carsten Olsen, Stine Lind Sandberg Johansen, Signe Rietdorf. Fra administrationen: Fra Deloitte: Kasper Nørballe, Per Dige og Lisbeth Kristensen René Hattens 1

2 Dagsorden: 1. Valg af dirigent Erik Andersen blev valgt som dirigent. Erik Andersen konstaterede, at mødet var lovligt indvarslet, idet indkaldelse var sendt med mindst 4 ugers varsel (12/2 2016), og materialet med endelig dagsorden var udsendt rettidigt, 1 uge før repræsentantskabsmødet (4/3 2016). Erik Andersen konstaterede, at mødet også var beslutningsdygtigt. Lisbeth Kristensen blev valgt som referent. Der blev valgt et stemmeudvalg bestående af René Hattens, Kasper Nørballe, Birgit K. Nielsen, Gunnar Christensen og Henrik Segato. 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Organisationsbestyrelsens årsberetning vedlægges som (bilag 1). at repræsentantskabet godkender årsberetningen. Erik Andersen fremlagde årsberetningen. Erik Andersen fremhævede, at udlejningen af boliger går strålende. Erhvervslejemålene giver lidt flere udfordringer og derfor har organisationsbestyrelsen indført nogle tiltag omkring godkendelsesproceduren, der skal gøre genudlejningsprocessen hurtigere. Erik Andersen forventer også at salget af Kildevængets Børneinstitution nu endelig er ved at være afsluttet. Alt er underskrevet og tinglyst og man mangler kun den endelige afregning. GAA er meget glade for styringsdialogmøderne med Gladsaxe Kommune og føler at kommunen er meget lydhøre overfor GAA. 2

3 Organisationsbestyrelsen holder ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde 6. april 2016 vedrørende placering af de likvide midler. Revisor Frederik Hansen fra Deloitte deltager. Beretningen blev enstemmigt godkendt. 3. Endelig godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget. Årsregnskab for organisationen, revisionsprotokollat og organisationens budget vedlægges som (bilag 2-4). Boligorganisationens regnskab: Regnskabet udviser et overskud på kr mod et budgetteret overskud på kr Overskuddet skyldes i al væsentlighed besparelser på bestyrelsesudgifter. Overskuddet er overført til arbejdskapitalen, der derefter udgør kr Afdelingernes regnskab: Afdeling 1 - Højebo Regnskabet udviser et overskud på kr svarende til 1,48 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed færre udgifter til vand og lønudgifter. Afdeling 2 - Ved Stadion Regnskabet udviser et overskud på kr svarende til 3,48 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes færre udgifter til afskrivning på forbedringsarbejde samt en indtægt vedrørende korrektion tidligere år. Afdeling 3 - Bakkely Regnskabet udviser et underskud på , svarende til 0,29 % af de samlede lejeindtægter. 3

4 Underskuddet skyldes primært færre indtægter på vaskeriet og negativ rente på mellemregningen. Afdeling 4 - Marielyst Regnskabet udviser et overskud på kr , svarende til 3,7 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed færre udgifter til vand og el. Derudover har afdelingen haft en ekstraordinær indtægt vedr. tilskud til energibesparende foranstaltninger. Overskuddet er brugt til ekstraordinær afskrivning på kr på forbedringsarbejde, men det resterende overskud på kr er overført til opsamlet overskud. Afdeling 5 - Kildevænget Regnskabet udviser et overskud på kr , svarende til 8,38 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed færre udgifter til vand, funktionærløn, snebekæmpelse og almindelig vedligeholdelse. Derudover har afdelingen haft en ekstraordinær indtægt vedr. tilskud til energibesparende foranstaltninger og afsat termin vedr. udamortiseret lån. Overskuddet er brugt til ekstraordinær afskrivning på kr på forbedringsarbejde, mens det resterende overskud på kr er overført til opsamlet overskud. Afdeling 6 - Mørkhøjvænge Regnskabet udviser et overskud på kr , svarende til 2,6 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed færre udgifter til funktionærløn, renholdelse og almindelig vedligeholdelse. Afdeling 7 - Kildevængets Børneinstitution Regnskabet udviser et underskud på kr , svarende til 150,28 % af de samlede lejeindtægter. Underskuddet skyldes at alle lån er indfriet, da ejendommen er solgt til Gladsaxe Kommune. 4

5 Afdeling 8 - Bondehavevej Regnskabet udviser et underskud på kr , svarende til 1,11% af de samlede lejeindtægter. Underskuddet skyldes at der er foretaget en korrektion af tidligere år. at repræsentantskabet godkender afdelingernes regnskaber og organisationens regnskab samt tager budgettet til efterretning. Kasper Nørballe gennemgik kort organisationens regnskab. Afdelingernes regnskaber blev ikke gennemgået, da de er godkendt af afdelingsbestyrelserne. Kim Michael Buddig Jendig ville gerne have ført til referat, at han oplevede at mange udgifter blev konteret på forkerte driftskonti. Revisor René Hattens omdelte et nyt protokollat med enkelte men væsentlige rettelser og gennemgik protokollat. Det reviderede protokollat kan ses på GAAs hjemmeside. Som noget nyt skal revisor dokumentere dialog med bestyrelsen. Organisationsbestyrelsen havde bedt om, at revisor i forbindelse med hans revision af regnskaberne skulle have fokus på attestationsreglerne og deres anvendelse. Det var meningen, at bestyrelsen skulle have resultatet af dette arbejde i forbindelse med bestyrelsens gennemgang/godkendelse af regnskaberne i GAA. Da resultatet af dette arbejde endnu ikke forelå, havde bestyrelsen ikke haft mulighed herfor. René Hattens holdt et mundtligt indlæg om det foreløbige resultat. Den foreløbige konklusion er, at det er et meget beskedent antal bilag, der ikke følger retningslinjerne. Organisationsbestyrelsen vil på et senere bestyrelsesmøde gennemgå resultatet af revisors undersøgelse, når det foreligger i skriftlig form. Afdelingernes regnskaber og organisationens regnskab blev godkendt af repræsentantskabet. 5

6 Revisionsprotokollatet blev taget til efterretning. Der var ingen kommentarer til budgettet, som blev taget til efterretning. 4. Behandling af indkomne forslag Der er ikke indkommet nogen forslag. at repræsentantskabet tager oplysningen til efterretning. Repræsentantskabet tog oplysningen til efterretning. 5-a. Valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen På valg er: Erik Andersen for 2 år Birgith Hansen for 2 år Birgit K. Nielsen for 2 år Henrik Segato for 2 år Kim Michael Buddig Jendig for 2 år Kurt Kristensen for 2 år at repræsentantskabet foretager valg til organisationsbestyrelsen. Erik Andersen (repræsentantskab) blev valgt for 2 år Birgith Hansen (Kildevænget) blev valgt for 2 år Birgit K. Nielsen (Bakkely) blev valgt for 2 år Henrik Segato (Marielyst) blev valgt for 2 år Mette Lønberg (Højebo) blev valgt for 2 år Kurt Kristensen (Mørkhøjvænge) blev valgt for 2 år 6

7 5-b. Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen På valg er: Suppleant Medlem Afdeling På valg Anne Jakobsen Erik Andersen Repræsentantskabet 2016 Carsten Olsen Birgith Hansen Kildevænget 2016 Claus Knudsen Birgit K. Nielsen Bakkely 2016 Birthe Duus Andersen Henrik Segato Marielyst 2016 Kristina Johansen Kim Michael Buddig Jendig mandat Højebo 2016 René Dyreborg Kurt Kristensen Mørkhøjvænge 2016 at repræsentantskabet vælger suppleanter for de valgte organisationsbestyrelsesmedlemmer. Som suppleanter valgte repræsentantskabet: Suppleant For medlem Afdeling På valg Anne Frederiksen Erik Andersen Repræsentantskabet 2018 Kildevænget Carsten Olsen Birgith Hansen Kildevænget 2018 Claus Knudsen Birgit K. Nielsen Bakkely 2018 Birthe Duus Andersen Henrik Segato Marielyst 2018 Rikke Skjold Mønster Mette Lønberg Højebo 2018 René Dyreborg Kurt Kristensen Mørkhøjvænge 2018 Organisationsbestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Medlem Suppleant Afdeling På valg Erik Andersen Anne Frederiksen Repræsentantskabet 2018 Per Nielsen Lilian Thaulow Repræsentantskabet 2017 Per Nygaard Wicki Hoffmann Repræsentantskabet 2017 Mette Lønberg Rikke Skjold Mønster Højebo 2018 Gunnar Christensen Grete Nielsen Ved Stadion 2017 Birgit K. Nielsen Claus Knudsen Bakkely 2018 Lars Hansen Tommy Torbjørnsen Marielyst 2017 Henrik Segato Birthe Duus Andersen Marielyst

8 Birgith Hansen Carsten Olsen Kildevænget 2018 Dorte Pihl Madsen John Ejsing Kildevænget 2017 Kurt Kristensen René Dyreborg Mørkhøjvænge c. Valg af delegerede til BL s kredsmøder I henhold til BL s vedtægter kan GAA udpege 6 delegerede til Boligselskabernes Landsforenings kredsmøder. På valg er: Birgith Hansen, Per Nielsen, Erik Andersen, Kim Michael Buddig Jendig, John Ejsing og Anne Jakobsen. at repræsentantskabet vælger delegerede til BL s kredsmøder. Følgende blev valgt som delegerede: Birgith Hansen, Per Nielsen, Erik Andersen, Mette Lønberg, John Ejsing og Anne Jakobsen. 6. Valg af revisor På valg er Revisionsfirmaet Deloitte. at repræsentantskabet vælger revisor. Deloitte blev genvalgt som revisor. 8

9 7. Eventuelt Erik Andersen takkede for god ro og orden. Erik Andersen, formand 9