Intranet. Bolia.com 2015

Transkript

1 Intranet Bolia.com 2015

2 When something is recognizable it makes me interested. Recognizable features create communication between people. It makes them want to share their stories with each other creating new links and relationsships. - Bettina Duelund, Designer, Bolia

3 INTRANET TIL Samarbejde med Oxygen Oxygen har stor erfaring med intranet, der skal samle forskellige organisatoriske enheder under ét fælles værktøj. Et værktøj der er så brugervenligt, at alle uanset IT-kompetencer kan bidrage og være med. Bolia.com vil kunne mærke vores engagement vi brænder for at skabe jordnære løsninger, som gør en forskel for den enkelte medarbejder, og for organisationen som helhed. Alt sammen baseret på en erkendelse af, at den kritiske faktor for ethvert intranet er, at skabe et miljø medarbejderen rent faktisk har lyst til at besøge regelmæssigt, og som motiverer dem til at bidrage med indhold. Vi ser frem til en god dialog og et eventuelt samarbejde. Nyd at bladre dette hæfte igennem, hvor vi har samlet en kort casebeskrivelse, gode intranet-råd samt prisestimat Med venlige hilsner fra Claus Tjelum Winther Partner i Oxygen el ctw@oxygen.dk

4 CASE: INTRANET TIL REALDANIA 250 medarbejdere fik en fælles, konfigurerbar platform Da den filantropiske virksomhed Realdania stod med fire afdelinger, som skulle have virke under samme tag ved Jamers Plads i København, var ønsket et fælles intranet, som hurtigt kunne skabe en velfungerende fælles kommunikation. med til at forme den nye kultur og sociale kommunikation. Endvidere var det vigtigt at nyheder kunne sorteres således, at hver afdeling individuelt havde adgang til en nyhedsstrøm, som var relevant for denne. Derudover ønskede Realdania en løsning for eksterne projektledere. Løsningen blev at disse nu kan oprettes i systemet og herefter kun har begrænset adgang til intranettet, styret af administratoren. Valget faldt på Oxygen fordi løsningen bygger på en afprøvet og gennemarbejdet standardplatform, med mulighed for at udvikle speciel funktionalitet. Læs flere cases fra Oxygen på Intranettet skulle bygge en bro imellem de forskellige afdelinger, og samtidig være

5

6 Let opsætning og intuitivt at bruge 10 ingredienser til det gode INTRANET IT-afdelingen i din virksomhed har tit mange opgaver og begrænset tid, og dermed svært ved at kunne påtage sig ekstra opgaver. Derfor har de heller ikke ressourcerne til at implementere en ny intranet-løsning for din virksomhed. Derfor vil en Ud-af-boksen intranet-løsning være med til at accelerere processen med udbredelsen af intranettet i din virksomhed. Brugervenligheden og det intuitive design er et kritisk parameter i forhold til medarbejdernes motivation for at bruge intranettet. Hermed får du mest mulig værdi ud af dit intranet. Simpel administration og uddelegering Medarbejdernes accept og adoptering af intranettet er nøglen til din overordnede succes. En simpel administration giver afdelinger og grupper uden IT-kyndigt personale muligheden for selv at skabe deres eget

7 indhold på virksomhedens intranet. Hermed opfordres medarbejderne til at adoptere intranettet i deres hverdag, og gøre det til et effektivt værktøj i deres hverdag. Mobilitet I vores tablet- og smartphone-verden er det naturligvis essentielt, at dit intranet er tilgængeligt uden for kontoret. Et intranet som kan tilgås fra mobile enheder og giver adgang til dokumenter, vigtige ressourcer og muligheden for at dele information på farten, er essentielt for dine medarbejderes adoption af intranettet i deres arbejdsdag. Medarbejderprofiler Opdaterede medarbejderprofiler, hvor medarbejderne selv kan opdatere og udfylde deres profiler er vigtige. På den måde er det muligt for medarbejderne at søge informationer frem. Hermed undgår du, at medarbejderne spilder tid på informationssøgning. Integration med bagvedliggende systemer En lang række af de allerede eksisterende systemer i din virksomhed bør kunne integreres med dit intranet. Et godt sted at starte er med Microsoft Active Directory (AD). At kunne importere og vedligeholde brugere på dit intranet automatisk via AD, medfører at du undgår spild af ressourcer og dobbeltarbejde. Personalisering af nyhedsflow I en stor organisation er det vigtigt, at nyheder rammer de rigtige personer, f.eks med en form for tagging. Nogle ting er obligatoriske for medarbejderne, mens andre kan være valgfrie, alt efter arbejdsgrupper og interesser.

8 Velintegreret søgefunktion For at dit intranet er mest effektivt for dine medarbejdere er det vigtigt, at dine medarbejdere kan finde den nødvendige information. Derfor bør indhold i vigtige dokumenter i word, excel og PDF-formater kunne søges frem via intranettet. Værktøjer Intranettet skal indeholde en række af værktøjer. Telefonlister, kalendere, grupperum, sociale funktioner som f.eks. chat- og delfunktioner og integration af timeregistrering. Derudover kan en integration af filhåndteringssystemet også give medarbejderne et ekstra incitament til at bruge intranettet. Intranettet er et godt sted at samle en række af praktiske værktøjer og ressourcer for dine medarbejdere. Dialog og samarbejde Intranettet skal have en central placering i din virksomheds interne kommunikation. Intranettet bør understøtte muligheden for at dine medarbejdere kan dele ideer og give feedback. Et godt intranet bør ligeledes også rumme muligheden for at lave interne blogs og dele nyheder i virksomheden. Social integration Dit intranet skal primært fungere som et forretningsværktøj. Det skal bruges til at forbedre processer i din virksomhed og forbedre den organisatoriske effektivitet. Ved at tilføje sociale funktioner øger du også dine medarbejderes engagement, men du kan også udbrede og forbedre din virksomheds kultur. Sociale funktioner som medarbejdervægge, chat-funktioner, Like og statusopdateringer kan være med til at skabe følelsen af et socialt fællesskab på arbejdspladsen.

9 Thomas Mortensen har kogt erfaringer fra implementeringen af mange intranet ned i denne artikel

10 Claus Winther giver et indblik i fordelene ved et socialt intranet og featuren Social Wall

11 FOKUS PÅ TILGÆNGELIGHED Vidensdeling og samarbejde på tværs Digitalisering og tilgængelighed er i fokus som aldrig før. Bolia.com er en dynamisk organisation, med flere forskellige organisatoriske enheder. Intranettet kan netop håndtere denne diversitet. Gennem personalisering af indhold og nyheder sikrer vi, at medarbejderen altid oplever et indhold, som er relevant for netop den. Samtidig er indholdsredigering og funktioner så intuitive og lettilgængelige at alle kan bidrage. F.eks er kommentarfunktionen opbygget a la funktionaliteten på Facebook, som de fleste kan bruge. Brugervenligheden og muligheden for at dele mere uformel viden og information gennem små korte indlæg i kommentarfunktionen er netop noget af det, som motiverer medarbejderne til at bruge intranettet og til at gøre intranettet til en integreret del af hverdagen. Netop det at blive integreret i medarbejderens hverdag er en af de vigtigste succesfaktorer på et intranet. Oxygen leverer intranet til en række virksomheder, som dagligt skal forholde sig til disse udfordringer: Bech-Bruun Sitecore World Wide Realdania Danske Spil

12 Vidensdeling og samarbejde på tværs Med flere og flere sociale kanaler kan det være svært for dine medarbejdere, at orientere sig i, hvad virksomheden kommunikerer eksternt. Denne problemstilling imødekommer vi nu hos Oxygen. Det er ikke nogen nyhed, at de sociale medier har flyttet kommunikationen med kunder tættere på alle medarbejdere i virksomheden. Før de sociale mediers fremmarch, var det i høj grad ganske få personer, som stod for denne kommunikation. Derfor er det vigtigt, at alle medarbejdere er orienteret i, hvad der sker på virksomhedens kommunikationskanaler hele tiden. Der findes naturligvis en række udfordringer, da ikke alle er aktive på de samme sociale og digitale platforme. SOCIAL NYHEDSSTRØM I DIT INTRANET Intranettet som knudepunkt i kommunikationen Der findes mange løsninger, der kan samle din organisations kommunikation på sociale platforme. Det bedste sted mener vi er virksomhedens intranet. Det fungerer i forvejen som medarbejdernes digitale indgang til en effektiv arbejdsdag. Det vil derfor være naturligt at dine medarbejdere orienterer sig om, hvad der sker på Facebook-siden, YouTube-kanalen, et emne på Twitter eller billeder på Instagram. Det skal være nemt Det er muligt for intranetadministratorer selv at vælge hvilke kanaler og feeds, der skal vises i strømmen på intranettet. Dette er for at imødekomme vores filosofi om, at et intranet skal være nemt.

13 Social wall Der er mulighed for at lave en side som udelukkende er en social wall, men du kan også beslutte dig for kun at have widgets på intranettets forside eller undersider. Hver af de enkelte widgets giver dig eller din redaktør mulighed for at konfigurere de forskellige walls eller widgets individuelt. Redaktøren bestemmer hvilke platforme der skal vises, og hvilke emner, f.eks sorteret efter hashtags, der skal vises. Den sociale nyhedsstrøm sikrer virksomhedens transparens Den sociale nyhedsstrøm på dit intranet sikrer at alle medarbejdere er orienterede om, hvad der sker på virksomhedens sociale kanaler. Dette giver større transparens i virksomheden, og alle medarbejdere ved hvad der rører sig og måske kan de endda være med til at give input til den digitale kommunikation. Den sociale nyhedsstrøm på dit intranet sikrer, at alle medarbejdere er orienterede om, hvad der sker på virksomhedens sociale kanaler

14 Søgninger virker som en helt almindelig dagligdagsting, men det giver rigtig mange muligheder for at spare tid og besvær, hvis medarbejdernes profiler har berigede data, som gør forskellige søgninger mulige. Berigede profiler (Rich Profiles) kan typisk indeholde følgende informationer: Kontaktoplysninger Afdeling Kompetencer Interesser Kontakt mig vedrørende Private informationer Link til Facebook, LinkedIn, Twitter, private hjemmesider osv. Væg med alle opslag. Netop væggen er et vigtigt element. Den fortæller rigtig meget om personligheden, og hvad personen bidrager med til virksomheden. Kompetencesøgninger Netop profilerne er nøglen i forbindelse med at få det optimale ud af intranettet. En søgning i intranettet på en nøglekompetence, skal fremvise de relevante personer inden for et bestemt område. Det kan eksempelvis være praktisk at kunne søge på et emne som projektledelse. På denne måde vil man ud fra et nøgleord kunne finde lige netop den person, som ved noget om projektledelse ved en simpel intranetsøgning.

15 Det praktiske ved kompetencesøgninger er, at du ikke behøver at kende til personen, som ved noget om photoshop (i dette eksempel). Søgningen giver kontaktoplysningerne på den rette person. Derefter kan du: Ringe direkte op Sende personen en mail Skrive på personens væg

16 Prisestimat

17 Intranetpakke Oxygen leverer en standard intranetpakke tilpasset jeres behov. Pakken indeholder workshop, integration til AD, undervisning af administratorer og konfiguration af standardfunktionalitet. Standardpakke Sitecore serverlicens Sitecore brugerlicens (200 medarbejdere) Oxygen Intranet Installation Konfiguration AD Integration I alt Bolia.com skal betale kr. til Sitecore om året i softwarevedligehold. Øvrige Horsens opgaver Kommune skal og betale mulige tilvalg kr. Foranalyse Indholdsstrategi Indholdsarbejde Lanceringsplan Lancering Projektledelse Alt i alt (inkl. standardpakke) Pris eksl. moms , , , , , , , , ,00 Bolia.com ,00 Bolia.com , ,00

18 Claus Tjelum Winther