VELKOMMEN TIL Projektledelse - kursus for ledige. - et bedre sted at lære Side 1

Transkript

1 VELKOMMEN TIL Projektledelse - kursus for ledige - et bedre sted at lære Side 1

2 Kommissorium, ideudkast eller fx Business Case udkast : Årsager/formål Muligheder Forventet udbytte Risici Ressourcer/omk. Tidshorisont Cost/benefit Project Charter / projektformulering Situationsanalyse: (udforske ideen) Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning Målformulering overordnet Formål Produkt mål (i store træk) Effektmål (i store træk) Interessent analyse Liste over mulige Positionere (fx gidsler, grå eminence, ressourcer, externe) SWOT/TOWS Indledende risikoanalyse: Opmærksomhedsområder Styregruppeformand + projektleder udpeges Overblik - Projekt forløb Projektplan Mål lægges fast (SMART) Formål Produktmål Effekt mål Succes kriterier Risiko analyse Identificere risici Kvantificering sandsynlighed x konsekvens Prioritering Handlinger / strategier Kommunikationsplan Aktivitets- og tidsstyringsplan High-level plan/indsatsområder WBS (Work Breakdown structure) Estimering Afhængigheder Netplan + kritisk vej Gantt-skema Ressourceanalyse, Budget Kvalitetsplan (QM,QA,QC), etablere logs Planopfølgning Fremdrifts måling Planned value (PV) Earned value (EV) Actual cost (AC) Teamprofiler (Belbin) Projekt gruppe udvikling Forming, storming, norming, performing, adjourning 5R modellen Rammer, Retning, Regler, Roller, Relationer Teambuilding Konflikthåndtering Formildnende, problemløsende, undvigende, kæmpende, kompromissøgende Ledelse: Adize (PAEI) Sit.bestemt ledelse (SLII) Motivation (Herzberg, Maslow) Rapportering og mødekultur Forandringsledelse (Kotter, Lewin) Slutrapport & Erfa-rapport Overdragelse Overdragelsesdokument Evaluering Projektet (succeskriterier) Projektgennemførelsen (proces) Gruppe/Individuelt Projektleder GO fra styregruppen til at lukke projektet Arkivering Ressourcefrigørelse FEST! Drift Nyttemål + / - Post-Projekt- Review Projektorganisation udpeges Ændringsstyring Ledelse, lederskab, styring Opdatere logs (risiko, erfa, emner, kvalitet Scope Læring & forankring ændringer mm.) PPR Planlægning Løbende evalueringer Projekt ejer Projekt leder Projekt leder Projekt leder Projekt leder Drifts ansv.

3 Deltagerpræsentation Navn Arbejdsfunktion Projekterfaringer - i virksomheden eller tidligere virksomheder Eventuelle udfordringer som projektleder Mål med at gennemføre projektlederuddannelse Forventninger til uddannelsen Fritid - et bedre sted at lære Side 3

4 - et bedre sted at lære Side 4

5 Hvad kendetegner et projekt Engangsopgave Målrettet: har et slutmål Tidsbegrænset: har en start- og slutdato Tværgående: stiller krav til anvendelse af tværorganisatoriske ressourcer Ressourcekrævende Særlig organisation - et bedre sted at lære Side 5

6 Projektets grundelementer 5 x 5 model Projektopgaven Interessenter Interessenter Projektledelse Omgivelser Omgivelser Ressourcer Ressourcer Kilde: Mikkelsen & Riis - et bedre sted at lære Side 6

7 Projektets faser Styring eller management - værktøjskassen Projektledelse Idé Planlægning Gennemførelse Afslutning & drift Faser & Proces Lederskab eller leadership - værktøjskassen - et bedre sted at lære Side 7

8 Business Case Er et dynamisk dokument Driver projektet Indeholder det vigtigste sæt af informationer for projektet (kan det betale sig ) Kan danne grundlag for konkretisering af projektet Ajourføres (projektleder) og godkendes (styregruppen) igennem hele projektet Projektet vurderes altid i forhold til sidst godkendte BC - et bedre sted at lære Side 8

9 Business Case (forts.) Indhold: 1. Ledelsesresumé 2. Begrundelser (baggrund og mål) 3. Forretningsmuligheder 4. Forventet udbytte positivt og evt. negativt 5. Tidshorisont 6. Omkostninger 7. Investeringsvurdering (cost benefit) 8. Væsentlige risici - et bedre sted at lære Side 9

10 - et bedre sted at lære Side 10

11 Kommissorium, ideudkast eller fx Business Case udkast : Årsager/formål Muligheder Forventet udbytte Risici Ressourcer/omk. Tidshorisont Cost/benefit Project Charter / projektformulering Situationsanalyse: (udforske ideen) Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning Målformulering overordnet Formål Produkt mål (i store træk) Effektmål (i store træk) Interessent analyse Liste over mulige Positionere (fx gidsler, grå eminence, ressourcer, externe) SWOT/TOWS Indledende risikoanalyse: Opmærksomhedsområder Styregruppeformand + projektleder udpeges Overblik - Projekt forløb Projektplan Mål lægges fast (SMART) Formål Produktmål Effekt mål Succes kriterier Risiko analyse Identificere risici Kvantificering sandsynlighed x konsekvens Prioritering Handlinger / strategier Kommunikationsplan Aktivitets- og tidsstyringsplan High-level plan/indsatsområder WBS (Work Breakdown structure) Estimering Afhængigheder Netplan + kritisk vej Gantt-skema Ressourceanalyse, Budget Kvalitetsplan (QM,QA,QC), etablere logs Planopfølgning Fremdrifts måling Planned value (PV) Earned value (EV) Actual cost (AC) Teamprofiler (Belbin) Projekt gruppe udvikling Forming, storming, norming, performing, adjourning 5R modellen Rammer, Retning, Regler, Roller, Relationer Teambuilding Konflikthåndtering Formildnende, problemløsende, undvigende, kæmpende, kompromissøgende Ledelse: Adize (PAEI) Sit.bestemt ledelse (SLII) Motivation (Herzberg, Maslow) Rapportering og mødekultur Forandringsledelse (Kotter, Lewin) Slutrapport & Erfa-rapport Overdragelse Overdragelsesdokument Evaluering Projektet (succeskriterier) Projektgennemførelsen (proces) Gruppe/Individuelt Projektleder GO fra styregruppen til at lukke projektet Arkivering Ressourcefrigørelse FEST! Drift Nyttemål + / - Post-Projekt- Review Scope Projektorganisation udpeges Ledelse, lederskab, styring Læring & forankring PPR Planlægning Ændringsstyring Opdatere logs (risiko, erfa, emner, kvalitet ændringer mm.) Løbende evalueringer - et bedre sted at lære Projekt ejer Projekt leder Projekt leder Projekt leder Projekt leder Drifts ansv. Side 11

12 Mål Skema Måltype Mål Succeskriterier Formål Det overordnede formål Forbedre kundeservicen ved at øge kundefokuseringen og Hvorfor? effektivisere arbejdsprocesserne n/a Leverancemål Hvad skal konkret leveres? Procesarbejde IT-system (CRM) Uddannelse af medarbejdere Opgraderet telefonisystem Hvad skal der til for at interessenterne er tilfredse? Godkendelse af system med max 10 ikke-væsentlige fejl Alle brugere bliver uddannet Effektmål Hvilke fordele skal realiseres? Højere kundetilfredshed Mere effektiv kundeservice Hvad skal der til for at interessenterne er tilfredse? Kundetilfredshed skal stige fra 3,5 til 4,5 efter 6 mdr. Kundeservice skal behandle 10% flere henvendelser med samme bemanding - et bedre sted at lære Side 12

13 Formål mål - succeskriterier Formål defineret Effektmål og succeskriterier defineret Formål/ Succeskriterier for effektmål er realiseret Ide Plan Gennemførelse Afslutning Leverancemål defineres Projekt realiseret Succeskriterier for projekt realiseret Drift - et bedre sted at lære Side 13

14 Gruppearbejde: Lav Mål-skema for DSB - et bedre sted at lære Side 14

15 - et bedre sted at lære Side 15

16 Kommissorium, ideudkast eller fx Business Case udkast : Årsager/formål Muligheder Forventet udbytte Risici Ressourcer/omk. Tidshorisont Cost/benefit Project Charter / projektformulering Situationsanalyse: (udforske ideen) Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning Målformulering overordnet Formål Produkt mål (i store træk) Effektmål (i store træk) Interessent analyse Liste over mulige Positionere (fx gidsler, grå eminence, ressourcer, externe) SWOT/TOWS Indledende risikoanalyse: Opmærksomhedsområder Styregruppeformand + projektleder udpeges Overblik - Projekt forløb Projektplan Mål lægges fast (SMART) Formål Produktmål Effekt mål Succes kriterier Risiko analyse Identificere risici Kvantificering sandsynlighed x konsekvens Prioritering Handlinger / strategier Kommunikationsplan Aktivitets- og tidsstyringsplan High-level plan/indsatsområder WBS (Work Breakdown structure) Estimering Afhængigheder Netplan + kritisk vej Gantt-skema Ressourceanalyse, Budget Kvalitetsplan (QM,QA,QC), etablere logs Planopfølgning Fremdrifts måling Planned value (PV) Earned value (EV) Actual cost (AC) Teamprofiler (Belbin) Projekt gruppe udvikling Forming, storming, norming, performing, adjourning 5R modellen Rammer, Retning, Regler, Roller, Relationer Teambuilding Konflikthåndtering Formildnende, problemløsende, undvigende, kæmpende, kompromissøgende Ledelse: Adize (PAEI) Sit.bestemt ledelse (SLII) Motivation (Herzberg, Maslow) Rapportering og mødekultur Forandringsledelse (Kotter, Lewin) Slutrapport & Erfa-rapport Overdragelse Overdragelsesdokument Evaluering Projektet (succeskriterier) Projektgennemførelsen (proces) Gruppe/Individuelt Projektleder GO fra styregruppen til at lukke projektet Arkivering Ressourcefrigørelse FEST! Drift Nyttemål + / - Post-Projekt- Review Scope Projektorganisation udpeges Ledelse, lederskab, styring Læring & forankring PPR Planlægning Ændringsstyring Opdatere logs (risiko, erfa, emner, kvalitet ændringer mm.) Løbende evalueringer - et bedre sted at lære Projekt ejer Projekt leder Projekt leder Projekt leder Projekt leder Drifts ansv. Side 16

17 Interessentanalyse Hvornår og af hvem gennemføres interessentanalysen? Ved projektets begyndelse Løbende i projektet typisk ved faseovergange og beslutningspunkter Gennemføres af projektleder helst sammen med projektgruppen Påvirker Projektformuleringen/-kommissoriet Udformning af projektorganisationen Sammensætning af projektgruppen - et bedre sted at lære Side 17

18 - et bedre sted at lære Skema til interessentanalyse Projekt: Interessentanalyse Dato: Interessent Forventninger, udbytte, succeskriterier Betydning for projektet Inddragelse / behov for påvirkning Indstilling til projektet

19 - et bedre sted at lære Positionsanalyse model 1 Nødvendig for gennemførelse Gidsler Ressourcepersonale Lille indflydelse Stor indflydelse Eksterne interessenter Grå Eminence Ikke nødvendig for gennemførelse

20 Positionsanalyse model 2 Høster stor gevinst Støttende Kompromissøgende Udsættes for små ændringer Udsættes for store ændringer Tilpassende Modstandere/ i opposition - et bedre sted at lære Høster lille/ingen gevinst

21 Projektets organisation Styregruppe Opgavestiller / Direktion Projektleder Lede/styre Projektgruppe Udførende Beslutningsgruppe Alle andre Referencegruppe - et bedre sted at lære Side 21

22 Gruppearbejde: Lav Interessentanalyse og projektorganisation for DSB - et bedre sted at lære Side 22

23 - et bedre sted at lære Side 23

24 Omgivelser SWOT analyse Formål: At få afdækket projektets indre styrker og sårbarheder, samt ydre sårbarheder og risici Fig. fra Kousholt s et bedre sted at lære Side 24

25 Risiko-proces Overordnet fremgangsmåde 1. Identificer risici og mulige årsager 2. Vurder og evt. kvantificer risici (risikomatrix) 3. Vurder modforanstaltninger 4. Overvåg risici / gentag processen - et bedre sted at lære Side 25

26 Risikoanalyse: Log/register Risikoanalyse Udfyldt af: Dato: Emne Hvad kan gå galt? Sandsynlighed 1-5 Konsekvens 1-5 Risikotal (S K) Forebyggende Handlinger Afbødende - et bedre sted at lære Side 26

27 Risiko-foranstaltninger Eventuelle modforanstaltninger: overvåges overdrages fjernes accepteres nødplan (plan B) Overvågning: Styr og følg op log, opdater jævnligt i forbindelse med milepæle og rapporteringer Særlige risici er opmærksomhedspunkter! - et bedre sted at lære Side 27

28 Gruppearbejde: Lav SWOT og risikoanalyse for DSB - et bedre sted at lære Side 28

29 - et bedre sted at lære Side 29

30 Formål med nedbrydning Overskuelige arbejdspakker for dem, som skal udføre aktiviteten Skal kunne estimeres (tid, omkostninger) Resultatet/produktet skal være veldefineret og forståeligt Detaljeringsgraden er afhængig af projektets kompleksitet, viden om tids- og materialeforbrug m.v. - et bedre sted at lære Side 30

31 Nedbrydningsdiagram Hierarkisk nedbrydning Projektet nedbrydes i naturlige arbejdsområder eller delprodukter Disse nedbrydes i delaktiviteter eller yderligere delprodukter WBS Work Breakdown Structure Nedbrydning efter aktiviteter PBS Product Breakdown Structure Nedbrydning efter produkter - et bedre sted at lære Side 31

32 Eksempel - WBS Kilde Bjarne Kousholt: Projektledelse Teori og praksis - et bedre sted at lære Side 32

33 Overordnet tidsplan/milepælsplan - et bedre sted at lære Side 33

34 Overordnet tidsplan 1. Projektplan Milepæl. Beslutningspunkter 2. Mere effektive processer 3. Øget produktivitet ved spidsbelastninger 4. Bedre udnyttelse af kundeinformationer 5. Øget kundefokus M Å L TID FASE Planlægning Gennemførelse Afslutning - et bedre sted at lære Side 34

35 - et bedre sted at lære Side 35

36 Opsamling/afslutning Refleksion med sidemand 1-3 pointer jeg tager med hjem fra dette modul. Kort runde i plenum Evaluering af dagen - et bedre sted at lære Side 36