Job- og kravprofil vedrørende rekruttering og udvælgelse af ejendomsleder til Boligselskabet AKB, Taastrup afdeling Tåstrupgård

Transkript

1 Job- og kravprofil vedrørende rekruttering og udvælgelse af ejendomsleder til Boligselskabet AKB, Taastrup afdeling Tåstrupgård Konsulent: Thomas Gajhede 27. september 2011 AUSTRALIA AUSTRIA BELGIUM BRAZIL CHINA DENMARK ESTONIA FINLAND FRANCE GERMANY INDIA ITALY LATVIA LITHUANIA LUXEMBOURG THE NETHERLANDS NORWAY POLAND PORTUGAL SINGAPORE SPAIN SWEDEN SWITZERLAND UNITED KINGDOM USA

2 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING OM KAB OG BOLIGSELSKABET AKB TAASTRUP - TÅSTRUPGÅRD STILLINGSPROFIL ANSÆTTELSESBETINGELSER ANSÆTTELSESPROCEDURE...9 2

3 1. Indledning KAB og Mercuri Urval har indgået aftale om samarbejde om rekruttering og udvælgelse af en ejendomsleder til Boligselskabet AKB, Taastrup afdeling Tåstrupgård. Boligselskabet har valgt KAB som administrationsorganisation. Nærværende notat, som er udarbejdet af Mercuri Urval, vil blive anvendt til: - at sikre en fælles forståelsesramme i ansættelsesudvalget og mellem ansættelsesudvalget og Mercuri Urval i relation til organisationen, stillingen og profilen på ejendomslederen - at udgøre baggrundsmateriale til stillingsannoncen som information til muligt interesserede - at vurdere kandidaternes kvalifikationer i forhold til stillingens indhold, de formulerede krav og forventninger til den nye stillingsindehaver. Således indgår notatet som grundlag for vurdering af kandidaternes egnethed til stillingen. Notatet bygger blandt andet på informationer og synspunkter fremkommet i forbindelse med interview med relevante nøglepersoner og i det foreliggende skriftlige materiale. Alle, der på baggrund af stillingsopslaget overvejer sin interesse i stillingen, er meget velkomne til at kontakte Annemette Lehmann Bøgh fra KAB på telefon eller Thomas Gajhede fra Mercuri Urval på telefon med henblik på uddybende spørgsmål. Ansættelsesproceduren administreres af projektkoordinator Annette Cabalzar, telefon , annette.cabalzar@mercuriurval.com. 2. KAB og Boligselskabet AKB, Taastrup afdeling Tåstrupgård 2.1 KAB Boligen er et centralt element i ethvert menneskes liv og en forudsætning for, at man trives. Boligen danner rammen om hverdagen, og da KAB er en boligadministrator, er det KAB s mission at skabe de bedst mulige rammer for et godt liv. De boliger, KAB administrerer, skal være for alle typer af mennesker, med alle typer indkomst, på forskellige stadier i deres liv. KAB vil udvikle boligen til gavn for den almindelige boligsøgende, de ældre, de enlige, børnefamilierne, de studerende, de udstødte og de skæve. KAB er med til at skabe et levende beboerdemokrati, gode boligforhold og spændende boligmiljøer. KAB er en beboerstyret administrationsorganisation, der ejes af en række storkøbenhavnske boligorganisationer, og administrerer cirka lejemål i hovedstadsområdet. Den øverste myndighed er et repræsentantskab, som vælger en bestyrelse for KAB. Den 1. januar 2007 blev Boligselskabet AKB s.m.b.a. og KAB - Bygge- og boligadministration s.m.b.a. fusioneret. Den samlede organisation hedder herefter KAB. KAB samarbejder med både almene boligorganisationer og kommuner om at opføre, udleje og administrere boliger. KAB's kerneområder er således: - at udleje boliger og andre lejemål - at administrere boligområder - at samarbejde med lokale ejendomskontorer - at udvikle boligområder i dialog med beboere og kommuner - at løse opgaver som byggeforretningsfører i Danmark (både ved nybyggeri og renoveringer). 3

4 KAB er en god organisation at arbejde i. Det er en organisation med lang historie og en fremtrædende position i boligsektoren. KAB er kendt for at tænke nyt, både hvad angår arkitektur og bæredygtighed. KAB har ganske frie rammer for ledelse og udvikling internt. Der er plads til at udvikle sig og være ambitiøs på vegne af sin organisation og samarbejdspartnerne. Arbejdskulturen bærer præg af den fælles bevidsthed om, at man arbejder for et større formål det er en betydelig motivationsfaktor, at det, KAB gør, gør en forskel for mange mennesker. 2.2 Boligselskabet AKB, Taastrup afdeling Tåstrupgård Tåstrupgård, som er en afdeling under Boligselskabet AKB, Taastrup, er et alment boligområde opført i Tåstrupgård administreres af KAB. Tåstrupgård består af 915 boliger med ca beboere tilknyttet samt 4 daginstitutioner. Bebyggelsen består af etagehuse i blokke, som er blevet forbedret gennem tre store renoveringer. "Langblokken" er en af Danmarks længste bygninger. Det samlede boligareal udgør m 2 og har et udendørsareal på m 2. I bebyggelsen er der ansat 37 medarbejdere, hvoraf ca. 30 er fastansatte og resten er projektmedarbejdere. I tilknytning til bebyggelsen er der Selsmoseskolen og Taastrup Teater. I Tåstrupgård hersker i dag en høj grad af fordragelighed mellem alle beboerne. Dette skyldes dels de mange klubber og foreningers arbejde, dels de mange boligsociale projekter, og sidst men ikke mindst Høje-Taastrup Kommunes store bevågenhed omkring udviklingen i boligområdet. Ligeledes hører det med til billedet, at lejlighederne i bebyggelsen er af en høj kvalitet, og at der over flere omgange er blevet renoveret for store beløb. Første gang var i slutningen af 70'erne, hvor der blevet repareret på byggeskader. Dernæst kom miljøprojektet i sidste halvdel af 80'erne, hvor parkeringskældrene blev fjernet og beboerhuset blev bygget. I skrivende stund pågår en betydelig modernisering af lejlighedernes baderum. Tåstrupgård blev bygget i 1972 som et traditionelt boligbyggeri for den tid. Meningen var at tiltrække håndværkere og andre med mellemuddannelser. Imidlertid ændrede byggerenten sig, så det blev attraktivt at købe selv i forhold til de lejepriser, Tåstrupgård kunne tilbyde. Dette medførte, at der blev mange ledige lejligheder i boligområdet, som blev fyldt op med beboere, som kommunen havde ansvaret for. Mange af disse beboere havde sociale problemer, som igen førte til, at flere flyttede væk og Tåstrupgård blev et boligområde, der blev nemt at få en bolig i. At det blev nemt at få en bolig i Tåstrupgård medførte, at indvandrere og flygtninge hurtigt fandt sammen her. Beboersammensætningen er i dag 30% med dansk baggrund og 70% med anden kulturel baggrund. 2.3 Samarbejdet mellem KAB og Tåstrupgård KAB varetager som nævnt den administrative opgave på Tåstrupgård, og samtlige ansatte er ansat i Tåstrupgård. KAB udgør den overordnede organisatoriske ramme for Tåstrupgård. Den daglige drift og den daglige ledelsesopgave varetages dog med betydelig grad af frihed under ansvar og således ganske selvstændigt på Tåstrupgård. KAB bidrager med rådgivning på en lang række områder: HR/personale, rådgivning om økonomi/budgetter, bygningsforhold og jura. Ejendomslederen refererer til en forretningsfører i KAB, der også udgør den nærmeste overordnede sparringspartner i ledelsesmæssige og strategiske spørgsmål. KAB s forretningsfører, ejendomslederen og ejendomskontorets afdelingsbestyrelse samarbejder desuden om strategier og politikker på boligområdet og i bebyggelserne. Beboerne i Tåstrupgård er, som loven om almene boliger kræver det, organiseret i en afdelingsbestyrelse (bestyrelsen for Boligselskabet AKB, Taastrup afdeling Tåstrupgård), som efterfølgende er arrangeret i udvalg, der underretter om relevante emner og nærværende driftsopgaver til ejendomskontoret og organisationsbestyrelsen. 4

5 Ejendomslederen er ansvarlig for sekretariatsfunktionen for bestyrelsen og fungerer som det naturlige bindeled mellem KAB, ejendomskontoret og afdelingsbestyrelsen. Ejendomslederen hjælper desuden afdelingsbestyrelsen med dennes opgaver. For yderligere oplysninger om KAB: For yderligere oplysninger om Tåstrupgård: Ejendomskontoret Ejendomskontoret i Tåstrupgård er udgangspunktet for den daglige drift og organisering af administration, bygningsdrift, rengøring, renoveringsprojekter samt projekter på det boligsociale område i Tåstrupgård. Foruden at være ejendomslederens daglige arbejdsplads, er ejendomskontoret også base for p.t. 37 medarbejdere. Ud over det faste administrative personale er medarbejderne organiseret i forskellige team, der koordineres af teamledere, der dog ikke har egentligt ledelsesansvar. Disse team har blandt andet ansvaret for: - Generel drift - Trappevask - Varmecentral - Renholdelse (skraldeservice, fejning og generel renovationsservice) - Grønne områder (gartnerarbejde) - Det boligsociale område (bl.a. aktivitetshus og Kulturteamet). Ejendomskontorets organisering kan illustreres således: Ejendomsleder Socialrådgiver Souschef Drift Boligsocial indsats Koordinator Byggesag Ejendomskontor (adm.). 4 medarb. Varmecentral. 5 medarb. Renhold. 7 medarb. Grønt. 3 medarb. A- hold. 2 medarb. Kulturteam. 3 medarb. 2 medarb. Trappevask. 5 medarb. Aktivitetshuset. 2 medarb. Som en del af den daglige drift, administreres budgetter og den generelle økonomi i Tåstrupgård også fra ejendomskontoret. Kontoret er det naturlige omdrejningspunkt for den løbende kontakt mellem beboerne og administrationen, samt Tåstrupgårds eksterne samarbejdspartnere, herunder Høje-Taastrup Kommune, fonde og andre interessenter. 5

6 Kontakten til afdelingsbestyrelsen varetages formelt af ejendomslederen, mens forretningsføreren i KAB varetager kontakten til organisationsbestyrelsen. 2.5 Rammer og muligheder for ejendomslederen Tåstrupgårds beboerdemokrati har mange forskellige interesser, udfordringer og muligheder. Der har været enkelte sager i medierne om Tåstrupgård - både positive og negative historier - og området er i dag stadigvæk et fokuspunkt i medierne og hos politikerne. Et sådant fokus er også en mulighed, som boligafdelingen til stadighed udnytter. Beboerdemokrati kan være et udfordrende ledelsesrum, da mange behov og interesser skal varetages og tilgodeses. Det kræver beslutsomhed og diplomati, samt god og stabil drift. Den kommende ejendomsleder er ansvarlig for den daglige administration og personaleledelse, samt udviklingen af begge områder. Det er en rolle, som bærer præg af en høj grad af selvstændighed i et spændende og til tider hektisk arbejdsmiljø med mange muligheder, udfordringer og dygtige, engagerede medarbejdere. Ejendomslederen vil i det daglige arbejde have indflydelse på alle elementer indenfor drift, bygningsvedligeholdelse, økonomi og personaleledelse. Der findes i dag et godt samarbejde mellem ejendomskontoret og Høje-Taastrup Kommunes administrative og politiske niveauer, bl.a. i forhold til den boligsociale indsats. Dette samarbejde skal videreudvikles og skabe grobund for flere succeser på området, herunder de gode fælles erfaringer med blandt andet integrationsprocesser og social bæredygtighed i området. At være ejendomsleder er ikke kun en intern opgave i Tåstrupgård men en opgave, som inddrager mange forskellige interessenter og kontaktflader, både internt og eksternt. Som ejendomsleder er man i kontakt med alle facetter af det almene boligområde, både udenfor og indenfor organisationen, og man vil derfor have rig mulighed for at udbygge netværk indenfor det almene bolig og boligsociale område. Tåstrupgård har allerede udviklet sig meget, men de fortsatte succeser afhænger af fortsat udvikling. Tåstrupgård har et stort udviklingspotentiale forankret i en sund økonomi og gode forhold til fonde. Kontakten til fonde og facilitering af tilskud til bygge- og udviklingsprojekter, samt at kunne forstå og tilgodese beboernes behov og udfordringer hænger tæt sammen og er et vigtigt aspekt af ejendomslederens funktion. 2.6 Nøgletal Tåstrupgård har i 2012 et driftsbudget på 95 mio. kr., heraf er 10,8 mio. kr. afsat til planlagt vedligeholdelse. Den boligsociale indsats og større moderniserings-/byggesager (p.t. modernisering af baderum) indgår ikke i dette beløb. 2.7 Kontakt og kommunikation Ejendomslederen har ansvar for, at forretningsføreren holdes underrettet om alle væsentlige forhold. Det påhviler desuden ejendomslederen at sikre et tæt og frugtbart samarbejde med forretningsføreren og det øvrige personale i forvaltningsområdet. Ejendomslederen indgår i et team sammen med KAB s forretningsfører, sekretær og økonomimedarbejder omkring betjeningen af boligorganisationen og de enkelte boligafdelinger iht. KAB s servicekoncept og administrationspakke. 6

7 Derudover indgår ejendomslederen i relevante ledelses- og administrationsfora i KAB s regi. Ejendomslederen er den primære kontaktperson mellem KAB og ejendomskontoret og denne formidler kommunikationen mellem de to organisationer. Ejendomslederen har den primære kontakt til afdelingsbestyrelsen og udvalg herunder. Denne kontakt består bl.a. i en sekretariatsfunktion og omfatter bl.a. skriftlige oplæg. Ejendomslederen har pligt til at holde forretningsføreren underrettet om alle forhold, som denne skal have kendskab til for at kunne træffe de fornødne beslutninger og for at kunne holde KAB s ledelse orienteret om Tåstrupsgårds forhold. 2.8 Centrale udfordringer Udover de allerede nævnte muligheder og udfordringer, vil den kommende ejendomsleder skulle møde og håndtere følgende aktuelle udfordringer: - Strategisk udvikling: Tåstrupgård har det seneste år haft udskiftning på lederposten og ejendomslederfunktionen er de seneste måneder blevet varetaget midlertidigt af en konstitueret leder. Dette indebærer, at der har været mere fokus på den daglige drift og akutte problemstillinger, end på ledelsens strategiske arbejde. Den kommende ejendomsleder vil hurtigt skulle genetablere det mere fremadrettede ledelsesarbejde, så organisationen styrkes og udvikles - Synlig personaleledelse: Det seneste år har endvidere medført, at den nære personaleledelse er blevet mindre prioriteret. Den daglige personaleledelse skal igen styrkes, så der er klarhed over arbejdsprocesser, tydelig forventningsafstemning og konsekvent opfølgning. 3. Stillingsprofil Stillingsbetegnelse er ejendomsleder. Ejendomslederen refererer direkte til forretningsføreren i KAB. Stillingen er til besættelse snarest muligt. 3.1 Ansvarsområde Ejendomslederen skal have fokus på fire overordnede ledelsesopgaver; den samlede drift, økonomistyring, det boligsociale område og modernisering/byggesager. Ejendomslederen har ansvaret for den daglige driftsledelse af ejendomskontoret, så afdelingen og beboerne er sikret en god og professionel service. Dette indebærer ansvar for, at arbejdet i området tilrettelægges og udføres effektivt og korrekt i overensstemmelse med lovgivningen, organisationens vedtægter, aftaler og beslutninger, samt de af KAB fastsatte retningslinjer. Driftsansvaret indebærer desuden det overordnede personaleledelsesansvar, herunder sikring af et godt arbejdsmiljø og et engageret personale, som er målrettede, kvalitetsbevidste og serviceorienterede. Ejendomslederen har selvstændigt budget- og regnskabsansvar i relation til ejendomskontoret. På det boligsociale område skal ejendomslederen fortsat sikre tiltag og samarbejdsrelationer i og udenfor Tåstrupgård og KAB. I byggesager er det ejendomslederen, der har det primære ansvar og fungerer som tovholder på alle projekter. Ejendomslederen har ansvar for bygningernes vedligeholdelse og planlægningen, og varetager bygherrens opgaver i moderniserings-, renoverings- og vedligeholdelsessager. I forbindelse med sådanne opgaver vil der typisk blive tilkøbt bistand i form af projektledelse fra KAB s byggeri- og teknikområde. 7

8 3.2 Personlige opgaver Mere specifikt påhviler følgende opgaver ejendomslederen personligt: - Deltagelse i møder med afdelingsbestyrelsen, herunder om afdelingens budget - Hjælpe afdelingsbestyrelsen med forberedelse af beboermøder, herunder eventuelt at kunne fremlægge budget og regnskab, samt at kunne fungere som dirigent på møder - Udarbejdelse af skriftlige beslutningsoplæg til afdelingsbestyrelsen - Rådgivning til afdelingsbestyrelsen vedrørende lokalpolitiske tiltag - Gennemførelse af afdelingsbestyrelsens vedtagne politikker - Være opdateret om relevante lovgivningsmæssige forhold, herunder især lovgivning for den almene sektor. Personaleledelse: - Ledelse af alle lokalt ansatte medarbejdere - Planlægning og gennemførelse af årlige medarbejderudviklingssamtaler med alle medarbejdere - Udarbejdelse og ajourføring af kompetenceafklaringsskemaet i samarbejde med driftslederne, så de til enhver tid ved, hvad de har ansvaret for, og hvornår ejendomslederen skal involveres - Udøve lederadfærd i overensstemmelse med KAB s ledelseskompetenceprofil - Formidling af politikker, instrukser og forretningsgange til de ansatte - Orientering til afdelingsbestyrelsen vedrørende den personalemæssige situation. Ydelser: - Ejendomslederen har ansvaret for at udføre og/eller sikre udførelsen af de ydelser, som fremgår af KAB s ydelseskatalog. Budgetter: - Budgetlægning af konti vedrørende almindelig vedligeholdelse, samt planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - Budgetplanlægning af alle afdelingens øvrige variable udgifter samt henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - Bistand til økonomimedarbejderen med oplysninger til den øvrige del af budgettet og regnskabet - Løbende budgetkontrol og -opfølgning. Drift og vedligeholdelse: - Rekvirering og iværksættelse af løbende vedligeholdelse indenfor budgetrammen. Renholdelse: - Sikring af renholdelse og pasning af afdelingen i overensstemmelse med fejeerklæring og beboerdemokratiets ønsker - Indkøb af materiel og hjælpemidler indenfor budgetramme. Installationer og anlæg: - Sikring af kontinuerlig drift af fællesanlæg - Udlevering af nøgler, fremvisning af ledige lejligheder, udførelse af flytte- og malesyn. Øvrige opgaver: - Ansvarlig for behandling af ansøgninger om boligydelse og boligsikring - Indledende behandling af husordensager - Behandling af klager over forbrugsregnskaber. 8

9 3.3 Faglige kompetencer - Generel ledererfaring gerne erfaring med ledelse af en varieret medarbejdergruppe - Stor grad af politisk tæft - Erfaring med driftsledelse, herunder såvel styringsredskaber som planlægning, arbejdstilrettelæggelse, produktionsmåling og opfølgning som den nære personaleledelse - Erfaring med økonomistyring. Det er nødvendigt at kunne forstå, analysere og formidle budgetter og regnskaber - Grundlæggende kendskab til branchen og kulturen vil være en fordel. 3.4 Personlige kompetencer - Stor interesse for samfundsudviklingen og engagement for den almene sektor evne at læse og begå sig i det beboerdemokratiske spil - Gode kommunikative evner, både skriftligt og mundtligt, til både høj og lav - skal kunne tale med alle - Gennemslagskraft og synlighed. Den optimale kandidat evner at kommunikere klart, overbevisende, troværdigt og i øjenhøjde både overfor ansatte, ledere, beboere og omverdenen - Robusthed, overblik og evner at slå koldt vand i blodet og tænke rationelt i pressede situationer - Kandidaten skal have humor og kunne se det sjove og udfordrende i modsætninger og modstand - Kandidaten har tillid - og tro på egne evner. Kandidaten tør tro på egne beslutninger også på ufuldstændigt grundlag - Kandidaten er helhedsorienteret og alsidig. Den optimale kandidat ser de muligheder for udvikling, der er på tværs i organisationen, og lader sig ikke begrænse af de allerede udstukne rammer. Den optimale kandidat vil tage aktivt del i de strategiske diskussioner, der er i KAB, afdelingsbestyrelsen og på ejendomskontoret - Langsigtet og tålmodig. Den optimale kandidat forstår, at større organisationer påvirkes over tid og demotiveres ikke af det lange, seje træk - Evner den operative detalje og det strategiske overblik. Den optimale kandidat kan gå i detaljen, når det er påkrævet, men også i helikopteren, når dette kræves. 4. Ansættelsesbetingelser Ejendomslederen ansættes efter gældende Inspektøroverenskomst mellem BL og Faglig Puls samt lokalaftale mellem KAB og Ejendomsledernes Klub. 5. Ansættelsesprocedure , Ansøgningsfrist kl Mercuri Urval modtager ansøgninger og udarbejder liste over ansøgere. Ansøgerliste samt ansøgninger mailes fra Mercuri Urval til KAB Udvælgelse af ansøgere til 1. samtale samtaler hos Mercuri Urval Kandidaterne mødes med (evt.) ansættelsesudvalg og konsulent. Samtalerne afvikles med 40 minutters interval. Efter samtalerne voterer og beslutter ansættelsesudvalget, hvilke 2-3 kandidater, der skal gå videre i processen. 9

10 Uge 44 Mercuri Urval tester, interviewer, indhenter referencer, udarbejder skriftlige personvurderinger og afgiver rapport på hver kandidat , 2. samtaler i Taastrup fra kl De 2-3 kandidater, der går videre efter 1. samtalen, mødes med Tåstrupgårds ansættelsesudvalg. Samtalerne afvikles med 60 minutters interval. Mercuri Urval afgiver tilbagemelding til ansættelsesudvalget vedrørende hver enkelt kandidat November 2011 Uge 47 senest eller snarest derefter 3. samtale med afdelingsbestyrelsen De 2-3 kandidater, der er gået videre fra 1. samtale, mødes med 3-4 personer fra Tåstrupgårds afdelingsbestyrelse. Herefter træffes beslutning om evt. ansættelse Forhandling Løn- og kontraktforhold forhandles på plads Tiltrædelse 10