Kollegiekontoret i Aarhus

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Kollegiekontoret i Aarhus Møde nr. 48 den 10. marts 2015 kl marts 2015 jb@kollegiekontoret.dk

2 219 Referat af møde nr. 48 i bestyrelsen for Kollegiekontoret i Aarhus den 10. marts 2015 kl Til stede: René Skau Björnsson, formand Søren Ahlers, Skjoldhøjkollegiet Daniel Ahmed, Tandlægekollegiet Pauli Lydersen, Vilh. Kiers Kollegium Beinta M. Rasmussen, Vejlby Kollegiet Jan Ove Hansen, næstformand, Svane Kollegiet Kirstine Conradsen, Dania Kollegiet Martin Larsen, Skejbygård Kollegiet Tim Engel, Kløvergården Trine Graugaard, Åpark Kollegiet Torben L. Stoklund, medarbejdervalgt Fraværende: Anders Rønnebro (med afbud) Nanna Bak, Nørreport Kollegiet (med afbud) Knud Hansen, medarbejdervalgt (med afbud) Sebastian Albrektsen, Ravnsbjerg Kollegiet Jonas Høst, Dania Kollegiet Christian W. Christensen, Damager Kollegiet Desuden deltog: Direktør Per Juulsen, driftschef Kim S. Møller, administrationschef Diana Jørgensen samt Jette Bergendorff som referent. Dagsorden 1. Forhandlingsprotokollen (Godkendelse af referat af seneste møder) Revisionsprotokollen 2. Meddelelser 3. Godkendelse af budget 2015/16 for Kollegiekontoret, herunder godkendelse af afdelingernes budgetter 4. Udbud af revision 5. Kollegiehjemmesider 6. Evt. Ad 1. Forhandlingsprotokollen Formanden bød velkommen og der var en kort præsentationsrunde. Referat af møde 46 og 47 blev godkendt og underskrevet af René Skau Björnsson. Revisionsprotokollen Der var ingen tilføjelser. Ad 2. Meddelelser Der var udsendt følgende meddelelser med indkaldelsen. 1. Nybyggerier Svane Kollegiets voldgiftssag mod maler er under behandling med forventet afgørelse i juni. Tvisten omhandler en udgift på ca kr. Grundtvigs Hus Kollegiet har fået udsat byggeregnskabsaflæggelsen til afklaring af frikøbsbeløbet til Aarhus Kommune for aflysning af en tilbagefaldsklausul. Der er usikkerhed om et fradrag i prisen på 3,5 mio.kr. for udgifter til ekstrafundering og bortskaffelse af forurenet jord samt et tillæg i prisen på 1,1 mio.kr. for udvidelse af byggeprojektet. Status for de 4 byggeprojekter under forberedelse: Søren Frichs Vej har lokalplanforslag i offentlighedsfasen indtil marts. Grunden overtages først, når lokalplanen er endeligt vedtaget, hvilket formentlig sker inden sommerferien. Herefter skal byggeriet projekteres og udbydes i løbet af efteråret. Skejbyparken 49 er grundsalget til nybyggeriet fortsat under forberedelse i kommunen. Byrådet forventes at

3 220 vedtage nye retningslinjer for grundsalg til alment byggeri i marts, hvorefter vi forventer at kunne købe grunden uden udbud. Vi har anmodet om og fået udsættelse af ministeriets tilsagn om etablering af startboliger (ansættelse af social vicevært) til oktober 2015, da vi ikke kan imødekomme arbejdsmiljøreglerne for en social vicevært i de nuværende rammer, og derfor vil være sikker på byggemuligheden før iværksættelse. Tranekærvej 60/Bytoften 1 har vores rådgivere påbegyndt lokalplanlægningen. Processen forventes at vare hele Kommunen har forlangt en naboejendom lokalplanlagt samtidig, hvilket kan forsinke processen lidt. På Godsbanearealerne er kommunens samlede dispositionsplan for arealerne, hvor byggegrunden udpeges, forsinket og forventes først behandlet i byrådet i april Efter byrådets vedtagelse kan byggeprogrammet færdiggøres og konkurrence om byggeriet udskrives. 2. Renoveringer Kløvergårdens ansøgning om støtte fra Landsbyggefonden til renovering og ombygninger skal drøftes nærmere med kommunen og fonden før detailprojektering. Det er uafklaret, hvor omfattende projektet bliver. Tim Engel spurgte om, hvorfor det tager så lang tid, hvortil Per Juulsen forklarede, at vi kan forvente at få tilsagn om støtte i 2016, men det beløb der er reserveret, er dog slet ikke nok. Der arbejdes primært med to modeller for renovering af kollegiet. En skrabet version til ca. 10 mio. kr. eller en fuldstændig renovering indebærende løsning af bl.a. lyd- og varmeproblemer osv. Det vil koste ca. 30 mio. kr. De to modeller drøftes fortsat med Landsbyggefonden. Skjoldhøjkollegiets ansøgning om støtte til renovering og modernisering er reelt stillet i bero. 3. Udlejning Skjoldhøjkollegiet har enkelte ledige boliger fra februar og Kløvergården fra marts. Foreløbig har ledigheden dog været lavere end de seneste år som følge af generelt øget boligefterspørgsel. Ved U-days på de videregående uddannelsesinstitutioner er en pjece om UngdomsboligAarhus uddelt (vedlagt). 4. Økonomi Forvaltningen af kollegiernes midler har for første regnskabshalvår udvist følgende resultater for forvalterne: Danske Bank: - 0,1% Nykredit: +1,1% Alm. Brand: +0,7% Sirius: - 0,7% Forvalterne administrerer hver omkring 90 mio.kr. For de selvejende kollegiers forvaltere (Alm. Brand og Sirius) tages spørgsmålet om udskiftning op på de kommende bestyrelsesmøder. Ad 3. Godkendelse af Kollegiekontorets budget, herunder godkendelse af afdelingernes budgetter Budgetforslag og prisliste med foreslåede gebyrsatser var udsendt med indkaldelsen ligesom afdelingernes driftsbudgetter. Per Juulsen gennemgik prislisten og oplyste, at der, på foranledning af bestyrelsens ønsker, er udarbejdet en prisliste med prisstop på administrationsbidrag og indstillingsgebyr. Det fremgår også af prislisten hvilket indeks priserne justeres i henhold til. Per Juulsen gennemgik herefter overordnet forslaget til budget for Kollegiekontoret, som forretningsudvalget indstiller til bestyrelsens godkendelse og nævnte bl.a.: Det blev fremhævet at lønudgifterne udgør ca. 75 % af budgettet. Vedr. kontorholdsudgifter er der et fald i budgettet, da der i sidste års budget var en større opgradering af it og nye moduler, hvor der i dette budget er afsat midler til et mere almindeligt niveau. Lokale udgifter Denne post indeholder bl. a. leje til kontorlokaler, som prisreguleres. Der løber en fast aftale som genforhandles i Afdelingernes henlæggelser til dispositionsfond Det er et lovbestemt beløb der indbetales indtil der er nået et fastsat niveau pr. bolig. Der henlægges netto mindre fremover, da der udgår midler til de kollegier som modtager støtte fra dispositionsfonden (Grundtvigs Hus Kollegiet, Stenaldervej Kollegiet, Kirsebærhaven og Kløvergården).

4 221 Torben Stoklund spurgte til direktørens og tekniks lønstigninger. Per Juulsen forklarede at der sidste år forhandledes ny direktørkontrakt, og den reguleres efter øvrige BL overenskomster fremover. Stigningen i år er en engangsforeteelse og sammenligningsgrundlaget er forvaltningschefer i kommunalt regi. Personaleudgifter Kollegiekontoret er en meget løn-tung organisation og der er forventede personaleudgifter for i alt kr. Der budgetteres med 3,5 % mindre til Løn Kontor, da der ikke ansættes en elev og der har været en positiv effekt af rationaliseringen. Kontorholdsudgifter Edb service/drift af hjemmesider Der arbejdes bl.a. med at tilpasse modulet I-Syn (elektronisk synsprocedure) til os. Der foreslås afsat kr. Edb programrettelser / nye moduler Der foreslås afsat kr. til løbende modernisering af administrationssystemet samt udvikling af hjemmesider. Revision Der budgetteres med den aftalte prisstigning på 3 % pr. år, jf. dog dagsordenens punkt 4. Indtægter Da præmissen for budgettet var et prisstop for administrationsbidrag og indstillingsgebyr, så er indtægterne låst fast, og der forventes ikke større tilgang af boliger i dette budgetår. Renteindtægter Der budgetteres med en rente på 1 %. Bestyrelsen godkendte budgettet for Kollegiekontoret. Der var også udsendt forslag til afdelingsbudgetter. René Skau Björnsson informerede kort om proceduren for godkendelse af afdelingsbudgetter og bestyrelsen gav forretningsudvalget bemyndigelse til at godkende evt. ændringer i afdelingsbudgetterne, der besluttes på de kommende budgetmøder. Der blev spurgt om Ladegårdskollegiets antennebudget og der er efterfølgende svaret direkte til Søren Ahlers. Per Juulsen oplyste på forespørgsel at medielicens (erhvervslicenser i fælleslokaler) i fællesrum bortfalder. Betaling for møder uden for normal arbejdstid - På forespørgsel oplyste Per Juulsen, at det tidligere er besluttet, at afholdelse af møder uden for normal arbejdstid skal tilbydes, men at der skal være brugerbetaling, som dækker de faktiske omkostninger. Det er beboerne på det enkelte kollegium, der via budgettet bestemmer om de vil betale for det. Bestyrelsen godkendte afdelingsbudgetterne for 2015/16 og herunder også for afd. 1 Skjoldhøjkollegiets børneinstitutioner som ikke har en bestyrelse. Ad 4. Udbud af revision Der var udsendt indstilling fra administrationen med forslag om at revisionsopgaven udbydes i 2015 i et begrænset udbud blandt 4-6 revisionsfirmaer, med henblik på indgåelse af ny revisionsaftale fra 1. januar I forslaget indgår, at opgavefordelingen mellem bogholderi og revisor også vurderes i forbindelse med udbuddet. Diana Jørgensen uddybede forslaget og svarede på spørgsmål. Søren Ahlers bad om at der også indhentes priser for hver af de selvejende kollegier, så priserne i udbuddet ikke blot gives som et samlet tilbud. Per Juulsen oplyste, at de selvejende kollegiers egne bestyrelser skal godkende evt. ændringer. Bestyrelsen tiltrådte forslaget.

5 222 Ad 5. Kollegiehjemmesider Der var udsendt notat vedr. kollegiehjemmesiderne på Kollegiekontoret.dk Diana Jørgensen fortalte om hvordan processen var i 2009, da de nuværende hjemmesiderne blev oprettet. Hjemmesider gjorde det muligt at lette vores administration betragteligt mht. de juridiske dokumenter og udsendelse af disse. Desuden er der altid adgang til de reviderede og gældende dokumenter. Der er ønske om at nogle kollegier kan have hjemmesider, som de kan arbejde mere med selv, men det er også vigtigt at fastholde, at de juridiske dokumenter kan lægges på siderne af administrationen. De nuværende hjemmesider blev drøftet og der er ønske om, at det ikke skal være typo 3 der benyttes på de nye hjemmesider. Det er nemmere at bruge Wordpress og det foreslås primært at have fokus på brugervenlighed samt stor frihed til at skabe noget særligt for de kollegier som måtte ønske det. Der fremkom forslag om en overordnet facebook side for Kollegiekontoret evt. med alle kollegier som undersider. Det kunne fungere som supplement til hjemmesider. Det foreslås, at der nedsættes en projektgruppe. Martin Lønsmann fra Dania Kollegiet blev foreslået, Tim Engel og Søren Ahlers meldte sig også til projektgruppen. Der meldes tilbage til Diana Jørgensen, hvis der er flere der ønsker at deltage. Martin Larsen foreslog, at der skal kunne oprettes mailadresser til alle beboerdemokrater, så de ikke skal bruge deres private mail-adresser. Det kunne også gøre overlevering lettere til nyvalgte beboerdemokrater. Det blev foreslået, at der nedsættes en testgruppe, som ikke er it-nørder samt at varmemestrene inddrages i testfasen. Kollegiekontorets medarbejdere oplyser på afdelingsbestyrelsesmøderne, at Kollegiekontorets bestyrelse ønsker deltagere i en hjemmeside-projektgruppe og de er velkomne til at henvende sig til Diana Jørgensen. Diana Jørgensen igangsætter og indkalder til møde. Ad 6. Evt. På forespørgsel om valg af el-leverandør, fortalte Kim S. Møller at der er forhandlet med EnergiDanmark. Der er nogle mindre besparelser ved disse puljeordninger og priserne overvåges. Nuværende aftale løber til 2018/2019. Pauli Lydersen gav stor ros til Kollegiekontorets medarbejdere for den kompetente hjælp og gode service han får, når han henvender sig. Mødet sluttede kl Formand