Systematisk kvalitetsudvikling til gavn for borgerne Akkreditering af RusmiddelRådgivning

Transkript

1 Systematisk kvalitetsudvikling til gavn for borgerne Akkreditering af RusmiddelRådgivning Januar 2015

2 2

3 Systematisk kvalitetsudvikling til gavn for borgerne RusmiddelRådgivning er pilotprojekt for akkreditering som kvalitetsmodel i Rudersdal Kommune. Denne pjece er en introduktion til akkreditering som metode til systematisk kvalitetsudvikling. Pjecen beskriver i korte træk selve metoden og RusmiddelRådgivnings erfaringer i perioden frem til akkreditering. Indhold: Baggrund for pilotprojektet... 4 Den Danske Kvalitetsmodel (DDKM)... 5 RusmiddelRådgivning som kommunalt pilotprojekt... 7 Overordnet tids- og handleplan... 7 De fire grundpiller... 8 Organisering Implementering af retningslinjer Læringspointer Konklusion forvaltningsledelsen Systematisk kvalitetsudvikling

4 RusmiddelRådgivning er et tilbud til borgere, som søger behandling for at skadelig brug eller afhængighed af alkohol eller euforiserende stoffer. RusmiddelRådgivning tilbyder vejledning, ambulant behandling og samarbejder desuden med dag- og døgnbehandlingstilbud. Baggrund for pilotprojektet RusmiddelRådgivning er vokset i de senere år i takt med en styrket indsats samt flere borgere i behandling i eget regi. Medarbejderne kommer med forskellige behandlingsmæssige faglige baggrunde og skal indgå i tværfagligt samarbejde. Akkreditering er et redskab til at sikre helhed samt organisatorisk og ledelsesmæssig forankring af arbejdet med kvalitetsudvikling. I RusmiddelRådgivning ønsker man at skabe en fælles kultur omkring kvalitetsudvikling, hvor fokus er på medarbejdernes refleksion over egen praksis og på at bruge hinandens styrker og specialer. Der er mange aktører på misbrugsbehandlingsområdet private, kommunale og regionale behandlingssteder. Kommunerne har hidtil ført tilsyn med de lokale behandlingssteder inden for serviceloven på baggrund af anbefalinger til indhold af behandling. Fremover skal det nye socialtilsyn føre tilsyn med disse behandlingssteder. RusmiddelRådgivning ønsker at være på forkant. Akkreditering giver en stærk position i samarbejdet med andre aktører, som et anerkendt behandlingssted, der arbejder systematisk og metodisk med kvalitet. 4

5 Det er besluttet, at at akkreditering som kvalitetsmodel afprøves i RusmiddelRådgivning med henblik på eventuel senere udbredelse til andre tilbud i Rudersdal Kommuned. Der er derfor gennemført et pilotprojekt i RusmiddelRådgivning i perioden marts 2013 december 2014 med bistand fra forvaltningen i Psykiatri og Handicap. Den Danske Kvalitetsmodel (DDKM) Flere kvalitetsmodeller er overvejet i forhold til fordele og ulemper. Ikke alle modeller fører til certificeret akkreditering, og vurderingsmetoderne varierer. Den Danske Kvalitetsmodel er valgt, fordi modellen hænger godt sammen med at etablere og udvikle RusmiddelRådgivning med nye opgaver og medarbejdere. Den Danske Kvalitetsmodel er udviklet af Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet (IKAS) som fælles kvalitetsmodel på sundhedsområdet. Den bruges af alle sygehuse, apoteker, og skal også omfatte læger og speciallæger. Modellen udvikles fortsat for at imødekomme, at kommunerne i stigende grad er aktør på sundhedsområdet, og derfor har et ønske om at anvende akkreditering som kvalitetsmodel. Fælles for kvalitetsmodeller er intention om at komme hele vejen rundt generelt, organisatorisk og fagspecifikt og at man opnår dokumenterede resultater og forbedring gennem læring. Grundlag for en kvalitetsmodel er en læringscyklus, hvor man sikrer en kontinuerlig, systematisk udvikling af kvalitet efter de mål, man sætter, og baseret på skriftlighed. Den Danske Kvalitetsmodel er ikke normativ. Det betyder, at kvalitetsmodellen ikke lægger et bestemt kvalitetsniveau eller mål. Standarderne lægger sig op af de lovgivningsmæssige krav, hvad angår retssikkerhed, datalov, arbejdsmiljø etc. 5

6 Derudover stilles krav om, at der arbejdes målrettet og systematisk. Procedure skal være beskrevet og alle retningsgivende dokumenter samlet i ét system, der er tilgængeligt for medarbejdere og ledere. Ansvar for ajourføring, versionstyring og opfølgning skal fremgå entydigt. Kvalitetsmodellen er grundig. DDKMs standardpakke for rusmiddelområdet består af 32 standarder inden for : Ledelse (4) Kvalitets- og risikostyring (6) Dokumentation og datastyring (2) Ansættelse og kompetenceudvikling (2) Borgerinddragelse (2) Borgerinformation og -kommunikation (2) Koordinering, kontinuitet og overgange (2) Forebyggelse og sundhedsfremme (1) Hygiejne (2) Medicinering (4) Ernæring (2) Rusmiddelområdet (4) RusmiddelRådgivning bliver akkrediteret på 28 af standarderne, da 4 ligger uden for RusmiddelRådgivnings opgaver (ernæring, forebyggelse og sundhedsfremme samt dele af hygiejne). Den Danske Kvalitetsmodel går på tværs af sektorer, og danner basis for sammenhængende forløb for den enkelte borger. Der er fokus på borgerens oplevelse af overgange og samarbejde med andre. Det eksterne survey undersøger, om ledere og medarbejdere kender og anvender retningslinjerne, om kvaliteten overvåges og om forbedringstiltag prioriteres og iværksættes. Det eksterne survey tager ikke stilling til kvaliteten af de faglige ydelser og indsatser. 6

7 RusmiddelRådgivning som kommunalt pilotprojekt IKAS har stillet uddannelse og rådgivning til rådighed for Rudersdal Kommune, fordi RusmiddelRådgivning er det første kommunale misbrugsbehandlingssted, der akkrediteres efter DDKM. Pr. 1. januar 2014 har følgende kommuner indgået aftale om akkreditering efter DDKM på et eller flere områder: Horsens - sygepleje og træning Kolding - sygepleje, sundhedspleje, tandpleje og træning Odense - tandpleje og sundhedspleje Lolland - sygepleje og træning Greve - sygepleje Rudersdal - rusmidler Helsingør - sygepleje Syddjurs - sygepleje, træning og tandpleje RusmiddelRådgivning er med cirka 10 medarbejdere og én leder en lille og flad enhed. RusmiddelRådgivning fungerer derfor som en lille og hurtig organisation. For dag- og botilbud vil der være behov for en anden formidling. Store enheder, flere ledelseslag, grupper af udgående medarbejdere, samt medarbejdere med skiftende arbejdstider eller flere decentrale enheder stiller høje krav til formidling. Overordnet tids- og handleplan Det tager ca. 2 år at planlægge, udarbejde og praktisere opfyldelsen af standarder i Den Danske Kvalitetsmodel. Forløbet i RusmiddelRådgivning har været følgende: Marts 2013: Aftale underskrevet med IKAS og udlevering af standardpakke. 7

8 Marts-april 2013: Opstart i RusmiddelRådgivning ved grundlæggende kursus i Den Danske Kvalitetsmodel. April-juni 2013: Gennemførelse af basisvurdering - gennemgang af standarder og skitsering af status og indsatser. August 2013-juni 2014: Udarbejdelse af retningslinjer og aktiviteter jf. basisvurdering. Januar 2014: Kursus om internt survey for internt survey-korps. Juni 2014: Internt survey. August 2014: Opfølgning på internt survey og planlægning af eksternt survey. November 2014: Eksternt survey. December 2014-Februar 2015: Akkrediteringsnævnets behandling. Februar 2015: Offentliggørelse af akkrediteringsresultat. De fire grundpiller Efter at basisvurderingen er gennemført, udarbejder en lille kreds skitse til løsning, som består af fire grundpiller. Det videre arbejde tilrettelægges i fire spor, som kører i hvert sit tempo, fokus og involvering. Håndbog for RusmiddelRådgivning Håndbog for RusmiddelRådgivning samler alle retningsgivende dokumenter og bliver styret via en retningslinje for retningslinjer, der håndhæves af en håndbogsadministrator. Akkrediteringsstandarderne favner en organisation bredt. Det har derfor været nødvendigt at præcisere RusmiddelRådgivnings råderum i den kommunale kontekst med kommunale retningslinjer og støttefunktioner. Politikker, mål- og rammestyring, it-sikkerhed, ansættelse m.m. Håndbogen indeholder referencer til specifikke kommunale retningslinjer på intranet. 8

9 Platformen vælges ud fra, at medarbejderne skal anvende håndbogen i hverdagen. For RusmiddelRådgivning er det mest hensigtsmæssigt i Bosted-system. Den kunne også ligge på intranet. Retningslinjerne samles af eksisterende og aktive dokumenter, og nye må udarbejdes. Håndbog for RusmiddelRådgivning er inddelt i syv afsnit: 1. Oversigt og administration af håndbog: Indholdsfortegnelse, administration af håndbog, skabelon til retningslinjer 2. Politikker og grundlæggende dokumenter: Virksomhedsplan, principper for målstyring, fremsynet ledelse, økonomistyreplan, kommunale retningslinjer og støttefunktioner, sundheds- og forebyggelsespolitik, alkoholpolitik, kvalitetsstandarder 3. Behandling: Retningslinje for behandling, retningslinje for medicinering, instruktioner til hver behandlingsform 4. Borgersamarbejde og -dokumenter: Dokumentation for borgerdata, spørgeskema, informeret samtykke, samtykkeerklæring, klager, klagevejledning 5. Kommunikation og samarbejde om sundhedsydelser: Kommunikation, samarbejde om indsats leveret af kommunen, koordination ved sektorskift 6. Kvalitetsstyring: Kommissorium for kvalitetsudvalg, kvalitetsovervågningsplan, kvalitetsforbedringsplaner, risikostyring, utilsigtede hændelser, infektionshygiejne, referater 7. Personale: Kompetenceudvikling, jobanalyse, introduktion, beredskabsplan, lukkeprocedure, referater af personalemøder Kvalitetsudvalg og -overvågning Kvalitetsudvalgets opgave er at understøtte RusmiddelRådgivning og bidrage til forankring af kvalitetsforbedringer i forhold til kvalitets- og risikostyring. Udvalget tilrettelægger kvalitetsarbejdet i sammenhæng med kommunens overordnede mål- og rammestyring samt politikker for at skabe sammenhæng til de kommunale beslutninger. 9

10 Udvalget fungerer knap et år frem til eksternt survey som implementeringsudvalg med møder hver 14. dag. Udvalget behandler alle retningslinjer. Kvalitetsudvalget følger plan for kvalitetsovervågning, udarbejdelse af kvalitetsforbedringsplaner og opfølgning. Udvalget er tværfagligt sammensat af leder, behandlere, administrativ medarbejder, psykiater og i opstartsfasen koordinator fra forvaltning. Der er overvejelser om at få brugerrepræsentant med i udvalget efter implementeringsfasen. Det vil givet kunne tilføre stedet nye perspektiver. Medarbejderne kan formidle forbedringsforslag eller observerede brister til kvalitetsudvalget. Kvalitetsovervågningsplan (i forkortet form) Maj: Journalaudit (20 sager). Overvågning af medicin Aug: Spørgeskema til borger. Gennemsyn af skriftlig og elektronisk information Utilsigtede hændelser, klager, og risikovurdering Sep: Tipskupon kend og anvend retningslinjer Okt: Evaluering af indsatsområder, planer for kvalitetsforbedring og kompetenceudvikling Audit efterleves politikker Dec: Ansættelse og introduktion 10

11 Behandling Akkrediteringsstandarder for behandling har til formål at sikre, at borgere med rusmiddelproblemer tilbydes relevant og sammenhængende behandling. Udgangspunktet er at beskrive egen praksis med sigte på at skabe god orden i eget hus. Udarbejdelsen er foregået blandt behandlerne i RusmiddelRådgivning og er inspireret af andre behandlingssteder. Behandlingsdiagram (flowchart) viser de forskellige faser og behandlinger, der kan indgå i et behandlingsforløb: målgruppe, visitation, udredning, inddragelse, akut og planlagt behandling, afslutning, tilbagefald og opfølgning. Planlagt behandling foregår i grupper og /eller individuelt og kan indeholde farmakologisk og psykosocial behandling. Alle behandlinger er beskrevet i instruktioner. Beskrivelserne danner grundlag for, at det kan dokumenteres, at borgerne får den relevante behandling. Samarbejdsrelationer Det afspejles i Den Danske Kvalitetsmodel, at modellen udspringer af sundhedsvæsenet. Standarderne stiller krav til koordination af sundhedsydelser i forbindelse med en borgers overgang fra en aktør til anden. Desuden stilles krav til samarbejdet om de sundhedsydelser RusmiddelRådgivning leverer sammen med andre dele af kommunen. RusmiddelRådgivning leverer ydelser både efter sundhedsloven 141 og serviceloven 101. På socialområdet er der ligeledes behov og ønske om koordination og samarbejde af hensyn til at styrke den samlede indsats for borgerne. Det gør sig især gældende i forhold til borgere, som har psykiske problemstillinger ved siden af misbrug. RusmiddelRådgivning har udarbejdet retningslinjer for koordination på sundhedsområdet i forhold til at opnå akkreditering. Dette arbejde vil fremover blive udvidet til at omfatte koordination og samarbejde på socialområdet med andre områder i kommunen. 11

12 Organisering I projektet er der følgende roller: Ledergruppen består af Psykiatri og Handicaps områdechef, Psykiatri og Handicaps afdelingschef for dag- og botilbud/projektleder, leder af RusmiddelRådgivning. Koordinator fra Psykiatri og Handicap bistår ledergruppen med beslutningsoplæg og forløbsovervågning. Projektledelse er forankret hos afdelingsleder for dag- og botilbud for at opnå den umiddelbare gevinst af pilotprojektet i overvejelserne om mulighed for at opnå akkreditering af de specialiserede sociale dag- og botilbud under Psykiatri og Handicap. Og omvendt at opnå gevinst af de metoder, beskrivelser og andet, som allerede benyttes af dag- og botilbuddene til inspiration eller som fælles grundlag. Koordinator står for kommunikation og koordinering med kontaktperson i IKAS og tilrettelægger sammen med projektleder, leder af RusmiddelRådgivning og projektsekretær forløbet frem til akkreditering og afrapporterer til ledergruppe. Leder af RusmiddelRådgivning er knudepunkt. Som eneste leder på stedet den person, der skal godkende det nu skriftlige arbejdsgrundlag for RusmiddelRådgivning, der danner grundlag for mål, aktiviteter, processer, tidsplan. Projektsekretær står for håndtering af dokumenter og opsamling til håndbog, planlægning af kvalitetsovervågning, dagsorden og referat af kvalitetsudvalgsmøde og praktiske opgaver i forbindelse med survey. Interne surveyors er en gruppe på seks personer. Projektleder, koordinator, sekretær og behandler fra RusmiddelRådgivning sammen med to kolleger fra dag- og botilbuddene får vejledning fra IKAS til, hvordan et internt survey kan udføres med forskelligt fokus og metoder afhængig af prioritet. Der gennemføres et internt survey cirka 6 måneder inden det eksterne survey. 12

13 Leder i dag- og botilbud deltager i opstart, internt survey og inspirationsbesøg til andre kommuner, så viden om akkreditering deles fra start til næste skridt. Gode metoder indarbejdes allerede, også uden akkreditering nødvendigvis besluttes. IKAS stiller konsulent til rådighed for rådgivning og står for opstartsdag med medarbejdere i RusmiddelRådgivning, koordinator og ledere. Øvrige medarbejdere i RusmiddelRådgivning er inddraget efter den første fase af forløbet, hvor det organisatoriske og tekniske setup er udarbejdet. Medarbejderne inddrages specifikt til at udarbejde retningslinjer for kerneopgaven: misbrugsbehandling. Det er særligt i beskrivelse af behandlingsformer, at medarbejderne opbygger fælles forståelse og opmærksomhed. Implementering af retningslinjer Medarbejdere og leder i RusmiddelRådgivning skal kende og anvende retningslinjerne i håndbogen. Selvom mange af dokumenterne i håndbogen er kendt og allerede eksisterende materiale, kræver det en indsats. RusmiddelRådgivning har arbejdet med at engagere medarbejderne ved: At spille trivial persuit med spørgsmål udformet efter akkrediteringsstandarder. At udfylde tipskupon med spørgsmål til retningslinjer. At modtage ugentlig mail i en periode med en retningslinje ad gangen. At gennemgå og diskutere retningslinjer på behandlerkonference. At deltage i at skrive retningslinjer på fælles arbejdsdag for alle medarbejdere om akkreditering. 13

14 Læringspointer Det betyder noget, hvilke betegnelser man bruger. Det vækker mere genklang hos medarbejdere at tale om systematisk kvalitetsudvikling og kvalitetsforbedring for borgerne fremfor akkreditering. Sørg for at klæde lederne på. Første introduktion kan rettes mod lederne. Siden introduceres medarbejdere. Gerne med et par enkelte klare eksempler på et gennemløb i kvalitetshjulet. Besøg tidligt i forløbet andre steder, der har prøvet akkreditering, for at få forståelse og overblik. Afklar koncept for håndbog tidligt i forløbet. Hovedoverskrifter i indholdsfortegnelse, nummerering og hierarki i forhold til politikker, retningslinjer og instrukser. Overveje hvornår og hvordan det giver mening at inddrage medarbejderne. Inddrag medarbejderne i udarbejdelse af de retningslinjer, hvor medarbejderne har direkte faglig og arbejdsmæssig interesse. Afsæt tid i blokke til arbejdet med retningslinjer. Hold fx fælles skrivedag, hvor medarbejderne kan trække på hinanden. Tilrettelæg og iværksæt kvalitetsovervågningsplan sideløbende. Få erfaring med forbedringsplaner og opfølgning. Det er centralt for at opnå akkreditering og samtidig tilfredsstillende. Det vil være en fordel for en akkrediteringsproces i dag- og botilbud, at der er ensartethed i opbygning af håndbog og skabeloner. Interne surveyors skal mødes løbende og anvende den tilegnede viden. 14

15 Håndbog, kvalitetsovervågning, kvalitetsudvalg, forbedringsplaner Den Danske Kvalitetsmodel er oversat til den kommunale verden i Rudersdal Kommune, og er udformet efter arbejdsgrundlaget for RusmiddelRådgivning. Håndbogen er den fælles reference for RusmiddelRådgivning, kvalitetsovervågning er programsat over året, behandles af kvalitetsudvalget, prioriteres og udmøntes i forbedringsplaner. Konklusion forvaltningsledelsen Hovedmålene med dette projekt var: Udvikling af RusmiddelRådgivning og forankring i den kommunale organisation. Erfaring med akkreditering af RusmiddelRådgivning som pilotprojekt i forhold til kommende akkrediteringsproces i dag- og botilbud. Styrkelse af RusmiddelRådgivning som anerkendt behandlingssted og samarbejdspartner. Implementeringen af Den Danske Kvalitetsmodel har betydet, at kommunens styringsgrundlag, politikker og RusmiddelRådgivnings ansvar og råderum er blevet tydeligt for både leder og medarbejder i RusmiddelRådgivning. Metoderne til systematisk kvalitetsudvikling er tilpasset Rudersdal Kommune og desuden inspireret af eksisterende metoder i Psykiatri og Handicap, herunder håndbog for dagog botilbud. Pilotprojektet har derfor allerede ført til, at gode erfaringer tilegnet RusmiddelRådgivning indarbejdes umiddelbart i opbygningen af interne håndbøger i dag- og botilbud. 15

16 Systematisk kvalitetsudvikling RusmiddelRådgivning akkrediteres efter Den Danske Kvalitetsmodel (DDKM), som er fælles kvalitetsmodel for det danske sundhedsvæsen. Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet (IKAS) har ansvar for DDKM. IKAS blev etableret i 2005 og har en bestyrelsen med de stiftende parter Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, Sundhedsstyrelsen og Danske Regioner samt KL, Dansk Erhverv og Danmarks Apotekerforening. Den Danske Kvalitetsmodel er kendetegnet ved, at der ikke alene er fokus på kvaliteten i ydelserne, men også fokus på de processer og strukturer, der understøtter forløbet for en borger i forhold til ydelserne. Modellen fastsætter ikke, hvordan der skabes kvalitetsudvikling den opstiller mål, der skal fremme læring og en god kvalitet. Kommunen præciserer, hvad den forstår ved kvalitet og hvilke metoder, den anvender for at opnå dette. Kvalitetscirklen udgør den grundlæggende model for systematisk kvalitetsudvikling: Planlægge udføre undersøge handle. Kvalitetsudvikling er en læringsproces og DDKM understøtter, at kvaliteten systematisk udvikles efter principperne i kvalitetscirklen.