2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen)

Transkript

1 REFERAT Dialogmøde 2014 Boligselskabet Munkesøparken Dato: 9. september 2014 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Formand Richard Poulsen Bestyrelsesmedlem Kirsten Hansen Forvaltningskonsulent Jakob Murning Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. VELKOMST Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. OPFØLGNING PÅ SIDSTE ÅRS AFTALER 1. Boligorganisationen tilretter stamoplysninger / lejemålsoplysninger, så de er ens i regnskab og LBF-stamdata.. 2. Kommunen undersøger parkeringsproblem af kommunale biler ved indgangen til dagcenteret og boliger. 3. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten 2014 aftales til den 15. marts Begge parter er enige om, at aftalerne er overholdt. 3. GENNEMGANG AF STYRINGSRAPPORTEN A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : ja (helhedsplan og skema A,B,C afd. Munkesøparken) Kommunen: Til efterretning - se under pkt. 4. B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Huslejeniveauets udvikling ved de kommende istandsættelser i afd. Munkesøparken. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Nuværende initiativer fastholdes. Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet Munkesøparken 1/5

2 (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål Dispositionsfond, kr. pr. lejemål Arbejdskapital, kr. pr. lejemål Der har ikke været nogen sager i Beboerklagenævnet i regnskabsåret. (Sidste år 1 sag). 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: At aktivere og sikre beboernes fortsatte interesse for beboerdemokratiet. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Flere initiativer er forankret idet tilstødende kommunalt ejede Bestyrelsen har ikke det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har ikke i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Regnskabsår 2012/2013 % Regnskabsår 2011/2012 % Venteliste 55,00 52,17 Kommunal anvisning 10,00 17,40 Fleksibel udlejning 35,00 30,43 Kommunen ser tallene som et udtryk for, at udlejningsaftalen pr har haft den ønskede effekt. 4) Byggeri og renoveringer Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Intet nybyggeri. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): Afd.001, Munkesøparken: igangværende større renovering - LBF støttesag/helhedsplan - se pkt. 4. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Ingen kritiske nøgletal. Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet Munkesøparken 2/5

3 Afd. 001, Munkesøparken Fysisk helhedsplan under proces for den ældre del af bebyggelsen. Istandsættelsen vedrører udbedring af betonskader ved trapper og altangange, facaderenovering, ventilation i lejligheder m.m. Følgende arbejder er påtænkt gennemført: Altangangene glasinddækkes for at skabe et mere beskyttende miljø for opnåelse af øget komfort samt en væsentlig forlængelse af bygningens levetid. Lette facadepartier og altanbrystninger mod havesiden udskiftes. Indeklimaproblemer afhjælpes ved etablering af mekanisk ventilation. Tekniske installationer som varme, vand og afløb udskiftes. Herunder vil køkkenerne blive udskiftet. I de nye køkkener installeres mekanisk ventilation, som tilkobles et varmegenvindingsanlæg for optimering af indeklimaforbedringerne. De fysiske arbejder forventes påbegyndt ultimo Afd. 002, VEST Eftersom de 23 huse ligger spredt i 7 kommuner på Syd- og Vestsjælland, er de forholdsvis bekostelige at drifte. Der kan gå lang tid, før det opdages, at en beboer evt. ikke vedligeholder sin bolig, ikke holder orden i sin have, er fraflyttet uden at opsige sit lejemål og lignende. På samme baggrund har selskabets bestyrelse og afdelingens beboere besluttet at sælge sine boliger i afdelingen. Alle syv kommuner er tilskrevet og ansøgt om forhåndsgodkendelse til salg af ledige boliger og alle har godkendt. 5 af afdelingens boliger ligger i Kalundborg Kommune, på følgende adresser: Slagelsevej 150, 4400 Kalundborg Slagelsevej 152, 4400 Kalundborg Vangevej 26, 4400 Kalundborg Enggårdsvej 8, Ubby, 4490 Jerslev Søndergade 41, Ubby, 4490 Jerslev Kommunalbestyrelsen har på sit møde den 29. januar 2014 tilkendegivet at være positiv overfor fremtidige salg af ledige boliger beliggende i Kalundborg kommune. - Vedrørende afd. 001, se yderligere under punkt STØTTESAGER I LANDSBYGGEFONDEN (LBF) Afd.001 Munkesøparken: igangværende LBF-sag (renovering + kapitaltiltilførsel) : Projektet er godkendt på et afdelingsmøde : Kommunalbestyrelsen godkendt skema A, herunder garanti og kapitaltilførsel på kr. Richard Poulsen orienterede om, at selskabet har gjort et stort arbejde i forhandlingerne, for så vidt muligt at sikre, at der vil blive brugt lokal arbejdskraft til projektet. Det forventes ikke overskridelse i forhold til skema A. Der forventes ingen genhusninger. Kommunen har aftalt med Kuben, at de indsender skema B senest 26. september 2014 til politisk behandling i på kommunalbestyrelsens møde den 29. oktober REGNSKAB 2013 ( ) Regnskab 2013 ( ) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et overskud på kr. Overskuddet overføres til arbejdskapitalen. Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet Munkesøparken 3/5

4 Regnskabstal - afdelinger: Årets resultat Opsamlet resultat Leje/m2/pr.år 2012/2013 ( ) Afd. Munkesøen Afd. Vest Underskud afvikles over højst 3 år. Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Revisor bemærker dog, at henlæggelser til tab ved fraflytninger i afd. Vest vurderes utilstrækkelige til at dække de forventede tab på tilgodehavender ved fraflytning pr. 31. marts Revisor vurderer dog ikke, at det har væsentlig betydning ved bedømmelse af afdelingens økonomi. Kommunen tager herefter regnskab 2013 for perioden til efterretning uden yderligere bemærkninger. 6. EVALUERING AF UDLEJNINGSAFTALEN Den nuværende udlejningsaftale er gældende fra Kommunen forespørger - med henvisning til vores mail/brev af 7. juli om Boligselskabet Munkesøparken vil indgå ny aftale med kommunen om en udvidelse/ændring af den fleksible udlejning. Boligselskabet finder imidlertid ikke, at deres boliger er egnede hertil. Boligselskabet ønsker således ingen ændringer i den nuværende udlejningsaftale. Udlejningsaftalen pr. 1. januar 2014 fortsætter uændret. Kommunen konstaterer i øvrigt, at den har haft en positiv effekt, idet den kommunale anvisning i 2013 er faldet fra 17,39 % til 10,0 %. 7. DIALOGMØDE 2015 OG INDBERETNING AF STYRINGSRAPPORTEN Reglerne om indberetning af styringsrapporten er ændret, så indberetning allerede vil være mulig umiddelbart efter indberetning til LBF - dvs. Kalundborg almennyttige Boligselskabs frist for indberetning (regnskab 2014) til LBF var den 31. august Indberetningssystemet er således allerede åbnet nu for boligselskabets indberetning af styringsrapport mod tidligere, at den først kunne indrettes efter medio februar. Herudover er der nu krav om, at kommunen skal indberette den aftalte fristdato. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten blev aftalt til den 1. marts Kommunen indberetter datoen i Tidspunkt for dialogmødet aftales herefter mellem parterne - forventes april/maj EVENTUELT Kommunen orienterer om, at nu er frit tilgængeligt for alle - dvs. uden kode - dog i en begrænset udgave. Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet Munkesøparken 4/5

5 9. AFTALER 1. Udlejningsaftalen pr. 1. januar 2013 fortsætter uændret. 2. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten 2015 aftales til senest 1. marts Boligselskabet Munkesøparken Kalundborg Kommune den 23 / den 17 / Formand Richard Poulsen Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2014 med Boligselskabet Munkesøparken 5/5