Grundejerforeningen Kirkemarken

Transkript

1 Grundejerforeningen Kirkemarken REFERAT Generalforsamling den 16. april 2015 Shell-tankens lokaler, Ravnstrup Dagsorden: 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere 2. Bestyrelsens beretning om Aflæggelse af regnskab underskrevet af revisor og bestyrelse 4. Rettidige indkomne forslag fra medlemmer 5. Vedtagelse af budget og fastlæggelse af bidrag og eventuelt indskud 6. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter 7. Valg af revisor og revisorsuppleant 8. Eventuelt Formand Paul Erik Pedersen byder alle velkommen. 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere: Valg af dirigent: Bestyrelsen foreslår John Christensen det vedtages enstemmigt. Valg af referent: Bestyrelsen foreslår Lone Karlsen det vedtages enstemmigt. Valg af stemmetællere: Der foreslås Lone Nielsen og Knud Erik Christensen det vedtages enstemmigt. Der er 17 fremmødte medlemmer af grundejerforeningen. Ved afstemning af indkomne forslag har hver bolig 2 stemmer. Der er på denne generalforsamling 28 stemmer. Der henstilles til god ro og orden og dirigenten får ordet. John konstaterer, at generalforsamlingen er varslet og indkaldt til tiden. Der opfordres til, at alle taler pænt til hinanden, og at der holdes en god tone. Husk at sætte mobiltelefonerne på lydløs. 2. Bestyrelsens beretning om 2014: Ordet gives til formand Paul Erik Pedersen og bestyrelsens beretning fremlægges. Beretningen findes på bilag 1. Bent spørger til pris på grundejerforeningens snerydning: Karsten gør opmærksom på, at der ikke er så stor en prisforskel på Vestermarken og René Koch. 3. Aflæggelse af regnskab underskrevet af revisor og bestyrelse: Ordet gives til kasserer Karsten H. Gravesen og det udsendte regnskab for gennemgås. Regnskabet findes på bilag 2. Knud Erik spørger til post 360 i regnskabet: Karsten udspecificerer udgiftsposterne i post 360. Side 1

2 Grundejerforeningen Kirkemarken Bent spørger til henlæggelsesposten og mener, at den er listet igennem: Karsten gør opmærksom på, at det er opsparing til vejbelægning, som kan blive en meget dyr udgift for grundejerforeningen, når vejene en gang ude i fremtiden trænger til at blive fornyet. Regnskabet for 2014 godkendes enstemmigt. 4. Rettidige indkomne forslag fra medlemmer: Der er 6 forslag fra bestyrelsen, som ses på bilag 3. Forslag 1 - Vedtægtsændring: Paul Erik: Bestyrelsen foreslår en vedtægtsændring i 16, der giver mulighed for, at grundejerforeningens bestyrelse kan fortsætte med kun 3 bestyrelsesmedlemmer (formand, kasserer og sekretær). For at vedtage en vedtægtsændring, skal der være mindst 18,6 ja-stemmer. Afstemning: JA: 17 stemmer NEJ: 10 stemmer BLANK: 1 stemme Forslaget blev derfor ikke vedtaget. Forslag 2 Blomsterknolde i nogle af de grønne områder: Lone: Bestyrelsen foreslår, at der sættes blomsterløg på udvalgte steder af grundejerforeningens grønne arealer. Det kan eksempelvis være krokus, vintergækker, erantis eller påskeliljer. Der skal ikke være vedligehold og blomsterne falder inden græsset for alvor begynder at gro. Afstemning: Forslaget vedtages med flertal. Forslag 3 Vejr bestandige skilte med legende børn: Karsten: Bestyrelsen foreslår at indkøbe og opsætte nye vejrbestandige skilte med legende børn, for at indikere at bilister skal sætte farten ned i området. Afstemning: Det vedtages med flertal, at der skal indkøbes 2 skilte med legende børn (blå og firkantet) som hænges op ved de to indfaldsveje. Forslag 4 Hastighedsbegrænsning på asfalten: Paul Erik: Bestyrelsen foreslår, at male hastighedsbegrænsningsskilte på asfalten. Det skal undersøges nærmere hvorvidt vi må angive en hastighedsbegrænsning og håndhæve den. Afstemning: Forslaget nedstemmes. Forslag 5 - Sommerfest: Kristian: Bestyrelsen spørger de fremmødte om sommerfesten skal nedlægges pga. lille tilslutning. Der er ingen gode forslag til, hvad der skal til, for at flere har lyst til at deltage. Det skal pointeres noget bedre, at børn også er velkomne. Måske en mere provokerende indbydelse? Afstemning: Det vedtages, at sommerfesten fortsætter så længe, der er nogen, der har lyst til at komme. Forslag 6 Birthes legehus : Birthe: Der står et lille hus på marken ved siden af Birthe. Det vil Birthe gerne donere til grundejerforeningen. Bestyrelsen foreslår, at det flyttes over på legepladsen og indrettes som legehus. Døren i huset vil Birthe gerne beholde, så det bliver åbent og dermed ingen døre, som man skal huske at lukke eller der står og klapreri blæsevejr. Der kommer positive og negative meninger om dette forslag. Nogle mener, at børn ikke gider at lege i legehus og andre mener, at det jo ikke er grundejerforeningens egne børn, der benytter legefaciliteterne. Side 2

3 Grundejerforeningen Kirkemarken Afstemning: JA: 10 stemmer NEJ: 12 stemmer BLANK: 6 stemmer. Forslaget er nedstemt. 5. Vedtagelse af budget og fastlæggelse af bidrag og eventuelt indskud: Ordet gives til Karsten og det udsendte budget for 2016 gennemgås. Budget 2016 ses på bilag 2. Budget 2016 godkendes med stemmeflertal. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter: Der vælges følgende 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år: Lone Karlsen og John Christensen. Der vælges følgende til suppleant for 1 år: Michael Dalby Hulvej Der vælges følgende til suppleant for 2 år: Kim Henriksen 7. Valg af revisor og revisorsuppleant: Der vælges følgende til revisor for 1 år: Jonny Justesen Der vælges følgende til revisorsuppleant for 1 år: Melinda Skov Pedersen 8. Eventuelt: Ordet er frit alle kan få ordet. Jonny: Hvordan kan det være at risten til regnvandsfaskinen på Kong Frederiks Vej 11 og 23 altid ligger løs? -> Det er fordi, at bilerne kommer med hurtig fart rundt i svinget. Så forskubber risten sig til den ene side. -> Der opfordres til at bestyrelsen retter en personlig henvendelse til de beboere i grundejerforeningen, der kører med uansvarlig høj hastighed på grundejerforeningens veje. Lone N.: Har et ønske om, at der ikke slås græs i perioden kl samt på gode sommeraftener, hvor andre måske sidder udenfor og har gæster. -> Ønsket tages til efterretning og bestyrelsen vil sprede budskabet. Lone N.: Katte og deres efterladenskaber er stadigvæk et problem i blomsterbede og på hustage/lofter. -> Der opfordres til at katteejere holder deres katte hjemme på deres egen matrikel. Side 3

4

5 Bestyrelsesberetning Grundejerforeningen Kirkemarken Kort efter Generalforsamlingen den 24. april 2014 samledes bestyrelsen torsdag den 29. april hos (undertegnede) Paul Erik Pedersen og igen senere den 8. maj hos Karsten H. Gravesen, hvor bestyrelsen konstituerede sig som følger: Formand: Paul Erik Pedersen, Kong Frederiks Vej 23 Næstformand: Birthe Elisabeth Pedersen Kasserer: Karsten H. Gravesen, Kong Frederiks Vej 1F Sekretær: Lone Karlsen, Kirkevej 8C Vejmand: Kristian Møller, Åen 2 På generalforsamlingen blev følgende valgt som: Suppleanter: Brian Harder Pedersen, Prins Henriks Vej 4 Sasikumar Vijayakumar, Kirkevej 8D Revisor: Jonny Justesen, Kong Frederiks Vej 11 Revisor suppleant: Melinda Skov Pedersen, Kong Frederiks Vej 13 Indledning: Hen over året har bestyrelsen afholdt 5 bestyrelsesmøder. Vi kan jo starte med det, der er lagret senest i vore hukommelseslag, nemlig: Forårsrengøring Lørdag den 28. marts var der indkaldt til fejedag, hvor der var en del forskellige opgaver, som der skulle tages vare på. 18 morgenfriske entusiaster var mødt op forventningsfulde og ivrige efter at komme i gang. Der blev strøet gødning på arealerne samt jernvitriol på særlig udsatte steder, hvor kaskade af mos havde bredt sig. Der blev klippet og samlet grene op. Henkastet affald blev fjernet. Der blev fejet og revet blade sammen. Petanquebanen blev gjort klar til den nye sæson og bedet ved skellet under telefonpælehegnet fik en ordentlig omgang. Affaldet blev i første omgang oplagret hos Bent, som undertegnede har lovet at give en hånd med, når det skal køres ud på genbrugsstationen. Der blev renset op ved overflade-afvandingsristerne. Bordbænk arrangementet ved legepladsen blev afkortet og gjort klar til maling og står nu i Birthes carport og afventer hendes kærlige hvide penselstrøg. Ved indstiksvejen til nummer 8A-8F fra Kirkevej, hvor hækken nu er fjernet for at opnå bedre udsigt ved udkørsel til Kirkevej, blev jorden jævnet, og der er nu efterfølgende blevet sået græsfrø, som Alex tog sig af. Nogle store kampsten udfor indstiksvejen ved Nordbys blev gravet op og fjernet, så græsset på hjørnet ved den fredede vold indtil fællesområdet nu også kan slås. Ligeledes har Alex efterfølgende fyldt jord og sået græsfrø i de huller, som post- og avisbilen i vinterens løb har dannet ved en del postkasser og andre steder. ~ 1 ~

6 Omkring kl. 11 blev ganen vandet, og efter pausen var der atter fuld aktivitet. Karsten fik tændt for grillen og arrangementet afsluttedes i den dobbelte carport ved Kong Frederiks Vej 1A og 1B med pølser og brød. Frederikke og Kim havde sørget for hjemkøb af drikkevarer, brød og pølser mm. Gødning: Også i år valgte bestyrelsen, at der kunne købes/bestilles NPK ( ) gødning til medlemmernes eget forbrug. Gødningen blev i år leveret i sække á 15 kg til de 12 beboerenheder, der havde bestilt. Petanquebane: Banen har været brugt hver torsdag aften fra maj til udgangen af august. Men der er plads til mange flere spillelystne sjæle. Sæsonen i år starter torsdag den 7. maj kl , og bestyrelsen vil gerne opfordre alle til at prøve kræfter med denne sjove og underholdende sociale sport, som overhovedet ikke kræver de store armmuskler. Det er sjovt, og det er hyggeligt, så mød nu bare op. Man forpligter sig naturligvis ikke til at møde op hver gang. Og er der nogen, som ønsker at spille på andre tidspunkter, så er man når som helst velkommen til at tage en dyst sammen med venner og familie. Petanquekugler samt afretningsrive findes i carporten på Kong Frederiks Vej 1B. Katte fælder: Der er hjemkøbt en katte fælde, der kan udleveres ved henvendelse til Karsten H. Gravesen, KFV 1F. Velkommen Vi bød i årets løb velkommen med en buket blomster til 2 nye familie i grundejerforeningen, buketter som Tove var behjælpelig med at fremskaffe. Buketterne er gået til: Kirkevej 8D hos Frederikke og Kim og Prins Henriks Vej 4 hos Angela og Mathias. Vi siger hjertelig velkommen i grundejerforeningen til de nye familier. Det er sådan, at nye tilflyttere får en buket blomster til ca. 100,- kr. samt et velkomstbrev med information om grundejerforeningen (vedtægter, hjemmeside m.m.). I år valgte vi i bestyrelsen at byde de nye beboere velkommen ved at gå en rundtur i området sammen med dem, hvilket der blev taget godt imod, og noget vi i bestyrelsen vil fortsætte med. Græsslåning Som besluttet på sidste års generalforsamling, var der ikke tilslutning til, at foreningen kunne anskaffe en ny havetraktor. Den gamle stod nemlig for en kraftig renovering. Opgaven blev derfor udliciteret til Alex Andersen, Kirkevej 8C, som samtidigt købte den gamle havetraktor til kr Desuden blev det aftalt at Alex sørger for snerydning og saltning på foreningens 2 stier. Alt sammen for en 3-årig periode med en samlet pris på kr pr. sæson. Foreningen afholder dog omkostningerne til hjemkøb af salt. Samlet set så giver det foreningen nogle åbenlyse fordele som: ~ 2 ~

7 - Ingen dyr plænetraktor i grundeejerforeningens varetægt - Ingen dyre lån i grundejerforeningen - Ingen udgifter til forsikring af plænetraktor - Intet behov for opstaldning af plænetraktor - Græsslåning og snerydning af stier til en fast pris og ingen bekymringer om vedligeholdelse eller hvem der har ansvar for at køre med den Kristian startede sæsonen og overdrog derefter traktoren til Alex. Vi må sande, at Kristian fik så ret i, at traktoren efterhånden var i en meget dårlig stand. Dårlig nok havde Alex kørt et par omgange, før der sprang en kilerem, hvilket tog adskillige dage at få udskiftet, da det viste sig at være forskellige modeller af den gamle havetraktor. Styringen var også besværliggjort af, at forhjulene hældede mere end 30, og stangforbindelserne til transmissionen var så slidt, at traktoren til sidst ikke længere kunne bakke. Den kunne dog køre fremad, men kun for halv kraft. På dens sidste tur til forhandleren, måtte den skubbes op på traileren, da den, pga. de defekte stangforbindelser, ikke selv kunne trække sig op på traileren. Og som om det ikke var nok, så var der en defekt elektromagnet, som bevirkede, at man ved hvert andet forsøg på at starte, ja, så kørte starteren rundt uden at trække motoren med. Det irriterede selvfølgelig beboerne, at græsset ved overdragelse af traktoren til Alex i en kort periode blev lidt for langt. Men da Alex s nyerhvervede slåmaskine kom på banen, faldt tingene endelig på plads til alles tilfredsstillelse. Sommerfest Lørdag den 21. juni blev der afholdt sommerfest i foreningens partytelt. Som sædvanligt blæste det kraftigt, men vi fik hold i teltet, der endnu engang bestod sin styrkeprøve, dog med nogle mindre skader. Inga og Jørn lagde strøm til. Kaffen blev indtaget til Almas dejlige hjemmebag. Der blev festet og hygget samt grillet på Henriks til lejligheden udlånte store kombinerede gas og kulgril. Det kunne dog være rart, at flere ville bakke op omkring denne festlige dag. Foreningens partytelt er opmagasineret hos Lone og Alex. Niels fik lavet en smart trækasse til vognen, hvori teltet og al tilbehøret nu befinder sig, hvilket gør, at det er nemt at transportere vognen rundt på området. Husk at teltet (8 x 6 m) kan lejes af foreningens beboere for kun kr. 300,- inklusiv opsætning og nedtagning. I 2014 var der da også 2 af vore medlemmer, som benyttede sig af tilbuddet. I år bliver sommerfesten også afholdt. Datoen er fastsat til lørdag den 20. juni, hvor vi mødes i teltet kl Sensommerfesten På grund af manglende opbakning og tilslutning har vi i bestyrelsen valgt, at vi også i år dropper dette arrangement. Efterår/vinter 2014/15 Vinteren har i år været mild, der er blevet ryddet sne 2 gange, men desværre alt for mange gange saltspredning. Efter at have indhentet tilbud fra Vester Marken Maskinstation og René Kock, besluttede bestyrelsen, at René Kock, Åen 4, som medlem af grundejerforeningen, skulle have mulighed for at vise, om han kunne løfte opgaven med snerydning og saltning. Desværre var der et par personuheld pga. mangelfuld og dårlig saltspredning, dels på vendepladsen for enden af Kong Frederiks Vej og dels på vende- / P-pladsen for enden af indstiksvejen til Kirkevej. Der blev sendt en skriftlig klage til René, hvor der blev gjort ~ 3 ~

8 opmærksom på problemerne med den dårlige og mangelfulde saltning, samt at sneskovlen var hård ved belægningen, især flisebelægningen. Efter et møde med René, lovede han - at de steder lastbilen med saltsprederen ikke kunne nå - manuelt at sprede salt ud. Som lovet så gjort efterfølgende. Netop vinterposten omkring fjernelse af sne og saltning af vejene kan være forholdsvis stor, hvilket selvfølgelig og naturligvis er meget afhængig af vinterens lune. Bestyrelsen har nu taget situationen op til ny overvejelse. Legeplads Nyt legetårn med rutsjebane og gynger blev sat op i april sidste år. I år forventer vi, at legetårnet skal udvides med en ny sandkasse samt en forlænget arm/stolpe, således at spindelvævsgyngen kan komme længere væk fra stolpen. Derudover skal der hjemkøbes en ny kantpude til den nedgravede trampolin. Hvis vi kan få fat i nogle brugte fliser (ca. 30 m²), så ønsker vi at lægge fliser, der hvor bord/bænk arrangementet igen kommer til at stå. Opfordring Beboere på vejen henstilles venligst til, at der vises behørig hensyn til, at der ikke køres for stærkt på vore private veje, da der her ofte er legende børn på cykler og skateboard. Hjemmeside Foreningens hjemmeside er: Sidens primære mål er dels at informere medlemmerne om, hvad bestyrelsen arbejder med og dels at kundgøre tidspunkter for aktiviteter. Derudover er der et mindre fotogalleri med billeder fra afholdte arrangementer/aktiviteter i foreningen. Beboerne er meget velkommen til at aflevere egne billeder fra foreningens fælles arrangementer. Dog skal alle billeder, der uploades på hjemmesiden, være etisk korrekte og godkendes af Lone Karlsen + undertegnede. Billeder, der IKKE ønskes på hjemmesiden, bliver efter opfordring fjernet fra siden. Vedtægter samt referater fra generalforsamling, lokalplanen o.a. er også tilgængelige på hjemmesiden. Fremover vil referat fra generalforsamlingen kunne hentes og udskrives fra hjemmesiden. Såfremt nogle stadig ønsker at få referatet fra generalforsamlingen på papir, rettes der henvendelse til Lone Karlsen. Niels Madsen er webmaster på siden. Afslutning Afslutningsvis vil jeg blot sige, at vi atter ser frem til en ny sæson med alt, hvad det måtte indebære. Desuden vil jeg ud over bestyrelsen gerne takke alle, der har givet en hånd med i løbet af året. Uden jeres indsats og gode humør var vi såmænd aldrig nået i mål. Sluttelig håber og ønsker jeg, at det også fremover kan fortsætte i samme gode ånd. På bestyrelsens vegne - tak alle sammen. ~ 4 ~

9 Driftsregnskab for perioden Konto Note Faktisk sidste år Budget 15 Budget 16 INDTÆGTER 110 Kontingenter Øvrige indtægter INDTÆGTER I ALT UDGIFTER 310 Snerydning Græsslåning Grønne områder og aktiviteter Fælles veje og stier Lovpligtig forsikring Administration, porto og gebyr Generalforsamling Øvrige udgifter Afskrivninger UDGIFTER I ALT RESULTAT Status pr Konto Note Faktisk Sidste år AKTIVER 610 Kasse grundejerforening Pengeinstitut Tilgode kontingenter Anlægs aktiver (materialer) AKTIVER I ALT PASSIVER 810 Egenkapital Skyldige omkostninger Optaget lån Hensættelser PASSIVER I ALT Forklaring til noter Noter 1 27 beboelser á kr. 1500,- 2 Salg af havetraktor, udlejning af party telt mm 3 Etablering af legetårn, fodboldmål, gødning mm 4 Fejedag, køb af cykelstativ, gadelampe 5 Velkomstbuketter m.v. 6 Primo: driftsresultat korrektion (nedrunding) 2,- 7 Hensættelse til nyanskaffelse/vedligeholdelse

10

11 Indkomne forslag til behandling på generalforsamlingen den Vedtægtsændring Følgende tekst i 16: "Bestyrelsen består af mindst 5 medlemmer, der vælges af generalforsamlingen. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær, kasserer og vejmand. Bestyrelsen samt to suppleanter vælges for to år ad gangen. Genvalg kan finde sted. Dersom antallet af bestyrelsesmedlemmer ved afgang i årets løb, og efter at bestyrelsen er tiltrådt bliver mindre end 5, er bestyrelsen berettiget til at supplere sig selv indtil førstkommende generalforsamling." Foreslås ændret til: "Bestyrelsen består af 3 eller 5 medlemmer, der vælges af generalforsamlingen. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, sekretær og kasserer. Bestyrelsen samt 2 suppleanter vælges for 2 år ad gangen med forskudt valgperioder. Der vælges ligeledes 1 revisor for 2 år samt 1 revisor suppleant for 1 år ad gangen. Genvalg kan finde sted. Dersom antallet af bestyrelsesmedlemmer ved afgang i årets løb, og efter at bestyrelsen er tiltrådt bliver mindre end det valgte antal 3 eller 5 bestyrelsesmedlemmer, er bestyrelsen berettiget til at supplere sig selv indtil førstkommende generalforsamling. Ændringerne til 16 træder i kraft efter godkendelse af Viborg Kommune. Forslaget fremlægges af Paul Erik. 2. Skal der plantes/sættes blomsterknolde (krokus, vintergækker, erantis, påskeliljer) i nogle af de grønne områder på udvalgte steder? Forslaget fremlægges af Lone. 3. Skal vi have 3 nye vejrbestandige skilte med legende børn? Pris ca. 500,- kr. stk. De gamle er meget vejrslidte. Forslaget fremlægges af Karsten. 4. Skal vi have malet hastighedsbegrænsning på asfalten? Forslaget fremlægges af Paul Erik. 5. Skal sommerfesten fortsat afholdes? Sommerfesten afholdes dog i år. Forslaget fremlægges af Kristian. 6. Skal Birthes Legehus flyttes over på den nuværende legeplads? Forslaget fremlægges af Birthe.