Opdateret den Trin for trin-manual til 18 ansøgninger. Kære frivillige sociale foreninger i Assens Kommune.

Transkript

1 Trin for trin-manual til 18 ansøgninger. Kære frivillige sociale foreninger i Assens Kommune. Denne manual skal hjælpe jer igennem 18 ansøgningsprocessen trin for trin. I manualen vil du finde beskrivelser og billeder, som trin for trin følger dig igennem hele ansøgningsprocessen fra start til slut. I boksen herunder kan I orientere jer i, hvilke spørgsmål I vil blive mødt af i selve ansøgningsskemaet. Det kan være en fordel, hvis I, forinden I påbegynder udfyldelsen af ansøgningen, sikrer jer, at I har alle de nødvendige oplysninger for at kunne besvare spørgsmålene. Det er muligt at vedhæfte uddybende bilag (fx budgetter, mere detaljerede beskrivelser af aktiviteter eller lign.) afslutningsvist i ansøgningsskemaet. Tid til udfyldelse af ansøgningsskemaet Når I logger ind i selve ansøgningsskemaet vil der være 60 minutter til udfyldelse af ansøgningsskemaet. Såfremt du har brugt for lang tid på udfyldelsen vil du få følgende meddelelse, når du trykker Send. Ingen gemmefunktion endnu Vær opmærksom på, at det ikke er muligt at gemme i skemaet undervejs. Det er heller ikke er muligt at logge ud af systemet uden at de indtastede oplysninger forsvinder. Vi er naturligvis opmærksomme på, at dette er uhensigtsmæssigt og en sådan funktion forventes at komme i en opdatering af systemet. Vær derfor ekstra opmærksom på at have alle relevante oplysninger klar inden I går i gang med at udfylde skemaet. Problemer eller brug for yderligere hjælp? Såfremt der er problemer kan foreningerne få hjælp ved at kontakte konsulent for aktivt medborgerskab på tlf eller mail amems@assens.dk eller ved at henvende sig i Borgerservice. En række af datastuerne/netværkscafeerne, der er beliggende forskellige steder i Assens Kommune vil ligeledes være åbne for hjælp: Side 1 af 13

2 Borgerservice Rådhus Allé Assens Åbningstider: Mandag: Tirsdag: Onsdag: Torsdag: Fredag: Haarby Datastue Plejehjemmet Strandgården, Strandgade Haarby Åbningstider hver tirsdag og torsdag mellem kl Aarup Datastue Skolegade 3, 5560 Aarup Åbent hver tirsdag mellem kl Kontakt venligst Ole Nauer Nue Møller på inden jeres besøg. Granly Datastue Østergade 89, 2.sal 5610 Assens Åbningstider hver tirsdag i resten af april, fra kl Pris pr. besøg uanset tidsforbrug: 30 kr. inklusiv kaffe. Aktivcentret Dærupvej 5, Glamsbjerg. Den enkelte undervises efter behov, så kontakt Margrethe Hansen på tlf eller for en aftale. Tommerup Datastue, Møllebakken 22, 5690 Tommerup Rådhus Kælderens Venner i lokalerne i kælderen under det gamle rådhus. Åbningstider hver onsdag og torsdag kl Du/I vil i ansøgningsskemaet møde disse spørgsmål: (talfelt) = du skal her indtaste et tal (tekstfelt) = du kan har skrive tekst men nogle felter skal samtidig besvares med tal. Fx udgifter/indtægter. 1. Ansøgt beløb (talfelt) 2. Beskriv din forenings formål og hovedaktiviteter (tekstfelt) 3. Fortæl om hvilken aktivitet de ansøgte midler skal anvendes til og beskriv hvori den frivillige sociale indsats består (tekstfelt) 4. Hvor mange borgere forventes at benytte sig af den/de aktiviteter, der ansøges om støtte til (tekstfelt) 5. Hvor mange af medlemmerne/brugerne til aktiviteten har bopæl i Assens Kommune? (tekstfelt) 6. Hvem er specifikt målgruppen, som de ansøgte aktiviteter henvender sig til? (tekstfelt) 7. Udgifter, indtægter og egen/brugerbetaling(tekstfelt) Angiv udgifter og indtægter til aktiviteten. Det er VIGTIGT, at I også oplyser, hvorvidt der er brugerbetaling/egen betaling til aktiviteten og i så fald, hvor meget I forventer denne samlede brugerbetaling/egenbetaling er 8. Hvis dette er en ansøgning til de øremærkede midler angives det herunder (tekstfelt) Skriv om det drejer sig om hhv. ansøgning til puljen til ensomme og sårbare i alle aldre eller puljen til integration af flygtninge N.B Nederst er der mulighed for at vedhæfte bilag Side 2 af 13

3 Ansøgningsskemaet ser således ud: Opdateret den Du har nu læst de indledende informationer og selve trin-for-trin guiden begynder herunder. Side 3 af 13

4 Trin 1: Du modtager en med brugernavn og kodeord fra mailadressen Denne mail sendes ud til den mailadresse som Assens Kommune har fået oplyst af foreningerne. Bemærk venligst, at mailen ikke kan besvares, hvilket no reply indikerer. Bemærk yderligere, at mailen i visse tilfælde kan ligge i en junk-postkasse/uønsket mail. De foreninger, der allerede har søgt 18 midler igennem det nye system, har modtaget deres brugernavn og kodeord. Såfremt I har mistet jeres login-informationer, bedes I sende en mail til konsulent for aktivt medborgerskab på amems@assens.dk. Angiv heri oplysninger om foreningens navn og CVR-nummer, hvorefter jeres login-oplysninger bliver sendt til den mailadresse, vi har i vores system. Angiv i mailen hvilken mailadresse foreningen ønsker at modtage login-informationer på. Hver forening modtager kun ét brugernavn og kodeord. Ønsker foreningen at indsende flere ansøgninger (fx hvis der søges om tilskud til forskellige aktiviteter) logger foreningerne blot ind i systemet igen. Trin 2: Når du har brugernavn og kodeord klar, benytter du linket: Du kan enten trykke på dette link eller kopiere det ind i adressefeltet. Hjemmesiden du kommer ind på ser sådan ud: Side 4 af 13

5 Det er også muligt at komme til denne hjemmeside ved at gå ind på Trin 3: Når du er kommet frem til siden, skal du benytte dit brugernavn og dit kodeord til at logge ind. Dette gøres i nederste venstre hjørne. Bemærk, at der i brugernavnet/kodeordet er forskel på hhv. små og store bogstaver. Adgangen til ansøgningsskemaet låses, hvis man indtaster brugernavn eller kodeord forkert tre gange. Såfremt dette sker sender I en mail til konsulent for aktivt medborgerskab på amems@assens.dk, og derefter vil jeres adgang blive åbnet igen. Side 5 af 13

6 Side 6 af 13

7 Trin 4: Vælg nu menupunktet Tilskud/medlemmer i venstre side af skærmen. Opdateret den Trin 5: Vælg din egen forening under Vælg forening Side 7 af 13

8 Trin 6: Tryk nu på fanen Tilskudsansøgning øverst i billedet. Trin 7: Side 8 af 13

9 I rullemenuen Vælg tilskudsansøgning vælges 18 for år 2016 Opdateret den Trin 8: Du kommer nu frem til selve ansøgningsskemaet og skal til at besvare de enkelte spørgsmål. Herunder vil vi guide vi dig i forhold til spørgsmål 1, 5, 6, og 7 da det er vigtigt, at disse indtastes korrekt. Spørgsmål 1: Ansøgt beløb Det er vigtigt, at beløbet skrives ligeud fx 3000, hvis din forening søger 3000 kroner. Der skal hverken angives komma eller punktum. Der skal altså ikke skrives Der skal altså heller ikke skrives 3000,00 Spørgsmål 4: Hvor mange borgere forventes at benytte sig af den/de aktiviteter, der ansøges om støtte til I dette spørgsmål skal du angiv, hvor mange borgere/brugere, der forventes at benytte sig af aktiviteten. Det er altså ikke nok at skrive, det varierer eller mange. Der skal altså angives et antal. Det er muligt at komme med en uddybende forklaring. Spørgsmål 5: Hvor mange af medlemmerne/brugerne til aktiviteten har bopæl i Assens Kommune? I dette spørgsmål skal du angive, hvor mange af de borgere/brugere, der forventes at benytte aktiviteten, som har bopæl i Assens Kommune. Hos nogle foreninger vil svaret være alle, mens dette ikke er tilfældet ved alle aktiviteter, hvorfor det er vigtigt at angive det heri. Spørgsmål 7: Udgifter, indtægter og egen/brugerbetaling I dette spørgsmål skal du angive de udgifter og indtægter foreningen har aktiviteten/aktiviteterne. Det er vigtigt, at foreningerne besvarer spørgsmålet så nøjagtigt som muligt. Det er altså ikke tilstrækkeligt at skrive noget lignende: Vi ved ikke, hvad vores indtægter er, for vi har jo ikke afholdt aktiviteten endnu. Foreningen skal som minimum angive en forventet indtægt/udgift. Side 9 af 13

10 I dette felt er det ligeledes vigtigt, at I oplyser, hvorvidt der er bruger/egenbetaling til aktiviteten. Såfremt der er brugerbetaling/egenbetaling skal I samtidig angive, hvor meget foreningen samlet får i indtægt via denne egenbetaling. Foreningerne er velkomne til at vedhæfte et uddybende budget. Trin 9: Du er nu færdig med at besvare alle spørgsmålene. Hvis du ønsker at vedhæfte et eller flere bilag til ansøgningen gøres dette nu. For at vedhæfte et bilag skal du nederst i ansøgningsskemaet trykke på knappen Gennemse. Din computer vil nu åbne en boks, der gør det muligt at vælge den fil, som du ønsker at vedhæfte. Når du har fundet den rette fil, vil du kunne se en henvisning til filen. Du skal nu trykke på knappen TILFØJ for at vedhæfte bilaget. Du vil nu kunne se dit vedhæftede bilag i boksen. Side 10 af 13

11 Trin 10: Nederest i ansøgningsskemaet er det vigtigt, at felterne Navn og udfyldes. Opdateret den Trin 11: Når du har gennemgået alle de forrige trin og er klar til at afsende din ansøgning, skal du trykke på knappen SEND Side 11 af 13

12 Trin 12: Opdateret den Når ansøgningen er sendt korrekt vil du se følgende skærmbillede: Når ansøgningen er sendt korrekt vil du ligeledes modtage en automatisk afsendt mail med følgende besked: Tak for ansøgningen. Du kan følge status på ansøgningen under menupunktet tilskud/medlemmer. Venlig hilsen Assens Kommune Du modtager ligeledes en automatisk en svarmail om, at vi har modtaget din ansøgning. Trin 13: Assens Kommune skal nu manuelt godkende, at ansøgningen er modtaget. Når dette er gjort vil foreningernes ansøgninger kunne ses som PDF-filer under fanen Tilskudsbesked. Side 12 af 13

13 Bemærk: Du vil altså først kunne åbne og printe din ansøgning, når modtagelsen er manuelt godkendt og ansøgningen ligger under fanen "Tilskudsbesked". Trin 14: Foreningerne skal ikke foretage sig yderligere, da ansøgningerne herefter sendes til tildelingsudvalget, hvor der tages stilling til fordelingen af årets midler. Når ansøgningerne er politisk behandlet/godkendt, vil foreningerne få besked på flere måder: Foreningerne modtager et tildelingsbrev/afslagsbrev via deres digitale postkasse. Foreningerne kan se en samlet oversigt over bevillingerne på Assens Kommunes hjemmeside her Yderligere vil foreningerne under fanen Tilskudsbesked kunne se, hvilket beløb de er blevet tildelt Trin 15: 18 midlerne udbetales automatisk via foreningens CVR-nummer. Side 13 af 13