Referat af det 42. forretningsudvalgsmøde

Transkript

1 Referat af det 42. forretningsudvalgsmøde DATO: Tirsdag den 8. august 2015 TID: Kl STED: Forbundshuset, DUI-LEG og VIRKE Mågevej Hvidovre Forretningsudvalget Navn Deltager Afbud Stig Møller, forbundsformand Laila Nielsen, næstformand Lone Søndergaard Nielsen, næstformand Ivan Bøgh, FU-medlem Dorte Rasmussen, FU-medlem Rhea Reinhardt (referent) 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra møde den 13. august 2015 Bilag: Dagsorden til dagens møde og det udsendte referat. Beslutning: Dagsorden og referat er godkendt. 2. Siden sidst Stig Møller orienterede om det afbrudte samarbejde med Morten Thorup. Der skal snarest holdes et møde med organisationskonsulenterne, Stig Møller og regionsformændene for at skabe overblik over det opsøgende arbejde, som skal sikre vores medlemstal i 4. kvartal Det er besluttet at bede Allan Svendsen om assistance vedr. de driftsmæssige og økonomiske opgaver, som Rhea Reinhardt ikke kan nå og som er yderst akutte. Stig Møller fortalte om mødet med Rhea Reinhardt og Allan Svendsen, som udmøntede i, at Allan Svendsen skal udarbejde et forslag til en aftale, hvor alle opgaver skal udspecificeres med tidshorisont. Side 1

2 Mandag den 24. august deltog Rhea Reinhardt, på vegne ad DUI-LEG og VIRKE, i et møde i Samrådet om status på Tipsregelarbejdsgruppens foreløbige resultater. Man blev enige om nedenstående forslag til tekst vedr. medlemsbegrebet: Som tilskudsudløsende medlemmer defineres personer, der var under 30 år ved udgangen af det forud for ansøgningsårets afsluttede regnskabsår og som opfylder følgende kriterier: 1) Ved personlig kontingentbetaling på mindst 75,- kr. har erklæret deres medlemskab over for organisationen eller en af den lokalforeninger inden for det seneste afsluttede regnskabsår. (Har altid fremgået). 2) Er registreret som medlem pr eller har været medlem af organisationen eller en af dens lokalforeninger med fulde medlemsrettigheder i mindst tre sammenhængende måneder i løbet af regnskabsåret. Fulde medlemsrettigheder defineres som ret til og mulighed for at deltage i lokalforeningens og landsorganisationens aktiviteter på lige fod med lignende medlemmer samt fulde demokratiske rettigheder, herunder stemmeret og valgbarhed iht. Organisationens vedtægter. Medlemmets (alternativ dennes forældre eller værges) demokratiske indflydelse skal kunne følges fra medlemmet til lokalforeningens og landsorganisationens ledelse. (Ny definition) 3) Var bosat i Danmark på tidspunktet for medlemskab. Undtaget herfra er medlemmer, der som en del af foreningens aktiviteter opholdt sig i udlandet i kortere eller længere tid, medlemmer, der var på studieophold i udlandet, og medlemmer som i op til et år opholdt sig i udlandet. Hensigten med teksten er at tilpasse reglerne til den praksis, der i dag findes i en række organisationer, hvor medlemskab er tæt knyttet til aktiviteten i lokalforeningen. Det er væsentligt at medlemmer, der fx er aktive i foråret, på lige fod med medlemmer, der er aktive i efteråret, defineres som medlemmer. Udgangspunktet for medlemskab er, at man som medlem indgår som medbestemmer i et forpligtende børne- og ungdoms fællesskab. Et medlem med fulde medlemsrettigheder kan karakteriseres som værende mere end bidragsyder, idet man som medlem aktivt forpligter sig i et fællesskab over en længere periode uden en på forhånd-defineret slutdato. Med minimum 3 måneders medlemskab inden for regnskabsåret lægger DUF sig op af et allerede kendt medlemsbegreb jf. Idrættens definition på aktive medlemmer beskrevet i vejledningen til Det Centrale Foreningsregister. Efterfølgende har ovenstående tekst været udsendt pr. mail til Samrådet, hvor flere af Samrådets medlemmer kvitterede med bemærkninger. Alle kommentarer er indsat på side 8 i dette referat. Stig Møller orienterede tillige om forestående møde i Rødovre afdelingen, hvor Sune Bøgh fra regionen også skal deltage. I mangel på forbundssekretær har Stig Møller også overtaget håndteringen af Nykøbing Falster afdelingen og Vanløse afdeling. Beslutning: Taget til efterretning Side 2

3 3. Afdelinger/regioner/landsforbund og aktiviteter i den forbindelse Her redegøres der for større tiltag siden sidst Forretningsudvalgsmedlemmerne spiller ind med ting fra egne regioner. Dorte Rasmussen orienterede om det afholdte LBU-møde den august. Der havde været god aktivitet og børnene har knoklet med planer for de næste aktiviteter. Lone Søndergaard orienterede om uddannelsesudvalgets møde, hvor man bl.a. har planlagt Jule-krea-daq i november. Dertil vil man tilbyde et kursus om omsorgssvigtede børn og børn med diagnoser med Lisbeth Zornig. Kurset har kørt på Sjælland, men man vil nu også tilbyde det i Jylland. Ivan Bøgh fortalte om det afholdte regionsmøde. Der var god stemning vedr. forslaget om vedtægtsændringer. Aktivitetsplan 2016 Dorte Rasmussen fremlagde det foreløbige indhold af planen for Planen er indsat på side 9 i dette referat. Uddannelsesplan 2016 Lone Søndergård fremlagde det foreløbige indhold af planen for Laila Nielsen gav status på arbejdet med næste års ungdomsfester (Nonformation). Man har udarbejdet et forslag til en fælles pressemeddelelse for landet. På pressemeddelelsen henviser man til den fælles hjemmeside ungdomsfester.dk. Datoerne for ungdomsfesterne er: Aalborg 17. april 2016 Kolding den 20 april 2016 Odense den 9. april 2016 København den 7. maj 2016 Dertil kunne Laila fortælle, at man allerede har modtaget tilmeldinger til arrangementerne. Beslutning: Taget til efterretning Noter: - Viktoria skal kontaktes vedr. valg af ny formand for LUU på aktivitetsfestivallen. - Der skal tilbydes et ungdomskursus i forbindelse med Landsmødet. Side 3

4 4. Forbundskontoret - flytning Forbundskontoret flytter den 10. september 2015 til Svanevej 22. Lejeaftalen er underskrevet. Ombygningen af lokalerne i fuld gang, dog har de bestilte glasfag været i restordrer og der vil derfor ikke blive opsat glasvæg i kontoret, men kun i mødelokalet. Stig Møller noterede, at såfremt økonomien tillader det, vil man efter indflytning opsætte glasvægge, som først aftalt. Steen Mikkelsen (Stauninggården) er blevet tilkoblet flytningen vedr. de håndværksmæssige udfordringer. Freddy Christiansen, som varetager det praktiske vedr. oprydning og nedpakning, får timeløn for sit arbejde. Rhea Reinhardt bestemmer farve på skriveborde og stole. Der vil blive afholdt et DUI-loppemarked søndag den 30. august 2016, hvor afdelingerne kan byde ind på inventar, aktivitetskasser mm. Beslutning: Taget til efterretning Noter: - Rhea Reinhardt skal udarbejde en liste over alle abonnementer vedr. flytning fra Mågevej. 5. Stauninggården Forbundsformanden orienterer om møde med bestyrelsen for Stauninggården den 24. august Man har fået en uvildig fagperson til at gennemlæse den nye syn- og skønsrapport. Hans vurderinger er, at man stadig kan gøre kommune ansvarlig for en del af fugtskaden. Advokaten er sat på sagen. Der har været afholdt møde med institutionens bestyrelsen, som har udtryk bekymring over kommunes frist 1. november for udbedring af fugtskader. Det blev besluttet ved mødet, at institutionen skal søge om fristudsættelse. Det er aftalt, at DUI-LEG og VIRKE betaler noget af ombygningen. Dertil har ansøgt Kooperationen om et lån. De mindre vedligeholdelsesarbejder bliver påbegyndt den 1. september Beslutning: Referatet og orienteringen er taget til efterretning. Side 4

5 6. Økonomi Budgetrapporten fra den 22. juni 2015 blev kort gennemgået. Grundet den ekstraordinære situation på forbundskontoret, har Rhea Reinhardt ikke kunne udarbejde en opdateret version. Man drøftede ligeledes kort rapportens layout og FU tilføjede bemærkninger vedr. bl.a. procent-tallene. Bilag: Budgetrapport Budget resume Debitor oversigt Forslag til fordeling af frigivet midler Status omkring medlemsregistrerering Beslutning: Det blev besluttet, at Rhea Reinhardt (på en snarligt FU-møde) skal gennemgå budgetrapportens fakta, opsætning mm., så FU kan lettere kan danne sig et overblik. 7. Aktivitetsfestivalen den 2-4 oktober 2015 i Vejen Lone Søndergaard fortalte om arbejdsgruppens foreløbige arbejde samt at man fra nu af, vil holde ugentlig møder. Dertil fortalte Lone Søndergaard, at man har drøftet og har fået styr på alle kurserne og at man nu vil indhente informationer fra afdelingerne vedr. ca. antal deltagere, indkvartering, ønsker om deltagelse på aktiviteter og kurser. Der er også taget højde for, at afdelingsansvarlige med børneansvar kan deltage på kurser. Løsningen er, at man vil tildele børnene en børnekontaktperson, som vil tage ansvaret og være sammen med børnene, imens den afdelingsansvarlige er på kursus. Da stedet for aktiviteter og stedet for spisning mm. er placeret geografisk adskilt, har man sørget for et tog (DUI-Ekspressen) kan fragte alle deltagerne frem og tilbage ved spisning mm. Der mangler på nuværende tidspunkt en detaljeret pr-plan, men dette vil man tale med Joachim Lyager om. Man vil benytte samme pr-model som man brugte med stor succes på JUBI-lejren. Tanja Bachman Hansen skal holde møde med Jesper Kjærgaard om opsætning af NemVagt. Jesper Kjærgaard er i gang med bookning af bus og planlægning af opsamlingsrute. Ivan Bøgh spurgte til brugen af NemVagt, og om man havde overvejet at benytte den gamle model til planlægning af vagter for medarbejderne. Side 5

6 Lone Søndergaard svarede, at man gik efter at bruge NemVagt, men at hun ville drøfte det med Tanja Bachman Hansen. Dorte Rasmussen fortalte, at LBU gerne vil have en bod, hvor man kan lave halloweenudsmykning til næste træf. Boden skal holde åbent hver dag kl og Beslutning: Taget til efterretning. 8. Et godt fællesskab i bevægelse Bilaget eftersendes, hvorfor dette punkt ikke blev behandlet på mødet. Bilag: Eftersendes. Beslutning: - 9. Hovedbestyrelsesmødet den 29. august 2015 Rhea Reinhardt fortalte, at hele personalet (med undtagen af Mette Hermansen, som har ferie) vil være tilstede. Stig Møller gennemgik dagsorden og det kunne konstateres: - Rettelser til dagsorden mht. datoer og deltagerliste - Mailliste for udsendelse af materiale skal gennemtjekkes - Godt Fællesskab i bevægelse bilag mangler - Landsmøde 2016 redegørelse bilag mangler. Rhea Reinhardt vil sørge for indkøb af morgenmad, frokost og eftermiddagskaffe. Bilag: HB-dagsorden. Beslutning: Drøftet og taget til efterretning. Noter: - Maillisten for HB skal gennemtjekkes, da flere personer melder ind om manglende modtagelse af materialet. 10. Landsmøde den maj 2016 i Vejen Der blev givet en status på LM-udvalgets foreløbige arbejde. Bilag: Ingen. Beslutning: Drøftet og taget til efterretning. Side 6

7 11. Næste FU møde Næste møde er tirsdag den 8. september kl i LO Huset, hvor følgende punkter er i fokus: Budgetrapport - fremlæggelse Regulering af budget Barns rettigheder Side 7

8 Thomas Kirkeskov - KFUM: Tak for formuleringerne. Vi synes her fra KFUM-Spejderne at de formuleringer, som du og Morten har stykket sammen, giver godt udtryk for konklusionerne på den snak vi havde i går. Derfor er vi helt indforståede med at I arbejder videre med de formuleringer såfremt det er det der understøtter tipsarbejdsgruppens drøftelser. Det er samtidig stadig vores holdning, at det fortsat har første prioritet at arbejde for at vi kan tælle alle de medlemmer med der har været medlem igennem et år. Det betyder også at vi helt bifalder tanken om at rette reglerne til den praksis vi har, men at praksis så at sige samtidig ønskes ændret til at vi faktisk tæller alle medlemmer med og dermed ikke behøver at lave krumspring som at kommunikere om inaktivitet til de enkelte medlemmer der ikke længere deltager i aktiviteten lokalt i gruppen, foreningen eller kredsen. Birgitte Meisner DGS: Vi forstår 2) nedenfor som et valg, landsorganisationerne tager, mellem at tælle op per eller tælle totale medlemmer op med minimum 3 måneders medlemskab. Altså ikke et både-og. Det var ikke den oplevelse, jeg havde efter mødet. Vi er fra De grønne pigespejdere med på og synes det giver rigtig god mening, at reglerne tilpasses praksis. Men derudover håber vi, at I vil kunne bære igennem, at vi kan tælle samfulde medlemmer med gennem regnskabsåret. Det giver for os at se ligeså meget mening at se på medlemskaber gennem hele året som det gør at tilrette til praksis. Charlotte Bach Thomassen (DDS - tipsregelarbejdsgruppen) Det er netop fordi vi ønsker at tælle så mange som mulig med, at vi skriver et "eller". Det skal skærpes, hvis det er utydeligt. Tak for feedback - helt enig Thomas, i jeres betragtninger. Morten og jeg arbejder støt videre. Morten Vincents (FDF tipsregelarbejdsgruppen) Tak for jeres gode og vigtige input som vi noterer os ift det videre arbejde i regelarbejdsgruppen. Charlotte og jeg er med på vores fælles ønske om at kunne tælle så mange medlemmer med, som det er muligt. Det er øvelsen. Når vi knytter det til den aktive deltagelse frem for den nyligt ibrugtagne inaktive medlemsstatus, så tror jeg personligt at det vil være en styrke for vores (samråds-)organisationer sammenlignet med fx. øvrige DUF organisationer. Vi skal sikre os at opgørelsen afgrænser ift fremtidige mere løst koblede medlemsskaber; det være sig phoner-medlemmer, eventmedlemmer eller det Charlotte kalder bidragsydere. Vores spejdere/fdfere har deltaget aktivt og medbestemmende i foreningsarbejdet og dermed medvirket i den formålsstemte aktivitet. Arbejder vi for at at fastholde at disse mindst 3-mdrs. medlemmer også kan være inaktive i en periode, så sænker vi også barren på en sådan måde at netop eventmedlemmer eller mod-ydelsesmedlemmer (fx URKs festivalmedlemmer) vil komme på banen igen - og det er det er jo netop det vi ønsker at hindre. Jeg har ikke et eksakt tal, men vi har ikke mange medlemmer i FDF med en medlemsperiode under 3 mdr. Mit kvalificerede bud vil være at de i langt de fleste lokalforeninger ikke når at blive registreret, da man kulturelt set har en formel eller uformel prøveperiode. Sammenholdt med at kontingenttaxameteret kører fra forbundets side, så snart et medlem er registreret, har vi også her en naturlig adfærdsregulering ift disse helt korte medlemsskaber. SLUT Side 8

9 Datoer for landsdækkende arrangementer 2016 Januar 30. januar - Hovedbestyrelsesmøde Marts marts Ungdomsudvalgstræf marts Landsbørnetræf April 9. april Nonfirmation / Ungdomsfest Odense 17. april Nonfirmation / Ungdomsfest Aalborg 30. april Nonfirmation / Ungdomsfest Kolding Maj 7. maj Nonfirmation/Ungdomsfest København 7. maj - DUI-dagen maj Landsmøde i Vejen samt ungdomskursus maj Hovedbestyrelsesmøde på Bisnapgård Juli Sommerlejr? August 27. august - Hovedbestyrelsesmøde September?. september Fjordens dag/naturens dag?. september National Frivillighedsdag Oktober 30. september 2. oktober - Aktivitetsfestival 29. oktober Hovedbestyrelsesmøde November november - Ungdomstræf november Landsbørnetræf Side 9