Selv i den mørke tid er der lys. Klar til klimatopmøde med TimePlan. To gazeller i træk. TimePlan i en global virksomhed

Transkript

1 Selv i den mørke tid er der lys Klar til klimatopmøde med TimePlan To gazeller i træk TimePlan i en global virksomhed Velbesøgt indvielse af nyt hovedkontor Konsulent ved et tilfælde Nr. 16 Information og nyheder om planlægning - SIMPLEX A/S - December 2009

2 K o l o f o n Kundemagasinet Tid & Ressource udgives af Simplex A/S til kunder og samarbejdspartnere. Redaktør Svend Holm Redaktion Svend Holm, sh@simplex.as Louise Rønn, lr@simplex.as Hovedkontor og salgsafdeling Simplex A/S Indkildevej 6, Hus D, 1. sal DK 9210 Aalborg SØ Telefon simplex@simplex.as Forhandlere Selv i den mørke tid er der lys Med frigivelsen af SP-midlerne og implementeringen af den nye skattereform, har vi alle sammen fået flere penge mellem hænderne. Spørgsmålet er nu om disse midler bliver brugt til opsparing eller forbrug. Vi vil nok i et stykke tid fortsat opleve en vis tilbageholdenhed i forbruget, men mon ikke 2010 byder på et øget forbrug med en snarlig normalisering i sigte? Også her hos Simplex A/S har vi mærket recessionen. Antallet af virksomheder, der efterspørger udvidelse af deres TimePlan licens med flere medarbejdere og afdelinger, er begrænset, hvorimod efterspørgslen af modulerne Behovssimulering og Lønbudget er stigende. Tid & Ressource I en tid med vigende omsætning er det særdeles vigtigt at have styr på omkostningerne, og med modulet Lønbudget kan man løbende, dag for dag, følge udviklingen i omsætningen, lønkronerne og timeforbruget i forhold til det budgetterede. Det er muligt gribe ind i god tid, hvis lønomkostningerne er ved at løbe løbsk. Flere af vore kunder har set lyset. I dette nummer af Tid & Ressource kan du blandt andet læse om et nyt hotel, hvor emner som miljø, energi og CO2 er højt placeret på dagsordenen, om hvordan man anvender TimePlan en global virksomhed og meget, meget mere. Glædelig jul og godt nytår. Redaktionen Institutioner og organisationer i Danmark: Plustid ApS Telefon info@plustid.dk I Sverige: PA Kompetens AB Telefon Telefon timeplan@pakompetens.se I England: Cintra HR & Payroll Services Telefon enquiries@cintra.co.uk Oplag eksemplarer på dansk 500 eksemplarer på engelsk Grafisk design og produktion Reklamebureauet EMAZE Tryk Reklamebureauet EMAZE Distribution Kis Flindt, Simplex A/S Forsidebillede Ejnar Dahl Jensen T e r m i n e r 12. januar 2010 Opstart for ERFA - Detail gruppe 2. Afholdes ved Hotel Scandic i Vejle. 24. februar 2010 ERFA-dag om uddannelsesmaterialer. SIBA i Sverige udsender indbydelse. 4. marts 2010 ERFA-gruppemøde Detail 1 Afholdes ved Silvan i Århus. 6. maj 2010 ERFA-gruppemøde HTRFS Afholdes ved Fazer Amica Danmark A/S i Odense. 26. & 27. oktober 2010 ERFA-gruppemøde Sverige Afholdes ved Panduro i Malmö 2 Information og nyheder om Timeplan

3 Klar til klimatopmøde med TimePlan Crowne Plaza Copenhagen Towers, der lige nu huser deltagere fra hele verden under FNs Klimatopmøde, har valgt TimePlan som et led i at skabe en tryg og struktureret hverdag for medarbejderne. Lige nu optager delegationer fra hele verden samtlige værelser på Danmarks første CO2 neutrale hotel, Crowne Plaza Copenhagen Towers, under FN s Klimatopmøde i København. - Vi glæder os til at vise deltagerne, hvad vi gør for at være bæredygtige, lød det kort før topmødet fra Frederikke Tømmergaard, kommunikationschef og CSR ansvarlig hos Crowne Plaza Copenhagen Towers. Copenhagen Towers er et af Danmarks største erhvervsbyggerier, og hotellets strategi for virksomhedens sociale ansvar både dækker miljø, mennesker og teknologi. I samarbejde med København og Hvidovre Kommuners jobcentre ledte vi efter mennesker i forskellige aldre, med forskellig baggrund og med rødder i alt fra Albertslund til Afrika, fortæller Frederikke Tømmergaard forud for åbningen af Crowne Plaza Copenhagen Towers. Grøn profil og gode medarbejdere - Vi har Nordeuropas største solcellepark på facaderne. Hotellet bliver varmet op og kølet ned af Danmarks første grundvandsbaserede køle- og varmeanlæg. Vi importerer fortrinsvis råvarer indenfor en radius af 300 kilometer, og vi opfordrer vores leverandører til at følge principperne i FNs Global Compact, fortæller Frederikke Tømmergaard. For at kunne åbne hotellet den 16. november forud for Klimatopmødet, var der brug for 150 medarbejdere fordelt på 15 afdelinger. Crowne Plaza Copenhagen Towers har Nordeuropas største solcellepark på facaderne. Hotellet bliver varmet op og kølet ned af Danmarks første grundvandsbaserede køle- og varmeanlæg. - Der er stor udskiftning i hotelbranchen, og vi vil gerne have, at vores medarbejdere bliver hos os. I samarbejde med København og Hvidovre Kommuners jobcentre ledte vi efter mennesker i forskellige aldre, med forskellig baggrund og med rødder i alt fra Albertslund til Afrika. Idéen var, at kommunerne betaler et forløb på Hotel- og Restaurantskolen, og hvis kursisterne gennemførte, så var de garanteret et job på hotellet. Kurset har givet et godt sammenhold i medarbejderstaben, og det har været en spændende proces at finde ud af, hvor den enkelte medarbejder passede ind på hotellet, siger Frederikke Tømmergaard. Tryg hverdag med TimePlan Efter at have fundet og uddannet medarbejderne ledte økonomidirektør Gitte Sandberg efter et IT-system, der kunne understøtte ønsket om at skabe en tryg, struktureret og bæredygtig hverdag for alle medarbejdere. - Flere af vores medarbejdere kendte TimePlan fra andre danske hoteller. At andre branchen er glade for programmet, var den bedste anbefaling, vi kunne få, fortæller økonomidirektør Gitte Sandberg. - TimePlan hjælper os med lægge vagtplaner, overholde overenskomster, udskrive kontrakter til medarbejderne og udføre korrekt lønbehandling. TimePlan er et værktøj for afdelingslederne til at styre behovet for Flere af vores medarbejdere kendte TimePlan fra andre danske hoteller. At andre branchen er glade for programmet, var den bedste anbefaling, vi kunne få, siger Crowne Plaza Copenhagen Towers økonomidirektør, Gitte Sandberg. bemanding og for økonomiafdelingen til at sammenholde aktuelle realiserede timer med budgettet, siger Gitte Sandberg og fortsætter: - Der er elementer af programmet, hvor vi har forslag til forbedringer, og de forslag giver vi til Svend Holm hos Simplex, som har været en rigtig god støtte i implementeringsprocessen. Crowne Plaza Copenhagen Towers Danmarks første grønne, CO2 neutrale hotelbygning ligger i Ørestaden Åbnede den 16. november 2009 for at stå klar til FN s Klimatopmøde i København, der afvikles fra den december 2009 Første danske hotel der har tilsluttet sig FN s Global Compact verdens største initiativ for virksomheders samfundsmæssige ansvar Information og nyheder om Timeplan 3

4 To gazeller i træk Tid & Ressource Simplex A/S er blevet kåret som Gazellevirksomhed for andet år i træk af Børsen. Udnævnelsen sker på baggrund af regnskabet for 2007 og Det seneste regnskab er endnu ikke offentliggjort, men vil komme til at indgå i næste års vurdering. Der er i alt kåret virksomheder i I løbet af de 15 år Børsen har gennemført denne kåring, er der i alt blevet kåret virksomheder, men kun har været kåret mere end én gang, heriblandt Simplex A/S. Om Gazellevirksomheder Udgangspunktet for udvælgelsen af gazellerne er Soliditetsdatabasen, som indeholder data fra flere end danske virksomheder. Kriterierne for at blive gazellevirksomhed er i hovedtræk: Virksomhedsform: A/S eller ApS Brancher: Udvalgte brancher frasorteres (fx holdingselskaber) Aktivitet: 1 millioner kr. i omsætning Rentabilitet: Summen af primært resultat > 0 Vækst over fire år: > 100 procent Hvordan vil du modtage Tid & Ressource? Nu udkommer kundemagasinet Tid & Ressource: På dansk og på engelsk Som PDF og som trykt udgave I hvilket format og sprog ønsker du at modtage Tid & Ressource? dine ønsker til Kis på kis@simplex.as. Nye kunder Fingeraftryk i SignInTS Nu skal du kun huske dine fingre når du stempler ind og ud med den nye funktion i TimePlans SignInTS program. Danmarks første grønne, CO2 neutrale hotelbygning åbnede den 16. november 2009 i Ørestaden for at stå klar til FN s Klimatopmøde i København. Den nye fingeraftryksfunktion i TimePlan er ganske simpel: Du registrerer dit fingeraftryk gennem programmet SignInTS. Benyt derefter dit fingeraftryk ved SignIn i stedet for magnetkort, dit CPR - nummer eller helt anden kode. - Fingeraftryksfunktionaliteten gemmer dit fingeraftryk krypteret i TimePlans database for at sikre, at fingeraftrykket er gemt på en sikker måde, siger Simplex A/S systemudvikler Kim den Breejen, der har været med til at udvikle funktionen. Funktionaliten understøtter fingeraftrykslæsere, der kan købes hos Simplex A/S, som også står til rådighed med teknisk hjælp når funktionaliteten skal installeres. Guldbageren i Tune har været medlem af Guldbager sammenslutningen siden 2002 og blev kåret som Gazelle virksomhed i TimePlan SignIn Nyt design og duty liste TimePlan SignIn er tilpasset 12 terminaler, og information om fx daglig arbejdsplan, ferie og andre konti kan nu tilgås uden at der foretages en tidsstempling. På afdelingskartoteket kan der oprettes IP adresser for de terminaler, der tilknyttes den enkelte afdeling. Således bliver det muligt at udskrive en tilstedeværelsesliste en såkaldt duty liste. Expert Norge A/S er en del af den nordiske Expert kæde indenfor forbrugerelektronik. Expert Norge A/S har 249 butikker i Norge, hvoraf 70 er helt eller delvist ejet af Expert. Drosthuset Dyssegården er en døgninstitution etableret med henblik på at tilbyde behandling til børn og unge i alderen år med begyndende psykiatriske lidelser. 4 Information og nyheder om Timeplan

5 TimePlan i en global virksomhed Hvordan benyttes TimePlan i en virksomhed med afdelinger i syv lande og over medarbejdere, der taler forskellige sprog? Lars Grønbæk fra TOP TOY A/S fortæller om virksomhedens praksis og erfaringer. Julen er den absolut travleste tid for TOP TOY A/S, Nordeuropas største legetøj detailhandler. Fordi vi oplever så store udsving i vores aktiviteter i løbet af året, er det altafgørende for os at kunne planlægge langt ud i fremtiden og tilpasse bemandingen, lyder det fra Lars Grønbæk fra virksomhedens hovedkontor i Tune. Som driftskoordinator er Lars Grønbæk ansvarlig for udvikling af og undervisning i TimePlan hos TOP TOY A/S. - TOP TOY A/S er en konceptstyret virksomhed. Vi benytter TimePlan til at rapportere åbningstider, budgetter, markedsføringsplaner og vareleveringer til butikkerne i alle seks lande og butikkerne rapporterer tilbage til os i samme format. Vi måler også butikschefernes performance i TimePlan, fortæller Lars Grønbæk. Superbrugere TOP TOY A/S har benyttet TimePlan siden juli 2005 både på hovedkonteret, de regionale kontorer, i butikkerne og på lageret. For Lars Grønbæk og ledelsen var det vigtigt at finde et system, som kunne benyttes i de lande, hvor TOP TOY A/S allerede havde aktiviteter, og hvor virksomheden var interesseret i at åbne nye forretninger. Lars Grønbæk har uddannet landechefer i Danmark, Norge, Sverige, Finland, Island, Hong Kong og Tyskland som superbrugere i TimePlan. Disse superbrugere har efterfølgende uddannet butikschefer. Uddannelsen sker løbende gennem fysiske møder, telefonsamtaler og videokonferencer. TimePlan ambassadører - Vi har desuden valgt enkelte butikschefer som TimePlan ambassadører. De uddanner nye butikschefer, og kan kontaktes hvis den - Vi benytter TimePlan til at rapportere åbningstider, budgetter, markedsføringsplaner og vareleveringer til butikkerne i alle seks lande og butikkerne rapporterer tilbage til os i samme format, fortæller Lars Grønbæk, driftskoordinator for TOP TOY A/S. nye butikschef har et spørgsmål eller ikke har været på TimePlan kursus endnu, siger Lars Grønbæk. Han glæder sig over, at de enkelte landechefer og lønmedarbejdere varetager en væsentlig andel af den lokale undervisning. At man kan skifte mellem forskellige sprog i TimePlan er en stor fordel for TOP TOY A/S, fortæller Lars Grønbæk: - Vi benytter den engelske version i Island. Når jeg uddanner brugere i Finland, så skifter vi begge til det engelske modul, så vi taler samme sprog. Desuden er vi lige gået ind på det tyske marked, hvor vi nu har 14 butikker. Vi glæder os til at ekspandere yderligere og ser TimePlan som et vigtigt redskab i denne proces, lyder det fra Lars Grønbæk. Om TOP-TOY A/S Nordeuropas største legetøj detailhandler. Består af: BR-Legetøj, TOYS"R"US (Skandinavien) og TOP-TOY (Hong Kong) Ltd. Hovedkontor og distributionscenter i Tune, Danmark, indkøbskontor i Hong Kong. 270 detailbutikker fordelt udover Danmark, Norge, Sverige, Finland, Island og Tyskland medarbejdere. Årlig detailomsætning på 400 millioner Euro. Julegaver til SOS Børnebyerne Traditionen tro går kundernes julegaver fra Simplex A/S igen i år til SOS Børnebyerne. Det er nu femte år i træk, at Simplex A/S støtter hovedorganisationen SOS Børnebyerne med dens banebrydende humanitære arbejde især i tredje verdenslande. Læs mere på Julen er den absolut travleste tid for Lars Grønbæk og TOP TOY A/S. Derfor er det altafgørende for virksomheden at kunne planlægge langt ud i fremtiden og tilpasse bemandingen med TimePlan. Information og nyheder om Timeplan 5

6 Velbesøgt indvielse af nyt hovedkontor Mange kunder, forretningsforbindelser og venner af huset lagde den 20. og 21. oktober 2009 vejen forbi Indkildevej i Aalborg SØ for at se Simplex A/S nye flotte domicil. Åbent Hus arrangementet bød på en guidet rundvisning i de nye lokaler efterfulgt af lidt godt til ganen. Samtidig blev nyhederne i TimePlan version 5.30 præsenteret ved en seance i auditoriet. Præsentationen var planlagt til at vare en time. Men interessen og spørgelysten var så stor, at tiden løb hurtigere end planlagt, og en time blev hurtigt til 1½ time. Nyheder i version 5.30 Det er nu blandt andet muligt at rydde op i databasen, oprette overenskomstgrupper og at anvende PDF formularer i elektroniske formularer. I version 5.30 kan man også se tælleværkerne i godkendelsesbilledet, vælge hvilke nøgletal der skal vises grafisk og udskrive en tilstedeværelsesrapport, en såkaldt dutyliste samt at se det nye design på SignIn. De fremmødte gæster var så interesserede i at høre mere om TimePlan version 5.30, at ekstra tid måtte gives til præsentationen. Det er en fornøjelse, at så mange havde lyst til at dele glæden over de nye lokaler med os. At vi så samtidig fik mange flotte gaver gør glæden endnu større, og det er vi meget taknemmelige for, lyder det fra Henrik Baasch, direktør for Simplex A/S. Forrygende flytning Systemudviklerne Peter Naldal og Chien van Tran nyder arbejdet i Simplex A/S nye flotte kontorlokaler. Flytningen til Simplex A/S nye kontorlokaler gik over al forventning. Takket været en rigtig holdindsats fra alle medarbejderne blev IT og telefonsystemer sat op over en enkelt eftermiddag og aften, og stod klar til brug dagen efter. Det betød at kunderne stort set intet mærkede til flytningen. Direktør Henrik Baasch takker alle Simplex A/S medarbejdere for den fine indsats. PDF i elektroniske formularer Det er nu blevet muligt at importere PDF filer ind i din dokumentsamling i elektroniske formularer. - Det glæder nok en hel del af vores kunder, da PDF er et ofte benyttet format til formularer, lyder det fra systemudvikler hos Simplex A/S, Rune Mosbæk, som har været en af kræfterne bag projektet. PDF - funktionen fungerer stort set ligesom de allerede eksisterende elektroniske formularer. Dog kan man i PDF kun tilrette formfelterne og ikke hele teksten i dokumentet. Ambitionen med den nye funktion har været at få udfyldning af e-forms til at virke med tekstfelterne, at kunne sætte flueben i tjek bokse og foretage valg i radiobuttons. PDF i elektroniske formularer kan blandt andet benyttes til Uddannelsesaftalen for Elever, et officielt PDF dokument fra Undervisningsministeriet - Der vil sikkert komme flere ønsker om andre tilføjelser, da PDF formatet understøtter en masse funktionaliteter, siger Rune Mosbæk, og henviser til at Simplex A/S Svend Holm for nyligt har fået brug for drop-down menuer og at dette så lige måtte tilføjes. 6 Information og nyheder om Timeplan

7 Konsulent ved et tilfælde Lilian Jensen søgte jobbet som supporter hos Simplex A/S for halvandet år siden. Men direktør Henrik Baasch så potentialet i Lilian til at blive konsulent og interagere med kunderne. Denne noget usædvanlige jobsamtale blev starten på en spændende og meget alsidig hverdag for Lilian hos Simplex A/S. - En typisk arbejdsuge byder på en til tre dage på telefonsupporten. Sideløbende er jeg med til at planlægge kurser, forberede opgaver, lave tilmeldingslister, booke lokaler og afvikle kurserne, fortæller Lilian fra det nye hovedkontor i Aalborg. Det personlige element Lilian tager også kontakt til nye og eksisterende kunder. - Nogle kunder har brug for specifik vejledning. Andre vil gerne købe en konsulentdag med en TimePlan præsentation. Atter andre foretrækker en online demonstration, hvor kunden kigger med på skærmen, mens jeg viser hvordan det fungerer, siger Lilian og Konsulent Lilian Jensens personlige møder med kunderne under kurser og kundebesøg er med til at vedligeholde det særlige forhold mellem Simplex A/S og kunderne. understreger, at der aldrig er to dage der er ens hos Simplex A/S. Hun nyder de faglige og personlige udfordringer, som konsulentjobbet giver hende. - Det helt unikke ved Simplex A/S er det personlige element. Især efter at have mødt kunderne på et kursus eller under et kundebesøg, så får du et helt særligt forhold til dem næste gang de ringer, for nu ved du mere om hvordan de er og ser ud, siger Lilian, der ser frem til kundekontakten i det kommende år. From all of us to all of you... Merry Christmas! Bagerst fra venstre: Ejnar Dahl Jensen, Prakasa Visvanathan, Flemming Larsen, Svend Holm, Kim den Breejen, Peter Naldal, Kenn Sandbeck, Henrik Baasch, Lilian Jensen og Marianne Lolholm Møller. Forrest fra venstre: Kis Flindt, Chien van Tran og Henrik Larsen. Ikke med på dette billede: Rune Mosbæk og Louise Rønn. Information og nyheder om Timeplan 7

8 Direktørens Klumme Vi er kommet godt på plads i vores nye lokaler, og er klar til nye spændende og udfordrende opgaver! Med en stor indsats fra alle medarbejdere, flyttefolk og familiemedlemmer lykkedes det os at flytte hen over natten mellem den 30. september og den 1. oktober Alle arbejdspladser og al teknik var på plads, og der kunne arbejdes normalt fra kontorets åbningstid den 1. oktober Ingen kunder blev berørt af vores flytning, hvilket var det afgørende mål under planlægningen og gennemførelsen af vores flytning. Vi er flyttet til nye lokaler for at opnå et bedre arbejdsmiljø, plads til ekspansion og bedre faciliteter til gennemførelse af kurser for vores kunder. Vi er kommet godt på plads, og alle medarbejdere er særdeles godt tilfredse med vores nye omgivelser. Vi trives her, og er klar til yderligere ekspansion og nye udfordrende opgaver. Det var dejligt at se så mange kunder og forretningsforbindelser under vores Åbent Hus arrangement den 20. og 21. oktober Mange kom naturligvis samtidig for at se nyhederne i TimePlan version Tak til alle besøgende og tak for de mange flotte gaver vi modtog et godt år trods finanskrisen Det varer ikke mange uger før vi siger farvel til år 2009 og velkommen til Vi har igennem året dagligt hørt om finanskrisen og den kommende arbejdsmarkedskrise. Områder som naturligvis påvirker alle firmaer og medarbejdere. Det samlede forbrug og investeringer er blevet mindre. Det stiller endnu større krav til de firmaer og medarbejdere, som vil have andel deri. Kvalitet, pris, service, sikkerhed, tilpasning og opfindsomhed skal være helt i top hos de virksomheder og medarbejdere som vil være aktive i erhvervslivet. Det er derfor vigtigt at huske på: Vores fremtidige muligheder for succes ligger i den måde vi forvalter vores tid på, og hvilke beslutninger vi træffer, netop nu. Det er dejligt at kunne konstatere, at de beslutninger der indtil nu er truffet hos os har båret frugt. Vi er igen i år 2009 blevet en Gazelle virksomhed og fået tildelt højeste rating hos Soliditet A/S AAA. Vi har haft et år med meget stor stabilitet i medarbejderstaben, og heldigvis ingen større sygdomstilfælde. Flere nye større kunder er kommet til, men vi er ikke uberørte af finanskrisen. Vi mærker blandt andet manglende deltagelse på vores åbne kurser samt mindre konkurrerende produkter som fokuserer på pris og investeringer der udskydes. Vi er opmærksomme på disse fakta og har naturligvis punkterne med i vores overvejelserne når beslutninger om aktiviteter og tiltag træffes bliver et spændende år Vi er ved at være et halv-gammelt firma. Den 1. januar 2010 kan vi fejre den første medarbejder, der har 10 års jubilæum i Simplex A/S. Det er vores programmør Kenn Sandbeck. Han har igennem alle årene arbejdet fra sin private bolig i Nyborg og han har gjort det godt. Vi ser frem til at fejre ham i januar. Vores produktionsplaner 2010 for TimePlan er næsten på plads. Jeg kan på nuværende tidspunkt oplyse, at vi udkommer med to nye hovedversioner i Version 5.40 i 2. kvartal og version 6.0 i 4. kvartal. Version 5.40 vil indeholde nye funktionaliteter, hvorimod TimePlan version 6.0 vil give vores kunder mulighed for afvikling af Time- Plan på SQL database. Tak for i år En stor tak til alle kunder, forretningsforbindelser og medarbejdere for samarbejdet i Det har været et hektisk år med mange udfordringer bliver også et år med finans- og arbejdsmarkedskrisen, så udfordringer og dermed tilpasningsevnen vil fortsat blive sat på prøve. Traditionen tro sender vi værdien af julekort og julegaver til SOS Børnebyerne. Glædelig Jul og Godt Nytår. Henrik Baasch. Farvebånd til tidsmaskine? Af og til får vi henvendelser i vores TimePlan telefonsupport, som vi ikke umiddelbart har en løsning på. Et eksempel på dette er da en automekaniker fra Holsted i Sønderjylland ringede og ønskede at bestille et nyt farvebånd til sin Simplex Time Recorder. Altså et temmelig gammelt stempelur. Han havde fundet Simplex og TimePlan på Internettet eller som han sagde: Å fun lieg det hæ Simplex å æ google, it!! (Så jeg fandt lige det her Simplex på Google, du ved. red.) Automekanikeren havde fat i noget med tidsregistrering, men et farvebånd til en Simplex Time Recorder kunne supporten dog ikke klare. 8 Information og nyheder om Timeplan