Vejledning og tjekliste til vurdering af. klar grænseoverskridende interesse

Transkript

1 Vejledning og tjekliste til vurdering af klar grænseoverskridende interesse Når et indkøb fra 0 til kr. har klar grænseoverskridende interesse, skal EU-Traktratens principper om ligebehandling og gennemsigtighed overholdes. Det betyder, at opgaven skal offentliggøres ved at annoncere den på så interesserede leverandører kan få mulighed for at finde og byde på opgaven. Selve proceduren for tildelingen af opgaven skal også være gennemsigtig, hvilket fordrer en vis grad af offentlighed. Desuden skal leverandører behandles lige i forbindelse med tilbudsprocessen og valg af leverandør. Grænseoversridende interesse En kontrakt har en klar grænseoverskridende interesse, hvis ordregiver vurderer, at en virksomhed, som er etableret i en anden medlemsstat, kan være interesseret i at byde på en kontrakt. I vurderingen af, om der foreligger interesse vedrører alene, om en virksomhed i en anden medlemsstat kan have interesse i kontrakten, og ikke om kontrakten kan have interesse for en udenlandsk virksomhed, der allerede driver virksomhed i Danmark. Det beror på ordregivers konkrete vurdering, om en kontrakt har klar grænseoverskridende interesse. Ved vurderingen skal der lægges vægt på følgende: Kontraktens genstand Kontraktens anslåede værdi Kontraktens varighed Forholdene i den pågældende branche, herunder markedets størrelse, struktur og handelspraksis Det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres. Ovenstående liste er ikke udtømmende. Derfor bør andre elementer, som kan have en betydning for, om den pågældende kontrakt har en grænseoverskridende interesse også inddrages i den konkrete vurdering. Dette dokument skal læses i sammenhæng med "Fælles retningslinjer for udbud af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet 2016" og kan med fordel benyttes af institutioner, som skal købe en vare eller tjenesteydelse. Det fungerer både som en vejledning og tjekliste, når sådanne køb overvejes. Dokumentet skal dog ikke anses for en facitliste, men som et værktøj til inspiration for brugeren. Dokumentet kan bruges til at kvalitetssikre institutionens retningslinjer samt virke som en konkret tjekliste som supplement til disse. Selve tjeklisten findes nedenfor og udfyldes ved at besvare spørgsmålene. Følgende overordnede spørgsmål kan hjælpe til en afklaring:

2 Har opgaven en størrelse og varighed, der gør den interessant for virksomheder i andre lande? Har opgaven et fagligt indhold, der gør den egnet til at blive løst af udenlandske virksomheder? Er der pt. udenlandske virksomheder i Danmark, der tilbyder ydelsen? Vil den geografiske placering for opgavens udførelse gøre den interessant for fx virksomheder i Tyskland eller Sverige? Hvis ordregiver kan svare ja til et eller flere af ovenstående spørgsmål, indikerer det at opgaven har en grænseoverskridende interesse. Tjekliste Vurderingskriterier fra Udbudslov Kontraktens genstand Vurdering af klar grænseoverskridende interesse Er det nødvendigt at stille krav om personale, der behersker det danske sprog i skrift og tale? (eksempelvis ved behov for løbende kommunikation med ordregiver, eksterne aktører, brugergrupper eller kunder, som ikke kan forventes at tale andet end dansk) Er det en forudsætning for udførelsen af kontrakten, at den vindende tilbudsgiver har kendskab til særlige danske regler, værende eksempelvis love, branchekutymer eller forhold som regulerer udførelsen af specifikke opgaver? Stilles der krav om godkendelse eller autorisation af personale efter særlige danske krav? (eksempelvis i form af gyldig autorisation efter lov om vagtvirksomhed) Er det en forudsætning for udførelsen af opgaven, at tilbudsgivers medarbejdere fysisk er til stede i Danmark eller kan tilkaldes indenfor kort tid stilles der krav om at tilbudsgiver har etableret en serviceorganisation i Danmark?

3 (eksempelvis i forbindelse med service eller vedligehold on site, akut beredskab i forbindelse med vagtvirksomhed eller brandslukning) Kontraktens anslåede værdi Har kontrakten en begrænset økonomisk værdi? (jo lavere værdi kontrakten har, jo mindre interessant vil opgaven i udgangspunktet være for en udenlandsk tilbudsgiver) Er der i forhold til kontraktens samlede værdi, forbundet uforholdsmæssigt høje transporteller etableringsomkostninger? (Kræver kontrakten en tilpasning af organisationen for at imødekomme eventuelle krav fra ordregiver eksempelvis om ansættelse af dansktalende personale?) Er tilbudsgiver garanteret en vis minimumsomsætning, som kan gøre kontrakten attraktiv for udenlandske tilbudsgivere? Kontraktens varighed Har kontrakten en lang varighed, som gør den attraktiv for en udenlandsk tilbudsgiver? (En lang kontraktvarighed giver således bedre mulighed for at afskrive investeringer og peger dermed i retning af, at kontrakten har klar grænseoverskridende interesse.) Forholdene i den pågældende branche, herunder markedets størrelse, struktur og handelspraksis Er der få indenlandske aktører indenfor den pågældende branche? (Hvis ja: Få nationale aktører indikerer en svag national konkurrencesituation og peger i

4 retning af, at kontrakten har interesse for udenlandske tilbudsgivere) Er der sædvane for udenlandske bud på tilsvarende opgaver? Er konkurrencesituationen på det pågældende marked i Danmark så smal, at det kan være interessant for ordregiver at gøre det attraktivt for udenlandske tilbudsgivere at etablere sig i Danmark med henblik på at styrke den fremtidige konkurrencesituation? Det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres Er det afgørende, at kontrakten udføres i Danmark? Skal kontrakten udføres tæt på grænser til andre lande? Konklusion Tjekliste til dokumentation af væsentlige beslutninger og dispositioner i indkøbsprocessen, herunder valg af indkøbsmetode og indgåelse af aftale for opgaver fra 0 kr. til kr.

5 Vurderingskriterier fra Udbudslov Baggrund Regelgrundlag: (standardformulering indsat på forhånd i samtlige skabeloner) Indkøb skal gennemføres efter Udbudsloven. Klar grænseoverskridende interesse: Institutionen skal overveje, om opgaven har klar grænseoverskridende interesse. Hvis opgaven har klar grænseoverskridende interesse, gælder følgende: Institutionen skal forud for indgåelse af varekontrakter med klar grænseoverskridende interesse annoncere kontrakten på Institutionen skal fastlægge en procedure for tildeling, som overholder principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, herunder fastsætte kriterier for tildeling. Institutionen skal orientere potentielle tilbudsgivere om proceduren for tildeling på en måde, der sætter interesserede tilbudsgivere i stand til at afgive tilbud. Institutionen skal skriftligt og samtidig underrette alle tilbudsgivere, der har afgivet bud, om, hvilken beslutning der er truffet med hensyn til tildelingen, herunder i givet fald begrundelsen for at annullere proceduren. Institutionen skal efter anmodning underrette tilbudsgiveren om begrundelsen for beslutningen. Institutionen skal dokumentere væsentlige beslutninger og dispositioner i indkøbsprocessen, herunder valg af indkøbsmetode og indgåelse af aftale. Aftaler skal altid indgås på et skriftligt grundlag, som afspejler opgavens kompleksitet og risici. Ikke klar grænseoverskridende interesse: Institutionen skal overveje, om opgaven har klar grænseoverskridende interesse. Hvis opgaven ikke har klar grænseoverskridende interesse, gælder følgende: Institutionen skal sikre, at prisen på den indkøbte ydelse ikke overstiger

6 markedsprisen, og at indkøbet i øvrigt sker på økonomisk forsvarlig måde. Dette kan eksempelvis ske ved, at institutionen 1) gennemfører en markedsafdækning og på grundlag af denne indhenter ét tilbud, 2) indhenter to eller flere tilbud eller 3) annoncerer på institutionens hjemmeside eller på udbud.dk Markedsafdækningen under pkt. 1) kan være baseret på benchmarkingundersøgelser, mundtlige kontakter til udvalgte virksomheder eller erfaringer fra tidligere indkøb. I sådanne situationer kan det være tilstrækkeligt at indhente ét tilbud. Institutionen skal dokumentere væsentlige beslutninger og dispositioner i indkøbsprocessen, herunder valg af indkøbsmetode og indgåelse af aftale. Overvejelser: Aftaler skal altid indgås på et skriftligt grundlag, som afspejler opgavens kompleksitet og risici. Konklusion: Indstilling: