Udbudsbetingelser - Begrænset udbud September Levering af Håndværkerydelser. til. Syddansk Universitet

Transkript

1 Udbudsbetingelser - Begrænset udbud September 2014 Levering af Håndværkerydelser til Syddansk Universitet Bilag A - Udbudsbetingelser

2 Indhold 1. Indledning Den ordregivende myndighed Udbuddets omfang BAGGRUND OG FORMÅL MED UDBUDDET OVERSIGT OVER DELAFTALERNE SAMLET AFTALENS OMFANG... 5 AKUT, DAGLIG OG PLANLAGT VEDLIGEHOLDELSE... 5 AFTALEGRUNDLAGET ENTREPRISER DER IKKE ER OMFATTET AF UDBUDDET RAMMEAFTALERNES OPDELING EFTERFØLGENDE KØB PÅ RAMMEAFTALERNE... 9 DIREKTE KØB - KØB HOS LEVERANDØR NR MINIUDBUD HOVEDYDELSEN OPTIONER OPTION PÅ HÅNDVÆRKERYDELSER I DE ØVRIGE BYER Udbudsprocedure TILBUDSVURDERING ALTERNATIVE BUD TILDELING AF RAMMEAFTALEN - TILDELINGSKRITERIUM UNDERKRITERIET PRIS, VÆGTER 60 % ØVRIGE UNDERKRITERIER FOR ALLE DELAFTALER ER SOM FØLGENDE: Tilbudsbetingelser TILBUDSGIVERS KONTAKTPERSON TILBUDSFRIST INDLEVERINGSADRESSE VEDSTÅELSESFRIST Generelt information til tilbudsgivere SPØRGSMÅL OG SVAR YDERLIGERE OPLYSNINGER TIL UDBUDSMATERIALET BESIGTIGELSE AB 92 SYDDANSK UNIVERSITET UDGAVEN ÆNDRINGER AF UDBUDSMATERIALE SPROG HONORAR EJENDOMSRET TIL MODTAGNE TILBUD FORBEHOLD TAVSHEDSPLIGT, FORTROLIGHED, AKTINDSIGT MV FORHANDLING IKKE MULIG UDBYDERS AFKLARENDE SPØRGSMÅL Krav til tilbuddets opbygning OBLIGATORISKE TILBUDSDOKUMENTER TILBUDSLISTEN DELAFTALER Underretning om tildelingsbeslutningen RETSVIRKNING Aflysning Tidsplan for udbudsforretning Side 2 af 21

3 1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Syddansk Universitets (herefter ordregiver) udbud af rammeaftaler om indkøb af Tømrer-, Kloak, jord og beton-, Gartner-, Smede-, Glarmester-, Maler-, Gulvbelægnings-, Tagdæknings-, El-installations-, Ventilations-, VVS-, Køling og Låseserviceydelser i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. [nr.] offentliggjort den [dato og årstal] i den Europæiske Unions Tidende. Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at ordregiver vil afvise tilbud, der er fejlbehæftet eller mangelfuldt. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med EU s udbudsregler. 2. Den ordregivende myndighed Ordregiver under denne udbudsforretning er Syddansk Universitet, hvilket omfatter alle de til universitetet tilknyttede adresser, se venligst pkt. 3.4, Rammeaftalernes opdeling. Udbudskontoret hos ordregiver er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel rammeaftale vil skulle indgås med Udbudskontoret. Alle henvendelser til ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal ske via ordregivers udbudssystem: Dette udbud gennemføres elektronisk, hvilket betyder, at tilbud SKAL indsendes elektronisk via. Yderligere information om Syddansk Universitet kan fås på Side 3 af 21

4 3. Udbuddets omfang 3.1. Baggrund og formål med udbuddet Ordregiver ønsker, at samle sine indkøb af Håndværkerydelser på en række rammeaftaler. Rammeaftalerne er påtænkt at skulle dække indkøb af almindelig håndværkerarbejde, hvor opgaverne er mangeartede men omfatter primært vedligeholdelsesopgaver. Der indgås 1 delaftale pr. fagområde, med én eller flere leverandører, som eksempel kan nævnes at der indgås 1 delaftale på malerarbejde, 1 delaftale på tømrerarbejde og 1 på smede- og facadearbejde. Rammeaftalen vil også kunne anvendes i forbindelse med større licitationer over 3 mio. kr. herunder fagentrepriser osv. Yderligere information om Ordregivers evaluering findes i pkt oversigt over delaftalerne samlet Delaftalens navn og nummer Hvor mange leverandører pr. aftale Miniudbud ja/nej Økonomisk grænse for miniudbud Forventet omsætning pr. år (beløb) (stk.) (beløb) 1 - Tømrerarbejde 3 Ja ,7 mio. DKK 2 - Kloak-, Jord- og Betonarbejde 2 Ja DKK 3 - Gartnermedhjælp 2 Ja ,5 mio. DKK 4 - Smedearbejde og Facader 3 Ja ,5 mio. DKK 5 - Glarmesterarbejde 3 Ja ,1 mio. DKK 6 - Malerarbejde 3 Ja ,2 mio. DKK 7 - Gulvbelægningsarbejde 3 Ja ,6 mio. DKK 8 - Tagdækningsarbejde 3 Ja ,1 mio. DKK 9 - El-arbejder 3 Ja ,1 mio. DKK 10 - Ventilationssystemarbejde 3 Ja ,7 mio. DKK 11 - VVSarbejde 3 Ja ,4 mio. DKK 12 - Kølingsarbejde 3 Ja ,2 mio. DKK 13 - Låseservice 1 Ja ,8 mio. DKK I henhold til EU's udbudsdirektiv, er der pligt til at udbyde ordregivers indkøb af varer, når indkøbsvolumen pr. år overstiger den tilladte tærskelværdi for vareindkøb. Kravspecifikationen for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af bilag B og B Det er alene disse varer og ydelser som udbydes. Side 4 af 21

5 3.2. Aftalens omfang Indkøb af håndværkerydelser til universitetet har i gennemsnittet (årligt) været på ca. 30,7 mio. DKK. Dette beløb inkluderer forbrug af materialer og materiel. Alle oplysninger om forbrug har alene vejledende karakter og er baseret på historiske tal fra år , og kan derfor ikke tages som udtryk for en fremtidig omsætningsstørrelse. Ordregiver er ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde i aftaleperioden eller opnå en bestemt omsætning. Alle oplysninger om forbrug har alene vejledende karakter, og er på ingen måde bindende. Den endelige mængde indkøb er afhængig af en række forhold herunder konkrete behov, udstyr der kræver udskiftning samt de bevillinger der gives i rammeaftalens løbetid. Køb af håndværkerydelser på de indgåede rammeaftaler foretages som udgangspunkt af afdelingen Teknisk Service. Grundet rammeaftalens værdi forventer ordregiver at kunne opnå fordelagtige priser. Rammeaftalerne har en løbetid på 3 år med option på 1 år. Akut, daglig og planlagt vedligeholdelse Syddansk Universitet udfører løbende vedligeholdelse på anlæg og bygninger hvorfor der er behov for aftaler med en række håndværkere indenfor forskellige områder. Målsætningen er, gennem daglig, planlagt og akut vedligehold, at sikre de bedst mulige bygningsmæssige faciliteter for studerende og ansatte ved Syddansk Universitet. Indkøb af håndværkerydelser omfatter herved som udgangspunk daglig og planlagt vedligeholdelse af universitets bygninger. På de delaftaler hvor der kan være behov for en hurtig og smidig indsats ved akutte forhold, er dette anført i kravspecifikationen på den enkelte delaftale. Vedligeholdelsesopgaverne forventes at udgøre 50 % daglig vedligeholdelsesopgaver, 45 % planlagte vedligeholdelsesopgaver og 5 % akutte vedligeholdelsesopgaver. Daglig, planlagt og akut vedligeholdelse defineres som følgende: Daglig vedligeholdelse Ved daglig vedligeholdelse er der tale om ad hoc -lignende vedligeholdelsesopgaver, reparation og istandsættelse. Der er tale om istandsættelsesopgaver og/eller reparation og forbyggende vedligeholdelsesopgaver, afhængig af delaftalen. Side 5 af 21

6 Eksempel: Dagligt vedligehold kan f.eks. være reparation af tag, udskiftning af vinduer, maling af lokaler ved fraflytning, eller anden form for istandsættelse af lokaler. Der er typisk tale om vedligeholdelsesopgaver som ikke er akutte, men som kan have akutlignende karakter og derfor ikke på forhånd kan planlægges i god tid. Planlagt vedligeholdelse Ved planlagt vedligeholdelse er der tale om istandsættelsesopgaver, reparationer og forbyggende vedligeholdelsesopgaver, afhængig af delaftalen. Der er oftest tale om større vedligeholdelsesopgaver, opgaver der skal løses ud fra en angiven vedligeholdelsesplan, samt opgaver der vil blive placeret i bestemte perioder, ud fra en hensynstagen til den daglige drift på campusserne, så arbejdet er til mindst gene for universitets studerende og ansatte. Der må påregnes en koncentration af planlagte vedligeholdelsesopgaver i sommerferien og i ugen mellem jul og nytår. Tilbudsgiverne skal derfor have et mandskab der kan varetage opgaver i disse perioder. Akut vedligeholdelse Ved akut vedligeholdelse er der tale om en "afhjælpende vedligeholdelse" som betyder, at der udføres en reparation af bygningsdelen, når dette viser sig at være påkrævet. Reparationen har karakter af at være pludselig opstået (akut). Afhjælpende vedligehold har ikke karakter af istandsættelse. Eksempel: Afhjælpende (akut) vedligehold kan f.eks. være stormskader, hærværksskader eller pludseligt opståede svigt på bygningsdele eller komponenter. Syddansk Universitet forventer at der i følgende delaftaler kan forekomme opgaver af afhjælpende karakter: Glarmesterarbejde El-arbejder Ventilationssystemarbejde VVSarbejde Kølingsarbejde Låseservice Side 6 af 21

7 Der vil i de enkelte delaftalers kravspecifikationer være angivet krav til responstider for Odense-området og for hhv. Midtjylland og/eller Sjælland afhængigt af, hvilke campusser der er option på, i de enkelte delaftaler. Aftalegrundlaget Aftaler vil blive indgået på grundlag af kontrakten, der indgår i dette udbudsmateriale som udkast til rammeaftale. Idet omfang der er forhold der ikke er reguleret i nærværende udbudsmateriale, gælder bestemmelserne i AB92, Syddansk Universitets udgave, som er vedlagt som bilag E Entrepriser der ikke er omfattet af udbuddet Følgende entrepriser er ikke omfattet af nærværende udbud: Deciderede nyanlæg samt ESCO-projekter Energistyringsanlæg Elevatoreftersyn Udbedring af mindre hærværks- og indbrudsskader opstået udenfor almindelig arbejdstid, som varetages af ISS Skadeservice. Ved akutlignende forhold som tilstoppede kloakker, benyttes Slamson. Nybygninger Herudover er der særlige aftaler omkring servicering af specielle anlæg, (CTS). Det bemærkes endvidere, at indgåelsen af rammeaftalen ikke udelukker Ordregivers brug af andre håndværkere, i akutte tilfælde såsom, men ikke begrænset til, storm- og vandskader samt SKP-elever (skolepraktik-elever) i opgaver, der relaterer sig til den pågældende uddannelsesretning Rammeaftalernes opdeling Ordregiver ønsker at indgå de udbudte rammeaftaler med en række leverandører. Der udbydes i alt 13 delaftaler med hovedydelsen Afdelingerne på Fyn og option på Universitets øvrige afdelinger : Delaftaler: Antal rammeaftaleindehavere Estimeret årlige værdi 1 - Tømrerarbejde 3 5,7 mio. DKK 2 - Kloak-, Jord- og Betonarbejde DKK 3 - Gartnermedhjælp 2 1,5 mio. DKK Side 7 af 21

8 4 - Smedearbejde og Facader 3 1,5 mio. DKK 5 - Glarmesterarbejde 3 1,1 mio. DKK 6 - Malerarbejde 3 1,2 mio. DKK 7 - Gulvbelægningsarbejde 3 1,6 mio. DKK 8 - Tagdækningsarbejde 3 1,1 mio. DKK 9 - El-arbejder 3 7,1 mio. DKK 10 - Ventilationssystemarbejde 3 2,7 mio. DKK 11 - VVSarbejde 3 3,4 mio. DKK 12 - Kølingsarbejde 3 1,2 mio. DKK 13 - Låseservice 1 1,8 mio. DKK Universitets campusser som er omfattet af hovedydelsen er følgende: Alle adresser på Fyn Universitets Campusser som er omfattet af optionen er følgende: Niels Bohrs Vej 9-10, 6700 Esbjerg Universitetsparken 1, 6000 Kolding Alsion 2, 6400 Sønderborg Sdr. stationsvej 28, 4200 Slagelse Bygningsmasse fordelt pr. delaftale Delaftale Geografiske adresser Procentdel af den samlede estimerede omsætning Hovedydelsen Ca % 1 13 Samtlige adresser på Fyn Option: Ca % 1 - Tømrerarbejde Esbjerg, Kolding, Slagelse, 2 - Kloak-, Jord- og Betonarbejde Esbjerg, Kolding 3 - Gartnerarbejde Esbjerg, Kolding, Slagelse Kolding fra vækstsæsonens begyndelse 2015 (forår 2015) Esbjerg fra 1/ Smedearbejde og Esbjerg, Kolding, Slagelse Facader 5 - Glarmesterarbejde Esbjerg, Kolding, Slagelse 6 - Malerarbejde Esbjerg, Kolding, Slagelse Side 8 af 21

9 7 - Gulvbelægningsarbejde Esbjerg, Slagelse 8 - Tagdækningsarbejde Esbjerg, Kolding, Sønderborg 9 - El-arbejder Esbjerg, Kolding, Sønderborg, Slagelse 10 Ventilationssystemarbejde Esbjerg, Kolding, Sønderborg, Slagelse 11 - VVSarbejde Esbjerg, Kolding, Sønderborg, Slagelse 12 - Kølingsarbejde Esbjerg, Kolding, Sønderborg, Slagelse 13 - Låseservice Esbjerg, Kolding, Sønderborg, Slagelse Tilbudsgivere kan kun afgive tilbud på den eller de delaftaler, hvortil der er opnået prækvalifikation Efterfølgende køb på rammeaftalerne Direkte køb - Køb hos Leverandør nr. 1 Når det konkrete køb på den enkelte delaftale er fra 0 til kr. skal der købes hos den højest rangerede rammeaftaleindehaver på den enkelte delaftale. I forbindelse med direkte tildeling, vil det være muligt som leverandør at frasige sig opgaven, hvis opgaven overstiger ens kapacitet på det givne tidspunkt for anmodning. Dette får ingen indflydelse på tildeling af fremtidige opgaver. På samme måde er det også muligt for leverandøren at sige nej til at byde på enkelte opgaver, der kommer i miniudbud. Alle direkte køb på rammeaftalen sker til de i Tilbudslisten bilag C.1-13 angivne timepriser. Der kan aftales en fast pris for udførelse af arbejdet sammen med bestilleren. Timeprisen må dog ikke overstige den angivne timepris i Tilbudslisten bilag C Miniudbud Når det konkrete køb på den enkelte delaftale forventeligt er større end DKK ekskl. moms, købes der ind på baggrund af et miniudbud, hvor alle rammeaftaleindehavere inviteres til at afgive tilbud om det konkrete indkøb. Timeprisen konkurrenceudsættes ved miniudbud igen, men må aldrig være højere end den i Tilbudslisten bilag C.1-13 angivne priser. Der kan i miniudbuddet angives en fastpris for arbejdsopgaven/projektet. Ved miniudbud er tildelingskriteriet lave- Side 9 af 21

10 ste pris. Miniudbud kan både gennemføres inklusiv og eksklusiv materialer. I det sidste tilfælde har Syddansk Universitet valgt at levere disse som bygherreleverance. Syddansk Universitet kan i forbindelse med miniudbud stille krav om separat sikkerhedsstillelse. Syddansk Universitet kan i forbindelse med miniudbud tillade brugen af underleverandører. Syddansk Universitet kan i forbindelse med miniudbud stille krav om sociale klausuler såfremt dette findes proportionalt. AB92, Syddansk Universitet udgaven, kan tilrettes fra miniudbud til miniudbud i det omfang tilretningen er i overensstemmelse med udbudsregler. Åbning af miniudbud finder sted umiddelbart efter det i miniudbudsmaterialet angivne tidspunkt. Åbningen af tilbuddene vil foregå elektronisk, hvorefter Syddansk Universitet foretager en vurdering af de indkomne tilbud. Yderligere information om Ordregivers tildeling findes i pkt Hovedydelsen Nærværende udbud af håndværkerydelser omfatter en rammeaftale med 13 delaftaler som gælder i 3 år fra Rammeaftalens ikrafttræden i perioden 01. januar 2015 og til 31. december Rammeaftalens hovedydelse er varetagelse af daglige, planlagte og akutte vedligeholdelsesopgaver på universitets bygninger og arealer beliggende på Campusvej 55, 5230 Odense M, Niels Bohrs Alle 1, 5230 Odense M og J. B. Winsløws Vej 9, 15-25, 5000 Odense C. Hovedydelsen omfatter kun vedligeholdelsesopgaver og ikke nybygninger Optioner Der er i nærværende Rammeaftale en option på forlængelse af kontraktperioden, hvor Ordregiver med et skriftligt varsel til leverandørerne på 6 måneder kan forlænge kontraktperioden for 1 x 12 måneder. Rammeaftalen kan maksimalt gælde i 4 år fra den oprindelige ikrafttrædelsesdato. Option på håndværkerydelser i de øvrige byer. Rammeaftalerne indeholder ligeledes en option på tilkøb af håndværkerydelser i de øvrige byer, som er oplistet i pkt Det er tale om en option på tilkøb af håndværkerydelser på de enkelte delaftaler i de øvrige byer, som ikke er byer der er omfattet af hovedydelsen. For yderligere information om, hvilke øvrige Side 10 af 21

11 byer der er option på i de enkelte delaftaler, samt optionens angivne procentdel af den samlede estimerede omsætning se pkt. 3.3, Bygningsmasse fordelt pr. delaftale. I de enkelte delaftalers kravspecifikationer, bilag B og B.1-13 er der angivet krav både til håndværkerydelsen i Odense og i de øvrige byer. I de delaftaler hvor der er forskellige krav til håndværkerydelsen i Odense og i de øvrige byer, er der gjort opmærksom på dette i delaftalens kravspecifikation, bilag B og B.1-13, ved hhv. krav for alle byer, krav for Odense særskilt, samt krav for øvrige byer end Odense særskilt. Såfremt der intet er nævnt herom i kravspecifikationer, bilag B og B.1-13, er alle krav gældende for håndværkerydelsen både i Odense og i de øvrige byer som delaftalen omfatter. Såfremt Ordregiver vælger at gøre brug af en option i en af delaftalerne er disse oplistede krav gældende. Tilbudsgiver skal i de enkelte delaftalers Tilbudslister, bilag C.1-13, angive en samlet tilbudssum for evt. udnyttelse af optionen. Denne tilbudssum skal være inkl. alle Leverandørens udgifter, herunder udgifter og omkostninger til levering, offentlige afgifter, transport, forsikringer, administration, uddannelse, servicevogn, kørsel, miljøtillæg mv. Ordregiver gør opmærksom på, at hvis en delaftale indeholder en option, vil denne option alene kunne udnyttes, hvis hovedkontrakten stadig er i kraft. Ordregiver gør ligeledes opmærksom på, at en option er en nærmere beskrivelse af hvornår og hvad Ordregiveren kan købe af ekstraydelser. Optionen giver hermed Ordregiver mulighed for at foretage tilkøb til en kontrakt. En option giver Ordregiver en ret men ikke pligt til at handle i henhold til optionen. 4. Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Ved et begrænset udbud kan alene prækvalificerede ansøgere afgive tilbud. I tildelingsfasen foretager ordregiver en konkret vurdering af de indkomne tilbud på de enkelte delaftaler og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere, der skal være på de enkelte rammeaftaler. Tildelingen vil ske på baggrund af det i pkt. 4.3 angivne tildelingskriterium. Side 11 af 21

12 4.1. Tilbudsvurdering Indkomne tilbud evalueres enkeltvis for de respektive delaftaler, hvortil der er afgivet tilbud. Der foretages en samlet vurdering af de indkomne tilbud inden for det i afsnit 4.3 opstillede tildelingskriterium. Ordregiver kontrollerer, at tilbuddet er konditionsmæssigt, hvilket vil sige, at tilbuddet opfylder følgende punkter: At Tilbudsgiver er prækvalificeret herunder prækvalificeret til den delaftale, der afgives tilbud på. At tilbuddet er indkommet rettidigt, jf. pkt. 5.2 nedenfor. At tilbuddet er afleveret på den korrekte måde, jf. pkt.5.3, samt tilbuddet overholder alle form- og procedurekrav, jf. nærværende pkt. 4. At der ikke er taget forehold for kontrakten eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, jf. pkt. 6.7 nedenfor Alternative bud Ordregiver accepterer ikke alternative bud. De afgivne tilbud skal fremtræde som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning. Tilbud, der ikke opfylder disse krav vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen Tildeling af Rammeaftalen - Tildelingskriterium Alle konditionsmæssige tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud. Underkriteriet pris, vægter 60 % Tilbudsgiver skal udfylde alle priser i Tilbudslisten, bilag C.1-13 for den delaftale, der ønskes afgivet tilbud på. Priserne angives som enhedspriser i danske kroner fratrukket rabat (nettopriser) og eksklusiv moms. Priserne på varerne skal fremgå af Tilbudslisten, jf. bilag C Side 12 af 21

13 Timepriserne dækker alle Leverandørens udgifter, herunder udgifter og omkostninger til levering, offentlige afgifter, transport, forsikringer, administration, uddannelse, servicevogn, kørsel, miljøtillæg mv. Såfremt man ikke tilbyder lærlinge- og/eller ufaglærte timer, på de delaftaler hvor dette ønskes, skal prisen sættes til den samme som ved svendetimer. Øvrige underkriterier for alle delaftaler er som følgende: Ud over pris, er evalueres de indkomne tilbud ud fra underkriterierne Kvalitet samt organisering og samarbejde og Udviklingsmuligheder for samarbejdet med SDU. Sammen med tilbuddet ønskes tilbudsgivers skriftlige bud på en beskrivelse af Kvalitet samt organisering og samarbejde og De tilbudte udviklingsmuligheder for SDU i samarbejdet Kvalitet samt Organisering og Samarbejde, vægter 20 % Kvalitet samt Organisering og Samarbejde opdeles i to underkriterier: Kvalitet Syddansk Universitet mener med kvalitet den håndværksmæssige udførelse af opgaverne, rengøring efter opgaven og afhjælpning af mangler. Max point for kvalitet gives til tilbudsgiver, som er i stand til at beskrive en simpel, men godt fungerende egenkontrol af den håndværksmæssige kvalitet og opfølgning på arbejdet Organisering og Samarbejde Syddansk Universitet mener med organisering og samarbejde, styringen af tid og økonomi i de konkrete projekter, samt sikring af medarbejdernes engagement i opgaveløsningen. Max point for Organisering og Samarbejde gives til tilbudsgiver, som er i stand til at beskrive en simpel, men nem kommunikerbar model for styring af tid og økonomi i de konkrete projekter. Modellen skal redegøre for, hvordan der i rette tid tages hånd om konstaterede afvigelser fra tidsplaner og aftalt økonomi. Udviklingsmuligheder for samarbejdet med Syddansk Universitet, vægter 20 % Side 13 af 21

14 Syddansk Universitet mener med Udviklingsmuligheder for samarbejdet med SDU tilbudsgivers initiativer til at sikre faglig sparring med ordregivers kontaktpersoner, tilbudsgivers forslag til effektivisering af samarbejdet og tilbudsgivers evne til at bringe udvikling og innovation ind i samarbejdet. Max point gives til tilbudsgiver, som på en overbevisende og letforståelig måde, beskriver hvordan faglig sparring kan opnås og kommer med forslag til, hvordan det daglige samarbejde kan effektiviseres, både hvad angår tid og hvad angår tilfredshed med det daglige samarbejde. 5. Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsmateriale, som består af følgende dokumenter: Bilag A - Udbudsbetingelser Bilag B Samlet kravspecifikation Bilag B Specifikke kravspecifikationer for de enkelte delaftaler Bilag C Tilbudslister Bilag D Udkast til rammeaftale Bilag E AB 92 Syddansk Universitets udgave Bilag F Velkomstfolder Udbudsmaterialet samt evt. supplerende dokumenter og meddelelser er offentliggjort via EU-Supply.dk, hvor alle prækvalificerede tilbudsgivere har adgang hertil. Endelig aftale indgås på grundlag af vedlagte udkast til Rammeaftale med bilag Tilbudsgivers kontaktperson Ordregiver vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson i EU-Supply Tilbudsfrist Tilbudsfristen er den 03. november 2014 kl. 13:00. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil automatisk blive afvist af systemet (EU-Supply) Indleveringsadresse Dette udbud gennemføres elektronisk, hvilket betyder, at tilbud SKAL indsendes elektronisk via. Side 14 af 21

15 Tilbud modtaget på andre måder end gennem EU-Supply vil ikke blive taget i betragtning Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at ordregiver har identificeret tilbudsgivers tilbud som det vindende bud, er ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved skriftlig meddelelse til tilbudsgivers kontaktperson at forlænge vedståelsesfristen med yderligere 6 måneder. 6. Generelt information til tilbudsgivere 6.1. Spørgsmål og svar Tilbudsgiver opfordres til at fremsætte skriftlige spørgsmål til materialet samlet og senest den 20. oktober 2014 kl. 13:00. Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil blive besvaret i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden tilbudsfristen. Alle spørgsmål til ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal ske via Syddansk Universitets udbudssystem: Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål og svar vil blive gjort tilgængelige for alle tilbudsgivere i en anonymiseret form i EU-Supply senest den 27. oktober Yderligere oplysninger til udbudsmaterialet Såfremt ordregiver finder det relevant, vil ordregiver frem til 6 dage før tilbudsfristens udløb offentliggøre yderligere oplysninger til udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivernes eget ansvar løbende at holde sig orienteret i EU-Supply. Besigtigelse Forinden afgivelse af tilbud giver universitetet tilbudsgiverne mulighed for at besigtige universitets bygninger på Campusvej 55, inden for de delaftaler, hvortil der er opnået prækvalifikation. Side 15 af 21

16 Besigtigelsen af bygningerne på Campusvej 55, 5230 Odense M forventes at finde sted i ugerne 40 og 41. Besigtigelsen af bygningerne forventes at tage 2-3 timer. Såfremt der ønskes besigtigelse af en af de øvrige byer på en delaftale, hvorpå man som Tilbudsgiver er blevet prækvalificeret, skal man rette henvendelse til universitets kontaktperson. Universitetet vil komme med nærmere informationer herom, når tidspunktet nærmer sig. AB 92 Syddansk Universitet udgaven Hvor intet andet er anført i udbudsmaterialet, finder AB 92 med Syddansk Universitets tillæg og fravigelser anvendelse. AB 92 med Syddansk Universitets tillæg og fravigelser er vedlagt som bilag E Ændringer af udbudsmateriale Såfremt ordregiver har ændringer til det oprindeligt udsendte udbudsmateriale, vil det tilrettede udbudsmateriale blive gjort tilgængeligt på følgende hjemmeside: Sprog Tilbuddet skal udfærdiges på dansk, mens bilagsmateriale af generel karakter kan være på engelsk, svensk eller norsk. Såfremt den ordregivende myndighed anmoder herom, skal tilbudsgiver uden omkostninger for den ordregivende myndighed sørge for oversættelse af hele eller dele af bilagsmaterialet. Endelig rammeaftale vil blive indgået på dansk Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter, som fremsendes af tilbudsgiver, betragtes som ordregivers ejendom. Side 16 af 21

17 6.7. Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold over for indholdet af bestemmelserne i udkastet til Rammeaftalen, i forhold til ubetingede krav i kravspecifikationen, jf. bilag B og B.1-13, eller over for de grundlæggende udbudsbetingelser. Tilbud, der indeholder forbehold i forhold til de fastlagte udbuds- og kontraktvilkår vil derfor ikke blive taget i betragtning i forbindelse med tilbudsvurderingen. Tilbudsgiver opfordres til hurtigst muligt at henlede ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning for udbudsmaterialet jf. pkt Rammeaftalerne har altid forrang frem for leverandørens standardvilkår, forretningsbetingelser, branchesædvaner o. lign. Dette gælder uanset leverandøren ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser Tavshedspligt, fortrolighed, aktindsigt mv. Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Det skal bemærkes, at ordregiver er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til videregive dem til andre offentlige myndigheder. Med forbehold for ovenstående offentliggør ordregiver ikke oplysninger, som tilbudsgiveren har fremsendt, og som tilbudsgiveren har betegnet fortrolige. Side 17 af 21

18 6.9. Forhandling ikke mulig Det skal understreges, at tilbudsgivere og ordregiver ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud i et omfang, der overskrider de rammer, som blandt andet er angivet i en fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 71/305/EØF. Rådet og Kommissionen erklærer her,... at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, herunder angiver samtlige priser (inkl. eventuelle rabatter og lignende) på et så detaljeret niveau som overhovedet muligt, og at tilbuddene er præcise i enhver henseende. Af den grund er det yderst vigtigt, at de afgivne tilbud er fyldestgørende udformet, således at tilbuddene på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning, og at tilbuddene indeholder alle de efterspurgte oplysninger. Tilbud der ikke opfylder disse krav vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen Udbyders afklarende spørgsmål Tilbudsgiver bør sikre, at tilbuddet er fuldstændigt, klart og entydigt, så der ikke vil være behov for yderligere kontakt mellem tilbudsgiver og ordregiver før efter underretningen om tildelingsbeslutningen. I tiden mellem modtagelsen af tilbud og frem til ordregiver giver underretning om tildelingsbeslutningen, kan tilbudsgiverne ikke påregne, at der vil være kontakt med ordregiver, og eventuel kontakt vil ske på foranledning af ordregiver, og i givet fald kun for at opnå afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål. Der er ganske snævre rammer for hvilken dialog, der må være i denne periode. Side 18 af 21

19 Ordregiver er inden for udbudsrettens grænser berettiget til at kontrollere oplysninger givet i tilbud, herunder er tilbudsgiver forpligtet til hurtigst muligt at yde rimelig bistand i anledning af henvendelsen fra ordregiver i dette øjemed. 7. Krav til tilbuddets opbygning 7.1. Obligatoriske tilbudsdokumenter Tilbud skal afgives ved at udfylde følgende: Bilag C Tilbudsliste Afgive beskrivelse af de øvrige underkriterier. Tilbud skal afgives ved at udfylde Tilbudslisten, bilag C.1-13, som vedrører den eller de delaftaler hvortil Tilbudsgiver har opnået prækvalifikation. Såfremt relevante bilag ikke er udfyldt i sin helhed, vil tilbuddet blive anset for ikkekonditionsmæssigt og afvist af Ordregiver Tilbudslisten Tilbudslisten i bilag C er opbygget som følgende: Tilbudsgiver skal angive den samlede evalueringspris både for hovedydelsen og for optionen, på delaftalen hvortil der afgives tilbud, pkt. 1 Bilaget skal underskrives og de anførte mindstekrav bekræftes at være overholdt, pkt. 1 Overblik over Tilbudslisten pkt. 2. Information om tilbudsmaterialet, pkt. 3 Timepriser, pkt. 3.1 Udkaldstillæg, 3.2 Materialer, 3.3 Materiel, 3.4 Tilbudsevaluering, pkt. 4. Eksempel på korrekt udfyldt tilbudsskema med fiktive priser, pkt. 5 Tilbudsliste for håndværkerydelsen i Odense, pkt. 6. Tilbudsliste for håndværkerydelsen i de øvrige byer, pkt Delaftaler Der udfyldes én tilbudsliste pr. delaftale, hvortil Tilbudsgiver har opnået prækvalifikation til. Tilbudslisten vil blive anvendt af Ordregiver i forbindelse med evalueringen af underkriteriet pris, som beskrevet i pkt Side 19 af 21

20 Såfremt tilbudslisten, bilag C ikke er udfyldt i sin helhed vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt. 8. Underretning om tildelingsbeslutningen 8.1. Retsvirkning Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftligt underretning om tildelingsbeslutningen via EU-Supply. Underretning om tildelingsbeslutningen til de vindende tilbudsgivere er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiverne, men alene underretning om, at tilbudsgiverne efter ordregivers vurdering har afgivet de vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Kontrakt kan først indgås efter udløbet af standstill-perioden, jf. håndhævelseslovens 3. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med afsnit 5.4. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. 9. Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af endelig kontrakt, underskrevet af begge parter, vil udbudsforretningen af den Ordregivende myndighed kunne aflyses, såfremt der er en saglig grund hertil. Side 20 af 21