Baggrunden for etablering af fælles hjælpemiddelcentral med Fredensborg Kommune, samt konsekvenser ved evt. opløsning

Transkript

1 Baggrunden for etablering af fælles hjælpemiddelcentral med Fredensborg Kommune, samt konsekvenser ved evt. opløsning NOTAT Februar 2016 Administrativt anbefales det, at Fredensborg og Helsingør Kommuner fortsætter samarbejdet om et fælles hjælpemiddeldepot. De faglige begrundelser, der lå til grund for etableringen af Hjælpemiddelcentralen er stadig til stede, og fagligt fungerer samarbejdet meget tilfredsstillende og har bidraget til en serviceforbedring. Ophør af samarbejdet med efterfølgende etablering af to separate hjælpemiddeldepoter vil medføre betydelige anlægsudgifter, højere driftsudgifter og en dårligere service i begge kommuner. Den faglige begrundelse for etablering af den fælles hjælpemiddelcentral Sammenlægningen af hjælpemiddeldepoterne i Helsingør og Fredensborg Kommuner blev gennemført med virkning fra 1. januar Den fysiske sammenlægning blev dog først gennemført ultimo Forinden blev der med konsulentbistand fra hjælpemiddelvirksomheden Zealand Care udarbejdet en analyse. Zealand Care konkluderede, at de daværende depoter i de 2 kommuner var utidssvarende og ikke levede op til lovgivningen om arbejdsmiljø og ikke rummede tilstrækkelig lagerplads. Muligheden for at håndtere hjælpemidler forsvarligt og adskillelse mellem rent og urent var meget svært i Fredensborg og umuligt i Helsingør, og risikoen for udbredelse af bakterier var derfor høj. Hertil kom personalesituationen på både depoterne og i Nordsjællands Brandvæsen. Begge depoter var efter Zealand Cares opfattelse underbemandede specielt depotet i Helsingør. Og derudover havde Nordsjællands Brandvæsen svært ved at hverve deltidsbrandfolk, som kunne køre på udrykning i dagtimerne. Det var Zealand Cares vurdering, at Helsingør og Fredensborg kommuner kunne samle og modernisere hjælpemiddelområdet inden for den samme udgiftsramme, som blev anvendt på det tidspunkt ved at udnytte de stordriftsfordele, som ligger i at have et større depot. Det blev anbefalet, at området rent organisatorisk blev lagt ind under Nordsjællands Brandvæsen med begrundelsen, at en samlet opgaveløsning vil kunne give synergier, optimal styring, koordinering, fleksibilitet og leveringssikkerhed ved spidsbelastning. Organisering under Nordsjællands Brandvæsen ville desuden give mulighed for akutudbringning uden for almindelig åbningstid. Samtidig vil alle optimeringer, eftersom Nordsjællands Brandvæsen er kommunalt ejet, umiddelbart tilfalde kommunerne. Endelig blev det fremhævet, at gevinsten ved at lægge opgaven ind under Nordsjællands Brandvæsen udover de stordriftsfordele, der forventes som følge af fælles drift, også var muligheden for et større ledelsesmæssigt fokus, dels i forhold til overholdelse af hygiejnemæssige standarder, dels i forhold til en mere effektiv anvendelse af hjælpemidlerne.

2 Økonomien I analysen blev omkostningerne pr. borger i de to kommuner undersøgt, og de var stort set identiske, hvilket indikerede, at serviceniveau og politik for indkøb af hjælpemidler svarede overens, og at en fælles løsning ikke ville medføre behov for servicejusteringer i én eller begge kommuner. Der blev skønnet en årlig besparelse på ca. 1,3 mio. kr. for de 2 kommuner tilsammen, som primært hidrørte fra mindre indkøb af nye hjælpemidler ved en større genanvendelse af de to kommuners samlede hjælpemiddelbestand samt færre udgifter til reparationer og kørsel ved ekstern vognmand. Bemandingen blev besluttet til at udgøre den nuværende medarbejderstab samt overførsel af overheadmidler (ledelse) svarende til ½ stilling. Ved etableringen af den fælles hjælpemiddelcentral blev anvendt samme model som ved etableringen af Nordsjællands Brandvæsen. Det betød, at de to kommuner indskød samtlige deres hjælpemidler i det fælles hjælpemiddeldepot, uden en egentlig opgørelse af disse. I tilfælde af ophør af samarbejdet om drift af det fælles hjælpemiddeldepot, blev det aftalt, at hjælpemidlerne (værdierne og eventuel gæld) skal fordeles mellem kommunerne med udgangspunkt i kommunernes samlede indbyggertal opgjort pr. 1. januar i ophørsåret svarende til den model, der var gældende for det daværende Nordsjællands Brandvæsen. Det nye depot startede administrativt den 1. januar Indflytning fandt sted i efteråret I følgende tabel er vist hjælpemiddelcentralens regnskabsresultat for de seneste 4 år. Som det fremgår, har der været et merforbrug hvert år på ca. 2. mio. Merforbruget er blevet efterreguleret i forbindelse med årsafslutningen, så hjælpemiddelcentralen har fået dækket sine udgifter. Budget og forbrug for hjælpemiddelcentralen (årets priser) Oprindeligt budget Forbrug Merforbrug HMC Som det fremgår af tabellen, er det ikke lykkedes hjælpemiddelcentralen at realisere den effektiviseringsgevinst, der var stillet i udsigt. Det relativt konstante merforbrug skyldes endvidere, at antallet af bestillinger er steget siden etableringen (fra 2012 til 2013). Andre mulige forklaringer er, at prisen på hjælpemidler og serviceydelser er steget i de senere år. Hvis den fælles hjælpemiddelcentral skal videreføres, er der derfor behov for at der findes en ny økonomimodel, da den nuværende ikke fungerer optimalt. En sådan model bør indeholde et styrket incitament til at overholde budgettet og samtidig gøre det muligt at regulere budgettildelingen fra år til år på grundlag af udviklingen i bestillinger og priser på hjælpemidler. De to kommuner er allerede i dialog med Side 2 af 5

3 Nordsjællands Brandvæsen om en ny økonomimodel, der kan give et styrket incitament til at overholde budgettet. Konsekvenser ved opløsning af den fælles hjælpemiddelcentral Hvis det ikke er muligt at drive en fælles hjælpemiddelcentral vil det have en række konsekvenser, primært ift. økonomien, men potentielt også ift. leveringssikkerheden. Hjemmeplejen har brug for at få leveret hjælpemidler med kort varsel, når borgeren udskrives fra hospitalet, hvilket kræver en vis daglig bemanding, for at kunne leve op til det. Da depotet lå i Helsingør Kommune var det Zealand Cares vurdering, at det var underbemandet. Ved etablering af det fælles depot blev der opnået stordriftsfordele på medarbejdersiden, og antallet af medarbejdere på depotet i dag gør, at det er muligt dagligt at sikre den nødvendige bemanding for at kunne bringe hjælpemidlerne ud rettidigt. Der kan for begge kommuners vedkommende opstå udfordringer med rettidig levering i det tilfælde at medarbejderne må opdeles i to uafhængige enheder. Serviceniveauet er aktuelt levering inden for tre dage for almindelige leveringer og samme dag ved akutte bestillinger. Der vil også være udfordringer på indkøbssiden. I dag genbruges hjælpemidlerne på tværs af de 2 kommuner, hvilket er en stor gevinst, især ift. de mere specialiserede og dyre hjælpemidler, hvor borgergrundlaget i dag er over borgere i de 2 kommuner tilsammen. Hvis en hjælpemiddelcentral skal drives alene vil det få genanvendelsesgraden på disse dyre hjælpemidler til at falde med stigende omkostninger til følge. I forvejen er der en budgetudfordring på området, idet der er et årligt merforbrug (siden 2012) på ca. 2 mio. kr. Helsingørs andel heraf er 60 pct., mens Fredensborgs er 40 pct. Ved en opløsning af den fælles hjælpemiddelcentral vil der for Helsingør skulle påregnes udgifter til etablering af eget depot, herunder tilstrækkelige lagerfaciliteter, mulighed for at opdele i rent og urent og tidssvarende vaskefaciliteter, som kan håndtere en stadig stigende forekomst af multiresistente bakterier. I begge kommuner vil der være udgifter til at drive de nødvendige it-systemer. I dag administreres hjælpemiddelcentralens personale af Fredensborg Kommune, bogføring håndteres af Rudersdal Kommune (qua beredskabssamarbejdet), IT og mail serviceres af Helsingør Kommune, mens visitation og bestilling foregår via en fælles licens, som deles af Helsingør og Fredensborg. Både de nævnte udgifter og en eventuel indtægt (hidrørende fra tilbagebetaling af Helsingørs bidrag til etablering af den fælles hjælpemiddelcentral) er usikre, og der er derfor ikke udarbejdet en egentlig konsekvensberegning. Juraen Hjælpemiddelcentralen er etableret som et samarbejde mellem Nordsjællands Brandvæsen, Fredensborg og Helsingør Kommuner i henhold til aftale af 16. maj 2012 om drift samt aftale om opførelse af et fælles hjælpemiddeldepot. I forhold til begge aftaler ligger en forudsætning om, Side 3 af 5

4 at såvel Fredensborg som Helsingør Kommune indgår i 60 fællesskabet Nordsjællands Brandvæsen. I forbindelse med etableringen blev medarbejderne ved de enkelte hjælpemiddel-centraler virksomhedsoverdraget til Nordsjællands Brandvæsen. Det drejer sig om i alt 9 medarbejdere, hvoraf 4 fra Helsingør Kommune. Udbudsretlige betragtninger Drift af hjælpemiddelcentral er en udbudspligtig ydelse i henhold til udbudsloven. I kraft af den nuværende situation, hvor Nordsjællands Brandvæsen opløses med henblik på etablering af Helsingør Kommunes Beredskab og Nordsjællands Brandvæsen mellem 4 kommuner, er det relevant at undersøge undtagelserne i udbudsloven. Undtagelser i udbudsretten fortolkes restriktivt. Udbudslovens 12 og 14 finder ikke anvendelse, idet Helsingør Kommune ikke har tilstrækkelig kontrol over Nordsjællands Brandvæsen. Udbudslovens 15, der er en opsamlingsbestemmelse, vedrører offentligretlige organer oprettet med henblik på at imødekomme almenhedens behov fx inden for sundhed, uddannelse, beskæftigelsesindsats eller opgaver på socialområdet. Fortolkningen af udbudslovens 15 ligger endnu ikke fast i forhold til retspraksis fra EU- Domstolen eller de enkelte medlemsstater, hvorfor en konklusion på baggrund af 15 er behæftet med juridisk usikkerhed. Det vurderes dog, at undtagelsen i 15 finder anvendelse, og den ydelse, som Nordsjællands Brandvæsen udfører ved Hjælpemiddelcentral kan undtages fra udbudspligten. Dermed er der ikke juridiske forhindringer for en fortsættelse af samarbejdet om hjælpemiddelcentralen i sin nuværende form. Kontraktretlige betragtninger Aftale om opførelse af et fælles hjælpemiddeldepot vedrører omkostningen og finansiering i forbindelse med opførelse samt afskrivning og forrentning af Helsingør Kommunes andel. Fortsættes samarbejdet om en fælles hjælpemiddelcentral, løber aftalen videre. Vælger kommunerne at opsige samarbejdet, finder aftalen anvendelse i forbindelse med afskrivning og forrentning af Helsingør Kommunes andel af det fælles hjælpemiddeldepot. Driftsaftalen indeholder bl.a. bestemmelserne om økonomi samt kommunernes bistand til Nordsjællands Brandvæsen. Fortsættes samarbejdet vil der være behov for en justering af driftsaftalen, herunder i forhold til Helsingør Kommune ikke indgår i Nordsjællands Brandvæsen samt fastlæggelse af budget- og økonomimodel mellem Nordsjællands Brandvæsen, Fredensborg og Helsingør Kommuner. Vælger kommunerne at opsige samarbejdet, sker det ved opsigelse af driftsaftalen. Samlende konklusion Det er de to administrationers anbefaling, at samarbejdet omkring den fælles hjælpemiddelcentral fortsætter uagtet at Helsingør Kommune træder ud af Nordsjællands Brandvæsen. Side 4 af 5

5 Formelt er hjælpemiddelcentralen et samarbejde mellem de to kommuner uafhængigt af andre samarbejder. Hjælpemiddeldepotet ligger fysisk i Fredensborg Kommune, og den daglige drift varetages af Nordsjællands Brandvæsen. Det er således administrationernes vurdering, at samarbejdet om hjælpemiddeldepotet kan fortsætte på stort set uændrede vilkår. Der vil være behov for nogle formelle justeringer af samarbejdsaftalen, ligesom de to kommuner vil fortsætte arbejdet med en udvikling af styringsmodellen for hjælpemiddelcentralen. Det anbefales, at administrationerne bemyndiges til at færdiggøre dette arbejde. Side 5 af 5