Albertslund Kommune Dato: 28. april 2003 Udviklingsprojekt for Erhvervs- og Boligstyrelsen PARTNERINGAFTALE

Transkript

1 PARTNERINGAFTALE 1. Parterne Mellem følgende parter Bygherre: Rådhuset 2620 Albertslund og Partneringteam : a/s Roskildevej Taastrup er der indgået følgende PARTNERINGAFTALE: 2. Kontraktens ikrafttrædelse, løbetid og opsigelse Nærværende Partneringsamarbejde indgås i en prøveperiode, der påbegyndes den 16. juni 2003 og løber frem til og med den 31. december Kontrakten er uopsigelig for begge parter i denne periode. Herefter kan begære kontrakten forlænget i yderligere 6 måneder. Har ikke senest 1 måned før ophør af den ordinære kontraktperiode skriftlig meddelt entreprenøren, at forlængelse begæres, ophører kontrakten automatisk ved den ordinære kontraktperiodes udløb. Denne aftale ophører senest 30. juni Omfanget af den samlede opgave Aftalen omfatter: Den samlede opgave, som løses i samarbejde mellem og Partneren, er drift og vedligehold af bygningskonstruktioner og installationer på Kongsholmcentret, jf. funktionsaftalen (bilag 3). Opgaverne kan opdeles i følgende 6 hovedområder: Side 1 af 7

2 3.1 Overordnet økonomisk administration Administrative opgaver i forbindelse med afrapportering til Bygherren, herunder statusopgørelser, økonomiske redegørelser og budgetindstillinger. Deltagelse ved strategiske beslutninger inden materialet færdiggøres til politisk behandling. Administrative opgaver i forbindelse med afrapportering til Driftsforvaltningen, herunder statusopgørelser og økonomiske redegørelser. 3.2 Administration i forbindelse med udførelse af opgaver Administrative opgaver i forbindelse med udførelse af opgaverne, herunder bestilling af opgaver og materialer, organisering og koordinering af opgaver, dialog med udfører/bygherre omkring tekniske udførelser og løsning af opgaverne, økonomi, herunder prioritering, styring, fakturering mv. Opfølgning på færdiggørelse af arbejderne, mangelgennemgang, 1-årsgennemgang o.lign. Planlægning og styring af kontrakter og serviceaftaler. Ud fra planlægning vælges hvilke opgaver, der skal foretages 1-årsgennemgang på. 3.3 Brugerkontakt Kommunikation med brugerne. Dette kan være: information om bygnings- og installationsrelaterede opgaver, som har en eller anden form for konsekvens for brugerne i deres daglige virke. besvarelse af spørgsmål fra brugerne (telefonisk, skriftligt, ved runderinger). orientering og dialog om fremtidige dispositioner. 3.4 Eftersyn Daglige og regelmæssige eftersyn og runderinger, planlagte serviceeftergange og bygningssyn. Eftersynene har generelt til formål at minimere antallet af akutte skader, give højere driftsikkerhed af de kritiske bygningsdele samt begrænse følgeskader. 3.5 Akutte drifts- og vedligeholdsopgaver Akutte driftsopgaver er opgaver, som er kritiske, for at hovedfunktionen i bygningerne kan forløbe. Opgaverne skal løses inden for en kort tidshorisont. Opgaverne har typisk karakter af afhjælpende vedligehold. Side 2 af 7

3 3.6 Planlagte drifts- og vedligeholdsopgaver Planlagte drifts- og vedligeholdsopgaver er opgaver, der er delvist kritiske eller ikkekritiske, for at hovedfunktionen i bygningerne kan forløbe. Opgaverne løses med planlagte intervaller anført i driftsplanen. Opgaverne har typisk karakter af forebyggende vedligeholdsopgaver, planlagte udskiftninger, æstetiske og forbedrende opgaver. Nærværende partneringaftale omfatter alle ydelser, der relaterer sig til drift og vedligehold af bygningen. Opgaven omfatter ikke større udskiftninger, der har karakter af forbedringer, men udelukkende drifts- og vedligeholdsrelaterede opgaver. Opgaven omfatter heller ikke serviceopgaver som opsætning af tavler, billeder, flytning af møbler mv. I partneringaftalen beskrives de ydelser og arbejdsopgaver, som relaterer sig direkte til partneringprocessen. Med hensyn til de øvrige ydelser, som entreprenøren skal levere i projektet, henvises til samarbejds- og funktionsaftalen (bilag 2 og 3). 4. Aftalegrundlag For opgavens gennemførelse er følgende grundlag gældende: - Nærværende partneringaftale - Almindelige betingelser for arbejder og leverancer AB 92 med tilføjelser og ændringer, jf. bilag 1 - Samarbejdsaftale, som færdiggøres i fællesskab efter aftaleindgåelse, jf. bilag 2 - Funktionsaftale, jf. bilag 3. For opgaven i denne prøveperiode kræves ikke sikkerhedsstillelse. 5. Formål Formålet med denne partneringaftale er at indgå et partnerskab, der tilfører såvel Albertslund Kommune som partneren værdi i den daglige konkrete opgaveløsning, og derudover skaber en tydelig synergieffekt partnerne imellem. 6. Partneringsamarbejdets organisering og proces Aftalens parter forpligter sig til at handle i overensstemmelse med ord og intentioner i nærværende kontrakt. Det er således en afgørende forudsætning for nærværende aftale og for realisering af de på workshoppen opstillede succesmål og værdier, at parternes samarbejde bygger på tillid og fuld åbenhed. Ad hoc hjælp til partnerskabsprocesen ydes af COWI. Det overordnede ansvar for, at aftalens succesmål og værdier efterleves, varetages af en styregruppe bestående af: Side 3 af 7

4 Hans Overgaard Lars Christrup Birgitte Dyrvig Carlsson COWI Styregruppen afholder møder efter behov, dog minimum en gang i kvartalet. Planlægning og organisering af drifts- og vedligeholdsopgaverne foretages af en planlægningsgruppe bestående af: Claus Larsen Henrik Schou Frank Carlsen, Ejendomsservice, konstitueret leder af Kongsholmcentret Planlægningsgruppen afholder ugentlige møder. Udførelse og detailplanlægning for udførelsen foretages af et udførelsesteam bestående af: Bo Nielsen Allan Olsson Kai Jørgensen Ib Nielsen, teknisk servicemedarbejder på Kongsholmcenteret, teknisk servicemedarbejder på Kongsholmcenteret Samarbejdet, organiseringen og fordelingen af opgaverne mellem Bygherren og Partneren er nærmere beskrevet i Samarbejdsaftalen. 7. Parternes ydelser og arbejdsopgaver i Partneringprocessen Understående er et forslag til fordeling af opgaverne, men den endelige opgavefordeling aftales efter kontraktindgåelse og indarbejdes i samarbejdsaftalen. forestår al kommunikation, indrapportering, budgetindstillinger mv. over for kommunernes fagforvaltninger samt de politiske udvalg. Desuden afholder kommunen styregruppemøder og brugermøder med deltagelse af partneren efter aftale. Herudover forpligter kommunen sig til at levere nødvendige drifts- og vedligeholdsrelaterede oplysninger til Partneren. Partneren Partneren forestår den daglige ledelse og styring af medarbejderne i udførelsesteamet. Partneren forpligter sig til at levere input til kommunens afrapportering over for forvaltninger og politiske udvalg. Partneren forpligter sig desuden til at agere loyalt over for kommunen og til enhver tid optimere bygningsdriften i partnerskabets interesse. og Partneren i samarbejde Laver oplæg til prioriteringsliste for bygningsvedligeholdsrammen for det kommende budgetår. Side 4 af 7

5 Prioriterer i fællesskab drifts- og vedligeholdsopgaver, der skal udføres i indestående budgetår. Planlægger og organiserer i samarbejde den mest hensigtsmæssige løsning og fordeling af opgaverne ud fra hensyntagen til medarbejderkompetencer og rationalisering af arbejdsgange med hensyn til tid, omkostninger og kvalitet. Udfører drifts- og vedligeholdsrelaterede opgaver for såvel bygningskonstruktioner som for bygningsinstallationer og afrapporterer løbende om opgavernes stade og økonomi. Med udgangspunkt i kommunens eksisterende vedligeholdsplaner, de opstillede funktionskrav i Funktionsaftalen (bilag 3) herunder tanken omkring relevans i forhold til hovedfunktionen samt entreprenørens vedligeholdserfaring tilrettes vedligeholdsplanerne i samarbejde. Dette skal sikre en videnoverførsel og forventningsafklaring parterne imellem, samt at der opnås enighed om, hvilke vedligeholdsopgaver der skal udføres i kontraktperioden. Begge parter forpligter sig til at deltage aktivt i partneringprocessen og etablere en effektiv partneringproces, herunder især: - ledelsens aktive engagement i processen - skabe loyalitet over for projektet bl.a. gennem udvælgelse af medarbejdere til opgaven, som er villige og kvalificerede til at bidrage konstruktivt til partneringsamarbejdet. - løbende gensidig rapportering om projektets stade og udfordringer undervejs. Samarbejdet, herunder kompetencer og organisering, er nærmere beskrevet i Samarbejdsaftalen. 8. Mandskabsfaciliteter Faciliteter til Partnerens medarbejdere stilles til rådighed af Bygherren, jf. nærmere aftale efter kontraktindgåelse. 9. Åben økonomi Det er en forudsætning, at der er fuld åbenhed om økonomien. Dette indebærer, at parterne gensidigt har indsigt i hinandens økonomi, der relaterer sig til opgaven, underentrepriseaftaler/tilbud og leverandøraftaler/tilbud, og hvad der i øvrigt måtte være. Årsbonus og rabatter, der henhører arbejder under nærværende aftale, skal tilfalde Bygherren. Håndteringen af den åbne økonomi vil blive baseret på følgende erfaringer: - åbne regnskaber skal være operationelle - åbne regnskaber kan være en farlig sovepude. Når overskridelser pludselig bliver så store, at de bliver synlige for alle, kan man dække sig ind under, at tallene har jo været lagt frem i hele forløbet - økonomirapportering skal ske på en overskuelig måde med få væsentlige nøgletal Side 5 af 7

6 - nødvendig detaljering skal kunne leveres øjeblikkelig - økonomirapporteringen skal ledsages af en mundtlig gennemgang, der fokuserer på risici, tendenser og muligheder - Økonomirapportering foretages månedligt af Planlægningsgruppen. 10. Økonomisk ramme til drift og vedligehold af Kongsholmcentret Det totale rammebudget til drifts- og vedligeholdsrelaterede opgaver på Kongsholmcentret er kr./år ekskl. lønomkostninger til kommunens personale. Partnerens andel heraf forventes at andrage 75 %. Desuden er der planlagt ekstraarbejder for ca kr. i 2003, som har karakter af såvel forbedringsarbejder som drifts- og vedligeholdsarbejder, således at ca. 50 % hører under denne aftales ramme. Betaling sker efter regning med standardomkostninger som anført i tilbudet. I denne 6½ måneders prøveperiode forventes det, at der skal udføres drifts- og vedligeholdsopgaver på Kongsholmcentret for ca kr. Budgetrammen kan ændres fra dag til dag, hvis kommunalbestyrelsen træffer politisk beslutning herom. Dette kan blive nødvendigt ved akut opståede budgetvedtagelser, der øjeblikkelig skal effektueres, hvilket forekommer særdeles sjældent. Hvert ½ år evaluerer parterne i fællesskab aftalen i forhold til: Samarbejdet parterne imellem Information over for brugerne Omfang og kvalitet af opgaverne og herudfra foretages de nødvendige justeringer, for at begge parter i videst muligt omfang får opfyldt deres succesmål. 11. Aflevering Der foretages 1 gang årligt aflevering af samtlige arbejder ved årets udgang. I samme forbindelse nedskrives den stillede sikkerhed, og der stilles ny sikkerhed for det kommende år. For opgaven i denne prøveperiode kræves der ikke sikkerhedsstillelse. 12. Ansvar/hæftelse I det indbyrdes forhold hæfter parterne i forhold til beskrevne ansvars-/arbejdsområder, jf. nærværende kontrakt og samarbejdsaftale. De enkelte parter er alene ansvarlige for egne fejl og forsømmelser, jf. de almindelige ansvarsregler i AB92 (bilag 1). Side 6 af 7

7 Umiddelbart efter aftaleindgåelse skal parterne i fællesskab udarbejde en tilstandsrapport over bygningskonstruktionernes og bygningsinstallationernes nuværende tilstand. Herudfra gennemgås og tilrettes de eksisterende vedligeholdsplaner for planlagte aktiviteter, jf. nærværende aftales pkt. 7. Efterfølgende aftales eventuelle ændringer i forhold til de tilrettede vedligeholdsplaner med kommunen. Akutte opgaver udføres ud fra en betragtning om, at bygningerne skal kunne understøtte hovedfunktionerne, samt ud fra en totaløkonomisk betragtning, jf. bilag Tvister Eventuelle uenigheder løses i en positiv dialog. Såfremt en af parterne misligholder sine forpligtigelser til denne aftale, tages forholdene op til behandling i styregruppen. Opnås der stadig ikke enighed herved, vil parterne forinden formelle tiltag efter AB92 lade tvisten afgøre ved opmand. Opmand vælges efter aftale mellem parterne. I tilfælde af uenighed overlades valget til Dansk forligsnævn. Måtte tvisten ikke herved løses, er hver af parterne berettiget til at indbringe sagen for Voldgiftsretten for Bygge- og Anlægsvirksomhed. Underskrifter: Bygherre: Partner: a/s BILAG, der indgår i nærværende aftale: Bilag 1: AB 92 med ændringer og tilføjelser Bilag 2: Samarbejdsaftale Bilag 3: Funktionsaftale Side 7 af 7