Dagsorden: Mødedeltagere fra boligorganisationen: Flemming Grebak Annie Munk Jette Mejhart Flemming Buss Jan Dahl Jeanet Strømmen

Transkript

1 Boligorganisationen Domea Køge Referat fra organisationsbestyrelsesmøde der afholdtes mandag den 29. juni 2015 kl i Servicecenter Solrød beliggende Lindeholmen 6, st. th Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Boligorganisationen Bestyrelsens konstituering Bestyrelseshonorar Boligorganisationens årsregnskab Revisionsprotokol og aftale om revision af årsregnskaber Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Eventuelt valg af medlem til Domeas repræsentantskab Bestyrelsens forretningsorden Udlejningsforhold Markedsføring og synlighed Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Mødedeltagere fra boligorganisationen: Flemming Grebak Annie Munk Jette Mejhart Flemming Buss Jan Dahl Jeanet Strømmen Øvrige deltagere: Bent Michelsen, Kundechef Kent Kivsmose, Driftsleder Udsendt den 4. juli 2015

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt uden tillægspunkter 2 Boligorganisationen 2.1 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 29. juni 2015 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Jan Dahl Formand 2017 Flemming Grebak medlem 2017 Flemming Buss medlem 2016 Med Domea som forretningsfører. Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer sig med formand og/eller næstformand. Referat: Som formand valgtes Jan Dahl 2.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen, at tage stilling til om der skal udbetales honorar og i givet fald godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Godkendt som foreslået, dog således at første honorarudbetaling først sker efter regnskabsåret 2015, til de bestyrelsesmedlemmer der er valgt for Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Side 2 af 7

3 Årsregnskab for perioden 1. januar 2014 til 31. december 2014 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 8 til 9 Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Godkendt og efterfølgende forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2.4 Revisionsprotokol og aftale om revision af årsregnskaber Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. januar 2014 til 31. januar 2014 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Endvidere indstilles at bestyrelsen godkender aftale om revision af årsregnskaber. Referat: Godkendt og efterfølgende forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte og underskrev aftale om revision af årsregnskaber. 2.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 8 til 9 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Godkendt og efterfølgende forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2.6 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Side 3 af 7

4 Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Det aftaltes at kundechef Bent Michelsen denne første gang tilpasser disse. Bestyrelsen skal dog komme med eventuelle problemstillinger fra de 3 afdelinger inden 14 dage, som ønskes drøftet med Køge Kommune på det årlige styringsdialogmøde. 2.7 Eventuelt valg af medlem til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 1 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 1 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Bestyrelsen udpegede Jeanet Strømmen. 2.8 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Referat: Godkendt som forelagt og underskrevet. 2.9 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 437 personer. Heraf har 143 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Side 4 af 7

5 For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig , , , ,4 1, , , ,8 Ventelistesituationen er tilfredsstillende. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Taget til efterretning 3 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligorganisationer. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for skiltning, og for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. Referat: Bestyrelsen drøftede ovennævnte og besluttede at de enkelte afdelingsbestyrelser skal vurdere behovet for skiltning og fortografering. Det aftaltes at Driftsleder Kent Kivsmose sender priser på fotografering til Flemming Grebak, med henblik på at få billeder op på hjemmesiden. 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. januar 2014 til 31. december 2014 vedlægges som bilag. Side 5 af 7

6 Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 13901: underskud på kr Afdeling 13902: overskud på kr Afdeling 13903: balance på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 13. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Godkendt 4.2 Orientering om driftsforhold Servicecenteret har stadig mange henvendelser. Hver dag ekspederer vi mellem 25 og 30 personlige og telefoniske henvendelser og mellem 5 og 10 henvendelser på mail. Henvendelser, der alle kræver en eller anden form for aktion. Heraf er ca. 60% henvendelser fra Villabyernes beboere. Det synes dog at antallet af henvendelser er faldet en anelse og forventes at stagnere på ovennævnte niveau. Gennem større rutine og løbende arbejdsgangoptimeringer kan vores 2 servicekoordinatorer nu bedre følge med. Ny ansættelser: Den 1. maj startede Thomas Schütt som grøn mand, primært med ansvaret for pasning af udearealerne i Trylleskoven (tidligere passet af Strandens hus og haveservice) de tre afdelinger under Domea Køge og den ene afdeling i Domea Stevns. Den 1. juni 2015 starter Thomas Ströck som administrativ medarbejder og som erstatning for Tommy Jakobsen og det er planlagt at han primært skal tage sig af opgaverne som også Tommy havde ansvaret for. Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Alle tre afdelinger er relativt nyopførte og der var generelt udfordringer med udearealerne med tilhørende beplantning. Det aftaltes at Servicecentrets Grønne Formand tager kontakt til Ølbyvejs afdelingsformand Jette Mejhart for sammen at få afstemt forventningerne til niveauet for pasning af de grønne arealer. Orienteringen i øvrigt blev taget til efterretning 5 Mødeplanlægning I henhold til boligorganisationens vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligorganisationens bestyrelse skal godkende budgetter for boligorganisation og alle afdelinger senest 3 måneder Side 6 af 7

7 inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Afdelingsmøde i Bjæverskov aftaltes til den 7. september 2015 kl Afdelingsmøde i Ølbyvej aftaltes til den 21. september 2015 kl Afdelingsmøde i Boholteparken aftaltes til den 14.september 2015, tidspunkt aftales senere.. Organisationsbestyrelsesmøde afholdes 24. september kl i Service Center Solrød. 6 Eventuelt Referat: Intet Side 7 af 7