Notat. Region Syddanmark Evaluering af store lokale byggeprojekter.

Transkript

1 Ntat Regin Syddanmark Evaluering af stre lkale byggeprjekter.

2 Afdeling: Bygningsafdelingen Udarbejdet af: Jens Erik Beuchert Jurnal nr.: Dat: 11. februar 2015 Telefn: Indhld 1. Baggrund Knklusin Prces Prblemstillinger Organisering Øknmi Tid Kvalitet Prjektering Udførelse Frslag Mdel fr håndtering af grænseflader i alle delprjekter Frnøden tid til prjektgranskning af dispsitins- /prjektfrslag g tilretning inden næste fase Frnøden tid til kntrl af hvedprjekt g tilretning inden næste fase Prfessinalisering af bygherrens egen udførelsesrganisatin Prfessinalisering af rådgivers udførelsesrganisatin Udarbejde indkøbshåndbg fr hele prcessen fra afdækning til driftsinstruktin (brtskaffelse) Bilag: Bilag 1: Frslag til frebyggende tiltag ved rganisering af større prjekter Side 2/14

3 1. Baggrund Regin Syddanmark har de seneste år iværksat en række stre lkale byggeprjekter indenfr psykiatri g smatik varierende i størrelse fra ca. 0,25 til 1,25 mia. kr. Disse er generelt i udførelsesfasen, dg er Retspsykiatrien i Middelfart (ca. 250 mi.) g SHS Aabenraa fase 1 (ca. 550 mi. kr.) afleveret g i drift. Der er i periden december 2014 til g med januar 2015 gennemført en erfaringspsamling fra disse prjekter g på dette grundlag udarbejdet en række frslag til tiltag, der kan styrke styringen af de stre prjekter. Frslagene er baseret på, at den nrmale rganisering med bemanding med frnøden kapacitet g kmpetencer samt firmakulturen er skabt. I dette ntat psummeres prces, prblemstillinger g frslag til fremadrettede tiltag. 2. Knklusin I de stre lkale byggeprjekter i Regin Syddanmark er der en lang række udfrdringer, der alle i et vist mfang påvirker styringen af øknmi g tid. Bygningsafdelingen har derfr iværksat en evaluering af de større lkale prjekter g udarbejdet 24 frslag, der bør tages stilling til ved planlægningen af kmmende prjekter. Frslagene vurderes at have varierende indflydelse g ngle af de væsentligste frslag mfatter: Mdel fr håndtering af grænseflader i alle delprjekter Afsætte frnøden tid til prjektgranskning af dispsitinsfrslag/prjektfrslag g tilretning inden påbegyndelse af næste fase Afsætte frnøden tid til kntrl af hvedprjekt g tilretning inden næste fase Prfessinalisering af bygherrens EGEN udførelsesrganisatin Prfessinalisering af rådgivers udførelsesrganisatin Udarbejde indkøbshåndbg dækkende hele prcessen fra afdækning til driftsinstruktin Frslagene skal ses sm supplement til den nrmale styring af prjekterne. Med hensyn til samtlige frslag henvises til bilag 1 Frslag til tiltag ved rganisering af stre prjekter. 3. Prces Evalueringen tager udgangspunkt i interviews af prjektledelserne på de stre lkale prjekter, mfattende: Psykiatrisk afdeling, Esbjerg, ca. 250 mi. kr. Ttalrådgivning med byggeledelse/fagtilsyn/hvedentreprise Akutsygehus fase 2 g 3, Klding, ca. 600 mi. kr. Ttalrådgivning med byggeledelse/fagtilsyn/fagentrepriser/strentrepriser Akutsygehus, Aabenraa, ca mi. kr. Ttalrådgivning med byggeledelse/fagtilsyn/strentreprise fase 1 afsluttet Psykiatrisk hspital, Aabenraa, ca. 500 mi. kr. Ttalrådgivning med byggeledelse/fagtilsyn/2 strentrepriser g 12 fagentrepriser Retspsykiatrien i Middelfart, ca. 250 mi. kr. Ttalrådgivning med byggeledelse/fagtilsyn/hvedentreprise. (Afsluttet prjekt) Side 3/14

4 I Interviewene har der været fkus på aktiviteter i de traditinelle fasefrløb i prjekterne mfattende følgende hvedmråder: Organisering Øknmi Tid Kvalitet Prjektering Udførelse En efterfølgende bearbejdning har resulteret i 24 frslag, der ved fremtidige prjekter bør vurderes i frhld til det enkelte prjekt. Fr et samlet verblik henvises til Bilag 1 Frslag til tiltag ved rganisering af større prjekter. 4. Prblemstillinger Der er en række mindre frskelligheder i prjekterne, men der tegner sig dg et billede af det klassiske stre lkale prjekt i Regin Syddanmark. Nærværende er således et generelt billede af de prblemstillinger, sm vi er stødt på i de stre prjekter. 4.1 Organisering De stre prjekter er generelt rganiseret med en prjektafdeling (5-10 mand), intern bygherrerådgivning fra reginens Bygningsafdeling samt juridisk assistance fra Bygningsafdelingen g/eller fra ekstern juridisk rådgiver. Bemandingen af prjekterne har været/er behvstyret, både fr hvad angår kmpetencer g ressurcer. De mellemstre prjekter er typisk rganiseret med bygherrens prjektledelse frankret i Bygningsafdelingen. Der har ligeledes efter behv været tilknyttet andre rådgivere til eksempelvis prjektgranskning, kntrl g andre ad hc pgaver. Den eksterne rådgivning har typisk været ttalrådgivning inkl. byggeledelse g fagtilsyn. Der er typisk anvendt traditinelle entreprisefrmer, sm hved-, str- eller fagentrepriser, sm i et vist mfang, har været/er kmbineret. Der udarbejdes ftest en udbudsstrategi, g der er et stigende fkus på vigtigheden af en gennemarbejdet udbudsstrategi, der undervejs pdateres. 4.2 Øknmi Licitatiner har generelt været indenfr rammerne af budgettet. Dette skyldes i et vist mfang frglemmelser i prjektmaterialet, der efterfølgende har vist sig, at belaste budgettet fr ufrudsete udgifter. I enkelte tilfælde har der efter licitatin været behv fr frigivelse af reserver i mindre mfang. De faktisk anvendte ufrudsete udgifter varierer fra ca. 20 % til 25 %: Psykiatrisk afdeling, Esbjerg, ca. 20 % (frventet) Akutsygehus fase 2 g 3, Klding, ca. 20 % (frventet) Akutsygehus, Aabenraa, ca. 25 % fr fase 1 Side 4/14

5 Psykiatrisk hspital, Aabenraa, ca. 20 % (frventet) Retspsykiatrien i Middelfart, ca. 24 % En væsentlig del af de ufrudsete udgifter finansierer tidskrav g ikke knkurrenceudsatte ydelser (i frm af mangler i prjekterne). Der udarbejdes besparelseskatalger (change request). Disse risikerer ikke at virke efter hensigten, da størstedelen af prjektet iværksættes ved licitatin. I et mfang håndteres dette ved ptiner, der dg skal besluttes tidligt i udførelsesfasen bl.a. af hensyn til entreprenørernes planlægning. 4.3 Tid Tidsplanerne har været/er stramme, g sm en knsekvens heraf, bliver der ikke altid afsat tilstrækkelig tid til prjektgranskning, kntrl g tilretning. De stramme tidsplaner medfører fte manglende håndtering af grænseflader g svigtende prjektkvalitet. Tilretning af udførelsesprjektet sker i flere tilfælde sideløbende med pstart af byggeriet, hvilket resulterer i et pres på rådgiverene fra entreprenørerne, g det medfører fte efterfølgende tidskrav. 4.4 Kvalitet Prjektkvaliteten er mangelfuld, g under udførelsen pdages mfattende prjekteringsfejl g prjektmangler. Dette har både tidsmæssige g øknmiske knsekvenser. 4.5 Prjektering Prjekteringen frløber fint i faserne byggeprgram, dispsitinsfrslag g prjektfrslag. Hvedprjektering sker med afstand til bygherren, g slutresultatet er uklart g uverskueligt fr bygherren på grund af prjektets størrelse. Grænseflader såvel mellem bygningsdele sm mellem discipliner er fte mangelfuldt håndteret. 4.6 Udførelse Bygherrens udførelsesrganisatin er ikke klar ved pstart af udførelsesfasen, hvrimd entreprenørerne stiller med de frnødne ressurcer g mfattende kmpetencer indenfr prjektstyring g entrepriseret fra start. Det skønnes at entreprenøren ved hved- g strentrepriser afsætter 3-5 % af entreprisesummen hertil. Presset er derfr strt på bygherrens g rådgiverens rganisatin fra starten, g matches entreprenørernes rganisatin ikke tilstrækkeligt, er det meget sandsynligt, at det vil afføde en række tidskrav fra entreprenørernes side. Ttalrådgiverens byggeledelse er ikke gearet tilstrækkeligt mht. kmpetencer g bemanding, g det ses fte at bemandingen må øges i frløbet samt at nøglepersner må udskiftes. Fagtilsynet er ikke de prjekterende medarbejdere. De stre entreprenører har en udpræget knfliktkultur, der udfrdrer bygherrens håndtering af udførelsen. Kvaliteten af udførelsen varierer fr de enkelte prjekter g gså i frhld til de enkelte entrepriser på det enkelte prjekt, fte afledt af de enkelte firmaers kultur. IT, Indkøb af inventar g mntering håndteres frskelligt på prjekterne med varierende succes. Side 5/14

6 5. Frslag Knklusinen på gennemgangen af Det klassiske prjekt er, at der er et behv fr frebyggende tiltag fr at sikre en bedre styring af tid g øknmi. Hvedprblemstillingerne vurderes at være: Pres på budgettet fr ufrudsete udgifter Pres på tidsstyringen Det vurderes, at det primært skyldes kvaliteten af prjektmaterialet, delvist afledt af de stramme tidsplaner, g den svigtende håndtering af udførelsen. Bascn A/S har fr Regin Sjælland udarbejdet et ntat; Stre byggeprjekter / udbud g samarbejde, dateret 28. maj Endvidere har Regin Sjælland udarbejdet en Anbefaling fr Udbudsstrategi g gennemførelsesplan. Af dette baggrundsmateriale fremgår det sammenfattende, at Reginen plever stigende prblemer med byggestyringen: Detaljeringsgraden i prjektmaterialet er gennem en længere række år blevet stadigt mindre Stigende grad af anvendelse af leverandørprjektering Udbudsreglernes retningslinjer fr udbudsmaterialet angiver knkrete prdukter/fabrikater, hvilket medfører, at valg af materialer flyttes fra rådgiverne til entreprenørerne Frskydning af grænsefladerne mellem parterne herunder i frhld til ansvarsmæssige frhld Franlediget af prblemerne med byggestyringen har Regin Sjælland ønsket at afhjælpe følgende frhld: Minimering af samarbejdsprblemer g knflikter mellem byggeriets parter Minimering af risiken fr verskridelse af budgetter i udførelsesfasen Indarbejdelse af større kvalitet g bygbarhed i prjekterne Disse vervejelser svarer til erfaringspsamlingen fra de større lkale prjekter, hvrfr der er udarbejdet 24 frslag til frebyggende tiltag, der bør tages stilling til ved de større fremtidige prjekter i Regin Syddanmark. I de enkelte prjekter bør det ud fra en samlet afvejning af risik, investering g øknmisk ptentiale vervejes, hvilke tiltag der bør iværksættes. I frbindelse med evalueringen er der fretaget et verrdnet skøn på det øknmiske ptentiale ved reduktin i de ufrudsete udgifter på de t største prjekter i reginen: Side 6/14

7 Evaluering af stre lkale prjekter - Besparelsesptentiale Dat: Emne Skønnet håndværkerudgift Besparelse ved reduktin i ufrudsete udgifter kr. mi. 1% 2% 3% 4% 5% SHS Aabenraa, fase 2 (nv. 2014) Nyt OUH incl. Psykiatri (Dispsitin Håndværker g anlæg) Ufrudsete udgifter på de stre lkale prjekter Prjekt Psykiatrisk afdeling, Esbjerg, frventet Akutsygehus fase 2 g 3, Klding, frventet Akutsygehus, Aabenraa, fase 1 Psykiatrisk hspital, Aabenraa, frventet Retspsykiatrien i Middelfart, afsluttet % ufrudseete udgifter af håndværkerudgiften Det skønnes, at der er et øknmisk ratinale ved iværksættelse af frebyggende tiltag på de større byggeprjekter. I vedhæftede bilag 1 Frslag til frebyggende tiltag ved rganisering af større prjekter er der 24 frslag. Med udgangspunkt i en priritering i frhld til det skønnede øknmiske ptentiale er der i nærværende ntat fretaget en yderligere bearbejdning af nedennævnte frslag: Mdel fr håndtering af grænseflader i alle delprjekter Frnøden tid til prjektgranskning af dispsitinsfrslag/prjektfrslag g tilretning inden næste fase Frnøden tid til kntrl af hvedprjekt g tilretning inden næste fase Prfessinalisering af bygherrens egen udførelsesrganisatin Prfessinalisering af rådgivers udførelsesrganisatin Udarbejdelse af indkøbshåndbg dækkende hele prcessen fra afdækning til driftsinstruktin De øvrige frslag er følgende: Organisering mkring markante ekstrakrav (såvel rådgiver sm udførende) Udførelsesrganisatinen med i prjekteringen Task Frce med fkus på akutte behv i prjektet Fkus på rådgivningsydelser Mdel fr at være tættere på ttalrådgiverens hvedprjektering i alle delprjekter Styring af tilkøb Bygherrens egen risiktidsplan i alle delprjekter Udarbejdelse af strategi fr frigivelse af reserver g besparelser Særskilt styring af således udført dkumentatin Udbudsstrategien skal "trykprøves" Organisatins review Side 7/14

8 Designmanual Successiv kalkulatin på uafklarede ekstra krav pr. delprjekt (såvel rådgiver sm udførende) Prjektsekretærfunktin Mængde - g afregningsgrundlag Entreprenørrisik Prjektkvalitet Der henvises til Bilag 1 Frslag til frebyggende tiltag ved rganisering af stre prjekter. 5.1 Mdel fr håndtering af grænseflader i alle delprjekter Frmål At frebygge ekstra udgifter g tidsfrsinkelser til ikke prjekterede grænseflader Krt beskrivelse Der nedsættes en arbejdsgruppe udelukkende til at afdække g sikre, at grænseflader er/bliver håndteret under prjekteringen. Der fkuseres på: tværs af discipliner inklusiv prjektledelse tværs af faser tværs af bygninger tværs af entrepriser tværs af delprjekter tværs af andre prjekter tværgående elementer sm f.eks. frsyninger, lgistik etc. Det anbefales, at der i startfasen udarbejdes en prjekthåndbg fr tiltaget baseret på en afdækning af pgaver, rganisering, valg af systematik, standardisering etc. Arbejdet skal afgrænses til KUN at mfatte afdækning g pfølgning i frhld til grænseflader, dvs. at gruppen ikke er en del af det prjekterende arbejde. Det anbefales, at ttalrådgiver har en deltager i gruppen, der sikrer pfølgning. Frdele Bedre sikkerhed fr at grænseflader er bearbejdet, således at der ikke sker unødige frsinkelser/verraskelser i prcessen Sikrer bedre prjektkvalitet Sikrer bedre øknmi/tidsstyring Ulemper Øget tidsfrbrug fr bygherren 5.2 Frnøden tid til prjektgranskning af dispsitins- /prjektfrslag g tilretning inden næste fase Frmål At frebygge prjektmangler i prjektet/sikre, at der prjekteres videre på det rette grundlag. Krt beskrivelse Allerede ved udbud til rådgiverene anbefales det i udbudstidsplanen at planlægge de t særskilte aktiviteter fr såvel dispsitinsfrslag sm prjektfrslag: Prjektgranskning Opdatere frslaget med aftalte ændringer inden gdkendelse Side 8/14

9 Det enkelte prjekt bør vurderes individuelt, men sm hvedregel bør der mindst afsættes et antal uger svarende til følgende: Prjektgranskning af dispsitinsfrslag: 4 uger Prjektgranskning af prjektfrslag: 8 uger Tilretning af ændringer: 2 uger Specielt ved gdkendelse af prjektfrslaget er det vigtigt med et pdateret grundlag. Det anbefales, at der løbende i prcessen gennemføres stikprøvegranskning, samt at der suppleres med frslaget Håndtering af grænseflader. Ved prjektgranskningen bør relevante interessenter nøje vervejes f.eks. kan følgende aktører invlveres: Styrker Eksterne rådgivere Entreprenører Quantity Surveyrs Driftsafdelinger Kliniske aktører mv. Bygningsafdelingen (bygherrerådgivning) Byggeledelse g fagtilsyn Leverandører Etc. Minimerer risiken fr øknmiske verraskelser i det videre frløb Øknmisk ptimering gennem knkurrenceudsættelse Skaber fundamentet fr den videre prjektering Undgår tidsfrsinkelser med deraf følgende krav Mindsker entreprenørernes pres på bygherrens udførelsesrganisatin Kvalificering af prjektmaterialet g prcessen Svagheder Strt mfattende prjektmateriale, der fte kan være svært at gennemskue Tids- g ressurcekrævende prces Der skal afsættes den frnødne øknmi til prcessen 5.3 Frnøden tid til kntrl af hvedprjekt g tilretning inden næste fase Frmål At frebygge prjektmangler i prjektet således at knkurrencen på alle elementer i prjektet ptimeres. Endvidere vil udførelsen ske med så få rettelser sm muligt, så øknmi g tidsstyringen sker uden verraskelser. Krt beskrivelse Allerede ved udbud til rådgiverne anbefales det i udbudstidsplanen at planlægge de t særskilte aktiviteter fr hvedprjektet: Kntrl af hvedprjekt Opdatere hvedprjektet med aftale ændringer inden gdkendelse Erfaringsmæssigt bør der sm minimum afsættes følgende tid, idet det dg anbefales, at det enkelte prjekt vurderes individuelt: Side 9/14

10 Kntrl af hvedprjekt: 8 uger Tilretning af ændringer: 4 uger Det anbefales, at der løbende i prcessen udføres stikprøvegranskning, samt at der suppleres med frslaget: Håndtering af grænseflader. Ved kntrl af hvedprjektet bør interessenter nøje vervejes f.eks. kan følgende aktører invlveres: Eksterne rådgivere Entreprenører Quantity Surveyrs Driftsafdelinger Kliniske aktører mv. Bygningsafdelingen (bygherrerådgivning) Byggeledelse g fagtilsyn Leverandører Etc. Frdele Minimerer risiken fr øknmiske verraskelser i det videre frløb herunder udførelsen Øknmisk ptimering gennem knkurrenceudsættelse Skaber fundamentet fr den videre prjektering Undgår tidsfrsinkelser med deraf følgende krav Mindsker entreprenørernes pres på bygherrens udførelsesrganisatin Kvalificering af prjektmaterialet g prcessen Ulemper Strt mfattende prjektmateriale, der fte er svært at gennemskue Tids- g ressurcekrævende prces Der skal afsættes den frnødne øknmi til prcessen 5.4 Prfessinalisering af bygherrens egen udførelsesrganisatin Frmål At bygherrens rganisatin kan håndtere samtlige udfrdring fra rådgivers byggeledelse g fra entreprenørerne i udførelsen. Krt beskrivelse Der iværksættes rettidigt en række tiltag fr at sikre, at bygherren kan bidrage med de kmpetencer, der er behv fr under udførelsen samt invlvering helst fra dispsitinsfrslaget g i stigende grad gennem prjekteringsfaserne: Fastlæggelse af rådgivers rganisatin med hensyn til byggeledelse g fagtilsyn. Udarbejdelse af bygherrens tilsynshåndbg herunder fastlæggelse af bemyndigelser, kmpetencer, kapacitet, frretningsgange, standardisering (skal følges), juridiske kncepter, bygherrens tilsynsplaner, mødestruktur etc. Indgåelse af aftale med driftsrganisatinen, IT, Medikteknik g andre aktører m deres arbejde i udførelsen Udarbejdelse af uddannelsesfrløb fr medarbejdere, bl.a. med fkus på følgende: Øknmistyring Side 10/14

11 Tidsstyring Risikstyring i udførelsen Entrepriseret Tilsynshåndbgen Klar rganisering af kmmunikatin mellem det kliniske bagland g prjektet. Hvert delprjekt rganiseres Etc. Det er meget væsentligt, at udførelsesrganisatinen invlveres tidligt i frløbet g senest i prjekteringsfasen, evt. sm deltagere i Håndtering af grænseflader. Udførelsesrganisatinen skal være klar fra første dag på det enkelte delprjekt med såvel kmpetencer sm kapacitet. Frdele Frebyggelse idet en prfessinel udførelsesrganisatin kan styre øvrige aktører Minimerer tidskrav Minimerer øknmikrav Sikrer rådgiverens ydelser Sikrer kvalitet Ulemper Omkstningstungt Kræver "styringskraft" g planlægning i gd tid 5.5 Prfessinalisering af rådgivers udførelsesrganisatin Frmål At rådgiverens rganisatin kan håndtere samtlige udfrdringer fra entreprenørerne under udførelsen. Krt beskrivelse Der iværksættes rettidigt en række tiltag fr at sikre, at rådgiveren kan bidrage med de kmpetencer, der er behv fr under udførelsen, helst fra dispsitinsfrslaget g i stigende grad gennem prjekteringsfaserne: Fastlæggelse af rådgiverens rganisatin med hensyn til byggeledelse g fagtilsyn. Udarbejdelse af rådgiverens supplement til bygherrens tilsynshåndbg herunder fastlæggelse af bemyndigelser, kmpetencer, kapacitet, frretningsgange, standardisering (skal følges), juridiske kncepter, bygherrens tilsynsplaner, mødestruktur etc. Uddannelsesfrløb fr medarbejdere (evt. sammen med bygherrens) med fkus på blandt andet: Øknmistyring Tidsstyring Risikstyring i udførelsen Entrepriseret Tilsynshåndbgen Hvert delprjekt rganiseres Etc. Side 11/14

12 Det er meget væsentligt, at udførelsesrganisatinen invlveres tidligt i frløbet g senest i prjekteringsfasen, evt. sm deltagere i Håndtering af grænseflader. Udførelsesrganisatinen skal være klar fra første dag på det enkelte delprjekt med såvel kmpetencer sm kapacitet. Frdele Øknmisk ptentiale Frebyggelse idet en prfessinel udførelsesrganisatin kan styre øvrige aktører Minimere tidskrav Minimerer øknmikrav Sikrer rådgiverens ydelser Sikrer kvalitet Ulemper Omkstningstungt Kræver "styringskraft" g planlægning i gd tid 5.6 Udarbejde indkøbshåndbg fr hele prcessen fra afdækning til driftsinstruktin (brtskaffelse) Frmål Frebyggelse af ekstra udgifter g tidsfrsinkelser i gennemførelsesplanen fr idriftsætning af sygehuset. Det skal sikre en synlig rganisering g kmmunikatin fr alle aktører. Krt beskrivelse Genbrug g indkøb er stre pster i det samlede budget. Håndteringen af dette kræver mhyggelig planlægning, styring g ikke mindst kmmunikatin. En indkøbshåndbg kunne blandt andet indehlde: Retningslinjer fr genbrug Retningslinjer fr finansiering g gdkendelse af indkøb (hvad finansierer Nyt OUH/de kliniske afdelinger etc.) Fastlæggelse af bemyndigelser, kmpetencer, kapacitet, frretningsgange, standardisering (skal følges), juridiske kncepter, mødestruktur etc. Indgåelse af aftaler med de kliniske afdelinger, driftsrganisatinen, IT, Medikteknik g andre aktører m deres arbejde i hele frløbet Beskrivelse af en kmmunikatinsmdel, så alle kender rganiseringen mkring indkøb Standard skemaer g prcesser Beskrivelse af indkøbets flw fra idegrundlag, indkøb, mntage til brtskaffelse Fastlæggelse af styringsværktøjer, der kan håndtere prcessen fra idegrundlag til brtskaffelse Frdele Optimerer indkøb Sikrer gd øknmistyring Sikrer gd tidsstyring Sikrer gd idriftsætning Sikrer verblik fra bestilling til idriftsætning Tydeliggør bemyndigelser g ansvar Håndtering af indkøb i mntagefasen Sikrer faktureringsflw g gdkendelser Rette kmpetencer til pgaverne Synlighed g verblik fr de kliniske brugere Undgår verraskelser Ulemper Side 12/14

13 Omkstningstungt Kræver "styringskraft" g planlægning i gd tid Side 13/14

14 Bilag 1: Frslag til frebyggende tiltag ved rganisering af større prjekter Side 14/14