Principper for økonomistyring

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Principper for økonomistyring"

Transkript

1 Principper for økonomistyring Godkendt 25. januar 2016

2 Indhold 1 Generelt Lovgrundlag Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau Gyldighedsområde Ajourføring Økonomisk styring Generelt Gennemførelse af Budgetlægning Omplacering af bevillinger på drift og anlæg Omplacering af budgetbeløb på driften Administrative regler Budgetprocessen Totalrammestyring Budgetopfølgning Løbende budgetkontrol Budgetrevision Halvårsregnskab Økonomisk sagsbehandling Hvilke sager skal økonomisk sagsbehandles Hvad er økonomisk sagsbehandling Hvordan gennemføres økonomisk sagsbehandling Anlægsbevillinger Anlægsbevillinger og anlægsregnskaber Regnskabsaflæggelse (anlæg) Regnskabsaflæggelse Kommunens årsregnskab Omkostningsregnskaber Specialregnskaber Overordnede kontrolforanstaltninger Generelt Intern kontrol Ledelsestilsyn Eksterne pulje regnskaber Snitflader til økonomisystemet og andre it-systemer Anvendelse af it-systemer Retningslinjer og kontrol af konti og betalinger Indkøb Bestilling af varer og tjenesteydelser på andre måder, herunder handel i/med udlandet Modtagelse og godkendelse af bilag Brug af udgiftsbilag Afregning og afstemning Interne afregninger Intern fakturering Afstemning og afskrivning af statuskonti og mellemregningskonti Betalinger, kontante kasser samt opbevaring af borgers midler Generelt Opkrævning af kommunale fordringer NemKonto Kassefunktioner ved gruppebetjente kasser og omsætningskasse Opdateret d. 7. januar 2016 Side 2

3 6.5 Forskudskasser Dankort Brug af Kontokort og medlemskort Kasserapport Værdiforsendelser/-transporter Opbevaring og registrering af midler for klienter, beboere på institutioner m.v Andet Salg af inventar til ansatte Indtægter generelt Leje og leasingregler Risikostyring/forsikringer Opdateret d. 7. januar 2016 Side 3

4 1 Generelt Helsingør Kommunes Principper for økonomistyring danner sammen med den Økonomiske politik i Helsingør Kommune og den årligt vedtagne budgetproces, rammen for den økonomiske styring og budgetlægning i kommunen. Principperne for økonomistyring sætter de overordnede rammer for bevillingsniveauer og beslutningskompetencer. Principperne skal give kommunens ledelse det nødvendige overblik til styring af kommunes økonomi. Samtidig indeholder principperne konkrete regelsæt, som skal sikre en effektiv og korrekt administration af kommunens økonomi, og sikre ensartethed og gennemsigtighed i kommunen. Principper for økonomistyring fastsætter også niveauet for den eksterne revision, når den foretager revisioner af Helsingør Kommune. Først beskrives det overordnede styringsgrundlag og derefter det mere praktiske. Principper for økonomistyring kan også bruges som opslagsværk, hvor den almindelige søgefunktion kan bruges, eller de relevante afsnit kan findes via indholdsfortegnelsen. 1.1 Lovgrundlag Principper for økonomistyring er Helsingør Kommunes kasse- og regnskabsregulativ jf. Kommunestyrelseslovens 42, stk. 7: Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen indenfor kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. 1.2 Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau I Kommunestyrelsesloven er det formelle ansvar for kommunens økonomiske styring henført til det politiske niveau: Byrådet Ifølge Kommunestyrelseslovens 2 styres kommunens anliggender af Kommunalbestyrelsen i Helsingør Kommune Byrådet. Økonomiudvalget Ifølge Kommunestyrelseslovens 18 skal Økonomiudvalget have indsigt i de økonomiske og almindelige administrative forhold indenfor samtlige kommunens administrationsområder. Udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges Byrådet til beslutning. Udvalgene Ifølge Kommunestyrelseslovens 21 skal udvalgene bestyre de anliggender, der er underlagt dem indenfor rammerne af det vedtagne årsbudget, i forbindelse med Opdateret d. 7. januar 2016 Side 4

5 Byrådets vedtagelser og i overensstemmelse med de regler m.v., der er udstedt af Byrådet. Udvalgene påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides. I tilfælde af forventede budgetoverskridelser på givne områder angiver udvalget kompenserende besparelser på andre områder indenfor udvalgets bevilling. Hvis bevillinger derudover anses for meget nødvendige, foretager udvalget gennem Økonomiudvalget indstilling til Byrådet om tillægsbevilling. Borgmesteren Ifølge Kommunestyrelseslovens 31 har borgmesteren den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Kommunens administrative ledelse Kommunens administrative ledelse er blandt andet via disse principper pålagt det umiddelbare ansvar for en del opgaver i relation til kommunens økonomiske styring. 1.3 Gyldighedsområde Principper for økonomistyring er gyldige for hele kommunens virksomhed. I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er relevante afsnit i Principper for økonomistyring også gældende for disse. De enkelte centre er ansvarlige for, at de relevante krav indarbejdes i samarbejdsaftaler m.m. og for at koordinere indholdet med Center for Økonomi og Ejendomme. 1.4 Ajourføring Principper for økonomistyring skal sammen med den Økonomiske politik afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Center for Økonomi og Ejendomme har en særlig rolle med hensyn til at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre principperne i overensstemmelse hermed. Redaktionelle ændringer kan uden videre foretages af Center for Økonomi og Ejendomme. Såfremt der er tale om ændringer, som kræver en politisk beslutning, er Center for Økonomi og Ejendomme ansvarlig for, at ændringerne gennem direktionen forelægges i Økonomiudvalget og Byrådet til godkendelse. Kommunens eksterne revisor skal underrettes om alle ændringer af Principper for økonomistyring, før ændringerne sættes i kraft. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 5

6 2 Økonomisk styring 2.1 Generelt Alle opgaver, som Helsingør Kommune varetager, er fordelt mellem de stående udvalg i kommunen og Byrådet. Under hvert udvalg er opgaverne grupperet i en række budgetområder svarende til ensartede serviceområder/politikområder. I Helsingør Kommune defineres bevillingsniveauet på budgetområde niveau. Begrebet bevillingsniveau knytter sig til detaljeringsgraden af den styring, som budgettets opdeling i bevillinger er udtryk for, og er af betydning for bevillingshaverens muligheder for at disponere. Definition Bevillingsniveau: Det niveau i budgettet hvor det er frit for fagudvalget at disponere. Bevillingshaveren: Den leder, der har kompetencen til at disponere over budgettet på bevillingen. Bevillingsmyndigheden er overordnet hos Byrådet. Aktiviteter og ændringer i servicen, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes før Byrådet har meddelt den fornødne bevilling. Eksempelvis skal der søges tillægsbevilling til en aktivitet, såfremt den skal finansieres af puljemidler eller lignende. Dog kan fagudvalget godkende aktiviteterne i de enkelte totalrammer, hvis omkostningen ved aktiviteten, der påvirker serviceniveauet, er under 10 pct. af det korrigerede budget på den enkelte totalramme. Aktiviteter, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift, kan om fornødent iværksættes uden Byrådets forudgående bevilling, men bevilling må da indhentes snarest mulig. Social- og Indenrigsministeriet fastsætter mindstekrav til bevillingsniveauet på drift, anlæg og de finansielle konti, men Byrådet kan ved årsbudgettets endelige vedtagelse frit vælge antallet af bevillinger. I Helsingør Kommune har Byrådet besluttet, at bevillingsniveauet afgives som nettobevillinger specificeret på det antal budgetområder, som drift og anlæg opdeles i. Definition Budgetområde: Budgetområder er en samling af bevillinger indenfor samme fagområde, der er samlet, da der er sammenhæng mellem dem. For anlæg gives der en særskilt anlægsbevilling til hvert enkelt anlægsarbejde. Der er mulighed for at fravige denne hovedregel og slå flere anlægsarbejder sammen, såfremt det drejer sig om mindre, ensartede anlægsprojekter, f.eks. energibesparende foranstaltninger, spredt byfornyelse og byggemodning. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 6

7 På de finansielle konti gives bevillingerne som nettobevillinger. De finansielle konti omfatter finansiering, finansforskydninger, renter og afdrag på lån. 2.2 Gennemførelse af Budgetlægning Budgetlægningen foregår i et samarbejde mellem Center for Økonomi og Ejendomme og de øvrige centre, bortset fra områderne renter, afdrag på lån, finansforskydninger og finansiering. Budgettet på disse områder udarbejdes af Center for Økonomi og Ejendomme. Herudover er dokumentet om årets budgetproces og den Økonomiske politik for Helsingør Kommune, for så vidt angår budgettets opbygning og udarbejdelse, styrende for budgetlægning Omplacering af bevillinger på drift og anlæg Efter Kommunestyrelseslovens 40, stk. 2 kan Byrådet bemyndige Økonomiudvalget til at meddele tillægsbevillinger i tilfælde, hvor beløb fra en driftsbevilling- eller anlægsbevilling ønskes overført til en anden drifts- eller anlægsbevilling. Omplacering mellem driftsbevillinger eller anlægsarbejder skal behandles i fagudvalg, før der foretages indstilling til Økonomiudvalget. Der skal endvidere foreligge reviderede projektbeskrivelser ved omplacering mellem anlægsarbejder Omplacering af budgetbeløb på driften Fagudvalgene har bemyndigelse til at foretage omplacering af budgetbeløb på årsbudgettet, indenfor den enkelte bevilling, som i Helsingør Kommune svarer til et budgetområde. Det er dog ikke muligt at omplacere mellem det rammestyrede og ikke rammestyrede område uden Økonomiudvalget og Byrådets godkendelse. Centercheferne kan foretage omplaceringer af budgetbeløb mellem totalrammer indenfor et budgetområde uden forelæggelse for fagudvalg/økonomiudvalg. Centercheferne har således mulighed for at foretage løbende justeringer og sikre optimering af driften. Eksempelvis kan centerchefer have kompetencen til at omplacere budgetbeløb mellem to eller flere institutioner på samme budgetområde. Omplacering af budgetbeløb må ikke påvirke det besluttede/vedtagne serviceniveau på området. På budgetområdet 826 Administration kan budgetbeløb flyttes mellem 2 eller flere centre, hvis de respektive centerchefer er enige. Indenfor samme budgetområde kan omplacering af budgetbeløb, mellem decentrale enheder, foretages efter gensidig aftale mellem de decentrale enheder og centerchef, hvor udvalgets kompetence er uddelegeret. I nedenstående oversigt er kompetenceniveauerne illustreret i forhold til ændringer i bevillinger. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 7

8 Oversigt over bevillingskompetencerne i Helsingør Kommune Decentral enhed Centerchef Fagudvalg Omflytte mellem løn og drift på den enkelte totalramme X Godkende omflytninger indenfor samme budgetområde (X) X Godkende tillægsbevilling finansieret af kassen Godkende omflytninger mellem anlæg og drift Godkende omflytninger mellem budgetområder indenfor samme udvalg Godkende omflytninger mellem budgetområder og mellem udvalg Godkende omflytninger mellem rammestyret og ikke rammestyret Godkende overførsel af uforbrugte midler Godkende frigivelse af indefrosset (X) = Kompetence til at videresende til beslutning X = Kompetence til at beslutte Økonomi -udvalg Byråd (X) (X) X (X) (X) X (X) (X) X (X) (X) X (X) (X) X (X) (X) X (X) X 2.3 Administrative regler De administrative regler viser den administrative opgavefordeling mellem Center for Økonomi og Ejendomme, de øvrige centre samt de decentrale enheder i forhold til den økonomiske styring. Center for Økonomi og Ejendomme Ansvarlig for at der videreudvikles og anskaffes relevante økonomiske værktøjer til den overordnede økonomistyring. Ansvarlig for at kommunens økonomiske styringsmodel og Principper for økonomistyring løbende udvikles og udmeldes. Ansvarlig for udarbejdelsen af det samlede budget for hele kommunen og budgetprocessen. Udarbejder modeller og vejledninger for budgetlægning, budgetrevision og regnskabsaflæggelse, herunder skabeloner, databaser, budgetkorrektioner m.m. Sikrer at fagudvalgenes og budgetområdernes totalrammer udmeldes før og efter budgetvedtagelsen og senere reguleres efter fastsatte kriterier. Sikrer at der udarbejdes kriterier for udmøntning og udmelding af centrale puljer. Sikrer at der udarbejdes relevant ledelsesinformation til understøttelse af centrenes økonomistyring. Ansvarlig for udarbejdelsen af budgetter, budgetrevision og regnskabsaflæggelse i samarbejde med de respektive centre, efter de retningslinjer og tidsfrister der gælder for kommunen. Center for Økonomi og Ejendomme er tovholder i dette arbejde. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 8

9 Er konsulenter for andre centre, samt decentrale enheder, i forhold til økonomiske forhold generelt, økonomiske forhold i politiske sager, analyser samt ved udmøntning af Helsingør Kommunes økonomiske styringsprincipper. Deltager i møder med decentrale enheder sammen med øvrige centre, i sager med økonomisk indhold med henblik på at bistå med økonomisk rådgivning og opgaveløsning. Øvrige centre Ansvarlige for overholdelse af de vedtagne budgetter. Ansvarlige for at uudmøntede beslutninger fra det vedtagne budget behandles i fagudvalg med henblik på udmøntning inden 1. december i året før budgetåret. Ansvarlige for at der i samarbejde med Center for Økonomi og Ejendomme udarbejdes forretningsgangsbeskrivelser indenfor fagområderne i henhold til kommunens Principper for økonomistyring. Centrene er endvidere ansvarlige for at de decentrale enheder overholder de vedtagne budgetter. Medvirker ved udarbejdelsen af budget, budgetrevision og regnskabsaflæggelse efter de retningslinjer og tidsfrister, der gælder for kommunen og centrene, i samarbejde med Center for Økonomi og Ejendomme, der er tovholder på dette arbejde. Medvirker i forbindelse med budgetlægning, budgetopfølgning og andre økonomiske problemstillinger i forhold til de decentrale enheder sammen med Center for Økonomi og Ejendomme. Vejleder og rådgiver de decentrale enheder i økonomiske spørgsmål i samarbejde med Center for Økonomi og Ejendomme. Centrene sikrer i samarbejde med Center for Økonomi og Ejendomme, at de decentrale enheder har de nødvendige oplysninger i forbindelse med budgetlægningen, og at der anvendes enkle gennemsigtige budgetmodeller. Decentrale enheder Ansvarlige for overholdelse af de vedtagne budgetter, og udarbejdelse af de løbende budgetopfølgninger Bidrager med relevante leverancer i forbindelse med udarbejdelsen af budget og regnskab efter de retningslinjer og tidsfrister, der gælder for kommunen og centrene i samarbejde med Center for Økonomi og Ejendomme (tovholder) og det relevante center. Udarbejder konkret skøn for det forventede årsresultat for totalrammen i forbindelse med de to budgetrevisioner og halvårsregnskabet. Center for Økonomi og Ejendomme er tovholder for denne proces. Skal følge bindende indkøbsaftaler samt kommunens indkøbspolitik. Udarbejder forretningsgangsbeskrivelser i henhold til kommunens Principper for økonomistyring i samarbejde med Center for Økonomi og Ejendomme. 2.4 Budgetprocessen De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedure findes i Kommunestyrelsesloven og i regler fastsat af Social- og Indenrigsministeriet. I kommunens styrelsesvedtægt og Byrådets forretningsorden er der også krav til budgettet. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 9

10 For at leve op til såvel lovkrav som til kommunens eget behov for styring skal budgetproceduren foregå efter en nærmere fastsat plan. Center for Økonomi og Ejendomme tager initiativ til, at der senest 1. februar forelægges Økonomiudvalget og Byrådet en tidsplan for den kommende budgetprocedure, såvel for den politiske som for den administrative procedure. Budgetprocessen er en del af det årshjul, som består af budget, budgetrevision/opfølgning og regnskab. Budgetprocessen kan kort skitseres sådan: Budgetforslag Byrådets 1. Budgetseminar Forelæggelse af budgetforslag for fagudvalg 1. Behandling af budget i Økonomiudvalg og Byråd Byrådets 2. Budgetseminar 2. Behandling af budget i Økonomiudvalg og Byråd Vedtagelse af budget Og opfølgningsprocessen således: 1. Budgetrevision pr. 30. april Halvårsregnskab pr. 30. juni 2. Budgetrevision pr. 31. august Regnskab Sammenkædningen af budget, vision og strategier, sker i forhold til de til en hver tid gældende vision og strategier i Helsingør Kommune. Center for Økonomi og Ejendomme påser, at planerne overholdes, så årsbudgettet kan vedtages af Byrådet i overensstemmelse hermed. Økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag skal ledsages af budgetbemærkninger og eventuelle udviklingsprojekter, der i nødvendigt omfang forklarer baggrund og forudsætninger for budgettets poster. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 10

11 2.5 Totalrammestyring Helsingør Kommune anvender totalrammestyring. Totalrammerne svarer i hovedregel til en institution, men kan også udgøre en række sammenhængende opgaver indenfor et fagområde, f.eks. overførselsindkomster. Bevillingsniveauet ligger i Helsingør Kommune på budgetområde niveau. For det enkelte udvalg betyder det, at der ved budgetlægningen udmeldes en etårig samlet bevilling pr. budgetområde, som indeholder både rammestyrede (styrbare) og ikke rammestyrede bevillinger (svært styrbare). Den konkrete ramme fremgår af det enkelte års budget, og er nærmere beskrevet i budgettet. De rammestyrede bevillinger fordeles af det enkelte udvalg til de aktuelle institutioner og afdelinger. For den enkelte enhed i kommunen betyder rammestyringen, at enheden generelt stilles frit med hensyn til sammensætningen af forbrug mellem løn og drift. Rammestyrede områder (styrbare) Rammen er en nettoramme, som primært udgøres af løn og øvrige driftsomkostninger/- indtægter. Det rammestyrede område svarer til den af Social- og Indenrigsministeriet udmeldte ramme for servicedrift. Regler for overførsler mellem årene fastsættes i Økonomisk politik for Helsingør Kommune. Ikke rammestyrede områder (svært styrbare) Det ikke rammestyrede område udgøres hovedsageligt af overførselsindkomster, og den aktivitetsbaserede medfinansiering på sundhedsområdet samt andre mindre områder, som ikke er en del af Social- og Indenrigsministeriets definition af servicedriftsudgifter. Der er ingen automatisk overførselsadgang mellem årene. Det er kun i forhold til driftsudgifter, at der foretages en opdeling i rammestyrede og ikke rammestyrede områder. Ovenstående afsnit om overførselsadgange følger den gældende Økonomiske politik for Helsingør Kommune Regulering af totalrammerne Der anvendes forskellige metoder afhængig af om reguleringen vedrører budgetlægningen (rammekorrektion) eller budgetrevisionen og lignende (tillægsbevilling). Typer af reguleringer og deres anvendelse: 1. Rammekorrektioner (driftskorrektioner) anvendes udelukkende i budgetlægningsfasen indtil budgetvedtagelsen. 2. Tillægsbevillinger anvendes til ændring af det vedtagne budget i henhold til nedenstående reguleringskriterier for rammerne i budgetlægningen eller udover disse kriterier. 3. Regulering af nettobudgettet i forhold til sidste års mer- eller mindreforbrug Reguleringskriterier for rammekorrektioner Rammerne i budgetlægningen reguleres i følgende tilfælde: Opdateret d. 7. januar 2016 Side 11

12 Byrådsbeslutninger. Mængde-relaterede udgifter (kapacitetstilpasning i forhold til befolkningsudviklingen) justeres ud fra på forhånd fastsatte normer og mængder. Normer og mængder skal godkendes af Byrådet i forbindelse med årets budgetvedtagelse. Lov og cirkulæreprogrammet samt ved ændringer i puljer og lignende ved vedtagelse af Finansloven. Ændrede pris- og lønskøn. Ved overgang fra tjenestemand til overenskomstansat og modsat. Når en del af eller hele et budgetområde norm- og mængdestyres, er følgende retningslinjer gældende: Der beskrives en fast norm for området. Normen vil kunne ændres fra år til år med lønog prisændringer. Hvis normen skal ændres, som følge af for eksempel ændret lovgivning eller et ændret serviceniveau, kræves der en Byrådsbeslutning. Mens ændret lovgivning kan ske løbende, vil et ændret serviceniveau skulle indgå i budgetbehandlingen for at sikre de politiske prioriteringsmuligheder. Ved budgetlægningen skønnes over de forventede mængder, som danner udgangspunktet for budgettet. Der tages udgangspunkt i den lokale forventede udvikling af mængder og eventuelt KL s eller andre organisationers skøn over landsudviklingen. På nogle områder korrigeres rammen i løbet af året for mængdemæssige ændringer, f.eks. børnetallet i daginstitutioner. Ansøgning om tillægsbevillinger, der falder uden for ovennævnte reguleringskriterier, vil normalt ikke blive imødekommet, medmindre der kan anvises en tilsvarende besparelse. Tillægsbevillinger bør kun forelægges i forbindelse med de to årlige budgetrevisioner, så de indgår i den politiske prioritering. Ved opgørelse af driftsoverførslerne mellem årene fratrækkes eventuelle tillægsbevillinger, af et eventuelt mindreforbrug på den enkelte totalramme. Centrene skal i forbindelse med budgetlægningen, ved væsentlige ændringer i norm og mængder vurdere, hvorvidt der også skal ske tilpasning af det enkelte budgetområdes eller den enkelte totalrammeenheds fysiske anlæg og administrative støttefunktioner. 2.6 Budgetopfølgning Det budget, som er godkendt af Byrådet, definerer rammerne for næste års forvaltning af kommunens midler. Årsbudgetter er i Helsingør Kommune opdelt i en række budgetområder. For hvert budgetområde skal det entydigt være defineret, hvilken centerchef, der har ansvaret for det løbende tilsyn med budgettet, budgetopfølgning samt for udmøntningen af budgettet. Det overordnede administrative ansvar for budgettet er direktionens Løbende budgetkontrol Centerchefen for de enkelte budgetområder har overfor det stående udvalg ansvaret for, at overholde budgettet og for at føre tilsyn med anvendelsen af dette. Budgetansvaret indebærer ikke alene et ansvar for selve bevillingen, men også for at leve op til de politiske mål, der er fastsat for det pågældende område og eventuel realisering af besparelsesbeslutninger truffet af Byrådet. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 12

13 Center for Økonomi og Ejendomme stiller forskellige værktøjer til rådighed for centercheferne, så disse til enhver tid kan få et overblik over forbruget på de enkelte af kommunens budgetområder Budgetrevision To gange årligt tilrettelægger Center for Økonomi og Ejendomme en samlet budgetrevision for kommunen som helhed. Budgetrevisionen omfatter såvel drifts- som anlægsbudgetter samt finansiering, lån, balanceforskydninger og realiserede gevinster ved udbud. Ved budgetrevisionerne skal der rapporteres om væsentlige afvigelser i forhold til det opstillede budget. Budgetrevisionerne gennemføres med udgangspunkt i forbruget pr. 30. april samt 31. august og resultatet forelægges til behandling i fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd Halvårsregnskab Det er fastsat af Social- og Indenrigsministeriet at kommunerne skal udarbejde et halvårsregnskab pr. 30. juni. Halvårsregnskabet omfatter tilsvarende budgetrevisionen driftssom anlægsbudgetter samt finansiering, lån og balanceforskydninger. Der skal rapporteres om væsentlige afvigelser i forhold til det opstillede budget. Der kan ikke i forbindelse med halvårsregnskabet søges om tillægsbevillinger. 2.7 Økonomisk sagsbehandling Før forelæggelse af sager med økonomiske konsekvenser for fagudvalg, Økonomiudvalg og/eller Byråd, skal alle sager med økonomisk indhold gennemgå en behandling i centret i samarbejde med Center for Økonomi og Ejendomme efter nedenstående procedure for økonomisk sagsbehandling. Økonomisk sagsbehandling sker for at kvalitetssikre det økonomiske beslutningsgrundlag forud for sagens politiske behandling. Ved hjælp af økonomisk sagsbehandling sikres en ensartet fremstilling og redegørelse af det økonomiske indhold i sagen, med henblik på at overholde generelle regler og strategier for den kommunale økonomi. Centrene skal være i løbende dialog med Center for Økonomi og Ejendomme fra sagens opstart til slut, inden sagen fremlægges til politisk behandling i fagudvalget. I tilfælde, hvor en løbende dialog ikke har været mulig mellem Center for Økonomi og Ejendomme og centret, skal sagen fremsættes til økonomisk sagsbehandling i Center for Økonomi og Ejendomme senest 1 uge før deadline til fagudvalgsmødet Hvilke sager skal økonomisk sagsbehandles Alle sager med økonomisk indhold, skal økonomisk sagsbehandles. Det vil sige alle sager, hvis indhold vedrører: Tillægsbevillinger til drift eller anlæg. Omplaceringer mellem budgetområder. Anlægsbevillinger/frigivelse af rådighedsbeløb. Sager, som har betydning for norm- og mængdereguleringer. Flytning af budget mellem det rammestyrede område og det ikke-rammestyrede område. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 13

14 2.7.2 Hvad er økonomisk sagsbehandling Med god økonomisk sagsbehandling menes, at alle økonomiske konsekvenser af en sag fremgår klart. Som minimum bør nedenstående punkter overvejes og undersøges af den ansvarlige sagsbehandler i centret: For driftsbevillinger skal der redegøres for økonomi i indeværende og efterfølgende år (opstille flerårige budgetter for yderligere bevillinger eller reduktion af bevillinger). For anlægsbevillinger skal de afledte driftsvirkninger beregnes, herunder eventuelle indtægter, refusion m.v. Anvise finansiering af den beregnede udgift. Sikre overholdelse af generelle styringsregler for kommunal økonomi og regler vedr. totalrammestyring (for eksempel Budget- og regnskabssystemet, kommunens Økonomiske politik, Principper for økonomistyring og lovgivningen på området i øvrigt). Anføre det skønnede likviditetsforbrug/betalingsmønster i indeværende år (gælder alle projekter inkl. frigivelse af rådighedsbeløb). Redegøre for om bevillingen er henholdsvis rammestyret eller ikke-rammestyret (omfatter alene driftsbevillinger) Hvordan gennemføres økonomisk sagsbehandling Det er det enkelte center, der er ansvarlig for, at der er gennemført økonomisk sagsbehandling efter de gældende retningslinjer. Sagen skal være økonomisk sagsbehandlet inden den sættes i kø til politisk behandling i fagudvalget. I Center for Økonomi og Ejendomme er der udpeget én primær kontaktperson til hvert budgetområde. Områdelederne i Center for Økonomi og Ejendomme har ansvaret for, at centrene altid er bekendt med, hvem der er udpeget som kontaktperson på de forskellige områder. Efter fagudvalgets godkendelse kan sagen herefter fremsendes direkte til behandling i Økonomiudvalget. 2.8 Anlægsbevillinger Anlægsbevillinger godkendes af Byrådet. Et anlægsarbejde må ikke igangsættes før der foreligger en godkendt anlægsbevilling, og før det tilhørende rådighedsbeløb er frigivet af Byrådet. Anlægsbevillingen vedrører selve det fysiske anlægsarbejde, mens rådighedsbeløbet alene har en finansieringsmæssig funktion. For enhver anlægsbevilling skal der udpeges en budgetansvarlig, som har ansvaret for at udmønte bevillingen, for at føre tilsyn med anvendelsen af den og for at aflægge regnskab, når anlægsarbejdet er afsluttet. De nærmere regler for aflæggelse af anlægsregnskaber fremgår af kapitlet om regnskabsaflæggelse. Definition Rådighedsbeløb: Rådighedsbeløbet er det bevilligede beløb, som indgår i anlægsplanen. Anlægsbevilling: Er den bevilling, som frigives når anlægsprojektet går i gang Opdateret d. 7. januar 2016 Side 14

15 2.9 Anlægsbevillinger og anlægsregnskaber Det er en forudsætning for et anlægsarbejdes igangsættelse, at der i budgettet er afsat et rådighedsbeløb til afholdelse af de med anlægsarbejdet forbundne udgifter og indtægter, og at rådighedsbeløbet er søgt frigivet med en anlægsbevilling. Frigivelse af rådighedsbeløb godkendes af fagudvalg, Økonomiudvalget og Byrådet, og frigives delvis efterhånden som anlægsprojektet skrider frem. Anlægsprojekter vil hovedsageligt høre under Økonomiudvalget eller Teknik-, Miljø- og Klimaudvalget. Kun undtagelsesvis vil en anlægssag høre under et andet udvalg. Hvis restrådighedsbeløbet for indeværende år skal frigives, samtidig med det kommende års rådighedsbeløb, kan det undtagelsesvis godkendes i Byrådet i slutningen af indeværende år. Den samlede anlægsbevilling må aldrig være større end det/de afsatte rådighedsbeløb for projektet. Hvis det viser sig at anlægsbevillingen ikke kan overholdes, påhviler det centeret/fagudvalget at indhente tillægsbevilling til rådighedsbeløbet fra Økonomiudvalget og Byrådet inden overskridelsen finder sted, efter samme procedure som for frigivelse af rådighedsbeløb med angivelse af årsag og forslag til finansiering. Ansøgninger om tillægsbevillinger bliver som udgangspunkt kun behandlet i forbindelse med anlægsrevisionerne. Ved årsafslutningen kan der søges overførsel af ikke forbrugte rådighedsbeløb til nyt regnskabsår, såfremt nedennævnte betingelser er opfyldt således: At projektet er igangværende. At der er indgået bindende aftale om arbejdets udførelse. At der foreligger en godkendt anlægsbevilling. At der foreligger supplerende bemærkninger, såfremt ovenstående punkter ikke gør sig gældende. Overførsler behandles og godkendes i Økonomiudvalget og Byrådet. Hvis der i løbet af regnskabsåret søges overførsler imellem de godkendte anlægsprojekter, skal der udarbejdes reviderede anlægskorrektionsskemaer for begge projekter med en uddybende forklaring på ændringer i forhold til de oprindelige projekter Regnskabsaflæggelse (anlæg) Det påhviler den enkelte centerchef på udvalgets vegne at foranledige, at der udarbejdes regnskab for anlægsbevillingers anvendelse. Center for Økonomi og Ejendomme kan fastsætte generelle krav til aflæggelse af anlægsregnskaber samt justere i de eksisterende. Anlægsarbejder under 2 mio. kr. I forbindelse med afslutning af årsregnskabet udarbejdes regnskab for anlægsarbejder under 2 mio. kr. Regnskaberne forsynes med regnskabsforklaring til den samlede anlægsbevilling. Center for Økonomi og Ejendomme påfører sine bemærkninger til anlægsregnskabet inden forelæggelse for fagudvalget. Efter fagudvalgsbehandlingen fremsendes kopi af godkendelse (dagsorden med beslutning) til Center for Økonomi og Ejendomme, hvorefter regnskabet vedlægges årsregnskabet som bilag. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 15

16 Anlægsarbejder på 2 mio. kr. eller derover Ved større anlægsarbejder udarbejdes der regnskab senest i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet for det år, hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet. Dog skal aflæggelse af regnskab ske max. 6 måneder efter afslutning. Afsluttes et anlægsarbejde i december skal regnskabet forelægges inden regnskabsafslutningen i marts måned og forelægges politisk senest samtidig med årsregnskabet. Regnskabet skal økonomisk sagsbehandles i Center for Økonomi og Ejendomme, hvor Center for Økonomi og Ejendomme påfører sine bemærkninger til anlægsregnskabet inden forelæggelse for fagudvalget. Efter behandling i fagudvalget fremsendes regnskabet til behandling i Økonomiudvalget og i Byrådet. Efter Byrådets behandling fremsendes regnskabet til kommunens revision. Såfremt revisionen har givet anledning til bemærkninger af væsentlig karakter, forelægges regnskabet på ny Økonomiudvalget. Efter endelig godkendelse af regnskaberne i Byrådet, skal regnskaberne arkiveres i minimum 10 år efter godkendelsesdatoen. Ved aflæggelse af kommunens årsregnskab udarbejder Center for Økonomi og Ejendomme en oversigt over afsluttede og igangværende anlægsarbejder i regnskabsåret Regnskabsaflæggelse Kommunens årsregnskab Social- og Indenrigsministeriet fastsætter kravene til kommuners regnskabsaflæggelse. Herudover har kommunen valgt at udarbejde en årsberetning, som supplerer disse krav. Center for Økonomi og Ejendomme er ansvarlig for, at der inden 1. december udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb - dog senest med udgangen af maj måned det efterfølgende år. Regnskabet aflægges i form af: En årsberetning. Regnskabsoversigter, som indeholder bilag og specifikationer til regnskabet. Bemærkninger til regnskabet, fordelt på de enkelte budgetområder Omkostningsregnskaber De generelle principper for omkostningsregnskaber (registrering af fysiske aktiver) er fastsat af Social- og Indenrigsministeriet. Center for Økonomi og Ejendomme fastsætter forretningsgange for kommunens administration af området Specialregnskaber Såfremt der for et område eller en bevilling er fastsat særlige regnskabskrav, er det op til den budgetansvarlige for området at sørge for, at disse krav opfyldes. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 16

17 3 Overordnede kontrolforanstaltninger 3.1 Generelt Der lægges i Helsingør Kommune vægt på, at der foretages kontrolforanstaltninger i forbindelse med bogføringer. Center for Økonomi og Ejendomme har nedenfor udarbejdet retningslinjer for kontrol heraf. Center for Økonomi og Ejendomme bistår derudover gerne andre centre og enheder med råd og vejledning. Arbejdsgange og interne kontroller skal generelt tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Helt overordnet er det de budgetansvarlige, som skal godkende autorisationsniveauet for de medarbejdere, der skal autoriseres til at foretage regnskabsmæssige transaktioner. Og uanset beløbsstørrelse må ingen foretage udbetalinger til sig selv. Sådanne udbetalinger skal godkendes af en anden person med ledelsesansvar indenfor det pågældende område. 3.2 Intern kontrol Intern kontrol er de kontroller, som den nærmeste ledelse skal foretage. Intern kontrol skal sikre og forebygge tilsigtede og utilsigtede fejl og mangler i forbindelse med den regnskabsmæssige bogføring og rapportering, hvilket helt overordnet sikrer, at regnskabet viser et retvisende billede. Ligeledes skal interne kontroller sikre, at muligheden for besvigelser mindskes mest muligt, og at gældende regnskabsmæssig lovgivning overholdes. Formålet med intern kontrol er at sikre, at: Ledelsen har sikkerhed for, at der er styr på lovgivningen og budgetter, samt at interne forretningsgange overholdes. Indtægter og udgifter registreres på ensartet måde under hensyntagen til lovkrav og god bogføringsskik. Ledelsen har sikkerhed for at opsatte krav til omfang, omhu og frekvens for de udførte kontroller overholdes, samt at der udføres en løbende opfølgning. Den interne kontrol skal sikre, at den regnskabsmæssige praksis bliver overholdt. God bogføringsskik beskrives som den praksis, der til enhver tid anses for god skik og brug indenfor bogføringsområdet. Det er en forudsætning for god bogføringsskik, at reglerne i Budget- og regnskabssystemet for Kommuner, Principper for økonomistyring og forretningsgange på pågældende arbejdsplads er fulgt. Registreringer skal foretages efter et bruttokonteringsprincip. Bruttokontering vil sige, at man bogfører udgifter og indtægter hver for sig. Det er lederens ansvar, at personalet er bekendt med retningslinjerne, og at kontrol- og afstemningsprocedurerne udføres i overensstemmelse med de gældende regler. Ingen må foretage udbetalinger til sig selv. Områder, hvor besvigelsesrisikoen er væsentlig er nævnt nedenfor: Kontantkasser og andre likvide midler, f.eks. på bankkonti. Administration af beboermidler. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 17

18 Modtagelse og godkendelse af bilag. Administration af it-udbetalingssystemer. Der skal være etableret forretningsgangsbeskrivelser og interne kontroller indenfor de væsentligste områder, som anses for dækkende på den konkrete arbejdsplads til imødegåelse af risikoen for besvigelser. Periodisering indebærer, at de bogførte indtægter og udgifter henføres til den korrekte regnskabsperiode. Eksempelvis at transaktioner, hvor betaling og levering/ydelser sker i forskellige år, bogføres på korrekt regnskabsår. Det er vigtigt, at der løbende foretages afstemninger og berigtigelser af balancekonti. Der henvises til afsnit 5.3 Afstemning og afskrivning af statuskonti og mellemregningskonti. 3.3 Ledelsestilsyn Formålet med ledelsestilsyn (integreret anvisning) er at sikre mod svig og fejl, og det er en måde at sikre sig, at den interne kontrol virker på et center som helhed. Ansvarlig for opgaven Opgave: Ledelsestilsyn på det administrative område, samt drift og anlæg ekskl. institutionerne Ledelsestilsyn på institutionsområdet Trækning og tjek af stikprøverne Ansvarlig: Centerchefen Centerchefen. Kan uddelegeres af centerchefen til institutionsleder Kan uddelegeres af centerchef og institutionsleder, men kun til en medarbejder der ikke betaler regninger på den pågældende enhed Ledelsestilsynet skal foretages tre gange årligt; i maj (pr. 30. april), september (pr. 30. august) og januar (pr. 31. december). Den budgetansvarlige har ansvaret for: At der er bevillingsmæssig dækning for dispositionen. At reglerne for attestation af enkeltbilag er overholdt. For at sikre sig at ovenstående er overholdt, skal der foretages en stikprøve i økonomisystemet, hver gang der foretages ledelsestilsyn. For at kunne foretage en godkendelse af ledelsestilsyn, skal der trækkes en stikprøve, som skal gennemgås for fejl og svig. Eventuelt fundne fejl rettes og dokumentation for stikprøven skal gemmes. Centercheferne og institutionslederen har mulighed for at uddelegere opgaven omkring trækning og tjek af stikprøven. Det er dog vigtigt, at der opretholdes en funktionsadskillelse mellem den, der betaler regninger, og den der trækker og gennemgår stikprøven. Stikprøvernes størrelse afhænger af antallet af regninger, i enheden i økonomisystemet siden sidste stikprøve: Ved 1-50 regninger skal stikprøven være på 20 pct. Ved regninger skal stikprøven være på 10 pct. Ved regninger skal stikprøven være på 5 pct. Ved regninger skal stikprøven være på 2 pct. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 18

19 Ved flere end 2000 regninger skal stikprøven være på 1 pct. Der er udarbejdet en vejledning til ledelsestilsynet. Det er vigtigt at sikre, at reglerne i forbindelse med bogføring af bilag er overholdt, det vil sige der tjekkes for: At varen/ydelsen er modtaget. At mængde, kvalitet og pris er kontrolleret. At varen eller ydelsen svarer til det aftalte. At bilaget er efterregnet (gælder især indscannede bilag). At konteringen er korrekt. At transaktionen har hjemmel i gyldig beslutning. At der er budgetmæssig dækning for udgiften eller indtægten. Det er centercheferne, der er ansvarlige for ledelsestilsynet og for at denne dokumenteres. Center for Økonomi og Ejendomme foretager løbende en kontrol af, om ledelsestilsynet bliver foretaget, og har kompetencen til at ændre retningslinjerne for intern kontrol og ledelsestilsyn. 3.4 Eksterne pulje regnskaber For at få revisionens påtegning (godkendelse) vedr. eksterne puljeregnskab (projekter finansieret af eksterne midler) skal følgende være tilgængelig: Eventuel ansøgning til puljemidler. Bevillingsudmelding. Regnskab (følger de krav, der er i bevillingsudmeldingen). Bilag til regnskab. Ledelseserklæring. Evt. faglig opfølgning (hvis det er et krav i bevillingsudmeldingen). Bogføringerne vedrørende det eksterne puljeregnskab skal kunne trækkes ud. (Det kan eventuelt gøres ved at oprette en kontoplan til administration af tilskuddet). Opdateret d. 7. januar 2016 Side 19

20 4 Snitflader til økonomisystemet og andre itsystemer Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra it-systemer, som understøtter opgaveløsningen indenfor de forskellige fagområder. Posteringer fra disse systemer registreres i kommunens økonomisystem via snitflader mellem systemerne. For at sikre datakvaliteten udpeger centrene en systemansvarlig for hvert af disse systemer. Denne har det overordnede ansvar for systemets forretningsmæssige anvendelse, herunder tilrettelæggelse af effektive forretningsgange. 4.1 Anvendelse af it-systemer For alle it-systemer udpeges en eller flere systemansvarlig(e), som har det overordnede ansvar for systemet. Det er således den systemansvarliges opgave, at have kontakten til systemleverandøren og videregive vigtige informationer omkring systemudvikling og drift. Den væsentligste del af kommunens udbetalinger stammer fra it-systemer, som understøtter opgaveløsningen indenfor de forskellige områder. Det samme gælder for de opkrævninger, som kommunen udsender. Det er derfor særdeles vigtigt, at risikoen for fejl i disse systemer og i betjeningen af dem mindskes mest muligt. Den systemansvarlige skal udarbejde skriftelige forretningsgange af kontroller for de itsystemer, der anvendes i forbindelse med beregning af ydelser, krav eller i øvrigt til opbevaring af regnskabsdata herunder bogføringssystemer. Forretningsgangen skal blandt andet sikre korrekt tildeling af adgangsrettigheder, således at tilsigtede og utilsigtede fejl mindskes. Ved udarbejdelse af disse forretningsgange skal følgende hovedregler observeres: Der skal sikres adskillelse mellem personer, der har adgang til at foretage systemmæssige ændringer til systemet og de personer, der tildeler rettigheder til systemet. Personer, der har adgang til at tildele rettigheder og samtidig har adgang til bogføringssystemer eller andre udbetalingssystemer, skal der udarbejdes særlige forretningsgange for. Det er vigtigt, at ingen andre får kendskab til den enkelte medarbejders password, og at medarbejderne i øvrigt respekterer reglerne i kommunens it-sikkerhedspolitik. 4.2 Retningslinjer og kontrol af konti og betalinger Kommunens betalinger skal ske i form af elektroniske overførsler. Ifølge gældende lovgivning skal alle regninger fremsendes i elektronisk form og indeholde nedenstående på før den vil blive betalt: EAN lokationsnummer. Personreference eller anden reference. Myndighedens politik vedrørende kredittider - som udgangspunkt anbefales en 30 dages frist fra den dag, hvor fakturaen er tilgængelig for indlæsning i myndighedens fakturahåndterings- og/eller økonomisystem, med mindre andet er aftalt eller bestemt ved lov. Evt. ordre- og rekvisitionsnummer. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 20

21 Evt. kontostreng. Kommunen skal, til en hver tid kunne kræve den bagvedliggende specificerede dokumentation for den tilsendte regning. Center for Økonomi og Ejendomme har den overordnede kontrol af ventende betalinger, og udfører løbende kontrol således, at kommunen overholder de gældende betalingsfrister. Center for Økonomi og Ejendomme er bemyndiget til, at oprette og nedlægge konti, der vedrører de daglige bankforretninger. Ligesom Center for Økonomi og Ejendomme bestemmer, hvilke personer, der er berettiget til at disponere over kontoen. Center for Økonomi og Ejendomme kan som de eneste oprette MobilePay Business for enheder i Helsingør Kommune. Oprettelsesomkostninger vil blive pålagt enheden. 4.3 Indkøb Hver institution/lokation eller enhed med eget budgetansvar har minimum en indkøber, der kan handle i Indkøbssystemet. Det er indkøberens ansvar, at E-indkøb altid benyttes, når det er muligt, dvs. når der er et katalog i Indkøbssystemet. Såfremt der bestilles varer til en samlet værdi over kr., bliver ordren sendt til godkendelse hos nærmeste leder. Såfremt bestillingen samlet overstiger kr., sendes denne til godkendelse hos nærmeste leder samt dennes nærmeste leder. Varemodtagelse samt fakturahåndtering varetages af indkøberen. Det søges så vidt muligt at opnå 30 dage netto som betalingsbetingelse i forbindelse med køb hos leverandører. Ved regningskrav fra leverandører, hvor der ikke er indgået en generel indkøbsaftale og de indkøbsaftaler, hvor kravet om 30 dage netto ikke har været muligt at opnå, accepteres den af leverandøren stillede betalingsbetingelse. Der henvises i øvrigt til den til enhver tid gældende indkøbspolitik med tilhørende indkøbsvejledning. 4.4 Bestilling af varer og tjenesteydelser på andre måder, herunder handel i/med udlandet Ved bestilling af varer m.m. skal der oplyses det EAN-nummer, som hører til den pågældende organisatoriske enhed. Endvidere skal ordre- eller rekvisitionsnummer, personreference, artskonto og kostbæreromkostningssted oplyses. Det er den enkelte enheds ansvar at definere, hvem der er bemyndiget til at bestille varer m.m. til enheden. Ved handel i udlandet, hvor det er muligt, skal kommunens moms nummer oplyses, således at kommunen bliver fritaget for den udenlandske moms. Husk at tage kontakt til Center for Økonomi og Ejendomme. Alle øvrige køb (også kontant/visa) hvor det ikke er muligt at angive kommunens moms nummer skal bogføres med det fulde beløb på en art 4.0, dvs. uden moms. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 21

22 4.5 Modtagelse og godkendelse af bilag Godkendelsen foretages elektronisk, via bruger-id'en af de personer, der er udpeget af den budgetansvarlige for den enkelte enhed. Ved godkendelsen fastslås rigtigheden af den enkelte transaktion, før den regnskabsmæssige registrering og betaling finder sted. Nedenstående regler er gældende, uanset hvilket elektronisk medie, der benyttes til registrering og betaling af udgifter og indtægter. Den enkelte enhed er ansvarlig for at tømme den eller de elektroniske indbakker i økonomisystemet, der er tilknyttet enheden. Enheden bestemmer selv, hvilke medarbejdere der skal have adgang til at tømme indbakken og behandle de enkelte bilag heri. Forretningsgangsbeskrivelse for kontrol af bilag og kontantkasse/bank skal udfyldes og indsendes til Center for Økonomi og Ejendomme. Ved godkendelse af bilag indestår den pågældende for (regler for attestation af enkelt bilag): At varen eller ydelsen er modtaget/leveret. At mængde, kvalitet og pris er kontrolleret. At varen eller ydelsen svarer til det aftalte. At bilaget er efterregnet (gælder især indscannede bilag). At konteringen er korrekt. At transaktionen har hjemmel i gyldig beslutning. At der er budgetmæssig dækning for udgiften eller indtægten. Såfremt den pågældende ikke har tilstrækkeligt kendskab til at kunne indestå for regningens indhold, skal der indhentes supplerende oplysninger hos andre. En mundtlig tilkendegivelse herom er som regel tilstrækkelig, men hvis det skønnes relevant og i øvrigt rationelt, at indhente skriftlig tilkendegivelse er det op til den enkelte enhed, at tage stilling hertil. Betaling sker automatisk på den dato, som er påført i forbindelse med registreringen. Der må som udgangspunkt ikke ændres i betalingsdatoer - det er leverandørens betalingsdato, som definerer betalingstidspunktet. Hovedregelen er, at et bilag findes i elektronisk form. Det kan være født elektronisk, hvorefter samtlige oplysninger er overført direkte til kommunens økonomisystem, hvorfra det efter behov kan kaldes frem og udskrives. Det kan også være indscannet via et såkaldt LÆS IND bureau, hvorefter kommunen modtager en fil med et digitaliseret billede af regningen. I så fald opbevares filen centralt hos KMD via en OnDemand-løsning, hvorfra billedet efter behov kan kaldes frem og udskrives. I en del tilfælde vil der parallelt med den elektroniske fremsendelse, blive fremsendt supplerende bilagsmateriale til kommunen. Den enkelte enhed, som modtager og behandler det supplerende bilagsmateriale, er selv ansvarlig for, at bilagsmaterialet arkiveres systematisk så det kan genfindes i en periode, svarende til kommunens arkivbestemmelser, det vil sige normalt i 5 år efter, at det pågældende regnskabsår er afsluttet. For nogle bilagstyper kan gælde længere opbevaringskrav. Betaling af almindelige leverandørregninger sker via et udbetalingssystem med CVR eller CPR nr. Ved udbetaling via overførsel til personers eller kreditorers pengeinstitut i udlandet, skal der foreligge bilag. Udlandsbetalinger kan kun foretages af Center for Økonomi og Ejendomme. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 22

23 4.6 Brug af udgiftsbilag Udgiftsbilag må kun benyttes i de tilfælde, der ikke findes en E-faktura. Det kan være ved udbetaling af udlæg til en medarbejder eller de specielle tilfælde, hvor det er nødvendigt at betale en papirfaktura. Der skal altid vedhæftes et bilag. Hvis udbetalingsformen undtagelsesvis ændres til pengeinstitut i stedet for nemkonto, skal bilaget indeholde bankkontonummer. Skriv altid i kommentarfeltet, hvorfor der ændres i udbetalingen. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 23

24 5 Afregning og afstemning 5.1 Interne afregninger Interne afregninger anvendes i forbindelse med internt salg, udlån eller leje og i de tilfælde, hvor der udføres arbejde eller foretages leverancer i kommunalt regi, efter forudgående aftale mellem kommunens centre og institutioner. Den udførende enhed udfærdiger de interne bilag, både indtægt og udgift. De interne bilag er udgiftsneutrale for kommunen. Indtægten anvises og registreres i den udførende enhed. Udgiftsbilaget sendes elektronisk til den modtagende enhed, hvor bilaget gennemgås. Hvis bilaget svarer til den leverede ydelse, godkendes bilaget og registreres. Interne afregninger anvendes på alle områder i kommunen. 5.2 Intern fakturering I Økonomisystemet (modulet Salgsstyring) kan man udover ovenstående mulighed vælge, at lave en intern faktura. Denne form for faktura påvirker ikke banken, men kan benyttes i de tilfælde, hvor enheden ønsker at fakturere en anden enhed i kommunen og straks have pengene registreret hos sig. Der skal som udgangspunkt altid foreligge en skriftlig aftale, forinden udførelse af arbejdsopgaver eller levering af varer/tjenesteydelser, salg, udlån eller leje mellem kommunens centre og institutioner. Opus Debitor må kun anvendes til eksterne faktura. Center for Økonomi og Ejendomme holder månedligt kontrol med udbetalte fakturaer i salgsstyring. 5.3 Afstemning og afskrivning af statuskonti og mellemregningskonti Center for Økonomi og Ejendomme ajourfører oversigten over afstemningsansvarlige for de enkelte konti. De afstemningsansvarlige har selv ansvaret for, om de er anført som ansvarlige for de enkelte konti. Hvis der er uoverensstemmelse eller ændringer, skal det meddeles Center for Økonomi og Ejendomme. Den enkelte leder er ansvarlig for, at afstemning finder sted og for at kvalitetssikre disse. Center for Økonomi og Ejendomme foretager stikprøvevis kvalitetssikring af afstemningerne. Den foretagne afstemning skal foreligge skriftligt på dertilhørende afstemningsskema. Der findes 1 afstemningsskema: Skema til afstemning af statuskonti. Følgende skal altid vedlægges afstemningen: Skærmprint af konto 9 fra økonomisystemet inkl. dato for skærmprintet. Opdateret d. 7. januar 2016 Side 24

Principper for økonomistyring

Principper for økonomistyring Principper for økonomistyring Indhold 1. Generelt... 4 1.1 Lovgrundlag... 4 1.2 Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau... 4 1.3 Gyldighedsområde... 5 1.4 Ajourføring... 5 2

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ for Vejen Kommune

Kasse- og regnskabsregulativ for Vejen Kommune Kasse- og regnskabsregulativ for Vejen Kommune Indholdsfortegnelse 1. Generelt... 3 1.1 Indledning... 3 1.2 Formål... 3 1.3 Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper... 3 1.4 Ansvar for regulativet...

Læs mere

Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune

Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Økonomistaben August 2006 Revideret november 2009 Revideret november 2010 De overordnede økonomistyringsprincipper er udarbejdet i henhold til

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ for Brand & Redning Sønderjylland

Kasse- og regnskabsregulativ for Brand & Redning Sønderjylland Kasse- og regnskabsregulativ for Brand & Redning Sønderjylland Version af 1. februar 2016 Indhold Formål... 3 Det økonomiske ledelsestilsyn... 4 Budgetprocedurer... 4 Budgetkontrol... 4 Budgetansvar...

Læs mere

Godkendt af byrådet den 12.04.2010. Principper for økonomistyring

Godkendt af byrådet den 12.04.2010. Principper for økonomistyring Godkendt af byrådet den 12.04.2010 Principper for økonomistyring Indholdsfortegnelse 1. GENERELT... 3 1.1. Lovgrundlag... 3 1.2. Formål... 3 1.3. Rollefordelingen mellem det politiske og det admini-...

Læs mere

Østsjællands Beredskab Kasse og regnskabsregulativ Udkast november 2016

Østsjællands Beredskab Kasse og regnskabsregulativ Udkast november 2016 Østsjællands Beredskab Kasse og regnskabsregulativ Udkast november 2016 1. Indledning 1.1 Baggrund Østsjællands Beredskab er stiftet som et 60 fællesskab. Østsjællands Beredskab er jf. vedtægterne underlagt,

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ

Kasse- og regnskabsregulativ Kasse- og regnskabsregulativ Godkendt af Byrådet den xx maj 2014, pkt. xxx Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 1.1. Formål... 2 1.2. Godkendelse og ansvar... 2 1.3. Delegation... 2 2. Økonomistyring...

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ for Midt- og Sydsjællands Brand & Redning

Kasse- og regnskabsregulativ for Midt- og Sydsjællands Brand & Redning Kasse- og regnskabsregulativ for Midt- og Sydsjællands Brand & Redning Version 1.0 Oktober 2016 Indhold Formål... 2 Bevillingsmyndighed, -niveau og typer af bevillinger... 2 Det økonomiske ledelsestilsyn...

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ

Kasse- og regnskabsregulativ Kasse- og regnskabsregulativ Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Lovgrundlag... 2 1.3 Gyldighedsområde og ansvar... 2 1.4 Ikrafttrædelse... 2 2 Økonomisk styring... 2 2.1 Budget og

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Regulativet er udarbejdet i henhold til Styrelseslovens 42, stk. 7. Indholdsfortegnelse 1 GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER... 3 1.1 Indledning... 3

Læs mere

Principper for god økonomistyring. Odsherred Kommune Gældende fra 1. januar 2016 Godkendt i Byrådet d. 15. december 2015

Principper for god økonomistyring. Odsherred Kommune Gældende fra 1. januar 2016 Godkendt i Byrådet d. 15. december 2015 Principper for god økonomistyring Odsherred Kommune Gældende fra 1. januar 2016 Godkendt i Byrådet d. 15. december 2015 FORORD Regulativet er udarbejdet som et rammeregulativ, der beskriver de overordnede

Læs mere

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Kasse- og regnskabsregulativ Version 3 Senest ajourført 18. december 2006 1 Indholdsfortegnelse 1. GENERELT OM REGELSÆTTET...4 1.1. LOVGRUNDLAG...4 1.2. FORMÅL...4 1.3. FORHOLDET

Læs mere

Bilag 8.1 Regler for bevillings- og budgetkontrol, budgetomplacering, tillægs- og anlægsbevillinger.

Bilag 8.1 Regler for bevillings- og budgetkontrol, budgetomplacering, tillægs- og anlægsbevillinger. Bilag 8.1 Regler for bevillings- og budgetkontrol, budgetomplacering, tillægs- og anlægsbevillinger. Generelt Med udgangspunkt i ets pkt. 2.3. skal de nærmere regler omkring fastlæggelse af bevillings-

Læs mere

Regler for styring af økonomi og regnskaber. i Mariagerfjord Kommune /11

Regler for styring af økonomi og regnskaber. i Mariagerfjord Kommune /11 Regler for styring af økonomi og regnskaber i Mariagerfjord Kommune 28-11-2012 1/11 Indholdsfortegnelse 1. Generelt 3 1.1 Lovgrundlag og gyldighedsområde 3 1.2 Formål 3 1.3 Forholdet til kommunens generelle

Læs mere

Udkast til kasse- og regnskabsregulativ I Ny Svendborg Kommune

Udkast til kasse- og regnskabsregulativ I Ny Svendborg Kommune 1 Driftsbevillinger Driftsbevillinger meddeles af Kommunalbestyrelsen ved vedtagelse af årsbudgettet. Driftsbevillinger er et-årige og bortfalder ved regnskabsårets udgang. Driftsbevillingerne fremgår

Læs mere

Silkeborg Kommunes. overordnede økonomistyringsprincipper

Silkeborg Kommunes. overordnede økonomistyringsprincipper Silkeborg Kommunes overordnede økonomistyringsprincipper Økonomistaben August 2006 Revideret november 2009 Revideret november 2010 Revideret december 2013 De overordnede økonomistyringsprincipper er udarbejdet

Læs mere

FANØ KOMMUNE PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING

FANØ KOMMUNE PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING 2014-2989-18.540 FANØ KOMMUNE PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING GENERELT... 3 Lovgrundlag... 3 Formål... 3 Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau... 3 Forholdet til kommunens generelle

Læs mere

ØKONOMISK STYRINGSPOLITIK

ØKONOMISK STYRINGSPOLITIK ØKONOMISK STYRINGSPOLITIK (Regulativ for kasse og regnskabsvæsen) Version 2.0 Ajourført 15. marts 2012 INDHOLDSFORTEGNELSE GENERELT... 4 Formål... 4 Lovgrundlag... 4 Den daglige ledelse... 5 Gyldighedsområde...

Læs mere

TIDSPLAN RETNINGSLINIER FOR AFLÆGGELSE AF REGNSKABET FOR ÅRET. Økonomifunktion Skovvej 20 8382 Hinnerup

TIDSPLAN RETNINGSLINIER FOR AFLÆGGELSE AF REGNSKABET FOR ÅRET. Økonomifunktion Skovvej 20 8382 Hinnerup Økonomifunktion Skovvej 20 8382 Hinnerup Tlf. 8964 1010 Fax. 8664 6399 favrskov@favrskov.dk www.favrskov.dk TIDSPLAN OG RETNINGSLINIER FOR AFLÆGGELSE AF REGNSKABET 09-09-2014 Sagsnr. 710-2014-34548 Cpr.-/CVR-nr.

Læs mere

Version 2.0. Bilag 4.2 Bilag til kasse- og regnskabsregulativet omkring Bevillingskontrol

Version 2.0. Bilag 4.2 Bilag til kasse- og regnskabsregulativet omkring Bevillingskontrol Version 2.0 Bilag 4.2 Bilag til kasse- og regnskabsregulativet omkring Bevillingskontrol Dato Version Beskrivelse af ændring 25.11.2009 1.0 Nyt bilag godkendt 21.10.2014 2.0 Administrativ revision af bilaget

Læs mere

Bilag 4.4. Bilag til kasse- og regnskabsregulativet om. budgetansvar

Bilag 4.4. Bilag til kasse- og regnskabsregulativet om. budgetansvar Bilag 4.4 Bilag til kasse- og regnskabsregulativet om budgetansvar 1. Indledning Ledende medarbejdere i Aabenraa Kommune, der har fået tildelt konkret forvaltning af og ansvar for en del af kommunens budget,

Læs mere

Regler for regnskab i BRK. - Kasse- og Regnskabsregulativ

Regler for regnskab i BRK. - Kasse- og Regnskabsregulativ Regler for regnskab i BRK - Kasse- og Regnskabsregulativ Indhold 1 INDLEDNING... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Formål... 3 1.3 Bilag til regulativet... 3 1.4 Forretningsgangsbeskrivelser... 3 1.5 Revision...

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ. Beskrivelse af Nyborg Kommunes kasse- og regnskabsvæsen

Kasse- og Regnskabsregulativ. Beskrivelse af Nyborg Kommunes kasse- og regnskabsvæsen Kasse- og Regnskabsregulativ Beskrivelse af Nyborg Kommunes kasse- og regnskabsvæsen Økonomiafdelingen, den 6. oktober 2010 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Hjemmel... 3 2 Formål... 3 3 Gyldighedsområde... 3 4

Læs mere

ODDER KOMMUNE BUDGET 2009. Bevillingsbinding, generelle regler, selvforvaltningsvilkår og lønsumsstyring

ODDER KOMMUNE BUDGET 2009. Bevillingsbinding, generelle regler, selvforvaltningsvilkår og lønsumsstyring Fastlæggelse af Odder Kommunes bevillingsbinding for budgetåret 2009. I henhold til den kommunale styrelseslov, fastsætter Indenrigsministeriet nærmere regler om specifikation af de poster på årsbudgettet

Læs mere

Principper for økonomistyring. Holstebro kommune. Gældende fra 1. august 2012

Principper for økonomistyring. Holstebro kommune. Gældende fra 1. august 2012 Principper for økonomistyring i Holstebro kommune Gældende fra 1. august 2012 Indholdsfortegnelse Side Indledning... 3 Ajourføring... 3 Styreformer... 3 Plansystemet... 3 Decentralisering... 4 Budget...

Læs mere

7 BOGFØRING, REGNSKAB OG REVISION

7 BOGFØRING, REGNSKAB OG REVISION Budget- og regnskabssystem for kommuner 7 BOGFØRING, REGNSKAB OG REVISION Indhold Side 7.0 Bogføring 7.0-1 7.1 Procedurekrav i forbindelse med regnskabsaflæggelsen 7.1-1 7.1.1 Indledning 7.1-1 7.1.2 Proceduren

Læs mere

Retningslinier for bogføring (betaling og bestilling)

Retningslinier for bogføring (betaling og bestilling) 1 It-systemerne 1.1 Generelt Kommunens regnskabsbilag behandles som hovedregel i WebBetaling. I WebBestilling foretages registreringer vedrørende kommunens elektroniske indkøb og den tilsvarende elektroniske

Læs mere

Principper for ØKONOMI- STYRING

Principper for ØKONOMI- STYRING Principper for ØKONOMI- STYRING Indhold 1. GENERELT... 4 1.1. Lovgrundlag...4 1.2. Formål...4 1.3. Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau...4 1.4. Opbygningen...4 1.5. Gyldighedsområde...5

Læs mere

Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011

Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011 Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011 Dok.nr: 727-2011-5834 2 Indledning. I årets løb anvendes de afsatte midler i overensstemmelse med det vedtagne budget og dets forudsætninger. Midlerne

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ

Kasse- og Regnskabsregulativ Kasse- og Regnskabsregulativ April 2015 INDHOLDSFORTEGNELSE Side 1. GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER... 4 1.1 INDLEDNING... 4 1.2 FORMÅL... 4 1.3 BILAG... 4 1.4 ANSVAR FOR KASSE- OG REGNSKABSREGULATIV...

Læs mere

Budget, budgetopfølgning og bevillingsregler

Budget, budgetopfølgning og bevillingsregler Bilag 10.2 Budget, budgetopfølgning og bevillingsregler Generelt Med udgangspunkt i budget- og regnskabsregulativets pkt. 3.2 og 3.3 beskrives i dette bilag processen omkring budgetlægningen, proceduren

Læs mere

Budget- og regnskabssystem 7.0 - side 1. Dato: 1. januar 2004 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2004

Budget- og regnskabssystem 7.0 - side 1. Dato: 1. januar 2004 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2004 Budget- og regnskabssystem 7.0 - side 1 7.0 Bogføring Ifølge den kommunale styrelseslovs 43 skal bogføringen give en oversigt over, hvorledes kommunens midler er forvaltet, og om forvaltningen er i overensstemmelse

Læs mere

BILAG XX. Retningslinier for bogføring i kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer

BILAG XX. Retningslinier for bogføring i kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer BILAG XX 08-11-2010 Retningslinier for bogføring i kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer Bilaget er en del af Dragør Kommunes nye Økonomiregulativ (Principper for økonomistyring) som er ved

Læs mere

SPILLEREGLER FOR GOD ØKONOMISTY- RING. December 2016

SPILLEREGLER FOR GOD ØKONOMISTY- RING. December 2016 SPILLEREGLER FOR GOD ØKONOMISTY- RING December 2016 Spilleregler for god økonomistyring - en overordnet ramme for kasse- og regnskabsfunktionen 1. Spillereglerne og forholdet til Kommunestyrelseslov og

Læs mere

Kompetencer og økonomistyring. et styringsdokument i Bornholms Regionskommune

Kompetencer og økonomistyring. et styringsdokument i Bornholms Regionskommune Kompetencer og økonomistyring et styringsdokument i Bornholms Regionskommune Indhold 1 Indledning... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Formål... 3 2 Styreform... 4 2.1 Mål- og rammestyring... 4 2.2 Central styring

Læs mere

TIDSPLAN FOR AFSLUTNING AF REGNSKAB FOR ÅRET 2015

TIDSPLAN FOR AFSLUTNING AF REGNSKAB FOR ÅRET 2015 Til samtlige centre, afdelinger og institutioner TIDSPLAN FOR AFSLUTNING AF REGNSKAB FOR ÅRET 2015 20-11-2015 Regnskabsafslutningen for 2015 nærmer sig med hastige skridt. De centralt fastsatte tidsfrister

Læs mere

Sagsnr.: 2016/ Dato: 1. november Regler for overførsel af mer- og mindreforbrug til efterfølgende regnskabsår

Sagsnr.: 2016/ Dato: 1. november Regler for overførsel af mer- og mindreforbrug til efterfølgende regnskabsår Notat Sagsnr.: 2016/0002042 Dato: 1. november 2016 Titel: Regler for overførsel af mer- og mindreforbrug til efterfølgende regnskabsår 1. Indledning I bestræbelserne på at sikre god økonomistyring og en

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ Revision af 3.02 Forretningsgangsbeskrivelse for drifts-, anlægs- og tillægsbevillinger samt rådighedsbeløb

Kasse- og regnskabsregulativ Revision af 3.02 Forretningsgangsbeskrivelse for drifts-, anlægs- og tillægsbevillinger samt rådighedsbeløb Driftsbevillinger Driftsbevillinger meddeles af Byrådet ved vedtagelse af årsbudgettet. Driftsbevillinger er etårige og bortfalder ved regnskabsårets udgang. Driftsbevillingerne fremgår af den til budgettet

Læs mere

For 2018 fastlægges bevillingsbindingen på udvalgsniveau, og som nettobevillinger.

For 2018 fastlægges bevillingsbindingen på udvalgsniveau, og som nettobevillinger. 29 Fastlæggelse af Odder Kommunes bevillingsbinding for budgetåret 2018. I henhold til den kommunale styrelseslov, fastsætter Social- og Indenrigsministeriet nærmere regler om specifikation af de poster

Læs mere

Tidsplan vedrørende regnskabsafslutning for 2014

Tidsplan vedrørende regnskabsafslutning for 2014 Tidsplan vedrørende regnskabsafslutning for 2014 Økonomi og Personale arbejder frem mod en løbende rapportering, der understøtter kommunens samlede styringsbehov. Disse opfølgninger vil indeholde viden

Læs mere

Faxe kommunes økonomiske politik

Faxe kommunes økonomiske politik Formål: Faxe kommunes økonomiske politik 2013-2020 18. februar Faxe kommunes økonomiske politik har til formål at fastsætte de overordnede rammer for kommunens langsigtede økonomiske udvikling og for den

Læs mere

Økonomistyringsregulativ. Thisted Kommune

Økonomistyringsregulativ. Thisted Kommune Thisted Kommune Indhold 1 INDLEDNING OG FORMÅL... 3 2 FORMALIA... 4 2.1 REGELGRUNDLAG... 4 2.2 ROLLEFORDELING STRATEGI- OG ØKONOMIUDVALGET, FAGUDVALGENE OG BORGMESTEREN... 4 2.3 REGULATIVETS OPBYGNING...

Læs mere

HERNING KOMMUNE. Overordnede økonomistyringsprincipper. Kasse- og regnskabsregulativ

HERNING KOMMUNE. Overordnede økonomistyringsprincipper. Kasse- og regnskabsregulativ HERNING KOMMUNE Overordnede økonomistyringsprincipper Kasse- og regnskabsregulativ Januar 2018 1. GENERELT OM KASSE- OG REGNSKABSREGULATIVET... 3 1.1. OVERORDNET ØKONOMISTYRING... 3 1.2. FORMÅL... 4 1.3.

Læs mere

NORDFYNS KOMMUNE. Principper for økonomistyring

NORDFYNS KOMMUNE. Principper for økonomistyring NORDFYNS KOMMUNE Principper for økonomistyring Godkendt af Kommunalbestyrelsen 24. september 2009 1 Indholdsfortegnelse 1. GENERELT OM REGELSÆTTET... 4 1.1. LOVGRUNDLAG... 4 1.2. FORMÅL... 4 1.3. ROLLEFORDELING

Læs mere

Dato: 19. december 2006 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2007

Dato: 19. december 2006 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2007 Budget- og regnskabssystem for regioner 7.0 - side 1 7.0 Bogføring Indledning Ifølge regionslovens 29, jf. den kommunale styrelseslovs 43, skal bogføringen give en oversigt over, hvorledes regionens midler

Læs mere

Regulativ for bevillingssystem for Gladsaxe kommune

Regulativ for bevillingssystem for Gladsaxe kommune Regulativ for bevillingssystem for Gladsaxe kommune Bevillingsbegrebet 1. En bevilling er en tilladelse fra Byrådet til Økonomiudvalget, et af de stående udvalg eller et af de i henhold til styrelseslovens

Læs mere

POLITISK OG ADMINISTRATIV ØKONO- MISK TIDSPLAN i 2014 samt procedurer

POLITISK OG ADMINISTRATIV ØKONO- MISK TIDSPLAN i 2014 samt procedurer POLITISK OG ADMINISTATIV ØKONO- MISK TIDSPLAN i 2014 Politisk- og administrativ tidsplan for regnskabsaflæggelsen 2013 Procedure for egnskab 2013 1 Økonomisk tidsplan og procedure Indholdsfortegnelse Side

Læs mere

Faxe kommunes økonomiske politik.

Faxe kommunes økonomiske politik. Faxe kommunes økonomiske politik. 2013-2020 Formål: Faxe kommunes økonomiske politik har til formål at fastsætte de overordnede retningslinjer for både de kommende års budgetlægning, og styringen af kommunens

Læs mere

Bilag til Økonomiregulativ

Bilag til Økonomiregulativ Bilag til Center for Økonomi og Personale Hold-an Vej 7 2750 Ballerup Telefon: 4477 2000 balkom@balk.dk www.ballerup.dk Godkendt den 20-05-2014 1 Indhold 1.... 3 1.1. Formål... 3 1.2. Baggrund... 3 1.3.

Læs mere

ØKONOMIAFDELINGEN SOLRØD KOMMUNE. Revisionsregulativ. Godkendt den

ØKONOMIAFDELINGEN SOLRØD KOMMUNE. Revisionsregulativ. Godkendt den SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN Revisionsregulativ Godkendt den Indholdsfortegnelse Generelt... 2 Den sagkyndige revision... 2 Revisionens virksomhed... 2 Revisionens formål... 2 Revisionens område...

Læs mere

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Kasse- og regnskabsregulativ Bilag vedr.: Budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn Forslag Senest ajourført 6. december 2006 1 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING...3 2. BUDGETANSVAR...3

Læs mere

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling.

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. Bilag 10 Generelle regler for bogføring af regnskabsbilag Elektronisk fakturering: 1. Anvendelsesområde Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. En regning defineres som

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ

Kasse- og regnskabsregulativ SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN Kasse- og regnskabsregulativ Principper for økonomistyring Godkendt af byrådet den 20. juni 2011, pkt. 108 Indholdsfortegnelse 1. Generelt... 1 1.1. Lovgrundlag... 1 1.2.

Læs mere

ODDER KOMMUNE PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING. (Regulativ for Kasse- og regnskabsvæsen) docs.nr. 646861

ODDER KOMMUNE PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING. (Regulativ for Kasse- og regnskabsvæsen) docs.nr. 646861 ODDER KOMMUNE PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING (Regulativ for Kasse- og regnskabsvæsen) docs.nr. 646861 Senest revideret januar 2005 Redaktionelt revideret september 2006 Indholdsfortegnelse Indledning...

Læs mere

Budget- og regnskabsregulativ for Gladsaxe Kommune

Budget- og regnskabsregulativ for Gladsaxe Kommune Budget- og regnskabsregulativ for Gladsaxe Kommune Den 9. december 2009 2 Indholdsfortegnelse 1. Generelt... 3 2. Ajourføring... 5 3. Styreformer... 5 4. Budgetprocedure... 8 5. Budgetopfølgning... 8 6.

Læs mere

Kontrol og afstemning ved anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer (overførsler).

Kontrol og afstemning ved anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer (overførsler). Bilag 10.10 Kontrol og afstemning ved anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer (overførsler). Generelt Nedenstående fastsættes det overordnede regelsæt for kontrol og afstemning af ITsystemer,

Læs mere

Kasse- & Regnskabsregulativ For Faaborg-Midtfyn Kommune

Kasse- & Regnskabsregulativ For Faaborg-Midtfyn Kommune Kasse- & Regnskabsregulativ For Faaborg-Midtfyn Kommune Version 5 Godkendt af Kommunalbestyrelsen: 1 INDHOLD: 1. Generelt om regelsæt... 3 1.1 Lovgrundlag...3 1.2 Formål...3 1.3 Uddybende bilag og retningslinjer...3

Læs mere

Regnskabsafslutning for året 2013 Tids- og aktivitetsplan

Regnskabsafslutning for året 2013 Tids- og aktivitetsplan Generelt I principper for økonomistyring er fastsat regler for regnskabsaflæggelse. Inden udgangen af november måned skal der udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsafslutning.

Læs mere

Kasse- & Regnskabsregulativ For Faaborg-Midtfyn Kommune. Godkendt af Kommunalbestyrelsen: Version 3 Endelig udgave

Kasse- & Regnskabsregulativ For Faaborg-Midtfyn Kommune. Godkendt af Kommunalbestyrelsen: Version 3 Endelig udgave Kasse- & Regnskabsregulativ For Faaborg-Midtfyn Kommune Godkendt af Kommunalbestyrelsen: Version 3 Endelig udgave 1 INDHOLD: 1. Generelt om regelsæt... 3 1.1 Lovgrundlag...3 1.2 Formål...3 1.3 Uddybende

Læs mere

Forretningsgange vedrørende anlægs- og udstykningsregnskaber samt oversigt over anlægsarbejder indenfor byggemodningsområdet.

Forretningsgange vedrørende anlægs- og udstykningsregnskaber samt oversigt over anlægsarbejder indenfor byggemodningsområdet. Forretningsgange vedrørende anlægs- og udstykningsregnskaber samt oversigt over anlægsarbejder indenfor byggemodningsområdet. Nedenstående regler er gældende fra tidspunktet for revisionens godkendelse

Læs mere

Bilag om bogføring. Indhold. 1. Indledning

Bilag om bogføring. Indhold. 1. Indledning Indhold 1. Indledning... 1 1.1 Generelt... 2 1.2 Definitioner... 2 1.2.1 Regnskabsmateriale... 2 1.2.2 Bilag... 2 1.2.3 Godkendelse... 2 2. Periodisering og transaktionsprincippet... 2 3. Konteringsprincip...

Læs mere

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Ejendomme

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Ejendomme Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Ejendomme Udarbejdet af Team Budget, Ledelsesinformation & Analyse Vedtaget af Byrådet d. xx. Januar 2016 Formål med den Økonomiske politik

Læs mere

Økonomiforvaltningen fastlægger retningslinier for aflæggelse af omkostningsbaseret regnskab, herunder bogføring, afskrivninger m.v.

Økonomiforvaltningen fastlægger retningslinier for aflæggelse af omkostningsbaseret regnskab, herunder bogføring, afskrivninger m.v. side 1 Regnskab i årets løb Slettet: Rammebilag - I henhold til Kasse- og regnskabsregulativets punkt 2.7 fastlægger Økonomiforvaltningen i et rammebilag de generelle principper for regnskab i årets løb.

Læs mere

Temaer i nye regler for økonomistyring

Temaer i nye regler for økonomistyring NOTAT Temaer i nye regler for økonomistyring 11. juni 2019 Center for Økonomi, Personale og Politisk betjening (CØPP) har udarbejdet et forslag til nye regler for økonomistyring. Kommunens økonomiske politik

Læs mere

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Udarbejdet af Team Budget, Ledelsesinformation & Analyse Vedtaget af Byrådet d. 24. juni 2014 Formål med den Økonomiske politik Den

Læs mere

FAVRSKOV KOMMUNES PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING

FAVRSKOV KOMMUNES PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING S PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING (REGULATIV FOR KASSE OG REGNSKABSVÆSEN) 1 Indholdsfortegnelse Generelt... 5 1.1 Lovgrundlag... 5 1.2 Formål... 5 1.3 Uddybende bilag... 5 1.4 Gyldighedsområde... 5 Ajourføring...

Læs mere

VIBORG KOMMUNE [PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING] Viborg Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring.

VIBORG KOMMUNE [PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING] Viborg Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring. 2012 VIBORG KOMMUNE [PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING] Viborg Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring. Indholdsfortegnelse. Afsnit 1 GENERELT side 3 1.1 Lovgrundlag side 3 1.2 Formål side 3 1.3 Bilag

Læs mere

NORDDJURS KOMMUNE. Principper for økonomistyring. Version 1.4

NORDDJURS KOMMUNE. Principper for økonomistyring. Version 1.4 NORDDJURS KOMMUNE Principper for økonomistyring Version 1.4 Redaktionelt ajourført november 2016 Indholdsfortegnelse 1. GENERELT... 1 1.1. Lovgrundlag... 1 1.2. Formål... 1 1.3. Rollefordelingen mellem

Læs mere

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Udarbejdet af Team Budget, Ledelsesinformation & Analyse Formål med den Økonomiske politik Den Økonomiske politik for Helsingør Kommune

Læs mere

Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v.

Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Budget- og regnskabssystem for kommuner Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. I medfør af 37, stk. 2, 38, stk. 2, 40, stk. 4, 45, stk. 1, 45 a, stk. 1, 46 og 57, stk. 1

Læs mere

Bilag 3.1 Retningslinjer for hvordan økonomien skal styres i Næstved Kommune

Bilag 3.1 Retningslinjer for hvordan økonomien skal styres i Næstved Kommune Økonomistyring i en kommune handler i bund og grund om at holde øje med, at udgifterne ikke overstiger indtægterne i en kommune vil det sige at udgifterne ikke overstiger budgettet. Næstved s retningslinjer

Læs mere

Bestemmelserne skal endvidere medvirke til sikring af korrekt administration indenfor samme område.

Bestemmelserne skal endvidere medvirke til sikring af korrekt administration indenfor samme område. Bilag 10 1. Generelle bestemmelser 1.1 Indledning Side 1 Københavns Kommunes Borgerrepræsentation fastsætter herved under henvisning til styrelseslovens 42 stk. 7, følgende regler for den virksomhed, som

Læs mere

Forelagt revisionen: Juni Godkendt økonomidirektøren: juni Christian Lehmann/Jakob Andresen. Udarbejdet af/kontaktperson:

Forelagt revisionen: Juni Godkendt økonomidirektøren: juni Christian Lehmann/Jakob Andresen. Udarbejdet af/kontaktperson: Regler for økonomistyring og registreringspraksis Afsnit 6 Anlægsarbejder Pkt. 6.1 Anlægsbevillinger Bilag 6.1.1 Regler for håndtering af anlægsbevillingssager Forelagt revisionen: Juni 2018 Godkendt økonomidirektøren:

Læs mere

Struer Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ - Principper for økonomistyring

Struer Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ - Principper for økonomistyring Struer Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ - Principper for økonomistyring Godkendt af Sammenlægningsudvalget den 5. december 2006 Gældende fra 2007 Kasse- og Regnskabsregulativ 1 Indholdsfortegnelse

Læs mere

Grundlag for rammestyring i Dragør Kommune.

Grundlag for rammestyring i Dragør Kommune. Grundlag for rammestyring i Dragør Kommune. 5. april 2018. Løn og personaleafdelingen Budgetansvarlig Økonomiafdelingen Budget ramme Direktion Politikere Afdelingsleder Side 1 INDLEDNING Formålet med Grundlag

Læs mere

Faxe Kommunes økonomiske politik 2012-2015

Faxe Kommunes økonomiske politik 2012-2015 Faxe Kommunes økonomiske politik 2012-2015 Formål Faxe Kommunes økonomiske politik har til formål at fastsætte de overordnede retningslinjer for både de kommende års budgetlægning, det løbende økonomiske

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ

Kasse- og regnskabsregulativ HORSENS KOMMUNE Kasse- og regnskabsregulativ (Principper for økonomistyring) Indholdsfortegnelse Side 1. GENERELT... 4 1.1 Lovgrundlag... 4 1.2 Formål... 4 1.3 Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper...

Læs mere

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Ejendomme

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Ejendomme Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Ejendomme Revideret 23/11-2016 Godkendt af Byrådet 20/11-2016 Formål med den Økonomiske politik Den Økonomiske politik for Helsingør Kommune

Læs mere

Principper for ØKONOMISTYRING

Principper for ØKONOMISTYRING Principper for ØKONOMISTYRING Godkendt i Byrådet den 16. juni 2004 (sag nr. 92) 1 Indholdsfortegnelse Principper for økonomistyring Side 3-13 Bilag A: Regler for bevillings- og budgetkontrol Side 1-4 Bilag

Læs mere

SPILLEREGLER FOR GOD ØKONOMISTYRING. Regnskabs- og bogføringsproces

SPILLEREGLER FOR GOD ØKONOMISTYRING. Regnskabs- og bogføringsproces SPILLEREGLER FOR GOD ØKONOMISTYRING Regnskabs- og bogføringsproces Indholdsfortegnelse Forord...3 Formål...3 Spilleregel for regnskabsprocessen...3 Tidsplan for den politiske behandling m.v...3 Halvårsregnskab...4

Læs mere

Budgetansvar i Hørsholm Kommune

Budgetansvar i Hørsholm Kommune Bilag 4 til Kasse- og regnskabsregulativet Budgetansvar i Hørsholm Kommune Kære leder Som leder påhviler der dig et ansvar for din enheds faglige drift og for dit personale. Derudover har du et budgetansvar

Læs mere

ÆRØ KOMMUNE. Kasse og Regnskabsregulativ

ÆRØ KOMMUNE. Kasse og Regnskabsregulativ ÆRØ KOMMUNE Kasse og Regnskabsregulativ Version 1.0 (Senest ajourført 01.12.2005) 1 GENERELT Lovgrundlag Principper for økonomistyring er Ærø kommunes overordnede regelsæt for styringen af kommunens økonomi.

Læs mere

REGLER FOR ØKONOMISK DECENTRALISERING HADERSLEV KOMMUNE. fra 2010

REGLER FOR ØKONOMISK DECENTRALISERING HADERSLEV KOMMUNE. fra 2010 Acadre 09/28381 Lb. nr. 209844 REGLER FOR ØKONOMISK DECENTRALISERING i HADERSLEV KOMMUNE fra 2010 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Hvem er omfattet... 3 3. Èn økonomisk ramme pr. driftsenhed...

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ. Københavns Kommune. Side 1 af 12

Kasse- og Regnskabsregulativ. Københavns Kommune. Side 1 af 12 Kasse- og Regnskabsregulativ Københavns Kommune Side 1 af 12 Indhold 1. Generelt... 3 1.1. Lovgrundlag... 3 1.2. Formål... 3 1.3. Regelsættets opbygning... 4 1.4. Gyldighedsområde... 4 1.5. Ajourføring...

Læs mere

Forretningsgang vedrørende samlet budgetopfølgning i Norddjurs Kommune

Forretningsgang vedrørende samlet budgetopfølgning i Norddjurs Kommune Norddjurs Kommune Økonomisk sekretariat Område: Budgetopfølgning i Norddjurs Kommune Gældende fra: August 2017 Ansvarlig: Økonomichefen Dækningsområde: Norddjurs Kommune Forretningsgang vedrørende samlet

Læs mere

Notat om muligheden for at kunne budgettere med generelle reserver på sundhedsområdet

Notat om muligheden for at kunne budgettere med generelle reserver på sundhedsområdet Enhed Adm.pol. Sagsbehandler HEN Koordineret med Sagsnr. 1207028 Doknr. 1009238 Dato 15. august 2012 Notat om muligheden for at kunne budgettere med generelle reserver på sundhedsområdet Problem I henhold

Læs mere

GENERELLE OPLYSNINGER...

GENERELLE OPLYSNINGER... Bilag 2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse GENERELLE OPLYSNINGER... 2 KOMMUNEOPLYSNINGER... 2 REGNSKABSOPLYSNINGER... 3 TAL DEL... 4 REGNSKABSOPGØRELSE... 4 REGNSKABSOVERSIGT... 6 Halvårsregnskab

Læs mere

POLITISK ØKONOMISK TIDSPLAN i 2014 samt procedurer

POLITISK ØKONOMISK TIDSPLAN i 2014 samt procedurer POLITISK ØKONOMISK TIDSPLAN i 2014 Politisk tidsplan for regnskabsaflæggelsen 2013 Procedure for egnskab 2013 1 Økonomisk tidsplan og procedure Indholdsfortegnelse Side 1. Tidsplan i 2014 for regnskabsaflæggelse

Læs mere

REVISIONSREGULATIV. for VESTHIMMERLANDS KOMMUNE

REVISIONSREGULATIV. for VESTHIMMERLANDS KOMMUNE REVISIONSREGULATIV for VESTHIMMERLANDS KOMMUNE Den sagkyndige revision 1 Vesthimmerlands Kommune skal have en sagkyndig revision, der skal være godkendt af tilsynsmyndigheden. Vesthimmerlands Kommunes

Læs mere

Principper for økonomistyring. Del 1: Overordnede principper for økonomistyring

Principper for økonomistyring. Del 1: Overordnede principper for økonomistyring Principper for økonomistyring Del 1: Overordnede principper for økonomistyring Allerød Kommune August 2018 Indledning Allerød Kommune er med en bruttoomsætning på mere end 2 mia. kr. og mere end 1.800

Læs mere

Hovedregulativ I Svendborg Kommune

Hovedregulativ I Svendborg Kommune 1. Generelt 1.01 Formål Kasse- og regnskabsregulativet er Svendborg Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring. Formålet med regelsættet er på en økonomisk forsvarlig måde at: sikre tilstrækkelige

Læs mere

Administrative Tjeklister for organisationer med ramme- og puljeaftaler

Administrative Tjeklister for organisationer med ramme- og puljeaftaler Administrative Tjeklister for organisationer med ramme- og puljeaftaler INDLEDNING 2 1 TJEKLISTE VEDR. ANSVARS- OG OPGAVEFORDELINGEN SAMT DOKUMENTATION AF FORRETNINGSGANGE 2 2 TJEKLISTE VEDRØRENDE KONTOPLAN

Læs mere

Revisionsregulativ for Odense Kommune

Revisionsregulativ for Odense Kommune Revisionsregulativ for Odense Kommune Den sagkyndige revision Revisionens virksomhed 1 ODENSE Kommune skal have en sagkyndig revision, der skal være godkendt af tilsynsmyndigheden. ODENSE Kommunes afskedigelse

Læs mere

Orientering om 49. omgang rettelsessider vedr. Budget- og regnskabssystem for kommuner

Orientering om 49. omgang rettelsessider vedr. Budget- og regnskabssystem for kommuner Til alle kommuner Holmens Kanal 22 1060 København K Telefon 72 28 24 00 sim@sim.dk Sagsnr. 2019-3629 Doknr. 118501 Dato 09-08-2019 Orientering om 49. omgang rettelsessider vedr. Budget- og regnskabssystem

Læs mere

Styring af anlægsprojekter. Tillæg til projekthåndbog.

Styring af anlægsprojekter. Tillæg til projekthåndbog. Styring af anlægsprojekter Tillæg til projekthåndbog. Styringsvejledning til anlægsinvesteringen Indholdsfortegnelse Indledning -----------------------------------------------------------------------------------------------------

Læs mere

Inspirationsnotat nr. 2c til arbejdet i MED-Hovedudvalg 30. marts 2007. Hvad er et budget?

Inspirationsnotat nr. 2c til arbejdet i MED-Hovedudvalg 30. marts 2007. Hvad er et budget? Inspirationsnotat nr. 2c til arbejdet i MED-Hovedudvalg 30. marts 2007 Hvad er et budget? Hvad er et budget? Et budget er en oversigt over alle de forventede indtægter (hovedsagelig skatteindtægter) og

Læs mere

Mål- og budgetopfølgning efter første halvår - beslutning

Mål- og budgetopfølgning efter første halvår - beslutning Mål- og budgetopfølgning efter første halvår - beslutning Beslutningstema På baggrund af administrationens oplæg skal det besluttes, at godkende mål- og budgetopfølgningen for første halvår 2014. Kompetence

Læs mere

Regulativ for Budget og Regnskab

Regulativ for Budget og Regnskab Regulativ for Budget og Regnskab Maj 2019 INDHOLDSFORTEGNELSE Side 1. GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER...4 1.1 INDLEDNING...4 1.2 FORMÅL...4 1.3 ANSVAR FOR BUDGET- OG REGNSKABSREGULATIV...4 1.4 BILAG...5

Læs mere

GENERELLE OPLYSNINGER...

GENERELLE OPLYSNINGER... BILAG 2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse GENERELLE OPLYSNINGER... 2 KOMMUNEOPLYSNINGER... 2 REGNSKABSOPLYSNINGER... 3 TAL DEL... 5 REGNSKABSOPGØRELSE... 5 REGNSKABSOVERSIGT... 6 Halvårsregnskab

Læs mere

REVISIONSREGULATIV NORDDJURS KOMMUNE. for. Norddjurs Kommune

REVISIONSREGULATIV NORDDJURS KOMMUNE. for. Norddjurs Kommune REVISIONSREGULATIV for NORDDJURS KOMMUNE Norddjurs Kommune Den sagkyndige revision 1 Norddjurs Kommune skal have en sagkyndig revision, der skal være godkendt af tilsynsmyndigheden. Norddjurs Kommunes

Læs mere