Udbudsbetingelser. for udbud i Region Syddanmark på:

Transkript

1 17. juni 2013 Version 1.0 Udbudsbetingelser for udbud i Region Syddanmark på: Indkøb af indendørs dækningsanlæg for mobiltelefoni (DAS, Distribueret Antenne System) til Psykiatrisk Afdeling Esbjerg

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Baggrund for udbuddet Udbudsmaterialets bestanddele Overordnet beskrivelse af de udbudte leverancer Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Virksomhedsforhold Økonomisk og finansiel kapacitet Teknisk kapacitet Tilbuddets disposition Generelt Prissætning af leverancer og ydelser Forbehold, alternative bud og terminologi Forbehold og alternative bud Terminologi Aflevering af tilbud Tildelingskriterium og underkriterier Spørgsmål i udbudsfasen Spørgsmål Kontraktmæssige forhold Tidsplan for udbudsforretningen Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Tilbudsåbning, omkostninger mv Fortrolighed Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen Forhandlinger Udbudsbilag 1, Generelle oplysninger Udbudsbilag 2, Betingelser for deltagelse Udbudsbilag 3, Tro og love erklæring Region Syddanmark Side 2 af 19

3 1. Den ordregivende myndighed Region Syddanmark Damhaven Vejle CVR-nr.: Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal rettes til: Netplan A/S Att. Jakob Johnsen Ellemosen Ry Telefon: jj@netplan.dk 2. Baggrund for udbuddet Region Syddanmark ønsker at erhverve et system for distribution af mobiltelefoni radiosignaler. I det efterfølgende omtales dette system som distribueret antenne system, forkortet DAS. DAS skal sikre god mobildækning for alle som opholder sig på Psykiatrisk Afdeling Esbjergs indendørs områder, uanset hvilke teleoperatør vedkommende bruger. Systemet skal omfatte den nuværende bygningsmasse, og skal kunne udvides til også at omfatte ny tilbygning som forventes færdig i Region Syddanmark vil med det nye DAS opnå: God indendørs mobildækning på hele Psykiatrisk Afdeling Esbjerg God kapacitet for både taleopkald og mobilt bredbånd Læs mere om Region Syddanmark på Værdien af den udbudte kontrakt er under tærskelværdien i henhold til EUudbudsdirektivet. Dette udbud gennemføres derfor efter reglerne i afsnit II i Tilbudsloven om annonceringspligt for varer og tjenesteydelser, men vil overholde de grundlæggende EU-udbudsretlige principper. Der er således ikke tale om et EU udbud. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket betyder, at alle tilbudsgivere, som vurderes egnede til at udføre opgaven, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 5, kan komme i betragtning. Region Syddanmark Side 3 af 19

4 Udbuddet vil således følge principperne for et offentligt udbud, dog med forbehold for forhandling, jf. principperne i Tilbudslovens 11. Se nærmere herom i udbudsbetingelsernes afsnit Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser, inklusive udbudsbilag 1-3, som skal udfyldes af tilbudsgiver. Det øvrige udbudsmateriale, bestående af Hovedkontrakt med Kontraktbilag, herunder Kontraktbilag, der skal udfyldes af Tilbudsgiverne: o Hovedkontrakt o Kontraktbilag 1 Kravspecifikation o Kontraktbilag 1b Spørgsmål og svar fra udbuddets spørgerunde (Udsendes først i tilbudsfasen) o Kontraktbilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse (udfyldes af tilbudsgiver) o Kontraktbilag 3 Lokationer o Kontraktbilag 3a - Bygningstegninger o Kontraktbilag 4a Produkter og Priser, summeringer o Kontraktbilag 4b Produkter og Priser, detail (udfyldes af tilbudsgiver) o Kontraktbilag 5 Tidsplan (udfyldes af tilbudsgiver) o Kontraktbilag 6 Drift, vedligeholdelse og support o Kontraktbilag 7 Implementerings- og serviceorganisation (udfyldes af tilbudsgiver) o Kontraktbilag 8 Kundens IT-miljø o Kontraktbilag 9 Øvrige aftaler og bestillinger (ikke udarbejdet) Udbudsmaterialet offentliggøres på udbud.dk og på ordregivers hjemmeside og tilbudsgiver er ansvarlig for selv at downloade alle dokumenter, herunder eventuelle spørgsmål/svar/rettelsesblade, som uploades efterfølgende, og som indgår i det samlede udbudsmateriale. Tilbudsgiverne opfordres til omhyggeligt at kontrollere, at det komplette udbudsmateriale er downloadet. 4. Overordnet beskrivelse af de udbudte leverancer Region Syddanmark ønsker at anskaffe og implementere DAS til Psykiatrisk Afdeling Esbjerg. Løsningen skal sikre tilfredsstillende mobildækning, både Region Syddanmark Side 4 af 19

5 signalstyrke og kapacitet, på hele den eksisterende matrikel, samt nybygning (i alt ca m2). Region Syddanmark forventer en leverandør, som kan levere en fuldstændig løsning og efterfølgende drift og vedligehold. Det forventes, at kommende leverandør er indstillet på, at installation sker under hensyntagen til Psykiatriens daglige drift. Løsningen skal designes, så minimum én dansk teleoperatør kan tilslutte sig, med option for en løsning indeholdende flere operatører (multioperatørløsning). De detaljerede specifikationer til ydelserne fremgår af Kontraktbilag 1. Vilkårene i øvrigt for leverancen fremgår af Hovedkontrakten og de øvrige Kontraktbilag. Region Syddanmark Side 5 af 19

6 5. Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende de i pkt. 5 anførte oplysninger. Tilbudsgivere, der ikke vedlægger tilbuddet de i pkt anførte oplysninger, vil ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt. Det samme gælder, såfremt de afgivne oplysninger/dokumentationen viser, at tilbudsgiver ikke opfylder ordregivers mindstekrav for egnethed, eller at tilbudsgiver ikke har den fornødne økonomiske og tekniske kapacitet til at varetage opgaven. Ved sammenslutninger af virksomheder (flere virksomheder byder sammen) skal nedenstående oplysninger/dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Tilsvarende gælder, hvor tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske eller tekniske formåen. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. 5.1 Virksomhedsforhold Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse). Oplysningerne afgives ved at udfylde Udbudsbilag 2. Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, litra a-c. På forlangende kan Region Syddanmark anmode at få udleveret dokumentation for tro og love erklæringen for den ansøger som Region Syddanmark indgår kontrakt med. Dokumentationen kan f.eks. være i form af en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Udbudsbilag 3 skal benyttes. 5.2 Økonomisk og finansiel kapacitet Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere om kravene er opfyldt: Samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne afgives ved at udfylde Udbudsbilag 2 Omsætning vedrørende de leverancer, som kontrakten vedrører i de tre seneste disponible regnskabsår. Hvis den økonomiske aktør er etableret eller har startet sin virksomhed på et senere tidspunkt, vedlægges Region Syddanmark Side 6 af 19

7 samme oplysninger for de seneste disponible regnskabsår, hvor tallene for denne omsætning foreligger. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, skal virksomheden godtgøre, at virksomheden råder over de nødvendige ressourcer f.eks. ved at fremlægge dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne om økonomisk formåen gives for hver enkelt leverandør. Oplysningerne afgives ved at udfylde Udbudsbilag 2 Minimumskrav til økonomisk og finansiel kapacitet: Som mindstekrav kræves en årlig samlede omsætning på minimum DKK i det seneste disponible regnskabsår. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks.et konsortium) beregnes omsætningen som leverandørernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. 5.3 Teknisk kapacitet Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere om kravene er opfyldt: Referencelister for tilsvarende leverancer inden for de seneste tre år. Listen skal indeholde størrelsesorden, leveringssted og kontaktperson. Oplysningerne afgives ved at udfylde Udbudsbilag 2 Oplysning om antal medarbejdere, deres uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer vedrørende udførelse af de udbudte leverancer. Oplysningerne afgives ved at udfylde Udbudsbilag 2 Minimumskrav til teknisk kapacitet: Som minimumskrav kræves dokumenteret relevant erfaring i form af mindst 1 sammenlignelig leverance. Ved sammenslutning af leverandører (konsortie) skal minimumskravet være opfyldt af konsortiedeltagerne tilsammen (men ikke nødvendigvis hver for sig). 6. Tilbuddets disposition 6.1 Generelt Tilbuddet skal struktureres efter nedenstående disposition. Alle besvarelser af udbudsmaterialet skal udarbejdes på dansk, dog accepteres enkeltstående følgebilag på engelsk. Region Syddanmark Side 7 af 19

8 Udbudsbilag skal bestå af følgende (som udfyldes af tilbudsgiver): Udbudsbilag 1 - Generelle oplysninger Udbudsbilag 2 - Betingelser for deltagelse (Egnethedsvurdering) Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring Kontraktbilag skal bestå af følgende (som udfyldes af tilbudsgiver): Kontraktbilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse (udfyldes af tilbudsgiver) Kontraktbilag 4b Produkter og Priser, detail (udfyldes af tilbudsgiver) Kontraktbilag 5 Tidsplan (udfyldes af tilbudsgiver) Kontraktbilag 7 Implementerings- og serviceorganisation (udfyldes af tilbudsgiver) Tilbudsgiver opfordres til at være yderst omhyggelig ved udfyldelsen af de nævnte bilag, og herunder påse særligt i relation til udfyldelsen af Kontraktbilag 2, 5 og 7 at besvarelsen ikke strider mod minimumskrav (MK) og hovedkontraktens bestemmelser, jf. også nærmere nedenfor punkt 7.1. Tilbudsgiver opfordres til ikke at vedlægge tilbuddet eksempelvis standardvilkår, standard licens-, salgs- og leveringsbetingelser m.v., da disse vil kunne betragtes som et forbehold overfor Hovedkontrakten og øvrige ufravigelige dele af udbudsmaterialet. Der må ikke ændres i den fortrykte tekst i de redigérbare Kontraktbilag. 6.2 Prissætning af leverancer og ydelser Leverandøren skal prissætte samtlige tilbudte leverancer og ydelser i Kontraktbilag 4b Produkter og priser, detail. Kontraktbilag 4b indeholder en liste over produkter og ydelser, der skal prissættes. Er et felt ikke udfyldt, eller udfyldt med tekst, betragtes prisen for produktet eller ydelsen som indeholdt i tilbuddet i øvrigt. Der er ikke tilladt at indsætte eller slette rækker i Kontraktbilag 4b. Alle ydelser for Leverancen og for Drift, vedligeholdelse og support skal være indeholdt i de foruddefinerede rækker. Hvis der gives rabat på Drift, vedligeholdelse og support, eksempelvis i en garantiperiode, oplyses det i Kontraktbilag 4b. Konfigurationseksempel 1 indgår direkte i tilbudsvurderingen. Konfigurationseksempel 1 er den forventede grundleverance og optioner. Den endelige Leverance fastlægges i forbindelse med kontraktindgåelsen. Priser kan alene reguleres i henhold til Hovedkontrakten punkt 12.2 Region Syddanmark Side 8 af 19

9 Alle priser skal være i danske kroner og eksklusiv moms, og evt. kursudsving skal være indarbejdet i prisen. 7. Forbehold, alternative bud og terminologi 7.1 Forbehold og alternative bud Hver tilbudsgiver er alene berettiget til at afgive ét tilbud. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold overfor bestemmelser i Hovedkontrakten samt Kontraktbilag 6. Tilbudsgiver kan heller ikke tage forbehold over for de ufravigelige dele af Kontraktbilagene, som er markeret med "MK" jf. nedenstående punkt 7.2. Ved udarbejdelsen af Hovedkontrakt og Kontraktbilag har Ordregiver søgt at nå frem til formålstjenlige og rimelige bestemmelser og krav i forhold til de efterspurgte ydelsers karakter. Da Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiverne skal afgive tilbud på ens vilkår, er der ikke ved tilbudsafgivelsen mulighed for at tage forbehold for Hovedkontrakt, Kontraktbilag 6 eller ufravigelige dele af øvrige Kontraktbilag. Såfremt Tilbudsgiver opfatter elementer i Hovedkontrakt og/eller Kontraktbilag som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, opfordres Tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål herom, jf. punkt I sådanne spørgsmål bedes Tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer Tilbudsgiver vil foreslå som erstatning i stedet for. De konkrete formuleringer skal angives på dansk. Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om Ordregiver vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Eventuelle ændringer vil samtidigt blive meddelt alle Tilbudsgivere, der herefter vil afgive tilbud på ens vilkår. Kontraktbilag 2, 4b, 5 og 7 skal udfyldes af Tilbudsgiver. Det bemærkes i den forbindelse, at Tilbudsgivers udfyldelse af disse Kontraktbilag ikke betragtes som forbehold, når dette sker i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af de nævnte bilag og af udbudsmaterialet i øvrigt. Det er vigtigt, at Tilbudsgiver sikrer sig, at Kontraktbilagene udfyldes i overensstemmelse med de anførte retningslinjer, dvs., at Tilbudsgiver alene udfylder de relevante punkter og sikrer sig, at udfyldelsen ikke strider mod minimumskrav. Region Syddanmark Side 9 af 19

10 Ordregiver forbeholder sig adgangen til at udelukke tilbud, som indeholder forbehold overfor minimumskrav, Hovedkontrakten eller Kontraktbilag 6, jf. ovenfor. Ordregiver forbeholder sig endvidere adgangen til at udelukke tilbud, som indeholder forbehold overfor øvrige grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold vil herudover blive behandlet og prissat i overensstemmelse med udbudsreglerne. 7.2 Terminologi Ordregivers krav til leverancer og ydelser er i kontraktbilagene klassificeret i nedenstående tre kategorier benævnt som følger: Minimumskrav (MK) Ordregivers krav formuleret som minimumskrav (MK) skal opfyldes af Tilbudsgiver og skal indgå i tilbuddet. Tilbudsgiver kan således ikke i sit tilbud fravige det i minimumskravet (MK) anførte. Minimumskrav (MK) skal ikke besvares af Tilbudsgiver. Tilbudsgiver bekræfter ved afgivelse af tilbud, at disse minimumskrav (MK) er opfyldt Krav (K) Ordregivers krav formuleret som et krav (K) kan opfyldes af tilbudsgiver. Tilbudsgivers opfyldelse af krav (K) samt tilbudt funktionalitet i kravene (K) vil indgå i tilbudsvurderingen Optioner Krav formuleret som Optioner tilbydes og prissættes særskilt i Kontraktbilag 4b. Optioner indgår i tilbudsvurderingen. Funktioner eller krav, der har relation til en Option, er i kravspecifikationen (Kontraktbilag 1) alle markeret med blå farve. Krav formuleret i de Optioner er klassificeret som enten minimumskrav (MK) eller krav (K). Efterspørger Ordregiver en Option med minimumskrav (MK), skal Tilbudsgiver således: 1) tilbyde optionen og 2) overholde de fastsatte minimumskrav (MK), for at tilbuddet er konditionsmæssigt i sin helhed. Ordregiver kan i kontraktperioden frit vælge, om en Option skal indgå i den endelige løsning. Oversigt over Optioner der skal prissættes, findes herudover i Kontraktbilag 4b, fanebladet Detail prisoversigt hvor de i kolonne A er markeret med blå farve. Region Syddanmark Side 10 af 19

11 8. Aflevering af tilbud Tilbud afleveres til Netplan A/S, att.: Jakob Johnsen (se under punkt 1) i 2 elektroniske eksemplarer på USB nøgle. Kuverten/emballagen bedes påført: Tilbud DAS må ikke åbnes ved postmodtagelse. Standarder for de elektroniske eksemplarer er Microsoft Office ( /2007/2010) og/eller Adobe Acrobat PDF. Kontraktbilag 4b skal dog afleveres i Microsoft Excel ( /2007/2010) format. Svardokumenter bedes afleveret uden skrivebeskyttelse. 9. Tildelingskriterium og underkriterier Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet efter nedenstående underkriterier. Ordregiver vil i den forbindelse lægge de nedenfor nævnte underkriterier til grund med følgende prioritering/vægtning: Pris/økonomi: 40 % Teknik og funktionalitet: 25 % Implementering: 25 % Service: 10 % Ved pris/økonomi forstås: Totaløkonomi over 4 år på grundlag af de i Kontraktbilag 4b angivne priser, herunder: Leverancevederlag over 4 år inklusive Optioner Drift, vedligeholdelse og support over 4 år Teknik og funktionalitet: Vurderes på baggrund af Tilbudsgivers opfyldelse af krav (K) og Optioner (Optioner) angivet i Kontraktbilag 2, punkterne 3 og 4. De for dette underkriterie relevante punkter i Kontraktbilag 2 er mærket op med Teknik og funktionalitet. Krav markeret som (MK) indgår ikke i tilbudsvurderingen. Implementering: Vurderes på baggrund af Tilbudsgivers opfyldelse af krav (K) og Optioner (Optioner) i Kontraktbilag 5 og 7 punkt 5. Krav markeret som (MK) indgår ikke i tilbudsvurderingen. Region Syddanmark Side 11 af 19

12 Service: Vurderes på baggrund af Tilbudsgivers opfyldelse af krav (K) og Optioner (Optioner) i Kontraktbilag 7 punkt 6. Krav markeret som (MK) indgår ikke i tilbudsvurderingen. 10. Spørgsmål i udbudsfasen Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål Spørgsmål Tilbudsgiver kan afklare eventuelle spørgsmål/uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger (skriftlige spørgsmål). Alle spørgsmål bør indeholde en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål skal afgives på dansk. Spørgsmål/forslag til ændringer kan fremsendes pr. til kontaktpersonen, jf. punkt 1. til og med den 30. juli Spørgsmål, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end den 30. juli 2013 vil alene blive besvaret i det omfang, at besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål og besvarelser heraf vil, i anonymiseret form, blive uploadet på regionens hjemmeside. Det er op til Tilbudsgiver løbende at holde sig orienteret om evt. nye versioner af Kontraktbilag 1a Spørgsmål og Svar. 11. Kontraktmæssige forhold Hovedkontrakt, med kontraktbilag, vil udgøre aftalen mellem Ordregiver og den vindende tilbudsgiver. Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktvilkårene, jf. ovenfor punkt 7.1. For Kontraktbilag 6 gælder samme vilkår. Kontrakt anses først for endeligt indgået, når begge parter har underskrevet kontrakten uanset hvordan meddelelsen fra Ordregiver om kontrakttildelingen måtte være formuleret. 12. Tidsplan for udbudsforretningen Hovedaktiviteter og tidsplan for udbudsforretningen fremgår i den nedenstående tabel. Punkterne er opgjort kronologisk. Region Syddanmark Side 12 af 19

13 Tidsplanen er vejledende og er ikke bindende for Ordregiver. Aktivitet Gennemførelse af udbud Tidsplan Udbudsmateriale tilgængeligt Besigtigelse af lokation Tilmelding skal ske til følgende mailadresse: senest Alle spørgsmål modtaget inden denne dato påregnes besvaret Frist for modtagelse af tilbud , kl Tilbudsvurdering og kontraktindgåelse Vurdering og afklaring af tilbud, valg af leverandør * Meddelelse om leverandørvalg * Kontraktafklaring * Kontraktindgåelse * De med * markerede datoer og aktiviteter er alene vejledende og er ikke bindende for Ordregiver. Såfremt der igangsættes forhandling vil datoerne blive skubbet. 13. Tilbudsfrist og vedståelse Seneste frist for aflevering af tilbud er den 8. august 2013 kl. 12:00 på adressen Ellemosen 4, 8680 Ry. Tilbud skal afleveres på den i punkt 8 foreskrevne måde. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks måneder fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver bekræfter således ved afgivelse af tilbud, at vedståelsesfristen accepteres. 14. Behandling af tilbud mv Tilbudsåbning, omkostninger mv. Tilbudsgiver har ikke adgang til at være til stede ved åbningen af sit tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Region Syddanmark Side 13 af 19

14 Ordregiver har ikke pligt til at tilbagelevere tilbuddet til Tilbudsgiveren eller slette dette. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Ordregiver uvedkommende Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende interne forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og Tilbudsgiver er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, herunder virksomheder der også deltager i udbudsprocessen, vil blive behandlet i henhold til reglerne i Offentlighedsloven eller Forvaltningsloven. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes Tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen Når Ordregiver har truffet sin tildelingsbeslutning, vil alle tilbudsgiverne blive skriftligt og samtidigt underrettet herom. Underretning vil ske via mail. Kontrakten forventes indgået umiddelbart efter tildelingen. 15. Forhandlinger Ordregiver forbeholder sig retten til at forhandle med tilbudsgiverne. Eventuelle forhandlinger vil ske under overholdelse af principperne i Tilbudslovens 11. Det vil sige, at ordregiver kan forhandle med tre tilbudsgivere eller færre, som har afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud, bedømt ud fra tildelingskriterierne i udbudsbetingelsernes afsnit 9. Det vil senest ved forhandlingernes påbegyndelse over for de udvalgte tilbudsgivere blive tilkendegivet, hvilken procedure, der vil blive fulgt under forhandlingerne. Region Syddanmark Side 14 af 19

15 Eventuelle forhandlinger vil have til formål at afsøge mulighederne for at forbedre de afgivne tilbud, uden at opgavens karakter ændres væsentligt, og valget mellem de eventuelle nye/reviderede tilbud, som afgives på baggrund af forhandlinger, vil skulle ske i henhold til tildelingskriterierne i udbudsbetingelsernes afsnit 9. Ordregiver er ikke forpligtet til at forhandle med tilbudsgiverne. Ordregiver afgør efter modtagelse af tilbud, hvorvidt ordregiver ønsker forhandlinger med op til tre tilbudsgivere. Region Syddanmark Side 15 af 19

16 Udbudsbilag 1, Generelle oplysninger 1 Generelle oplysninger Tilbudsgivers besvarelser 1.1 Såfremt tilbudsgiver har et internt referencenummer/tilbudsnummer, der ønskes anvendt i forbindelse med nærværende udbud, kan dette oplyses. 1.2 Tilbudsgiver skal oplyse tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nr. telefonnummer, faxnummer og . Bemærk, at ordregiver efter modtagelse af tilbud sender meddelelser til tilbudsgiver pr. , og ordregiver vil her benytte den her opgivne adresse. 1.3 Navn på den person, der er virksomhedens kontaktperson i forbindelse med dette udbud, samt gerne denne persons direkte telefonnummer, mobilnummer og Oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, jf. Udbudsbetingelserne, pkt Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. stempel Region Syddanmark Side 16 af 19

17 Udbudsbilag 2, Betingelser for deltagelse 1. Personlige forhold 1.1 Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse) 1.2 Tro og love erklæring vedrørende gæld til det offentlige m.v. (udfyld udbudsbilag 3). Vedlagt erklæring? 2. Oplysninger om virksomhedens økonomiske og finansielle kapacitet 2.1 Samlede omsætning i de seneste 3 disponible regnskabsår Sidste regnskabsår Næstsidste regnskabsår Tredjesidste regnskabsår Kr. Kr. Kr. Omsætning vedrørende de leverancer, som kontrakten vedrører i de tre seneste disponible regnskabsår. Hvis den økonomiske aktør er etableret eller har startet sin virksomhed på et senere tidspunkt, vedlægges samme oplysninger for de seneste disponible regnskabsår, hvor tallene for denne omsætning foreligger. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, skal virksomheden godtgøre, at virksomheden råder over de nødvendige ressourcer f.eks. ved at fremlægge dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne om økonomisk formåen gives for hver enkelt leverandør. Sidste regnskabsår Næstsidste regnskabsår Tredjesidste regnskabsår Kr. Kr. Kr. Region Syddanmark Side 17 af 19

18 3. Teknisk kapacitet 3.1 Referencelister for tilsvarende leverancer inden for de seneste tre år (alle felter pr. reference skal udfyldes): Kundens navn og leveringssted Kontaktperson Periode Omfang (beløb i DKK ekskl. moms) Leverance (kort beskrivelse af omfang 3.2 Oplysning om antal medarbejdere, deres uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer vedrørende udførelse af de udbudte leverancer. Antal medarbejdere Medarbejdernes uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer vedrørende udførelse af de udbudte leverancer. Region Syddanmark Side 18 af 19

19 Udbudsbilag 3, Tro og love erklæring Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, litra a-c I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal ansøger afgive en erklæring om, i hvilket omfang ansøger har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor ansøger er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at ordregiver kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og SKAT. I henhold til udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, kan enhver leverandør udelukkes fra at deltage i en udbudsprocedure, såfremt leverandøren er omfattet af en af de i bestemmelsen nævnte situationer. Ansøger erklærer hermed i henhold til artikel 45, stk. 2, litra a-c, at virksomheden: a) ikke er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, og ikke har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, b) ikke er begæret under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning, c) ikke ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. For ovenstående underskrives 1 : Dato (1): Firma (1): Navn (1): Underskrift (1): Dato (2): Firma (2): Navn (2): Underskrift (2): 1 Såfremt ansøger er et konsortium skal alle firmaerne i konsortiet underskrive erklæringen. Region Syddanmark Side 19 af 19