Referat. Af møde i bestyrelsen ved Social- og Sundhedsskolen Syd. den 26. oktober 2011 kl afsluttende med frokost

Transkript

1 Referat Af møde i bestyrelsen ved Social- og Sundhedsskolen Syd den 26. oktober 2011 kl afsluttende med frokost I mødelokalet ved direktørens kontor Medlemmer Formand Ebbe Lilliendal, Landsformand for de frie skoler, udpeget af kommunalbestyrelsen Aabenraa kommune Næstformand Vibeke Svendsen, Administrerende direktør Envotherm - udpeget af bestyrelsen Jørn Lehmann Petersen, udpeget af bestyrelsen Susanne Linnet, repræsentant udpeget af regionsrådet Pia Düwel, repræsentant udpeget af FOA i Sønderjylland Mark Arpe Mortensen, underviser, repræsentant udpeget af medarbejdere med stemmeret Ann Gerber, underviser, repræsentant udpeget af medarbejdere uden stemmeret Tessa Kramer Jørgensen, pædagogisk assistentelev, repræsentant udpeget af elevrådet med stemmeret, elev repræsentant udpeget af elevrådet uden stemmeret Joan Jessen, sekretær Danske Bank ved Heinrich Jessen og økonomi- og adm. chef Hanne Jansfort deltager i pkt. 0 - og Andreas Kern Sloth deltog i pkt. 0 Stabschef Kenneth B. Jørgensen deltog i pkt Afbud: Tessa Kramer Jørgensen og Pia Düwel. Side 0

2 0. Erhvervskunderådgiver Heinrich Jessen vil give en gennemgang af forskellige låneformer og de overvejelser, som bør foretages i forbindelse hermed. Heinrich Jessen og finansrådgiver Andreas Kern Sloth orienterede om mulige låneformer og konsekvenser heraf. 1. Godkendelse og opfølgning på referat fra den 9. juni Godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden og evt. tilføjelser. Pkt. 9 Økonomi behandles i forbindelse med pkt. 0. Ekstra pkt. under personaleforhold Lærerressourcestyring. Side 1

3 3. Orientering ved direktøren. Indførelse af røgfri matrikel Som aftalt på seneste bestyrelsesmøde er skolen fra 1. august blevet røgfri. Dette har af stedkommet diverse henvendelser fra naboer og politi, da elever og kursister blokerer fortove m.m. Hovedparten af eleverne er dog meget betænksomme. En del elever udtrykker tilfredshed over ordningen, da det begrænser deres rygning, dog kæmper vi videre. EUC samarbejde Styregruppen de to direktører og vicedirektører har holdt første evalueringsmøde. Begge parter er tilfredse med samarbejdet og det udbygges roligt. Sosu vil fremover få lokaler i hovedskolen så grundforløbseleverne i Sønderborg vil blive en del af skolemiljøet på Hilmar Finsensgade. Der vil blive lavet nye ungetiltag på tværs af skolerne, ligesom der vil blive arrangeret fællesarrangementer for undervisere. Muligheder for samarbejde omkring arbejdet med elever med anden etnisk baggrund og internationalisering er ligeledes emner, som der vil blive samarbejdet om. Indvielse af multisalen Den 8. november vil skolen indvi den nye multisal. Indvielsen bliver et arrangement for skolens elever og ansatte. Der vil på dagen blive lavet et større kunstværk, foredrag og fællesspisning. Bestyrelsen er velkommen. Sosu-Skills Der blev den 13. oktober afholdt regionsmesterskaber i Esbjerg. Sosu Syd er nu regionsmestre, og SSA-eleverne Pernille Dalsgaard fra Haderslev og Helena Riggelsen fra Sønderborg går videre til Danmarksmesterskaberne. Sosu-Skills har både blandt elever og lærere stor opbakning, så alle ønsker det fortsætter både med danske deltagere ved nordiske- og verdensmesterskaberne. Status på byggeriet Der vil på mødet blive givet en status på byggeriet, som forventes afsluttet til tiden. Side 2

4 Ansøgertal på uddannelserne Ansøgertal Optagetal GF og SGF Februar-optag August-optag November-optag SSH Januar-optag April-optag August-optag Oktober-optag SSA Januar-optag Marts-optag Juni-optag Oktober-optag PAU Januar-optag August-optag Revision af sosu-uddannelserne Ikrafttrædelse af den bebudede revision af sosu-uddannelserne er blevet udsat. Oversigt over frafald er under udarbejdelse og vil snarest blive eftersendt. Side 3

5 4. Orientering ved formanden og øvrige bestyrelsesmedlemmer. Den 19. september deltog formand og direktør i repræsentantskabsmøde i Sosubestyrelsesforeningen. Formanden vil på mødet give et referat fra mødet. Ebbe Lilliendal refererede fra mødet bl.a. diskussionen af B-SOSU strategiplan. Det samlede materiale fra mødet er vedhæftet. 4a. Orientering ved medarbejderrepræsentanter og elever. Medarbejderne fremhævede at lærertimeregistreringen er blevet bedre, og ser det som givtigt. Ligeledes stor tilfredshed med den nye reorganisering af lærerteam. - der er oplevet stor lydhørhed for ideer og tanker. Learning Lab er justeret og fungerer bedre. Side 4

6 5. Personaleforhold Lokale lønmidler Beløbet afsat på sidste møde er forhandlet med skolens tr ere. Beløbene er primært udmøntet som engangstillæg og for undervisergruppen gælder, at beløbet ekstraordinært er blevet udbetalt solidarisk. Dette da en enig tr-gruppe anbefalede dette med baggrund i, at alle har måttet bære generne ved byggeriet. Til orientering 5.2. Resultatlønskontrakt for direktør Undervisningsministeriet har endnu ikke udmeldt endelige rammer for RL Formandsskabet har derfor med udgangspunkt i særlige indsatsområder udarbejdet kontrakt, der er indsendt til Undervisningsministeriet til godkendelse. Der er endnu ikke givet tilbagemelding på henvendelsen. Til orientering 5.3. Videreuddannelse Blandt hele personalet er der stor interesse i at videreuddanne sig. Da der er lavere aktivitet i 1. halvår end i 2. har ledelsen besluttet at hovedparten af videreuddannelsesaktiviteterne skal foregå i 1. halvår. I 1. halvår vil underviserne således læse 19 pd-moduler, og 3 fra det administrative personale vil være i gang med uddannelse. Denne store aktivitet foregår ud over den almindelige opkvalificering i eksempelvis EDB. Til orientering og evt. spørgsmål Ekstra pkt Lærerressourcestyring. Kenneth B. Jørgensen gennemgik det nye ressourcestyringsværktøj, hvor såvel uddannelseschefer, som den enkelte medarbejder løbende kan følge timeforbrug. Fremover vil der til hvert bestyrelsesmøde blive præsenteret opdaterede tal. Ad RL-kontrakten er godkendt og vil blive lagt på skolens hjemmeside. Side 5

7 6. Uddannelserne Grundforløb Lærerteamene for grundforløbene arbejder i øjeblikket på udvikling af bredere tilbud til grundforløbseleverne. Der arbejdes med fleksibelt tilrettelagte kurser uddannelsesstart, mødetidspunkter m.m. Der skal laves tilbud til den stærke elev, ligesom skolen gerne vil have et tilbud til den lidt ældre elev. Alt sammen tilbud der skal matche den store søgning skolen oplever til grundforløbene, og samtidig medvirke til sikring af kvalificerede ansøgere til sosu-hjælperuddannelsen. 7. Kurser og efteruddannelsesaktiviteter Status pr. oktober 2011 Året startede stille efter regeringens genopretningspakke med bortfald af gratis kurser for kursister med en mellemlang uddannelse og med ændrede godtgørelsesvilkår. Efter et par måneder er vi tilbage på samme niveau med hensyn til efterspørgsel. Særligt i 2011 Globaliseringsprojektet i Sønderborg, hvor Sosu Syd har deltaget i afklaring og vejledning af ledige samt AMU uddannelser og indslusning i Sosu uddannelserne for de ledige. Projektet er afsluttet. Globaliseringsprojekt i Kolding, Haderslev og Vejen kommuner, Sosu Syd er med i afklaringsforløb for ledige i Kolding, og herefter er en gruppe ledige optaget som ekstra elever på trin 1 i Haderslevog Vejen kommuner. Projektet fortsætter i Private aktører, som bruges til praktisk hjælp og pleje, og som har kontrakt med kommunerne er en ny kunde på AMU-kurserne. Digitaliseringen af tilmeldinger og VEU godtgørelsen via skulle være trådt i kraft 1. juli, men er udsat til 1. november. I den mellemliggende periode har det krævet en hel del telefonsupport for at lære kunderne portalen at kende, ligesom vi har holdt kurser for kunder over 6 eftermiddage. Sosu Syd har valgt ikke at tilbyder kunder at varetage ansøgningsopgaven mod betaling, men derimod at hjælpe via telefon. Begrundelsen er ansvar og hæftelse for rigtigheden af det ansøgte og heraf efterfølgende erstatningskrav. VEU center Arbejdet i VEU centeret har i år givet større mening, konsulenterne kender hinanden og har efterhånden opbygget et godt fundament til at udbyde og løse opgaver for kunder i fællesskab. Der er indkøbt et fælles CRM system, således at vi fælles registrer alle henvendelser og kontakter til kunder. På Sosu har vi en øget forespørgsel også fra kunder uden for social- og sundhedssektoren. Der er i hver by oprettet by grupper som samarbejder med Jobcentrene og erhvervslivet. Aktiviteten Aktiviteten bliver lidt højere end 2010, og der forventes en omsætning på kursusdelen på 12 million med et lille overskud. Til orientering og evt. spørgsmål På næste møde vil ny udbudspolitik blive præsenteret. Side 6

8 8. Institutionen 8.1 Lokaler Der er undersøgt muligheder for overtagelse af Bjerggade 2. Den er sat til salg for 2.4 mill. Huset er blevet fremvist, og der kan umiddelbart indrettes 3-4 gode undervisningslokaler. Huset vil derfor kunne erstatte lejemålet den gamle FOA bygning. Efter drøftelse i formandskabet og næstformandens efterfølgende samtale er der sendt et betinget tilbud på køb fra , - kr., ligesom der er forespurgt om muligheder for et længerevarende lejemål. Der skal foreligge svar herpå senest til bestyrelsesmødet. Vibeke Svendsen vil - under forudsætning af, der er kommet svar på skolens henvendelse - på mødet uddybe de økonomiske konsekvenser ved et evt. køb/ leje. 8.2 Kantinedrift Som oplyst på sidste møde har skolens forpagter af kantinen opsagt forpagtningen pr. 30. juni Skolen har derfor henvendt sig til kommunen om indgåelse i et eventuelt samarbejde vedr. fremtidig kantinedrift. Der er blevet afholdt møde med kommunen og der er fra de faglige områder (afdelingschefen fra handicap og psykiatri, planlægger, specialkonsulent og leder af værkstederne Kilen og Skovly) stor interesse. Der er pt. ved at blive udarbejdet oplæg til det politiske system. Inden da vil vi besøge sosu-skolen i Esbjerg, som gennem flere år har haft kantinedriften bortforpagtet til Esbjerg kommune. 8.3 Ny ledelsesstruktur Pr. 1. august opsagde uddannelsesleder Claus Brandstrup sin stilling ved skolen. Da skolen på det tidspunkt var midt i en omstrukturering af lærerteamene med nye ledere til følge, valgte vi i samråd med formanden foreløbig som et forsøg at oprette en stabslederstilling. Det kan give os tid til at finde den rigtige organisationsform. I stillingen har vi ansat projektleder Kenneth Jørgensen. Modellen har sikret, at lærerne ikke igen skal forholde sig til en ny leder, og staben kan kvalificere oplæg til ledelsesbeslutning. Organiseringen evalueres løbende hver 2. måned ved møder med tillidsmændene. Til orientering: Ad. 8.1: Lejemålet i den gamle FOA-bygning opsiges pr. 1. november 2011 til fraflytning 30. april Der arbejdes videre med køb af Bjerggade 2, hvis tilsendte bud accepteres og efterfølgende undersøgelser ved advokat, bygningssagkyndig m.fl. er i orden. Side 7

9 9. Økonomi 9.1 Perioderegnskab Perioderegnskab fremsendes til bestyrelsens orientering for perioden kvartal 2011 med følgende bemærkninger: 3. kvartal præsenterer som ventet et aktivitetsniveau, der opvejer et 2. kvartal under budgetteret niveau. Samlet set over de 3 kvartaler er den samlede indtægt på undervisning højere end forventet med 1,4 mio. i merindtægt, hvilket også afspejles i meromkostning til lønninger til lærere. Lønprocenten på undervisning holdes dog på acceptabelt niveau med 66 %. Prognosen for 4. kvartal indikerer et samlet aktivitetsniveau som forventet dog med afvigelser indenfor de enkelte hoveduddannelser. Samtidig med merindtægter har der i 2011 været udvist påholdenhed i forhold til driftsudgifter, og der har ikke været væsentlige udgifter til IT-investeringer som i Med baggrund i et generelt mindreforbrug, og under bygningsdrift en væsentlig mindreudgift til ejendomsskat og dækningsafgift vurderes regnskab 2011 at præsentere et pænt overskud. Bilag: Perioderegnskab i form af: Resultatoversigt Aktivitetsoversigt Balanceoversigt Likviditetsoversigt 9.2 Principper for fordeling af afholdte udgifter til bygninger Undervisningsministeriets konteringsinstruks angiver, at som udgangspunkt skal alle udgifter vedrørende bygninger straks udgiftsføres, og kun i tilfælde hvor de afholdte omkostninger væsentligt forøger nytteværdien af bygningerne skal udgifterne aktiveres. Udgifter, der skal aktiveres er som for eksempel: Tilbygninger, der forøger bygningsarealet Ombygninger, der forøger udnyttelsen af eksisterende areal I forbindelse med opførelse af Multisal vil der være mulighed for adskillelse af afholdte udgifter, der alene kan defineres som vedligeholdelse af eksisterende arealer, og dermed straks afskrive udgifterne i indeværende regnskabsår. Bestyrelsen bedes drøfte principper for fordeling af afholdte udgifter til opførelse af Multisal. Side 8

10 9.3 Likviders placering Jfr. Likviditetsoversigten har skolen en løbende likviditet i størrelsesordenen mio. Likviditetsbeholdningen er dels et billede på en reel egenkapital, og dels den løbende forskudslikviditet skolen er sikret via forskudsudbetalinger fra Undervisningsministeriet. På trods af en investering i 3. kvartal på 5,040 mio. kr. er den løbende positive likviditetspåvirkning fra driften medvirkende til at likviditetsbeholdningen oppebærer niveauet. Som statslig selvejende institution er skolen forpligtet til at anvende Statens Koncern Betalinger (SKBsystemet), jfr. 11 stk.2 i regnskabsbekendtgørelsen. SKB systemet er et centralt betalingsformidlingssystem udviklet af Danske Bank til håndtering af statens ind og udbetalinger, og systemet kan kommunikere elektronisk med alle statsinstitutioner. Opgaven er i udbud for en 5- årig periode af gangen, og skal senest i udbud i 2013 igen. Statens Koncernbetalinger er i princippet Økonomistyrelsens kasse, der administreres og håndteres i det daglige af Danske Bank. Der er dermed ikke risiko forbundet ved at have likvider tilknyttet SKB, og i det daglige fungerer FF3 som samle-konto, og saldoen på FF3 kontoen er lig med status på likviditetsoversigten. Renten på FF3 kontoen er pr. 21. oktober 1,25 %. Skolen har imidlertid også mulighed for at flytte overskudslikviditet til konti i andre pengeinstitutter, og i årene havde skolen placeret overskudslikviditet på aftale konti i henholdsvis Sydbank og Nykredit. På daværende tidspunkt med baggrund i særdeles favorable renter på indlån på erhvervsaftale konti med op til 5 %. Den ændrede globale rentesituation har efterfølgende resulteret i, at der ikke kan hentes højere renter på aftale konti, end der præsteres på FF3 kontoen. På bestyrelsens møde præsenteres yderligere muligheder for likviditetsstyring og refinansiering af lån v/ Heinrich Jessen, Danske Bank Udkast til budget 2012 På baggrund af finanslovsforslag 2012 er der udarbejdet udkast til basisbudget Efter vedtagelsen af Finansloven 2012 vil endeligt budget blive forelagt til bestyrelsens drøftelse og godkendelse. I finanslovsforslaget er den væsentligste ændring i forudsætninger i forhold til tidligere forudsat, at de dispositionsbegrænsningen bortfalder med udgangen af Dispositionsbegrænsningen indførtes i 2010 og har i 2011 været indarbejdet i taksterne med en reduktion på 1,5 %. Dermed vil bortfaldet til 2012 figurere som en reel stigning i taksterne på 1,5 % fra 2011 til I det fremsendte budget er der alene taget højde for takstændringer og forventet aktivitet, da det er den væsentligste forudsætning for omsætningen. I budgettet præsenteres et forventet overskud på 5,6 mio. kr. I de kommende måneder udarbejdes budget til vedtagelse, hvor forventede og tilpassede løn- og driftsomkostninger er indarbejdet. Bilag: 1. udkast til budget 2012 i form af: Resultatoversigt Aktivitetsoversigt Side 9

11 Beslutning: 9.2 Omkostninger defineres som anlægsaktiver, såfremt det repræsenterer nye kvadratmeter. Øvrige omkostninger i forbindelse med opførelse af Multisal vurderes som vedligehold. 9.3 På baggrund af oplæg fra Realkredit Danmark besluttes det, at eventuel refinansiering af lån samt øvrige muligheder for likviditetsplacering afventer Finanslovsvedtagelsen og dermed godkendelse af budget På baggrund af forventet Finanslovsvedtagelse medio december, og deraf følgende fastsatte takster for skolens drift, ønsker bestyrelsen at behandle et endeligt budgetudkast ultimo Side 10

12 10. Kommunikation af bestyrelsens beslutninger Pkt den endelig pris offentliggøres ikke. 11. Mødekalender 2012 Næste møde: 14. december 2011 kl marts 2012 kl møde hvor årsregnskabet skal underskrives. 12. Eventuelt Bangladesh-projektet hvor Vibeke Svendsen har efterlyst interesserede undervisere, er blevet godkendt og forventes opstart i Side 11

13 Mødeprotokol Bestyrelsen ved Social- og Sundhedsskolen Syd Aabenraa den 26. oktober 2011 Sign: Formand Ebbe Lilliendal Næstformand Vibeke Svendsen Udpeget af bestyrelsen Jørn Lehmann Petersen Repræsentant for Regionsrådet Susanne Linnet Repræsentant for FOA Pia Düwel Repræsentant for medarbejdere Mark Arpe Mortensen Repræsentant for medarbejdere Ann Gerber Repræsentant for elevrådet Tessa Kramer Jørgensen Repræsentant for elevrådet Sekretær for bestyrelsen Joan Jessen Side 12