Resultatkontrakt. Vedrørende. Business Relations+ MARKET Vækst gennem øget erhvervsturisme til Midtjylland (Herning)

Transkript

1 Resultatkontrakt Vedrørende Business Relations+ MARKET Vækst gennem øget erhvervsturisme til Midtjylland (Herning) For perioden 1. oktober december 2014 (Vækstforum tager i 2014 stilling til muligheden for forlængelse til 31. december 2015) Journalnummer: Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg Viborg Ean-nr: Kontaktperson kontaktoplysninger Operatør: Herning Kommune By, Erhverv og Kultur Torvet 7400 Herning Jørgen Krogh CVR. Nr Bankoplysninger: Handelsbanken Reg. Nr Resumé Business Relations+ er en del af Vækstforums strategi Ny VÆKST i turismen en strategi for mere fokuseret og professionel turisme i Region Midtjylland frem mod 2020 og Vækstforum Handlingsplan Ny VÆKST i turismen i Region Midtjylland. Formålet med Business Relations+ er at skabe vækst gennem øget erhvervsturisme til Midtjylland. Væksten skabes ved at gennemføre en sammenhængende indsats, som forventes at give Herning og Aarhus en fremtrædende national og international position indenfor kongres, konference, messe og mødeindustri. Business Relations+ har samtidig til formal at være løftestang for at styrke hele Region Midtjyllands position indenfor kongres, konference, messe og mødeindustri. Business Relations+ indeholder to delprojekter: Business Relations+ MARKET og socialfondsprojektet Business Relation+ COMPETENCE. Business Relations+ MARKET består af seks sammenhængende indsatser, hvor Aarhus Kommune er projektansvarlig for tre indsatser og Herning Kommune er projektansvarlig for tre indsatser. De tre indsatser er: Flere internationale kongresser og møder til Midtjylland positionering af Herning i DK Flere internationale messegæster på fagmesser Fra events til business events 360 o forretningsbaseret eventinnovation. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg

2 Opfølgning pr. 1. marts Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Den strategiske styregruppe bestående af repræsentanter for Herning og Aarhus kommuner, VisitHerning, VisitAarhus, MCH, Aarhus Universitet og Midtjysk Turisme har mødtes i alt fire gange siden november Næste møde finder sted d. 2. april I december 2011 indgik Herning Kommune en resultatkontrakt med VisitHerning om at varetage gennemførelsen af de konkrete aktiviteter i projektet. Der har været en god fremdrift i projektet og mange aktiviteter er gennemført. Med henblik på at skabe stærke langsigtede samarbejdsrelationer mellem VisitHerning og VisitAarhus er der fastlagt en møderække mellem parterne, herunder Midtjysk Turisme. Parterne mødes hver anden måned. For at udbrede og skabe kendskab til projektet har der været afholdt et informationsmøde for turismeaktørerne i Herning og der er etableret et erhvervsturismenetværk, som har afholdt sit første møde i maj 2012 i Silkeborg. Flere internationale messegæster på fagmesser Der er arbejdet med strategi og produktmodning på messeområdet og mødeområdet. Et grundigt studie af de eksisterende analyser på MICE området er gennemført for at sikre en bred forståelse af segmenterne i markedet. Med baggrund i dette studie arbejdes der på strategiske kommunikationsplaner for de digitale platforme i projektet. Der er gennemført et pilotprojekt i forbindelse med Formland messen i januar Formålet var at teste gæsternes reaktion på en totalpakke. Pilotprojektet havde følgende faser: Identifikation af kundesegmenter i nærheden af Oslo, Stockholm og Hamburg Salgsfremmende aktiviteter til 1500 udvalgte gæsteemner Planlægning og afvikling af produktpakkerne i samarbejde med udvalgte aktører

3 Resultaterne og evaluering fremgår af afrapportering til Region Midtjylland marts I forbindelse med Formland i august 2012 blev der videreudviklet på erfaringerne. Der er udviklet, solgt og gennemført et Hosted Buyers - koncept målrettet de 50 vigtigste indkøbere i henholdsvis Norge og Sverige, som indeholder transport (inkl. fly), overnatning samt beværtning under besøget. Derudover er der fra foråret 2012 og frem til nu arbejdet med en række forskellige nye koncepter og indsatser i relation til messerne HI, Foodtech og Agromek, hvoraf bl.a. kan nævnes følgende: Wind Energy Denmark o Et skræddersyet besøgsprogram målrettet gæster fra Fjernøsten, indeholdende bl.a. studieture til vindmølleinstallationer og testcentre. o Præsentationsfilm og hjemmeside for konceptet. Præsentation er udsendt til udvalgte virksomheder i Tyskland, UK og Danmark. o Samarbejdsmøder med vindindustrien. o Opbygning af netværk/relationer med relevante aktører i Fjernøsten. Agromek o Danish Farmers Abroad VIP koncept målrettet udenlandske driftsledere ansat i Danske Landbrug i udlandet. Konceptet omfatter bl.a. en række faglige seminarer og et networking-arrangement. Herefter distribution af materialer til medlemmer. o Samarbejde med polsk fagblad omkring sammensætning af 100 mand-delegation samt annoncering. o Samarbejde med landboforening i Tyskland omkring tysk delegation (105 deltagere), herunder distribution af materiale til 7000 landmænd og besøg hos landboforeninger. o Samarbejde med danske ambassader omkring distribution af materiale til 800 landmænd samt opfølgning på 100 VIPs i hhv. England, Sverige og Finland. Foodtech o VIP arrangement, der tog afsæt i en fejring af Mejeriforeningens 100 års jubilæum. Arrangementet var bl.a. målrettet mejerier i Norge, Sverige og UK. o Direct mail til relevante emner i fødevareindustrien i Sverige, Norge og Nordtyskland, og efterfølgende annoncering i fagblad til understøttelse af mailkampagnen. o Pressekampagne rettet mod mejeriindustrien i UK. Der er gennemført indsatser på tre messer, hvilket har ført til en fremgang i internationale gæster på henholdsvis 16 pct. (Foodtech), 51 pct. (HI) og 20 pct. (Agromek) baseret på udgangspunkt i 2010/2011. Der er med andre ord sket en vækst i antallet af internationale gæster på de fagmesser, hvor der er gennemført indsatser. Det kan dog konstateres, at det samme ikke gør sig gældende for alle øvrige fagmesser, hvor der ikke er gennemført indsatser. Det betyder, at der samlet set ikke er sket en stigning i antallet af internationale gæster, trods de gennemførte indsatser, tværtimod. Der er gennemført mere end 50 siteinspections i projektet. Fremadrettet er strategien ved messer fortsat at skabe totalevents, hvor messe kombineres med konferencer, virksomhedsbesøg, studieture, faglige, kulturelle og sociale events samt transport og overnatning. Dele af indsatsen på Messe-området vil derfor overlappe til indsatsen omkring Business Events. Til at arbejde med konceptudviklingen og implementeringen af koncepterne er der ansat en projektleder. Side 3

4 Flere internationale kongresser og møder til Midtjylland positionering af Herning i Danmark Den afgørende parameter for succes med at skaffe flere møder og kongresser til Herning er at få etableret en slagkraftig salgsstyrke, der skal være den drivende kraft og der er nu ansat en salgsansvarlig. Der er udarbejdet fire mødekoncepter, som kan tages i anvendelse i Der er udarbejdet kommunikationsstrategi for positionering af Herning som mødeby i Danmark. Der udarbejdes pt. salgsmateriale og potentialelister på baggrund af eksisterende kunder samt screening. Lancering af mødeprodukt Herning vil ske løbende i Herunder lancering af hjemmeside mm. Strategien på mødemarkedet er at udnytte Hernings position på såvel messemarkedet som kultur- og underholdningsmarkedet. Det betyder konkret, at kunderne vil blive tilbudt skræddersyede møder. Udgangspunktet er, at de laves med afsæt i de arrangementer der i forvejen er i Herning-området. Det kunne eksempelvis være tilbud til det Internationale Volleyforbund om at lave specielle mødekoncepter, så der i forbindelse med EM i 2013 (der bl.a. afholdes i Herning), kan gennemføres en lang række møder, som ellers afholdes andre steder. Projektpartnerne arbejder med at forbedre samarbejdet i Midtjylland omkring møder, bl.a. ved afholdelse af netværksmøder og dialog med relevante destinationer omkring konkrete møder (fx konferencer). Præsentationsmateriale for møder i Midtjylland er under udarbejdelse. Derudover er CRM system til håndtering af partnerskaber og totalkoncepter implementeret i VisitHerning. Evaluering af systemet i august har vist behov for indkøb af supplerende/alternativt system til håndtering af pakker. Derfor er der ultimo 2012 indkøbt systemet Podio, som vil kunne fungere både som projektledelsesværktøj, fælles udviklingsplatform i Midtjylland samt generel samarbejdsplatform for Hernings aktører. Fra Events til Businessevents Der er udarbejdet en kortlægning af midtjyske aktører, kommunikationsstrategi samt planlægning af aktørinvolvering. Der er ligeledes udarbejdet en generel plan og koncept for indsatsen. Et koncept som tager udgangspunkt i midtjyske fyrtårne, såsom energi, fødevarer m.fl. IT-platformen Podio vil kunne fungere som samarbejdsplatform for de deltagende virksomheder og vil kunne synliggøre de relevante produkter for sammensætning af totalprodukter. Derudover er der redegjort for aktiviteter under denne indsats i de to foregående indsatsbeskrivelser, idet indsatserne hænger tæt sammen. På nuværende tidspunkt i projektet er den organisatoriske opbygning forløbet som planlagt og aktiviteterne er afviklet i et omfang og en kvalitet som forudsat. Økonomi Der er udarbejdet forslag til nyt udgiftsbudget, idet uforbrugte midler på knap 2,8 mio. kr. i 2012 ønskes overført til 2013 og De uforbrugte midler skyldes primært en forsinket projektstart i De overførte midler fordeles primært på posterne Markedsføring mv. og Eksterne konsulenter/ydelser. Derudover flyttes der i 2013 midler fra posten Projektansat personale til posterne Markedsføring mv. og Eksterne konsulenter/ydelser. Baggrunden er, at erfaringerne i projektet har vist, at der på indsatsområdet "Flere internationale gæster til fagmesser" opnås højere effekt ved at lave marketingaktiviteter i udlandet frem for at ansætte personale i egen organisation. Derfor ønsker operatøren at øge marketingindsatsen, herunder opbygge samarbejde med aktører, der kan tiltrække udenlandske gæster. Side 4

5 På baggrund af forslaget til nyt udgiftsbudget er der ligeledes udarbejdet forslag til nyt finansieringsbudget. 2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Skabe langsigtede, strategiske samarbejdsrelationer mellem Herning og Aarhus og en stærk fælles forankring og forståelse af den samlede indsats mellem nøgleaktørerne i Herning Kommune, Aarhus Kommune, VisitHerning, VisitAarhus, MCH og Aarhus Universitet Herning og Aarhus. Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Der er etableret en strategisk styregruppe med repræsentanter fra Her- Styregruppen har afholdt 4 møder. Skabe langsigtede strategiske samarbejdsrelationer og fælles forankring i ning og Aarhus kommuner, VisitAarhus, VisitHerning, Midtjysk Turisme, MCH og Aarhus Universitet. Dagsorden og referat fra styregruppens første møde kan fremvises. Deadline: Resultatkrav 1.2 Skabe stærke samarbejdsrelationer mellem VisitHerning og VisitAarhus. Styregruppen mødes to gange årligt og minimum 7 gange i projektperioden. Ved opfølgningen den 1. september fremlægges mødereferater fra styregruppens seneste to møder. Der afholdes møder mellem VisitHerning og VisitAarhus hver anden måned (og minimum 25 møder i projektperioden). Midtjysk Turisme inviteres med til møderne. Ved halvårsopfølgning fremlægges referater fra gennemførte møder. Partnerne afholder møder hver 2. måned. Mål 2 At samle og løfte arbejdet med at sælge, profilere og udvikle erhvervsturismens værdikæder i Midtjylland Resultatkrav 2.1 Resultatkrav Målemetode Opfølgning Udvikling af mødepakker og totalkoncepter møder og konferencer Der er udviklet 5 fokuserede koncepter, hvorfra konkrete produkter/ pakker designes. Der kan fremvises beskrivelse af 5 fokuserede koncepter. Deadline Første eksempel på mødepakke kan fremvises. Deadline Der er udviklet 5 fokuserede koncepter. Side 5

6 Resultatkrav 2.2 Udvikling af koncepter og oplevelsespakker - messer Der er udviklet 4 fokuserede koncepter, hvorfra konkrete produkter/pakker designes. Der kan fremvises beskrivelse af 4 fokuserede koncepter. Deadline: Der er udviklet 4 fokuserede koncepter. Resultatkrav 2.3 Professionalisering af håndtering af totalkoncepter og kunder til totalkoncepter. Resultatkrav 2.4 Profilering af Hernings styrker indenfor møder, konferencer og kongresser. Resultatkrav 2.5 Deltagelse i pilotevents Der er udviklet oplevelsespakker til 4 messer om året. Der kan fremvises beskrivelse af oplevelsespakker. Deadline: , 2013, 2014 og 2015 Der er udviklet et IT system til håndtering af totalkoncepter og CRM. Aftale/faktura fra leverandør kan fremvises. Deadline Der er udviklet en hjemmeside med fokus på Hernings styrker indenfor møder, konferencer og kongresser. Hjemmesiden er tilgængelig. Deadline Et pilotevent understøttes om året i alt 4 pilotevents understøttes i projektperioden. Beskrivelse af pilotevents foreligger. Deadline Mål 3 Nyt system er implementeret. Der er udarbejdet kommunikationsplatform og strategi for Hjemmeside, men siden er ikke tilgængelig online. Hjemmesiden forventes tilgængelig i september Hernings nationale og internationale markedsposition styrkes Der er gennemført et pilotprojekt i forbindelse med Formland Spring Der er videreudviklet på projektet ifm. Formland Autumn Resultatkrav 3.2 Flere internationale gæster til fagmesser Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 3.1 Øge antallet af erhvervsturister Antallet af møder og konferencer i Herning Kommune er steget med 75 % pr. Der er udarbejdet status pr Resultatkravet for 2015 er ikke aktuelt markant gennem flere møder og på nuværende tidspunkt. kongresser Målemetode: Dokumentation for stigning i antal afholdte møder og konferencer i Kongrescentret fremlægges som indikator for den samlede stigning. Deadline med statusopfølgning hvert år pr Der er sket en vækst i antallet af internationale gæster til fagmesser på Målemetode: Dokumentation for stigning i antal internationale gæster til fagmesser fremlægges. Deadline med statusopfølg- Der er udarbejdet status pr Resultatkravet for 2015 er ikke aktuelt på nuværende tidspunkt. Side 6

7 Resultatkrav 3.3 Øget salg, udvikling og opdyrkning af markedet ning hvert år pr Der er udarbejdet markedsføringsmateriale, som synliggør relevante erhvervsturismeprodukter/værdikæder. Eksempel fremvises. Deadline Der er gennemført salgsfremmende aktiviteter på minimum 4 udvalgte workshops/messer/ udstillinger. Deadline Der er gennemført minimum 50 siteinspections. Måles Der er gennemført minimum. 100 siteinspections. Måles Der er gennemført minimum 150 siteinspections. Måles Der er gennemført minimum 200 siteinspections. Måles Der er udarbejdet markedsføringsmateriale, som synliggør relevante erhvervsturismeprodukter/værdikæder. Der er gennemført salgsfremmende aktiviteter på 3 udvalgte workshops/messer/ udstillinger. Der er gennemført mere end 50 siteinspections. Der er gennemført 4 workshops/ konferencer/ virksomhedsbesøg i udlandet. Der er gennemført evaluering af produkt- og salgsindsats. Målemetode: Oversigt over gennemførte siteinspections. Der er gennemført minimum 10 workshops/ konferencer/ virksomhedsbesøg i udlandet. Deadline: Der er gennemført årlige evalueringer af produkt- og salgsindsats. Evalueringer kan fremvises Deadline , 2013, 2014 og Mål 4 Erhvervsturismeaktørerne i Region Midtjylland samarbejder på tværs af produkt og geografi Resultatkrav 4.1 Resultatkrav Målemetode Opfølgning Tværgående samarbejde om udvikling af koncepter og pakker Der er afholdt et informationsmøde, så alle erhvervsturismeaktører med interesse i projektets indsatser har mulighed for Der er afholdt et informationsmøde. Side 7

8 at deltage i projektet. Invitation og deltagerliste kan fremvises. Deadline Der er udviklet tvær-regionalt koncept ifm. HI Wind Energy Denmark. Der kan fremvises eksempler på udviklede koncepter og pakker, hvor erhvervsturismeaktører har samarbejdet på tværs af produkt og geografi. Første eksempel fremvises. Deadline Resultatkrav 4.2 Synliggørelse af relevante leverandører Der er udviklet en IT platform, der samler og synliggør relevante leverandører. Deadline: Platformen indeholder 30 produkter til udvikling af totalpakker. Deadline Platformen indeholder 35 produkter til udvikling af totalpakker. Deadline Der er udviklet og etableret en IT platform, der samler og synliggør relevante leverandører. Der er mere end 30 tilgængelige produkter. Platformen indeholder 40 produkter til udvikling af totalpakker. Deadline Resultatkrav 4.3 Etablering af forretningsnetværk Platformen indeholder 45 produkter til udvikling af totalpakker. Deadline Der er etableret forretningsnetværk for erhvervsturisme. Deadline: De to forretningsnetværk indenfor erhvervsturisme i Midtjylland (drives af VisitHerning og VisitAarhus), sikrer via en formel overenskomst, at samtlige erhvervsturismeaktører (vidensinstitutioner og virksomheder, som har en kommerciel interesse i mødeturismen) i Midtjylland kan optages i ét af de to netværk. Ledelsen af de to netværk etablerer desuden et fast fælles mødeforum, der min. Mødes 2 gange pr. år. Der er afholdt møde i erhvervsturismenetværket i maj Derudover er der afholdt møder med dele af netværket i såvel juni og august Formel overenskomst er udarbejdet. Resultatkravet for 2014 er ikke aktuelt på nuværende tidspunkt. Midtjysk Turisme inviteres med til møderne, som afholdes i disse netværk, hvilket er med til at sikre udbredelsen af Side 8

9 erfaringerne fra Business Relations + i hele regionen. Formel overenskomst kan fremvises. Deadline: Alle aktører i de to netværk indbydes til minimum 4 møder i projektperioden. Deltagerliste kan fremlægges. Deadline: , 2013, 2014 og Mindst 80 % af deltagerne i forretningsnetværket giver i forbindelse med ekstern evaluering udtryk for, at der er et godt samarbejde på tværs af produkt og geografi. Deadline Mål 5 Projektet skal skabe vækst i erhvervsturismen i Region Midtjylland Resultatkrav 5.1 Resultatkrav Målemetode Opfølgning Stigning i antal overnatninger Antallet af overnatninger er steget med Deadline Antallet af overnatninger er steget med Deadline Resultatkravet er ikke aktuelt på nuværende tidspunkt. Resultatkrav 5.2 Direkte vækst i omsætning Resultatkrav 5.3 Øget beskæftigelse Målemetoden for mål er en måling for hele regionen med udgangspunkt i tal vedrørende erhvervsturisme fra TØBBE/ VisitDenmark. Målopfyldelsen måles på regionsbasis jf. samlede vækstmål i resultatkontrakterne for Aarhus og Herning Kommuner vedrørende Business Relations. Jf. bilag. Der er sket en direkte vækst i omsætning på 147, 4 mio. kr. Deadline Der er sket en direkte vækst i omsætning på 186,9 mio. kr. Deadline Beskæftigelsen er øget med 199 årsværk. Deadline Resultatkravet er ikke aktuelt på nuværende tidspunkt. Resultatkravet er ikke aktuelt på nuværende tidspunkt. Side 9

10 Beskæftigelsen er øget med 252 årsværk. Deadline Resultatkrav 5.4 Samlet effekt Der er en samlet effekt af projektet på 299,2 mio. kr. Deadline Der er en samlet effekt af projektet på 379,4 mio. kr. Deadline Resultatkravet er ikke aktuelt på nuværende tidspunkt. 3. Opfølgning på Økonomi TABEL 1 - DET GODKENDTE BUDGET UDGIFTSBUDGET Udgiftsbudget Senest godkendte udgiftsbudget Udgiftskategorier Total Projektansat personale , , , , , ,00 Øvrigt personale , , , , ,00 Eksterne konsulenter/ydelser , , , , ,00 Rejseomkostninger , , , , ,00 Administration** , , , , ,00 Markedsføring mv , , , , , ,00 Ekstern evaluering , , , ,00 Revision , , , , ,00 Total , , , , , ,00 Finansieringsbudget Senest godkendte finansieringsbudget Finansieringskilder i alt Region Midtjylland , , , , , ,00 Kommuner , , , , , ,00 Anden finansiering - I alt , , , , , ,00 Kolonnen vedrørende 2015 er kun en reservation, idet Vækstforum inden udgangen af 2014 skal tage stilling til om der skal gives en konkret bevilling for Side 10

11 TABEL 2 AFREGNEDE UDGIFTER OG MODTAGET FINANSIERING Der er i perioden 2011, 2012 og pr. 1. marts 2013 afholdt udgifter svarende til kr. Udgiftsregnskab Oplysninger om afholdte udgifter pr. 1. marts 2013 Udgiftskategorier Total Projektansat personale , , , ,10 Øvrigt personale , ,00 Eksterne konsulenter/ydelser , , ,48 Rejseomkostninger , , ,60 Administration** ,60 240, ,60 Markedsføring mv , , , ,00 Ekstern evaluering , ,00 Revision , ,00 Total , , , ,78 Finansieringsregnskab Oplysninger om modtaget finansiering pr. 1. marts 2013 Indbetalinger i alt Region Midtjylland , , ,00 Kommuner , , , ,00 Anden finansiering - I alt , , , ,00 TABEL 3 - FORSLAG TIL NYT BUDGET Hvis operatøren har forslag til ændringer af budgettet, udfyldes nedenstående skema med nyt forslag til budget for hele projektperioden. Budgetændringer skal efterfølgende godkendes skriftligt af Region Midtjylland for at være gyldige. Der er udarbejdet forslag til nyt udgiftsbudget, idet uforbrugte midler på knap 2,8 mio. kr. i 2012 ønskes overført til 2013 og De uforbrugte midler skyldes primært en forsinket projektstart i I det nye forslag til budget er der overført knap 1,6 mio. kr. fra 2012 til 2013 og godt 1,2 mio. kr. til De største ændringer i budgettet for 2013 er, at posten Projektansat personale mindskes med knap 1 mio. kr. og posterne Markedsføring mv. stiger med knap 1 mio. kr. og Eksterne konsulenter/ydelser stiger godt 1,3 mio. kr. Baggrunden er, at erfaringerne i projektet har vist, at der på indsatsområdet "Flere internationale gæster til fagmesser" opnås højere effekt ved at lave marketingaktiviteter i udlandet frem for at ansætte personale i egen organisation. Derfor ønsker operatøren at øge marketingindsatsen, herunder opbygge samarbejde med aktører, der kan tiltrække udenlandske gæster. På baggrund af forslaget til nyt udgiftsbudget er der ligeledes udarbejdet forslag til nyt finansieringsbudget. Side 11

12 Driftsbudget Forslag til nyt budget pr. 1. marts 2013 Udgiftskategorier Total Projektansat personale , , , , , ,10 Øvrigt personale , , , , ,00 Eksterne konsulenter/ydelser , , , , ,48 Rejseomkostninger , , , , ,60 Administration** , , , , ,60 Markedsføring mv , , , , , ,00 Ekstern evaluering , , , ,00 Revision , , , , ,00 Total , , , , , ,00 Finansieringsbudget Forslag til nyt finansieringsbudget pr. 1. marts 2013 Finasieringskilder i alt Region Midtjylland , , , , , ,00 Kommuner , , , , , ,00 Anden finansiering - I alt , , , , , ,00 Side 12