Rapportering for 1. kvartal Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa

Transkript

1 Rapportering for 1. kvartal 2015 Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa Luftfoto april

2 Indhold 1. Indledning Kortfattet status Rapportering Byggeriets fremdrift Projektets økonomi Risikovurdering Styringsmanualen Kvalitet og indhold Bilag

3 1. Indledning Denne rapport omhandler kvalitetsfondsprojektet for om- og udbygning af akutsygehuset i Sygehus Sønderjylland, Aabenraa. Projektet er opdelt i Fase 1 og Fase 2. Fase 1 består bl.a. af fælles akutmodtagelse, familiehus, hjertemedicinsk ambulatorium, sterilcentral, modtagekøkken og varemodtagelse. Fase 2 består bl.a. af behandlingsområder med sengestuer og ambulatorier, intensivklinik, laboratorier og kliniske kontorarealer. Kvalitetsfondsprojektet er en del af en større omlægning af Sygehus Sønderjylland, som skal munde ud i en samling af de akutte funktioner i Aabenraa, samt en reduktion af sygehusets størrelse i Sønderborg, der derpå fortsætter som specialsygehus. Sideløbende med kvalitetsfondsprojektets Fase 1 opfører Region Syddanmark, for egne midler, et psykiatrisk hospital på matriklen i Aabenraa. Det projekt er ikke en del af nærværende rapport. Der er dog samarbejdsflader til kvalitetsfondsbyggeriet, i relation til de tekniske sammenbygninger, samt de fremtidige kontaktflader i driften. 2. Kortfattet status Figur 1 Samlet Fase 1 Fase 2 status Økonomi Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Figur 1 viser, at vurderingen af Fase 1 er uændret siden forrige rapportering. Tid og kvalitet er uændret markeret grøn, da projektet er afsluttet og ibrugtaget. Økonomien er fortsat markeret gul, idet der ikke er en afklaring af forholdet omkring krav og modkrav mellem bygherre, rådgiver og entreprenører. Det tyder fortsat på, at der vil kunne overføres minimum 9 mio. kr svarende til de uforbrugte midler fra apparaturrammen i Fase 1 til apparaturrammen i Fase 2. Dette vil dog først kunne ske, når regnskabsresultatet for Fase 1 er opgjort. Økonomi på Fase 2 og den samlede status for kvalitetsfondsprojektet er uændret markeret gul i figur 1. Dispositionsforslaget inkl. anlægsøkonomien for Fase 2, som bliver forelagt til regionsrådets godkendelse den 26. maj 2015, overholder den økonomiske ramme, idet projektet gennemgik nogle besparelser i dispositionsforslaget. Kvartalsrapporten for 1. kvartal 2015 er opdateret i forhold til disse oplysninger. Resultatet af Fase 1 vil dog stadig kunne påvirke Fase 2 økonomien, hvis krav og modkrav i modsætning til bygherres forventning udvikler sig negativt. Da Fase 2 er på et meget 3

4 tidligt stadie, er der stadig flere forskellige muligheder for at finde besparelser i projektet, såfremt det bliver nødvendigt, for at kunne overholde den samlede økonomiske ramme for projektet. Tid på Fase 2 er uændret markeret grøn. Fase 2 overholder den reviderede tidsplan, som forelægges for Regionsrådet den 26. maj 2015 sammen med dispositionsforslaget. I den reviderede tidsplan er den planlagte risikotid forskudt, så den afsluttes den 19. maj 2020 fremfor den Næste planlægningsfase - projektforslaget - er igangsat. De ændrede tidsmæssige forhold i dispositionsforslaget er indarbejdet i denne kvartalsrapport. Kvalitet på Fase 2 er uændret markeret grøn. I forbindelse med dispositionsforslaget blev projektet reduceret med to operationsstuer, men sygehusets driftsorganisation har vurderet, at disse to operationsstuer kan undværes. Risikostyringen i kvartalsrapporten bruges til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter, samt på tid og kvalitet. Der risikostyres ikke længere på Fase 1, da denne fase er afleveret og ibrugtaget. Kvantificeringen af risikobilledet på Fase 2 udgør med udgangen af 1. kvartal 2015 ca. 6,2 mio. kr. I de højest rangerende risici på Fase 2 er der ændringer i forhold til sidste rapportering: Koncepter bliver ikke implementeret som forudsat. Risikoen er ny. Vilkår i ny udbudslov. Risikoen er ny. Er placeringen af heliport korrekt. Risikoen er udgået 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Fase 1 Der er ansat en ny projektchef, som startede den 1. april Der er iværksat en proces omkring nye registrerede mangler. Nye ønsker eller mangler i forbindelse med Fase 1 varetages af sygehusets driftsorganisation og påvirker ikke Fase 1 økonomien. 4

5 Byggeriets samlede fremdrift følger ikke den oprindelige investeringsprofil. Ovenstående S-kurve viser den økonomiske fremdrift for Fase 1 projektet. Overførte midler fra Fase 2 til Fase 1, som blev tiltrådt på regionsrådsmøde den 24. marts 2014, samt risikopuljen, som sundhedsdirektøren har frigivet, indgår i den reviderede S-kurve. Fase 2 Dispositionsforslaget for Fase 2 blev i 1. kvartal 2015 gennemgået af bygherre. Forslagets økonomi overskred rammen pga. forøgelsen af nybyggede arealer i forhold til ombyggede arealer. Projektet har derfor gennemgået nogle justeringer og besparelser. Anvendte ændringer i projektet giver en besparelse på ca. 27,7 mio. kr, beregningen for dette kan ses i change request kataloget. De arealmæssige påvirkninger i forhold til byggeprogrammet, er en reduktion med 703 kvm. ombyggede arealer og en forøgelse på 702 kvm. nybyggede arealer. De væsentligste besparelser i forhold til dispositionsforslaget er: Reduceret bearbejdning af udearealer Kapel forbliver på den nuværende position i stedet for nybyggeri 2 operationsstuer etableres ikke Altaner reduceres i størrelse Produktionsapotek forbliver i Sønderborg Ifølge tidsplanen skulle dispositionsforslaget ikke have været forelagt for regionsrådet men afvente projektforslaget. På grund af de nødvendige besparelser i projektet, bliver dispositionsforslaget forelagt regionsrådet til godkendelse den 26. maj Dispositionsforslaget indeholder en revideret tidsplan, som bl.a. indeholder en forskydning af risikotiden på ca. 1,5 måneder, hvilket betyder, at den planlagte risikotid nu afsluttes den 19. maj 2020 frem for den 31. marts Disse oplysninger er indarbejde i denne 5

6 kvartalsrapport. Der var i rammetidsplanen et overlap mellem udførelsestid og risikotid, dette er nu korrigeret så risikotiden ligger efter endt udførelse. Risikotiden vil I kommende faser blive bearbejdet yderligere, så den vil blive implementeret i forbindelse med udførelses- og projekteringsopgaver. Der er endvidere nogle mindre justeringer i tidsplanen, hvilket er indarbejdet i bilag 1. Tid er uændret markeret grøn. Projektforslaget er under udarbejdelse, og vil blive behandlet af styregruppen i maj Der blev i februar afholdt en risikoworkshop med detagelse af relevante personer fra sygehusets driftsorganisation, rådgivere samt projektafdelingen. Formålet med workshoppen var at identificere risici i en bredere kreds af interessenter i projektet. Der bliver i løbet af efteråret afholdt en opfølgende workshop. Der blev den 18. februar 2015 fra Naturstyrelsen givet dispensation for en helikopterlandingsplads på den ønskede placering ud for skadestuen. Dispensationen giver tilladelse til at højderegulere træerne i fredsskoven, så helikopterlandingspladsen kan anlægges i den ønskede kote, minimum kote 76. Der arbejdes med etablering af samlet 370 parkeringspladser. Disse bliver placeret to forskellige steder på sygehusets grund. Det forventes, at parkeringspladserne vil være klar til ibrugtagning i 3. kvartal I 1. kvartal arbejdede sygehuset med en analyse af logistikkoncepterne, herunder hvordan man ved hjælp af bl.a. lagerrobotter kunne optimere sygehusets logistik i de tildelte arealmæssige rammer. Analysen er mundet ud i det resultat, at de samlede fysiske rammer på Fase 1 og Fase 2 er tilstrækkelige. Der skal arbejdes videre med at finde mulige løsninger inden for bl.a. lagerstyring/lagerautomatik. Ovenstående S-kurve viser den økonomiske fremdrift for Fase 2 projektet. 6

7 Ovenstående S-kurve viser byggeriets økonomiske fremdrift for hele projektet i Aabenraa. 3.2 Projektets økonomi Fase 1 Den økonomiske ramme er på 580,6 mio. kr. Projektets økonomi er angivet gul i figur 1, hvilket i forhold til rapporteringen for 4. kvartal 2014 er uændret. Der er iværksat undersøgelser vedrørende muligheden for at rejse krav mod totalrådgiver, for mangelfuld byggeledelse samt for projektmangler og projektfejl. De foreløbige juridiske vurderinger viser, at der er mulighed for at rette et ikke-ubetydeligt erstatningskrav, såvel som et krav om honorarreduktion mod totalrådgiver. Totalrådgivers advokat har via brev dateret den 27. marts 2015 meddelt at totalrådgivers samlede udestående krav imødeses betalt. Der er endnu ikke fremsendt nærmere oplysninger vedrørende opgørelsen, men der er en formodning om at det indeholder en del af totalrådgivers honorar, som for indeværende er tilbageholdt af bygherre. Bygherre vurderer hvor stor en del af det anerkendte krav på betaling der kan tilbageholdes. Bygherres skøn omkring krav og modkrav i forhold til totalrådgiver og entreprenører viser fortsat, at resultatet vil falde ud til bygherres fordel. Der er sket en yderligere bearbejdning i forbindelse med de juridiske vurderinger. Efter vurderingerne er krav og modkrav opdateret hvilket viser en udvikling i bygherres favør, der er b.la. blevet optimeret i forhold til RCMS sagen, samt bygherres krav imod totalrådgiver. Der er indledt en voldgiftssag om udførelsen af RCMS-anlæg mod bygherre. Sagen drejer sig om, at bygherre i udbudsmaterialet har beskrevet en eltavle-løsning (RCMS), som entreprenøren ikke ville levere under henvisning til, at løsningen er ulovlig. Entreprenøren har i stedet leveret en HPFI-løsning, som var dyrere at lave. På den bagrund har entreprenøren krævet ca. 2 mio. kr. 7

8 Den juridiske vurdering er, at entreprenøren ikke vil kunne opnå medhold i sit rejste krav. Sagen er dog behæftet med en procesrisiko hvorfor den også indgår i beregningen af krav og modkrav. Det økonomiske billede på Fase 1 er ultimo marts 2015 en reserve på ca. 0,6 mio. kr. ekskl. reserven på apparaturrammen, men inkl. det skønnede resultat af krav og modkrav. Den sidste mangeludbedring som påvirker projektet pågår, disse forventes at kunne dækkes af den økonomiske ramme på Fase 1. Udgifterne til apparatur i Fase 1 forventes at blive minimum 9 mio. kr. mindre end budgetteret. Et mindre forbrug på apparaturrammen i Fase 1 vil dog betyde et større forbrug til apparatur i Fase 2, da projektet samlet set skal anvende minimum 200 mio. kr. (2009-PL) til apparatur, jf. tilsagnsbetingelse fra staten. Når regnskabet for Fase 1 er afsluttet, vil overskuddet fra apparaturrammen blive flyttet til Fase 2. Der er givet tilsagn om nogle donationer til etablering af et udendørs fristed (legeplads) i forbindelse med Familiehuset. Alt etableringsarbejdet skal finansieres via ekstern finansiering. Arbejdet forventes at koste ca. 5 mio. kr. og der er indtil videre givet tilsagn om samlet kr. fra Tryg Fonden og Spar Nord Fonden. Fase 2 Den økonomiske ramme for Fase 2 er uændret i forhold til afrapporteringen for 4. kvartal 2014 på 701,5 mio. kr. Dispositionsforslaget bliver forelagt Regionsrådets til godkendelse den 26. maj 2015, oplysningerne er indarbejdet i denne kvartalsrapport. I forbindelse med udarbejdelsen af dispositionsforslaget var det pga. budgetoverskridelser nødvendigt at finde en del besparelser, og der blev i den forbindelse taget udgangspunkt i change request kataloget. Besparelserne blev prioriteret ud fra den lavest mulige påvirkning af funktionen af det færdige sygehus. Flere informationer kan findes under 3.5 Kvalitet og indhold. Dispositionsforslaget, som bliver forelagt for regionsrådet den 26. maj 2015, indeholder et nyt change request katalog med yderligere økonomiske besparelsesmuligheder. Listen anviser ca. 49 mio. kr. i mulige besparelser og beløbet indgår i skema 2. Den nye change request liste er indarbejdet i skema 2. Det vurderes, at Fase 2 økonomien fortsat er gul, jf. figur 1, idet projektet er i projektforslagsfasen, hvor projektet tilrettes med hensyn til areal, kvalitet og funktion. Økonomien er fortsat under observation på grund af usikkerheden omkring resultatet af Fase 1, om end den økonomiske ramme for Fase 1 ser ud til at kunne overholdes. Det tyder stadigt på, at der vil kunne overføres uforbrugte midler fra apparaturrammen i Fase 1 til apparaturrammen i Fase 2. Der skal samlet for Fase 1 og Fase 2 anvendes minimum 200 mio. kr. (2009-pl) på apparatur, jf. tilsagnsbetingelserne. 8

9 Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Løbende priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift Delprojektoversigt Oprindeligt budget* Korrigeret budget** Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Fase 1 527,1 580,6 560,7 17,6 2,3 580,6 0,0 100% 100% Fase 2 690,6 701,5 31,3 49,4 620,8 701,5 0,0 5% 4% Projektafdeling inkl. feriepenge 41,4 42,6 17,6 0,0 24,9 42,6 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 1 11,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 2 35,9 37,2 0,0 0,0 37,2 37,2 0,0 Reserve til prisregulering 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 I alt investeringsramme 1.306, ,8 609,6 67,0 685, ,8 0,0 46% * Udbetalingsanmodning (oprindeligt pl-indeks) ** Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. Mio. kr. Planlagt færdiggør elsesgrad Realiseret færdiggør elsesgrad pct. Forbruget på Fase 1 for 1. kvartal 2015 viser et mindre forbrug end forudsat i 4. kvartal Det skyldes at der er en juridisk proces i gang mod bl.a. rådgiver, samt at der stadig er en del faktureringer der endnu ikke er modtaget. Realiseret færdiggørelsesgrad for en samlet Fase 2 er ca. 4 %. Denne vurdering er foretaget af bygherre ud fra anviste beløb samt afsluttede arbejder. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Løbende priser I alt I alt Andel Status 09-pl af hvis total, relevant pct. Mio. kr. PL indeks 100,00 101,00 102,82 105,39 106,55 107,40 108,80 108,80 108,80 108,80 108,80 108,80 Delprojektoversigt Fase 1 0,6 13,2 25,9 90,8 206,3 214,7 29,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 580,6 545,3 43,1% 0 Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 21,7 31,7 5,2 140,3 249,0 150,0 102,2 701,5 645,0 51,0% 0 Projektafdeling 0,0 2,2 4,6 2,3 3,9 3,9 4,1 4,3 4,5 4,5 4,5 3,9 42,6 39,7 3,1% Reserve til reigionsrådets disposition fase 1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Reserve til reigionsrådets disposition fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,1 10,0 10,0 10,1 37,2 34,2 2,7% Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% I alt investeringsramme 0,6 15,4 30,5 93,1 211,4 240,3 64,9 9,5 151,9 263,5 164,5 116, , ,2 100,0% - heraf IT, udstyr, apparatur 0,0 0,0 0,1 0,2 4,5 44,1 20,5 0,0 0,0 38,6 80,0 29,0 216,9 200,0 15,8% - heraf change requests 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 49,0 0,0 0,0 0,0 49,0 45,0 3,6% - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 0,0 20,0 27,7 20,1 68,8 63,2 5,0% Reserven på Fase 1 er ændret fra 1,6 kr. til 0,6 mio. kr. I forbindelse med dispositionsforslaget er der sket en yderligere bearbejdning af change request listen, som nu udgør 49 mio. kr. 9

10 3.3 Risikovurdering Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Fase 2 95 Forskel i Bygge og PL-indeks Uændret Uændret Uændret 98 Koncepter bliver ikke implementeret som forudsat Ny Ny Ny 84 Kan stram tidsplan overholdes Uændret Uændret Uændret 90 Fejl og mangler i grænseflader mellem fag Uændret Uændret Uændret 96 Svigtende opretholdelse af sygehusets drift Uændret Uændret Uændret 124 Vilkår i ny udbudslov Ny Ny Ny Vurderinger: Forbedret, uændret og forværret i forhold til sidste afrapportering, vurderinger foretages af projektafdelingen Farveskala: I forhold til beskrivelsen i generelle principper for kvartalsrapportering, og jf vurdering i bilag 3 Ny = ny som punkt under risiko i afrapporteringsregi Risikostyring er en del af den daglige styring, og medvirker til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter. Tid og kvalitet indgår i den samlede vurdering af risici, men der er fra bygherres side mest fokus på den økonomiske konsekvens, hvorfor prioritering sker ud fra en vurdering af denne parameter. Nye risici, i forhold til sidste rapportering Fase 2 Koncepter bliver ikke implementeret som forudsat Der har været problemer med nogle driftskoncepter for Fase 1, da de ikke har kunne implementeres som forudsat under projekteringen. Vilkår i ny udbudslov Den nye udbudslov med forventet ikrafttræden den 1. oktober 2015 vil påvirke tidsplanen. Risici der ikke rapporteres i denne rapportering Fase 2 Er placering af heliport korrekt Der er givet dispensation fra Naturstyrelsen omkring placering på det ønskede sted, hvorfor risikoen ikke længere er relevant. Uddybning og økonomiske konsekvenser af risici Siden afrapporteringen for 4. kvartal 2014 er kvantificeringen af hver enkelt risiko blevet opdateret. Det er sket i vurderingsarket. Kvantificering af risici sker i denne rapport ensartet, det vil sige at der er gennemført en sandsynlighedsvurdering pr. risiko, som er sammenholdt med middeltallet for den højeste og laveste økonomiske risiko. Det samlede risikobillede viser gennem den beregning, at der er risici for 6,2 mio. kr. på Fase 2. Beløbet forventes at kunne indeholdes i reserven til projektet. 10

11 Der er sket en opjustering af beløbet i forhold til 4. kvartal 2014 fra ca. 4,9 mio. kr. til 6,2 mio. kr. Dette skyldes at der er sket en videre bearbejdning af risikoregisteret, hvilket opfattes som en naturlig udvikling i forbindelse med granskning af et projekt. FASE 2 1. Forskel i udviklingen i byggeomkostningsindekset og PL-indekset Siden opstarten af kvalitetsfondsprojekterne har der været en lavere stigning i Pris- og Løn indekset, der regulerer budgettet end i byggeomkostningsindekset, der regulerer udgifterne til håndværkere og totalrådgiver. Det kan have store økonomiske konsekvenser for Fase 2 hvis det fortsætter i den resterende projektperiode. Tiltag: Det vurderes ikke muligt for projektet at ændre indekseringsmetoden, da denne er fastsat af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Derfor skal der i byggeregnskabet og budgettet for Fase 2 tages hensyn til evt. negative påvirkninger i forbindelse med indeksreguleringer. Såfremt risikoen indtræffer i form af difference mellem de to indeks, vurderes den at koste mellem kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på kr. 2. Koncepter bliver ikke implementeret som forudsat Sygehus Sønderjylland har udarbejdet nogle driftskoncepter, som skal implementeres, når nybyggeriet/fase 2 skal tages i brug. Driftskoncepterne skal implementeres i organisationen, for ikke at give problemer i den kommende ibrugtagning af byggeriet. Ændringer i koncepterne under projekterings- og udførelsesfasen kan have økonomiske konsekvenser for byggeprojektet, såfremt det medfører behov for at ændre i byggeprojektet. Koncepterne blev udført i forbindelse med udarbejdelsen af byggeprogrammet på Fase 1, dette skete for at skabe overordnede løsningsprincipper i forbindelse med de visioner der er for sygehusets fremtidige drift. Koncepterne omfatter i fase 2 primært: Plejekoncept Logistikkoncept Tiltag: Der foretages løbende dialog med driftsorganisationen og projektledelsen omkring håndteringen og implementeringen af koncepterne. 11

12 Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på kr. Beløbet skal dække det projektet påvirkes med ved ændringer. 3. Kan stram tidsplan overholdes Totalrådgiver har i forbindelse med kontraktforhandlingerne/udførelsen af helhedsplanen vurderet at der vil komme tidsforskydninger i byggeperioden i forhold til udbudstidsplanen. Tiltag: Der udbydes et antal fremskudte projekter, som udføres eller opstartes inden hovedprojektet. På den måde kan der optimeres på tidsplanlægningen gennem mindre udbud, som ikke er afhængige af bindinger til hovedprojektet, som er planlagt til at starte op i Planlægningen sker i samarbejde mellem bygherre og totalrågiver, og der vil i de kommende faser ske en yderligere bearbejdning af tidsplanlægningen. Der udføres en nøje tidsstyring af delprojekter og hovedprojektet og rådgiver gøres opmærksom på, at der skal afsættes tilstrækkelige ressourcer til håndtering af tidsstyringen i udførelsen. I tidsplanen indarbejdes et antal sanktionsgivende mellemterminer, og det overvejes at indarbejde risikotiden i de enkelte entrepriser. På den måde har man nogle milepæle at tidsstyre efter, som kan bruges juridisk overfor entreprenørerne. Tidsplanen vil i den videre bearbejdning af projektet blive opdateret, for at sikre et fornuftigt flow i arbejderne, men indtil dette sker betragtes tidsplanen stadig som værende stram. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift vurderes den at koste mellem kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på kr. Risikoen bliver viderebearbejdet i den fremadrettede proces. Der vil ske en yderligere bearbejdning af risikoen i forhold til den kommende fase, herefter vil økonomien blive videre bearbejdet. 4. Fejl og mangler i grænseflader mellem fag Det kan opstå fejl og mangler i projektering mellem de enkelte fag. Dette kan blandt andet skyldes usikkerhed om, hvilke fag der har hvilke opgaver indeholdt, da grænsefladerne kan være svære at gennemskue. Konsekvensen er at der, såfremt ingen tiltag iværksættes, vil kunne komme store omkostninger og forsinkelser i udførelsesfasen. Det er en risiko som har vist sig meget aktivt på Fase 1. Tiltag: Der skal være stor opmærksomhed fra rådgivere i projekteringen. Endvidere skal bygherre selv foretage en kvalitetssikring af det endelige projektmateriale, hvilket bl.a. kan ske gennem ekstern rådgiver der udfører granskning og stikprøvekontrol. 12

13 Såfremt risikoen indtræffer, i form af forsinket fremdrift, vurderes den at koste mellem kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på kr. Denne risiko bliver bearbejdet i den fremadrettede proces. 5. Svigtende opretholdelse af sygehusets drift Sygehuset kan påvirkes af byggearbejder, hvorfor der kan komme driftsforstyrrelser. Konsekvensen er at der vil kunne komme stop i arbejdsflowet, hvilket vil påvirke kvaliteten for brugerne. Stop i arbejdsflow vil kunne påvirke byggesagens økonomi og tidsstyring i negativ retning. Tiltag: Der udarbejdes en kontaktplan for hvem der skal kontaktes, hvis kritiske forhold indtræffer. Der skal ske en løbende koordinering mellem driften og byggeledelsen i tidsplanlægningen. Såfremt risikoen indtræffer, i form af forsinket fremdrift, vurderes den at koste mellem kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på kr. Risikoen er relevant indenfor det kommende år, da sygehusets drift skal inkluderes i den videre bearbejdning af projektet. 6. Vilkår i ny udbudslov Der kommer ny udbudslov som formodes at træde i kraft 1. oktober Konsekvensen er at den vil kunne påvirke tidsplanen, da prækvalitfikation ikke som forudsat, må køre parallelt med hovedprojektsfasen. Tiltag: Der kan udføres fremskudt udbud på byggegruben, så jordarbejde er udført inden foråret 2017 hvilket sikrer imod vinterproblematikken. Såfremt risikoen indtræffer, i form af forsinket fremdrift, vurderes den at koste mellem kr. og kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer givet det et vægtet beløb på kr. Den økonomiske konsekvens skyldes mulige ændringer i kontraktforholdet med rådgiver. 3.4 Styringsmanualen Styringsmanualen for Akutsygehus, Aabenraa er sidst opdateret ultimo 2013 og godkendt af regionsrådet den 20. januar

14 3.5 Kvalitet og indhold Der arbejdes til stadighed på at gennemføre byggeprojektet i tråd med tilsagnet om støtte fra Kvalitetsfonden, så gevinster og funktionskrav realiseres. Der er i dispositionsforslaget for Fase 2 foretaget følgende funktionsmæssige besparelse i projektet i forhold til byggeprogrammet: To operationsstuer indrettes ikke. Sygehus Sønderjylland har vurderet, at de nuværende 9 operationsstuer er tilstrækkelige for de samlede akutsygehus. Dispositionsforslaget indeholder desuden en funktionsmæssig justering i forhold til byggeprogrammet: En sengestue er konverteret til et ambulatorierum. Der er et behov for at få et dagshospital for sklerose- og hjertemedicinske patienter, hvilket ikke var indeholdt i byggeprogrammet. Kvalitet er uændret markeret grøn i figur 1, da der ikke er foretaget reduktion i den kliniske kapacitet i forhold til behovet. 14

15 4. Bilag Bilag 1 tidsmæssig fremdrift J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Fase 1 Godkendelse af licitationsresultat (afsluttet) Status Kontraktindgåelse (afsluttet) Udførelse (afsluttet) Risikotid (afsluttet) Fase 2 Udbudsproces (afsluttet) Projektkonkurrence (afsluttet) Planlægning Entrepriseudbud Udførelse Risikotid Note Risikotiden ligger nu efter endt udførelse, dette skyldes bearbejdningsgraden af projektet. I kommende faser vil risikotiden fordeles i forbindelse med risikofyldte faser af byggeriet eller projekteringen. 15

16 Bilag 2: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Fkt Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering Kvalitetsfondsprojekter, fælles Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Fkt Sygehus Sønderjylland Sygehus Lillebælt Total Forventet forbrug mio. kr. 2. kvartal kvartal kvartal kvartal 2016 Pl-indeks 108,8 108,8 108,8 108,8 Sygehus Lillebælt, Kolding 73,6 76,7 65,9 95,7 Sygehus Sønderjylland, Aabenraa 5,2 13,1 5,2 5,2 Total 78,8 89,8 71,1 100,9 Der er frigivet midler ( ) vedr. Sygehus Sønderjylland og Sygehus Lillebælt pr. 20. april 2015 på henholdsvis kr ,83 og ,47. Der er frigivet kvalitetsfondsmidler ( ) vedr. Sygehus Sønderjylland og Sygehus Lillebælt pr. 20. april 2015 på henholdsvis kr ,23 og ,88. 16

17 Bilag 3 risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Konsekvens Nr. ID Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Fase Forskel i Bygge og PL-indeks Koncepter bliver ikke implementeret som forudsat Kan stram tidsplan overholdes Fejl og mangler i grænseflader mellem fag Svigtende opretholdelse af sygehusets drift Vilkår i ny udbudslov Sandsynlighed:vurder på skala fra 0-4 Konsekvens: vurder på skala fra 0-4 Diverse risici: Risicien sættes til et skønnet beløb uden anvendelse af vurderingsark 17

18 Bilag 3.B - Vurdering af konsekvens Vurdering af konsekvens Tidsplan Økonomi Kvalitet Der er ingen forsinkelse Der er ingen ekstra udgift Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger under 1 måned under 2 måneder under 4 måneder Over 4 måneder eller kritiske ibrugtagelsesdato bliver overskredet under kr. under kr. under 6 mio. kr. over 6 mio. kr. Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Kvalitet er her defineret som: Fleksibilitet i byggeriet Patientsikkerhed og patientforhold Bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse Tryk her Vurdering af sandsynlighed Forekomst Vil aldrig indtræffe Indtræffer hver 10. gang eller sjældnere Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Eksempel: Løsningen bliver ikke bedre end løsningen end i det gamle sygehus Indtræffer hver 5. gang eller sjældnere Indtræffe hver 2. gang eller sjældnere Indtræffer næsten hver gang Vurdering af konsekvens Påvirkning på Ingen betydning mennesker (PPM) for mennesker Risikoen kan have en lille betydning for mennesker. Det vil dog ikke kunne give anledning til kritiske situationer. Ikke behov for tiltag. Risikoen har en betydning for mennesker, og kan give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag iværksættes i fht. arbejdsgange, udstyr og/eller værnemidler. Der er ikke øget beredskab i forhold til aktiviteten. Risikoen har væsentlig betydning for mennesker. Det vil give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag til beskyttelse og risikostyring iværksættes straks. Der iværksættes øget beredskab og fokus i hele forløbet Risikoen har væsentlig betydning for mennesker, og medfører alvorlige kritiske situationer. Arbejdet standses indtil en løsning er fundet. Der fastholdes øget beredskab og fokus på området under hele forløbet 18

19 Bilag 4 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt År Støttekurve Oprindelig Akk. Investerings profil (mio. kr.) Pct. af total Revideret Akk. Investerings profil (mio. kr.) Pct. af total Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. Af total ,0% 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 1 1 0,0% 0,6 0,0% ,3% 0,0% 4,5 0,3% 8 0,0% 8,3 0,6% 12 0,0% 12,2 0,9% ,0% 16,0 1,2% ,8% 0,0% 23,6 1,8% 31 0,0% 31,3 2,4% 39 0,0% 38,9 3,0% ,0% 46,5 3,6% ,6% 0,0% 57,0 4,4% 152 0,0% 80,7 6,2% 204 0,0% 104,6 8,0% ,0% 139,6 10,7% ,1% 0,0% 189,7 14,5% 395 0,0% 216,7 15,9% 464 0,0% 295,6 21,7% ,0% 351,0 25,8% ,4% 0,0% 400,6 29,4% 568 0,0% 481,5 35,4% ,3% 548,9 40,3% ,4% 591,2 43,4% ,0% ,8% 609,6 44,8% ,7% ,2% ,2% ,1% ,6% ,7% ,8% ,9% ,6% ,7% ,5% ,2% ,0% ,2% ,9% ,7% ,6% ,4% ,3% ,4% ,4% ,4% ,5% ,0% ,6% ,7% ,9% ,0% 19

20 Bilag 4.1 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Fase 1 År Oprindelig investerin gsprofil Revideret Investerin gsprofil Pct. af total Pct. af total Akkumule ret forbrug Pct. af total ,0% 0,0% 0 0,0% 0 0,1% 0,0% 0 0,1% 0 0,1% 0,0% 0 0,1% 1 0,1% 0,0% 1 0,1% ,7% 0,0% 4 0,7% 7 1,4% 0,0% 7 1,4% 10 2,0% 0,0% 10 2,0% 14 2,6% 0,0% 14 2,6% ,8% 0,0% 20 3,8% 27 5,1% 0,0% 27 5,1% 33 6,3% 0,0% 33 6,3% 40 7,5% 0,0% 40 7,5% ,9% 0,0% 49 9,4% ,2% 0,0% 72 13,7% ,5% 0,0% 96 18,3% ,8% 0,0% ,8% ,5% 0,0% ,0% ,1% 0,0% ,3% ,8% 0,0% ,6% ,4% 0,0% ,0% ,6% 0,0% ,0% ,7% 0,0% ,3% ,9% 0,0% ,3% ,0% ,0% ,9% ,0% ,8% ,6% 20

21 Bilag 4.2 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Fase 2 År Støttekurve Oprindelig Akk. Investerings profil (mio. kr.) Pct. af total Revideret Akk. Investerings profil (mio. kr.) Pct. af total Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. Af total ,0% 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0 0,0% 0,0 0,0% ,0% 0,0% 0,0 0,0% 1 0,0% 0,0 0,0% 1 0,0% 0,0 0,0% 1 1 0,0% 0,0 0,0% ,2% 0,0% 0,0 0,0% 2 0,0% 0,0 0,0% 2 0,0% 0,0 0,0% 3 3 0,0% 0,0 0,0% ,9% 0,0% 3,5 0,5% 24 0,0% 3,5 0,5% 34 0,0% 14,5 2,1% ,0 3,3% 23,0 4,5% ,3% 31,3 4,5% 31,3 4,5% 55 36,4 5,2% 60 49,5 7,1% ,7 7,8% ,5% 59,9 8,5% 92 59,9 8,5% ,9 8,5% ,9 8,5% ,1% 95,0 13,5% ,1 18,5% ,2 23,5% ,2 28,5% ,2% 266,1 37,9% ,0 47,3% ,9 56,7% ,2 64,0% ,0% 490,4 69,9% ,5 75,8% ,6 81,6% ,2 85,4% ,0% 628,3 89,6% ,3 93,7% ,4 97,8% ,5 100,0% 21