Fra ledelsen: Universitetsdirektør Jørgen Honoré og Vicedirektør for Koncern-økonomi Antonino Castrone og Vicedirektør for HR & O Niels B. Wendelboe.

Transkript

1 KØBENHAVNS UNIVERSITET CSU MØDEREFERAT GODKENDT 23. APRIL 2010 Forum CSU HR OG ORGANISATION Møde afholdt: 23. april 2010 kl. 10:00 12:00 Sted: Udvalgsværelse 4 Referent: Til stede: Martin Dahl Nielsen Fra ledelsen: Universitetsdirektør Jørgen Honoré og Vicedirektør for Koncern-økonomi Antonino Castrone og Vicedirektør for HR & O Niels B. Wendelboe. KØBENHAVNS UNIVERSITET NØRREGADE KØBENHAVN K TLF DIR mdni@adm.ku.dk Fra medarbejdersiden: Karen Boesen (næstformand), Birgitte Wilkens, Signe Møller Johansen, Michael Holm, Uffe Bo Petersen og arbejdsmiljørepræsentant Birgita Østeraas. Afbud: Kristine Ellegaard-Jørgensen og arbejdsmiljørepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant Tore Friis. Desuden deltog Peter Lintrup fra Koncern-økonomi, Indkøbskontoret (punkt 3.2). 1. Godkendelse af dagsorden Niels Wendelboe spurgte til punktet virksomhedsaftale, som ifølge sidste referat burde være på dagsordenen på dette møde. Jørgen Honoré fortalte at punktet ikke er på dagsordenen til dette møde på grund af tidspres. Punktet vil blive taget op i CSU hurtigst muligt, på ét af de kommende møder. Dagsordenen blev herefter godkendt.

2 2. Godkendelse af referat fra sidste CSU-møde den 26. februar 2010 Referatet blev godkendt uden bemærkninger. SIDE 2 AF 8 3. Meddelelser Velkommen til: Birgitte Wilkens, der afløser Karen-Marie Ellersgaard i CSU, som ny næstformand i TAT. Birgitte sidder i CSU som stedfortræder for tillidsmand Ditlev Jan-Finn Ditlevsen; Birgita Østeraas, der afløser Helle Thaysen som arbejdsmiljørepræsentant i FA; Michael Holm, som er ny suppleant for Arne Strøm (PROSA) Siden sidst Der har lige været bestyrelsesmøde, hvor årsregnskab for 2009 samt revisionsprotokoller blev godkendt. Generel tilfredshed med 2009: fremgang på eksterne indtægter og uddannelsesindtægter. Dog to negative oplevelser: Fyringsrunde og skred i budgettet i Q Kantineudvalg, orientering v. Peter Lintrup Peter Lintrup har fået opgaven tilbage. Et eventuelt nyt udbud af kantinedriften i FA skydes til tidligst 2011 på grund af mange andre opgaver. Oprettelse af en brugergruppe/kantineudvalg har tit været på tegnebrættet, og nu er planerne endelig blevet realiseret. FA s samarbejde med kantinen kan deles op i fire hovedaktiviteter: Almindelig kantinedrift, frokost til FA s (og JURAs) medarbejdere. Forplejning til PUMA kurser Forplejning til møder. Forplejning til fester. Brugergruppen repræsenterer brugere indenfor de fire hovedaktiviteter, og består af: Formand John Martinsen (DIR.SEK), Elsebeth Bech (PUMA), Helle Thaysen (KOM), Karen Sørensen (US), Lene Purkær Brogaard (KOM), Lisbeth Fibæk (REK.SEK), Lissen Collatz Dræby (ØKO) og Peter Lintrup (ØKO). Desuden er Johan Crone fra BYG tilknyttet efter behov ift. bygningsanvendelse. Gruppens ansvarsområder er delt således op, at kontraktforhold ordnes mellem John Martinsen/Peter Lintrup og kantinen, mens øvrige forhold ordnes mellem brugerrepræsentanterne og kantinen.

3 Det er blevet bestemt, og aftalt med kantinen, at hvis der er over 25 kursister, skal de bespises i Munkekælderen kl. 12 (uden ekstra betaling). Desuden skal kasseapparatet flyttes væk fra disken, og det skal være muligt at betale sin frokost i løbet af formiddagen, for at undgå de lange køer/det store tidsspild. Kantinen vil prioritere en mand til at kontrollere kvitteringer (hvilket vurderes at kunne tjene sig selv ind, da optællinger desværre viser, at der er en del der snyder sig udenom at betale). En model med klippekort eller betaling for flere dage ad gangen i kantinen blev foreslået, for at kunne spare yderligere medarbejdertid. Lokalebookingsystemet giver desværre ofte store problemer. En brugergruppe har testet et nyt system, som Eurest bruger andre steder. Det lader til at virke, og noget tyder på at vi ender med at skifte system. Næste møde i Kantineudvalget er mandag d. 26. april. SIDE 3 AF 8 Martin Dahl Nielsen sørger for indlæg om kantineudvalget til NytFA Cykelstativer og Magnoliagården, orientering Plan & Byg har i 2009 fået udarbejdet en plan for udskiftning og supplering af cykelstativerne i Firkanten, og der er opsat nye cykelstativer i gården mellem Magasinbygningen og Fiolbiblioteket. Jørgen Honoré kunne fortælle, at der er flere cykelstativer på vej, samt at der vil blive opsat nye borde/bænke i Magnoliagården. Vedr. placering af askebægere v. Museumsbygningen Arbejdsmiljørepræsentant Birgita Østeraas spurgte til, om man i FA havde planer om at lave bedre forhold for rygerne? Ud over at det en gang imellem ser ud til at være koldt/vådt at være ryger, så er der problemer med placeringen af askebægere v. Museumsbygningen. Askebægerne er placeret umiddelbart under vinduer til nogle af Personalesektionens kontorer, og de føler sig generet af indsivende røg, især i sommerhalvåret. Under arbejdsmiljørunderingen i forbindelse med APV, blev det besluttet, at gøre noget ved problemet, og finde en ny placering til askebægerne, som er acceptabel for både rygere og ikke rygere. Da KU ikke understøtter rygning, betyder dette dog ikke, at der laves særlige faciliteter for rygerne. Antonino Castrone er tovholder på sagen Gratis kurser for HK-medarbejdere i engelsk og interkulturel forståelse (orientering) Fristen for tilmelding var 20. april. Der er over 200 tilmeldte, hvilket er meget positivt.

4 4. Økonomi 4.1. Budget 2010, herunder status efter Q1 På grund af universitetets økonomiske situation, udsendte Rektor og Universitetsdirektøren den 9. april 2010 et brev til alle enheder på KU (CSUbilag 3). Det er ganske afgørende at KU holder det budgetterede for 2010, og det er derfor besluttet, med umiddelbar virkning og indtil videre at iværksætte følgende (uddrag fra brevet): SIDE 4 AF 8 Der etableres kvalificeret ansættelsesstop i alle enheder på KU. Dette indebærer i praksis, at alle beslutninger om opslag/besættelse af stillinger skal vurderes i ledelseslaget over hvad der er normal praksis. Der indføres kvalificeret dispositionsbegrænsning i alle enheder på KU. Dette indebærer, at alle større dispositioner (f,eks. større indkøb, administrative projekter, udviklings-programmer osv.) skal godkendes på det ovenliggende ledelsesniveau. Vi har ikke ønsket at fastsætte bestemte beløbsgrænser for dispositionsbegrænsningen, men baserer os på den enkeltes dømmekraft i sagsbehandlingen. Samtidig anmodes alle på universitetet om at udvise ekstraordinær tilbageholdenhed også ved mindre dispositioner, indkøb og angående det daglige energiforbrug. Vi skal understrege, at de ovennævnte foranstaltninger ikke sigter på at bremse aktiviteter, der finansieres via eksterne midler. Status efter Q1 Q1-prognosen udviser p.t. et underskud på ca. 21 mio., som er et underskud ca. 3 mio. mindre end oprindeligt budgetteret, hvilket er positivt. Budget 2010 skal holdes. (den endelige prognose er efterfølgende justeret til et underskud på 24,7 mio. kr., som er et underskud på 1,9 mio. mindre end oprindeligt budgetteret) Orientering om budget 2011 for FA Budgetgennemgangen ( Budget 0 ) kører allerede nu, dvs. tidligere end normalt. Dette skyldes, at KUs ledelse ønsker et overblik hurtigt, for at kunne styre, at FA ikke koster for meget i forhold til fakulteterne (når pengene fordeles, får FA før fakulteterne). Der er tidsfrist for indmelding 4. maj. Et endeligt budgetforlæg 2011 for FA vil foreligge primo juni. Der arbejdes på, at 2011 kommer til at koste det samme som Signe Møller Johansen fortalte, at det skaber utilfredshed/mumlen i krogene, at der, kort efter fyringsrunden, ansættes nye medarbejdere også selvom de ansættes i midlertidige stillinger i forbindelse med nye projekter. Dette er dog rigtigt svært at forklare. Jørgen Honoré var enig i at det ikke er let at forklare. Nogle projekter skal køre, og der er sat penge af direkte til det. Han lovede, at hvis US eller andre ønsker det, vil ledelsen meget gerne prøve at forklare situationen bedre. Le-

5 delsen vil også meget gerne have at vide, hvis nogen synes noget gøres forkert. Alle i FA oplever lige nu, at vi får flere opgaver, og vi er færre om dem. Generelt set bliver der ikke sat store projekter i gang nu, da vi pt. har projekt-overload. Mht. budget 2011 er det en hårfin balance mellem udvikling og driftsopgaver. Det er vigtigt at balancen holdes. Michael Holm spurgte, om fyringer kan undgås, hvis 2011 skal ligne 2010? Jørgen sagde, at det kan man jo aldrig være helt sikker på, men vi vil meget gerne undgå fyringer. Han synes i øvrigt at visse tillidsrepræsentanter på KU har håndteret situationen skidt. Den deraf negative presseomtale er ikke hensigtsmæssig, f.eks. når KU skal skaffe eksterne midler. SIDE 5 AF 8 5. Personaleforhold og personalepolitik 5.1. Personalereduktioner evaluering af processen (til evt. opsamling) Flere fra medarbejdersiden spurgte til, om der ville blive meldt ud fra ledelsens side, hvilke opgaver der bortfalder efter personalereduktionerne. Ledelsessiden sagde, at der ikke vil blive lavet en liste over bortfaldne opgaver. Hverken medarbejdere eller ledelse har interesse i, at ressourcerne ikke matcher opgavemængden, da det går ud over både ressourcer og opgaver. Det forsøges derfor at effektivisere i stedet. Det ville i øvrigt være en praktisk talt umulig opgave at lave en liste i FA, men man kan jo spørge sin leder lokalt. Signe understregede, at balancen mellem udvikling og drift er vigtig, så det ikke er alle de sjove opgaver, der bortfalder fra den enkelte medarbejder. Desuden bør der være fokus på, at det nu desværre virker som om at der er mindre tid til kompetenceudvikling. Mange medarbejdere får oftere afslag på kurser nu. Michael Holm mente, at de lokale ledere burde opfordres til at melde ud hvad der bortfalder. Det vil være en stor lettelse for medarbejderne. Jørgen Honoré rundede emnet af. Fyringsrunden er nu afsluttet, der er strammet op alle steder og det er de lokale afdelingsledelser, der har ansvaret for at sikre kommunikationen omkring bortfald af opgaver mv Afrapportering om Kompetenceudvikling 2009 CSUs rapport om kompetenceudvikling 2009 er samlet således, at man kan se hvad de enkelte afdelinger har svaret. CSU repræsenterer 9 afdelinger + KOT og Studievalg København. Alle, på nær KOT har svaret. Forskning & Innovation har af flere grunde dog kun kunnet bidrage med antal afholdte MUS + antal udviklingsplaner.

6 Den samlede rapport indikerer et stort fokus på både MUS samtaler og udviklingsplaner i FA. I afrapporteringen for 2008 viste tallene at 80% af medarbejderne i FA havde deltaget i MUS, og heraf havde 70% en udviklingsplan. I 2009 var de tilsvarende tal hhv. at hele 97,5% havde deltaget i MUS, og at 88,5% heraf havde fået udarbejdet en udviklingsplan. SIDE 6 AF 8 Der er generel tilfredshed i CSU med dette øgede fokus på MUS. Under drøftelsen af den samlede rapport for FA, kom CSU bl.a. ind på: Opfordring til opmærksomhed på, at der ikke kun sættes penge af til kompetenceudvikling, men også tid. Opfordring til planlægning af MUS i god tid inden fristen for at søge kompetencefondens midler. Fristen var i år 12. april. 1 Anbefaling af at lave et årshjul der tager højde for ovenstående (eller skrive ind i eksisterende årshjul). 6. Arbejdsmiljø 6.1. Handlingsplan mod mobning og chikane (Bilag 6-8) Ifølge HSUs handlingsplan mod mobning og chikane, skal alle samarbejdsudvalg formulere handlingsplaner mod mobning og chikane, inden 1. juli Der er udarbejdet et forslag til hvordan en handlingsplan kan se ud (se Bilag 8). CSU besluttede at anvende den skabelon, der er udarbejdet som eksempel på en handlingsplan. Skabelonen tilpasses Fællesadministrationen, og desuden tilføjes: Link til den elektroniske liste over tillidsrepræsentanter på KU Oplysning om hvem der er din arbejdsmiljørepræsentant Opfordring til evt. at tage en god kollega (el. lign.) med til samtale CSUs handlingsplan mod mobning og chikane godkendes og underskrives af CSU-formandskabet inden næste CSU-møde. Efter godkendelsen italesættes handlingsplanen i første omgang via FA12 og ned igennem ledelsesstrengen, samt i NytFA. Ledelsessiden opfordrede desuden tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter til ikke at tøve med at komme til CSU eller en leder og sige det hurtigst muligt, hvis de hører om problemer med mobning og/eller chikane. 1 Ansøgningsfristen til Kompetencefonden er rykket fra 18. maj (i 2009) til nu 12. april (2010). Fristen er lagt tidligere på året, da mange ansøgere efterlyste at få besked om de havde fået penge eller afslag, inden de gik på sommerferie.

7 6.2. Forslag om hjertestarter i FA CSU tog godt imod forslaget om at ansøge TRYGfonden om en hjertestarter til Universitetsfirkanten. En god central placering kunne være i Museumsbygningen. Ansvaret hører naturligt hjemme hos arbejdsmiljørepræsentanterne. Birgitta og Tore går videre med sagen. SIDE 7 AF Trappeløfter til kantinepersonalet Arbejdsmiljøreglerne siger, at kantinepersonalet ikke må løfte fulde øl-/ vandkasser op ad trapper. Da FA har brug for at kunne få leveret forplejning til vore mødelokaler, er der derfor indkøbt en trappeløfter til Kantinen Arbejdsforhold på 3. sal i Museumsbygningen Om sommeren er der store problemer med varme på 3. sal i Museumsbygningen (KIT). En lille delegation bestående af Jørgen Honoré og folk fra Plan & Byg har set på, hvad man kan gøre for at gøre arbejdsforholdene mere tålelige. Besigtigelsen viste, at især tre rum er særligt problematiske. Følgende tiltag er igangsat: Oprydning (er sket) Markering af stolper/bjælker, så man kan se dem i mørke Solfilm på vinduer Udskiftning af gammel kølemaskine Mobile aircon-anlæg Desuden ses der på, på sigt at lave naturlig ventilation, hvilket er en større og dyrere løsning. De berørte medarbejdere, delegationen har talt med, virkede tilfredse. Peter Rønberg Hansen fra Arbejdsmiljø og Samarbejde har lavet et papir, som Karen Boesen lovede at sende ud til CSU. Andre fysiske arbejdsmiljøproblemer i FA: Efter flytningen til Fiolstræde, har US fået problemer med støj m.m. Glasburet i Museumsbygningen har et frygteligt indeklima. Det er for varmt både sommer og vinter. Jørgen: Glasburet bruges som projektrum. Vi har brug for det som buffer-rum, men der skulle helst ikke sidde nogen medarbejdere permanent, men vi kan ikke slette nogen pladser i FA. Der vil på nuværende tidspunkt ikke blive etableret udsugning eller køling af rummet, da det ikke er permanente arbejdspladser. Efter kortlægningen af det fysiske arbejdsmiljø i FA i 2009 (APV), blev der foretaget en arbejdsmiljørundering, og herudfra blev der taget initiativ til mange forbedringer. Niels Wendelboe foreslår. At CSU, mht. det fysiske

8 arbejdsmiljø, fra nu af forholder sig til den næste fysiske APV, så vi ikke tager enkeltsager op, som CSU-medlemmer tilfældigt hører om. FAs Lokaleudvalg (Carsten Thinggaard, John Martinsen og Jørgen Honoré) er enige. SIDE 8 AF 8 7. Eventuelt 7.1. Sidste møde for næstformand Karen Boesen Karen har besluttet at videregive hvervet som tillidsmand for AC og dermed også posten som næstformand i CSU, efter 8 år. Der var stor ros til Karen fra Jørgen Honoré, for måden at håndtere arbejdet, ved at se praktisk på tingene. Han roste hendes evne til at bygge bro mellem formalia og realia, hvilket med sikkerhed har været en stor fordel for hele FA. Punkter som skal på dagsordenen på næste CSU-møde: Virksomhedsaftale. Handlingsplan mod mobning. Næste møde er 18. juni 2010 kl i Udvalgsværelse 4.