Indholdsfortegnelse. Lønsamtalen et ledelsesværktøj. 1. Introduktion Generelt om lønsamtalen Løntilfredshed Samtalens 3 faser 3

Transkript

1

2 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion 2 2. Generelt om lønsamtalen 2 3. Løntilfredshed 2 4. Samtalens 3 faser Forberedelse Medarbejdervurdering Gennemførsel Gennemførsel Opfølgning 6 5. Løn er andet end penge 7 6. Lønstatistikker Hvor er der hjælp at hente? 8 Lønsamtalen et ledelsesværktøj 1

3

4 1. Introduktion For at gøre lønsamtalen lettere at gennemføre har Dansk Handel & Service udarbejdet dette værktøj. Værktøjet klæder lederen eller butiksindehaveren på til at gennemføre samtalen på en konstruktiv måde. Værktøjet kan bruges som inspiration eller checkliste i forberedelsen inden afholdelse af lønsamtaler. 2. Generelt om lønsamtalen En lønsamtale er som ofte en regelmæssig samtale mellem medarbejderen og dennes nærmeste leder. I mange overenskomster er det foreskrevet, at der foretages en lønvurdering og eventuelt en lønregulering en gang årligt. Det er en god idé at skille lønsamtalen og den eventuelle medarbejderudviklingssamtale ad, så de to ikke bliver blandet sammen. 3. Løntilfredshed For at motivere medarbejderen og gøre ham eller hende tilfreds med sin løn, er det lederens opgave at vise medarbejderen under en lønsamtale, at lønnen opfylder de ovenstående krav. Kriterier for løntilfredshed: Sammenhængen mellem løn og personlig indsats kan illustreres gennem en medarbejdervurdering (se afsnittet Medarbejdervurdering) Sammenhængen mellem den enkeltes løn og indsats kan illustreres ved at fortælle om, hvilke kriterier der lægges vægt på ved lønreguleringen og om virksomhedens lønpolitik og rammer for lønstigninger. Sammenhængen mellem lønnen og stillingens indhold og ansvarsområder bør være drøftet enten ved ansættelsessamtalen eller i forbindelse med forfremmelse eller nye opgaver. Lønnens konkurrencedygtighed i forhold til andre arbejdspladser kan illustreres ved DA s lønstatistikker (se afsnittet 6. Lønstatistikker eller klik ind på Eventuelle frynsegoder og andre fordele, som den enkelte medarbejder har, kan også medtages i det samlede billede af den enkeltes løn eller som alternativ til en lønstigning. Det kan for eksempel dreje sig om jobudvikling, forfremmelse, uddannelse, rejser, seminarer og konferencer, fri avis, medarbejderrabatter eller andet. Se også afsnittet 5. Løn er andet end penge!. Det kan være en god idé at melde virksomhedens overordnede ramme ud for lønstigninger og på den baggrund efterfølgende argumentere for den enkelte medarbejders eventuelle lønstigning. På den måde undgår man uhensigtsmæssigt høje forventninger til lønsamtalen og kan bedre skabe tilfredshed hos medarbejderne, hvis lønstigningerne skulle være små. I tilfælde af meget små eller ingen lønstigninger, er det vigtigt at vise en sammenhæng mellem lønregulering og virksomhedens økonomi og på den måde skabe forståelse for lønnen. Løn kan bruges som motivationsfaktor, når der opstilles en række klare og målbare mål eller kriterier for lønstigning, som der tages højde for i medarbejdervurderingen (se afsnittet Medarbejdervurdering). På denne måde virker lønnen som en feedback-mekanisme, der kan være med til at motivere medarbejderen og øge hans eller hendes jobtilfredshed. Lønsamtalen et ledelsesværktøj 2

5

6 4. Samtalens tre faser Forberedelse Gennemførsel Opfølgning [4.1] Forberedelse Det er vigtigt at forberede sig grundigt inden en samtale. Det vil sige, at man sætter tid af (ca. en halv time), aftaler et tidspunkt for samtalen, og at man foretager en medarbejdervurdering (se afsnit Medarbejdervurdering). Selvom hverdagen er travl, er det en god idé at komme til tiden, og ikke nedprioritere samtalen ved at udskyde eller forkorte den. Inden den egentlige medarbejdervurdering kan det være en god idé at placere den enkelte medarbejder i nedenstående figur: Vilje Høj Arbejdshest Stjerner Vil, men kan ikke: Skal udvikles eller uddannes Vil og kan: Skal støttes Lav Lig i lasten Vil ikke og kan ikke: Skal advares eller afskediges Trusler Kan, men vil ikke: Skal motiveres eller advares Kompetencer Lav Høj Lønsamtalen et ledelsesværktøj 3

7

8 Hvor hører den pågældende medarbejder hjemme? Hvad vil man gerne opnå med lønsamtalen på denne baggrund? Dette bør nøje overvejes inden samtalen og inden vurderingen af den enkelte medarbejder. [4.1.1] Medarbejdervurdering En vurdering af den enkelte medarbejder er med til at sikre tilfredshed med lønnen og forståelse for lønniveauet. Medarbejdervurderingen foregår mundtligt under lønsamtalen og kræver, at lederen på forhånd har taget stilling til den enkelte medarbejder og vurderet denne på eksempelvis baggrund af de nedenfor skitserede kriterier. Kriterier for medarbejdervurdering: Indsats: Samarbejde, engagement, initiativ, ansvarsfølelse og effektivitet Kvalifikationer: Joberfaring, kompetencer og særlige færdigheder eller kvalifikationer Dygtighed: Resultater og kvalitet Job-indhold og ansvar: Særlige stillingskrav og ansvarsområder Job-fleksibilitet: Evnen og viljen til forandring og til at påtage sig flere forskellige arbejdsfunktioner Andre: Vigtige forhold i den enkelte virksomhed Herudover kan man eventuelt tage stilling medarbejderens efter- og videreuddannelse. Hvorvidt dette skal have indflydelse på lønnen, afhænger af det enkelte tilfælde. Når den enkelte vurdering foretages, er det vigtigt at finde konkrete eksempler til at underbygge argumentationen. Det kan være en god hjælp til fastlæggelse af en lønstigning, at lederen vurderer medarbejderen på en skala fra 1 til 5. Medarbejderen skal ikke have tallet at vide, men det er vigtigt, at han eller hun får en udtømmende forklaring og begrundelse for den eventuelle lønstigning eller mangel på samme. [4.2] Gennemførsel For at sikre en god og konstruktiv samtale kan følgende fremgangsmåde med fordel benyttes: - Præsenter budskabet kort og præcist Det er en god idé at have en meget kort indledning på samtalen og herefter præsentere sit budskab kort og præcist, så medarbejderen med det samme forstår budskabet og ikke på noget tidspunkt føler sig forvirret eller vildledt. - Argumenter og giv konkrete eksempler Argumentationen bør være klar og forståelig, og det er en god idé at underbygge sin begrundelse og argumentation med nogle konkrete eksempler (se også afsnittet om medarbejdervurdering). Det er vigtigt at være beskrivende i stedet for vurderende. - Afvent medarbejderens kommentarer og reaktion På dette stadie er det en god idé at give medarbejderen plads til at komme til orde og reagere. Lad medarbejderen give sine synspunkter til kende. Lønsamtalen et ledelsesværktøj 4

9 - Vær opmærksom på behovet for yderligere argumenter Det kan være, at medarbejderen insisterer kraftigt. Her er det vigtigt at gentage din argumentation suppleret med de konkrete eksempler. - Vær afslutningsvis sikker på, at medarbejderen har forstået budskabet Det er hensigtsmæssigt, at medarbejderen er indforstået med og forstår samtalens resultat og det, der ligger til grund for det. Det er derfor en god idé at få en accept af, at medarbejderen har forstået budskabet. Det er også vigtigt i forhold til en eventuel opfølgning (se også afsnittet 4.3 Opfølgning). De mest almindelige fejl: Lederen ser ikke medarbejderen i øjnene Lederen giver ikke medarbejderen tid til at kommentere eller reagere Der er sat mindre end et kvarter af, hvilket ofte ikke er tilstrækkeligt Lederen tager ikke ansvar, men skyder ansvaret over på den øvrige ledelse Lederen mangler argumenter, begrundelser og konkrete eksempler Lederen kommer ikke til tiden eller udskyder samtalen Lederen lover konkrete lønforhøjelser ved næste lønsamtale, som ikke kan indfris [4.2.1] Samtaleteknik Der er mange ting, der kan misforstås til en lønsamtale. Målet med samtalen er, at medarbejderen er indforstået med den eventuelle lønregulering. Det er lederens opgave at sikre, at forståelse og accept har fundet sted. Det er ligeledes lederens opgave at forsøge at skabe et godt samtaleklima. Følgende er gode råd og retningslinjer til, hvordan samtaleklimaet kan forbedres: Gode råd til lederen om samtaleteknik: Vær bevidst om, hvordan du giver kritik Som tidligere nævnt er det en god idé at være beskrivende frem for vurderende og tage fat i konkrete eksempler frem for i medarbejderens personlighed. Det er vigtigt at komme med specifikke udsagn og undgå generaliseringer. Undgå ironi og sarkasme, det vil som regel altid give anledning til støj på linjen. Undgå at kritisere medarbejdere i andres påhør. Vær bevidst om, hvordan du modtager kritik Når medarbejderen kommer med kritik af dig som leder, forsøg da at være stille og lyt til, hvad han eller hun siger. Se ham eller hende i øjnene og vis, at du lytter. Lad være med at gå i forsvarsposition og blive vred, men forsøg at forstå, hvad det er, medarbejderen forsøger at sige. Lad være med at reagere ved at kritisere den anden igen, give andre skylden eller finde fejl hos den, der kritiserer. Tag kritikken til efterretning, og sig, at den tages til efterretning. Vær bevidst om dit kropssprog Kropssproget tæller en meget stor del af vores kommunikation. Det er derfor vigtigt, at kropssproget stemmer overens med, det du siger. Ros bør eksempelvis ikke ledsages af tilbagelænet attitude, korslagte arme og rynkede bryn eller lignende. Det er derudover vigtigt, at se medarbejderen i øjnene og indtage en åben og imødekommende position. Lønforhandlingsværktøjer 5

10 Hvad skal man ikke sige: Vær god til at lytte aktivt Manglende lytning er måske den hyppigste årsag til støj på linjen. Vi har alle sammen indre dialoger stort set hele tiden. Dertil kommer, at vi går ind i næsten alting med en forudindtaget holdning. Det gælder ikke mindst til en lønsamtale. Derfor er det vigtigt, at den indre stemmer tier, og at du lytter uden fordomme til medarbejderen. Det kan være svært og kræver øvelse. En måde at sikre aktiv lytning er ved eksempelvis at sige: Det jeg hører dig sige er og herefter få medarbejderens accept. Vær god til at strukturere samtalen Lad være med blive hængende i ukonstruktive diskussioner eller mudderkastning om skyld eller om, hvem der gjorde hvad. Går medarbejderen i forsvar eller reagerer ukonstruktivt eller uhensigtsmæssigt, er det din opgave, som leder, at få samtalen på rette spor. Det kan gøres ved, for så vidt muligt, at undgå en dybere diskussion. Gentag eventuelt dine argumenter og synspunkter. Insisterer medarbejderen på, at din vurdering er fejlagtig, må du tilkendegive, at du vil forholde dig til det ved at være opmærksom på de forhold, som han eller hun nævner, i fremtiden. Undgå at love noget om lønstigninger til næste lønsamtale. Det er langt fra sikkert, at løfterne kan indfris til den tid. Det kan få lederen til at fremstå utroværdig og føre til skuffelser hos medarbejderen. Jeg er ked af det, men det kunne desværre ikke blive til mere end Det er mere, end du har fortjent Det er ikke mig, der har bestemt det, det er ledelsen Jeg har kun 5 minutter, men nu skal du høre [4.3] Opfølgning Der kommer ofte ting frem i forbindelse med en lønsamtale. Det kan eksempelvis være samarbejdsproblemer, manglende performance eller andet. Det er vigtigt, at der bliver reageret og fulgt op på disse ting. Opfølgning i forhold til problemområder, som lederen har påpeget: Medarbejderen skal erkende, at problemerne eksisterer og være indforstået med at gøre noget ved dem og ændre adfærd. Accepten skal finde sted allerede under samtalen og er en forudsætning for, at problemet kan løses. Inddrag medarbejderen i løsningen af problemet for at sikre at medarbejderen tager ansvar. Det kan være en god idé at bede medarbejderen om at formulere en løsning eller en handlingsplan og eventuelt skrive den ned. Giv medarbejderen en tidsramme for løsning af problemet. Tidsrammen varierer typisk afhængigt af problemets karakter. Lønsamtalen et ledelsesværktøj 6

11

12 Vis herefter medarbejderen tillid og giv ham eller hende støtte og sparring. Det er en dårlig idé at love lønforhøjelser ved næste lønsamtale, når og hvis problemerne er løst. Det er aldrig til at vide, hvordan situationen ser ud året efter, og medarbejderen vil som regel huske på løftet og blive skuffet, hvis det ikke indfris. Opfølgning på problemområder påpeget af medarbejderen: Problemet drøftes Lederen tilkendegiver, at han eller hun agter at følge op på problemet og derefter vende tilbage til medarbejderen. Det er vigtigt, at lederen bagefter også rent faktisk gør det og gør det inden for en overskuelig tidsramme. Opfølgning på en meget dårlig medarbejdervurdering: Det kan være nødvendigt at give en skriftlig advarsel til medarbejderen på baggrund af en meget dårlig medarbejdervurdering. Tag initiativ til en ny samtale, hvor den egentlige advarsel finder sted og mulige forbedringer drøftes. 5. Løn er andet end penge Når vi kigger på, hvad medarbejdere koster, er der langt flere udgifter i spil end bare løn. I forbindelse med lønregulering, kan det være en god idé at se nærmere på de elementer, som ikke er lønkroner. Det kan for eksempel være uddannelse, fri avis, fri telefon eller lignende. I mange tilfælde kan det bedre betale sig for både medarbejder og arbejdsgiver at give eksempelvis en fri avis i stedet for en mindre lønforhøjelse, da medarbejderen kan få frynsegoder for i alt kr. skattefrit årligt (2004) (læs mere på På den måde kan arbejdsgiveren opnå højere grad af tilfredshed med en indirekte "lønstigning", da medarbejderen ofte vil få mere ud af den. Nedenstående figur illustrerer den honorering, som medarbejdere i et større eller mindre omfang får udover deres løn. Ofte indgår flere af disse elementer, men der kan være mange andre. Kaffe, te og sodavand Bonus Frokostordning Medarbejderrabatter Efteruddannelse Hjemmearbejdsplads Fleksibel arbejdstid Løn under barsel Telefon Uddannelse Pension Fridage Frynsegoder Sociale arrangementer Etc. Samlet honorering Lønsamtalen et ledelsesværktøj 7

13

14 Læs mere om lønbuffet med mere i Dansk Handel & Service pjece Job & Løn investering med omtanke, som kan bestilles eller downloades på 6. Lønstatistikker Det kan være en god idé at checke DA s lønstatistikker inden lønsamtalen. Lønstatistikken er et redskab, der kan hjælpe medlemsvirksomhederne til at få overblik over lønniveauet på forskellige arbejdsfunktioner, samt give et billede af lønudviklingen. På kan du se de lønstatistikker, der har relevans for din virksomhed. Der er opstillet en række lønoplysninger, som er opdelt i to hovedkategorier. Her findes lønoplysninger for en hel række forskellige arbejdsfunktioner. Tabellerne kategoriserer lønnen efter erfaring og lønniveau. [6.1] Hvor er der ellers hjælp at hente? Dansk Handel & Service har tidligere udgivet andre samtaleværktøjer, som kan være relevante i forbindelse med lønsamtalen. På kan værktøjet De vanskelige samtaler og Medarbejdersamtaler bestilles. Dansk Handel & Service har endvidere udgivet pjecen Job & Løn investering med omtanke, der omhandler lønbuffet, bonusordninger og andre lønsystemer, der kan være med til at optimere arbejdsgiverens investering i medarbejderne. Job & Løn investering med omtanke kan bestilles eller downloades på Derudover yder Dansk Handel & Service sparring og rådgivning til medlemmer om lønsamtaler, overenskomst og personalepolitikker. Lønsamtalen et ledelsesværktøj 8