Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011

Transkript

1 Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011 Dok.nr:

2 2 Indledning. I årets løb anvendes de afsatte midler i overensstemmelse med det vedtagne budget og dets forudsætninger. Midlerne skal anvendes så effektivt som muligt, det vil sige, at der ved disponeringen skal vises skyldig økonomisk hensyn. Principper for budgetopfølgning beskriver de metoder og processer, som anvendes til opfølgning på kommunens økonomi med udgangspunkt i det vedtagne budget, den aktuelle udvikling, de fastlagte, visioner, pejlemærker, mål og serviceniveau. Endvidere fastsættes opgave- rolle og ansvarsfordeling i forbindelse med den samlede budgetopfølgning. Budgetopfølgningen er opdelt i: 1. Decentral budgetopfølgning - løbende opfølgning. 2. Central budgetopfølgning - økonomioversigten. 3. Likviditetsoversigt. 4. Obligatorisk likviditetsoversigt. 5. Særlige fokusområder. Områder som ved seneste regnskabsår/budgetopfølgning udviste merforbrug i forhold til det oprindeligt vedtagne budget. 1. Decentral budgetopfølgning løbende opfølgning. Odder Kommune har gennem mål- og rammestyring en udstrakt decentralisering af kompetence til de decentrale enheder (institutionerne/afdelingerne), som gives frihed i tilrettelæggelsen af den daglige drift og opgaveløsning betinget af stor gennemsigtighed om resultater og opfyldelse af de fastsatte mål. Når en budgetramme entydigt kan henføres til en institutions- eller afdelingsleder, har denne det umiddelbare ansvar for at overholde budgettet. Hvis en budgetansvarlig institutions- eller afdelingsleder kan forudse merudgifter, er vedkommende forpligtet til at foretage omprioriteringer indenfor eget område for at imødegå disse udgiftsstigninger som ikke er indeholdt i det oprindeligt vedtagne budget. Der foretages i de enkelte institutioner/afdelinger en løbende overvågning af udgifterne gennem hele budgetåret. I henhold til principper for økonomistyring (kasse- og regnskabsregulativet, dokumentnummer ) skal der foretages en løbende budgetopfølgning, bl.a. ved anvendelse af udtræk fra økonomisystemer, den løbende integrerede budgetkontrol og det almindelige ledelsestilsyn. Hvis merudgifterne ikke kan dækkes af mindreudgifter på andre områder indenfor eget budget/bevilling er den budgetansvarlige forpligtiget til snarest muligt at forelægge en sag for fagdirektøren/direktionen. Direktionen skal herefter udarbejde forslag til fagudvalget med angivelse af forslag til at imødegå budgetoverskridelsen. Hvis det ikke er muligt at anvise kompenserende besparelser indenfor fagudvalgets budget, forelægges sagen for økonomiudvalget/byrådet som en tillægsbevillingssag. I øvrigt henvises til kommunens regler for bevillingsbinding, generelle regler, og kommunens budget, selvforvaltningsvilkår og lønsumsstyring, som er optrykt i Odder kommunes budget.

3 3 2. Central budgetopfølgning. 2.1 Økonomioversigten. Den centrale budgetopfølgning foretages bl.a. gennem økonomioversigten. Økonomioversigten udarbejdes 2 gange årligt i martsl og september, og har som hovedmål at give politikerne relevante informationer om udviklingen i kommunen på såvel økonomi- som indholdssiden. Der følges op på, om budgetterne økonomisk set overholdes og hvorvidt kommunen opnår sine mål. Der lægges vægt på at beskrive væsentlige ændringer i de forudsætninger, der blev lagt til grund for udarbejdelsen af budgettet, samt væsentlige nye faktorer, der har indflydelse på budgettet. Opfølgningen er ikke en gennemgang af det konkrete forbrug på de enkelte institutioner, men en beskrivelse af overordnede tendenser, der har betydning for budgettet. Økonomioversigten skal give ledelsen/politikerne mulighed for prioritering, planlægning og styring af udviklingen i Odder Kommune. Økonomioversigten er ikke en bevillingssag, og sendes derfor direkte fra direktionen til Økonomiudvalget. Oversigten kan efterfølgende danne udgangspunkt for eventuelle tillægsbevillingsansøgninger (se de generelle regler for tillægsbevillinger i budget 2010). Økonomioversigten skal give direktionen et samlet overblik, og dermed give mulighed for, i samarbejde med fagudvalgene, at igangsætte eventuelle modgående foranstaltninger. I økonomioversigten sammenstilles det faktiske forløb med den budgetterede økonomi og mål. Dette indebærer: at det forventede forbrug sammenlignes med bevillingerne. at det vurderes, om de anvendte budgetterede forudsætninger (beløb og mængder) viser sig holdbare. at det vurderes om det/de fastlagte serviceniveauet/mål, forventes opfyldt/kan opfyldes. Økonomioversigten skal ikke blot være en konstatering af faktisk/forventet udvikling, men også en beskrivelse af, hvad der kan gøres for at ændre en udvikling, der ikke er i overensstemmelse med budgettet (merforbrug/mindreforbrug). Økonomioversigten opdeles i: 1. Serviceudgifterne, som er opdelt i 15 driftsområder i henhold til bilag I. 2. Overførsler herunder udgifter til forsikrede ledige. 3. Anlæg. 4. Finansiering. De enkelte budgetafvigelser, som indgår i økonomioversigten, skal af de budgetansvarlige, beskrives ud fra følgende 3 overskrifter: 1. Årsag til budgetafvigelsen. 2. Anslået afvigelse. Det afsatte budgetbeløb og den forventede afvigelse i kr. og mængder. 3. Foranstaltninger der kan modvirke budgetafvigelsen eller forslag til kompenserende besparelser. Der skal beskrives hvilke ændringer der kan foretages i servicemålene for at tilpasse ressourcesiden (økonomien).

4 4 Beskrivelserne i økonomioversigten kan efterfølgende anvendes som grundlag for fagudvalgets/byrådets behandling af sagen, såfremt der efterfølgende fremsendes ansøgning om tillægsbevilling. Økonomioversigten udarbejdes 2 gange årligt i marts og september.. Tidsplan 2011 Bidrag til økonomioversigten tilknyttes sag nr Direktion Økonomiudvalg Fagudvalgene Økonomioversigt nr April/maj Økonomioversigt nr Okt. Økonomioversigten sendes til byrådets medlemmer til orientering umiddelbart efter Økonomiudvalgets behandling. Eventuelle tillægsbevillinger afledt af økonomioversigt nr. 1 og 2, skal være behandlet i fagudvalgene, således at de kan behandles på økonomiudvalgsmøderne den og Tillægsbevillinger på serviceudgiftsområderne skal indeholde forslag til besparelser på serviceudgiftsområderne. For at tidsplanen kan overholdes, er det nødvendigt, at direktørerne og de øvrige budgetansvarlige etablerer en forretningsgang, der gør det muligt at få de nødvendige informationer indsamlet, således at de krav, der stilles til indholdet i økonomioversigten, opfyldes. 2.2 Økonomiopfølgning i Økonomiudvalget. På baggrund af Direktionens løbende økonomiopfølgning, fremsendes økonomisk oversigt til drøftelse i Økonomiudvalget efter følgende tidsplan: (Økonomioversigten) (Økonomioversigten) Likviditetsoversigt. Der udarbejdes hver måned en likviditetsoversigt (kasseopgørelse) til Økonomiudvalget som indeholder: 1. Kassebeholdningen på opgørelsesdagen (ca. 25. i hver måned). 2. Månedsvis gennemsnitlig kassebeholdning i 3 år. 3. Kassebeholdningen pr. dag de seneste 2 år. 4. Den gennemsnitlige kassebeholdning opgjort efter kassekreditreglen. 5. Opgørelse over tillægsbevillinger finansieret ved kasseforbrug. 6. Anlægsrapport over forbrug og budget og restbudget på de enkelte anlægsprojekter.

5 4. Obligatorisk likviditetsoversigt. 5 Fra 1. januar 2004 blev det obligatorisk at indberette oplysninger om kommunens likviditet, opgjort efter kassekreditreglen til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Likviditeten indberettes kvartalsvis senest 1. februar, 1. maj, 1. august og 1. november, og skal forelægges byrådet senest samme datoer. Kassekreditreglen fastslår, at gennemsnittet over de seneste 365 dage af kommunens likvide beholdninger ikke må være mindre end 0 kr. 5. Særlige fokusområder. Institutioner, driftsområder, afdelinger m.fl. som i henhold til det seneste regnskab, seneste budgetopfølgning og den løbende bogføring ikke har overholdt det vedtagne budget, bliver inddraget i en løbende dialog om tilpasning af aktivitetsniveauet med henblik på at overholde budgettet. Fokusområder skal løbende udarbejde budgetopfølgningsrapporter, som skal danne baggrund for en løbende vurdering af det forventede regnskabsresultat. Såfremt det forventede regnskabsresultat ikke er i overensstemmelse med det vedtagne budget, skal der straks iværksættes tiltag som bidrag til budgetoverholdelse. Den løbende budgetopfølgning og vurderingen af regnskabsresultatet sker i samarbejdet med Økonomi, fagdirektør og Direktion. Indtil videre er følgende områder/institutioner i 2011 udpeget som særlige fokusområder: Visitationsteamet herunder hjælpemidler. Ældreservice. Børne- og Familiecentret. Dagplejen som følge af faldende børnetal. Folkeskolen som følge af skolelukninger og besparelser. Vintertjeneste. Institutioner m.fl. som i henhold til det seneste regnskabsresultat har overskredet de fastlagte grænser for overførsel af underskud. 6. Roller. Økonomiudvalgte skal i henhold til styrelsesvedtægten føre tilsyn med: at forvaltningen af økonomiske midler sker i overensstemmelse med Byrådets beslutninger og i øvrigt på forsvarlig måde at forvaltningen af kommunens kasser og kommunens regnskabsføring er forsvarlig at de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilgede beløb ikke overskrides uden Byrådets samtykke. Økonomiudvalget har således det overordnede ansvar for at sikre, at Byrådet er vidende om kommunes økonomiske status. Fagudvalgene har den umiddelbare forvaltning af udvalgets område, herunder ansvar for overholdelse af de økonomiske rammer, som fremgår af budgettet og i særlig grad serviceudgifterne. Budgetoverskridelser skal som hovedregel finansieres indenfor eget udvalgsområde. Direktionen har til opgave løbende at følge den samlede økonomiske udvikling i kommunen og sikre et administrativt helhedssyn på budgettet, og sikre budgetoverholdelse i den samlede kommunale organisation. Direktionen har endvidere en central rolle i forhold til effektiviseringer for derved at skabe økonomisk råderum og dermed budgetoverholdelse.

6 6 Direktionen har til opgave at påpege muligheder for finansiering af uundgåelige merudgifter og forelægge disse til politisk behandling.