Referat af Dansk ICYE s generalforsamling 2015

Transkript

1 Referat af Dansk ICYE s generalforsamling april 2015 Velkomst Sekretariatsleder Uffe Engsig byder indledningsvist velkommen til generalforsamling. Valg af dirigent: Jonas Sidenius Valg af referent: Simon Poulsen Generalforsamlingen er indkaldt til ordinær generalforsamling d. 9 marts 2015, altså lidt mere end en månede før afholdelse og kan derfor erklæres gyldig. Dagsordenen vedtages og godkendes, som den er udsendt. Ingen deltagere havde kommentarer til referat fra sidste generalforsamling. Præsentation af deltagere Valg af stemmetællere: Torsten Ringgaard, Ditte Pedersen og Josefine Holm Formandens og Kassererens beretning Da materialet til generalforsamlingen er udsendt i god tid beslutter generalforsamlingen, at man ikke behøver at få oplæst formandens og kassererens beretninger blot en fremlæggelse af beretningerne og deres vigtigste punkter samt besvarelse af spørgsmål til beretningerne. Kassererens beretning: Vi starter med fremlæggelsen af Kassererens beretning, hvor kasserer Simon Poulsen med supplementerende kommentarer fra sekretariatsleder Uffe Engsig forklarer hvordan organisationen havde gode forventninger til 2014, som desværre ikke blev opfyldt. Opstarten af 2014 var en sløj start på baggrund af blandt andet en ny hjemmeside opstart, som gjorde at søgesiden google ikke kunne finde dansk ICYE når unge rejselystne søgte på frivillighed, udveksling, EVS og andre emneorienterede søgeord. Generelt har Dansk ICYE sendt færre af sted på alle programmer, det være sig STEPS, EVS og den balancerede del af ICYE programmet. Til det tilføjer Uffe Engsig ikke håndterbare globale hændelser, der fylder meget i medierne, såsom ebola i Afrika og studenterdrab i Mexico, som grunde til fald i programmerne på sendesiden. Unge frivillige vælger simpelthen bestemte lande og nogle gange hele kontinenter fra på baggrund af dette. Hvilket sekretariatet konkret har set med aflysning af to udvekslinger til Mexico.

2 Simon redegør kort for forskellen mellem balancerede og ubalancerede rejser, så hele generalforsamlingen er med på distinktionerne. ICYE programmet er baseret på ICYE s solidaritetsprincip. Eksemplet lyder, hvis der f.eks. er en udveksling med Kenya, så er en balanceret rejse en rejse, hvor en dansker rejser til Kenya og en kenyaner rejser til Danmark, hvorimod en ubalanceret rejse er, hvor kun én af landene sender en exchangee. De ubalancerede modtagelser er en økonomisk belastning for Dansk ICYE, hvilket er en af grundene til underskuddet i For at imødekomme underskuddet i 2014 har bestyrelsen skruet ned for støtten til værtsfamilier og projekter, men bibeholder niveauet i forhold til foreningsaktiviteter, volontører i landet og støtte til frivillige i ICYE. Formandens beretning: I fraværet af formanden Line Lauritzen, påtager næstformanden Vivi Larsen at fremlægge formandens beretning. Da Simon og Uffe fokuserede på programmerne, vil Vivi fremlægge interne begivenheder i organisationen. Hun påpeger blandt mange ting, den store succes ved at lokalforening midtjylland er blevet en stor bestyrelse på 8 medlemmer. Lokalforeningerne generelt har lavet et godt stykke arbejde i Der er blevet afholdt mange gode arrangementer herunder fællesspisning, halloweenaftner, sociale arrangementer, påskeleg osv. Vivi håber at lokalforeningerne vil fortsætte det gode arbejde i Så har bestyrelsen haft fokus på at igangsætte to udvalg henholdsvis lejrudvalget og restaurant intercult. Vivi beretter at det har været en stor succes og at der er rigtig dygtige frivillige til at påtage sig opgaverne i begge udvalg. Begge udvalg er blevet veletablerede, og har fået eget budget og er blevet velkørende. Lejrudvalget har overtaget rigtig mange af de praktiske opgaver i forbindelse med planlægning af lejre, hvilket er gået rigtig godt. Internationalt har Vivi, som stedfortræder for formanden Line Lauritzen, og Uffe været i Berlin til Europæisk NC møde, hvor man har erfaringsudvekslet på tværs af ICYE. Det er interessant at opleve, hvor forskellig Dansk ICYE er sammenlignet med andre ICYE organisationer. I dansk ICYE identificerer de frivillige sig som ICYE er. Dette er ikke tilfældet i andre ICYE organisationer. Det har været en godt og interessant at erfaringsudveksle med lignende men alligevel forskellige ICYE organisationer i Europa, hvilket bestyrelsen vil fortsat arbejde med. Der var på mødet f.eks. mange idéer om, hvordan man fastholder medlemmer, finder værtsfamilier etc. hvilket er problematikker, som dansk ICYE også står med har været et belastet år for bestyrelsen. En af grundene til dette er formandens fravær da Line valgte at rejse ud samt Bittens ophold i Istanbul. Derudover har der i løbet af året været meget presserende problemer både af privat art og organisatiorisk hos sekrateriatet, som har krævet meget af bestyrelsens fokus. Til sidst nævner Vivi at bestyrelsen har ansat Pia Axelsen, som frivilligkoordinator, som er hende der fremover har den primære kontakt til organisationens frivillige. Formålet med at ansætte Pia er blandt andet at aflaste nogle af Uffe s områder. Meget af frivillig kontakten skal nu gå gennem Pia i stedet for Uffe.

3 Præsentation af årsregnskab 2014 og budget 2015 Sekretariatsleder Uffe Engsig præsenterer årsregnskabet fra 2014 og budget fra Årsregnskab : Uffe påpeger at Underskuddet skal findes på den lave aktivitet på vores programmer, STEPS og ICYE. Der var forventet et lille underskud på baggrund af ansættelsen af frivilligkonsulent Pia, men ansættelsen af Pia har ikke haft bemærkelsesværdi betydning. Underskudet blev ikke større i 2014 på grund af, at ICYE har fået flere EVS projekter på modtagersiden. Efterspørgslen om at komme til Danmark gennem ICYE s EVS program er altså stigende, hvilket er prisværdigt. Dog understreger Uffe, at selvom at det er godt at EVS modtage siden er stigende, er det vigtigt stadig at have fokus på hvordan ICYE og STEPS programmerne kan komme med igen. Programmerne skal helst kunne dække og opretholde sig selv. Der er en sikkerhed i at organisationen har en passende egenkapital. ICYE har omkring 1 million på bogen, som dækning for eventuelt underskud. Udover det, skal organisationen forholde sig til tipsmidlerne fra DUF. Den danske befolkning køber ikke lige så meget lotto som førhen, hvilket betyder at tipsmidlerne skrumper ind. DUF s midler er i fremtiden ikke en sikker indtægt, så organisationen skal være ændringsparate og finde fremtidige løsninger til dækningsbidrag. Budgettet 2015: ICYE programmet er bibeholdt lignende 2014 STEPS programmet er nedjusteret, men allerede nu i 2015 organisationen ved at nå målet. EVS er justeret og bestyrelsen har nedjusteret dækning til værtsfamilier og tilskud til fritidsaktiviteter til exchangees på EVS programmet i et forsøg på at minimere udgifterne. Der er mange ekstra udgifter på EVS, som organisationen desværre ikke længere har råd til. Grunden til dette er at projekterne på efterskole har vist sig desværre ikke at fortsætte. Efter endt projekt fortsætter de ikke. Efterskolerne har stor forventninger til hvad voluntører skal kunne, hvilket kan være svært at opfylde for vores volontører, hvilket har endt med en uligevægt i forhold til forventningsafstemning. Muligheden for at tilmelde sig betalingsservice via hjemmesiden har været en succes og en stor løsning på meget bøvl hos sekretariatet, hvilket har betydet at organisationen allerede har omkring 450 medlemmer. Der er derfor budgetteret, ligesom i 2014, om at komme op på 600+ antal medlemmer under 30. Da ICYE er en organisation, som sender unge ud på

4 udvekslinger og projekter, så forventes der en naturligt fluktuering i antal medlemmer, men der forventes at målet på 600 kan opretholdes. Der er sket en nedjustering på PR fronten. Dette er ikke en nedprioritering det er fordi at det er blevet mere effektivt, så organisationen får mere for færre penge. PR fremstød såsom organisationens samarbejde med Dansk Skoleannoncering, hvor der reklameres for organisationen, når studenterhuer deles ud kan det ses direkte på ICYE s hjemmeside samt stor fremmøde på lokalforeningens informations arrangementer. Ydermere er hjemmeside, plaketer, t shirts osv. blevet strømlinet, så genkendelighed er meget i fokus. Torsten foreslår en ny opstilling af budget: Budget 2013 Regnskab 2013 Budget 2014 Regnskab 2014 Budget 2015 Argumentet er, at så er det nemmere at danne overblik for generalforsamlingen, når man bevæger sig rundt i det store budget udover det påpeger han, at han ikke synes om nedjusteringer af penge til fritidsaktiviteter. Uffe svarer til dette, at ICYE Danmark er det eneste land, som giver penge til fritidsaktiviteter og at der forventes at opnå en besparelse på på fritids aktivitetstilskud og på værtsfamilie bidrag, som har vist sig at være ineffektiv i forhold til både hvervning af nye værtsfamilier og fastholdelse. Man har andre grunde til at være værtsfamilie end de økonomiske, det er lysten som driver og skal drive værket. Uffe påpeger i forlængelse af dette, at færre efterskoleprojekter betyder at organisationen selv skal udbetale lommepenge. Lejrene er blevet revurderet, vi har fået faste aftaler med Gadsbølle, hvilket betyder at nogle lejere er blevet billigere og andre lidt dyre pga. bedre aftaler. Annoncering stiger pga. deltagelse i nyhedsbreve. Google annoncering er en stor post, men også en vigtig post. Sekretariatet har i løbet af 2014 fået hjælp fra en konsulent, til at gøre organisationen mere tydelig på google. Budgettet vedtages af Generalforsamlingen Fastsættelse af kontingent: Bestyrelsen foreslår at fortsætte med kontingent på 75 kr for medlemskab. Kontingent vedtaget. Præsentation af kandidater til bestyrelsen. Simon Raaby Holmgaard Poulsen stiller op som formand Vivi Larsen genopstiller op som næstformand Tue Gonzo Rasmussen stiller op som kasserer Pil Byriel genopstiller som menig medlem

5 Bitten Fynsk genopstiller som menig medlem (fraværende, men præsenteres af Vivi) Rasmus Jakobsen (fraværende, men præsenteres af Simon) Over pausen påpeger Uffe at man kan tænker over at opstille til bestyrelsen Indkomne forslag Ingen indkomne forslag Vedtægtsændringer 1 vedtægtsændrings forslag til 2. 2 behandling: fra: Dansk ICYE... bygget på tolerance og næstekærlighed til: Dansk ICYE... bygget på tolerance og mellemmenneskelig forståelse. ændringsforslaget vedtages ved et flertal på 23 ud af 24 stemmer. 1 undlader at stemme 2 vedtægtsændrings forslag til 5 stk. 2 fra: Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med én måneds varsel, når som helst såfremt mindst 1/3 af bestyrelsen og/eller 1/3 af Dansk ICYE s medlemmer ønsker det til: Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med 14 dages varsel, når som helst såfremt mindst 1/3 af bestyrelsen og/eller 1/3 af Dansk ICYE s medlemmer ønsker det ændringsforslag til ændringsforslag fra: Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med 14 dages varsel og/eller 1/3 af Dansk ICYE s medlemmer ønsker det til: Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med 14 dages varsel 1/6 af Dansk ICYE s medlemmer ønsker det Ændringsforslag til ændringsforslag vedtages enstemmigt.

6 Det fulde forslag vedtages ved et flertal på 22, 2 undlader at stemme 3 vedtægtsændringer forslag til 7 vedtægtsændringen består af en tilføjelse i form af stk. 5: I tilfælde af at formanden, næstformanden eller kassereren udtræder af bestyrelsen inden valgperiodens udløb, kan der på et ordinært bestyrelsesmøde vælges en ny kandidat mellem de tilbageværende bestyrelsesmedlemmer, til at varetage posten til slutningen af valgperioden Bestyrelsen skal informere Dansk ICYE s medlemmer om skiftet indenfor 14 dage inden afstemningen af dette forslag forlader Rasmus generalforsamlingen. Generalforsamlingen er nu nede på 23 stemmeberettigede. Ændringsforslaget vedtages ved et flertal på 22, 1 undlader at stemme Arbejdsdagspræsentation Simon Poulsen præsenterede arbejdsdagens forløb. Præsentation af resolutioner Da der er mange resolutioner fra arbejdsdagen præsenteres de 12 resolutioner inden frokost af de forskellige opstillere, så generalforsamlingen kan se på dem over en bid mad. Frokost Afstemning af resolutioner og prioriteringer Generalforsamlingen diskuterer, hvordan det er mest fornuftigt at gribe de 12 resolutioner an. Det er vedtaget at først gennemgås resolutionerne, hvor hver enkelt vedtages om de skal gå videre til behandling eller diskussion. resolution 1: Skabe flere aktive medlemmer resolution 2: etablering af pr udvalg går ikke videre resolution 3: Nyskabelse i organisationens Sociale Medier

7 resolution 4: Større synlighed fra bestyrelsens side. resolution 5: Et plan over fastholdelse af et stabilt medlemsniveau går ikke videre resolution 6: Vidensdeling internt i organisationen Der skal arbejdes hen mod mere vidensdeling på de forskellige ledelsesniveauer i organisationen. resolution 7: Forventningsafstemning omkring ICYEs branding udadtil i relation til kulturmøde vs nødhjælp resolution 8: Skab mere opmærksomhed omkring kortere ICYE ophold, udvekslinger og trainings. resolution 9: Bestyrelsen skal finde ud af om der er interesse for om ICYE, som organisation skal blande sig i den offentlige debat resolution 10: Bestyrelsen skal fortsat arbejde med at skaffe værtsfamilier samt fokusere på gode projekter med efterskoler og andre projekter, hvor exchangeen kan bo på projektet. resolution 11: Bestyrelsen skal arbejde med intern kommunikation i organisationen for at undersøge behovet for og implementeringen af en online kommunikation og dokumentdelingsplatform samt en mere fornuftigt kommunikationsvej. tilbagetrukket af opstillerne resolution 12: Bestyrelsen i Dansk ICYE skal være med til at skabe en mere klar profil og formidling omkring de frivillig tilbud der ligger i organisationen, samt hvordan disse skaber værdi for de frivillige og omverdenen. Prioriterings afstemning af resolutioner Resolutioner Antal stemmer resolution 1 6

8 resolution 3 12 resolution 4 20 resolution 6 18 resolution 7 14 resolution 8 8 resolution 9 6 resolution 10 7 resolution Rangordnet efter antal stemmer Resolutioner Antal stemmer Resolution 4 20 Resolution 6 18 Resolution 7 14 Resolution Resolution 3 12 Resolution 8 8 Resolution 10 7 Resolution 1 6 Resolution 9 6 Valg af formand, næstformand og kasserer, samt 3 medlemmer til bestyrelsen. Bestyrelsen blev enstemmigt valgt Valg af revisor Bestyrelsen foreslår at Beierholm Revision beholdes som revisor Valg af revisor enstemmigt valgt.

9 Eventuelt Ingen tilføjelser under eventuelt