Vejledning til udarbejdelse af kontrolbud

Transkript

1 Vejledning til udarbejdelse af kontrolbud December 2015

2 Indhold 1. Indledning 3 2. Lovgrundlag 4 3. Afklaring af opgavens omfang (fase 1) Omfang af udbudte opgaver Forskelle i serviceniveau Fremtidige tilpasninger af opgaveløsningen Særlige krav i udbudsmaterialet 5 4. Dataindsamling og beregning af omkostninger (fase 2) Direkte og indirekte omkostninger Beregning af direkte omkostninger Beregning af indirekte omkostninger 9 5. Afstemning (fase 3) Rådgivning hos PwC 12 2 Cybercrime Survey 2015

3 Vejledning til udarbejdelse af kontrolbud 1. Indledning I forbindelse med offentlige udbud kan regioner og kommuner vælge at afgive et kontrolbud. Ved hjælp af kontrolbud er det muligt at sammenligne de indkomne tilbud med den kvalitet og økonomi, der tilbydes gennem en opgaveløsning i offentligt regi. Kommuners og regioners udarbejdelse af kontrolbud reguleres i bekendtgørelse nr. 607 af 24. juni ( Kontrolbudsbekendtgørelsen ). Kontrolbudsbekendtgørelsen stiller krav til, hvordan kontrolbuddet beregnes, herunder hvilke omkostninger der skal inkluderes i kontrolbuddet. Ved udarbejdelse af kontrolbud skal den offentlige ordregiver være særligt opmærksom på, at alle relevante omkostninger medtages i omkostningsberegningen, og at beregningen er fair, rimelig og dokumenteret, jf. Kontrolbudsbekendtgørelsen. Der findes flere eksempler på kontrolbud, der ikke er udarbejdet i overensstemmelse med de principper, der er beskrevet i Kontrolbudsbekendtgørelsen. Dette har i nogle tilfælde resulteret i, at Klagenævnet for Udbud har givet medhold til tilbudsgivere i klagesager. Set ud fra ordregivers perspektiv er det derfor vigtigt at følge de beskrevne principper. Et kontrolbud består af en kvantitativ og en kvalitativ del. Denne vejledning omfatter alene udarbejdelsen af den kvantitative del af kontrolbud. Selvom vejledningen kun vedrører den kvantitative del af et kontrolbud, er det fortsat vigtigt, at der er sammenhæng mellem de medregnede omkostninger og det tilbudte serviceniveau. Vejledningen er i sagens natur generel og kan bruges ved udarbejdelse af kontrolbud i mange forskellige sammenhænge. Med baggrund i PwC s erfaringer fra udarbejdelsen af tidligere kontrolbud har vi opstillet nedenstående eksempel på en proces i forbindelse med udarbejdelsen af et kontrolbud. De tre faser synliggør det nødvendige arbejde, der er forbundet med at udarbejde et kontrolbud, herunder afklaring af udbuddets omfang, dataindsamling og beregning samt afslutningsvist en afstemning og formidling af de gennemførte beregninger. Faser Efter en introduktion til Kontrolbudsbekendtgørelsen er denne vejledning struktureret i overensstemmelse med ovenstående tre faser. I planlægningen af hvordan kontrolbuddet skal udarbejdes, bør der indledningsvist sættes stort fokus på, hvilke ressourcer der allokeres til udarbejdelsen af kontrolbuddet. Udarbejdelse af et kontrolbud er ofte en krævende proces, og der kan være behov for at dedikere en række medarbejderressourcer til at udarbejde kontrolbuddet, ligesom der kan være behov for at tilknytte ekstern rådgiverassistance. Det er vigtigt, at der er adskillelse mellem de personer, der arbejder med udbuddet af opgaven, og de personer, som udarbejder kontrolbuddet. Hvis dette ikke er tilfældet, kan der opstå tvivl om, hvorvidt den offentlige ordregiver favoriserer sit eget tilbud. Organiseringsaspekter vedrørende udarbejdelsen af kontrolbuddet behandles ikke yderligere i denne vejledning Formålet med denne vejledning er at beskrive hovedprincipperne for udarbejdelse af kontrolbud. Vejledningen kan derfor ses som et arbejdsredskab for de offentlige ordregivere, der står over for at skulle udarbejde et kontrolbud. Afklaring af opgavens omfang Afklaring af opgavens omfang Afklaring af serviceniveau Afdækning af særlige krav i udbudsmaterialet Dataindsamling og omkostningsberegning Afstemning Indsamling af relevante regnskabstal Fastsættelse af fordelingsnøgler Beregning af indirekte omkostninger Beregning af samlede omkostninger Afstemning af nuværende omkostninger vs. fremtidige omkostninger Udfyldning af tilbudsdokumenter 1. Se retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id= Cybercrime Survey

4 2. Lovgrundlag Kontrolbudsbekendtgørelsen beskriver, hvordan kommuner og regioner i forbindelse med udarbejdelse af kontrolbud skal opgøre de samlede langsigtede gennemsnitsomkostninger ved den offentlige opgavevaretagelse. Beregningen skal således omfatte: Alle direkte omkostninger, der er forbundet med opgavevaretagelsen, fx løn, materialer, vedligeholdelsesudgifter mv. Alle indirekte omkostninger, der er forbundet med opgavevaretagelsen, fx lokale- og kontorudgifter, indirekte lønomkostninger, it-udgifter, udgifter til ledelse, administration mv. Afskrivninger og forrentning af den drifts- og anlægskapital, der stilles til rådighed. Beregningen af omkostningerne skal udføres efter følgende principper: Hvis omkostningen er udelelig, benyttes fordelingsnøgler. Ved benyttelsen af fordelingsnøgler er det vigtigt, at disse dokumenteres. Afskrivninger beregnes i overensstemmelse med reglerne i kapitel 8 i Budget- og regnskabssystem for kommuner og kapitel 8 i Budgetog regnskabssystem for regioner. Herudover skal afskrivninger være udtryk for de langsigtede afskrivninger. Ved forrentning af drifts- og anlægskapital anvendes markedsrenten. Ved beregning af tjenestemandspensioner benyttes en procentsats af den pensionsgivende løn 1. Hvis opgaven er omfattet af lov om merværdiværdiafgift, medtages moms ikke, mens moms skal medtages, hvis opgaven ikke er omfattet af lov om merværdiværdiafgift. Ved afgivelsen af kontrolbud skal det fremgå af udbudsmaterialet, hvis ordregiver udarbejder kontrolbud. Derudover skal: kontrolbuddet afgives senest samtidig med udløbet af fristen for aflevering af eksterne tilbud kontrolbuddet foretages på samme vilkår som eksterne bud og som specificeret i udbudsmaterialet vurderingen af de indkomne eksterne tilbud og ordregivers kontrolbud foretages, således at der ikke deltager personer, der har medvirket ved udarbejdelsen af kontrolbuddet. 3. Afklaring af opgavens omfang (fase 1) I forbindelse med den indledende afklaring og forberedelse af udarbejdelsen af kontrolbuddet bør der fokuseres på følgende fire forhold: 1. Omfanget af udbudte opgaver 2. Forskelle i serviceniveau 3. Fremtidige tilpasninger af opgaveløsningen 4. Særlige krav i udbudsmaterialet. 2. Se kapitel 4 i Budget- og regnskabssystem for kommuner og kapitel 4 i Budget- og regnskabssystem for regioner. 4 Vejledning til udarbejdelse af kontrolbud

5 3.1. Omfang af udbudte opgaver Omfanget af de udbudte opgaver er fastlagt i udbudsmaterialet. Det er vigtigt, at det hurtigt gøres klart, hvorvidt omfanget af opgaver modsvarer den nuværende opgaveløsning. Der kan fx være tale om, at det i udbudsmaterialet forudsættes, at en række opgaver fortsat varetages i kommunalt regi og derfor ikke bør indgå i beregningen (fx rengøring i udvalgte bygninger, drift af dagcenter, vejvedligehold af udvalgte veje mv.). Det kan i udbudsmaterialet ligeledes forudsættes, at nye opgaver, som førhen blev løst andetsteds i kommunen/regionen, skal løses. Hvis ikke disse opgaver tidligere er blevet løst i offentligt regi, og der derfor ikke er et tilstrækkeligt datagrundlag, estimeres omkostningerne forbundet med disse opgaver på bedste vis og med baggrund i tilgængelige data. Såfremt en del af de nuværende opgaver vedrører myndighedsopgaver, afgrænses disse fra kontrolbuddet, således at omkostningerne ikke medtages Forskelle i serviceniveau Det fremtidige serviceniveau vedrørende opgavevaretagelsen skal afklares og afstemmes i forhold til serviceniveauet i den nuværende opgaveløsning. Et eksempel på en ændring i serviceniveauet kan være, at græsset skal klippes hyppigere, eller at responstiden for snerydning skal reduceres. Såfremt der er ændringer i serviceniveauet i den fremtidige opgaveløsning i forhold til den nuværende opgaveløsning, skal disse identificeres og prisfastsættes ved beregningen af kontrolbuddet Fremtidige tilpasninger af opgaveløsningen Hvis der er foretaget beslutning om fremtidige tilpasninger, der direkte eller indirekte vedrører den udbudte opgave, bør der ligeledes tages højde for disse ved udarbejdelsen af kontrolbuddet. Fremtidige tilpasninger kan fx vedrøre: Politisk besluttede effektiviseringer Ændringer i organisationsstruktur samt bemanding Ændringer i tilgangen til opgaveløsningen (fx brug af nye metoder eller redskaber). Hvis der indregnes en økonomisk effekt af forventede fremtidige tilpasninger, er det vigtigt, at der udførligt kan argumenteres for, hvorfor det er relevant at medregne disse Særlige krav i udbudsmaterialet Udbudsmaterialet kan stille særlige krav og vilkår, som tilbudsgiverne vil være underlagt, og som potentielt set også bør medregnes ved opgørelsen af kontrolbuddet. Disse særlige krav og vilkår kan fx vedrøre: Krav om garantistillelse Krav om løbende effektivisering Vilkår for overtagelse af eksisterende materiel og faciliteter Håndtering af aktiver ved aftaleperiodens ophør. Vejledning til udarbejdelse af kontrolbud 5

6 4. Dataindsamling og beregning af omkostninger (fase 2) 4.1. Direkte og indirekte omkostninger Formålet med dette afsnit er at afklare, hvilke typer af omkostninger der skal medregnes ved udarbejdelsen af kontrolbuddet. Overordnet set skal beregningen af omkostningerne ved kontrolbud omfatte de samlede langsigtede gennemsnitsomkostninger ved den udbudte opgave. De samlede langsigtede gennemsnitsomkostninger ved den udbudte opgave kan inddeles i direkte og indirekte omkostninger. De direkte omkostninger er omkostninger, der direkte kan relateres til de opgaver, der er specificeret i udbudsmaterialet. De fleste af de direkte omkostninger vil oftest være udspecificeret i regnskaberne dog vil der være behov for en kritisk gennemgang med henblik på at få identificeret eventuelle omkostninger, der ikke vedrører de udbudte opgaver, samt omkostninger, der vedrører myndighedsopgaver mv. Der kan ligeledes være behov for en beregning af nye forventede omkostninger, ligesom der kan være direkte omkostninger, der ikke umiddelbart fremgår af regnskaberne (fx afskrivninger). Indirekte omkostninger vedrører omkostningerne forbundet med opgaver, der ikke direkte kan relateres til den udbudte opgave, men som alligevel udgør en nødvendig forudsætning for, at opgaverne kan løses (fx centrale administrationsomkostninger). Nedenstående figur giver en oversigt over de typer af omkostninger, der som udgangspunkt skal medregnes ved opgørelse af henholdsvis de direkte og indirekte omkostninger. Direkte omkostninger Løn (medarbejdere) Løn (administration og ledelse Lokale omkostninger Omkostninger til it, telefoni mv. Råvarer, materialer og tjenesteydelser Materielle anlægsaktiver (ekskl. bygninger) Øvrige direkte omkostninger Indirekte omkostninger Løn (kommunaldirektør, direktion mv.) Løn (personaleadministration, it, økonomi, øvrig forvaltning mv. Lokale omkostninger Øvrige indirekte omkostninger 6 Vejledning til udarbejdelse af kontrolbud

7 Afgrænsningen mellem direkte og indirekte omkostninger vil oftest afhænge af en konkret vurdering og kan variere fra den ene offentlige myndighed til den anden. Ved beregningen af kontrolbuddet er det afgørende at få medregnet alle omkostninger, som har direkte eller indirekte betydning for opgaveløsningen det er ikke essentielt, om omkostningen opgøres som direkte eller indirekte omkostning. Generelt bør de direkte samt indirekte omkostninger fastsættes med baggrund i tilgængelige regnskabsdata samt under hensynstagen til (jf. fase 1): 1. Omfanget af udbudte opgaver set i forhold til den nuværende opgaveløsning 2. Forskelle i serviceniveau mellem den nuværende og fremadrettede opgaveløsning 3. Fremtidige tilpasninger af opgaveløsningen 4. Særlige krav i udbudsmaterialet. Alle omkostninger bør inflationskorrigeres, således at de modsvarer tidspunktet for det pågældende udbud Beregning af direkte omkostninger Løn (medarbejdere) Opgørelsen af de samlede lønomkostninger til medarbejdere kan ske ud fra flere forskellige metoder, hvor den mest hensigtsmæssige metode vil afhænge af hvilke typer af opgaver, det konkrete udbud vedrører. De samlede lønomkostninger til medarbejdere kan opgøres med baggrund i en beregnet timeløn kombineret med forudsætninger omkring det forventede tidsforbrug. Alternativt ud fra en akkumuleret betragtning, hvor de samlede lønomkostninger forbundet med den udbudte opgave opgøres. Uafhængigt af hvilken metode der benyttes til beregning af de samlede omkostninger, bør alle tillæg, ATP, AER, pensionsbidrag, feriegodtgørelse mv. medregnes. Opgørelse af direkte timeløn pr. ansat kr. Grundløn Arbejdsbestemte tillæg 0 ATP (årlig sats) AER (årlig sats) Pensionsbidrag (15 % af grundløn) Feriegodtgørelse (1,9 % af årsløn) Arbejdsskadeforsikring = Brutto lønomkostning Årligt timetal, eksklusive ferie Ferie (seks uger) 222 Helligdagstimer 80 Sygetimer, møder og uddannelse 138 = Effektive arbejdstimer Effektiv timepris 249 Eventuelle tjenestemandspensioner samt dagpengerefusion (indtægt) bør ligeledes medregnes. Til højre er vist et beregningseksempel på, hvordan en timeløn kan beregnes. Der vil som regel være behov for at udregne flere forskellige timelønninger, alt efter hvilke typer af medarbejdere, der varetager opgaven. Løn (administration og ledelse) Løn til administration og ledelse vedrører primært lønomkostninger til de personer, der er tæt tilknyttet løsningen af den udbudte opgave, fx som daglig leder for en række af udførende medarbejdere. Omkostninger vedrørende løn til administration og ledelse vil oftest med fordel kunne håndteres særskilt. Ved opgørelsen af omkostninger til administration og ledelse er det i særlig grad vigtigt at sikre sig, at alle dele af de udførte arbejdsopgaver vedrører den udbudte opgave og ikke fx myndighedsopgaver. Oftest vil det således være hensigtsmæssigt at gennemgå arbejdsopgaverne sammen med de tilknyttede administrative medarbejdere samt ledere med henblik på at kunne vurdere, om alle lønomkostninger bør medregnes som en del af kontrolbuddet. Til beregning af de samlede omkostninger bør alle tillæg, ATP, AER, pensionsbidrag, feriegodtgørelse mv. medregnes, ligesom eventuelle tjenestemandspensioner samt dagpengerefusion (indtægt) bør medregnes. Vejledning til udarbejdelse af kontrolbud 7

8 Lokaleomkostninger Lokaleomkostninger for de bygninger, der benyttes til brug for opgaveløsningen, bør medregnes. Lokaleomkostningerne kan vedrøre husleje. Hvis der alternativt er tale om en kommunalt ejet bygning, bør lokaleomkostninger fastsættes med baggrund i bygningens markedsværdi, årlige afskrivninger samt den aktuelle markedsrente. Opgørelse af lokaleomkostninger Markedsværdi af benyttede lokaler kr. Bygningens forventede levetid 50 år Scrapværdi 0 kr. Årlig afskrivning kr. Markedsrente 1,0 % Forrentning kr. Samlet forrentning og afskrivning pr. år kr. De årlige lokaleomkostninger vedrørende forrentning og afskrivning af kommunalt ejede bygninger kan således opgøres i overensstemmelse med metoden til højre. Ved opgørelse af lokaleomkostninger bør følgende omkostninger ligeledes medregnes: El, vand og varme Renovation Drift og vedligehold Forsikringer relateret til lokalerne Rengøring. Omkostninger til it, telefoni mv. Omkostninger til it, software, telefoner mv., der er direkte relateret til opgaveløsningen, bør opgøres og medregnes. Omkostninger til kontorhold i øvrigt bør ligeledes medregnes. Råvarer, materialer og tjenesteydelser Omkostninger til råvarer, materialer og tjenesteydelser vil i nogle udbud udgøre en stor del af de direkte omkostninger (fx vej og park). Hvis man ikke har tilgængelige data for alle råvarer, materialer og tjenesteydelser bør disse tilvejebringes (evt. gennem indhentning af tilbud, afdækning af enhedspriser) med henblik på at skabe et veldokumenteret grundlag. Ved en aktivitetsbaseret tilgang (fx ved udfyldelse af tilbudsliste ved udbud inden for vej og park) vil det være en fordel at opgøre omkostninger til råvarer, materialer og tjenesteydelser med baggrund i de konkrete aktiviteter, der udgør en del af udbuddet, og som derfor skal prissættes. Materielle anlægsaktiver (eksklusive bygninger) Materielle anlægsaktiver vedrører anlægsaktiver med fysisk substans til vedvarende eje eller brug. Maskiner og transportmidler er de typiske eksempler på materielle anlægsaktiver (ud over bygninger), som det er relevant at behandle ved beregningen af et kontrolbud. Håndtering af omkostninger forbundet med materielle anlægsaktiver (eksklusive bygninger) kan være ret kompleks og kræve, der tilvejebringes en række forudsætninger (se nedenfor). En række af forudsætningerne kan være givet gennem udbudsmaterialet (fx ved krav om overtagelse af det eksisterende materiel til en given pris), mens andre af forudsætningerne skal tilvejebringes og dokumenteres. De samlede omkostninger, herunder afskrivninger til materielle anlægsaktiver, bør opgøres under medregning af følgende typer af omkostninger: Værdi af det materielle anlægsaktiv ved kontraktstart Forrentning Scrapværdi Forventet levetid Værkstedsomkostninger, herunder reservedele Forsikringer Benzin. Hvis der er brug for at beregne en timepris, bør denne beregnes med baggrund i de samlede årlige omkostninger forbundet med det pågældende anlægsaktiv og under hensyntagen til den årlige benyttelse af aktivet. Øvrige direkte omkostninger Øvrige direkte omkostninger vil i meget høj grad afhænge af den konkrete opgaveløsning samt udbuddets omfang. Følgende er eksempler på, hvad det kan være relevant at medregne som øvrige direkte omkostninger: Uddannelse af personale Kørsel og transport Forsikringer Kantine Alarmer Mindre materiel Forrentning af driftskapital. 8 Vejledning til udarbejdelse af kontrolbud

9 4.3. Beregning af indirekte omkostninger Indirekte omkostninger kan ikke direkte relateres til opgavevaretagelsen, men er nødvendige for gennemførelsen af denne. De indirekte omkostninger skal således også opgøres under hensyntagen til omfanget af de udbudte opgaver. Ved opgørelse af de indirekte omkostninger vil der som regel være behov for at benytte fordelingsnøgler med henblik på at bestemme, hvilken andel af omkostninger der bør medregnes. Ved brug af fordelingsnøgler skal disse begrundes og dokumenteres. Valget af fordelingsnøgle vil afhænge af den enkelte omkostningstype samt typen af opgavevaretagelse, der udbydes. Det er derfor ikke muligt i denne vejledning at give konkrete input til, hvilke fordelingsnøgler der skal anvendes hvornår. Der findes flere mulige fordelingsnøgler, der kan bruges, afhængigt af hvilken type af omkostninger det drejer sig om, herunder: Antal årsværk Antal m 2 Antal it-arbejdspladser. Løn (kommunaldirektør samt direktion) En andel af lønomkostningerne til kommunaldirektøren samt øvrig direktion bør medtages ved beregningen af kontrolbuddet. Andelen af de samlede lønomkostninger, der skal medregnes, fastsættes ved brug af relevant fordelingsnøgle. Indirekte omkostninger kommunaldirektør Antal arbejdspladser relateret til udbudt opgave Totalt antal arbejdspladser i kommunen Ved fastsættelse af fordelingsnøglen samt opgørelsen af de samlede lønomkostninger bør det overvejes, om der skal benyttes forskellige fordelingsnøgler til henholdsvis kommunaldirektør/øvrige direktionsmedlemmer, herunder om lønnen til samtlige direktionsmedlemmer bør medregnes ved opgørelsen. Ovenstående tabel viser et eksempel på en beregning af hvilken andel af lønomkostningerne til en kommunaldirektør, der bør medregnes under de angivne forudsætninger. Løn (Øvrig forvaltning) En andel af de samlede lønomkostninger relateret til centrale dele af forvaltningen bør ligeledes medregnes i det omfang, at en del af forvaltningens opgaver direkte eller indirekte kan henføres til de opgaver, der skal løses som led i den udbudte opgave. 35 årsværk 3000 årsværk Fordelingsnøgle 1,2 % Kommunaldirektør løn Samlet indirekte omkostning kommunaldirektør kr kr. Oftest vil det kun være en begrænset del af de opgaver, der løses i forvaltningen, der direkte eller indirekte kan henføres, herunder IT, HR, Økonomi mv. Som grundlag for en vurdering af hvilke dele af forvaltningens opgaver, der skal indgå som en del af omkostningsgrundlaget, bør der laves en systematisk gennemgang af de opgaver, de enkelte dele af forvaltningen udfører, med henblik på at fastlægge hvorvidt de direkte eller indirekte kan relateres til kontrolbuddet. Lønomkostningerne bør fordeles med relevant fordelingsnøgle. Det kan vise sig hensigtsmæssigt at benytte flere forskellige fordelingsnøgler, alt afhængig af hvilke lønomkostninger der skal fordeles. Såfremt der er tale om en fordeling af løn til kommunaldirektør samt direktion, kan det være relevant at benytte en fordelingsnøgle baseret på antal medarbejdere i kommunen/ regionen set i forhold til antal medarbejdere omfattet af udbuddet. Opgørelsen af de samlede lønomkostninger bør ske under hensyntagen til alle tillæg mv., jf. opgørelsen af lønomkostninger til medarbejdere. Vejledning til udarbejdelse af kontrolbud 9

10 Lokaleomkostninger En andel af lokaleomkostningerne for de bygninger, der benyttes af forvaltningen, bør medregnes. Lokaleomkostningerne skal opgøres på samme vis ved de direkte omkostninger (som husleje eller som forrentning af anlægskapital). Det er ikke alle lokaleomkostninger, der skal medregnes som en del af omkostningsgrundlaget, da en række af de benyttede lokaler hverken direkte eller indirekte kan henføres til en del af kontrolbuddets opgaver. Ved opgørelse af lokaleomkostninger bør følgende omkostninger ligeledes medregnes: El, vand og varme Renovation Drift og vedligehold Forsikringer relateret til lokalerne Rengøring. Ved fastsættelsen af den andel af omkostningerne, der skal medregnes til kontrolbuddet (valg af fordelingsnøgle), bør der tages højde for, hvilke funktioner/arbejdsopgaver der udføres i den pågældende bygning. Til højre er øverst vist et beregningseksempel for afskrivning af rådhus. Øvrige indirekte omkostninger Inden for de enkelte forvaltninger vil der være en række øvrige omkostninger, der ikke vedrører løn. En del af disse øvrige omkostninger vedrører de enkelte dele af forvaltningen, mens andre kan betragtes som fællesomkostninger. Afskrivning af rådhus Offentlig vurdering af rådhus Bygningens forventede levetid Årlig afskrivning Afhængigt af den udbudte opgave bør en andel af en eller flere af nedenstående eksempler på øvrige omkostninger medregnes ved opgørelsen: Materiale- og kontoromkostninger (print, papir mv.) It og telefoni Kantine Uddannelse Forsikringer/skadesomkostninger Udviklingsomkostninger Materielle anlægsaktiver Kørsel. kr kr. 100 år kr. Markedsrente 1,0 % Forrentning Forrentning + afskrivning kr kr. Omkostninger til el, vand, varme, renovation, rengøring mv kr. Samlede lokaleomkostninger (rådhus) Antal arbejdspladser relateret til udbudt opgave Totalt antal arbejdspladser på rådhus kr. 35 årsværk 2000 årsværk Fordelingsnøgle 1,8 % Andel af lokaleomkostninger til rådhus, der bør medregnes Indirekte omkostninger til it og telefoni Samlede omkostninger til it og telefoni kr. Andelen af de enkelte typer af øvrige omkostninger bør fastsættes ved brug af relevant fordelingsnøgle. Oftest vil det være muligt at bruge den samme fordelingsnøgle til fordelingen af en række af de øvrige omkostninger kr. Antal it-arbejdspladser samlet 500 Omkostning pr. it-arbejdsplads kr. It-arbejdspladser relateret til udbudt opgave 15 Samlet indirekte omkostning til it kr. 10 Vejledning til udarbejdelse af kontrolbud

11 5. Afstemning (fase 3) Som led i den afsluttende fase vil der være behov for at beregne de samlede omkostninger på baggrund af delberegningerne vedrørende de direkte og indirekte omkostninger. De samlede omkostninger udgør grundlaget for udfyldelsen af relevante tilbudsdokumenter. Det vil også være relevant at sammenholde de beregnede omkostninger i kontrolbuddet med de nuværende omkostninger. Det således vigtigt, at omkostningerne vedrørende den fremtidige opgaveløsning kan afstemmes med omkostningerne vedrørende den historiske opgaveløsning, samt at der kan argumenteres for, hvorfor der i givet fald vil forventes ændringer set i forhold til den nuværende opgaveløsning. Ændringerne kan fx vedrøre: Fremtidige organisationsændringer Besluttede effektiviseringer på området Ændringer i forventet bemanding Ændringer i opgavens omfang Ændrede krav til, hvordan opgaven skal udføres Ændringer i serviceniveau. I den afsluttende fase bør der ligeledes laves en sikring af sammenhængen mellem den kvantitative beregning og den kvalitative beskrivelse, således at omkostninger til de aktiviteter og ydelser samt det serviceniveau, der er beskrevet i den kvalitative del af kontrol buddet, er medtaget ved beregningen af kontrolbuddet. Afstemningen af omkostningsberegningen med de historiske omkostninger er vigtig af flere grunde, og det gælder uanset om kontrolbuddet vinder eller ej. Vinder kontrolbuddet, er det essentielt, at omkostningerne afspejler opgavevaretagelsen korrekt, og at der dermed ikke er glemt nogle omkostninger, som kan resultere i klager fra de øvrige tilbudsgivere. Vejledning til udarbejdelse af kontrolbud 11

12 Rådgivning hos PwC PwC har stor erfaring på området inden for rådgivning til offentlige ordregivere i forbindelse med udarbejdelse af kontrolbud. Vi har således rådgivet en lang række af kommuner i forbindelse med udarbejdelse af kontrolbud inden for en række forskellige områder, herunder rengøring, vej og park samt drift af plejecentre. PwC kan bistå kommuner og regioner med: Sparring omkring metode ved udarbejdelse af kontrolbud Dataindsamling samt validering Beregning af kontrolbud Kvalitetssikring af allerede udarbejdet kontrolbud Omkostningsberegninger forud for udbud af opgaver Projektledelse i forbindelse med udarbejdelse af kontrolbud. Ønsker I som ordregiver rådgivning i forbindelse med udarbejdelse af kontrolbud, er I velkomne til at kontakte os. Anders C. Madsen Partner M: E: acm@pwc.dk Torsten Schmidt-Jensen Director T: E: tsj@pwc.dk Succes skaber vi sammen... Revision. Skat. Rådgivning.