Stausholm og Christian Vestergaard Lotte Langer for Administrationen

Transkript

1 Beslutningsreferat - fra ordinært afdelingsmøde i Afdeling 4 Mødested: Rughaven 7, 9000 Aalborg Mødetidspunkt: Den 6. juni 2016 Antal deltagere: Gæster: Organisationsbestyrelse: Referent: 57 beboere, 43 husstande, svarende til 86 stemmer Lotte Bang, Rasmus Elefsen, Carsten Borup Kristensen, Jørn Nielsen, Lone Vammen, Susanne Kjærgaard, Lise Lotte Kjær, Lise Majbrit Nielsen, Søren Brobak Røge og Lotte Langer fra Vivabolig. Desuden deltog Torben Klint fra Arkitekt Nord Palle Christensen, Pia Hornbæk, Tina Holm, Eigil Stausholm og Christian Vestergaard Lotte Langer for Administrationen Velkomst ved Christian Vestergaard Christian Vestergaard bød velkommen til afdelingsmødet. Dernæst præsenterede Christian Afdelingsbestyrelsen, gæsterne fra Organisationsbestyrelsen og Administrationen. Afslutningsvis foreslog Christian på Afdelingsbestyrelsens vegne Eigil Stausholm som dirigent. Dagsorden 1. Valg af dirigent Eigil Stausholm blev enstemmigt valg som dirigent. Eigil konstaterede, at der var indkaldt rettidigt til mødet, og materialet var rettidigt udsendt. Dernæst gennemgik Eigil den reviderede dagsorden og forretningsordenen for afdelingsmødet. Afslutningsvis foreslog Eigil Tina Holm som referent. 2. Godkendelse af forretningsorden Forretningsordenen blev enstemmigt godkendt. 3. Valg af referent Tina Holm blev valgt som referent, Lotte Langer skriver beslutningsreferat for Vivabolig Vesterbro Aalborg mail@vivabolig.dk Tlf CVR Reg Konto

2 Administrationen. 4. Valg af Stemmeudvalg Følgende blev valgt til stemmeudvalg: Torben Hesselvang Ole Juul Wibeke Jensen 5. Godkendelse af Afdelingsbestyrelsens beretning Christian Vestergaard fremlagde Afdelingsbestyrelsens beretning og kom ind på: Diverse møder Kurser og uddannelse Organisationsbestyre og udvalg Åben afdelingsbestyrelse 2 besøger på 5 måneder Oftest henvendelser via telefon, mail eller privat postkasse Gruppe på Facebook og god tone Helhedsplan Hørhaven og Rughaven - ris og ros til entreprenører Genhusningskonsulenternes store indsats Ros til flyttefirma Åbent hus arrangementer med stor succes Ventelister, tomme boliger og afsatte boliger til genhusning Fraflytninger Opgradering af udearealer arbejdsgruppe med behov for flere aktive beboere Kommunikation med landskabsarkitekter og entreprenører Nedtagning af antenne og bekymring for stråling Rughaven 6 opsigelse af erhvervslejemål og eventuel sammenlægning af lokaler Der søges en ny lejer - eller alternativt ombygning til boliger TV og internet fra YouSee og mulige alternativer Afdelingsbestyrelsen afventer nye tilbud og afvikler ekstraordinært afdelingsmøde Diverse aktiviteter i afdelingen med vekslende succes Julekonkurrence som tradition Dernæst fortalte Christian om initiativer i Organisationen: Nybyggeri i det gamle Symfonien med ny lokalitet for Vivaboligs Administration og 105 nye ungdomsboliger Udvidelse af Plejehjemmet Birkebo Nordjyllands største plejecenter Strategi og visioner Nyt visuelt design Maskotten Villi

3 Afslutningsvis takkede Christian på vegne af Afdelingsbestyrelsen for et godt samarbejde med teamet, der servicerer Afdeling 4, og med Vivaboligs Administration. Beretningen blev enstemmigt godkendt. Per Sørensen stillede spørgsmål til den nedtagne antenne og eventuelle andre muligheder, da han oplevede problemer med dækningen. Christian Vestergaard havde ikke tidligere modtaget lignende henvendelser men noterede sig problemet og vil undersøge andre muligheder. Eva Jensen supplerede med yderligere oplevelser af dårlig dækning. 6. Orientering fra afdelingens teamleder Søren Brobak Røge afløste Stefan Rask Knudsen, som var på barselsorlov. Søren præsenterede Team2, der servicerer Afdeling 4, og orienterede overordnet om teamets arbejdsopgaver og forskellige kompetencer, som gør det muligt, at teamet selv varetager en del arbejder. Søren forklarede generelt om markvandringer og efterfølgende 20-årige vedligeholdelsesplaner for afdelingen. Dernæst præsenterede Søren teamets kontaktoplysninger og fortalte desuden om aktiviteterne i afdelingen. Søren kom ind på: Stigende fjernvarmepriser i Aalborg Kommune på 23% Muligheden for tilmelding til Nabohjælp På vegne af teamet takkede Søren afdelingens beboere for en positiv ånd og godt samarbejde. 7. Orientering om helhedsplan Søren Brobak Røge fremlagde forskellige forhold i forbindelse med helhedsplanen og kom ind på: Informationsbrev Tidsplan i henholdsvis Hørhaven og Rughaven Økonomi et samlet budget på 350 mio. kr. Overenskomster og arbejdstider Manglende ensartethed i fuger på murværk - genvurderes og ændres eventuelt Sikkerhed og forbud mod færdsel på byggeplads Kontakt for spørgsmål Der blev ytret ønske om informationsbrev til også genhusede beboere. Der blev i øvrigt stillet spørgsmål til, hvor sikker tidsplanen er, da det er særligt væsentligt for eksempelvis en genhuset beboer, som er dagplejemor. Søren Brobak Røge svarede, at han naturligvis ikke kunne love, at der ikke vil komme ændringer, men derimod at alle eventuelle ændringer vil blive informeret om med det samme, de

4 måtte komme. Der blev stillet spørgsmål til ventilationssystem, fordelingen af varme, varmeudgifter og filtre i ventilationssystemet, idet en beboer har oplevet støv fra systemet. Ken Hansen kunne svare, at støv i boligen alene kan komme fra selve boligen, og der altid blæses luft ind, som er et par grader koldere end almindelig stuetemperatur, da luften ellers ikke ville kunne blandes. Der blev spurgt til etablering af flere P-pladser i forbindelse med reetableringen efter helhedsplanen. Søren Brobak Røge henviste til arbejdsgruppen for udearealer, der arbejder med de nye udearealer, som kan undersøge eventuelle muligheder sammen med Afdelingsbestyrelsen og Team2. Der blev endvidere efterspurgt bedre information til beboerne om retningslinjer for benyttelse af kældre, hvor en beboer oplever, at der roder meget, og det er svært at komme til. Søren Brobak Røge vil videregive problemstillingen til Team2. Afslutningsvis blev der efterspurgt mulighed for parkering efter klokken 22.00, hvor en beboer har oplevet det svært at finde en plads. Christian Vestergaard kunne henvise til Hørhavens parkeringspladser, hvor der som regel er mange ledige pladser. 8. Orientering om afdelingens regnskab Lone Vammen fremlagde afdelingens regnskab for 2015 med et overskud på kr , som blandt andet skyldes: 1. Besparelse på faste udgifter (renovation, el, forsikringer mv.) 2. Besparelse på renholdelse 3. Besparelse på almindelig vedligeholdelse Der blev spurgt til udlevering af det samlede regnskab for afdelingen, og Lone Vammen kunne informere om, at det altid gerne udleveres ved forespørgsel. 9. Godkendelse af afdelingens budget Lone Vammen fremlagde afdelingens budget for 2017 svarende til en huslejestigning på 2,5% eller 19,49 kr. pr. kvm. Huslejestigningen skyldes krav fra Landsbyggefonden. Budgettet blev enstemmigt godkendt. 10. Behandling af eventuelle indkomne forslag Forslag 1 Kollektiv vinduespudsning Afdelingsbestyrelsen havde undersøgt og forelagde priser på kollektiv vinduesvask med 2 tilbud (Tilbud 1 og 2) fra Vivaboligs rengøringsafdeling. Forslaget blev

5 vedtaget med et overbevisende flertal, hvor tilbud 2 med vinduesvask 1 gang pr. måned blev valgt. Alle vinduesrammer og glas vaskes udvendig med vaskeanlæg. Glas i døre og vinduer på altaner er ikke inkluderet. Vandet der vaskes med, er specielt indkøbt vand, uden kalk og andet snavs. Vandet efterlader derfor ikke kalkpletter når det tørrer. Det konkrete tilbud, der blev vedtaget at takke ja til, lyder som følger: Alle boliger, minus Hvedevænget 24, 26, 28, 30, Enghavevej 55, 57, 59, Hørhaven 3, 5, 7, 40, 42, 44, 46 og 48. Vinduesvask 1 x mdl., vil pr. bolig, mdl. udgøre: kr. 55,00 Opstart af vinduesvask vil være oktober, Forslag 2 Internet og TV fra Stofa Forslaget udgik, idet Afdelingsbestyrelsen arbejder med at indhente tilbud på forskellige løsninger. Forslag 3 Kompensation i forbindelse med renovering Afdelingsbestyrelsen anbefalede ikke forslagets vedtagelse, idet det ville betyde en omkostning for samtlige beboere og en yderligere huslejestigning på op til 5%. Forslaget blev enstemmigt nedstemt. Forslag 4 Hensættelse af til kunstnerisk udsmykning Christian Vestergaard uddybede baggrund, hensigt og økonomi i forbindelse med forslaget. Der blev spurgt ind til, hvem der i så fald skulle vælge den pågældende kunst, hvortil Christian Vestergaard foreslog nedsættelse af et eventuelt kunstudvalg. Forslaget blev yderligere debatteret. Forslaget blev nedstemt med et overbevisende flertal. Forslag 5 Katalog til kollektiv råderet Christian Vestergaard uddybede baggrund og hensigt med forslaget. Forslaget blev debatteret, blandt andet med et ønske om tilføjelse af muligheden for etablering af ny terrasse. Forslaget blev vedtaget med et overbevisende flertal, herunder muligheden for ny terrasse. Forslag 6 Tilretning af husorden Christian Vestergaard uddybede baggrund og hensigt med forslaget. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. 11. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer Der var 2 medlemsposter til Afdelingsbestyrelsen på valg. Opstillede kandidater:

6 Tina Holm 2 år Ninna Nielsen 2 år De 2 kandidater blev enstemmigt genvalgt til Afdelingsbestyrelsen. 12. Valg af suppleanter Der skulle vælges 2 suppleanter. Opstillede kandidater: 1. Nanna Thune Andersen 2. Martin Øland De 2 kandidater blev valgt som suppleanter med ovennævnte rækkefølge. 13. Valg til Repræsentantskabet Afdelingsmødet har tidligere besluttet, at Afdelingsbestyrelsen udpeger medlemmer til Repræsentantskabet. 14. Eventuelt Der blev spurgt ind henholdsvis kollektiv og individuel beregning på vandforbrug før og efter helhedsplanen. Lotte Bang og Lise Lotte Kjær forklarede udførligt beregningerne på vandforbrug og -afgift. Der blev stillet spørgsmål til manglende information og forvirring om TV- og internetabonnementer. Christian Vestergaard kunne medgive, at der er plads til forbedring i forhold til klar og tydelig information om TV- og internetabonnementer, så både team, Afdelingsbestyrelse og Administration har ens og tydelig information til beboerne. Der blev endvidere spurgt ind til en konkret overtagelse af en bolig efter dødsfald, hvor boligen ikke var istandsat efter gældende regler i flere henseender. Søren Brobak Røge bad om en personlig samtale om det konkrete tilfælde. Carsten Borup Kristensen orienterede kort om beboerrådgivernes arbejde og tilbud om hjælp i forbindelse med at sætte aktiviteter i gang. En beboer udtrykte stor tak til formand Christian Vestergaard for et effektivt og godt stykke arbejde i afdelingen. Eigil Stausholm takkede for en god, demokratisk dialog, og Christian Vestergaard takkede for god ro og orden. Eigil Stausholm Dirigent Lotte Langer Referent