Familierådgivningem. Specialrådgivningen. Familierådgivningen. Specialrådgivningen. Familierådgivningen. Specialrådgivningen. Familierådgivningen

Transkript

1 Rådmand Gert Bjerregaard Direktør John Lysholm Jepsen Leif Gjørtz Christensen Beskæftigelsesforvaltningen Socialcentrene Steinar Eggen Kristensen Socialcenter Centrum Lone Bahnsen Rodt Projektgruppe medlem Projektgruppe medlem Socialcenter Syd Jan Borum Familierådgivningem Specialrådgivningen Familierådgivningen Myndighedsområde - stærkt lovreguleret - detaljeret processtyring Specialrådgivningen, børn: Sagsbehandling i sager om støtte til børn med handicap 41- merudgifter 42 tabt arbejdsfortjeneste Projektgruppe medlem Socialcenter Vest Gitte Krogh Specialrådgivningen Familierådgivningen Specialrådgivningen Familierådgivningen: Støtte til børn og unge efter servicelovens kapitel 8 50-undersøgelser Foranstaltninger efter 52 Handleplaner efter samtaler Modtagelse og kvittering for underretninger efter 153 og 154. Socialcenter Nord Palle Almvig Projektgruppe medlem Familierådgivningen Specialrådgivningen

2 Kortlægning af sagsgangene på myndighedsniveau: Familierådgivningen Iværksættelse af en dagforanstaltning Socialcenter Centrum, Syd, Vest og Nord Iværksættelse af en døgnforanstaltning, med start ved beslutning om at sagen skal på samråd Socialcenter Syd Iværksættelse af en døgnforanstaltning - Socialcenter Vest og Nord Specialrådgivningen, børn 41 - merudgifter Socialcenter Centrum, Syd og Vest 42 tabt arbejdsfortjeneste Socialcenter Nord Specialrådgivningen, voksne 100 merudgifter Socialcenter Syd Modtagelsen: 100 merudgifter, voksne Socialcenter Centrum 41 merudgifter, børn Socialcenter Centrum 42 tabt arbejdsfortjeneste Socialcenter Centrum DSB den sociale boligtildeling Socialcenter Centrum Råd- og vejledningssager Socialcenter Centrum Blitzkaizen

3 Beskrivelse af de væsentligste udfordringer, som ønskes løst i forbindelse med pilotprojekt: Bedre udnyttelse af ressourcerne, herunder hensigtsmæssige og uhensigtsmæssige sagsgange. Bedre tilpasning af instruktioner. Bedre indsatser for borgeren i form af en hurtigere sagsgang. Bedre arbejdsmiljø og større medarbejdertilfredshed. Større åbenhed omkring sagsbunker hos den enkelte sagsbehandler. Arbejdsområdet er karakteriseret ved at være lovreguleret i helt særligt grad. Der er en lang række proceskrav, og samtidig er der tale om et arbejde med mennesker, som har et støttebehov, og som rådgiveren skal møde i ansigtshøjde. Det antages, at gode arbejdsgange vil være medvirkende til, at der kan opnås god og nærværende kontakt og herigennem et godt samarbejde med borgerne.

4 Århus kommune: i organisationen Socialcenter Centrum ½ stilling Socialcenter Syd ½ stilling Socialcenter Vest ½ stilling Socialcenter Nord ½ stilling bedste Praksis koordinering primo 2008 Udrulning af bedste praksis Udvikling af nye tiltag Forankringsprocessen Forankring Kaizen kultur Kortlægning nutid/fremtid og ny organisering Italesættelse af og påvirkning af organisation

5 Forankringsprocessen Forbedringsforslag Kaizen tavlen Målstyringstavlen Driftsmål Styringsreoler Blitzkaizen på andre sagsgange Nye medarbejdere Netværk Ressource timer Tovholder - arbejdsgrupper Tovholder - redigering/opdatering, ajourføring af tavle Indsamling af statistik, redigering/opdatering, ajourføring af tavle Større fokus på Planlægning, opdatering Planlægning, udføre, opfølgning Planlægning, udføre, opfølgning Introduktion agenter på centrene / mellem kommunerne i projektet Ca. 1 dag / ugen pr. center i andre afdelinger Ny Introduktion Bedste praksis Udvikling af nye tiltag Sekretariaterne i Familie- og Specialrådgivningen*, Modtagelsen*, Ledelsessekretariatet, snitfladen mellem myndighed og dagforanstaltningerne**, dagforanstaltningerne. Snitflader i øvrigt ind mod det centrale led eksempelvis mellem Specialrådgivningen og løn- og personaleafdelingen ifht. 42. spil, gennemgang af kortlægning og redesign, oplæring til Kaizenmøder, målstyring, blitzkaizen, etc. Samarbejde mellem centrene, grupper på tværs, Erfa grupper på tværs - med agent som tovholder Forankring Ressource timer Tovholder på den løbende kaizenproces Ca. 1,5 dag / ugen pr. center

6 Hvad har vi fået ud af indtil nu? Fokus på kerneprocesserne i organisationen Opstillet mål der er vigtige og som giver os mulighed for at styre organisationen Synlighed i sagsbehandlingsprocesserne

7 Det nye fokus : Måling af den administrative indsats - eksempelvis: Tiden fra underretning til den unge har modtaget en foranstaltning skal være så kort som mulig Synlighed omkring hvor sagsbehandler er i sagsforløbet

8 Resultaterne 150 medarbejdere på Socialcentrene har deltaget i 3-6 dages undervisning i er blevet en del af det daglige sprogbrug Over 150 forbedringsforlag Mere end 20 nye standardbreve/dokumenter Vi har specielt forbedret på: Planlægning af sagsgange ( 40 % af forslagene ) Standardiseret faglighed ( 35 % af forslagene) EDB bedre hardware, programforståelse og brug ( 15 % af forslagene )

9 Hvad har virket særligt godt? heldagsarrangementerne iscenesættelse, have tid til at fokuserer. Intern konsulentgruppe det faglige kendskab. Kortlægningerne af sagsgangene god energi og faglige diskussioner, større synlighed rådgiverne imellem, fremmer teambuilding Blitzkaizen Hvad vil vi i særlig grad anbefale andre kommuner, der skal i gang? Start med Ledelsen opbakning og forståelse for projektet Målopfølgningen mål skal være målbart IT-opbakning tager tid! Sørg for at afsætte ressourcer både til agenter og arrangementer Hvad har vi haft svært ved? Målopfølgningen har ikke været på plads fra start. Svært at se værdien i at måle på driften. IT-drift har ikke været knyttet projektet. Ændring af socialrådgiver kultur. At få defineret hvad der er drift og at standardisering kan øge kvaliteten.