Referat. Se liste. Referat fra Lederforum fredag 13. marts 2009 kl i mødelokale 3, Administrationen, Regionshospitalet Holstebro

Transkript

1 Hospitalsenheden Vest Administrationen HR Se liste Lægårdvej 12 DK-7500 Holstebro Tel Fax Referat fra Lederforum fredag 13. marts 2009 kl i mødelokale 3, Administrationen, Regionshospitalet Holstebro Afbud: Elsebeth Amstrup og Henrik Bech Nielsen Referat Dato Kontaktperson Susanne-Vibeke Hjannung Tel Sagsnr Godkendelse af referat fra mødet 14. november 2008 Bilag: Referat fra mødet 14. november 2008 Side 1 Referatet godkendt 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt 3. Administrationens strategier. Drøftelse af den fortsatte indsats for arbejdet med administrationens strategier. Herunder drøftelse af tid og emner for næste Fællesdag for administrationen. Emne fra møde i Lederforum Hvad gør MUS god Fællesdag: forslag til emner m.v. : HEV s administration som en god arbejdsplads hvordan profilerer vi os, hvor går vi hen, annonceform, kommunikation et ønske om bedre indsigt, fra data til udtryk, brugerinvolvering, serviceprofil og rekruttering. I forlængelse af præsentationen i Vildbjerg - en intern branding. Drøftelse af om trepartsmidler kan gå på tværs og komme på tale i forbindelse med emnet.

2 Der kan være tale om 900 kr. pr. medarbejder = ca kr. Ved indsendelse af ansøgning er der behov for konkrete oplysninger. Brugerundersøgelser - Det bør stå klart og tydeligt hvad Administrationen står for og kan. Branding det vi kan og vil Forventningsafstemning en forståelse for hvornår og hvordan opgaverne løses, ud fra det materiale vi har og kan udarbejde. Hvordan er kommunikationen fra og til administrationen, hvordan vil vi gerne have, at vi opfattes. Vi bør følge de samme retningslinier. Større synlighed i at vi arbejder sammen i administrationen HE-HO. Forslag om Aktualitetsplakater som viser, hvad de forskellige funktioner er optaget af her og nu. Eksempelvis i Økonomi med BUA og HR med lokalløn. Forslag om en oversigt bør være på nettet med oplysning om hvad/hvilke opgaver de forskellige medarbejdere arbejder med. En lettere tilgang til oplysningerne. En søgefunktion der finder den/de medarbejdere, der arbejder med en bestemt opgave, så vore samarbejdspartnere finder den rette indgang til aktuel medarbejder. Drøftelse af om systemet vil blive brugt af brugerne. Der er brug for en synlighed i administrationen på tværs, hvordan kommer vi videre. Side 2 MUS Hvad gør en MUS god BUA Der er behov for mere oplysning om, hvad og hvordan BUA kan bruges. Den bør bredes ud i organisationen. Det endelige program for fællesdag drøftes i Ledelseskredsen og lederforum. 4. Medarbejderudviklings samtaler Status for MUS i de enkelte afdelinger/afsnit. Drøftelse af materiale til brug for MUS, skema udarbejdet af Region Midt har været afprøvet i HR et struktureret skema. Bilag: Skema udarbejdet i Region Midt Skemaet fra Region Midt er benyttet i økonomi i forbindelse med afholdelse af MUS med funktionsledere. De ting der var relevante er brugt. MUS afholdes en gang årligt. Økonomi drift Der har været afholdt MUS, men efter de gamle skemaer DRG Afholdt MUS efter de gamle skemaer og der er stor forventning til

3 det nye materiale. Vigtigt at der handles på de problemfyldte emner. HR Der har været afholdt MUS i HR-løn i forbindelse med fordeling af opgaver m.v. og processen kører hen over sommeren for alle funktioner. Om skemaet: Et oplæg til hvordan et skema kunne være er udgangspunktet, og skemaet er afprøvet i HR-organisationen, Viborg. Der er et krav ifølge overenskomst, at der udarbejdes en udviklingsplan for hver medarbejder. I overordnet tekst er det vigtigt, at udviklingsplaner udarbejdes i tråd med BUA aftalen. At der er en tæt konneks, med de planer vi har hvilke forventninger og midler findes der til udvikling. Der ses på de enkeltes ønsker, og derefter tages der stilling til både økonomi og arbejdsopgaver. Det er ikke kun de obligatoriske/faglige kurser, der tænkes på, men kurser der giver en positiv tilgang til arbejdspladsen og opgaver m.v. Der tages udgangspunkt i den plan, der er aftalt mellem leder og medarbejder i forbindelse med MUS. Der skal følges op på samtalerne når en MUS runde i Administrationen er færdig, tages den med på møde i Lederforum. Det er hensigtsmæssigt at MUS i Administrationen er afholdt senest 1. november 2009, så der er mulighed for at tage emner med i BUA Side 3 5. Administrationens kvalitetsudvalg (HBN) Orientering om arbejdet i udvalget. Gruppen mødes i næste uge - kommissoriet er udarbejdet og godkendt af kvalitetsrådet. Instrukser, politikker, retningslinier godkendelsesproceduren skal aftales. 6. Opdatering af personale-/administrationshåndbog samt konvertering til E-dok: Bilag: Beskrivelse af E-dok E-dok skabelonen skal benyttes og materialet sendes til KVA til godkendelse.

4 IMAP - kursus kursus holdes i april 2009, og de er obligatoriske for funktionsledere. Der er tilmeldt 5 medarbejdere fra Administrationen. 7. Studentermedarbejdere (HBN) Drøftelse af eventuel ansættelse af studentermedhjælp i administrationen Bilag: Oplæg vedrørende rekruttering af 25. november 2008 En god måde til at få gode ressourcer ind til specifikke opgaver. Kommunikation har 3 medarbejdere fra Multimedie skolen i 6-8 uger, de arbejder på konsulentbasis i en afgrænset opgave. Der kan tages kontakt til jobcenteret med en projektbeskrivelse omkring udarbejdelse af profiler. HR har phd studerende tilknyttet en opgave. Side 4 8. Arbejdskraftsbesparende teknologi Drøftelse af ansøgningskriterier - forslag der sendes til bedømmelse der skal være veldokumenterede. Kriterier er besparelser, forbedringer, aflastning af medarbejdere, lettelse af plejeopgaver m.v., stregkoder i depotet, fraværsregistreringer m.v. Drøftet et eksempel kunne have været alarmsystemer til receptionen. 9. Budget- og udviklingsaftaler (FK) Bilag: Administrationens Budget- og udviklingsaftale 2009 Administrationens BUA er drøftet i ledelsesgruppen, og har endvidere været på møde i LMU, hvor de enkelte områder blev gennemgået. Forslag om at der orienteres i de enkelte funktioner om arbejdet med BUA en præcisering af, at alle på en eller anden måde er en del af BUA. Bliver ligeledes inddraget i forbindelse med afholdelse af MUS. Indholdet i BUA er rettet til, så det er enkelt at arbejde ud fra og følge op på. Strategikortet lever vi op til strategikortet som afspejler flere punkter end BUA, man agerer efter strategikortet som rækker længere end budgetåret. Der er sat handling bag strategien i forhold til udvalgte bobler i BUA. Drøftelse af hvordan og hvor konkret strategikortet kan bruges i det daglige. Der arbejdes trinvis med afsæt i Strategikortet.

5 10. Udmøntning af besparelser (FK) Drøftelse af arbejdet med opgaven Drøftelse af hvilke problemstillinger vi mødte og om opgaven omkring udmøntning af 114 mio. er løst? Nogle opgaver bærer præg af dristighed og skal følges nøje, og om vi kommer i hus med alle vore forudsætninger. I 2009 er der endnu en stor opgave, afdelingerne følges tæt. Udviklingen kræver en dialog og tilretning for at holde rammen. 11. Introduktion for nyansatte Orientering om udarbejdet materiale for nyansatte i Administrationen Bilag: Introduktionsmappe til gennemsyn på mødet (SH tager mappen med til møde) Side 5 Funktionslederne orienteres om at materialet findes på nettet 12. Eventuelt LMU har udarbejdet en pjece Gå glad fra arbejde, den sendes snarest ud til alle i Administrationen, der opfordres til at benytte den i det daglige arbejde eksempelvis ved personalemøder. Der blev omdelt en skrivelse fra LMU om baggrunden for udarbejdelse af pjecen, samt forslag om, at der følges op på næste fællesmøde i Administrationen. Der er udarbejdet Låse- og brandforskrifter på baggrund af brand på Regionshospitalet Herning. Vejledningen blev omdelt til orientering af det praktiske i det daglige, med at sikre at vi alle tager hånd om, at døre og vinduer er låst og lukket, når vi forlader arbejdspladsen. Næste møde 23. juni 2009 kl i Holstebro Venlig hilsen Susanne-Vibeke Hjannung Sekretær Sendt til:

6 Økonomichef Finn Klejnstrup HR-chef Lasse P. Hansen Plan- og strategichef Henrik Bech Nielsen Koordinator Helle V. Jensen DRG-koordinator Hans Schmidt Koordinator Lilian D. Pedersen Lønkoordinator Anna Bruun Kommunikationschef Finn Møller Ledende sekretær Åse Zacho Ledende receptionist Elsebeth Amstrup Referent: Sekretær Susanne Hjannung Side 6