Frederiksberg Kommune Socialafdelingen

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Frederiksberg Kommune Socialafdelingen Rapport vedrørende analyse af sagsbehandlingen på det specialiserede voksenområde Marts

2 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING OG BAGGRUND KONKLUSION ANBEFALINGER METODE OG ANAYSE metode og analyse af nye sager metode analyse opsamling nye sager metode og analyse af gamle sager metode analyse opsamling gamle sager BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab og BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, begge danskejede revisions- og rådgivningsvirksomheder, er medlemmer af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og dele af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har næsten medarbejdere i 135 lande. 1 INDLEDNING OG BAGGRUND Frederiksberg Kommune har ønsket en analyse af sagsbehandlingen på det specialiserede voksenområde. Formålet med analysen har været at få bedre overblik over og indsigt i kvaliteten af sagernes beskaffenhed. Frederiksberg Kommune er vidende om, at der i flere sager er et efterslæb og at sagerne ikke har været fulgt tilstrækkeligt bagudrettet. Formålet med sagsgennemgangen er således at tydeliggøre, hvilke udfordringer Socialafdelingen har med henblik på at få genoprettet sagerne til et acceptabelt niveau både i forhold til de konkrete udvalgte sager, men også på et mere generelt plan. Denne rapport skal derfor ses som et arbejdsredskab for den videre prioritering af arbejdet i afdelingen. Der er foretaget analyse af i alt 98 sager, hvor den ene halvdel af sagerne er analyseret med henblik på afdækning af, om formalia i sagerne er overholdt og den anden halvdel er analyseret med henblik på vurdering af, om der er sammenhæng mellem borgerens behov for støtte og den aktuelt iværksatte indsats. Hensigten med at foretage to typer analyser har været, at give både et kvantitativt overblik over sagernes beskaffenhed og samtidig en kvalitativ vurdering af den socialfaglige indsats. 2

3 De 98 sager fordelte sig således, at der var 52 sager, der ønskedes analyseret med henblik på om formalia i sagen er overholdt. Disse sager benævnes nye sager, da det som udgangspunkt skulle være sager med ansøgning af nyere dato det vil sige efter oktober Sagerne er gennemgået med henblik på, om sagerne opfylder lovens krav om sagsbehandling og Frederiksberg Kommunes sagsbehandlingsfrister overholdes i perioden fra en borger henvender sig. Sagerne blev gennemgået på baggrund af på forhånd aftalte nedslagspunkter. Der var 46 sager, der ønskedes vurderet med henblik på, om der er sammenhæng mellem borgerens behov for støtte og den aktuelt iværksatte indsats og hvor tilgangen har været en bred socialfaglig analyse på baggrund af aftalte temaer. Disse sager benævnes gamle sager da der var tale om sager, der har været kendt i Socialafdelingen i mange år. For hver af disse 46 sager, er der givet skriftlig vurdering af sagsbehandlingen og anbefalinger til næste handling i sagen. Begge delanalyser omfatter sager fra både Handicapafdelingen og Team Social og Psykiatri. Rapporten er opbygget således at konklusionen på gennemgangen af de 98 sager først beskriver temaer, der er generelt gældende for de 98 sager og herefter konkluderes for henholdsvis de nye og de gamle sager. Herefter følger et afsnit med anbefalinger til fremadrettet indsats samt fokuspunkter i sagsbehandlingen. Undersøgelsesmetoderne fremgår af afsnit 4 hvori også resultaterne af analyserne fremgår. Efter hver af de to delanalyser, er der en opsamling. Opsamlingen fra delanalyserne er samlet den nedenstående konklusion. 2 KONKLUSION Generet ser BDO, at der er sket en positiv udvikling i sagsbehandlingen gennem de sidste år. De nye sagers beskaffenhed er generelt betydelig bedre end de gamle sager. I de nye sager er der generelt god fremdrift i sagsbehandlingen. Der er stort set afgørelser vedrørende de aktuelle foranstaltninger, der aktuelt er iværksat, i alle nye sager. I disse sager er der et relativt godt oplysningsniveau, da der overordnet set laves VUM udredninger, hvilket ikke ses i de gamle sager i nær samme grad. De nye sager er også relativt godt ajourførte i journalen i modsætning til de gamle. Vedrørende handleplaner er der flere nye sager med handleplaner end gamle sager med handleplaner. Den overordnede konklusion er således, at der ses god progression fra de gamle til de nye sager i måden sagsbehandlingen udføres på, med henblik på både lovmedholdelighed og kvalitet. Der er dog stadig udviklingspunkter, som Socialafdeligen kan arbejde med i både de nye sager og i de gamle sager i særdeleshed. Disse anbefalinger beskrives i afsnit 3. Nedenfor opsummeres konklusionen først vedrørende de nye sager og efterfølgende vedrørende de gamle sager. Der er tale om en opsummering og i afsnit 4 er punkterne uddybet med tal og tekst. For de nye sagers vedkommende kan følgende konkluderes: I stort set alle sager er der truffet afgørelse på ansøgningen og sagens fremdrift afventer ikke handling fra Socialafdelingen. 3

4 Frederiksberg Kommunes servicemål er overholdt i 60 % af sagerne. Der er dog visse forbehold for dette udsagn. Disse uddybes i afsnit under figur 3. Der er sendt lovmedholdelige afgørelser i 77 % af sagerne. Der er løbende journalføring i 77 % af sagerne og helt aktuelt er journalen ajourført i 87 % af sagerne. Omkring halvdelen af sagerne 52 % - har ikke handleplan, hvilket der burde have været. Generelt er VUM metoden godt implementeret i de nye sager der ligger oftest en fyldestgørende udredning, hvor sagsbehandlerne kommer grundigt omkring borgerens situation. Det er observeret, at der generelt set ikke er beskrevet samarbejde med Jobcentret hvilket især synes relevant for de unge borgere med både sociale og psykiatriske problemstillinger, som har aktive sager i jobcenteret. For de gamle sagers vedkommende kan følgende konkluderes: For de gamle sagers vedkommende, er der tale om en mere kvalitativ tilgang til analysen og konklusion på den samlede sagsanalyse er derfor mere beskrivende og ikke understøttet af tal og procenter i samme grad. Grundlaget for de opsummerende tal i konklusionen beror på socialfaglige vurderinger og skøn, som BDO har foretaget. Dette redegøres der for under de enkelte punkter i afsnit De veloplyste sager: I de sager, hvor sagen er veloplyst og hvor der er aktuelle opfølgninger, har BDO som udgangspunkt set god sammenhæng mellem borgerens behov og den aktuelle indsats samt planerne for den fremadrettede indsats. BDO er generelt set enig i sagsbehandlernes faglige vurdering af borgerens samlede behov og i de sager, hvor der er opstillet mål, er BDO overordnet enige i disse om end nogle er meget overordnede. I sager i denne kategori er det typisk VUM, der har været anvendt og har givet et godt sagsoverblik. BDO vurderer, at det er knap en femtedel af de gamle sager, der tilhører denne ovenstående kategori. Nedenstående temaer omhandler således generelle betragtninger primært vedrørende den resterende del af de gamle sager. Manglende borgerinddragelse: BDO har gjort den generelle observation, at borgeren ikke er tilstrækkeligt inddraget i alle faser af sagsbehandlingen. Dette ses både i sager, hvor der gennem mange år har været samme foranstaltning og dels i sager, hvor der i nyere tid er foretaget revurdering på et administrativt niveau i sagerne, men ikke på borgerniveau. Der har i sagsanalysen i de gamle sager været særligt fokus på overordnet opsamling i forhold til, om der er handleplan i sagerne og om der har været fulgt op indenfor det sidste år. Vedrørende handleplan: I sager med handleplan vurderer BDO, at handleplanerne er relevante for indsatserne men det ses, at der er mangler handleplan i 78 % af sagerne. Vedrørende opfølgning: I 63 % af sagerne har der ikke indenfor det sidste år været opfølgning i sagen. Opfølgninger er generelt set meget sporadisk noteret og BDO ser, at det er meget usystematisk, hvordan er der følges op i sagerne og det er meget individuelt, hvordan dette noteres eller ikke noteres i journalen. Endvidere ser det ofte ud til, at borgeren ikke er inddraget i opfølgningen. Nedenfor er konklusionerne vedrørende henholdsvis oplysningsfasen og sagsvurderingsfasen. Oplysningsfasen: I mange sager er der ikke et regulært oplysningsgrundlag og BDO har derfor ikke kunnet vurdere sammenhængen mellem borgerens behov og den aktuelle indsats. 4

5 Det drejer sig om sager, hvor hverken samarbejdsparter eller borgerens oplysninger indgår i sagsbehandlingen. I nogle sager er borgeren beskrevet i en samarbejdsparts perspektiv. Sagsvurderingsfasen: I de sager, hvor der er foretaget funktionsvurdering har BDO ud fra det skriftelige materiale - generelt været enig i vurderingerne, som er grundige og bygger på et godt oplysningsgrundlag. Men der er mange sager mere end halvdelen - hvor der ikke er foretaget en vurdering af borgerens samlede situation. 3 ANBEFALINGER Der har i det fremsendte materiale været eksemplariske sager, som kan danne grundlag for generel læring i forhold til den gode sagsbehandling i Socialafdelingen og de nedenstående anbefalinger tager udgangspunkt i de udfordringer, der kan udledes af konklusionen ovenfor. Anbefalingerne er dækkende for både de gamle og nye sager. Der skal i denne forbindelse gøres opmærksom på, at der er givet korte skriftlige anbefalinger i tilbagemeldingerne fra sagsgennemgangen på hver enkelt gammel sag. Administrative anbefalinger: Det kan anbefales at der i højere grad sikres ensartethed i sagsbehandlingen i alle faser. BDO er opmærksom på, at dette primært sker gennem anvendelse af VUM og derfor kan det anbefales, at denne metode bruges mere stringent i alle sager, blandt andet med henblik på at sikre borgerinddragelse samt at oplysningsgrundlaget er tilstrækkeligt og at der sker en adskillelse af oplysninger og faglige vurderinger. Denne anbefaling og flere af de øvrige anbefalinger kan ses i sammenhæng med implementeringen af det nye IT redskab som Socialafdelingen implementerer i I forlængelse heraf anbefales det, at have stort fokus på, at der kommer handleplan i alle sager. Handleplanen er omdrejningspunktet for den indsats, der er igangværende og for planlægningen af den fremtidige indsats. Man kan sige, at hvis Socialafdelingen udvælger handleplanen, som det første fokus at arbejde med - i forlængelse af denne rapport - vil det give anledning til, at der både fokuseres på eventuelt manglende oplysningsgrundlag, eventuel manglende inddragelse af borgeren samt sikring af mål for indsatsen og plan for opfølgning (og tilsyn). I denne sammenhæng er der særlig grund til at anbefale, at der sker en generel understøttelse af opfølgningen på indsatser både i forhold til proces og i forhold til indhold, således at der bliver ensartethed i Socialafdelingen med hensyn til, hvem der skal indgå i opfølgningerne samt med henblik på at sikre, at der sker rettidig opfølgning og personrettet tilsyn i alle sager, hvor det er relevant. BDO har yderligere en anbefaling, der relateres til den administrative praksis. Det drejer sig om at journalføringen bør ensartes og føres på en hensigtsmæssig måde således, at Offentlighedslovens bestemmelser følges og journalen udelukkende indeholder oplysninger, der er påkrævet. Dette skal tilsikre overskuelige journaler, som også borgeren har mulighed for at danne sig et overblik over og som kan lette kollegaers overtagelse af sager. Endeligt kan BDO anbefale, at der fokuseres på at overholde lovgivning vedrørende sagsbehandlingen og servicemålene. Denne anbefaling skal sikre, at der skabes færrest mulige klagesager og borgerne ikke oplever stilstand i sagsbehandlingen. Det bør præciseres, at der skal ske dokumentation i sagen for, at borgeren er orienteret om sagsbehandlingens status og 5

6 eventuelle nye frister, såfremt oprindeligt servicemål ikke kan overholdes på grund af ventetider og andre forhold. Anbefalinger vedrørende samarbejde med andre parter: Det kan anbefales, at der etableres formelt samarbejde med jobcentret især i sagerne omkring unge og psykiatri. Samarbejdet imellem jobcenteret og socialforvaltningen ses som hinandens forudsætninger for, at indsatserne skaber progression hos borgerne. Dette betyder konkret, at især psykisk sårbare unge bør have en parallel indsats, hvor beskæftigelse og social intervention koordineres og sammentænkes til én samlet indsats. Dette vil tilsikre, at indsatserne i højere grad lykkedes og på sigt skaber færre udgifter omkring målgruppen. Endvidere kan det anbefales, at stille krav til tilbuddene om skriftlige statusrapporter som sagsbehandlerne kan anvende i sagsbehandlingen, dels som dokumentation for, at der arbejdes efter de mål, der er opstillet i handleplanen og dels som grundlag for at vurdere borgerens samlede situation. 4 METODE OG ANAYSE Frederiksberg Kommune har udleveret relevant materiale på 98 sager fra det specialiserede voksenområde og BDO har foretaget en sagsvurdering på baggrund heraf. Det var aftalt, at materialet i de nye sager så vidt muligt skulle redegøre for sagsbehandlingsprocessen fra en ansøgning er modtaget til der er truffet afgørelse, og i de gamle sager, redegøre for borgerens støttebehov samt indhold, omfang, tidsperspektiv og om muligt de ønskede effekter af den eller de iværksatte foranstaltninger. BDO har udelukkende vurderet sagerne på baggrund af det fremsendte materiale og har således ikke haft kontakt med hverken myndighed eller tilbud med henblik på at få supplerende oplysninger. De udleverede sagsakter fordelte sig således: Handicapafdelingen: Team Social og Psykiatri I alt 50 sager, heraf 31 nye sager og 19 gamle sager 48 sager, heraf 21 nye sager og 27 gamle sager 98 sager, heraf 52 nye sager og 46 gamle sager BDO har udarbejdet to skabeloner for sagsgennemgangen, én til de nye sager og én til de gamle sager. Skabelonerne for sagsgennemgang og analyse blev fremlagt for styregruppen den 7. januar 2014 og der blev foretager få tilretninger, således at analysen blev endeligt afstemt med Frederiksberg Kommunes præcise ønsker for fokus i sagsgennemgangen. Skabelonerne er vedhæftet som bilag. Nedenfor i afsnittet metode og analyse uddybes indholdet af sagsgennemgangen for henholdsvis nye og gamle sager. 4.1 METODE OG ANALYSE AF NYE SAGER Gennemgangen af de 52 nye sager tager afsæt i, om lovbestemmelser på området og om Frederiksberg Kommunes sagsbehandlingsfrister overholdes og fremdrift i sagen. I gennemgangen er der som udgangspunkt foretaget analyse på baggrund af den seneste ansøgning. 6

7 4.1.1 METODE Vedrørende lovens krav til sagsbehandlingen tages der udgangspunkt i Retssikkerhedslovens forskrifter i 3, 4, 5 og 10 samt Servicelovens 141. BDO har for hver sag vurderet, om loven er overholdt vedrørende: Afgørelse, lovgrundlag, præmisser og ankevejledning Servicemål - om Frederiksberg kommunes servicemål er overholdt jf. kommunens hjemmeside. Journalføring er dette sket løbende og er journalen aktuel. Endelig har BDO afdækket om sagens fremdrift afventer noget og givet fald hvad der afventes: Henvendelse fra borgeren Tiltag fra sagsbehandlers side Henvendelse fra samarbejdsparter? Visitationsmøde? Ledelsesbeslutning? Andet? Afslutningsvist har BDO set efter, om der er handleplan i sagerne. Ovenstående punkter er opstillet i et skema, hvor status på samtlige nye sager er noteret. BDO s sagsgennemgang af de nye sager har ikke forholdt sig til beskaffenheden af det materiale, der indgår i sagsbehandlingen. BDO har således som udgangspunkt ikke vurderet kvaliteten af for eksempel handleplaner, vurderinger og analyser mm., der findes i de udleverede sagsakter i de nye sager. Såfremt BDO har vurderet, at der er bemærkninger, der ligger ud over de tidligere nævnte punkter, har BDO skrevet en kort kommentar i regnearket ud for den enkelte sag. Nedenfor følger nu en opsamling fra sagsgennemgangen af de nye sager som supplement til det udleverede oversigtsskema, som inkluderer status i alle de nye sager ANALYSE Som tidligere nævnt er sagerne vurderet med baggrund i den seneste ansøgning. I 23 af sagerne foreligger der ikke en egentlig ansøgning, men BDO har i disse sager taget udgangspunkt i oplysningen om, at en ydelse er revurderet / er under revidering - eksempelvis en forlængelse af eksisterende bevilling til et botilbud. Manglende ansøgningsdatoer har for analysens vinkel den udfordring, at det kan være vanskeligt at vurdere om Frederiksberg Kommunes servicemål har været overholdt, da en forlængelse af eksisterende bevilling er foregået i en løbende proces og derfor ikke har kunnet bedømmes som sådan. Det har dog stadig været muligt, at vurdere om sagsbehandlingstiden har været urimelig lang og såfremt dette er tilfældet vil det være noteret på den enkelte sag. Ansøgningerne i de gennemgåede sager har primært vedrørt 85 og 107 tilbud se nedenstående figur med illustration af typer. Figur 1 7

8 Typer af sager 12, 102, 129, 73, 84 96, Resultater af analysen Nedenfor afrapporteres de enkelte temaer fra sagsvurderingerne. Temaet fremgår af figurens overskrift og nedenfor er der skrevet forklaringer eller bemærkninger, der uddyber baggrunden for vurderingen. Figuren viser resultaterne i procent. I bilag 1 er der tabeller, der med tal viser det konkrete antal sager for hvert tema. Figur 2 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Er loven overholdt vedrørende afgørelser? Handicapafdelingen Team Social og Psykiatri Gennemsnit Ja Nej Uaktuelt Når en sag ovenfor er placeret i uaktuelt kan det være fordi borgeren er fraflyttet og alligevel ikke ønsker en afgørelse eller fordi svarfristen ikke er udløbet på dagen for sagsgennemgang. 8

9 Figur 3 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Er loven overholdt vedrørende servicemål? Ja Nej Uaktuelt Handicapafdelingen Team Social og Psykiatri Gennemsnit I 23 af sagerne kan man ikke se en egentlig ansøgningsdato. Dette omhandler det først og fremmest, at der ikke har været tale om en egentlig ansøgning, idet der har været tale om forlængelse af en bevilling eller et igangværende bo- eller beskæftigelsestilbud. Såfremt disse sager generelt er opdaterede og man kan se, at sagen følges systematisk, er disse sager i denne sammenhæng bedømt til at servicemålene er overholdt. For de sager, der generelt er dårligt opdaterede, har BDO vurderet disse til at være i kategorien servicemålet er ikke overholdt. De sager, der er placeret i uaktuelt, er sager hvor BDO først og fremmest ikke kan se en afgørelse, fordi den er under behandling eller hvor en afgørelse afventer et eller andet. Nogle af de 23 sager omhandler også sager, hvor ansøgningsdatoen ikke fremgår af sagsakterne inklusiv journalen. Disse sager er vurderet på samme måde som beskrevet ovenfor. I de sager hvor ansøgningsdatoen fremgår, ses det at ansøgningerne er modtaget i perioden fra oktober 2012 og frem til december I stort set alle sager er der truffet afgørelse på ansøgningen og sagens fremdrift afventer ikke noget. Figur 4 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Er journalføringen aktuelt? Handicapafdelingen Team Social og Psykiatri Gennemsnit Ja Nej Uaktuelt 9

10 Det fremgår ovenfor, at det kun er få sager, som ikke er aktuelt ajourført. Der er flere sager, der har været forsømt i en længere periode, men som ser ud til at være ajourført primo januar 2014 Figur 5 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Er journalføringen løbende? Handicapafdelingen Team Social og Psykiatri Gennemsnit Ja Nej Uaktuelt Løbende journalføring har for nogle sagers vedkommende haltet, men det ses, at i nogle af de sager, hvor den løbende journalføring har haltet, er der i dag aktuelle notater jf. opgørelsen over er journalføringen aktuel. Så med andre ord kan man sige, at det efterslæb, der måtte have været, er indhentet i dag på dette område. Figur 6 Er der handleplan? 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Ja Nej Handicapafdelingens Team Social og Psykiatri Gennemsnit På baggrund af typerne af sagens indsatser, jf. side 8, burde alle sager - på nær en sag med råd og vejledning - være sager, hvor der er tilbudt en handleplan, men det ses, at kun omkring halvdelen af sager har handleplan OPSAMLING NYE SAGER Overordnet set må det siges, at der er god fremdrift i sagerne, idet der i næsten alle sager (undtagen 4) er truffet afgørelse. Nedenfor uddybes udvalgte temaer fra sagsgennemgangen. Servicemål 10

11 Sagerne, der er undersøgt, har alle en ansøgning fra perioden mellem oktober 2012 og december Dog kan man ikke i 23 ud af de 52 sager se en egentlig ansøgningsdato enten fordi denne ikke er noteret eller fordi der er tale om en opfølgning på eksisterende bevilling som for eksempel forlængelse af at botilbud. Der er derfor jævnfør ovenfor i tabel 2 et vist skøn i forhold til om servicemålene for svarfrister er overholdt. Med denne usikkerhed har BDO vurderet, at i 60 % af sagerne er servicemålet overholdt. Dette resultat er som udgangspunkt ikke tilfredsstillende, men karakteren af sagsbehandlingen og ansøgningerne vanskeliggør som udgangspunkt i mange tilfælde at overholde servicemålene. I ingen af sagerne ses det, at det er drøftet med borgerne eller meddelt dem skriftligt, at kommunen fastsætter en ny frist når servicemålet i første omgang ikke kan overholdes. Journalføring Med hensyn til journalføringen har 77 % sager løbende journalføring og helt aktuelt er journalen ajourført i 86 % af sagerne. Dog vil BDO påpege, at journalføringen generelt udviser en meget blandet praksis. Det er vigtigt, at en sags proces burde kunne læses af journalen, men det er ligeledes vigtigt, at der ikke journalføres overflødige oplysninger eller oplysninger, der kan læses af sagens øvrige akter. Som eksempel herpå er, at man ikke kan læse i mange journaler, at der pr. dato er påbegyndt en revurdering af tidligere bevilling eller læse hvornår en ansøgning er modtaget. Ligeledes sættes handleplaner og sagsfremstillinger ind i journalen til trods for, at de også fremgår af sagens øvrige akter. Dette giver en massiv journal, som bliver unødig lang og det vanskeliggør at finde oplysninger eller få et overblik over en sag. Socialafdelingen skal have fokus på, at mundtlige indkomne oplysninger og væsentlige ekspeditioner skal nedskrives, men dokumenter som handleplaner og sagsfremstillinger ikke hører hjemme i en journal, da de fremgår af sagen på anden vis. Såfremt en handleplan fremsendes til en borger eller modtages underskrevet bør det fremgå i kort notat af journalen. VUM metoden Generelt er VUM metoden godt implementeret i de nye sager. Der ligger oftest fyldestgørende udredninger, hvor sagsbehandlerne kommer grundigt omkring borgerens situation. VUM metoden danner i mange tilfælde ikke grundlag for udarbejdelse af en grundig handleplan og står derfor i nogle sager som et isoleret redskab, hvor der ikke er kobling i forhold til udredning og en egentligt handleplan for indsatsen. Handleplan Spørgsmålet om, hvorvidt der er handleplan i sagerne, skiller sig markant ud fra de øvrige temaer, idet omkring halvdelen, svarende til 52 % af sagerne ikke har en handleplan. Som nævnt tidligere, er sagernes ydelser af en karakter, som medfører, at alle borgere undtagen én bør have tilbudt en handleplan men denne sag har alligevel handleplan. I betragtning af, at der er indført en intern sagsbehandlings retningslinje, der tilsigter handleplaner i alle sager står Socialafdelingen derfor overfor en udfordring, hvor denne retningslinje ikke helt har vundet indpas. Samarbejdet med jobcenteret I en del af handicap-og psykiatrisagerne er der tale om unge mennesker med både sociale og psykiatriske problemstillinger. En stor del af disse sager har ligeledes aktive sager i jobcenteret. I to af disse sager er der observeret et samarbejde med jobcenteret, men det er tydeligt, at der ikke eksisterer en praksis for et egentligt tværfagligt samarbejde i disse sager. Dette betyder, at Frederiksberg Kommune forsørger at løse komplekse problemstillinger omkring disse borgere, men begge forvaltninger reelt set har vanskeligheder med at få skabt en progression fordi der ikke er skabt et tilstrækkeligt formelt samarbejde imellem social- og arbejdsmarkedsforvaltningen. En betydelig del af disse typer sager har brug for en tværfaglig parallelindsats, hvor begge forvaltninger sammen arbejder med at bryde de sociale problemwww.bdo.dk 11

12 stillinger og bringe borgeren i en mere selvhjulpen og selvforsørgende tilstand til trods for psykisk sygdom. 4.2 METODE OG ANALYSE AF GAMLE SAGER METODE Gennemgang af de 46 gamle sager, har som nævnt til formål at vurdere, om der overordnet set er sammenhæng mellem borgerens behov for støtte og den eller de iværksatte foranstaltninger. Der er således ikke set på overholdelse af de formelle krav til sagsbehandlingen, som i de nye sager, men mere på kvaliteten af den socialfaglige indsats og sagsbehandlingen i denne forbindelse. På baggrund af BDO s socialfaglige analyse og vurdering af hver enkelt sag, er der givet korte anbefalinger til de næste skridt i sagsbehandlingen. Til dette formål har BDO udarbejdet en skabelon for sagsgennemgangen (bilag 2), der tager udgangspunkt i udredningen af borgerens behov for støtte, enten i form af en udredning af borgerens funktionsevne, eller ved hjælp af voksenudredningsmetoden (VUM). Endvidere har BDO set på kvaliteten i 141 handleplanen og opfølgning / tilsyn. Endelig har BDO også vurderet, om der forekommer tilstrækkelig borgerinddragelse, da dette har betydning i relation til vurderingen af, om der er sammenhæng mellem borgerens behov for støtte og den iværksatte foranstaltning. Generelle / specifikke indtryk: En sag (nr. 2) er ikke analyseret idet det i sagsgennemgangen viste sig at Frederiksberg Kommune ikke er handlekommune dog vurderer BDO på de årlige statusrapporter Frederiksberg Kommune modtager, at borgeren er velplaceret i det aktuelle landsdækkende tilbud. Hovedparten af sager er fordelt på ydelser efter Servicelovens 85, 107 og 108. Der er en enkelt 96 (BPA) sag ANALYSE Den socialfaglige analyse er opdelt i nedenstående temaer med vejledende spørgsmål som baggrund for sagsanalysen. Efter hvert tema sammenfattes de generelle indtryk fra sagsgennemgangen. Den konkrete analyse i hver enkelt sag udleveres til Socialafdelingen i form af udfyldt skabelon i A3 format. De enkelte tilbagemeldinger indeholder ikke navn og cpr. nummer, men et sagsnummer, som BDO har givet de enkelte sager. Socialchef Flemming Nielsen får udleveret en liste, hvor de enkelte sagsnumre er parret med sagens navn og cpr. nummer, således at Frederiksberg Kommunes ledelse kan henføre resultaterne til de konkrete gennemgåede sager. Nedenfor gennemgås de enkelte temaer i følgende rækkefølge: Udredningsfasen Sagsvurderingen Handleplan Opfølgningen Anbefalinger i de enkelte sager Udredningsfasen Som udgangspunkt for BDO s vurdering af udredningsfasen, har følgende to spørgsmål udgjort grundlaget for vurderingen: Er oplysningsgrundlaget tydeligt og vurderer BDO, at det er tilstrækkeligt? 12

13 Er der lavet funktionsvurdering? I sagsgennemgangen fandt BDO sager, der er eksemplariske, ligesom der også er sager, der er relevante og tilstrækkeligt oplyste, men bort set fra disse sager, vurderer BDO generelt oplysningsgrundlaget for utilstrækkeligt set i relation til de forholdsvis omkostningsfyldte indsatser der leveres og set i forhold til overholdelse af lovens krav om sagsoplysning jf. Retssikkerhedslovens 10. Et generelt bedre oplysningsgrundlag i sagerne vil styrke mulighederne for, dels at tage stilling til eventuelle ændringer i indsatsen eller sikre en bedre opfølgning. Generelt kan BDO anbefale, at inddrage borgeren bedre i oplysningsfasen. Det ses ofte, at borgeren enten ikke kommer til orde eller at borgeren er refereret gennem andre f.eks. SKP eller bostøtte. BDO tager udgangspunkt i, at myndigheden også skal have oplysninger fra borgeren selv, med mindre der redegøres for, at dette ikke er hensigtsmæssigt eller ikke kan lade sig gøre i en konkret situation. Nedenfor er indsat en figur, der viser BDO s vurdering af temaet udredningsfasen. Figuren er vist i procentsatser men i bilag 1 kan disse henføres til antal sager. Dette gør sig også gældende for de følgende figurer. Figur 7 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Sagens oplysning Sagen er godt oplyst Sagen er Delvist oplyste utilstrækkelig oplyst Handicapafdelingen Team Social og Psykiatri I alt Det ses at i alt er 30 % af sagerne svarende til 14 sager, der aktuelt godt oplyste og kan danne grundlag for en vurdering af sagen samt for opfølgning. 39 % af sagerne - svarende til i alt 18 sager - er utilstrækkeligt oplyste og dette dækker over, at der enten ikke er relativt aktuelle oplysninger i sagen eller at BDO ikke mener, der er tilstrækkeligt oplysningsgrundlag, såfremt myndigheden udelukkende tager udgangspunkt i skriftlige statusnotater fra botilbuddet, uanset om det er et botilbud drevet at Frederiksberg Kommune eller en ekstern udbyder. De øvrige 30 % af sagerne svarende til 14 sager - er kategoriseret som delvist oplyst idet de var tilstrækkeligt oplyste på visitationstidspunktet, men med behov for opdatering af oplysningsgrundlaget (for eksempel grundet ansøgning om flytning, et antal magtanvendelser eller det var længe (flere år) siden, der har været opfølgning på botilbuddet). Endeligt er der også sager, som for så vidt ser ud til at være godt oplyste, men hvor borgeren ikke er inddraget. Disse er også placeret i delvist oplyste. Med hensyn til om oplysningsgrundlaget er vurderet ( funktionsvurderet ) er der 11 sager, hvor der er foretaget en funktionsvurdering efter VUM metoden. Overordnet set har BDO været enig i disse vurderinger. 13

14 I 28 sager er oplysningsgrundlaget ikke vurderet af myndigheden på nogen måde og i de øvrige sager, kan man delvist læse en vurdering på anden vis i sagen. Sagsvurdering Denne overskrift dækker over myndighedens faglige vurdering af borgerens samlede situation, støttebehov og indsats samt myndighedens beskrivelse af formål og mål med en indsats. Som grundlag for BDO s vurdering af myndighedens sagsvurdering, har der været opstillet følgende punkter, som rettesnor for BDO s vurdering: Er der samlet vurdering af borgerens situation og vurderer BDO, at disse er relevante? Er der samlet vurdering af støttebehov og vurderer BDO, at disse er relevante? Adskilles sagsoplysning og borgerens behov for støtte? Er der samlet vurdering af indsatser og vurderer BDO, at denne er relevant? Kan man se ressourcemæssige overvejelser? Er der opstillet formål og mål og vurderer BDO disse er relevante? De ovenstående søgsmål er vurderet enkeltvis og fremgår af tilbagemeldingerne i de enkelte sager. Generelt har BDO fundet, at især Handicapafdelingen har huller i sagsvurderingen. Ofte ses en sagsvurdering, hvor der er indsat en tekst fra botilbud eller lignende og at vurderingen derfor ikke er foretaget af myndigheden. I Team Social og Psykiatri ses det, at halvdelen af sagerne indeholder en sagsvurdering ikke altid efter VUM modellen, men vurderingen fremgår på anden vis. I de sager, hvor der er foretaget en kvalificeret sagsvurdering, har BDO generelt været enig i de konkrete sagsvurderinger. Figur 8 60% Sagens vurdering 50% 40% 30% 20% Handicapafdelingen Team Social og Psykiatri I alt 10% 0% Der er sagsvurdering Ingen sagsvurdering Delvist sagsvurdering Der er generelt en del sager, hvor der er et tomt VUM skema, bortset fra vurdering af borgerne med en VUM kategori eksempelvis C og ellers kun oplysning om pris på igangværende tilbud. For de sager, hvor der for flere år tilbage er foretaget en visitation og hvor der ikke er et VUM skema, har BDO vurderet, om sagsvurderingsoplysningerne fremgår andre steder i materialet. Dette ses dog sjældent i det fremsendte materiale. 14

15 Med hensyn til, om der er beskrevet formål og mål i sagerne, viser nedenstående figur opgørelsen heraf. Figur 9 60% Kan man læse formål og mål i sagerne? 50% 40% 30% 20% Handicapafdelingen Team Social og Psykiatri I alt 10% 0% Der er formål og mål Ingen formål og mål Delvise mål Der er i denne opgørelse ikke skelet til, om målene fremgår af VUM skemaerne eller på anden vis af sagsakterne for eksempel af handleplanen eller af et journalnotat. I langt over halvdelen af sagerne, er der ikke beskrevet formål eller mål med indsatsen. I enkelte sager var der opstillet mål for eksempelvis beskæftigelsesindsatsen, men ikke for botilbuddet. Det er især Handicapafdelingens sager, hvor man ikke kan finde mål og formål med indsatserne. I de sager, hvor der er godt oplysningsgrundlag, vurderer BDO generelt set, at der er opstillet relevante mål for indsatsen. Handleplan BDO har registreret, om der er handleplan i sagerne og i givet fald er der lavet en socialfaglig vurdering af handleplanerne i de enkelte sager. Den socialfaglige vurdering har hvilet på nedenstående temaer: Indeholder handleplanen: o Formål med indsatsen o Hvilken indsats er nødvendig for at opnå formålet? o Den forventede varighed Matcher handleplan sagsvurderingen? Koordinerer handleplanen indsats mellem borger, myndighed og tilbud? Er borgeren inddraget tilstrækkeligt? 15

16 Resultatet af registreringen af, om der er handleplan i sagerne, ser således ud: Figur 10 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Med handleplan Uden handleplan Handleplan Uaktuelt Handicapafdelingen Team Social og Psykiatri I alt For Handicapafdelingens vedkommende er der ingen handleplaner at foretage en socialfaglig vurdering af. Det skal nævnes, at i fire af sagerne er der en forældet handleplan. BDO har vurderet handleplanen forældet hvis den vedrører et tidligere botilbud, hvor borgeren er fraflyttet og aktuelt er i et andet tilbud. Samtidig har disse handleplaner været fra henholdsvis 2008 og I en af handicapsagerne kunne man i jornalen fra 2011 se beskrivelse af en handleplan, men da der ikke er angivet aktuelle mål samt varighed mm. medregnes dette ikke for en egentlig handleplan. For Team Social og Psykiatri gælder det, at registreringen på ni handleplaner omfatter to sager, hvor handleplan er tilbudt, men ikke ønsket af borger. For sagerne med handleplan gælder det stort set alle sager, at de har et godt fagligt niveau i det materiale, der er fremsendt til BDO og BDO har vurderet at handleplanerne var relevante for den igangværende indsats. For de sager fra begge afdelinger, som er uden handleplan, har der været igangsat foranstaltninger i perioden fra 1991 til 2012 som burde have medført udarbejdelse af handleplan. De fleste sager centrerer sig omkring perioden fra , men der er også sager med foranstaltninger fra , 2002 osv. Med hensyn til hvorvidt borgeren er inddraget i sagsbehandlingen gælder det for mere end halvdelen af sagerne (13 fra Handicapafdelingen og 13 fra Team Social og Psykiatri), at BDO vurderer, at inddragelsen er utilstrækkelig. I enkelte af de sager, hvor der ikke er handleplan, kan BDO læse i journalen, at borgeren er inddraget på anden vis, for eksempel ved afholdelse af møder med borgeren. Det er et generelt indtryk at man ikke læse, at borgeren er i kontakt med myndigheden hverken i oplysningsfasen, i udarbejdelse af handleplan eller i forbindelse med, at der skal følges op på sagen og jf. Retsikkerhedslovens 10 er dette ikke tilstrækkeligt. Opfølgning Som udgangspunkt for BDO s vurdering af om der er opfølgning og kvaliteten heraf, har nedenstående punkter dannet grundlaget for vurderingen. Er opfølgningen foretaget med udgangspunkt i målene? Er opfølgningen koordineret med øvrige tilbud/indsatser? Indgår statusnotat fra udfører? 16

17 Er der ført tilsyn - Er der opmærksomhed på borgerens trivsel? Følges sagen løbende mhp.at sikre at hjælpen fortsat opfylder sit formål? Er der opmærksomhed på, om der er behov for at yde andre former for hjælp? Sker opfølgningen ud fra modtagerens forudsætninger og så vidt muligt i samarbejde med denne? Vedrørende opgørelsen af, om der er, har været opfølgning i sagerne, er skæringstidspunktet et år tilbage. Såfremt der ikke har været fulgt op i det sidste år, er sagen registreret som sag uden opfølgning. Nedenfor vises opgørelse af sager med eller uden opfølgning. Figur 11 Opfølgning 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Sager uden opfølgning Sager med opfølging Uaktuelt Handicap afdelingen Team social og psykiatri I alt Omkring opfølgning på indsatserne i sagerne ser det generelt ud til at være usystematisk og meget individuelt hvordan opfølgningen foretages og dokumenteres. I nogle sager er der statusnotater fra botilbuddene eller fra anden indsats, men det ses sjældent, at der er noteret hverken modtagelse heraf eller hvilken handling / overvejelse / afgørelse statusnotatet har givet anledning til hos myndigheden. Det er få sager, hvor BDO vurderer, at der er en god socialfaglig opfølgning. Det vil sige en opfølgning på botilbuddet (såfremt brogeren er i et sådant) og hvor borgeren deltager i opfølgningen samt hvor der er oplysninger / vurderinger fra de professionelle. I den socialfaglige vurdering af opfølgningen har BDO i nogle sager vurderet opfølgningen tilstrækkelig, selv om der ikke er handleplan, såfremt der er journalnotat eller lignende, der viser, at myndigheden forholder sig til perspektiverne for den fremadrettede indsats. BDO s konkrete socialfaglige vurderinger fremgår af tilbagemeldingerne i de enkelte sager og heraf vil det fremgå, hvis der mangler en handleplan, selv om opfølgningen indholdsmæssigt vurderes at være i orden. Eksempler på anbefalinger til næste skridt i sagsbehandlingen Anbefalingerne efter hver sagsgennemgang er forskelligt udformet. I sager, hvor der er redegjort for BDO s betragtninger i selve vurderingsskemaet, er anbefalingerne typisk kortfattede som for eksempel: 17

18 Kort anbefaling til næste skridt i sagsbehandlingen: Føre personrettet tilsyn Kvalificere VUM Lave handleplan Ajourføre journalen I de sager, hvor der er behov for at begrunde BDO s anbefaling eller komme med supplerende bemærkninger til sagsgennemgangen, vil der typisk stå en mere forklarende tekst som for eksempel: Da borgeren og det aktuelle botilbud begge har nævnt en eventuel mulighed for at fraflytte nuværende tilbud bør der følges specifikt op med dette for øje. Opfølgningen bør ske på tilbuddet ved Kolding, således at der også føres individuelt tilsyn. BDO vil anbefale, at sagen afdækkes ved VUM metoden og der ligger allerede oplysninger fra Stentoft, som let kan indgå. Uanset om konklusionen bliver, at borgeren kan / skal flytte, bør der laves en handleplan. BDO vurderer, at bortset fra spørgsmålet om handleplan eller ej sagen følges godt og at der er fulgt godt op. Det ser ikke ud til, at der er kommet afgørelse fra Det sociale Nævn på borgerens anke over ændret tilbud? Der har været forholdsvis mange magtanvendelser på dagtilbuddet i 2013 og sagsbehandler vurderer, at borgeren er velplaceret på tilbuddet. BDO har svært ved at læse grundlaget for denne vurdering, da der ikke er noget materiale i sagen, der beskriver mål og formål samt status fra dagtilbuddet, ligesom det er snart 1½ år siden der var handleplansmøde og hvor dagtilbuddet havde meldt afbud. BDO formoder at der i sagen er akter, der dokumenterer, at der er opfølgning på dagtilbudsdelen i forlængelse af magtanvendelsesindberetninger, som blot ikke er journalført /medsendt. BDO anbefaler at denne dokumentation bringes i orden og såfremt dette ikke er tilfældet anbefales det, at der kommer særskilt fokus på opfølgning på dagtilbuddet. Opfølgning / tilsyn på botilbuddet. Aktuel VUM Udarbejdelse af handleplan Sagen er opdateret og veloplyst. BDO kan ikke vurdere om opfølgningen på BPA ordningen sikrer at bevillingen sammenholdes med regnskab og budget eller om opfølgningen kun har fokus på arbejdslederrollen og timetallet. Det fremgår ikke af jornalen om der sker tilsyn jf. Retssikkerhedslovens 16 (Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, jf. 15.) Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på.) Vedr. trepartsaftalen bør Frederiksberg Kommune ikke medunderskrive trepartsaftalen, da arbejdsgiveransvaret alene er et forhold mellem borgeren og det private firma. 18

19 BDO anbefaler at der følges grundigt op i denne sag. Borgen er hjemmeboende og det fremgår at forældrene formodentlig er syge og at dette muligvis er begrundelse for at borgeren i efteråret 2013 har haft et længerevarende fravær fra Pibergården. Det fremgår forskellige steder af det fremsendte materiale, at der er søgt om 85 støtte i 2008 samt om ledsagelse i BDO kan ikke finde afgørelser på disse ansøgninger og det er uklart om borgeren modtager disse ydelser. Endvidere er der en udateret ansøgning om varigt bottilbud med døgndækning og beskyttet beskæftigelse og BDO kan ikke se afgørelser herom. Opfølgningen bør indeholde: Inddragelse af borgeren / forældrene Statusnotat fra dagtilbuddet VUM udredning mhp vurdering af om nuværende indsats er tilstrækkelig Udarbejdelse af handleplan Der er tale om en meget veloplyst sag med gode og tydelige socialfaglige vurderinger og BDO har ikke anbefalinger til næste skridt i sagsbehandlingen, da den aktuelle indsats og plan vurderes at være relevant og fyldestgørende. BDO har dog et enkelt afklarende spørgsmål: Bevilling den til ubegrænset ophold på Stenild Omsorgshjem, står der. Hvordan skal dette forstås, når der i VUM skemaet står? kommunen vurderer at du efter et år skal videre på et andet botilbud og i handleplanen står: det er aftalt med borgeren at der skal søges om andet botilbud på landet Sagen er fulgt tæt, der er en god og relevant VUM og der har netop været opfølgning med opstilling af mål mv. ligesom der er sat dato for næste opfølgning. BDO har derfor ingen anbefalinger til næste skridt i sagen OPSAMLING GAMLE SAGER For de sager, der er veloplyste og hvor der er aktuelle opfølgninger, har BDO som udgangspunkt set god sammenhæng mellem borgerens behov og den aktuelle indsats, ligesom BDO også har været enig i de planer, der ligger for borgerens udvikling eller vedligeholdelse af færdigheder. For disse sager gælder det også, at VUM metoden er anvendt og giver et godt sagsoverblik. BDO vurderer, at knap en femtedel af sagerne, hører til ovenstående kategori på baggrund af det fremsendte materiale. Hvorvidt der i praksis tegner sig et andet billede, kan BDO ikke vurdere, da det blot må konstateres, at den skriftlige dokumentation alene giver et billede af et område, hvor der er plads til betydelige forbedringer i myndighedsarbejdet. Hvis der skal vurderes på, om der er forskel mellem de to afdelinger, falder dette positivt ud for Team Social og Psykiatri, hvor der procentvis er flere handleplaner og bedre opfølgning. Generelt set er sagernes systematik meget forskellig og i mange sager er det svært at finde en systematik ud fra det fremsendte materiale. I flere af sagerne fik BDO udleveret materiale, som var gammelt og ikke vurderes at have betydning for sagsvurderingerne. Det gamle 19

20 materiale tjente sandsynligvis det formål at godtgøre, at der engang havde været en god afdækning af borgerens funktionsevne mv. Men med udgangspunkt i at borgeren udvikler sig på den ene eller anden måde, vurderer BDO ikke, at materiale, der er år gammelt, kan anvendes som dokumentation for opfølgning eller som grundlag for bevilling. Ganske få sager er undtaget denne betragtning. Hovedtemaet for opsamling på gennemgangen af de 46 gamle sager er, at borgeren ikke er tilstrækkelig inddraget især ikke på handicapområdet. Man kan sige det sådan, at mangel på borgerinddragelse går igen i temaet omkring sagsoplysning, handleplan og opfølgning. Alle tre temaer kræver borgerinddragelse for at myndighedsarbejdet er udført tilfredsstillende. 20