REFERAT. HNS registrerede de fremmødte. Der var afbud fra PT, TR og SA.

Transkript

1 REFERAT Bestyrelsesmøde 24. april :00 Møde indkaldt af Helle Nilsson Schmidt, administrationen Deltagere: Henrik Brønd HB Kjeld Petersen KP Bo Bierbaum BB Helle Nilsson Schmidt HNS Søren Bonde PwC Bent Nielsen BN Søren Andersson SA (afbud) Poul Tychsen PT (afbud) Torben Rasmussen TR (afbud) 1. Velkomst HB bød velkommen 2. Registrering af fremmødte HNS registrerede de fremmødte. Der var afbud fra PT, TR og SA. 3. Regnskabsmøde HNS fremlagde årsregnskabet for 2013 for hovedforeningen. Resultatopgørelsen: De samlede indtægter beløb sig til kr. mod budgetteret kr. En merindtægt på knap kr Konto 601 egne afd. i drift - merindtægt på kr , som hidrører fra Birkeparkens etape 1 som gik i drift 15/ og etape 2 1/ Konto Lovmæssige gebyrer merindtægt tkr. 27 posten omfatter indmeldelses-, venteliste og ajourføringsgebyrer samt restancegebyrer. Konto Renteindtægter og konto 604 Afdelingens bidrag m.v. til dispositionsfonden og arbejdskapitalen samt indbetalinger til LBF. Disse to poster har ingen indflydelse på HF drift renteindtægter tkr. 464 fra den fælles forvaltning videreformidles til afdelingerne og tkr. 4,6 mill, som er opkrævet i afdelingerne som loven foreskriver - videresendes med godt: 1 mill til organisationens egen dispositionsfond 865 tkr til vores egen trækningsret - og resten cirka 2,7 mill til LBF Landsdispositionsfonden. Dispositionsfond særlig sikkerhedskapital stødpude overfor eventuelle uforudsete begivenheder. Egne trækningsmidler egen opsparingskonto, som kan benyttes til at yde tilskud til f.eks. forbedringsarbejder. Organisationen beslutter selv (dog max. 2/3 af udgiften).

2 Konto 605 merindtægt tkr. 134 byggesags honorarer vedr. forbedringsarbejder 14 afsluttede projekter i 2013 og tkr 42 oppebåret da vi selv har stået for byggeadministrationen i Birkeparken. Bruttoadministrationsudgifterne udgør kr en merudgift på cirka i forhold til budgettet. Den væsentligste del af afvigelsen kommer fra konto 511 personaleudgifter og skyldes, at vi har haft 2 inspektører fra 1/ for at køre Torben i stilling til at afløse Poul. Konto 532 Renteudgifter de renteindtægter som er tilfaldet afdelingerne og konto 533 Afdelingens bidrag m.v. til dispositionsfonden og arbejdskapitalen samt indbetalinger til LBF beløb opkrævet hos afdelingerne og videreformidlet. Ekstraordinære udgifter på i alt kr posten omfatter udgifter i forbindelse med ansættelse af personale og de udgifter der har været omkring stillingtagen til valg af fremtidig administrationsform. De samlede udgifter i alt lander på kr og vi slutter 2013 med et overskud på. kr Balancen pr. 31/ blev gennemgået. Aktiver: Stigningen i de materielle anlægsaktiver i forhold til 2012 tkr 130 skyldes investering i edbudstyr og ekstra udstyr til den sidst indkøbte viceværttraktor med fradrag af foretagne afskrivninger. Finansielle aktiver stigning tkr. 400 kommer fra tilgang på egen opsparingskonto i LBF - i daglig tale kaldet trækningsmidler. Samlede anlægsaktiver tkr Omsætningsaktiver stigningen fra knap 32 mill. til knap 35 mill. i alt 3 mill. kommer fra flere likvide midler set sammen med værdipapirerne. De seneste år har aftaleindlån givet større afkast end obligationer derfor er beholdningen af obligationer faldet og bankbeholdningen steget. Endvidere er Birkeparken kommet med i fællesforvaltningen. Posten Andre tilgodehavende knap kr. 18 mill består af lån ydet af hovedforeningen til afdelinger og til individuelle lån til forbedringer i boligerne de lån, der finansieres ved en huslejestigning. De samlede aktiver beløber sig til godt og vel kr. 40 mill. Passiver: Egenkapitalen er på i alt kr en lille stigning på tkr. 350 i forhold til sidste år som hovedsalig kommer fra tilgang på dispositionsfonden tkr. 250 og årets overskud tkr Med en forskydning i den kortfristede gæld på ca. kr. 3 mill som stammer fra konto 821 mellemregning med afdelinger i drift udgør balancesummen godt og vel kr. 40 mill. Der var herefter mulighed for at stille spørgsmål og der blev spurgt ind til årsagen til stigningen i pensionsbidrag konto 511, uanset lønudgiften er stort set uændret i forhold til

3 Begrundelsen var forskel i ansættelsesforhold mellem den nye og den tidligere inspektør. Da der ikke var yderligere spørgsmål til årsregnskabet gennemgik statsautoriseret revisor Søren Bonde revisionsprotokollen. Søren Bonde nævnte, at revisionen af årsregnskabet for 2013 for Birkeparken afd. 26 først var afsluttet i dag den 24. april Grunden hertil var, at byggeregnskaberne havde ladet vente på sig og de to forskellige driftsperioder for etaperne havde været en udfordring. Revisionen kunne derfor først afsluttes formelt den 30. april 2014, hvorfor den endelige godkendelse af årsregnskaberne måtte afvente den dato. 4. Pause med spisning inden ordinært bestyrelsesmøde Efter pausen forlod Søren Bonde mødet og det ordinære bestyrelsesmøde fortsatte. 5. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde afholdt 27. marts 2014 Referatet blev godkendt Administration HNS orienterede om følgende: VAB har p.t. ingen tomgange bortset fra Birkeparken, hvor vi har 12 tomgange i Etape 2. Stadig mange fremvisninger og pæn interesse. Flytteoversigt vedhæftet. Svar på KP s forespørgsel om prisen for kildevandskøler til personalets brug knap kr. 500 pr. mdr. Vi har modtaget en forespørgsel fra en af vore beboere i Birkeparken fleksjobber om vi kan bruge ham 5 timer om ugen til hjælp i de grønne områder. Jeg/vi undersøger muligheden. Feriekalender for sommer 2014 blev udleveret. 2. Til kalenderen Styringsdialogmøde flyttet til den 3. juni 2014 kl HB og HNS deltager. Personale/bestyrelsestur til København april Generalforsamlingsdato i VAB den 7. maj 2014 kl. 18. Afskedsreception for PT afholdes i VAB s lokaler den 9. maj 2014 fra kl generalforsamlingsdato i VAB den 14. maj 2014 kl. 19 på Hotel Vojens.

4 Birkeparken Færdigførelse af Nørregades forlængelse - intet nyt. HNS rykker advokat Erik Berg igen. Etape 1 og 2 Karin, Kuben har med VAB's velsignelse - sat advokat Nikolaj Helsinghoff Andersen fra Molt Wengel - som er ekspert i entrepriseret på elevatorsagen med Thyssenkrupp i etape 1, så vi kan få lukket det kapitel. Nicolai har udarbejdet en acceptskrivelse, som HNS har set og accepteret og den sender han til Thyssenkrupp s advokat. Han forklarer det således (teksten med kursiv): Ved den foreslåede fremgangsmåde uden bevissikring ved afholdelse af syn og skøn inden mangelafhjælpning foreligger der en risiko for, at vi ikke senere kan bevise manglernes eksistens og omfang. Af procesøkonomiske hensyn vil jeg imidlertid ikke anbefale afholdes af et syn og skøn på nuværende tidspunkt, da omkostningerne herved hurtigt vil løbe op i samme størrelsesorden som den samlede tilbudssum. Endvidere mener jeg, at korrespondancen parterne imellem - og særligt ThyssenKrupps tilbud af 2. januar på forsvarlig vis dokumenterer manglernes eksistens og omfang. Nicolais foreslåede løsning kan sikre driften af elevatorerne hurtigst mulig og det er vigtigst for os. De går i gang lige efter påske og udfører de tiltag de har tilbudt og vi betaler nu for disse ydelser, men med forbehold for tilbagesøgning, såfremt ansvar viser sig at kunne placeres andet sted. 8. Afdeling 12 helhedsplan Projektet i afdeling 12 kører planmæssig og følger tidsplanen. 9. Afdeling Tagrenovering Der er udsendt skrivelse til beboere om udsættelse af det lovede afdelingsmøde. 10. Dannevang Afventer byggeregnskab fra Rambøll. HNS har rykket. 11. Styringsdialog 12. Vojens Fjernvarme BN orienterede om at licitationen omkring seneste projekt i Vojens Fjernvarme var afholdt. 13. Forvaltningsrevision

5 VAB s fremtid 15. Næste møde Møde for endelig godkendelse af årsregnskab 2013 afholdes 30. april Dato for næste ordinære bestyrelsesmøde 26. juni 2014 kl Eventuelt Med hensyn til prøveordningen med haveaffaldscontainer i afd. 3, 5, 6 og 12 er container opsat og beboerne er orienteret. Der var debat om behovet for at afholde faste månedlige bestyrelsesmøder, og der blev talt om mulighed for afholdelse af færre møder og i stedet evt. modtage en månedlig bestyrelsesorientering fra HNS. Bestyrelsesmøder kan i stedet indkaldes efter behov. Der blev ikke aftalt noget endeligt. Mødet blev hævet kl Helle Nilsson Schmidt Referent Godkendt af bestyrelsen