Udarbejdet af Helle Egholm Research-rapport Marts 2008

Transkript

1 Research-rapport Hvordan kan coaching bruges, som udviklingsværktøj til forandring og læring hos ledelse/medarbejdere i døgninstitutioner (o.l. offentlige institutioner) Udarbejdet af Helle Egholm Marts 2008

2 1. Problemformulering og indledning Hvad er professionel coaching? Hvad er mit mål med opgaven? Hvordan coaches der til udvikling, forandring og læring Undersøgelser Konklusion Bilag...13 Side 2 af 16

3 1. Problemformulering og indledning Min baggrund: Jeg har taget min uddannelse, som coach hos Grow2. Uddannelsen er godkendt af den Internationale Coach Federation (ICF). ICF standarderne er professionelle standarder og etiske guidelines. Grow2 er Danmarks eneste ICF akkrediterede coachuddannelse. Udover coachuddannelsen, er jeg uddannet ergoterapeut og supervisor. P.t. er jeg ansat som konst. afd. leder i en af Region Midt s boformstilbud. Jeg oplever at coaching er et overset udviklingsværktøj i det pædagogiske/offentlige regi og at der hersker nogen skepsis i forhold til coaching. Jeg har selv været skeptisk. Denne skepsis er nu vendt til begejstring. Jeg oplever, at jeg via coaching, har fået en øget bevidsthed om mine egne værdier, ressourcer og handlemuligheder. Coaching har givet mening for mig og øget min livskvalitet. Jeg vil gerne tage udfordringen op og videreformidle mine erfaringer og tanker i forhold til, hvad coaching kan bruges til. Jeg har valgt følgende problemformulering med udgangspunkt i det indledende: Hvordan kan coaching bruges, som udviklingsværktøj til forandring og læring hos ledelse/medarbejdere i døgninstitutioner (o.l. offentlige institutioner). Meget forandres, og perspektivet bliver anderledes, hvordan får vi de bedste resultater frem? Kan organisationernes ressourcer og potentialer optimeres gennem coaching? Hvad holder offentlige institutioner tilbage fra at bruge coaching, som en strategisk værktøj til at effektivisere ledelsen/medarbejdernes kompetencer og metoder? Skjult visdom og gemt skat, hvad gavn er der ved dem begge? 2. Hvad er professionel coaching? Som coach, er vi overbeviste om at alle sunde mennesker, har de ressourcer der skal til, for at opnå succes med det de ønsker. Det gælder i forhold til privatlivet og i jobmæssige sammenhænge. Hvis en coach oplever, at der ikke er tale om en sund og rask klient, beder coachen klienten om at kontakte egen læge, eller f.eks. en psykolog i stedet. Side 3 af 16

4 Coaching kræver at klienten ønsker at udvikle sig, eller har et behov for forandring. Det er klient en, der aktivt arbejder hen mod et givent mål. Jeg bruger ordet klient og han, om modtageren af coaching. Min definition på coaching: Coaching er en struktureret samtale. Gennem coachingprocessen guides klienten til at klarlægge sit mål. Det kan være fagligt/professionelt og/eller et privat mål. Coachingprocessen intensiverer klientens egen læring, forbedre dennes præstationer og forstærker klientens livskvalitet. Coachen er lyttende, motiverer og udfordre klienten med direkte kommunikation og feedback. Coaching medvirker til udvikling/handling og støtter op om klienten. Coaching er hjælp til selvhjælp. Når der aftales et professionelt forløb, udfærdiges en kontrakt. Kontrakten omhandler: - Omfang, udformning og aflønning. - Hvad er det, klienten ønsker at få ud af coachingforløbet. (Målet) - Tidshorisont - Møder - Mødested, hvordan meldes afbud - De involverede - Tillidsaspektet, tavshedspligt, evalueringsaftaler, hvis der opstår utilfredshed, hvad gør parterne så! Hvad forventes af en professionel coach: - Aftalen er tilrettet en bestemt person eller en personalegruppe. - Det er et trygt forum - med gensidig tillid og åbenhed. - Gensidig accept imellem coach og klient, mål, problemstilling eller udviklingsbehov aftales imellem disse to. - Aftalen er frivillig og målsætningen aftales i forhold til emner, mål og udfordringer. Disse behandles og bearbejdes. - Coachen formidler sin handlemåde teoretisk og praktisk på en gennemskuelig og klar måde. - Coachingen er en tidsbegrænset intervention. - Coachen skal besidde indfølingsevne og indlevelsesevne. Coachen skal kunne sætte sig ind i klientens verdensbillede. - Coachen er et neutralt redskab for klienten. - Samtidig med det ovenfor nævnte - skal coachen støtte og give opbakning til klienten. Se vedlagte ICF-bilag. Coachingsessionen er udelukkende i forhold til klientens agenda, det er en af hjørnestenene i professionel coaching. Side 4 af 16

5 3. Hvad er mit mål med opgaven? Mit mål er at få døgninstitutioner og andre offentlige institutioner til at se mulighederne i coaching. Til glæde for den enkelte medarbejder, for institutionerne og for de beboere og brugere, som i sidste instans modtager ydelserne fra institutionerne. Jeg har i forbindelse med uddannelsen til coach, haft 4 øvepersoner fra en selvejede døgninstitution som målgruppe. Min tese er, at coaching kan bruges aktivt som værktøj i flere henseender på døgninstitutioner o.l. offentlige institutioner, til udvikling af arbejdspladsen og til personaleudvikling. 4. Hvordan coaches der til udvikling, forandring og læring Efter kontrakten er udfærdiget, udsender jeg et forberedende spørgeskema, der hjælper klienten til at få fokus på, hvad emnet er til første session. Jeg er lyttende og nærværende i kontakten med klienten. Jeg lytter ca. 80 % og taler 20 % af tiden. - Klientens agenda er det essentielle. - Jeg lytter ind til essensen af klintens mål via power spørgsmål. Dvs. effektive spørgsmål, der målrettet og specifikt spørger ind til kernen af målet. F.eks. hvad vil have størst betydning for dig at arbejde videre med. At spørge ind til et suk, kan også være et powerspørsmål. Derefter hjælper jeg klienten med at holde fokus. - Jeg afbryder klienten, hvis det skønnes nødvendigt og klienten pejles igen ind på sporet til sit mål. Jeg kommenterer via direkte kommunikation reaktionerne hos klienten, dette for at udfordre og understøtte processen. F.eks. ved at kommentere på stemmen, når den bliver fast eller svag. - Jeg spørger undersøgende ind til om målet udelukkende er klientens eget. Dette er vigtigt i forhold til om klienten, ønsker at forfølge sin succes. For at fremme læring og resultater, skabes der forstå else hos klienten i forhold til, hvorfor målet er vigtigt for klienten. - Jeg bruger min intuition, holder øje med om blikket flakker eller spørger ind til det hørte, om det er rigtigt forstået. Spørger ind til suk. - Vi har alle forskellige repræsentationssystemer. F.eks. kan klienten være visuel - ser tingene for sig, auditiv hører efter om tingene lyder godt f.eks., kinæstetisk - har kropslige signaler, mærker efter i maven eller auditiv digital klienter, der er tænkende logisk/realistisk, "Hvad er den logiske forklaring... ". Jeg går med ind i klientens model af verden. - Submodaliteter er vores selvsnak, vores indre kommentator eller papegøje. Som oven- Side 5 af 16

6 for, går jeg med ind i klientens verden. Hvad er det, du siger til dig selv. Eller en klient kan f.eks. ubevidst sige højt om sig selv, "det er jeg ikke ret god til", flere gange. Jeg forholder klienten dette. Spørger hvad er du ikke ret god til. Submodaliteterne bliver ofte til forhindringer for klienten. Men, hvis jeg spørger mere ind, er der også flere ressourcer ind imellem dem. - Spørgsmål omkring ressourcer tilfører energi til klienten. Samtidig er det vigtigt at tydeliggøre, hvad der er klientens motivation. Motivationen skal have fokus. Ofte har klienten brugt megen energi på en negativ indre kommentator. Dette kan blive til en actionplan eller opgave for klienten. Figur 1 Laura Whitworth m.fl., Co-active Coaching, s Coachen er katalysator, der i sessionen hjælper klienten med at klarlægge motivation, behov og værdier for valget. - En coachsession frigør og synliggør klientens potentialer og ressourcer. Jeg er anerkendende i min kommunikation, dette tilfører klienterne energi. Denne form for coaching skal føre vejen mod målet. - Spørgsmål vedr. overbevisninger kan tydeliggøre, hvad der hæmmer og støtter for yderligere udvikling. Typisk hæmmende overbevisninger er: "jeg er for gammel eller, jeg er for ung til... ", eller Janteloven. Ved at spørge ind, til de mange forskellige overbevisninger, er der også mange støttende overbevisninger. Eks. "Jeg når mine mål, når vi har aftalt det". - Overbevisningerne er den historie vi har med os overalt. Derfor er det vigtigt, at få området aktiveret positivt og konstruktivt hos klienten. Overbevisningerne styrer vore handlinger, så længe de negative overbevisninger har overtaget, bliver det svært at opnå resultater. Nøglen til klienten s succes med actionplanen, er at få aktiveret de positive overbevisninger og modbevise de hæmmende. Side 6 af 16

7 - En anden metode i coaching er brug af perspektivering og reframing Skift af perspektiv vil sige at skifte fokus. Nogle klienter bruger meget "man" om ting de oplever. "Hvad vil ske, hvis du siger jeg", kan det ændre perspektivet. Eller ved at bruge metaplanet, at tage helikopterperspektiv. Klienten har mulighed for at få flere vinkler på, prøver tingene af og kan derefter mærke efter, tænke eller hører efter via sig selv, hvad der opleves mest rigtigt. - Reframing er i forhold til den indre dialog. Når coachen reframer skiftes, rammen omkring klientens bevisthed. F.eks. negativ selvsnak, hvor stammer udtalelserne eller opfattelserne fra. Disse indre dialoger, overbevisninger og meninger er en stor del af personligheden. Kan der være noget positivt ved den indre dialog, d.v.s. ressourcer at arbejde videre med? - Alle de forskellige indre personlig tankemønstre, erfaringer fra tidligere mm., benævner vi med den store agenda. Emner som er beskrevet under submodaliteter og repræsentationssystemerne. Ved at arbejde bevidst med at finde de positive muligheder, og gøre de negative mindre, tilføres klienten energi og brændstof til at klare nye udfordringer. - I den lille agenda coaches der på handlinger, som ikke har med indre dialoger og oplevelser. Altså facts, det som kan måles, eller ses. F.eks. en dagsorden, "hvad skal der på af punkter, "hvilken støtte skal du ha", "er der nogen som skal informeres" el. l. - En værdiafklaring tjekker klientens værdier af og holder dem op mod hinanden. Kerneværdierne er et udtryk for hvem klienten er, værdierne er de leveregler vi lever efter, de principper vi har i forhold til livet. I en værdiafklaring vil sessionen komme i den store agenda. Typisk vil det være ved 2. eller 3. session. Ved at forholde sig til værdierne, vil det efterfølgende være meget lettere at træffe valg. Mange værdier er ubevidste, men det gør dem ikke mindre vigtige for klienten, snarere tværtimod. Da klienten p.g.a. det ubevidste, ikke får truffet de tilfredsstillende valg i nuet. - Livshjulet inddrages, når værdierne er på plads. Derefter vurderer klienten, hvorvidt han lever i overensstemmelse med sine værdier. Livshjulet opdeles specifik til klienten. Områder er f.eks. arbejde, familie, personlig udvikling m.m. Livshjulets tema kan f.eks. være familie-, arbejde- og energimæssigt. Derefter vurderer klienten på en skala fra 1 10, om han lever i overensstemmelse med sine værdier i forhold til temaet. Målet for coachsessionen er essensiel, der skal være et målbart resultat for klienten. Den handling som aftales, skal fører til målet. Klientens værdier skal opfyldes i forhold til målet. Ellers er valget eller actionplanen ikke fyldestgørende. Når actionplanen er klar, undersøges det om den er specifik, om den giver mening, er attraktiv, realistisk og tidsbestemt nok for klienten at gå i gang med. Motivationen tjekkes af f.eks. "Hvad vil det give dig at... " "Hvad er det, du vil have ud af actionplanen. " Det er min hensigt at coachsessionen, skal være i en positiv ånd, jeg hjælper klienten med at finde sit eget guld. Side 7 af 16

8 Whitworth m.fl. 1998: - coaching er en profession, som arbejder med individuelle klienter med det formål at hjælpe dem til at opnå resultater og opretholde en adfærd, som forandrer deres liv og karriere. Professionel/personlig coaching adresserer det hele menneske, med fokus på at skabe handling og af dække læring, som kan føre til øget selvrealisering, bedre balance og en mere effektiv proces at leve efter 1 Slutresultatet er en actionplan med evt. delmål. Coach og klienten planlægger, hvordan planen bliver målbar og hvordan resultatet opnås. Coachen følger op på sessioner, der tjekkes op på fremskridt og ansvarsområder. - Personlige mål kan f.eks. være: eksistentielle personlige problemstillinger, sammenhæng mellem arbejdsliv og privatliv, at få hjælp til at finde frem til personlige mål for fremtiden, internt samarbejde: koordinering af opgaver og ansvar. F.eks. når der tiltræder nye medarbejdere, konfliktløsning: synliggøre konfliktmønstre, gøre medarbejderne i stand til at tackle evt. konflikter mere konstruktivt på sigt. -Virksomhedsmål kan f.eks. være: at skabe motivation i blandt ledelse og medarbejderne, at være udviklingsorienteret/forandringsparat som organisation, at få positive resultater f.eks. pædagogisk og økonomisk for organisationen, at udnytte medarbejdernes kreative sider, således at nye ideer fremkommer og at der derefter handles på disse. Den person som har et problem, har også nøglen til løsningen for sig selv. Coaching er med til at låse op for problemet og gør klienten i stand til at finde sin egen løsning. 1 Susann Gjerde, s. 22 Side 8 af 16

9 5. Undersøgelser Jeg har i forbindelse med coachuddannelsen haft øvepersoner. Bl.a. 4 personer fra en mindre selv-ejende døgninstitution. Det var individuelle sessioner. Jeg har evalueret forløbene med den enkelte via skriftlig materiale og fulgt op med en samtale. Øvepersonerne omtales i bilagene, som klient 1 4 Emnerne har bl.a. omhandlet: - procesorienterede emner, - at adskille arbejdsliv/privatliv - kommunikationstemaer. Kommunikation er en vigtig del af samarbejdet på en døgninstitution. Alle medarbejdere er afhængig af at få informationer fra hinanden på de forskellige vagthold. Se bilagene. Side 9 af 16

10 6. Konklusion Klienterne bliver fokuseret og udvikler egne evner for at regulere processer - i relation til en konkret actionplan i forbindelse med coachsessionerne. Klienterne får øget bevidsthed om egne evner og bevidsthed om handlemuligheder. På sigt udvikler coaching en fornemmelse af at kunne handle situationstilpasset, kreativt og ansvarligt for egne handlinger. Figur 2 John Whitmore, Coaching på jobbet, s. 123 De fire stadier i læreprocessen: Ubevidst inkompetence = Dårlig præstation, ingen differentiering eller forståelse. Bevidst inkompetence = Dårlig præstation, erkendelse af fejl og svage områder Bevidst kompetence = Forbedret præstation, bevidst men noget unaturlig indsats Ubevidst kompetence = Automatisk, naturlig integreret præstation. Virksomhedskulturen er dog vigtig, hvis coaching skal have den mest optimale effekt. Coaching er en udviklingsorienteret proces. Coaching skal være et frivilligt tilbud. 2 De kompetencer og ressourcer, der findes i en gruppe, kan udnyttes mere optimalt via coaching, til glæde for arbejdspladsen såvel som for medarbejderen. Medarbejderne tager ansvar og oplever, at deres uddannelse og erfaringer bruges og inddrages på arbejdspladsen. Udfordringerne i forbindelse med coaching, fremmer motivationen og virker anerkendende i en medarbejdergruppe. Coaching klarlægger styrker, forhindringer og successtrategier og finder frem til klientens engagement og motivation. Klienten får overblik over egne handlemuligheder, dette modvirker stress på arbejdspladsen. 2 John Whitmore, s. 123 Side 10 af 16

11 I min lille undersøgelse viste det sig, at coaching i særdeleshed blev brugt til at udvikle flere af klienternes kommunikative kompetencer. Den optimale kommunikation rydder mange misforståelser og forhindringer af vejen. Coaching udvikler de kreative ressourcer i organisationen. Og er en overordnet støtte- og udviklings-aktivitet i alle læringssituationer. Klienten, som har modtaget coaching bliver i stand til at bruge sine nye strategier på fremtidig projekter. Dette vil give engagerede medarbejdere, der har vilje efter at gå efter målet. Den optimale medarbejder/ledelse vil give et optimalt tilbud til brugere/beboere. Der stilles store krav til forandringsparathed blandt mange personalegrupper. Virksomhedskulturer og strukturer ændrer sig, dette gælder også indenfor døgninstitutionsområdet. Der er mange forandrings-processer i gang blandt offentlige institutioner. Det er min opfattelse at coaching ville være et helt oplagt værktøj, til netop at få forandringsprocesserne aktiveret konstruktivt. Godt værktøj er det halve arbejde Hvor mange skjulte ressourcer er der i de offentlige døgninstitutioner (offentlige institutioner)? Hvordan vil døgninstitutioner på sigt sikre sig, at medarbejderne/ledelsen undgår udbrændthed og søger væk fra området? Hvordan forebygges stress? Hvordan kan frafald fra sygeplejestudiet sikres? Side 11 af 16

12 7. Litteraturliste Bøger: John Whitmore: Coaching på jobbet, 1998, 3. udgave, 3. oplag, Peter Asschenfeldts nye forlag a/s. Laura Whitworth m.fl.: Co-active Coaching, 2007, 2nd Edition, Davies-Black Publishing Susann Gjerde: Coaching hvad, hvorfor, hvordan, 2006, 1. udgave, 2. oplag, Forlaget Samfundslitteratur Reinhard Stelter m.fl.: Coaching læring og udvikling, 2006, 1. udgave, 9. oplag, Psykologisk Forlag A/S Grow2 uddannelsesmateriale Anonyme øvepersoner fra en selvejende døgninstitution. Side 12 af 16

13 8. Bilag Mine øvepersoner har alle vist interesse for coaching. Ingen af de 4 kendte til coaching. Jeg har afholdt 3 sessioner til brug for rapporten. Dette indenfor en 6 ugers periode. Jeg oplever at det har presset mine klienter i forhold til at have emner. Alle har været indforstået med at blive brugt i opgavesammenhæng. Normal tidsmæssig faktor er med 3 ugers interval eller efter behov. Jeg har tilbudt stedet 4 x 5 session-er til brug for rapporten og uddannelsen. 2 af øvepersonerne var face to face, de 2 første gange og 3. gang telecoaching (coaching via telefonen). De øvrige sessioner har været telecoaching. Klient 1 Bruger sessionerne til at få styr på tanker om planer og den fremadrettede planlægning på stedet. Klienten har en oplevelse af, at få sine ideer formuleret. Coachsessionerne gør, at der kommer flere muligheder på problemstillingen. Klienten holder derefter de forskellige muligheder op imod hinanden. Denne proces bruger klienten til at forberede sig til møder. Klienten oplever sig selv, som mere afklaret på en sikker og nærværende måde til møderne. De tanker klienten har haft er klarlagt, og han opfatter selv at rent kommunikativt, gør denne afklaring at oplæggene til møderne opleves som rigtige, der er ikke usikkerhedsmomenter - tvivl er ryddet afvejen. Han har en oplevelse af ikke, at have emner nok til coachsessionerne. Klient 2 Bruger bl.a. sessionerne til at forberede sig på samtaler, hvor der er mulighed for, at der opstår en konflikt. Klienten oplever, at få sat reelle ord på, hvad det er vedkommende vil i forhold til sin kommunikation. En objektiv måde at se situationen på. Han oplever, at samtalerne får flere vinkler - og opnår derved kommunikative muligheder for at undgå direkte konfrontationer. Klienten bliver udfordret, således at der sker en udvikling som bruges til handling. Det har været en øjenåbner, at skulle forholde sig til f.eks. "Hvordan kan du også sige det" Sessionerne har været udviklende i forhold til, at arbejde med klientens konfliktsky side. Han oplever at kommunikationen er blevet bedre, evt. konflikter er imødegået og har ikke vokset sig store. I fremtidige situationer på arbejdspladsen, oplever klienten, at kunne bruge den samme teknik. Rent tidsmæssigt har det været svært at finde emner fra gang til gang. Klient 3 Bruger sessionerne til selvudvikling mht. kommunikation. Klienten er meget opmærksom på hvilke signaler. Han sender ud til møder o.l. Oplever at coaching er en mulighed for fordybelse i egen ressourcer. Oplever at blive støttet i processen, at bliver holdt på sporet og får nye vinkler med i sine overvejelser. Coachen er katalysator i processen, hvorefter klienten arbejder videre med problematikken. Klienten finder flere løsninger og udviklingsmuligheder. De ting, som klienten arbejder videre med er opnåelige, dette opleves som værdifuldt. I processen har vi været inde at arbejde med forventninger fra om- Side 13 af 16

14 givelserne, forestillinger og overbevisninger. Klienten oplever det som befriende at få barrieren ned. Tidligere konstruerede han forestillinger i forhold til hvad andre kunne oplevede, dette opleves ikke længere. Coaching har været en øjenåbner. Klienten oplever dog samtidig, at han stiller krav til sine omgivelser. Har en oplevelse af, at han får andre op på mærkerne. Klient 4 Er positiv i forhold til coaching. Havde en forventning om at coaching var stift og en højtidelig proces. Synes generelt godt om metoden. Synes, at det har været specielt godt, at få stillet en konkret opgave fra gang til gang. Når klienten er klar på sin opgave (actionplan), går han efter at få opnået sit mål. En opgave gik ud på at registrerer egen praksis på et bestemt felt. En anden session blev brugt på, at lave en actionplan på en specifik opgave til institutionen. Klienten oplever, at jeg som coach er en katalysa-tor i forhold til at få opgaver (målene) klarlagt. Sessionerne, sætter skub i nogle processer. Kan lide at arbejder videre med actionplanen fra gang til gang. Han oplever, at actionplanerne er brugbare og over-skuelige. Klienten har en oplevelse af at komme til at tænke anderledes. Side 14 af 16

15 Side 15 af 16

16 Side 16 af 16