Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Onsdag den 29. oktober 2014 kl Fremmødte: Formand Uffe Steffensen (US) Næstformand Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig Svend Bichel (SB) Turneringsansvarlig Niels Kiil (NK) Sportsansvarlig Kai Jørgensen (KJ) Golfmanager Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper Per Knudsen (PK) Afbud: Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Honorær sekretær Peter A. Svendsen (PS) Referat: : Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 25. september blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen : Regnskab og budget 2014 CL gennemgik saldobalancen og det reviderede budget pr. 30. september. Der var ingen ændringer i forhold til det sidst fremlagte budget og der budgetteres stadig med et forventet underskud på ca. kr Bestyrelsen havde nogle opklarende spørgsmål til enkelte konti som CL efterfølgende uddybede : Budget 2015 herunder drøftelse af fritspilsaftaler Til mødet havde CL udarbejdet det første udkast til budget, hvori der ikke er foretaget regulering af kontingentindtægter og lønudgifter. US fremhævede det budgetterede underskud på kr , der er i budgetudkastet. Det vil kræve en indsats for at forøge indtægterne og/eller reducere udgifterne til at eliminere dette underskud samt imødegå udgiftsstigninger. CL informerede om at den fortsatte reduktion i det kommunale pasningstilskud og lokaletilskud udgør kr alene i 2015, hvorefter pasningstilskuddet vil være helt væk, og lokaletilskuddet blot mangler en enkelt reduktion mere, som kommer i Klubben har dermed mistet kommunale tilskud på kr i pasningstilskud og indtil videre kr i lokaletilskud siden Samtidig er ejendomsskatten steget med kr Sammenholdt med 68 færre seniormedlemmer i forhold til samme tid i 2013, giver det væsentlige udfordringer i forhold til det samlede budget for CL gjorde bestyrelsen opmærksom på at drift af klubben i sig selv er sund. Resultatet før afskrivninger er budgetteret til kr i det nuværende udkast, og det er afskrivningerne og renteudgifterne der er den største byrde. Klubben er dog fortsat Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

2 begunstiget af en meget lav rente. Når renten stiger igen, vil det være en større økonomisk belastning for klubben. Bestyrelsen drøftede flere områder med henblik på besparelser, herunder blandt andet personaleomkostninger, driftsomkostninger på banen, udgifter til golfspil samt det sportslige område, herunder ungdom, elite og begyndere. Bestyrelsen bad ledelsesteamet CL, PK og NEH udarbejde et sparekatalog med angivelse af hvilke tiltag der kan gøres til at forbedre situationen. FU vil arbejde videre med detaljerne i budgettet, på baggrund i ledelsesteamets sparekatalog, og forelægger den samlede bestyrelse et nyt budgetudkast til revision og endelig godkendelse på næstkommende bestyrelsesmøde. Fritspilsaftaler Bestyrelsen drøftede muligheder for at lave fritspilsaftaler med omkringliggende klubber, som ekstra tilbud til klubbens medlemmer. CL oplever en øget konkurrence på området, og understregede vigtigheden af at kunne tilbyde medlemmer en eller anden form for ordning for sæsonen NK har lavet en undersøgelse af omfanget af fritspilsaftaler i den centrale del af Jylland, og undersøgelsen viser, at der med hensyn til indgåelse af fritspilsordninger ligger et tilsyneladende uudnyttet potentiale øst for Viborg og at det er muligt med samarbejde med etablerede ordninger. De adspurgte klubber giver alle udtryk for en positiv økonomisk effekt af disse ordninger, når der indregnes alle aspekter af aftalerne. Fælles for alle ordninger er, at de kun er tilgængelige for fuldtidsmedlemmer i de respektive klubber. Ordningerne varierer i pris på kr. årligt. I forbindelse med indgåelse af aftaler klubberne imellem, er der gjort tiltag til at modvirke medlemsflytning fra dyre til billige klubber, ved indførelse af en karenstid på f.eks. 12, 24 eller 36 måneder. Bestyrelsen besluttede at tage kontakt til omkringliggende klubber, med henblik på at lave nye ordninger eller indgå i allerede eksisterende ordninger : Medlemsstatus CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation. Medlemsudviklingen har været stabil i 2014, men desværre er den store afgang af seniormedlemmer sidste vinter ikke blevet indhentet, og klubben har derfor 68 færre seniormedlemmer end samme tid sidste år. Omvendt er der 10 flere hverdagsmedlemmer. En ændring i registrering af prøvemedlemmer har givet 61 færre prøvemedlemmer, men CL understregede at sammenligningsgrundlaget er misvisende, men at antallet nu er mere realistisk, og sammenligningsgrundlaget fremover vil være mere reelt. Tilgangen af prøvemedlemmer i 2014 har svaret til forventningerne. En gennemgang af klubbens ynglinge og senior prøvemedlemmer viser, at cirka halvdelen af de 82 prøvemedlemmer har spillet sig ned i hcp. 48, men har ikke indløst banetilladelse. Flere har givet udtryk for at de vil vente til foråret. Bestyrelsen besluttede på opfordring af CL, at lave et tilbud til denne gruppe af prøvemedlemmer, om blandt Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

3 andet at kunne spille resten af året gratis, mod at indløse banetilladelse nu. Er der prøvemedlemmer som mangler lektioner og/eller regelundervisning, kan dette vente til : Meddelelser fra FU, Golfmanager og Cheftræner FU US og CL har haft møde med Viborg Idrætsråd og efterfølgende møde med Viborg Kommune sammen med Viborg Idrætsråd. Dagsordnerne på møderne har været en efterlysning af svar fra kommunen vedrørende spørgsmål tidligere fremsendt gennem Viborg Idrætsråd i anledning af kommunens behandling/afskaffelse af tilskud til klubben. US informerede om positive møder, som har åbnet op for yderligere dialog. Golfmanger CL nævnte følgende punkter som orientering til bestyrelsen. Klubben var vært for DGU Miljøseminar den 23. oktober. I den forbindelse blev der præsenteret en helt NaTur-app på klubbens område, som er blevet til med hjælp fra DIF i relation til klubbens miljøcertificering samt værtskab for miljøseminaret. CL går i samarbejde med baneudvalget videre med processen med at få lavet en mere omfattende app på klubbens område. Der kommer nye retningslinjer for udlodning af midler for gevinstgivende spilleautomater. De nye retningslinjer træder i kraft i 2015, og kan få indflydelse på den udlodning klubben i dag modtager til klubbens ungdomsarbejde. Afhængig af processen med at finde en ny forpagter til caféen, kan der opstå en situation hvor klubben ikke har en rengøringsordning i de første måneder af CL er opmærksom på problemstillingen. Der har været afholdt byggemøder i forbindelse med overdækning af udslagssteder, som er blevet muligt efter et overskud i den nystartede erhvervsklub. Arbejdet med opførelsen af overdækningen forventes at påbegynde i december måned med forventet afslutning ultimo januar, afhængig af vejrlig. Klubben har haft besøg af rådgivere fra Viborg Idrætsråd ang. miljøinvesteringer der forbedrer klubhuse og styrker driftsøkonomien. CL har på baggrund af mødet med rådgiverne fremsendt ansøgning om midler til flere energibesparende tiltag, herunder udskiftning af oliefyr og opsætning af solceller. Cheftræner Ingen information, idet NEH ikke deltog på mødet : Meddelelser fra Chefgreenkeeper og baneansvarlig PK informerede om et nyt forsøg på greens som er blevet testet i løbet af oktober måned. Forsøget er gået ud på at teste effekten af ekstra slibning af klippeled på greenklipperne samt efterfølgende tromling af greens. PK kan påvise en meget markant forskel på greens, og anbefalede på det kraftigste at der iværksættes tiltag i 2015 så forsøget kan gøres mere permanent. Det vil betyde hurtigere greens samt et mere rent klip af græsset, som mindsker risikoen for sygdom i greens. Det vil dog kræve investering i et nyt sæt klippeled og en tromle til greens. Alt i alt en investering på ca kr. Dertil vil komme øget driftsomkostninger til slibning på ca kr. Bestyrelsen bad ledelsesteamet tage højde for denne potentielle investering i det sparekatalog som bliver udarbejdet i forbindelse med budgettet for Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

4 PK informerede om dialog med DGU og miljøstyrelsen omkring miljøbekendtgørelsen. Retningslinjer for 2015 kendes endnu ikke. Greenkeeperne har været på seminar i uge 45. Der blev blandt andet informeret om nyt materiale omkring pleje af banerne. Der blev afviklet en lille hjælperturnering fredag d. 24. oktober, for de medlemmer som har ydet en indsats i forbindelse med pasning af banen i løbet af Turneringen blev afsluttet med et let måltid mad i caféen. SB og PK tager til Tange Sø i den nærmeste fremtid for at drøfte samarbejdet fremadrettet. Begge klubber har stor glæde af samarbejdet. SB har været til indledende møde angående etableringen af Naturpark Viborg. Det sker som et led i Dansk Naturplan om fremtidens åbne landskaber, som har modtaget et beløb på 12 mio. kr. fra Nordea Fonden. Der er på landsplan udvalgt 13 projekter, og Naturpark Viborg er et af projekterne. Det indledende møde var meget positivt, og SB ser rigtig gode muligheder for at Viborg Golfklub kan komme til at spille en central rolle i den sammenhæng. Det næste møde afholdes 26. november, og SB vil af den grund ikke kunne deltage i bestyrelsesmødet den dag, idet bestyrelsen var enig om, at prioritere klubbens indsats i samarbejdet meget højt : Meddelelser fra øvrige områdeansvarlige Sportsansvarlig KJ informerede om et afholdt møde med holdkaptajner for hold i Regionsgolf Danmark i 2014, med henblik på at bestemme retningslinjer for deltagelse i Der vil blive sendt information ud til alle medlemmer. Turneringsansvarlig NK informerede om arbejdet med turneringskalenderen 2015, som skrider planmæssigt fremad. I den forbindelse kunne CL oplyse, at Viborg Golfklub er blevet udvalgt til at lægge bane til en landsdelsfinale i Boss Synoptik Cup i september : Fremtidig cafédrift FU informerede om status i processen med at finde en ny forpagter til Caféen. Der er foreløbig 5 interesserede, som uopfordret har meldt sig., hvilket anses som meget positivt. FU vil i den kommende fremtid afholde møder med alle interesserede : Planlægning af medlemsmøde Emner til medlemsmøde den 19. november blev diskuteret og den endelige dagsorden blev fastsat. US laver udkast til invitation til medlemmerne, og CL sørger for at få den sendt ud. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

5 14-097: Eventuelt Arbejdsgruppen som er nedsat med henblik på rekruttering og fastholdelse af medlemmer, har afholdt møde og vil mødes igen i den nærmeste fremtid. Opgavelisten med åbne emner fra bestyrelsesmøder blev drøftet samt hvordan denne følges op. Det tages op igen på heldagsmødet til januar. Mødet sluttede kl. 22:15 Referent: Casper Lindenmayer [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub