Filmby Århus blev i september måned 2001 etableret som en erhvervspark for filmindustrien og beslægtede erhverv.

Transkript

1 Til Byrådet Via Magistraten Den 2. november 2005 Århus Kommune Skoler og Kultur Magistratens 4. Afdeling Fremtidig struktur og økonomi for Filmby Århus. Rådhuset 8000 Århus C 1. Resume. Sagsnummer M4/2004/01263 Sagsbehandler Lars Lyngsdal Struktur. Telefon Telefax Filmby Århus blev i september måned 2001 etableret som en erhvervspark for filmindustrien og beslægtede erhverv. E-post mag4@aarhus.dk Hensigten hermed var at fremme filmen som kultur og som erhverv ved at skabe grundlag for fremvækst af et produktionsmiljø for film og for styrkelse af den audiovisuelle sektor i sin helhed. Det fremgik af tidligere byrådsbeslutninger, at Filmby Århus organisatoriske tilhørsforhold skulle vurderes i løbet af I efteråret 2004 fremlagde Magistratens 4. Afdeling 2 forslag til organisationsmodel, én som selvejende institution og én som decentral kommunal institution, og i januar 2005 besluttede Byrådet, at Magistratens 4. Afdeling i samarbejde med Borgmesterens Afdeling nærmere skulle undersøge og vurdere fordele og ulemper ved forskellige organisatoriske modeller for den fremtidige drift af Filmby Århus. I Arbejdsgruppens rapport anbefales det, at Filmby-sekretariatet etableres som en decentral kommunal enhed med intern kontraktstyring, evt. en decentraliseringsordning med visse frihedsgrader, og at organisationsformen tages op igen om 4 år i Magistratens 4. Afdeling kan anbefale arbejdsgruppens forslag idet der foreslås en midtvejsevaluering i 2007.

2 Økonomi. Princippet i økonomien i Filmby Århus er den, at Århus Kommune stiller grund og de fra IS Midtkraft overtagne bygninger vederlagsfrit til rådighed og giver et lån fra kommunekassen til de nødvendige ombygninger m.v. Lejeindtægten fra de udlejede erhvervslokaler skal gå til at dække renter og afdrag på dette lån i kommunekassen. Herudover er det intentionen, at lejeindtægten skal dække de omtalte filmrelaterede aktiviteter såsom drift af filmstudier og en række filmudviklingsprojekter, herunder en målrettet erhvervsfremmeindsats, samt at et eventuelt overskud skal tilføres Den Vestdanske Filmpulje. Filmby-sekretariatet har udviklet sig til at være dynamoen i væksten i den lokale filmproduktion, og der er i dag flere vækstvirksomheder indenfor filmerhvervet end tidligere set. Siden starten i 2001/2002 har en række centrale forudsætninger imidlertid ændret sig med en forringelse af filmby-økonomien på imellem 2 og 2,5 mio. kr. årligt til følge. Dette betyder, at Filmby-sekretariatet ikke kan finansieres som tidligere forudsat, og da en lukning af sekretariatet vil stille satsningen på udvikling af filmerhvervet i stå, foreslås en omlægning af lånet til kommunekassen til en evigtvarende rente på 4 %, idet det foreslås, at beslutningen tages op på ny i 2009 med en midtvejsevaluering i Det foreslås endvidere at øge lånet til etablering af Filmby Århus med 2 mio. kr. med henblik på finansiering af den opsparede driftsgæld. 2. Tidligere beslutninger Struktur. På Byrådets møde d. 20. marts 2002 tiltrådtes Magistratens 4. Afdelings indstilling af 30. januar 2002 vedr. anlægsbevilling til Filmby Århus. Det besluttedes i den forbindelse, at Filmby Århus indtil videre og foreløbigt frem til udgangen af 2004 administreres af Fritids- og Kulturforvaltningen. Afdelingen valgte på den baggrund at placere administrationen af Filmby Århus i forvaltningens Kulturafdeling. Med en indstilling af 18. oktober 2004 fremlagde Magistratens 4. Afdeling to forslag til organisationsmodel, ét som selvejende institution og ét som decentral kommunal institution, og d. 19. januar 2005 besluttede By- Side 2 af 11

3 rådet, at Magistratens 4. Afdeling i samarbejde med Borgmesterens Afdeling skulle undersøge og vurdere fordele og ulemper ved forskellige organisatoriske modeller for den fremtidige drift af Filmby Århus, herunder f.eks. etablering af en decentral institution under Fritids- og Kulturforvaltningen, overførsel af driftsopgaverne til et privatretligt organ som f.eks. en erhvervsdrivende fond samt udlicitering af driften af Filmby Århus. I vurderingen skulle inddrages Århus Kommunes hidtidige erfaringer med etablering af og overførsel af driftsopgaver til erhvervsdrivende fonde. Indstillingen om den fremtidige struktur for Filmby Århus skulle forelægges Århus Byråd med henblik på, at en ny struktur kan få virkning fra 1. januar Endelig blev det besluttet, at Filmby Århus indtil udgangen af 2005 fortsat drives af Fritids- og Kulturforvaltningen. Økonomi. Byrådet har i alt 7 gange tidligere beskæftiget sig med såvel anlægsøkonomi som driftsøkonomien i Filmby Århus. Det drejer sig om følgende beslutninger med hovedindholdet i parentes: Indstilling af 4. april 2000 som vedtaget d. 7. juni 2000 (reservation af Midtkraftarealet, hovedprincipperne i økonomimodellen). Indstilling af 15. juni 2001 som vedtaget d. 12. september 2001 (anlægsbevilling på 5,0 mio. kr., gentagelse af økonomimodellen). Indstilling af 30. januar 2002 som vedtaget d. 20. marts 2002 (anlægsbevilling på 65 mio. kr.) Indstilling af 29. april 2002 som vedtaget d. 8. maj 2002 (justering af vilkår for frigivelse af anlægsbevillingen). Indstilling af 15. april 2003 som vedtaget d. 25. juni 2003 (anlægsbevilling på 42 mio. kr.). Indstilling af 17. marts 2004 som vedtaget d. 14. april 2004 (anlægsbevilling på 1,2 mio. kr.). Indstilling af 18. oktober 2004 som vedtaget d. 19. januar 2005 (orientering om udlejningssituationen og om driftsøkonomien). Hovedprincippet i alle indstillingerne har været, at Filmby Århus skal være en erhvervspark for filmindustrien og beslægtede erhverv. Side 3 af 11

4 Hensigten hermed var at fremme filmen som kultur og som erhverv ved at skabe grundlag for fremvækst af et produktionsmiljø for film og for styrkelse af den audiovisuelle sektor i sin helhed. Lejeindtægten fra de udlejede erhvervslokaler skal gå til at dække renter og afdrag på det optagne lån i kommunekassen. Herudover er det intentionen, at lejeindtægten skal dække de omtalte filmrelaterede aktiviteter såsom drift af filmstudier og en række udviklingsprojekter rettet mod filmerhvervet, lige som et eventuelt overskud skal tilføres Den Vestdanske Filmpulje. Der er bevilget i alt 113,2 mio. kr. til anlæg i Filmby Århus, hvoraf ca. 100 mio. kr. skal betales tilbage via princippet om driftsfinansierede anlægsinvesteringer. 3. Beskrivelse af indstillingen Struktur. Arbejdsgruppen med repræsentanter for Borgmesterens Afdeling og Magistratens 4. Afdeling har gennemgået de af Byrådet ønskede problemstillinger, og rapporten vedlægges i sin helhed som bilag til nærværende indstilling. A. Filmby-sekretariatets opgaver. Arbejdsgruppen opregner, at de vigtigste opgaver i den administrative organisation i Filmby Århus, kaldet Filmby-sekretariatet, er følgende: o Udlejning af faste lejemål til virksomheder og institutioner inden for Filmby Århus virkeområde o Administration af lejeaftaler o Drift af bygninger og arealer o Udlejning og drift af filmstudierne, o Etablering af strategiske alliancer med andre udbydere af faciliteter til filmoptagelse o Udvikling af erhvervsfremmeprojekter o Sekretariatsfunktionen for Den vestdanske Filmpulje o Udvikling af filmservice for produktionsselskaber, herunder etablering og drift af en Film Kommission Det er Arbejdsgruppens opfattelse, at disse opgaver, hvis der skal sikres helhed, konsekvens og synergi i indsatsen for at fremme filmsatsningen Side 4 af 11

5 og at skabe et stærkt filmproduktionsmiljø, også fremover bør varetages samlet. Gruppen når endvidere frem til, at det ikke vil være lovligt at udlicitere sekretariatsfunktionen for den Vestdanske Filmpulje til en privat virksomhed, da der er tale om en myndighedsopgave. På denne baggrund vurderer arbejdsgruppen, at der ikke vil være mulighed for at udlicitere den samlede drift af Filmby Århus til en privat virksomhed. Forslaget indebærer ikke, at alle opgaver vedr. udlejningsfunktionen nødvendigvis skal løses af den faste personalestab, men en række opgaver vil med fordel på sigt kunne løses eksternt. Det foreslås derfor, at ledelsen af Filmby-sekretariatet selv træffer beslutning om hensigtsmæssigheden i at købe sig til hele eller dele af administration af udlejningsfunktionen. B. Filmfaglige kompetencer. Arbejdsgruppens medlemmer vurderer, at det er væsentligt for den fremtidige drift af Filmby Århus, at der findes en organisationsform der kan tilføre Filmby Århus en professionel filmfaglig indflydelse fra erhvervet. I en fond vil den filmfaglige kompetence kunne være til stede i bestyrelsen, som samtidig vil have det økonomiske ansvar for driften. Ved etablering af en fond vil det være muligt at sammensætte en bestyrelse med de rette filmfaglige kompetencer. En decentral kommunal enhed giver ikke denne mulighed for at indsætte personer med filmfaglig kompetence i en bestyrelse, men der vil kunne kompenseres herfor gennem nedsættelse af en filmfaglig sparringsgruppe - et såkaldt advisory board. Arbejdsgruppen er af den opfattelse, at der med den nævnte forudsætning om en professionel filmfaglig indflydelse vil kunne argumenteres for både en fondsmodel og en decentral kommunal model. Det vurderes dog, at det vil være lidt vanskeligere at finde tilstrækkeligt med kompetente filmfaglige personer til en fondsbestyrelse, der samtidig vil påtage sig ansvaret for den noget usikre økonomi, der er i Filmby projektet, og omvendt lidt lettere at finde kompetente personer til en filmfaglig sparringsgruppe, da disse vil skulle agere ud fra filmfaglige interesser uden at være ansvarlige for økonomien. C. Filmby-sekretariatets sårbarhed. Arbejdsgruppen betragter det som en væsentlig forudsætning, at den forholdsvis lille administration i Filmby Århus ikke bliver for sårbar. Side 5 af 11

6 Ved etablering af en decentral kommunal enhed har Filmby-sekretariatet fortsat mulighed for at trække på Fritids- og Kulturforvaltningens kompetencer. Hvis der etableres en fond, vil denne være uafhængig af Århus Kommune og som udgangspunkt ikke have mulighed for at trække på ressourcer hos Fritids- og Kulturforvaltningen. Det vil imidlertid være muligt i et vist omfang at kompensere herfor gennem indgåelse af en samarbejdsaftale mellem fonden og Fritids- og Kulturforvaltningen, hvori det aftales, at forvaltningen i et nærmere bestemt omfang stiller personalemæssige ressourcer til rådighed for Filmbysekretariatet. Arbejdsgruppen er derfor af den opfattelse, at der med den nævnte forudsætning om en sikring mod sårbarheden vil kunne argumenteres lige godt for både en fondsmodel og en decentral kommunal model. D. Kommunens styringsmuligheder. Arbejdsgruppen betragter det som en væsentlig forudsætning, at en økonomisk usikkerhed håndteres således, at der er sammenhæng mellem kommunens økonomiske ansvar og mulighed for at styre. Filmby-sekretariatets drift er på nuværende tidspunkt præget af betydelig økonomisk usikkerhed, jf. nedenfor. Hvis Filmby-sekretariatet organiseres som en fond, vil bestyrelsen i forhold til de fleste beslutninger være selvstændig og uafhængig af kommunen, og byrådet vil således have meget få styringsmuligheder i forhold til Filmby-sekretariatet. Dette kan være problematisk i forhold til den økonomiske usikkerhed, som er forbundet med driften af Filmby Århus, idet det kan forventes, at kommunen fortsat vil have et stort økonomisk engagement i fonden. Det er vurderingen, at kommunen ofte vil komme til at stå med den økonomiske risiko i sidste ende, såfremt fonden kommer i underskud. Alternativet er, at fonden nedlægges. Hvis Filmby-sekretariatet derimod organiseres som en decentral kommunal enhed, vil byrådet ud over det økonomiske ansvar - også have fuld indflydelse på driften, herunder indflydelse på, at sammensætningen af lejere lever op til de politiske forudsætninger for etableringen af Filmby Århus. E. Udbygningsmuligheder. Hvis Filmby-sekretariatet organiseres som en fond, vil mulighederne for udbygning bero på en konkret aftale med fonden. Århus Kommune vil få en yderligere aftalepart, hvilket vil kunne vanskeliggøre processen. Side 6 af 11

7 Organisering i en decentral kommunal institution vil gøre processen lettere, hvilket vurderes at være en fordel for gennemførelse af de tanker om udvikling og udbygning af Filmby Århus, der har været omtalt i tidligere indstillinger til Byrådet (beslutningerne af 7. juni 2000 og 12. september 2001). F. Sammenfattende vurdering. Magistratens 4. Afdeling kan tilslutte sig arbejdsgruppens analyse og anbefalinger og lægger i den forbindelse stor vægt på sammenhængen mellem kommunens økonomiske ansvar og mulighed for at styre. Set på den baggrund vil det være mest hensigtsmæssigt, at Filmbysekretariatet bliver en decentral kommunal organisation. På baggrund af ovenstående anbefaler Magistratens 4. Afdeling følgende: at Filmby-sekretariatet etableres som en decentral kommunal enhed med intern kontraktstyring, evt. en decentraliseringsordning med visse frihedsgrader, at Filmby-sekretariatets nuværende opgaver også fremover varetages samlet, at organisationsformen tages op igen om 4 år i 2009 med en midvejsevaluering i 2007, at der nedsættes en film- og erhvervsfaglig sparringsgruppe et såkaldt advisory board til at rådgive ledelsen af Filmbysekretariatet i filmfaglige spørgsmål. Økonomi Siden starten af Filmby Århus har filmerhvervet i Århus været inde i en meget positiv udvikling, bl.a. med etablering af en række vækstvirksomheder til følge. Filmby-sekretariatet har udviklet sig til at være dynamoen i væksten i den lokale filmproduktion, og der er i dag flere vækstvirksomheder indenfor filmerhvervet end tidligere set. Fra midten af 2002 til udgangen af 2003 skete der imidlertid en række afgørende ændringer i forudsætningerne for økonomien i hele filmbyprojektet. Disse kan resumeres således: Det Danske Filminstitut trak sig ud af projektet - inden de overhovedet var flyttet ind - som følge af nedlæggelse af alle dets aktiviteter i Århus. Danmarks Radio trak sig ud efter ca. 1½ års forløb og lejede aldrig de forventede arealer. Side 7 af 11

8 Regeringen bidrog ikke som forventet med midler til anlæg, men har alene givet et tilskud på ½ mio. kr. til etablering af den administrative organisation. Der kunne ikke etableres et indskudt dæk ovenpå bygningen Filmbyen 21/23. Der er i en række kontrakter aftalt en lavere introduktionsleje ( trappeleje ), og markedslejen har været under pres og lå på udlejningstidspunktet % under niveauet fra vurderingstidspunktet i Samlet er det vurderingen, at filmby-økonomien er blevet forringet med et beløb på imellem 2 og 2,5 mio. kr. årligt i forhold til forudsætningerne fra starten. I perioden siden sin start i 2002 har Filmby-sekretariatet oparbejdet en driftsgæld på ca. 2 mio. kr. til Fritids- og Kulturforvaltningen, og budgetudsigterne for de kommende år ser således ud i kr. og i 2006-priser (2005 dog i 2005-priser): Administration Bygninger Studiedrift Renter/afdrag Udgifter i alt Lejeindtægter Studieleje Andre indtægter Indtægter i alt Underskud Akkumuleret gæld Selv om driftsunderskuddet vil falde over årene, vil gælden blive øget og er der ikke udsigt til balance i økonomien, førend der er skaffet yderligere indtægter, f.eks. ved udnyttelse, udleje eller salg af byggeret. Den eneste måde at skaffe balance i driften på er at nedlægge Filmbysekretariatet og overflytte administrationen til Fritids- og Kulturforvaltningen. Side 8 af 11

9 Konsekvensen heraf vil være, at der ikke vil være mulighed for at servicere og udvikle filmerhvervet, at gøre en aktiv indsats for udlejning af evt. ledige lokaler til filmrelevante virksomheder og filmstudierne samt at løse andet end helt basale sekretariatsopgaver for Den Vestdanske Filmpulje. I praksis vil det betyde, at satsningen på, at Filmby Århus skal være dynamoen i etableringen af en lokal filmproduktion, vil blive sat meget tilbage, og sandsynligheden for at satsningen lykkes, vil være lille. Da det således må forventes, at den igangværende positive vækstspiral vil blive brudt, hvis der ikke længere findes et Filmby-sekretariat, er det opfattelsen, at der bør findes en løsning, hvor Filmby-sekretariatet kan finansieres indenfor rammen af filmby-budgettet. Den største enkeltpost i budgettet er tilbagebetalingen af anlægsudgiften efter reglen om driftsfinansierede anlægsinvesteringer. Efter de af Byrådet vedtagne retningslinier betales 6,14 % årligt af det investerede beløb, idet tilbagebetalingen fremskrives med de almindelige procenter for pris- og lønfremskrivning. Magistratens 4. Afdeling skal derfor foreslå, at tilbagebetalingen omlægges til en evigtvarende betaling af en rente på 4 %, hvilket giver følgende budget for de kommende år i kr. (niveau 2006, 2005 dog i niveau 2005): administration Bygninger Studiedrift Renter/afdrag Udgifter i alt Lejeindtægter Studieleje Andre indtægter Indtægter i alt Overskud Note: Den akkumulerede driftsgæld på ca. 2 mio. kr. foreslås lånefinansieret, jf. nedenfor og overskuddet overført til Den Vestdanske Filmpulje. Denne finansieringsform afviger fra de almindelige finansieringsprincipper men kan alligevel anbefales under henvisning til, at Filmby Århus er en langsigtet kultur- og erhvervspolitisk satsning og under henvisning til, at der skal finde en evaluering sted af såvel struktur som økonomi senest ved udgangen af 2009 Side 9 af 11

10 Forslaget til ny finansieringsform vil give Filmby-organisationen en lettelse af omtrent samme størrelsesorden som det tab, de ændrede forudsætninger har medført for projektet. Magistratens 4. Afdeling skal derfor anbefale, at låneafviklingen for anlægsudgifterne omlægges til evigtvarende betaling af en rente på 4 %, og at beslutningen tages op til revision i 2009 med en midtvejsevaluering i Magistratens 4. Afdeling kan endvidere anbefale, at den opsparede driftsgæld på 2,0 mio. til Fritids- og Kulturforvaltningen fjernes ved at øge det nuværende lån med et tilsvarende beløb. Et sådant lån vil øge den årlige renteudgift med 0,08 mio. kr., hvilket er indregnet i ovenstående skema. Den foreslåede låneomlægning vil gøre det muligt at overføre midler til Den vestdanske Filmpulje svarende til det forventede driftsoverskud. 4. Økonomiske konsekvenser. Forslaget om struktur har ingen økonomiske konsekvenser. De økonomiske konsekvenser for Magistratens 4. Afdeling af låneomlægningen og det nye lån er beskrevet ovenfor. For at undgå, at der opstår problemer med overholdelse af Århus Kommunes vækstramme med et beløb på ca. 2 mio. kr. pr. år, foreslås en række omlægninger på Fritids- og Kulturforvaltningens kontoafsnit, så en del af bygningsvedligeholdelsen fremover omdannes til en KB-bevilling. De samlede økonomiske konsekvenser ser således ud (2005 i 2005-priser, i 2006-priser): Konverterede KB-midler låneomlægning Lån, driftsgæld 2000 Vedligeholdelsespulje Nye KBbevillinger Konsekvenser i forhold til mål. Side 10 af 11

11 Indstillingen er et led i opfyldelsen af de filmpolitiske målsætninger i Kulturpolitik og -handlingsplan , der blev vedtaget i Århus Byråd den 3. marts Beslutningspunkter. På baggrund af det anførte indstilles 1. at Filmby-sekretariatet etableres som en decentral kommunal enhed med intern kontraktstyring eller en decentraliseringsordning med visse frihedsgrader, 2. at Filmby-sekretariatets nuværende opgaver også fremover varetages samlet, 3. at organisationsformen tages op igen om 4 år i 2009 med en midtvejsevaluering i 2007, 4. at tilbagebetalingen af Filmby Århus anlægsgæld omlægges til evigtvarende betaling af en rente på 4 %, 5. at beslutningen tages op til revision i 2009, 6. at lånet til etablering af Filmby Århus øges med 2 mio. kr. til dækning af den opsparede driftsgæld og 7. at det nye lån finansieres som en driftsfinansieret anlægsinvestering med en evigtvarende rente på 4 %. Torben Brandi Nielsen / Ib Christensen Bilag. Arbejdsgruppens rapport af 30. august Bevillingsbilag. Side 11 af 11