APOS. Sag og dokumentstandarder - fra papir til praktisk og cost-effektiv digitalisering

Transkript

1 APOS Sag og dokumentstandarder - fra papir til praktisk og cost-effektiv digitalisering Første skridt mod et bedre samspil og en smidigere integration Offentlige myndigheder skal spare penge på driften En oplagt mulighed er at gøre dette gennem effektiv digitalisering af sagsbehandlingen, der bygger på anvendelsen af standarder, for eksempel de nye Sag og Dokumentstandarder og OIOXML standarder. Effektiv digitalisering kan være fagsystemer eller selvbetjeningsløsninger, der taler sammen via disse standarder. Med APOS, har Odense Kommune startet realiseringen af fordelene på Sags og Dokumentområdet.

2 Hvad er formålet med standarder Siden 2008 har de offentlige myndigheder været forpligtet til at anvende åbne standarder, når de indkøber eller opgraderer software, med mindre der vil være væsentlige meromkostninger forbundet hermed. I den forbindelse, er der blevet skabt nye standarder for elektronisk sagsog dokumenthåndtering, der definerer de rettesnore, som systemerne skal fungere efter. De nye standarder er bindeledet, der gør det muligt for systemer at samarbejde. Standarderne definerer enheder og begreber, samt hvordan de, rent praktisk, skal håndteres. Med fælles standarder, vil det være hurtigt og nemt at koble nye delelementer på, under forudsætning af, at de er baseret på disse. Standarderne leverer den struktur, der gør det muligt for systemernes separate fagområder at fungere med hinanden. Med standarderne på plads, vil der ikke være behov for en oversætter når to systemer mødes, da standarderne går ind og leverer en fælles platform for de to systemer. Hidtil har kommunerne været bundet op på et enkelt system, uden mulighed for integration med andre systemer og komponenter. Grundet den manglende konkurrence på markedet, og afhængigheden af de eksisterende leverandører, har der ikke været et incitament til at kunne holde prisniveauet lavt. Dette vil indførelsen af åbne standarder ændre på, hvor leverandørafhængigheden bliver faldende og fleksibiliteten stigende. Målet med standarderne er, at alle, herunder tredjeparts systemer, skal integrere via denne. Det er således de eksisterende proprietære systemer, der skal tilpasse sig og koble sig til standarderne, for at kunne fungere sammen med kernesystemet. En forudsætning for at effektiv digitalisering kan foregå omkostningseffektivt er brugen af disse standarder, såvel data som snitflader imellem fagsystemerne. Standarder kan give gevinster på flere niveauer. Her er nogle eksempler: Der skal ikke udvikles proprietære integrationsløsninger Det er nemmere at specificere integrationer i forbindelse med udbud ved blot at henvise til en standard Data kan flyde fra et fagsystem til et andet, endda på tværs af myndigheder Data kan opdateres hurtigere på tværs af fagsystemer Data betyder det samme i forskellige fagsystemer På datasiden kendes og anvendes OIOstandarderne. OIOXML: Den danske standard for, hvordan XML filer skal se ud i det offentlige. Standarden er et led i en øget digitalisering i den offentlig sektor I 2010 blev 6 standarder på Sags og Dokumentområdet offentliggjort: Sag Dokument Arkiv Part-Person Klassifikation Organisation Disse standarder er snitflader, hvorigennem fagsystemer kan kommunikere hændelser, data mv. En nødvendig forudsætning for at disse standarder bliver en succes og giver størst mulig effekt for myndighederne er, at alle parter kender til disse standarder, hvad de kan bruges til og benytter dem. Der foreligger nu konkrete erfaringer med at implementere flere af disse standarder, og systemer der anvender standarderne. 2

3 RAMMEARKITEKTUR FOR SYSTEMERNES SAMMENHÆNG Rammearkitekturen er ikke en detaljeret 3 Systemet skal kunne tilpasses regule- Kommunernes Landsforening, har via plan for, hvordan systemet skal strikkes ringer af gældende lovgivning. KOMBIT igangsat et udbud for ydelsessystemer. Der er blevet fastlagt en rammearki- sammen, men snarere en definition af de overordnede tanker og ønsker, som den 4 Det skal være leverandøruafhængigt, så tektur for, hvordan systemerne skal hænge endelige løsning skal fastlægges indenfor man kan skifte udbyder på et hvilket sammen. som helst tidspunkt. I skemaet ovenfor, anvendes Rammearkitekturen har fem overordnede mål: 5 Systemet skal være pålideligt, attraktivt følgende farvekoder: 1 Systemet skal holdes enkelt, så antallet og, frem for alt, driftssikkert. = skal specificeres og udvikles, af handlinger for at nå et givet mål, = skal udvikles, bliver reduceret mest muligt. = allerede eksisterende dele = ikke essentielle støtteværktøjer 2 Udviklede komponenter skal kunne genbruges i andre IT-løsninger, så det Komponenterne: Sag, Dokument, Arkivstruktur, Organisation, Part-Person og Klassifikation samt Besked/ fordeler/agent, er nærmere beskrevet på side 7. ikke vil være nødvendigt at betale fulde udviklingsomkostninger flere gange, for nært beslægtede komponenter. TEST Pilotprojekt hos Kombit KL og Kombit driver i dag fremdriften af standarderne ved at afprøve og teste dem via pilotprojekter. Målet er, at kunne udarbejde et materiale, som kommunerne kan bruge i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale, der definerer hvordan standarderne skal håndteres. 3

4 Generelle & Domæne- specifikke brugerflader Sag & Dokument SOAP Web-Services interface. APOS - Organisation Sag og dokumentstandarder - fra papir til praktisk og costeffektiv digitalisering APOS - Autoritativ Personale og Organisations System - blev oprindeligt skabt ud fra, at Odense kommune manglede overblik over sin organisationsstruktur. Der skulle derfor udvikles et system, der kunne skabe struktur, samt kunne håndtere både støttende klassifikationer og skabe overblik over kontaktinformationer. Da de elektroniske sagsog dokumentstandarder, såvel som APOS organisationsstrukturen, er skabt med afsæt i de erfaringer, som slutbrugerne oplever på daglig basis, har den praktiske brug af systemet, været et centralt omdrejningspunkt. Brugervenlighed og forenkling af arbejdsgange har derfor været vægtet højt under udviklingsforløbet, og der er blevet sigtet mod, at gentagelsesindtastninger og ventetid reduceres mest muligt. Et andet nøglepunkt har været, at give organisationsstrukturen bitemporale egenskaber, så man både kan indhente oplysninger om tidligere organisationsstrukturer, samt bygge organisationen op omkring fremtidige ændringer i personalesammensætningen, i tilfælde af nyansættelser eller organisatoriske omstruktureringer. Odense Kommune ønsker at udbrede erfaringerne Odense kommune har tradition for at have stor fokus på opbygning af IT-systemer, som kan forbedre borgernes service. Understøtter alle populære databasesystemer og topologier. Derfor var det også naturligt, at Odense kommune var en del af arbejdsgruppen for standardisering af Organisation. Mange af de erfaringer som den første version af APOS har givet, blev brugt i standardiseringsarbejdet sammen med IT & Telestyrelsen. Næste skridt var at få afprøvet standarden - både teknisk og forretningsmæssigt. Dette gav et stort løft for de OIOXMLskemaer, der benyttes i implementationen. APOS version 2 blev efterfølgende bygget på erfaringerne fra disse Proof of Concepts. Ud over Organisation er standarderne for Klassifikation og Part-Person også implementeret. POC en blev udført i samarbejde med den tekniske leverandør - Axapoint. Java kerne med udvikler API Martin Fowler Bi-Temporal Property Implementation Bygget på de førende Open source framework. Open Source JPA/HIBERNATE Objekt til database mapningen foretages af Javas standard persistance API og Hibernate. DAO FUSION Dette framework udvider JPA med Martin Fowlers bitemporale egenskaber. SOFTWARE BØRSEN De PoC implementationer som ITST gennemfører, stilles til rådighed på softwarebørsen. Koden er open source og uden omkostninger forbundet med brugen. 4 FIOL + APOS + FORM = Forretningsorienteret single sign on adgangkontrol FIOL er Odense Kommunes løsning til sikkerhed i skyen. Ved at bruge den viden som APOS indeholder, kan forretningsorienteret rollebaseret adgangsstyring opbygges. Kombinationen af FORM og APOS ( vi ved hvad du laver, og vi ved hvem din chef er ) giver et fundament, hvoraf forretningsorienterede roller kan afledes vha. permanente generelle regler. Disse roller vil kunne videresendes i den SAML-token, der udstedes til applikationen. FIOL kan derved viderebringe enterprise role viden til 3. parts systemer.

5 Betjeningsfladerne - GUI er For at opnå et overblik over data, har APOS et sæt af brugerflader, som kan vise og ændre alle data i Sag & Dokument standarderne GUI en (Graphical User Interface) er den grafiske brugerflade, der gør det muligt for almindelige brugere at anvende systemet, dvs. den del som slutbrugeren stifter kontakt med i det daglige. Kernedelen af den Java-baserede GUI som Axapoint er i færd med at udvikle, vil kunne gå igen fra kommune til kommune, mens farvevalg, logo og andre grafiske snit vil kunne tilpasses til den enkelte kommune. GUI en leverer genveje til at starte funktioner, på en systematisk og overskuelig måde. Når man bevarer et fast kerneelement, der går igen fra GUI til GUI, vil der ske en løbende erfaringsindsamling og udveksling. Med afsæt i de indkomne erfaringer, vil udviklingsopgaver mere nøjagtigt kunne ramme rigtigt, og der vil kunne dannes grundlag for skabelsen af en best practice. Derudover vil forbedringer mere simpelt kunne overføres fra en kommune til den næste. Opdateringerne vil bl.a. kunne medføre mere effektive arbejdsgange, større sikkerhed eller nye funktionaliteter. Derved nyder man godt af de andre kommuners evne til, at finde fejl og udtænke nye forbedringer. FULD OVERBLIK OVER DATA For at opnå et overblik over data, har APOS et sæt af brugerflader, som kan vise og ændre data i Organisation, Klassifikation og Part-Person. Disse GUI er er ekspertværktøjer - enkle og intuitive at betjene, som giver mulighed for at tilgå data efter alle de måder som standarderne angiver, at det er muligt. Designet og funktionaliteten muliggør, at brugeren får et overblik over, hvordan data er ændret over tid - og hvem som foretog disse ændringer. Data kan vises som lister, træer, og i detaljer for mere specifikke data. Man kan også ændre flere værdier i samme registrering, og - kort sagt - kan man via disse standard-gui er udføre alt. 5

6 arbejdsgruppe til standarderne EN arbejdsgruppe følger udviklingen, med deltagelse af repræsentanter fra Kommuner, Kommunernes Landsforening, Kombit og IT- og Telestyrelsen. Sammen med Odense kommune, følger en gruppe af kommuner udviklingen i arbejdet med standarderne for de elektroniske sagsog dokumenthåndteringssystemer. Flere af kommunerne har påbegyndt integrationsarbejdet af disse. Møderne i gruppen har deltagelse af repræsentanter fra kommunerne Aarhus, Ballerup, Frederiksberg, Gentofte, København, Odense og Syddjurs samt fra Kommunernes Landsforening, Kombit og IT- og Telestyrelsen - og andre kommuner er meget velkomne i kredsen. Arbejdsgruppen tager afsæt i APOS, som er baseret på tre af de fem standarder, godkendt af OIO-kommitéen i 2010: Organisation, klassifikation og Part-Person. Odense Kommune gennemførte projektet, for at systematisere sin organisationsstruktur. IT- og Telestyrelsen har tidligere gennemført et Proof of Concept (PoC) på 3 af standarderne. I samarbejde med IT- og Telestyrelsen og Axapoint, er arbejdsgruppen nu i færd med at følge op på den gennemførte PoC, ved at gennemføre en Proof of Business (PoB). PoB en bliver afprøvet i praksis, for at demonstrere sammenhængene mellem de fem standarder. Det skal munde ud i en use story, der kobler Sag og Dokument PoC en med Organisations-PoB en. Gentofte kommune har i samarbejde med Magenta udviklet en CPR-broker under standarden Part-Person. Denne ligger også på Softwarebørsen. Tag del i arbejdet i gruppen Ved at deltage i projektet, vil din kommune få indflydelse på udviklingen og designprocessen - så det endelige system passer optimalt til jeres behov. Jo flere deltagere der er, jo flere inputs til fejlfinding og videreudvikling vil der komme - styrke gennem fællesskab. På møderne opdateres om udviklingen af arbejdet med APOS og standarderne, og det er hensigten, at de udviklede løsninger på sigt skal kunne frikøbes og lægges ud som open source på Softwarebørsen. Dermed vil kildekoden, der afdækker hvordan systemet er opbygget, være frit tilgængelig, i modsætning til proprietære systemer, hvor man betaler et beløb i licens. Arbejdsgruppen, med støtte fra KL, har således sigte mod, at kunne hjælpe hinanden i arbejdet med disse standarder og open source løsninger, og etablere et afsæt for en best practice. 6

7 Sag & dokument Komponenterne Følgende er en kort gennemgang af de enkeltkomponenter, som der arbejdes med fra rammearkitekturen. Organisation Beskrivelse af organisationen og hvem gør hvad i en organisation. Organisationskomponenten er tidsuafhængig, da man kan bevæge sig frem og tilbage i tiden; dels for at skabe overblik, og dels for at indregne kommende personaleomstruktureringer. Klassifikation Håndtering af de klassifikationer, som forefindes og er beskrevet i støttesystemer som: KLE, FORM, kontoplaner, ydelseskatalog osv. Part-Person Håndtering af CPR persondata, adressedata, kontaktinformationer. Sag Håndtering af sag-funktionalitet. Dokument Lagring, fremfinding og kommunikation af dokumenter af enhver art. Arkivstruktur Håndtering af de dokumenter der udgår, eller på anden måde ikke længere er aktive. Besked Fordeler/Agent Udveksling af OIO-data, når data ændres. Systemerne kan advertere på det data, som det ønsker opdateringer for. Komponenterne og betjeningsflader i gruppens projekt - samt fremadrettet potentiale Selve softwaren i grundkomponent-systemerne er open source PoC på Organisation og CPR-broker (Part-Person) er frikøbt af Odense og Gentofte - og kildekode lagt på Softwarebørsen Axapoint vil i år have færdiggudviklet alle komponenter under Sag & Dokument, med mulighed for at frikøbe disse - til softwarebørsen Alle komponenter overholder standarden og tilbydes til kommunerne, med mulighed for at håndplukke de områder man ønsker at benytte Axapoint udvikler betjeningsflader - GUI er til komponenterne, der tillader kommunal branding kombineret med standard betjeningsflade - disse GUI er er ikke open source, men kan tilbydes til kommuner via Axapoint som standard eller tilpasset - og kan potentielt frikøbes Arbejdsgruppen kan være med til at sikre en effektiv videreudvikling, gennem opbygningen af best practice via integrationsprojekter Integrationsprojekter til tredjeparts systemer kan potentielt deles i gruppen, så omkostningerne kan minimeres fremadrettet Arbejdsgruppen, Kommunernes Landsforening og IT og Telestyrelsen arbejder på sikringen af governance og sekretariat FÅ OVERBLIK OVER HÆNDELSER VED HJÆLP AF BESKEDFORDELEREN Når der sker ændringer i data, udsender APOS-kernerne beskeder til Beskedfordeleren. Systemer som integrerer med APOS kan derved lytte på ændringer de har interesse i. Beskedfordeleren har en brugerflade, hvor det er muligt, at se information om systemer som lytter - og statistikker som komponenter, der kan indlejres der, hvor brugerne naturligt vil tilgå data. F.eks. bliver det muligt for medarbejderne at vedligeholde deres APOS-data via intranetportalen. 7

8 En farbar vej til effektiv digitalisering? Proprietær eller open source - standard eller ej? Ville det ikke være skønt, hvis de elektroniske sagsog dokumenthåndteringssystemer var open source, og at alt kunne kobles sammen via de nye standarder? Vi ønsker et mere tilgængeligt marked, hvor brugerne har større valgfrihed, i forhold til at håndplukke de delelementer de ønsker. Slut med store rigide systemer, hvor man betaler en høj brugslicens, for funktioner man ikke har behov for. Der er brug for et mere smidigt system, som vil medføre en mærkbar reduktion i driftsomkostningerne for brugerne. Ved at skifte til open source, vil man ikke længere have samme leverandørafhængighed, som man har med proprietært software. Da kildekoden ligger frit tilgængeligt, vil andre leverandører kunne byde ind med videreudvikling og driftssupport. Ligeledes er man ikke længere afhængig af, at softwareleverandøren ikke opgiver produktet som følge af driftsøkonomiske overvejelser eller revurderinger af forretningsstrategier. Faktaboks - Ordbog Standard: Et fastlagt regelsæt for, hvordan en ting skal se ud og fungere OIOXML: Den danske standard for, hvordan XML filer skal se ud i det offentlige. Standarden er et led i en øget digitalisering i den offentlige sektor Bitemporale egenskaber: Uafhængighed af tid, dvs. mulighed for at spole tilbage eller frem i tiden Java: Java er et højniveau programmeringssprog, i modsætning til de mere basale sprog. Der er omfattende understøtning af Java, på eksisterende systemer, hvilket betyder at det i praksis kan køres over alt Kompatibel: Når forskellige systemer kan samarbejde med hinanden Open source: Når kildekoden ( opskriften ) på et stykke software lægges frit tilgængeligt, så alle kan tilgå og videreudvikle på den Softwarebørsen: Portal for formidling af software, herunder open source. Proprietært software: Software der er ejet af en virksomhed/organisation, hvor man typisk betaler for retten til at bruge produktet gennem f.eks. licens Iterativ udvikling: Når man udvikler noget i små skridt, hvor man løbende evaluerer og tilpasser specifikationerne, i takt med at man kommer nærmere den endelige løsning Med Sag og dokumentstandarderne er processen startet, som et første skridt mod et bedre samspil og en smidigere integration. 1 Læs mere på: For yderligere information om APOS, kan du kontakte: Axapoint - teknisk lev. Odense Kommune Michael Nielsen Michael Breuning IT-Konsulent IT-Konsulent Brunhøjvej 8, st. tv IT-afdelingen 8680 Ry Rådhuset, 5000 Odense C mob: mob: michael@axapoint.com mib@odense.dk