Oplæg til ændringer i Faaborg-Midtfyn Ordningen Sag: P Evald Bundgård Iversen Plan og kultur

Transkript

1 Oplæg til ændringer i Faaborg-Midtfyn Ordningen Sag: P Evald Bundgård Iversen Plan og kultur Dette notat skal give et overblik over de justeringer, der foreslås af Faaborg-Midtfyn Ordningen, der regulerer det til de folkeoplysende foreninger i Faaborg-Midtfyn Kommune. Der er udelukkende tale om mindre justeringer, som skal forenkle forretningsgangen for både Faaborg-Midtfyn Kommune og foreningerne. Justeringerne foreslås med udgangspunkt i, at der er en god ide med jævne mellemrum at vurdere, om udvekslingen af oplysninger mellem forening og kommune kan gøres enklere med henblik på at lette de administrative belastninger for foreningen. En gennemgang er desuden blevet aktualiseret af, at der er blevet færre administrative hænder til at løse arbejdsopgaverne i administrationen. En større gennemgang og revision af Faaborg-Midtfyn Ordningen foreslår Plan og Kultur der udskydes til det ligger klart, hvilke ændringer Folkeoplysningsloven evt. gennemgår på baggrund af de indstillinger, som et lovforberedende udvalg netop i oktober måned 2010 har afgivet til Undervisningsministeren. Justeringerne skal også danne grundlag for, at det i efteråret bliver muligt at tilbyde foreningerne, at de kan lave online indberetninger, når der skal søges om for. Derfor er det også nødvendigt at præcisere, at foreningerne fremadrettet vil skulle lave on-line indberetninger, hvilket vil forenkle forretningsgangen for både forening og kommune. 1/7

2 Overblik over de foreslåede justeringer I øjeblikket fungerer kontakten mellem foreninger og administrationen på flg. vis: Dato Handling 1/10 Ansøgning om til Indberette antal medlemmer o.l. for /1 Udbetaling af 1/3 Foreningerne indsender regnskab 1/5-1/7 Vi udsender opkrævninger for for meget udbetalte. (efterfølgende rykkes.) 1/10 Ansøgning om til 2013 Indberette antal medlemmer o.l. for 1/ Udbetaling af 1/ Foreningerne indsender regnskab 1/5-1/ Vi udsender opkrævninger for for meget udbetalte. (efterfølgende rykkes.) 2/7

3 For at forenkle sagsgangen foreslår Plan & Kultur, at sagsgangen mellem forening og administration ændres til: Dato Handling 15/9 Ansøgning om til Indsende regnskab for 2010 (samt faktaark*) Indberette antal medlemmer o.l. for /1 Udbetaling af dog modregnes dét, der har været udbetalt for meget i for /9 Ansøgning om til 2013 Indsende regnskab for (samt faktaark*) Indberette antal medlemmer o.l. for 1/ Udbetaling af dog modregnes dét, der har været udbetalt for meget i for. Fordelene ved dette er: - færre forsendelser og kontakter mellem foreninger og Plan & Kultur - automatisk efterregulering betyder at foreningerne er fri for at indbetale girokort og at Plan & Kultur er fri for at udsende dem - regnskabet indsendes blot sammen med medlemsoplysninger og et enkelt faktaark udfyldes. I oversigtsform resulterer det i flg. forandringer med udgangspunkt i hvad forløbet vil være, hvis den nuværende ordning fortsættes, og hvad forløbet vil være, hvis de foreslåede ændringer indføres. 3/7

4 Før justering Indberetning Udbetaling af Regnskab indsendes For meget udbetalt tilbagekræves Indberetning Udbetaling af 15/9 1/10 1/1 1/3 Ca. 1/6 15/9 1/10 1/1 Efter justering Indberetning Udbetaling af Indberetning, regnskab indsendes og faktaark udfyldes Udbeta-ling af for meget udbetalt i fratrækkes 4/7

5 Følgende ændringer foreslås på baggrund af ovenstående justeringer: Hvad står der i ordningen i dag: Foreslås ændret til: Argument for ændring s. 17: Ansøgning om skal være Folkeoplysningsudvalget i hænde inden 1. okt. året forinden. Ansøgning om skal være udfyldt elektronisk og fremsendt til Plan & Kultur senest d. 15. september året forinden.** Digitalisering af ansøgningsprocessen gør denne enklere for både forening og kommune. For at kommunen kan nå at gennemgå og lave indstilling til Folkeoplysningsudvalget vedr. tildeling af medlems- og aktivitets samt lokale, er det nødvendigt at rykke tidspunktet for ansøgning frem. s. 18: Tilskuddet udbetales i 2 rater i januar og juli måneder. Tilskud over kr. udbetales i 4 rater. Dog udbetales under kr. én gang årligt i januar. Tilskuddet udbetales i 2 rater i januar og juli måneder. Tilskud over kr. udbetales i 4 rater. Dog udbetales under kr. én gang årligt i januar. Bedrer også foreningers likviditet, idet flere foreninger vil få større beløb ud tidligt på året. Giver både forening og administration færre arbejdsgange, at bagatelgrænsen for udbetaling af hæves, således at flere foreninger kun skal have udbetalt/modtage 1 gang årligt. s. 20: Foreningen skal fremsende Foreningen skal indscanne og fremsende Gennemgang af regnskab og 5/7

6 driftsregnskab og balance til Plan og Kultur hurtigst muligt efter afslutningen af et regnskabsår og senest 1. marts. s. 32: Lokale udbetales i 2 rater, januar og juli måneder. Tilskud over kr. udbetales i 4 rater. driftsregnskab og balance til Plan og Kultur hurtigst muligt efter afslutningen af et regnskabsår og senest 15. september.*** Lokale udbetales i 2 rater, januar og juli måneder. Tilskud over kr. udbetales i 4 rater. Dog udbetales under kr. én gang årligt i januar efterregulering af foretages samtidigt. Giver færre arbejdsgange for både administration og forening. Indscanning gør overlevering af regnskab billig og enkelt for både administration og forening. Giver både forening og administration færre arbejdsgange, at det kun skal udbetales/modtages 1 gang årligt. s. 32: Ansøgningen indsendes til Udvikling og Kultur senest den 15. oktober for at komme med i beregningen af stilsagn for det kommende kalenderår. s. 32: Ansøgningen udfyldes elektronisk og sendes til Udvikling og Kultur senest den 15. september for at komme med i beregningen af stilsagn for det kommende kalenderår.** Gennemgang af regnskab og efterregulering af foretages samtidigt. Giver færre arbejdsgange for både administration og forening. Noter * Faktaarket skal snarest muligt kunne udfyldes online og skal indeholde flg. oplysninger: Uddannelses bevilliget, uddannelses forbrugt, lokale bevilliget, lokale forbrug og samlede kontingentindtægter. 6/7

7 ** Der arbejdes på at gøre det så enkelt som muligt for foreningerne at lave en online indberetning direkte på hjemmesiden. Indtil dette som forventeligt er oppe at stå, vil vi arbejde videre med, at al kommunikation foregår pr. mail. *** Der arbejdes på at dette kan gøres så enkelt som muligt, således at regnskabet blot kan sendes sammen med de øvrige oplysninger, som skal angives på hjemmesiden. 7/7