Spørgsmål til annoncemateriale (anonymiseret) og svar

Transkript

1 Spørgsmål til annoncemateriale (anonymiseret) og svar 22.oktober 2012 Indkomne spørgsmål Interessentanalyse - På side 2 i udbudsmaterialet nævnes: Vi har på forhånd udarbejdet interessentanalyse samt behovsafdækning og forventninger internt i organisationen, ligesom vi selv har indhentet data til IA, men dette er ikke en afsluttet proces, snarere et oplæg, og vi ønsker den valgte leverandørs hjælp og inspiration til færdigudviklingen. Kan vi få dette at se i forhold til udvikling af mock-up til IA og design? - I annonceringsmaterialets pkt. 2 (Opgavebeskrivelse og forventninger) fremgår det, at Bygningsstyrelsen på forhånd har udarbejdet interessentanalyse, behovsafdækning og afstemt forventninger internt i organisationen samt indhentet data til indledende IA. Er det muligt at få dette materiale udleveret som inspiration/input til svarmateriale og løsningsbeskrivelse? - Der nævnes i materialet en interessentanalyse. Kan I udlevere denne og er det ligeledes muligt at få adgang til andet data som f.eks. Google Analytics eller hvilket trackingsystem I nu end bruger? Behovsafdækning og forventninger er afspejlet i annoncematerialet, primært via brugerscenarierne. Interessentanalyse og indledende arbejde omkring informationsarkitekturen kan findes på Google Analytics - Er det muligt at få adgang til Google Analytics eller tilsvarende webanalyse værktøj og data? Eller blot rapporter og udtræk over seneste års brugeradfærd? - Generelt spørgsmål: Findes der statistik på, hvilke sider fra Bygningsstyrelsens nuværende website, der anvendes/besøges oftest i dag? Hvis ja, er det muligt at få dette materiale udleveret som inspiration til løsningsbeskrivelse? Der har ikke været længerevarende brug af webanalyseværktøjer, så den mængde af data, der forefindes, er for perioden 1. januar september Efter denne dato har Bygningsstyrelsen skiftet fra Google Analytics til Siteimprove. Der kan hentes forskellige rapporter fra Google Analytics på Logo, billeder etc. Carl Jacobsens Vej Valby T bygst@bygst.dk CVR Bygningsstyrelsen er en del af Klima-, Energi- og Bygningsministeriet

2 - Kan vi modtage logo, typografi, font og billeder til brug i mock up? I øvrigt grafiske elementer som er en del af den visuelle identitet? - Kan vi få adgang til de i bilag 1 (Bilag 1_grundelementer i design.pdf) definerede grafiske elementer i åbne formater eksempelvis PhotoShop, illustrator eller andet højtopløseligt format til brug ved design af mock-up? Kan vi ligeledes få adgang billeder og illustrationer mv. som vi kan få adgang til brug ved design af mock-up? Logo, seks billeder og fonten geogrotesque kan findes på Hvis fonten ikke kan downloades korrekt, kan Arial eller Helvetica bruges, jf. bilag 1. - Kan I sende 3-5 referencer med korte noter for sites I mener kunne være inspiration til det kommende bygst.dk webdesign? Der kan hentes inspiration på følgende sites: - for deres topmenu og aktivering af billeder ved mouse-over - som et bud på en utraditionel forside, der illustrerer deres tre hovedindgange - for deres projektpræsentation og deres nyhedsarkiv Dette er blot til inspiration og ikke udtryk for, at det er sådan, vi ønsker, den færdige løsning skal se ud. Vi ønsker også at se jeres egne kreative bud på, hvordan bygst.dk kan designes. Nyhedsbrev - Har Bygningsstyrelsen i dag et nyhedsbrev system som skal integreres med/hvis ja hvilket? - I Scenarie 4 på side 7 skrives Entreprenøren ønsker at holde sig opdateret om de forhold, der regulerer byggebranchen, uden at skulle besøge bygst.dk ofte. Han tilmelder sig derfor nyhedsbrevet, hvor han kan vælge, hvilke områder på bygst.dk han gerne vil opdateres på. I Scenarie 16 på side 9 skrives: Bent, som er lokalredaktør i Byggepolitik, har fanget en stavefejl i IKT-bekendtgørelsen og retter den. Bent ved, at der er flere brugere, der har valgt at holde sig opdateret på opdateringer til IKT-bekendtgørelsen i nyhedsbrevet, men rettelse af en stavefejl skal naturligvis ikke med. Derfor er det smart, at Bent kan vælge, når en ændring skal med i nyhedsbrevet, således at han undgår, at rettelser af komma- og stavefejl kommer med. Har Bygningsstyrelsen i dag et system som håndterer udsendelse af nyhedsbreve, herunder til- og framelding af nyhedsbreve? Hvis ja, hvilket system anvendes i dag og hvor mange respondenter og eventuelle præferencegrupper rummer systemet i dag? Side 2 af 8

3 - Under pkt. 7.1 / scenarie 4 (Nyhedsbrev) og til dels også pkt. 7.2 / scenarie 16 (Nyhedsbrev), beskrives kriterier for anvendelse af nyhedsbreve. Har Bygningsstyrelsen i dag et system til håndtering og udsendelse af nyhedsbreve, som skal integreres i en fremadrettet løsning? Eller forventes det, at løsningen vedr. ny hjemmeside inkluderer udviklingen af et system til at varetage dette punkt? Nej, vi har ikke et system, der håndterer udsendelse af nyhedsbreve og dette skal derfor være en del af løsningen på den nye bygst.dk. Nyhedsbrevsmodulet må godt være en tredjepartsløsning og skal ikke nødvendigvis være en del af CMS et. - Under pkt. 7.2 / scenarie 16 (Nyhedsbrev) nævnes mulighed for advisering af brugere når der er nyt materiale på sitet og/eller foretaget væsentlige ændringer. Skal det forstås, således at det på brugerniveau skal være muligt at abonnere på specifikke ændringer? Hvis ja, skal dette så konsolideres via et brugersystem på websitet eller er oplysningen om, hvem der skal adviseres om hvilken type information, gemt i et eksisterende nyhedsbrevssystem? Ja, det er korrekt forstået, og det er ikke oplysninger, som allerede foreligger, men noget som det skal være muligt at tilmelde sig. Man kan kalde det et RSS-feed på ændringer/opdateringer. Søgemaskineoptimering - I ønsker sitet skal være søgeoptimeret. Forståes det således at man skal søgemaskine optimere den færdige tekst, eller redaktører skal undervises i søgemaskineoptimering? - I beskriver at søgemaskineoptimering skal indgå i leverancen. Menes der hermed, at best practice for SEO jf. eksempelvis Google guidelines skal overholdes eller inkludere dette ligeledes keyword analyse og udvikling af en egentlig SEO strategi? Det er den færdige tekst og den færdige hjemmeside, der skal være søgemaskineoptimeret og som skal gøre det efterfølgende, løbende arbejde med udvikling af nye tekster og nye sider let at søgemaskineoptimere, f.eks. i forhold til brug af alt-tags. Der skal ikke laves en keyword analyse og SEO strategi. Responsivt webdesign - Responsive: Er der krav til nedkogning af indhold til tablets og mobile platforme? Er det alt data? Ja, det er som udgangspunkt alt data, men vi er åbne over for en dialog om løsningen, når vi har valgt leverandør. - I pkt. 2 (Opgavebeskrivelse og forventninger) understreges det, at designet skal være responsivt. Kan Bygningsstyrelsen oplyse, om der er særlige behov, der ligger til grund for ønsket om responsivt design, og om hvilke brugere der ønskes tilgodeset i denne forbindelse? Brugen af smartphones og tablets er en kanal, som er meget udbredt og samtidig er i kraftig vækst. Ikke kun blandt forbrugere, men også erhvervsmæssigt. Det er den vej markedet bevæger sig og derfor ønsker vi også en responsivt designet hjemmeside. Side 3 af 8

4 Ønsker knytter sig ikke til særlige brugere. Vi har en bred målgruppe og ønsker at have en tilgængelig og brugervenlig side for alle besøgende på bygst.dk. - Funktionsdygtig i alle almindeligt anvendte browsere? Versioner? Skal jo passe med krav til den responsive tankegang, vil i uddybe dette punkt? Der menes, at siden skal kunne fungere i de seneste versioner samt mobilversioner af: - Internet Explorer - Chrome - Safari - Firefox - Windows Phone. Public Er det en veldokumenteret webservice til rådighed, i forbindelse med integration til Public 360? Nej, Bygningsstyrelsen har ikke tidligere erfaring med integration til Public Er det muligt at få teknisk dokumentation på Public snitflader og integrationsmuligheder? - Ønske 2: Integration med Public 360 (ESDH system). Hvilken snitflade forestiller styrelsen sig mellem Public 360 og den nye hjemmeside? Kan hjemmesiden hente data direkte i Public 360 s database? Det har desværre ikke været muligt at indhente information omkring integrationsmuligheder, inden fristen for offentliggørelse af svar. Den snitflade, vi forestiller os, er, at hjemmesiden kan hente filer fra Public 360, så de lokalredaktører, der administrerer mange blanketter, vejledninger og lign., kan nøjes med at opdatere det pågældende dokument i Public Under pkt. 7.3 / Ønske 2 (Integration med Public 360), beskrives et enkelt scenarie med en enkelt brugersituation. Skal integration med Public 360 løse andre scenarier end det nævnte? Og i givet fald, hvilke? - Jf. Ønske 2: Integration med Public 360 vil der blive tale om yderligere integrationer end det i Ønske 2 beskrevne scenarie? Nej. HR Manager - Jf. Integration med HR Manager har I yderligere specifikationer på integrationen end hvad der fremgår af scenariet? Nej. - Pkt. 7.2 / scenarie 20 (Integration med HR Manager). Findes der dokumentation på integrationssnitflader med HR Manager? Side 4 af 8

5 - Scenarie 20: Vi ønsker en beskrivelse af HR Manager, herunder beskrivelse af, hvilken snitflade der skal være mellem HR Manager og den nye hjemmeside? Kan hjemmesiden hente data direkte i HR Managers database, eller forestiller styrelsen sig at hente data som indlejret indhold? Vi har ingen information om integrationsmulighederne, men ønsker jeres bud på, hvordan I forestiller jer, at det kan løses. CMS - Nyt CMS har de nogle præferencer i forhold til valg af open source platform? Eller kan det være et alternativ med det proff. CMS system uden omkostninger til etablering, for at sikre den fremadrettede udvilking af platformen? Nej, vi har ingen præferencer i forhold til open source platform, og derfor er dette ikke specificeret i annoncematerialet. Vi ønsker en open source platform for at holde de løbende driftsomkostninger nede og er derfor ikke interesserede i at implementere et licensbaseret CMS. - Har i en preference for PHP baserede systemer over.net - Ville i være seriøst interesseret i et bud på Umbraco CMS (.NET baseret open source CMS) Nej, vi har ingen præferencer. Vi ønsker en open source platform, der lever op til vores behov, og det er underordnet, om det er PHP eller.net baseret. Vi er derfor også interesserede i at modtage tilbud på Umbraco-løsninger. - Ønsker I at lægge jer fast på CMS-platformsvalg allerede i forbindelse med tilbuddet, eller kan vi lade det være op til afklaring efter en indledende afklaringsfase? Ja, vi ønsker at der i tilbuddet bliver valgt CMS-platform. Vi har på forhånd ingen præferencer, ud over at det skal være open source, og som tilbudsgiver kan man byde ind med det CMS, som man mener, er bedst egnet til Bygningsstyrelsens behov og ønsker. Migrering af indhold - Redaktionelt indhold produceres og publiceres af Bygningsstyrelsen - Ja/nej? eller forventer man at indhold fra nuværende site trækkes med over i det nye site? - Jf. Migrering af indhold: Hvad er omfanget af migreringen vil der blive tale om en 1:1 migrering af alt det eksisterende indhold på nuværende CMS til den nye løsning? Det nuværende indhold skal overføres 1:1. Der vil dog blive udviklet nyt indhold og det eksisterende skal gennemgås, ligesom alt indhold skal præsenteres på en ny måde i forhold til den nye informationsarkitektur, men der skal som udgangspunkt laves en 1:1 migrering. Ja, vi producerer selv redaktionelt indhold til hjemmesiden. Side 5 af 8

6 Mock ups - Vil i udbyde krav til mock up? - I ønsker at der udvikles mock-ups til forside samt én underside til præsentationen. Hvilke forventninger har I til, hvad disse skal indeholde taget i betragtning af, at IA/design skal udvikles efterfølgende og på basis af en analyse af flows, interessenter, mm. Vi ønsker, at tilbudsgiver viser et forslag til design på basis af bilag 1. Vi forventer ikke et færdigt design, men blot jeres forslag på et muligt design. Mock ups kan godt være lavet med udgangspunkt i den nuværende IA på bygst.dk, da mock ups som sagt ikke skal være færdige designoplæg, men dokumentet Ny informationsarkitektur til bygst.dk kan også bruges som inspiration. Det kan hentes placering Der er lagt logo og billeder ud på som kan bruges til mock ups. Redaktører - Undervisning af redaktører ligger det indenfor samme budget ramme? Her kan der jo kun estimeres antal timer til undervisning af en gruppe? Vil i uddbyde hvad krav er? Nej, undervisning af redaktører er ikke inden for budgetrammen og skal ikke på den måde være en del af tilbuddet. Vi ønsker blot oplyst, til hvilken timepris I underviser redaktører, så vi kan tage dette med i vores vurdering af den samlede service, som tilbudsgiver tilbyder. - Hvor mange redaktører forventes der at skulle være på løsningen? - Hvor mange forskellige redaktørtyper forventes der knyttet til løsningen? Vi forventer, at der vil være omkring redaktører, som skal have adgang på to niveauer; 1) redaktør med rettigheder til alt, 2) lokalredaktør med begrænset adgang til indhold (skal kun have adgang til sit område) og med begrænsede muligheder for udvikling af nye sider. Jf. eksempelvis scenarie 19, der beskriver, hvordan redaktøren (webmasteren) kan tilpasse skabeloner. Dette skal ikke være noget, alle lokalredaktører kan gøre, da der vil være risiko for en hjemmeside uden konsistens. Informationsarkitektur - Jf. beskrivelse af opgavens omfang, hvad menes specifikt i forhold til at bistå med Information Arkitektur(IA) er IA en del af leverandørens leverance og skal det i så fald fremgå af budgettet? Det er redaktøren, der i samarbejde med nøglepersoner i de relevante afdelinger i organisationen definerer, hvilket indhold, siden skal indeholde, hvad indholdspunkterne skal hedde og hvilket indhold, der skal grupperes i hvilke menuer. Disse nøglepersoner er endnu ikke involveret og er heller ikke udpeget endnu, da Bygningsstyrelsen netop har gennemgået en mindre organisationsændring, hvor opgaver har skiftet afdeling og lign. Leverandøren kan f.eks. deltage i mødet med nøglepersonerne for at give værdifulde input til de ideer, som redaktøren har og nøglepersonerne formentlig også vil have der kan være aspekter, som vi ikke selv har overvejet. Side 6 af 8

7 Derudover har leverandøren en vigtig rolle i udviklingen af IA i forhold til det responsive design. Dette har vi ikke erfaring med, og derfor er der behov for en leverandør, der kan tænke IA i forhold til responsivt design. Ja, tilbudsgiver må gerne estimere prisen for udvikling af IA og lade den fremgå af budgettet. - Kan I opstille en prioriteringen af indholdet på det nye website? I dokumentet Ny informationsarkitektur på bygst.dk på er der en beskrivelse af indholdselementer på forsiden og et par undersider. Der er endnu ikke lavet en endelig oversigt og prioritering af alt indholdet på den nye bygst.dk. Hosting og support - Jf. Hosting & Support hvilke krav er der til reaktionstider, oppetider mv.? Ved akutte problemer, f.eks. hvis hjemmesiden er nede, ønsker vi at kunne ringe og modtage support med det samme, inden for normal åbningstid. Vi ønsker, at det er muligt at ringe med mindre spørgsmål til afklaring inden for supportafdelingens åbningstider altså at al henvendelse ikke skal foregå elektronisk. Vi ser ingen problemer i at bruge elektronisk helpdesk, men ønsker blot også muligheden for at kunne ringe med spørgsmål til hurtig afklaring. For sager oprettet af os som kunde i elektronisk helpdesk, ønsker vi en svartid på 2-3 timer. Mindre ændringer af ikke hastende karakter skal gerne kunne udføres inden for højst to hverdage. Tilgængelighed - Skal alle krav i WCAG 2 i mødekommes? Fx krav omkring forms og tekst skal have mulighed for at blive forstørret uden tab af funktionalitet? Ja. Der kan muligvis være elementer af kravene, som kan blive vanskelige at imødekomme, f.eks. i forhold til kontrast, men i tilfælde hvor et krav i WCAG 2 ikke går hånd i hånd med f.eks. Bygningsstyrelsens grundelementer, vil der skulle laves en vurdering af, i hvilket omfang det specifikke krav skal opfyldes. Generelle spørgsmål - Hvor mange forventer i ca. vil byde ind på opgaven? Vi har ingen klare forventninger til antallet af tilbud, men håber, at så mange som muligt vil indsende tilbud. - Vi kan se der en række forskellige ekstranets i dag. Nogen eksterne som der linkes til. Vi har også fundet som et ligger på den nuværende platform: Forum for institutledelse ( Side 7 af 8

8 =http%3a//bygningsstyrelsen.dk/ekstranet/forum-for-institutledere/forum-forinstitutledelse-1/itst_article_focus_view) Skal dette tages med i udbudet? Hvis ja: Hvor meget indhold er der på dette i dag? Hvilken funktionalitet rummet dette i dag? Hvor mange brugere er der på det? Nej, ekstranets er ikke en del af opgaven - Under pkt. 7.1 / scenarie 8 (Engelsk site) nævnes en mindre version af bygst.dk på engelsk. Kan det nærmere specificeres, hvad Bygningsstyrelsen forstår ved mindre? Ved mindre mener vi, at den danske hjemmeside indholdsmæssigt ikke skal gengives i sin fulde form på engelsk. Der skal derimod udvælges nogle områder med interesse for internationale besøgende, f.eks. beskrivelse af projekter og EU-udbud, som den engelske side skal indeholde. Den engelske side skal ikke benytte nyhedsbrev, integration til HR Manager eller Public Pkt. 7.1 / scenarie 10 (Vejledninger, værktøjer mm.). Forventes det, at der integreres til et eksisterende blanketsystem, eller er der blot tale om, at den enkelte bruger har mulighed for download af PDF-filer til udfyldelse? Scenariet beskriver primært, hvordan den pågældende bruger let skal kunne finde frem til den relevante information og den relevante blanket. Der skal ikke integreres til et blanketsystem, men brugeren skal blot downloade en PDF. - I materialets pkt. 8 (Formalia) nævnes Bygningsstyrelsens mulighed for at stoppe samarbejdet efter foranalysen. Hvilken del af projektet definerer Bygningsstyrelsen som foranalyse? Med foranalyse mener vi den del, der ligger fra valg af leverandør til implementering starter. - Generelt spørgsmål: Overordnet set er det nævnte budget i annonceringsmaterialet relativt lavt i forhold til det omfang, Bygningsstyrelsen beskriver i form af krav og ønsker til funktionalitet og indhold på hjemmesiden. Forventes det at de samlede ønsker og krav til websitet inkl. alle brugerscenarier (1-24) samt ønsker (1-3) kan løses indenfor det nævnte budget kroner? Eller forventer Bygningsstyrelsen en prioritering af løsningsmodeller indenfor budgettet samt et forslag til prioriterede tiltag i en efterfølgende udviklings- og implementeringsfase og pris herfor? Vi forventer, at de samlede forventninger og krav frem til og med punkt 7.2, inkl. scenarierne 1-24, kan løses inden for den opsatte budgetramme. Ønskerne 1-3 i punkt 7.3 er til-/fravalg uden for budgetrammen, som vi på baggrund af den estimerede pris for opgaven vil vurdere, hvorvidt vi ønsker implementeret. Side 8 af 8