ÅRHUS KOMMUNE - Magistratens 5. Afdeling Skatteforvaltningen i Århus - Søren Frichs Vej 36 G Åbyhøj

Transkript

1 ÅRHUS KOMMUNE - Magistratens 5. Afdeling Skatteforvaltningen i Århus - Søren Frichs Vej 36 G Åbyhøj INDSTILLING Til Århus Byråd Den 24. oktober 2003 via Magistraten Tlf. nr.: 4227 Jour. nr.: Ref.: evp/- Forslag til besparelser for skatteforvaltningen herunder fremrykket centralisering af dele af forvaltningen 1. Resume Skatteforvaltningen skal frem til 2005 reducere personaleforbruget med i alt 30 stillinger. Heraf vedrører knap halvdelen sparekrav vedtaget af Byrådet, mens den resterende del skyldes opgaveændringer og effektiviseringskrav fastlagt fra statslig side. Nærværende indstillling vedrører forslag til udmøntning af disse besparelser, hvor hovedforslaget vedrører en fremrykket centralisering af de borgerrelaterede skatteopgaver. Ved at samle opgaverne på de borgerrelaterede skatteopgaver forud for den fuldstændige centralisering af Skatteforvaltningen, der først forventes gennemført ultimo 2005, vil det være muligt at effektuere hovedparten af de besluttede besparelser, der følger af budget 2003 og Samtidig vil man ved effektuering af ovenstående personalemæssige besparelser på de tre bestående afdelingskontorer næppe kunne opretholde et tilfredsstillende serviceniveau. Det indstilles derfor, at opgaverne for Skat service med virkning fra 1. januar 2004 eller snarest derefter samles på afdelingskontor Syd, Skanderborgvej 190. Endvidere foreslås de øvrige besparelser jfr. afsnit 3.2 vedtaget. 2. Tidligere beslutninger Formålet med indstillingen er at realisere de besparelser, der er vedtaget i forbindelse med 1

2 budget 2003 og Af budgettet for 2003 vedtaget af Byrådet den 9/ fremgår følgende: Reduktion af serviceområderne som følge af rationalisering ved centralisering af Skatteforvaltningen. Forligspartierne støtter op om, at der i perioden frem til 2005 foretages en række analyser af arbejdsgange og organisering i Skatteforvaltningen, bl.a. for at sikre at de informationstekniske muligheder understøtter opgaveløsningen bedst muligt. På baggrund heraf realiseres en effektiviseringsgevinst på 5% af serviceområderne i Skatteforvaltningen. Såfremt de anviste mindreudgifter på administrationsområdet giver anledning til utilsigtede konsekvenser, er forligspartierne enige om at Magistratens 5. Afdeling kan fremlægge alternative forslag til udmøntningen. På Byrådets møde den 12. juni 2002 blev der indgået aftale med Told & Skat om Århus Kommunes fortsættelse af ligningen af selskaber m.v. for perioden 1/ / Det blev i den forbindelse besluttet, at Skatteforvaltningens udgiftsbudget for perioden reduceres med forskellen mellem bloktilskudsreduktionen og kontraktbeløbene, svarende til det statslig fastlagte effektiviseringskrav. På møde den 6. marts 2002 vedtog Byrådet gennemføre en ny organisationsstruktur i forbindelse med Skatteforvaltningens centralisering. 3. Beskrivelse af indstillingen 3.1 Besparelsernes omfang Den altovervejende udgiftspost i Skatteforvaltningen er lønudgift, hvorfor besparelser vil indebære en reduktion af bemandingen. Skatteforvaltningen skal frem til 2005 reducere personaleforbruget med i alt 30 stillinger. I 2003 har Skatteforvaltningen et forventet personaleforbrug på knap 380 heltidsstillinger. Budgetforlig 2003, bloktilskudsreduktioner og de netop vedtagne besparelser af hensyn til kommunens økonomi indebærer, at der frem til 2005 skal ske en reduktion i personaleforbruget på ca. 15 stillinger. Den 1. september 2003 overgik sekretariatsopgaven for skatteankenævnet til Randers kommune. Det indebar en permanent reduktion på 8 stillinger. I overensstemmelse med Byrådets beslutning den 12. juni 2002 om kommunens ligning af selskaber m.v. for perioden 1/ / reduceres udgiftsbudgettet med forskellen 2

3 mellem bloktilskudsreduktionen og kontraktbeløbene. Det betyder, at personaleforbruget til selskabsbeskatningsopgaven frem til 2005 skal reduceres med ca. 7 stillinger svarende til nedgangen i kontraktsbeløbet. Uanset baggrunden for besparelserne, indebærer omfanget heraf i sig selv problemer i relation til at få tilpasset personalestyrken. For at leve op til Byrådets vedtagelser og minimere lønudgiften til overskydende medarbejdere er det vigtigt, at besparelsestiltagene iværksættes hurtigst mulig. 3.2 Udmøntning af besparelserne. Skatteforvaltningen skal som anført reducere bemandingen med ca. 15 årsværk som følge af besparelser vedtaget af Byrådet samt som følge af bloktilskudsreduktioner begrundet i regelændringer. Hertil kommer yderligere 15 stilllinger som skyldes effektiviseringskrav i kontrakten med staten om selskabsbeskatningen samt bortfald af sekretariatsopgaven for skatteankenævnet. Som bilag til denne indstilling er der udarbejdet spareforslag svarende til det anførte sparekrav på årsbasis på 4,5 mio. kr. De fleste forslag er opført med halvårsvirkning i 2004, men dette er alene en beregningsmæssig forudsætning. Med besparelsesforslagene er der sigtet på opnåelse af sparemålet i 2005 og fremefter. Skulle iværksættelsen af forslagene indebære en overopfyldelse i 2004, vil dette medgå til finansiering af de overskydende medarbejdere vedrørende ankenævnssekretariatet samt selskabsskattekontrakten. Overskydende medarbejdere vil, i det omfang det er muligt, blive indsat som en ekstra ressource i personligningen. Med hensyn til besparelserne vedtaget i budget 2004 er der fastlagt en procedure for tilmelding via jobbank samt midlertidig fælleskommunal finansiering via budgetreserve. Under henvisning til omfanget af den samlede besparelse i Skatteforvaltningen foreslås, at udgifterne til lønninger for øvrige overskydende medarbejdere afholdes fuldt ud af den afsatte budgetreserve. Ud over personalereduktionen på 15 stillinger, som kan henføres til selskabsskattekontrakten og sekretariatsopgaven for ankenævnet, er der som bilag til denne indstilling fremsendt følgende besparelsesforslag: 3 Helårseffekt Mio. kr. Årsværk

4 Besparelser på fællesfunktioner 0,6 2,0 Besparelser ved samling af Skat service 2,7 9,2 Besparelser ved samling af regnskabsligningen 0,3 1,0 Besparelser vedrørende ejendomsbeskatningssektionen 0,3 1,0 Besparelser vedrørende folkeregister og sygesikring 0,3 1,0 Besparelser vedrørende famlieydelsessektionen 0,3 1,0 I alt 4,5 15,2 Hovedforslaget vedrører delvis en tidsmæssig fremrykning af den allerede vedtagne samling af Skatteforvaltningen i Viby og vil i det følgende blive gennemgået nærmere. Forslaget er sammen med de øvrige besparelsesforslag vedlagt denne indstilling som bilag Centralisering af Skatteforvaltningen Skatteforvaltningens nuværende struktur og geografiske placering blev fastlagt på Byrådets møde den 24. oktober 1990, hvor det blev vedtaget, at Skatteforvaltningens struktur ændredes fra 5 til 3 afdelingskontorer, og at en fuldt centraliseret løsning fortsat fastholdes som et sandsynligt endemål. Byrådet har på et møde den 10. marts 1999 vedtaget, at Skatteforvaltningen skal arbejde for en fuldstændig centralisering på en lokalitet med rimelige busforbindelser og parkeringsmuligheder for publikum. Med henblik på en fuldstændig centralisering af Skatteforvaltningen bevilligede Byrådet på møde den 25. juni ,7 mio. kr. til opførelse af et kontorbyggeri placeret mellem Viby Stadion og Skanderborgvej Samling af Skat service Opgaverne i Skat service, består overordnet af forskudsregistrering og lønmodtagerligning samt administration af selvangivelser og årsopgørelser. Opgaverne udføres i den nuværende organisation på tre afdelingskontorer. Afdelingskontor Nord, Vejlby Centervej 52, 8240 Risskov - Afdelingskontor Midt, Søren Frichs Vej 36 G, 8230 Åbyhøj - Afdelingskontor Syd, Skanderborgvej 190, 8260 Viby J. 4

5 Allerede ved budgetforliget for 2003, vedtaget den 9/ , vurderede Byrådet, at der i forbindelse med den fremtidige centralisering af Skatteforvaltningen, ville kunne opnås en rationaliseringsgevinst på serviceområderne på ca. 9 stillinger. Denne er forudsat at have virkning fra 1. jan. 2005, hvorfor besparelsen ikke kan afvente udflytningen til den nye bygning Ved at samle opgaverne for Skat service forud for den fuldstændige centralisering af Skatteforvaltningen, der først forventes gennemført ultimo 2005, vil det også muliggøre opnåelsen af den besluttede besparelse, der følger af budgetforliget for Uden en centralisering vil en personalemæssig reduktion indebære en væsentlig negativ effekt på serviceniveauet. En samling af Skat service er i øvrigt i overensstemmelse med Skatteforvaltningens fremtidige organisationsstruktur, som vedlagte på Byrådets møde den 6. marts Ændring af åbningstiden Med henblik på at realisere besparelsen foreslås åbningstiderne for personlige henvendelser ændret, så der vil være åbent for personlige henvendelser på tirsdage og onsdage mellem og 15.00, på mandage og torsdage mellem kl og og på fredage mellem og Dette er en udvidelse af åbningstiden mandag eftermiddag, hvor behovet vurderes at være størst, medens åbningstiden reduceres med ½ time om morgenen og 3 timer fredag eftermiddag. De foreslåede besparelser i relation til budget- og regnskabsfunktionen vil betyde en merbelastning for betalingskontoret. Det har derfor været drøftet at lukke kassefunktionen ved Betalingskontoret. Da dette vil betyde en serviceforringelse med en relativ mindre personalebesparelse, vil dette forslag dog først blive genovervejet i forbindelse med udflytningen til Viby. I stedet indstilles det, at Betalingskontoret først åbner for personlige henvendelser kl mod tidligere kl Fysisk placering - afdelingskontor Syd Det indstilles, at samling af Skat service sker på afdelingskontor Syd, Skanderborgvej 190. Indstillingen omkring den fysiske placering sker efter en vurdering af tre alternativer; afdelingskontor Nord, afdelingskontor Midt og afdelingskontor Syd. I beslutningen er der lagt vægt på den kollektive trafikbetjening, parkeringsforholdene samt det forhold, at Skatteforvaltningens fuldstændige centralisering ultimo 2005 sker i et nyopført kontorbyggeri meget tæt på det nuværende afdelingskontor. 5

6 Indstillingen har været grundigt drøftet på MED-udvalgsmøde den 20. oktober Et centralt emne i drøftelserne har været lokaleproblematikken i Viby efter en samling af Skat service. Før detailplanlægnngen er tilendebragt er det vanskeligt at fastlægge det eksakte antal arbejdspladser lokalerne giver mulighed for. På baggrund af drøftelserne i Med-udvalget skal det foreslås at samlingen af Skat service foretages således, at såfremt der ikke bliver plads til alle medarbejdere fra Skat service i Viby, så vil en del af lønmodtagerligningen blive foretaget på en anden lokalitet. Hermed er der stadig sikret, at alle borgerhenvendelser serviceres i Viby, og samtidig giver det mulighed for at de medarbejdere der bliver udpeget som overskydende kan foretage lønmodtagerligning sammen med de medarbejdere der rent lokalemæssigt evt. ikke er plads til i Viby. En nedlæggelse af Skat service på afdelingskontor Nord og Midt, som i øvrig under alle omstændigheder vil ske i forbindelse med Skatteforvaltningens fuldstændige centralisering ultimo 2005, betyder naturligvis en mindre serviceforringelse over for borgerne i disse områder. Det er dog samtidig opfattelsen, at man ved effektuering af de personalemæssige besparelser på tre afdelingskontorer, næppe vil kunne opretholde et tilfredsstillende serviceniveau. I øvrigt ses det allerede nu, at borgernes brug af forvaltningen er under forandring. Således udviser antallet af personlige henvendelser i Skat service en faldende tendens, mens brugen af internettet stiger Afledte konsekvenser ved samling af Skat service For at skabe plads til en samlet Skat service på det nuværende afdelingskontor Syd, er det nødvendigt, at de medarbejdere, der i dag løser regnskabsligningsopgaven på kontoret, flyttes. Det indstilles derfor, at regnskabsligningen, der hidtil er foretaget på afdelingskontor Syd, flyttes til afdelingskontor Midt, Søren Frichs Vej 36 G. Samling af de to afdelingers regnskabsligning har i øvrigt den konsekvens, at man undgår oprettelse af en sektionschefstilling. 4. Økonomiske konsekvenser De foreslåede besparelser udmønter de allerede vedtagne besparelse på Skatteforvaltningens område. 6

7 5. Konsekvenser i forhold til mål Med de foreslåede besparelser søger Skatteforvaltningen at effektuere de besparelser, der følger af de vedtagne budgetter. Indstillingen forventes ikke, at have væsentlig indflydelse på forvaltningens målopfyldelse, selvom det ikke kan udelukkes, at der kan opstå utilsigtede kødannelser og forsinkelser i spidsbelastningssituationer 6. Beslutningspunkter Det indstilles, 1. at de i afsnit 3.2 anførte besparelsesforslag, herunder ændring af åbningstid i Skat sevice og på Betalingskontoret vedtages, og 2. at udgifter til overskydende medarbejdere som følge af lovændringer og ændringer af selskabsskattekontrakten finansieres af den afsatte budgetreserve. Poul B. Skou / Pouli H. Eriksen Bilagsfortegnelse: 7

8 1. Besparelser på fællesfunktioner 2. Besparelser ved samling af Skat service 3. Besparelser ved samling af regnskabsligningen 4. Besparelser vedrørende ejendomsbeskatningssektionen 5. Besparelser vedrørende folkeregister og sygesikring 6. Besparelser vedrørende famlieydelsessektionen 7. Udtalelse fra B-siden i MED-udvalget 8