Dantek BiblioMatik Build 652. Tillæg til brugervejledning 15. December 2012

Transkript

1 Dantek BiblioMatik Build 652 Tillæg til brugervejledning 15. December 2012

2 Dantek BiblioMatik - Tillæg til brugervejledning af Ole Sloth Carlsen Copyright 2012 by Dantek A/S Build 650 December

3 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 3 Udlånsskranke 4 Udlånsskranke udlån af ikke til udlån 4 Udlåns- og afleveringskvittering på bon 4 Udlånsskranke > Funktioner > Lav booking om til udlån 4 Annullering af udlån før afslutning af ekspeditionen 4 Udskriv stregkoder for kommandoer 5 Flere oplysninger i lånerstatus 5 Oprydningsskranke 6 Udsendelse af hjemkaldelser 8 Udskriv/send rykker fra Daglige opgaver 8 Vælg rykkertype Daglige opgaver og Lånerregistrering 8 Tekster på rykkere, slutopgørelser og regninger 9 Materialevedligeholdelse 10 Vinduestilpasning i Materialevedligeholdelse 10 Advarsel om manglende prisregistrering 10 Biblioteksafgiften nyt indberetningsformat 11 Lånerregistrering 12 Opret ny låner 12 CPR-validering 12 Automatisk tildeling af PIN 12 Udskriv liste over på en ny side 14 Opret rykkere m.m på selvvalgt målgruppe 15 Slutopgørelse og regning 15 Udgået klasse 19 Forny eksisterende udlån til aflevering i morgen 19 Lånerregistrering via Ludus Webservice 20 Skolebibliotekarens Portal 21 Alder 21 Let-tal (læseegnethedstal) 21 Egen registrering af lettal 22 Selvbetjening 23 Opsætningsmuligheder ved selvbetjening 23 Muligheder eller begrænsninger ved Selvbetjening 25 Funktionsoversigt 26 Stregkoder i stedet for museklik 26 Rettelser & ændringer cifrede stregkoder 27 Fuld opstilling i Skolebibliotekarens Portals formatvisninger 27 På Biblioteket > Ikke udlånt 27 Vælg afdeling i Materialevedligeholdelse skjult 27 3

4 Udlånsskranke Udlånsskranke udlån af ikke til udlån Muligheden for at udlåne materialer registreret som Ikke til udlån er tilbage. I Udlånsskranke sætter bibliotekaren en foretrukken dato (via kalender i værktøjslinien) og gennemfører udlån. Udlåns- og afleveringskvittering på bon Udlånsskranke og Selvbetjeningsskranke kan opsættes til at udskrive til en bonprinter. Bon-udskrifter er ændret således, at der er mere papir før og efter printet. Låners navn og ekspeditionsdatoen er rettet til. Udskriften, der viser låneregenskaber, har nu overskriften Status. Udlånsskranke > Funktioner > Lav booking om til udlån Menupunktet forekommer kun, såfremt man har Booking inkluderet i Dantek BiblioMatik. Der har tidligere været et problem med korrekt sortering, ved klik på kolonneoverskriften Klasse. Sortering på klasse er nu korrekt. Annullering af udlån før afslutning af ekspeditionen Situation: Du opbygger et udlån til en låner, men låner fortryder, og lånet skal alligevel ikke genneføres. Klik da X i værktøjslinien og accepter, at udlånet annulleres. 4

5 Udskriv stregkoder for kommandoer Udskriv stregkoder for kommandoer sådan: Funktioner > Udskriv stregkoder for kommandoer Stregkodefortegnelsen har fået tilføjet nye stregkoder til brug især ved Selvbetjening. Du kan overveje om en stregkode kan lette vejen for lånerne, hvis I ikke benytter en touch-skærm til selvbetjening. Se også de designede menuer på: Flere oplysninger i lånerstatus Udlånsdato for de enkelte eksemplarer er nu indsat i Låneregenskaber - lånerstatus. Formålet er bedre tilgængelighed af oplysninger, når du skal bruge dem. 5

6 Oprydningsskranke Vinduet er ændret, så det åbner i samme størrelse om Udlånsskranke. Der er indsat en kolonne Afleveret af / Inde. Kolonnen viser, om et behandlet materialer blev afleveret og i så fald af hvilken låner eller om materialet fortsat er Inde altså ikke udlånt. Personnavn kan afsløre fejlaflevering Afleverer en låner et større antal materialer samlet, er det muligt hurtigt at se, om der blandt de afleverede skulle være eksemplarer, som faktisk var udlånsnoteret til fx en klassekammerat. Hvad mangler låner at aflevere? Mens afleveringer foregår i Oprydningsskranke kan du følge nedtællingen hos låner. Højre-klik en aflevering (med lånernavn) og vælg Låneregenskaber. Vinduet lægger sig nu til højre for Oprydningsskranke. Klik så fanen Alle udlån. OBS! Vær opmærksom på, at den løbende information om lånerstatus får Oprydningsskranke til at arbejde lidt langsommere. 6

7 Tidligere udlånt til Har du under afleveringer behov for fx at se forrige låner eller andre oplysninger om materialet fx pris eller registreringsdato, kan du umiddelbart dobbeltklikke materialenummeret, som da åbner vinduet Materialeegenskaber. Tilsvarende kan du opnå ved at højre-klikke materialenummeret. I Materialeegenskaber kan du klikke fanen Udlånshistorie. En udlånshistorie kan viser tidligere lånere af netop dette materiale indtil 28 dage efter den beregnede afleveringsdato. Tidligere afleveringer vises ikke i henhold til Lov om persondata. Vinduet Materialeegenskaber med fanen Udlånshistorie. Her ses fx både den beregnede Afleveringsdato - og den faktiske Afleveret. 7

8 Udsendelse af hjemkaldelser Hjemkaldelser kan udskrives på forskellige måder og fra både Lånerregistrering og som herunder fra hovedmenuens Daglige opgaver. Fremgangsmåde og resultat er ikke helt ens. Læs også mere om mulighederne i brugervejledningen. Nyt er muligheden for at udskrive Slutopgørelse og Regning. Udskriv/send rykker fra Daglige opgaver Udskrift af rykkere til skolens lånere sker under låner-fanen Låner-fanen Filial-fanen Filial-fanen bruges, hvis I i en kommune lader materialerne flyde i mellem skolerne, så der et behov for at kunne rykke for materialer, der tilhører en bestemt skole. Et materiale tilhørende en skole kan være blevet udlånt til en elev på en anden. Vælg rykkertype Daglige opgaver og Lånerregistrering 1 Alle overskredne udlån Låner vil modtage besked om alle overskredne lån også selvom, der ikke er opsat oprettelse af rykkere i evt. overskridelsestrin for nogle af dem 2 Alle overskredne udlån, hvis der også er beregnet rykker: Låner modtager besked om alle overskredne lån, hvis der er beregnet rykker på et eller flere af dem (NB! Kun relevant, hvis du har opsat overskridelsestrin med beregning af hjemkaldelse/rykkere i: Udlånskranke > Funktioner > Opsæt Udlånstider, Rykkere og Bøder). 8

9 3 Kun overskredne udlån, hvor der er beregnet rykker: Låner modtager kun besked om de lån, hvor der er beregnet rykker ikke alle andre overskredne lån (NB! Kun relevant, hvis du har opsat overskridelsestrin med beregning af hjemkaldelse/rykkere i: Udlånskranke > Funktioner > Opsæt Udlånstider, Rykkere og Bøder). 4 Alle udlån NYT: Se nærmere under Lånerregistrering > Slutopgørelse og Regning Her og nu tekst Ønsker du at have en speciel tekst på rykkeren/hjemkaldelsen, som afviger fra standardteksten kan den opsættes ved at vælge Indsæt her og nu -tekst. OBS! skal der pris på? Hvis man benytter muligheden for at få indsat den registrerede materialepris i rykkeren, dvs. materialets vejledende pris som oplyst i den bibliografiske post fra DanBib eller den pris, der manuelt er tilknyttet materialet, skal man være opmærksom på, at denne pris efter uge ikke længere bliver registreret i nye poster. Dermed vil der i stigende grad mangle datagrundlag for indsat pris. Klik på OK for at udsende hjemkaldelserne/rykkerne. NB! Rykkerne sendes direkte til print eller udsendes som . Tekster på rykkere, slutopgørelser og regninger Opsætning af faste tekster på hjemkaldelser Du har nu mulighed for også at indsætte lånernummer (som måske er CPR) i hjemkaldelser. Har hjemkaldelsen karakter af en regning, kan denne oplysning være en nyttig debitor oplysning. 9

10 Materialevedligeholdelse Vinduestilpasning i Materialevedligeholdelse I Materialevedligeholdelse tilpasser vinduet Egenskaber for bibliografisk post sig nu den valgte størrelse på hovedvinduet. Du kan tidligere have været generet af at vinduet blev vist i fuld skærm, selvom basisvinduet Materialevedligeholdelse ikke var i fuld skærm. Problemet blev kun mødt af brugere med skærm i høj opløsning. Advarsel om manglende prisregistrering Fra februar 2012 registreres der ikke længere pris i de bibliografiske poster fra DanBib. Det betyder, at biblioteket selv må i gang med registringen, såfremt man ønsker at kunne sende fx regninger med indkøbspris hentet i bibliotekssystemet. Dantek BiblioMatik Pro har denne advarsel som standard. Hvis prisregistrering er vigtig for dit bibliotek, bør du sende til support@dantek.dk med anmodning om, at der vises et advarsel-vindue, hvis du glemmer at registrere pris. Advarslen er kun standardopsætning i Dantek BiblioMatik Pro! 10

11 Biblioteksafgiften nyt indberetningsformat Se: Funktioner > Bestandsindberetning til Biblioteksafgiften Kulturstyrelsen har ændret filformat og afleveringsform for kommunernes årlige indberetning til Biblioteksafgiften, se: Tidligere fandt du program til formålet i hovedmenuens mappe Statistik. Den mappe findes ikke mere! Muligheden for at generere fil med indberetningsdata er nu indlejret i Materialevedligeholdelse i Funktioner-menuen. Fremgangsmåden med at udelukke taskebøger er uændret i forhold til beskrivelsen i Dantek BiblioMatik brugervejledningens kap. 9 Men indberetningsfilen skal nu håndteres som beskrevet i Kulturstyrelsens guide. Alternativt kan kommunen bestille at Dantek overtage opgaven med at generere og uploade indberetning, samt returnere en rapport. Kontakt da Dantek support. 11

12 Lånerregistrering Opret ny låner En ny låner skal som det første have fastlagt sit lånernummer. Et lånernummer kan være et af systemet valgt nummer, et af dig valgt nummer eller fx låners CPRnummer så låner kan benytte Sundhedskortet som lånerkort. Vælg derfor blandt de muligheder, som vinduet inviterer til. CPR-validering Når et CPR-nummer indskrives i CPR-feltet bliver det straks valideret og fødselsdagen indsat i feltet Fødselsdag. Valideringen af selve CPR-nummeret kan falde ud på flere måder: Sort CPR er valideret som OK Rødt CPR har forkert længde eller formatet er forkert. Blåt CPR kan se korrekt ud (og være det), man skal måske checkes. Det er muligt at nummeret er forkert fordi et eller flere cifre er forkerte eller der er tale om en undtagelse. I 2007 slap sekvensen i det landsdækkende CPR-system for mænd født efter 1. januar 1965 op, og siden 2007 valideres det sidste checkciffer i CPR ikke altid. Automatisk tildeling af PIN Dantek BiblioMatik kan opsættes til automatisk at tildele PIN-kode til nye lånere eller lånere uden PIN, der opdateres ved import. Den automatiske tildeling anvender da sidste fire cifre i CPR som PIN-kode. 12

13 Registreres låner ikke med CPR, tildeles der ikke automatisk PIN. Låner kan via ElevWeb eller Webkatalog logge på og der ændre sin PIN. Automatisk tildeling af PIN forudsætter, at biblioteket kontakter Dantek support, som så opsætter funktionaliteten. 13

14 Udskriv liste over på en ny side Når du udskriver fx lånereres lån eller låneres for gamle lån klassevis er der nu som standard indsat, at der udskrives på ny side for hver låner. Så kan opgørelserne let omdeles. Ønsker du at få en samlet oversigt med fx flere lånere pr A4-ark, skal du blot fjerne fluebenet ud for Udskriv hver låner på en ny side. 14

15 Opret rykkere m.m på selvvalgt målgruppe Du kan nu vælge målgruppe for dine rykkere mv på flere måder a) Højre-klik en klasse eller et hold og vælg i menuen b) Højre-klik en enkelt elev i højre rude c) Højre-klik udvalgte (markerede) elever i højre rude Slutopgørelse og regning Du kan udskrive eller sende Slutopgørelse og/eller Regning fx når elever forlader skolen med et uafsluttet mellemværende. Når du højre-klikker en klasse, et hold, en låner eller et udvalg af lånere kan du udskrive eller udsende diverse henvendelser 1. I listen Vælg rykkertype vælge du modtagere (fx alle i klassen etc.) Vælger du muligheden Alle er det alle lånere i den aktuelle udpegning. 15

16 2. I Vælg skabelon udpeges henvendelsens form: Rykker, Slutopgørelse eller Regning. Alle lånere i den valgte gruppe (eller enkeltperson) vil modtage udskrift eller . Rykkere vedrører kun for materialer, som er lånt for længe. Slutopgørelse og Regning vedrører alle materialer uanset oprindelig beregnet afleveringsdato. Kun oprindelig udlånsdato oplyses derfor på de to sidste udskrifter! En Slutopgørelse bærer denne overskrift og medtager således samtlige udlån og viser materialenummer, titel, forfatter og udlånsdatoen og om ønsket en pris.. En Regning bærer denne overskrift. Den indeholder samme type data som slutopgørelsen, men har også vedføjet en sum af priser. 3. Da ikke alle materialer nødvendigvis er registreret med en pris, er der indsat mulighed for at benytte en standardpris, hvor registreret pris mangler. Det kan være et vigtigt valg, hvis du udskriver regning. Programmet tilbyder en standardpris på kr Du kan ændre denne pris fra udskrift til udskrift. Ønsker biblioteket en anden standardpris, kontaktes Dantek support, som da kan indsætte den ønskede. 4. I tilfælde af Rykker kan du vælge at indskrænke rykkerskrivelsen til de materialer, som låneren har haft i længst tid. Du kan vælge en skæringsdato i kalenderen. Der vil så blive udskrevet rykker for de udlån, hvis afleveringsdato er tidligere end den anførte. 16

17 17 Eksempel, her en slutopgørelse sendt som . Tekster foroven og under udlånslisten vælger biblioteket selv. Se hvordan i brugervejledningen kap 7 :

18 18 Eksempel, her en regning sendt som . Tekster foroven og under udlånslisten vælger biblioteket selv. Se hvordan i brugervejledningen kap 7 :

19 Udgået klasse Når en klasses lånere skal forlade skolen, kan det være nyttigt at udsende en slutopgørelse, som præciserer, hvad skolen skal have returneret snarest. Når du har udsendt, kan du med fordel omdøbe klassebetegnelsen til fx Udgået 9a Slet lånere uden udlån Du kan også straks slette de lånere, som allerede har afleveret alt. Det gør du ved at markere alle (fx CTRL+a) lånere i klassen i højre rude. Derpå højre-klik og vælg Slet lånere fra systemet. Hvis en elev fortsat har udlån, vil du blive varslet i et vindue. Klik da Annuller, hvorved denne låner ikke slettes. Forny eksisterende udlån til aflevering i morgen For at kunne udsende rykkere, skal udlånene naturligvis være blevet for gamle. Hvis du ønsker at forny en låners udlån, således at de alle er for gamle i morgen, må der reguleres i den udlånsaftale, som systemet etablerede, da udlånet oprindeligt blev oprettet. Der er to forhold, som skal ændres Systemets udlånsaftale (udlånsprofilen) skal ændres og lånene skal fornys. MEN allerførst skal du sikre dig, at du i Udlånsskranke > Funktioner > Opsæt udlånstider.. Har oprettet en udlånsprofil, som vedrører fornyelse på 1 dag. Når det er på plads For det første: Du kan ændre udlånsprofilen for alle en låners udlån eller fx alle udlån hos lånere i en klasse ved at markere målgruppen og i højre-klik-menuen vælge Udfør ændring af udlånsprofil 19

20 Vælg nu den udlånsprofil som fx indebærer fornyelse på 1 dag. Når du ser de nye tider for udlånenes varighed og fornyelse klik: Udfør ændring Nu kan du så forny udlånene for den enkelte i Udlånsskranke i vinduet Låneregenskaber. Eller forny alle udlån for alle lånere i fx en udgået klasse på en gang via F11 i Udlånsskranke. Lånerregistrering via Ludus Webservice LUDUS fra firmaet CSC er udviklet til planlægning og administration af undervisning, skemaer, eksaminer, betaling, løntimer m.m. på mange forskellige skoletyper. LUDUS Web har nu indbygget en webservice, som Dantek BiblioMatik PRO kan høste elevoplysninger fra ved hjælp af en funktion, som man har adgang til via Funktioner-menuen, såfremt muligheden er konfigureret af Dantek support. Via LUDUS-import kan bibliotekssystemet løbende blive opdateret med nye elever og hold, ligesom udgåede elever let identificeres. Kontakt Dantek support hvis din skole også anvender LUDUS. Der udarbejdes en særlig guide til skoler, som benytter import af elevdata fra LUDUS we-service. 20

21 Skolebibliotekarens Portal Alder DanBib har i efteråret 2012 gennemført en konvertering af bibliografiske poster, således at målgruppe for materialer på formen Fra 10 år er omlagt til såkaldte niveauemneord på formen for 10 år, for 11 år etc. Læs nærmere om konverteringen hos DCB.dk NYT! Det kan derfor være nødvendigt at gen-downloade sine poster for at få det fulde udbytte af omlægningen, som samlet set gør en mere præcis søgning på målgruppe mulig. Kontakt Dantek support for bestilling af assistance til gen-download af bibliotekets poster (eller alle kommunens poster). Let-tal (læseegnethedstal) Når et søgeresultat præsenteres er der indsat kolonne, der viser titlernes let-tal. Søgning på let-tal sker med CCL-koden ll fx ll=12 Forudsætningen for at en søgning giver resultat er naturligvis, at der findes bibliografiske poster med registreret let-tal. NYT! DanBib har opdateret et stort antal poster med let-tal. Det kan derfor være nødvendigt at gen-downloade sine poster for at få det fulde udbytte. Kontakt Dantek support for assistance til gen-download af bibliotekets poster. 21

22 Egen registrering af lettal Hvis biblioteket selv registrerer lettal som lokal bibliografisk udvidelse i felt 042 *c vil denne registrering blive omfattet af systemets indeksering og derfor være søgbart på lige fod med lettal-registreing i de autoriserede poster fra DanBib. 22

23 Selvbetjening Opsætningsmuligheder ved selvbetjening Selvbetjeningsskranke er blevet udvidet med flere muligheder for lokal tilpasning. Se hvilke nedenfor. Teksterne på skærmen, som er henvendt til brugerne, er også blevet forenklet, ligesom skærmbilledet er frisket lidt op. Der er med fuldt overlæg, at der i øvrigt ikke er megen dekoration kommunikationen skal være letaflæselig. Den typiske anvendelse er, at låner skanner sit lånernummer fra fx lånerkort, lånermappe eller sundhedskort (CPR). Låner kan nu også tilbydes i stedet at taste fx UNI-login brugernavn eller CPR. Der kan endvidere kombineres med krav om password eller PIN-kode. Se oversigten senere i dette afsnit. I eksemplet er der indsat knap til login via Uni-login, som da er et alternativ til den traditionelle skanning af lånernummer. Tilsvarende kan der indsættes knap til CPR eller WAYF (i Dantek BiblioMatik PRO). Se mulighederne nedenfor! Brugeren vælger her at taste sit UNI-login og [Enter] 23

24 Selvbetjening er oplagt sammen med touch-skærm Skærmtastatur når der benyttes touch-skærm Om skærmtastatur Af hensyn til brugen af touch skærme tilbyder Selvbetjening en knap Skærmtastatur når systemet er opsat til at tilbyde login via UNI-login og WAYF. Skærmtastaturets placering på skærmen kan ændres alt efter den valgte skærmopløsning. Dantek anbefaler, at man ikke anvender skærmopløsning over 1280x800, da knapper og tekst da kan blive for småt. Signallyde fra Selvbetjening Typisk kommer der lyde fra både skanner (kun et bip) og computer eller dennes højttalere (forskellige signallyde). Det har betydning for låneren, at blive påmindet om at se på skærmen i særlige situationer, hvis fx en handling ikke kan gennemføres på grund af bibliotekets regler. Sørg derfor for, at computeren med Selvbetjeningsskranke har højttaler og at den fungerer. 24

25 Muligheder eller begrænsninger ved Selvbetjening En række muligheder tilbydes biblioteket. Studér oversigten senere i dette afsnit og beskriv ønskerne i en til support@dantek.dk Brugeren er her frataget muligheden for at kunne forny udlån ved afmærkning og knappen [Fornyelse] (som her er fjernet) Funktion med opsamling og samlet udskrift af afleveringskvittering. Med samtidig visning af navn på den person, hvis udlån afleveres, er der mulighed for at check for forbyttede bøger. Hvis en låner i samme afleveringssession afleverer materialer fra andre lånere, vil der blive udskrevet afleveringskvittering til hver person. 25

26 Automatisk afslut Hvis låner ikke selv benytter [Afslut] kan systemet være opsat til automatisk at afslutte sessionen og udskrive afleveringskvittering brugeren ser da en bjælke, der varsler for udskrift hvis brugeren ikke fx fortsætter med flere afleveringer. Funktionsoversigt Nedenenfor ser du en række af mulighederne for konfigurering. Man kontakter Dantek support, hvis der skal ændres. Skriv til Funktion Funktionsdetalje Leveringsopsætning Generelt Skal bruger kunne vælge sprog (DK, EN, GE, SE, PO, NO)? Rydning af skærm efter seneste handling (fall-back) 30 sek. Udskriv reserveringsnote ved aflevering af reserveret titel Aflevering Skal bruger selv kunne foretage aflevering? ja Skal seneste låners navn/klasse vises ved aflevering ja Skal der udskrives afleveringskvittering Skal der udskrives reserveringsnote ved reserveret titel Skal der udskrives til standardprinter? (ved hvilken?) ja Skal afleveringer vises samlet til samlet udskrift? Tid før automatisk udskrift starter efter seneste handling 5 sek. Lån Login ved skanning af lånernummer (default) ja Yderligere muligheder: Krav om PIN efter indlæst lånernummer Login ved tastning af CPR Login ved tastning af CPR og krav om PIN Login ved tastning af UNI-login brugernavn Login ved tastning af UNI-login brugernavn og password Login ved tastning af UNI-login brugenavn og krav om PIN Login med WAYF-login brugernavn og password (PRO-udgaven) Skal låner kunne ændre sin PIN efter login? Skal låner kunne se sin konto (udlånsstatus) Skal låner kunne udskrive lånerstatus Skal udlånsstatus kunne vise forsider via knap (Dantek forsider) Forny af alm. udlånsmateriale ved afmærkning og forny-knap Forny langtidslån ved afmærkning og forny-knap Forny alm.udlån ved at skanne udlånt bog igen Forny langtidsudlån ved at skanne udlånt bog igen (Pro=ja) ja ja ja ja Vis fødselsdagshilsen ja Stregkoder i stedet for museklik Se afsnit om Udlånsskranke! Du kan udskrive stregkoder, som låner kan skanne for at få adgang til fx at taste sit CPR eller UNI-login. 26

27 Rettelser & ændringer 12-cifrede stregkoder I Dantek BiblioMatiker der nu mulighed for at benytte 12-cifrede CODE39 stregkoder. Eksempelvis forekommer sådanne på bøger fra Det Kgl. Bibliotek, som måske tilgår dit biblioteket via fremmedlån i Dantek BiblioMatik PRO. Fuld opstilling i Skolebibliotekarens Portals formatvisninger Et DC-nr kan have en verbal underdeling fx 44.4 Berlin. Nu ses den verbale underdeling også i postpræsentationerne i ruden Præsentationsformater. På Biblioteket > Ikke udlånt Når du i Materialevedligeholdelse iagttager eksemplarer i en afdeling eller udlånstidsgruppe ses kolonnen Status. Tidligere kunne et materiale have status På biblioteket teksten er ændret til Ikke udlånt. Vælg afdeling i Materialevedligeholdelse skjult I den generelle brugervejledning omtales muligheden for at åbne en afdeling i afdelinger-ruden ved at taste afdelingens interne nummer. Denne indtastningsboks er nu skjult da mange har bedt herom, men kan åbnes via Vis-menuen > Vælg afdeling. Dertil kommer en række små rettelser fx stavefejl o.l. 27