Løgumkloster.dk strategiplan

Transkript

1 Pedersen IT consult, Markedsgade 20, DK-6240 LøgumklosterTelefon Mobil per.k.pedersen@pedersenitc.com - CVR Per K. Pedersen Pedersen IT consult v/per K. Pedersen Markedsgade 20, 6240 Løgumkloster CVR # Omfang: 10 sider Version: 2.0 Nærværende dokument må ikke kopieres, videreformidles eller overdrages uden forfatterens samtykke jf. lov om ophavsret Løgumkloster.dk strategiplan Strategi og retningslinjer for det fusionerede internet for Løgumkloster Handels - & Håndværkerforening og Løgumkloster Borgerforening 1

2 Indholdsfortegnelse 1.0 Løgumkloster på internettet Internet visionen Internet strategien Internet organisationen Struktur og design Målgruppen Elementerne Brugerskabt indhold RSS feeds Outsourcing af web 2.0 elementer Erhvervslivet Implementeringen Den løbende forbedring Opfølgning / måling Teknikken Hosting og domæne Content Management System (CMS) Designmanual Bilag

3 1.0 Løgumkloster på internettet Borgerne i Løgumkloster har hidtil været beriget med 2 internet-sites, der hver især har forsøgt at repræsentere byen og dens borgere dk har været det officielle ansigt for Løgumkloster Handels- & Håndværkerforening og loegumkloster.org har repræsenteret Løgumkloster Borgerforening. I sommeren 2010 besluttede de 2 foreninger at samle kræfterne på et fælles internet site, løgumkloster.dk. Grundtanken er, at løgumkloster.dk skal være den officielle internet-repræsentant for Løgumkloster, dens erhvervsdrivende, dens institutioner og dens borgere. Når kræfterne samles og Løgumkloster by får et fælles site, synliggøres alle aktiviteter under et, hvilket forventes at få en stor gavnlig effekt på borgernes engagement i byen. Aktiviteter på alle niveauer bliver transparente, der skabes forståelse og der initieres en forhandling af fællesskabet. I en videns- og IT virkelighed er det forventeligt, at mange borgere benytter sociale medier i deres job- og privatsfære, hvor de er fortrolige med åben kommunikation, samarbejde og indholdsgenerering. Dette bør udnyttes ved at bringe de samme medier ind i et fælles by-internet. Men det skal ikke blot være en bevidstløs implementering af alle de smarte features, man kan komme i tanker om, uden at der egentlig er et mål med det. Men derimod bevidste valg, der forventes at kunne lede mod besluttede mål. Samtidig skal løgumkloster.dk være simpel og nem at vedligeholde af hensyn til manglende IT-ressourcer blandt ejerne. 1.1 Internet visionen For at vise, at Løgumklosters internet er ment oprigtigt og seriøst, må det have en vision som skal være let at huske og ledestjernen i alt, hvad der foretages omkring internettet; og den skal brandes, så alle kan genkende den. Samtidig skal løgumkloster.dk promoveres generelt og rutinemæssigt ved alle møder på alle niveauer i byen. En decideret støttekampagne vil ligeledes være et skub i den rigtige retning. Skal denne vision have holdbarhed i et ambitiøst fællesskab, må den være kort og klar og i princippet uopnåelig: Det perfekte værktøj til formidling, samarbejde og fællesskab kunne være et bud, idet perfekt er et mål, man kan sigte efter, men som altid flytter sig. Dermed skabes en proces med løbende forbedringer. Formidling viser, at denne kanal skal indeholde alt, hvad der skønnes værd at vide om byen. Dialog at erhvervsliv og borgerforening sammen inviterer til åben meningsudveksling og fællesskab understreger, at alle borgere har mulighed for at engagere sig deltage i meningsforhandlingen. 1.2 Internet strategien Indholdsleverandører skal hjælpes på vej og indgydes mod for det kræver i høj grad mod at udstille sig på et internet. Hjælpen leveres bedst ved at være velforberedt med en klar og annonceret strategi og tilhørende handlingsplaner. Mål for internettet skal være etablerede og i overensstemmelse med ejernes overordnede mål og kultur. Det betyder, at der skal være detaljerede obligatoriske design guidelines, hvis udtryk genspejler byens visuelle identitet og samtidig skaber et ensartet look and feel i hele sitet. Således lægger nærværende guidelines (se kap. 4) sig tæt op af det eksisterende design på 6240.dk. Det medfører ydermere den fordel, at eksisterende butikssider i det eksisterende system umiddelbart kan bibeholdes. 3

4 Politikker og procedurer skal være på plads men åbne for justeringer, der skal være et robust budget og en plan for intern markedsføring. Til aktive internet aktører, herunder faste indholdsleverandører, skal der være indholdsmodeller og vejledninger samt planer for opfølgning. Det er altid en god idé at foretage brugerundersøgelser inden lancering af nye tiltag, hvilket naturligvis også gælder for et nydesignet fælles internet. Fejlslagne eksperimenter i et driftsmiljø kan skabe et enormt tidsspilde og tab af tillid. Også her kommer internet redaktørerne og øvrige indholdsleverandører i spil ved også at udgøre internet testgruppen. Denne deltagelse i test af ny funktionalitet før alle andre ser den, vil være forbundet med prestige og dermed kan det være med til at anspore og rekruttere nye internet venner. Der har i internet sammenhæng været en tendens til, at kreativiteten i nogle tilfælde har taget over for brugbarheden, hvilket har fået brugerne til over tid at forkaste mange skæve forsøg og indslag, som ikke har taget afsæt i en kynisk forretningstilgang og brugbarhed. Skaber internettet ikke værdi for målgruppen, bruger de det ikke. Således skal det sikres, at løgumkloster.dk er solidt forankret i begge ejerkredse, ved at vælge repræsentanter, som er dybt integreret i både kulturen og strukturen i begge lejre. 1.3 Internet organisationen Et internet team med deltagere på tværs af organisationerne betyder skabelse af et nyt fælles felt. Når deltagerne i internet teamet bibeholder en forankring i deres oprindelige fællesskab modvirkes tendenser til isolation, og det bliver langt lettere at bevare legitimiteten og hindre misfortolkninger. Derfor bør der etableres en fælles redaktion med mindst én person fra hver af ejerne af løgumkloster.dk, som samarbejder om at beslutte og afklare indholdet af den fælles topside. Indholdet på Borgerforeningens hhv. Handels- & håndværkerforeningens dedikerede undersider, besluttes suverænt af de respektive foreninger hver især. Det forekommer nærliggende at organisere en web-organisation som et web et spindelvæv - hvor en kerne er omgivet af støttende lag [figur 1] ud til en decideret underskov af deltagere? I kernen findes ovennævnte fælles redaktion, som er øverste ansvarlige for løgumkloster.dk med reference til de 2 bestyrelser. I næste lag findes assisterende web redaktører, der er ansvarlige for hvert deres interesseområde. De er så samtidig hver især ansvarlig for et internet team, der kan bestå af en række aktører med særlig viden/interesse. Herunder igen en række indholdsleverandører, kaldet skribenter eller pennevenner. 1. Fælles redaktion (webmaster rolle) 2. Assisterende web redaktører med ansvar for delområde 3. Aktører for delområde 4. Skribenter pennevenner 5. Aktive brugere 1 Webmasterens rolle er at sørge for mindre tilretninger og lokale ad hoc udviklingsopgaver, som alle skal udføres i nøje overensstemmelse med design manualen, som udarbejdes og godkendes centralt. Denne 1 Aktive brugere er yderst vigtige, men ikke en formel del af web organisationen 4

5 rolle sikrer lokal dynamik og modvirker flaskehalse i udvikling af lejlighedssider, til f.eks. projekter eller kampagner og mindre tilretninger. Web-organisationen [Figur 1] Internet organisationen kan ikke stå alene, men må have hjælp af venner rundt omkring. Hvis det er muligt, investeres nogle ressourcer i at engagere de uofficielle nøglepersoner, personas 2, fordi de er i stand til at forstå og formidle information fra flere fællesskaber som følge af deres indsigt i de kontekster, informationen skabes og fortolkes i. Disse personas engageres og nomineres som assisterende web redaktører, med hvert deres netværk af indholdsleverandører. De indadgående linjer i vævet indikerer organisationens matrix-karakter: Der skal være åben tilgang til råd, vejledning og støtte på kryds og tværs af forretningens organisation og hierarki, og der skal skabes en kultur, hvor alle hjælper alle. Ud af akserne vokser antallet af internet-aktører, så der i yderste led er en hel underskov af indholdsleverandører. Internet teamet skal generelt varetage en ambassadørfunktion og være med til at anspore og støtte borgerne til aktivt at bruge internettet og opsamle feedback og idéer. 2.0 Struktur og design Information struktureres bedst i forhold til, hvordan den bliver brugt, i stedet for i forhold til hvem der ejer den. En temabaseret struktur skaber en intuitiv navigering således at brugerne lettere kan finde den information, de søger. Samtidig bør strukturen være forholdsvis flad for at undgå for mange museklik og dermed skabe øget brugbarhed og spare tid. Simpel hjælp til brugernes navigering er tilføjelse af et site map og breadcrumbs sidstnævnte er en service, der fortæller brugeren, hvor på sitet han / hun er netop nu. Man bør dog overveje nødvendigheden 2 Arketyper, der repræsenterer en rolle 5

6 af denne feature, idet den foreslåede struktur med kun 4 (5) 3 hovedområder, som altid kan nås via navigations-baren i toppen, i sig selv er simpel og overskuelig. 2.1 Målgruppen Målgruppen for løgumkloster.dk er Løgumkloster by og omegn, nærmere betegnet området, der er dækket af postnummer Elementerne Generel information er stadig en kerneydelse på internettet. Der skal naturligvis også være aktuelle nyheder 3 og opdateret information om aktiviteter, diverse nyttige links til lokale internet. Desuden naturligvis relevante oplysninger af enhver art. Herefter tillægges knap så almindelig, men sandsynligvis populær information som lokale vejrudsigter, trafikmeldinger og måske offentlig trafik tog- og busafgange, etc. med henblik på at skaffe kunder i butikken. Desuden kan man med fordel overveje, om det er nødvendigt at skjule f.eks. dagsordner og mødereferater. Er de frit tilgængelige medvirker de til at skabe fællesskabsfølelse. Brugerne finder selv ud af, om det interesserer dem eller ej, men de føler sig i hvert fald ikke længere ekskluderet. Overordnet skal al information og artikler overholde praksis for god web-journalistik: Sigende overskrifter. Tekst skal være relevant, kortfattet, præcis og lige til sagen. Korte afsnit. Let sprog, gerne punktopstillinger. Følgende Web 2.0 elementer foreslås implementeret i vilkårlig rækkefølge over tid: Brugerskabt indhold o Feature artikler forfattet lokalt med mulighed for kommentering o Blogs o Eventopfølgning RSS feeds Brugerskabt indhold Brugerskabt indhold skaber engagement, idet det vil være baseret på det fælles repertoire som byens indbyggere deler i et eller andet omfang. Indhold vil blive skabt på grundlag af det, der foregår i byen og i den kontekst, det opfattes. Det vil virke fremmende på engagementet, hvis der regelmæssigt bringes featureartikler om individer eller grupper, som det er muligt for andre at identificere sig med og kommentere på. Succesoplevelser og skabelse af en fælles forståelse, hvilket vil skabe en frugtbar dialog og diskussion på tværs af grænser. Og det skal naturligvis være tilladt også at bringe de knapt så gode historier. Alle ved alligevel, de findes, og åbenhed og troværdighed kan kun skabes ved at vise, at man tør og ønsker dialogen. Hver event i nærområdet skal efterfølges af en blog på internettet. Uanset om det er en stor samling eller en mindre lokal aktivitet. Bloggen giver deltagere mulighed for at efterrationalisere dvs. med tiden at skabe en forhandlet fælles efterrationalisering og arrangørerne kan sammenligne med de traditionelle 3 Det 5. hovedområde er nyhedsformidlingen, som ligger uden for sitet 6

7 evalueringsskemaer uanset om de også er flyttet ind på internettet. Og måske med tiden lade dem udgå. Bloggen skal promoveres kraftigt under selve eventen, så den dermed er ledsaget på forhånd. Webmaster-duoen sikrer lødigheden af alt indhold med fast hånd. Lader man indholdsleverandører identificere sig med navn og evt. billede skabes adgang til at udnytte den prestigefaktor, som er en del af et aktivt miljø, og som ikke skal undervurderes; man lader deltagerne i fællesskabet skabe sig en synlig identitet og status til inspiration og dermed et løft til det generelle aktivitetsniveau RSS feeds Som en service kan RSS 4 feeds hjælpe brugeren med at følge med i generering af nyt indhold. Det fungerer på den måde, at brugeren abonnerer på nyheder eller opdateringer på bestemte sider, der tilbyder et RSS feed. En RSS-læser scanner jævnligt de udvalgte sider for ændringer, og abonnenten får besked uden selv at skulle browse gennem et stort antal sider for at kunne følge med. Beskeden kan modtages som en med en overskrift og et link, så abonnenten hurtigt kan få et overblik over opdateringer, der interesserer vedkommende. 2.3 Outsourcing af web 2.0 elementer Vedligeholdsomkostninger kan sandsynligvis nedbringes til et meget lavt niveau ved at outsource alle tekniske elementer. JydskeVestkysten har tilbudt at etablere Dit Løgumkloster i samarbejde med webgruppen. Dette tiltag til involvering af lokalområdet i meningsdannelsen kan uden tvivl udnyttes i denne sammenhæng. Således anbefales det at søge dette samarbejde for i videst muligt omfang at få medindflydelse og kunne påvirke denne udvikling. Det betyder i praksis, at den løbende nyhedsformidling flyttes uden for løgumkloster.dk og over i Dit Løgumkloster og tilgås via dybt link i top navigationen. En naturlig følge af dette forslag er, at designet fraviger markant i nyhedsdelen. Man skal omvendt ikke undervurdere den store fordel, det er at kunne udnytte JyskeVestkystens enorme kræfter til den løbende udvikling, uddannelse og synliggørelse. Således har avisen tilbudt at afholde workshops for indholdsleverandører samt formidling af sitets åbning. Det skal selvfølgelig i denne sammenhæng overvejes nøje, hvordan evt. interaktion skal foregå i gråzonen mellem løgumkloster.dk og jv.dk med hensyn til design og profilering. 2.4 Erhvervslivet Erhvervslivet har et særskilt behov for at promovere deres ydelser på internettet og ca. 60 % af Handels- & Håndværkerforeningens medlemmer er i dag repræsenteret i cyberspace. En del har egentlige sites uden for 6240.dk regi, mens en anden del udelukkende benytter faciliteterne, der stilles til rådighed under denne paraply. Med henblik på at beskytte den investering sidstnævnte del af Handels- & Håndværkerforeningens medlemmer har foretaget, forslås en struktur, hvor det nederste lag af det nuværende 6240.dk bevares uforandret i første omgang. Det betyder, at udbyderen pålægges at fjerne de øverste lag og omdirigere 4 Really Simple Syndication 7

8 returtrafik fra undersiderne tilbage til løgumkloster.dk. Hermed sikres, at f.eks. butiksejere kan bevare og vedligeholde deres egne undersider på helt samme måde, som i dag. For at undgå redundans og dermed dobbelt vedligehold, bør medlemmer med sites uden for 6240.dk regi satse udelukkende på disse. Dvs. der linkes direkte til disse sites i nye vinduer uden for løgumkloster.dk. 3.0 Implementeringen Der er ingen grund til at lægge sig fast på en bestemt implementeringsstrategi forstået på den måde, at nok skal der være en besluttet rækkefølge, og hvert web 2.0 element skal individuelt overvejes, men enkelte elementer kan implementeres stille og andre med store lanceringer. En generel big bang tilgang kan ikke anbefales, da faren for, at nyttige applikationer forsvinder i mængden er overvældende. Hellere lade elementer rodfæste sig og få sine tilhængere et ad gangen. Vigtigere endnu er det forud at præsentere målet, visionen, organisationen, strategien, politikker vedrørende indhold, struktur og design og selve de udvalgte elementer, så borgerne ved, hvad der venter dem og ikke mindst, hvad der forventes af dem. Denne præsentation kan ske gennem en massiv kampagne og via de nominerede internet team medlemmer ambassadørerne som samtidig opsamler feedback. JyskeVestkystens tilbud om at afholde en workshop er den helt oplagte lejlighed i denne sammenhæng. Hvis man i øvrigt er i tvivl om, hvordan man får borgerne til at bruge internettet, kan man jo altid spørge dem i gensidighedens ånd. Inden lancering er det essentielt at være forberedt, så brugerne kan ledes på vej. Ledere og personas skal gå forrest sammen med internet teamet og basisindhold skal være skabt på forhånd i f.eks. blogs. Den lokale indholdsleverandør må hjælpes til at levere de første artikler fra deres respektive område med billeder og mulighed for kommentarer. Teamkolleger skal hjælpe med at igangsætte kommenteringen. Det kræver ressourcer og dermed absolut dedikation. En implementeringsplan kan strække sig over ½ år. Ikke mere. Når det gælder internet er der ingen grund til at udarbejde langsigtede planer. De holder alligevel ikke. 3.1 Den løbende forbedring Et internet kræver en dedikeret indsats. Således må der tildeles tilstrækkelige ressourcer, så der kan skabes en robust organisation, som har kræfterne til ledsage indholdet og vejlede brugerne. Ikke nødvendigvis for at kontrollere indhold, men for at guide og have fingeren på pulsen. Hvis et område en tid ikke får den ønskede opmærksomhed, kan de rigtige personer genskabe denne. Usability tests bør være rutinemæssigt værkstøj til løbende opfølgning af brugerens tilfredshed og evne til at finde ønsket indhold hurtigt og effektivt. Web 2.0 er som nævnt ikke kun et spørgsmål om implementering af noget lækker teknik: Det drejer sig i afgørende grad om organisering og indhold. Hvis en diskussion på internettet munder ud i en konklusion, må der være et feedback loop til at adressere konklusionen til web-redaktører eller webmaster, så bidragsyderne kan se, at det nytter noget. At der sker en læring, som man kan bidrage til. Herved skabes det ægte engagement, som kan tilvejebringe en dynamik af uvurderlig styrke. 8

9 3.2 Opfølgning / måling Brugerne benytter internettet efter forgodtbefindende. De bruger det, såfremt de føler, det er tiden værd. Som en konsekvens heraf er et stigende antal og gentagne besøg en rigtig god indikator for værdien. Og så bør det én gang for alle slås fast: Der skal måles på besøg og ikke på hits, idet sidstnævnte returnerer en værdi, der indikerer antallet af elementer, der er aktiverede under et sidebesøg, hvilket selvsagt er så upræcist, at det ikke fortæller noget som helst. En side med mange elementer vil returnere mange hits, men kun eet besøg. Hvis målet er, at brugerne hver uge skal bruge internettet og hvorfor ikke kan en KPI 5 være at måle en top- eller underside på antallet af brugere, der besøger den mere end f.eks. 2 gange per måned. For artikler og lignende er det mere rimeligt blot at måle antal besøg. Pointen er, at målingerne skal tilpasses indholdets karakter, så det giver mening. De 2 organisationer bør have en måling på indholdsleverancer til det fælles internet. Ikke fordi alle vil deltage, for det vil de ikke. Men for at sikre, at alle dele af organisationerne deltager og dermed repræsenteres. Er man først godt i gang, vil deltagelsen vokse af sig selv, fordi engagementet er skabt. Man bør måle på både kvalitet og kvantitet: Interne og eksterne målinger, f.eks.: Interne: Forbedret kvalitet Ingen døde links Ingen redundante links Kun opdateret information Så få klik som muligt Eksterne: Stigende antal besøg Øget deltagelse Feedback på artikler Aktive diskussionsfora Lokalt sprog / jargon Lokal relevans Lokalt ejerskab 4.0 Teknikken De 2 foreninger deler alle udgifter efter en 50/50 model. Dog vil udgifter forbundet med udvikling af dedikerede undersider som følge af særlige ønsker blive afholdt af den rekvirerende forening. Det vil således ikke være muligt at forpligte en samarbejdspartner mod deres ønske. 5 Key Performance Indicator = Målbart succeskriterie 9

10 4.1 Hosting og domæne Sitet etableres ved hosting virksomheden web10 og domænet løgumkloster.dk ejes af Borgerforeningen. I udgangspunktet afholder Borgerforeningen alle udgifter til domæne og hosting v/ web10, hvorimod Løgumkloster Handels- & Håndværkerforening afholder alle udgifter til hosting og vedligehold i det eksisterende 6240.dk, som hostes ved udbyderen cyber4all og hvis underliggende lag bibeholdes af hensyn til eksisterende præsentationssider. 4.2 Content Management System (CMS) Det synes oplagt at gøre brug af Open Source. Erfaringer og undersøgelser har vist, at de bedste Open Source systemer nemt kan måle sig med kommercielle systemer mht. teknisk niveau og skalérbarhed, og ofte er de faktisk behæftede med færre fejl og mangler. Hvem stiller i dag spørgsmålstegn ved Linux, Open Office eller Android? Samtidig er Open Source systemer gratis, så det synes svært at argumentere imod. Open Source CMS et Joomla! har opnået stor anerkendelse og udbredelse internationalt og er nu hastigt ved at indtage det danske marked. Der er et stort og seriøst Joomla!-community, som er vigtigt i Open Source sammenhæng, idet det sikrer kontinuerlig udvikling og understøttelse. Ved at vælge Joomla! opnås yderligere, at sider kan redigeres fra Front End, dvs. redaktøren behøver ikke at være logget på den administrative tekniske Back End for f.eks. at ændre en tekst eller tilføje et link. 4.3 Designmanual Det er helt afgørende, at der findes detaljerede retningslinjer for internettet. Kun såfremt webmaster og andre aktører kan slå op i et fælles vedtaget regelsæt, er det muligt at overholde en standard og dermed en høj kvalitet i layout og indhold. Samtidig sikres, at eventuelle eksterne leverandører fastholdes på en stram kurs og i øvrigt lettes i deres arbejde. Designforslaget til siderne, som ses i bilagene til dette dokument er alle udarbejdet i overensstemmelse med designmanualen. Bilag Designmanual.pdf 10